Prosjektplan Fase Hovedprosjekt Prosjektnummer: 70 Saksnummer: Prosjektnavn: Etablere Prosjektstart: 12.12 2018 Prosjektslutt: 31.12 2019 Prosjektansvarlig: Navn: Stilling: E-post: Tlf.nr.: Leder for styringsgruppa: Eirik Heggemsnes Kommunalsjef Molde Prosjektleder: Navn: Stilling: E-post: Tlf.nr.: Alf Magne Smørholm Brannsjef alf.magne.smorholm@molde.kommune.no 911 71 045 Endringslogg Versjon: Dato: Beskrivelse Initialer: 1.1 Godkjent av styringsgruppa 1
Innholdsfortegnelse 1. BAKGRUNN... 3 2. MÅL... 4 2.1 PROSJEKTMÅL... 4 2.2 RESULTATMÅL... 4 2.3 EFFEKTMÅL... 4 3. ORGANISERING... 4 3.1 PROSJEKTANSVARLIG... 4 3.2 PROSJEKTLEDER... 4 3.3 ØVRIGE ROLLER... 5 4. FRAMDRIFT... 5 4.1 MILEPÆLER... 5 5. RISIKO... 6 5.1 KRITISKE RISIKOFAKTORER... 6 5.2 KRITISKE SUKSESSFAKTORER... 6 5.3 RISIKOHÅNDTERING... 6 6. RAPPORTERING... 6 6.1 KRAV TIL EKSTERN RAPPORTERING... 6 6.2 KRAV TIL INTERN RAPPORTERING... 6 7. INFORMASJON... 6 7.1 EKSTERN INFORMASJON... 6 7.2 INTERN INFORMASJON... 6 8. AKTIVITETS- OG RESSURSPLAN... 7 8.1 AKTIVITETSOVERSIKT... 7 8.2 RESSURSBEHOV... 7 9. ØKONOMI... 7 9.1 BUDSJETT... 7 10. VEDLEGG... 7 2
1. Bakgrunn Arbeidet med felles brann og redningstjeneste ble oppstartet som en oppfølging av felles regional ROS-analyse for brannvesen i ROR-kommunene. Analysen ble gjennomført ved blant annet å se på hendelser med et slikt omfang at de vil kunne utfordre den kommunale brann og redningstjenesten. Funn i analysen gjorde det tydelig at tettere samarbeid i regionen er nødvendig for å kunne gjennomføre foreslåtte tiltak. Det vises til kommunestyrenes vedtak i de åtte kommunene høsten 2018 samt rapport fra arbeidsgruppe datert 27.04.2018: Vedtak i Molde kommune 18.10.18: 1. Molde kommune er positiv til å delta i nytt felles brann og redningsvesen organisert som IKS 2. Molde kommune vil delta i en prosess med mål om å etablere felles regionalt brannvesen organisert som IKS innen 01.01.2020. 3. Rådmannen får myndighet til å utpeke deltakere i styrings- og arbeidsgruppe fra Molde kommune. 4. Som grunnlag for arbeidet med etablering av felles brann og redningsvesen benyttes forslag til selskapsavtale samt rapport utarbeid av arbeidsgruppen. Vedtak i Tingvoll kommune 20.09.18: 1. Tingvoll kommune ønsker fortrinnsvis et IKS Brann og Redning for Nordmøre og Romsdal 2. Tingvoll kommune går i forhandlinger med kommuner på Nordmøre (Sunndal og Gjemnes) og Romsdal for å etablere ett felles IKS på brann og redning. 3. Tingvoll kommune legger selskapsformen IKS til grunn for samarbeidet. 4. Det har vært en styrke for saken at kommunene i Nordmøre (Sunndal og Gjemnes) og Romsdal sluttet seg til selskapet Vedtak i Sunndal kommune 05.09.18: Sunndal kommunestyre vedtar at Sunndal kommune skal delta i videre utredning av brannsamarbeid med kommunene i Romsdal, i henhold til arbeidsgruppens rapport «Arbeidet så langt utredning av nytt felles brann og redningsvesen», datert 27.4.2018. Sunndal kommune skal være pådriver for et felles samarbeid innen brannvern for Nordmøre og Romsdal. Vedtak i Gjemnes kommune 26.06.18: Gjemnes kommune går i forhandlinger med kommuner i Romsdal med formål om å etablere ett felles brann og redningsvesen. Gjemnes kommune legger selskapsformen IKS til grunn for samarbeidet. Det hadde vært en styrke for samarbeidet om kommunene i Nordmøre og Romsdal sluttet seg til selskapet. Vedtak Rauma kommune 20.06.18: Orienteringen om status tas til etterretning. Rauma kommune går videre i et samarbeid i ROR og eventuelle nordmørskommuner for å avklare endelig organisering av et framtidig brannvernsamarbeid. Rådmannen fortsetter prosessen for avklaring av nærmere detaljer om selskapsform og vilkår. Vedtak i Nesset kommunestyre - 25.10.2018 1. Nesset kommune er positiv til å delta i nytt felles brann og redningsvesen organisert som IKS. 2. Nesset kommune vil delta i en prosess med mål om å etablere felles regionalt brannvesen organisert som IKS innen 01.01.2020. 3. Rådmannen får myndighet til å utpeke deltakere i styrings- og arbeidsgruppe fra Nesset kommune. 4. Som grunnlag for arbeidet med etablering av felles brann og redningsvesen benyttes forslag til selskapsavtale samt rapport utarbeid av arbeidsgruppen. Vedtak i Midsund kommunestyre - 08.11.2018 1. Midsund kommune er positiv til å delta i nytt felles brann og redningsvesen organisert som IKS. 3
2. Midsund kommune vil delta i en prosess med mål om å etablere felles regionalt brannvesen organisert som IKS innen 01.01.2020. 3. Rådmannen får myndighet til å utpeke deltakere i styrings- og arbeidsgruppe fra Midsund kommune. 4. Som grunnlag for arbeidet med etablering av felles brann og redningsvesen benyttes forslag til selskapsavtale samt rapport utarbeid av arbeidsgruppen. Vedtak i Aukra kommunestyre 19.06.2018 1. Aukra kommune er positive til å delta i nytt felles brann og redningsvesen organisert som IKS. 2. Aukra kommune vil delta i ein prosess med mål om å etablere felles regionalt brannvesen organisert som IKS innan 01.01.2020. 3. Rådmannen får mynde til å peike ut deltakarar frå Aukra kommune i styrings- og arbeidsgruppa. 4. Grunnlaget for arbeid med etabelering av felles brann og redningsvesen, er arbeidsgruppa sin rapport og deira forslag til selskapsavtale. Brannstudien fra 2012 samt beslutningsgrunnlaget for nye 110 sentraler legger føringer for større brann og redningsvesen med mål om styrket kompetansemiljø og profesjonell ledelse. Dette er også i tråd med utviklingen innen tjenesteområdet, samt utkast til revidert dimensjoneringsforskrift. 2. Mål 2.1 Prosjektmål Prosjektet skal: Forberede og gjennomføre etablering av felles brann- og redningstjeneste for kommunene Aukra, Midsund, Molde, Nesset, Rauma, Gjemnes, Sunndal og Tingvoll (Nordmøre og Romsdal brann og redning IKS) som et interkommunalt selskap med virkning fra 1.januar 2020. Det må sikres en god involvering og deltakelse fra de ansattes organisasjoner i prosjektet samtidig som det må sikres at alle involverte kontinuerlig gis en enhetlig og oppdatert informasjon om prosjektets status og fremdrift. 2.2 Resultatmål Resultatmålet er å oppnå kompetansemessige og økonomiske fordeler. 2.3 Effektmål Effektmålet for tiltaket er økt kvalitet på tjenesten til innbyggerne i eierkommunene. 3. Organisering 3.1 Leder styringsgruppe Leder for styringsgruppa Eirik Heggemsnes, kommunalsjef i Molde kommune 3.2 Prosjektleder Alf Magne Smørholm, brannsjef i Molde, alf.magne.smorholm@molde.kommune.no, 911 71 045 4
3.3 Øvrige roller - styringsgruppe: Eirik Heggemsnes kommunalsjef i Molde, representerer nye Molde kommune Bjørn Sletbakk, assisterende rådmann i Tingvoll kommune Toril Hovdenak, rådmann i Rauma kommune Eilif M. Lervik, teknisk sjef i Sunndal kommune Birgit Eliassen, rådmann i Gjemnes kommune Geir Göncz, kommunalsjef Aukra kommune - prosjektgruppe: Leder: Alf Magne Smørholm brannsjef i Molde, Aukra, Midsund, Nesset, Eide og Gjemnes Nestleder: Trygve Lennavik varabrannsjef Molde, Aukra, Midsund, Nesset, Eide og Gjemnes Sekretær: Jon Børge Horneland leder forebyggende avdeling Molde, Aukra, Midsund, Nesset, Eide og Gjemnes Endre Dahlen, kommunikasjonsansvarlig Molde, Aukra, Midsund, Nesset, Eide og Gjemnes Frode D. Myhre, n.k. beredskap, ansvarlig deltid, Molde, Aukra, Midsund, Nesset, Eide og Gjemnes Steinar Hauglum, varabrannsjef i Sunndal kommune Ken Hagset, brannmester i Midsund kommune Bjørn Olav Hole, brannmester i Nesset kommune Kjetil Ilestad, brannmester i Aukra kommune Erling Ormsetrø, fungerende brannsjef i Tingvoll kommune Eivind Myklebostad, brannsjef i Rauma kommune Hans Martin Flatsetø, brannmester i Gjemnes kommune Ansattevalgt representant fra heltidsstyrken Ansattevalgt representant fra deltidsstyrken Verneombud (fra Molde brannvesen) - innleid prosessveileder: Bjerke Prosessledelse v/jan Gaute Bjerke, jan.gaute@bjerkeprosessledelse.no, 917 53 153 4. Framdrift 4.1 Milepæler : Nr UKE Hendelse 1 11.12.18 Arbeidsmøte for å forberede oppstartsmøtet 2 12.12.18 Oppstartsmøte for styringsgruppe og prosjektgruppe 3 16.01.19 Arbeidsmøte 1 styringsgruppe og prosjektgruppe 4 20.02.19 Arbeidsmøte 2 styringsgruppe og prosjektgruppe 5 21.03.19 Arbeidsmøte 3 styringsgruppe og prosjektgruppe 6 12.04.19 Arbeidsmøte 4 styringsgruppe og prosjektgruppe 7 8.05.19 Arbeidsmøte 5 styringsgruppe og prosjektgruppe 8 12.06.19 Arbeidsmøte 6 styringsgruppe og prosjektgruppe 9 Juni 2019 Likelydende vedtak i kommunestyrene om etablering av IKS 10 Juli2019 Representantskap konstitueres 11 Juli 2019 Styre velges 12 Aug. 2019 Daglig leder utpekes 13 Okt.-des. Virksomhetsoverdragelse 2019 15 31.12.2019 Prosjektavslutning 5
5. Risiko 5.1 Kritiske risikofaktorer Kritisk faktor Prioritering /tilgang ressurser Realistiske tidsrammer Delprosjekt (arbeidsgrupper) ikke blir avsluttet i tide Mottiltak Ressursavtaler Sette av nok tid til utførelse av oppgaver Fokus på oppfølging av arbeidsgrupper og framdrift 5.2 Kritiske suksessfaktorer - God kommunikasjon med styringsgruppe, ansatte representanter og verneombud - Overholde framdriftsplan - Likelydende kommunestyrevedtak 5.3 Risikohåndtering Ressursavtaler må overholdes. Medlemmer i prosjektgruppa må ha tid til å utføre den jobben de har blitt satt til. Tidlig planlegging i kalender slik at framdriftsplanen er mulig å holde Koordinering av kommunestyrenes behandling av felles beslutningsgrunnlag 6. Rapportering 6.1 Krav til ekstern rapportering Med ekstern rapportering menes statusrapport og eventuelle andre formelle rapporter fra prosjektansvarlig til styringsgruppa. Formen på rapporteringen avtales med styringsgruppens leder 6.2 Krav til intern rapportering Med intern rapportering menes statusrapport fra prosjektleder til leder for styringsgruppen og prosjektorganisasjonen for øvrig samt styringsgruppens interne rapportering/informasjon i egne organisasjoner 7. Informasjon 7.1 Ekstern informasjon Prosjektleder og leder for styringsgruppen vurderer eventuelle eksterne medieoppslag fortløpende 7.2 Intern informasjon Oppdatering av egen hjemmeside for prosjektet samt til ansatte ved behov. Medlemmer av styringsgruppen informerer i sine organisasjoner ved anledning og behov 6
8. Aktivitets- og ressursplan 8.1 Aktivitetsoversikt Se vedlagt framdriftsplan 8.2 Ressursbehov Det skal prioriteres nødvendige ressurser i deltagende kommuner til gjennomføring av prosjektet 9. Økonomi 9.1 Budsjett Det er inngått kontrakt med prosessveileder for bistand til gjennomføring av prosjektet. Medgåtte interne timer dekkes av daglig drift i den enkelte kommune. 10. Vedlegg Framdriftsplan Sted/ dato Molde 17.01.2019 Prosjektleder Alf Magne Smørholm (sign.) 7