2019 Økonomihåndbok LANDE IDRETTSFORENING OPPDATERT 31.05.2019
Innholdsfortegnelse INNLEDNING... 3 Lover og bestemmelser... 3 BUDSJETT... 3 REGNSKAP... 4 Fullmakter i idrettslaget... 4 Regnskapssystem og fakturasystem... 5 Regnskapsbilag... 5 Internregnskap for lag/grupper... 5 Avstemming av balansen (eiendeler og gjeld)... 5 Årsregnskap... 5 Økonomiske misligheter... 5 INNTEKTER OG INNBETALINGER... 6 Deltakeravgift, treningsavgift og medlemskontingent... 6 Fakturering av medlemmer... 6 Uteblitt betaling... 6 Redusering/kreditering av kontingenter og avgifter... 7 Offentlige tilskudd og kompensasjoner... 7 Kiosksalg... 7 Salg av varer og tjenester (utgående faktura)... 7 Dugnad... 7 Merverdiavgift... 8 Innbetalinger... 8 KOSTNADER OG UTBETALINGER... 8 Kjøp fra leverandører... 8 Inngående faktura... 8 Utgifts refusjoner... 9 Varekjøp... 9 Utbetalinger... 9 Lagkasse... 9 LØNN OG YTELSER... 10 Lønnssystem... 10 Kontrakt/avtale... 10 Kompensasjon til trener(e)... 10 Kompensasjon til styremedlemmer... 10 1
REVISJON... 10 KONTROLLKOMITÉ... 11 ANNET... 11 Beskrivelse av kontoer og deres formål... 11 Fordeling av inntekter... 11 Håndtering av kampdrakter... 12 Innkjøp av ekstra utstyr... 12 2
INNLEDNING Styret i Lande IF har det overordnede ansvaret for foreningens økonomi. Økonomihåndboken skal være et hjelpemiddel for Lande IF for å sikre god økonomistyring. Regnskapsførere, kasserere, trenere, lagledere og andre som trenger en innføring i hvordan økonomirutinene til foreningen fungerer skal kunne finne informasjonen de trenger i økonomihåndboken. Formålet med økonomihåndboken kan oppsummeres i tre punkter: - Lande IF skal bruke og forvalte foreningens midler på en forsiktig og hensiktsmessig måte og i tråd med det som er vedtatt på årsmøte - Lande IF skal ha en tilfredsstillende organisering av bilagsføring, regnskapsføring og budsjetthåndtering - Lande IF skal ha en forsvarlig økonomistyring Lover og bestemmelser Lande IF er tilknyttet Norges idrettsforbund (NIF) og plikter å følge NIFs lov. Lande IF er også pliktig til å følge andre norske lover og regler. Sentrale lover er - NIFs lov - Idrettslagets egen lov - Regnskapsloven - Bokføringsloven - Revisorloven - Merverdiavgiftsloven - Arbeidsgiveravgiftsloven - Skattebetalerloven BUDSJETT Lande IF utarbeider en intern kalender («årshjul») for gjennomføring av årets økonomirutiner og alle frister settes i henhold til disse rutinene. Det er økonomiansvarlig som følger opp for økonomien mellom styremøtene. Lande IF utarbeider et budsjett for alle grupper som inneholder alle hovedposter i regnskapet. Budsjettet vedtas på foreningens årsmøte og følges opp av styret gjennom året. Lande IF bruker forenklet norsk standard kontoplan og alle foreningens grupper benytter de samme kontoklassene. For å sikre god økonomistyring lagres budsjettene i felles Dropbox mappe og denne sammenlignes jevnlig med regnskapet, både overordnet for foreningen og på gruppenivå. Følgende punkter er viktige ved budsjettering i Lande IF: Inntekter: - Avtaler, - Sponsorkontrakter - Dugnader - Medlemslister. - Fjorårsregnskapet (årets) inntekt - «Årshjulet» for å avdekke om det er ytterligere nye aktiviteter som skaper inntekter. 3
Kostnader: - Fjorårets (årets) kostnader - Planlagte aktiviteter for kommende år - Kontrakter (for eksempel husleie) Budsjettet skal være realistisk, og det skal ikke gå i underskudd med mindre det kan dekkes av positiv egenkapital. Man bør vedlegge en forklaring om man setter opp et budsjett som går i underskudd. Ved usikkerhet bruker Lande IF det beste estimatet som er tilgjengelig på tidspunkt for budsjettarbeidet. Lande IFs Årshjul og Budsjett ligger som vedlegg til foreningens økonomihåndbok. REGNSKAP Idrettslaget er regnskapspliktig og følger regnskaps- og revisjonsbestemmelsene for små organisasjonsledd Fullmakter i idrettslaget Styret i Lande IF har delegert myndighet til enkelte personer i foreningen. En oversikt over denne fullmakts fordeling finnes i foreningens fullmakts matrise. En oversikt over hva som inngår i hver enkelt rolle i foreningen finnes i de ulike rollebeskrivelsene. Rollebeskrivelse for daglig leder og kasserer ligger som vedlegg til foreningens økonomihåndbok. 4
Regnskapssystem og fakturasystem Lande IF benytter følgende regnskapssystem på nett: Visma eaccounting. Kundegrupper 100### 11`er 200### 7`er 300### Sponsorer og andre som er subjekt for fakturering, men ikke medlem 400### Medlemmer, ikke spillere 500###Barnespillere 600###Juniorspillere Regnskapsbilag Alle typer regnskapsbilag skal løpende leveres til klubbens økonomiansvarlig/kasserer. For arrangementer, kiosksalg eller andre aktiviteter skal bilag leveres til økonomiansvarlig umiddelbart etter gjennomføring. Internregnskap for lag/grupper Administrasjon/økonomiansvarlig bokfører alle kostnader og inntekter med avdelings/prosjektkoder for å spesifisere på gruppe- og lagsnivå. Det utarbeides et internregnskap for respektive grupper og lag hvert år. Avstemming av balansen (eiendeler og gjeld) Lande IF avstemmer alle balanseposter minimum en gang pr år. Bankkonti avstemmes månedlig, offentlige avgifter (skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift) pr termin og øvrige balansekonti på kvartalsnivå (eller oftere hvis behov). Alle balanseposter skal avstemmes pr 31.12, og det er kun reelle eiendels- og gjeldsposter som står i foreningens balanse. Årsregnskap Årsavslutning skjer den 31.12 hvert år. Lande IFs årsregnskap inneholder resultatregnskap for hele foreningen (inkludert gruppers årsresultater), en balanseoversikt (eiendeler og gjeld) samt et noteoppsett med pliktige (og relevante) opplysninger. Årsregnskapet er signert av alle styrets medlemmer og fremlegges på foreningens årsmøte i revidert versjon. Lande IF utarbeider også en årsberetning i forbindelse med avleggelsen av årsregnskapet. Årsregnskapet og årsberetning ligger som vedlegg til økonomihåndboken. Økonomiske misligheter Økonomiske misligheter er en fellesbetegnelse for tyveri, underslag i kasse og bank, korrupsjon, regnskapsmanipulasjon, urettmessig belastning av private utgifter mm. Hvis det er mistanke om økonomiske misligheter eller det avdekkes økonomiske misligheter i Lande IF, skal det søkes bistand hos f.eks. idrettskretsen, revisor, regnskapsfører og/eller kontrollkomite. 5
INNTEKTER OG INNBETALINGER Deltakeravgift, treningsavgift og medlemskontingent Lande IF innkrever medlemmene via Visma eaccounting. Innkreving av kontingenter og treningsavgifter avgifter foretas på bakgrunn av medlemslistene som lagsansvarlig leverer til avtalte frister. Alle medlemmer i Lande IF betaler en medlemskontingent på kr 200,-. I tillegg betaler spillende medlemmer treningsavgift, forsikring og lagavgift. Treningsavgiften er for tiden følgende; LAG AVGIFT SØSKEN-MODERASJON 11`er 700-7`er 350 - G/J 2014-2015 0 - G/J 2011-2013 0 - G19 1400 - Forsikring og lagavgift er for tiden følgende: LAG AVGIFT SØSKEN-MODERASJON 11`er 1770-7`er 1390 - G/J 2014-2015 500 50% G/J 2011-2013 1000 50% G19 600 50% Fakturering av medlemmer Fakturering av medlemmer gjøres først når det er avtalt at den enkelte spiller skal delta på Lande IF sine treninger og kamper, og således være en del av vår spillerstall. Styret i Lande IF har vedtatt følgende faktureringsplaner: Fakturering utføres i henhold til mottatt medlemslister fra lagleder(e) etter gjennomført og godkjent årsmøte. Vi kan tilby følgende løsninger for medlemmer som opplever problemer med å betale til forfall (merk at dette gjelder kun dersom medlemmet tar kontakt innen opprinnelig forfall): 1. Kravet utsettes i sin helhet i 14 dager 2. Kravet deles i to: a. første innbetaling gjøres til forfall, uteblir betaling forfaller igjen hele beløpet. b. andre forfall 14 dager etter opprinnelig forfall. Uteblitt betaling Styret i Lande IF har vedtatt følgende faktura forløp: - Ordinær faktura sendes med 14 dagers forfall. - dag 2 etter forfall sendes betalingspåminnelse, denne har 14 dagers forfall, SMS med betalingspåminnelse, Spilleren får spillenekt. - dag 2 etter forfall sendes inkassovarsel, denne har 14 dagers forfall, SMS 6
- 2 virkedager etter forfall sendes kravet i sin helhet til Inkasso. Lande IF har avtale med Norsk Inkasso Reform for inndrivelse av krav som sendes til inkasso. Redusering/kreditering av kontingenter og avgifter Medlemskontingenter faktureres alltid i sin helhet og er ikke refunderbart. Trening, lagavgift og forsikring er ikke være subjekt for refundering i jamført NIF Lovnorm. Spillere som tiltrer/ melder overgang og deltar før sommerferien vil bli fakturert med beregning (antall kamper igjen) for inneværende fakturaperiode og siste halvdel av sesongen. Spillere som tiltrer/ melder overgang og deltar i og etter sommerferien vil bli fakturert for deltakelse siste halvdel av sesongen / med beregning (antall kamper igjen). Spillere som tiltrer/ melder overgang og deltar etter sesongslutt vil bli fakturert halv treningsavgift, ingen lagavgift. Blir medlemskapet avbrutt og deler av kontingent er akseptert som fullt oppgjør vil spilleren ha karantene fra å delta i klubbens aktiviteter påfølgende år. Offentlige tilskudd og kompensasjoner Tilskuddstyper og kompensasjonsmuligheter for Lande IF er (listen er ikke uttømmende): - Mva kompensasjon - Spillemidler til utstyr - Grasrotandel - Midler fra ulike stiftelser Kiosksalg Ansvarlig for kiosksalg avtaler henting/levering av vekselkassen med økonomiansvarlig. Før vekselkassen leveres tilbake skal kontantkassen tømmes og vekselkassen telles opp, alle kontanter minus 500kr som skal være i kontantkassen i kiosken i mynt, skal leveres til økonomiansvarlig senest dagen etter kiosksalget. Lande IF benytter izettle kasse system og kortleser, kasse systemet skal uten unntak benyttes ved ethvert uttak av kioskvarer (med unntak av kaffe ved trening, kamp og dugnad). Når kiosken stenges skal også kassasystemet stenges og rapport skal sendes fra systemet. Kassen skal avstemmes mot utskrift fra betalingsterminalen (z-rapport). - Medlemmer får 50% på ordinært kjøp av kioskvarer, ved dugnad får deltakere ett gitt antall brus til 100%. Salg av varer og tjenester (utgående faktura) Ved omsetning av varer og tjenester utsteder Lande IF en faktura. Foreningen benytter fakturaprogram nevnt i kapittel om Regnskaps- og fakturaprogram. Den som er ansvarlig for ulike typer avtaler i Lande IF eller andre som ønsker noe fakturert fra foreningen, sender en e-post til admin@landeif.no med fakturaopplysninger og grunnlaget for faktureringen. Dugnad Dugnader er en viktig inntektskilde for klubben. Inntekter fra dugnader i regi av Lande IF skal inngå i det ordinære årsregnskapet. Dersom det er ett enkelt lag eller gruppe i foreningen som gjennomfører dugnaden, skal inntekten inngå i årsregnskapet på samme måte, men midlene disponeres av gruppen eller laget som gjennomfører dugnaden. 7
Dersom idrettslaget har omsetning av varer i forbindelse med dugnad, rapporteres det inn dersom mva pliktig omsetning overstiger grensebeløpet. Faste dugnader: Salg av 08-Hefter, to ganger i året Kiosk-bod på 17 mai Merverdiavgift Lande IF driver følgende omsetning som IKKE er merverdiavgiftspliktig: - Vanlige medlems- og startkontingenter - Inntekter fra baneutleie - Offentlige tilskudd - Gaver Lande IF driver følgende omsetning som kan være merverdiavgiftspliktig virksomhet: - Sponsorinntekter - Salg av utstyr - Kioskvirksomhet - Dugnadsinnsats - Salg av varer Dersom merverdiavgiftspliktig omsetning per år overstiger grensebeløpet (kr 140.000 pr 01.01.16), beregner, rapporterer og innbetaler Lande IF merverdiavgift. Innbetalinger Innbetalinger som gjøres til Lande IF sin bankkonto skal alltid dokumenteres med grunnlag slik som avtaler, kontrakter eller lignende. Med unntak av privatsponsorat og grasrotandelen. Dersom det kommer innbetalinger uten underliggende dokumentasjon, må dette skaffes til veie. KOSTNADER OG UTBETALINGER Kjøp fra leverandører Det er kun de som har fått fullmakt i fullmaktmatrise som kan bestille på vegne av Lande IF. Foreningen har leverandøravtaler som de ulike gruppene skal handle fra (så fremt det er hensiktsmessig). - G-max Rolvsøy - Carlsen Fritzøe - Sentrum Profiltrykk - Unisport - Prozo Inngående faktura Alle mottatte fakturaer skal godkjennes og attesteres av bestiller, utbetaling i banken krever to signaturer. Alle fakturaer skal være stilet til Lande IF Hvis til-stiling (navn på idrettslag, adresse osv.) er feil, skal leverandør kontaktes for å få ny faktura med korrekt til-stiling. Alle kredittkjøp gjort på vegne av Lande IF skal merkes med hvilken avdeling/gruppe utgiften gjelder for. 8
Utgifts refusjoner Ved refusjon av utlegg skal bilagene/kvitteringene festes på Lande IFs standard utgifts refusjonsskjema og skjema skal signeres av den som krever penger refundert, samt godkjennes i henhold til foreningens fullmaktmatrise. Formål med utlegget skal alltid påføres. Standard utgifts refusjonsskjema ligger som vedlegg til Lande IFs økonomihåndbok. Varekjøp For varer som er kjøpt inn for videresalg, fører Lande IF varelagerliste. Varelageret telles opp pr 31.12, og det er foreningens standardiserte varetellingsliste som skal benyttes. Varetellingslisten skal leveres økonomiansvarlig/kasserer i forbindelse med årsoppgjøret pr. 31.12 og skal inneholde en oversikt over alle varer på varelageret. Varer for videresalg (f.eks. varelager til kiosk) verdsettes til det laveste av anskaffelseskost og forventet salgspris. Varetellingsliste ligger som vedlegg til Lande IFs økonomihåndbok. Utbetalinger Alle utbetalinger skal gjøres kun med bakgrunn i faktura eller kvittering / utgifts refusjonsskjema, og bekreftes med to signaturer i banken. Det er tegnet underslagsforsikring hos Gjensidige Forsikring for alle som har tilgang til å signere utbetalinger i bank. Per dags dato har følgende personer/roller tilgang til signering av utbetalinger i bank: - Siw Nordhavn / Økonomiansvarlig - Christer Lindberg / styremedlem - Kjetil Nordhavn / Styreleder Styret har beskrevet og delegert hvem som har signaturrett i Lande IF, se foreningens fullmakts matrise (beskrevet under kapittel REGNSKAP). Lande IF har en brukskonto. Alle kontoer står i idrettslagets navn, private kontoer benyttes ikke. Lande IF har oppdelt økonomi mellom følgende grupper/avdelinger: - klubben - Kiosk - Kiosk kontant - Prosjekt Opsund - 11`er - 7`er Styret kan vurdere behovet for enkelte egne gruppe/lagskontoer i banken. Ingen skal benytte private kontoer. Oversikt over inntekter og kostnader pr gruppe skal sikres ved interne avdelings- /prosjektregnskap (grupperegnskaper). Egne gruppekontoer skal ikke benyttes som en måte å følge opp økonomien på. Alle gruppekontoer er en del av det ordinære regnskapet og skal medtas på Lande IFs totalregnskap. Lagkasse Når laget trenger å disponere midler fra lagkassen skal uttak av penger kun skje mot bilag, faktura eller lignende dokumentasjon. Eventuelle kontanter som de enkelte lagene i Lande IF selv samler inn skal settes inn i banken på foreningens brukskonto med informasjon om hva pengene gjelder (se for eksempel kapittel om Dugnad). 9
I størst mulig grad unngår Lande IF håndtering av kontanter. Inntekter i form av kontanter som er tjent opp gjennom aktivitet i foreningens regi overføres til lagkassen og settes inn på Lande IFs brukskonto uten ubegrunnet opphold. LØNN OG YTELSER Lønnssystem Idrettslaget benytter følgende lønnssystem: Visma eaccounting. Kontrakt/avtale Før utbetaling skal det alltid etableres en arbeidsavtale/kontrakt som er signert av mottaker og person med fullmakt i Lande IFs fullmakts matrise (se kapittel om REGNSKAP). Lande IF har standardiserte kontrakter, godkjent gjennom vedtak i hovedstyret, som skal benyttes. Dette gjelder for alle faste ansatte, vikariater, timelønnede og andre som mottar ulike godtgjørelser. Alle avtaler/kontrakter arkiveres i Dropbox. Personer som har faste eller midlertidige ansettelsesforhold meldes inn i AA-registeret. Mal for arbeidsavtale ligger som vedlegg til Lande IFs økonomihåndbok. Kompensasjon til trener(e) Årsmøte i Lande IF har vedtatt samlet kompensasjons til trenere på kr 15 000,-, overtrekk og yttertøy. Styret i Lande IF fordeler dette slik mellom trenere og lagledere: 7`er Ingen kompensasjon U6år Overtrekk jakke og bukse 6-9 år kr. 10 000,- fordeles mellom hoved og assistenttrener, Overtrekk jakke og bukse, Vinterjakke. Trenerkurs kan erstatte kompensasjon. G19 kr. 5 000,- eller trenerkurs, Overtrekk jakke og bukse, vinterjakke Kompensasjon utbetales etterskuddsvis over to ganger. En utbetaling i juni og en utbetaling i november I tilfelle der hovedtrener eller assistenttrener avslutter sitt verv i sesongen, vil klubben utbetale en beregnet sum tilsvarende den tid personen har ytt sin tjeneste til klubben. Ingen utbetaling av kompensasjon vil utføres uten signert avtale som minimum gjengir de vilkår styret har vedtatt. Kompensasjon til styremedlemmer Årsmøtet i Lande IF har vedtatt følgende kompensasjon for styrets medlemmer. Spillende styremedlemmer får kompensert lag og treningsavgift, dette dekkes av drift. Ikke spillende styremedlemmer får utbetalt 1000kr i kompensasjon, utbetaling gjøres etterskuddsvis i desember. REVISJON Lande IF gjennomfører revisjon av regnskapet minimum en gang per år. I tillegg gjør revisor en jobb i forbindelse med ulike typer pliktig rapportering. Idrettslaget har valgt følgende valgte revisorer: 10
Bjørn Gustavsen Anders Auberg KONTROLLKOMITÉ Idrettslaget har ikke kontrollkomite. ANNET Beskrivelse av kontoer og deres formål Klubben Klubben skal dekke de utgifter som ikke naturlig faller inn under andre avdelinger/ grupper eller utstyr som lagene skal dele, og skal så langt det er mulig fungere som en sparekonto. Prosjekt Opsund Fra denne kontoen skal det kun trekkes utgifter til renovering/oppussing av Opsundbanen med tilhørende klubbhus. Kiosk bank Kiosken er på nåværende tidspunkt selvdriftende og uttak fra kioskkonto skal KUN være rettet mot utstyr og innkjøp relatert til kioskdriften. Overskudd fra kiosken skal avsettes mot utbygging av kioskpåbygg på klubbhuset. Kiosk kontant Dette er kun veksel til kiosksalg, alle kontanter med unntak av 500kr i kontantkassen på Opsund skal oppbevares i ett låst skrin hos Økonomiansvarlig. Kiosk kontant er de eneste kontantene i klubben. Barn og juniorlag Alle lag i Lande IF er ment å være selvdriftende, lagavgifter og treningskontingenter innbetalt fra lagets medlemmer skal kun benyttes til drift av gjeldende lag. Dersom standard inntekter ikke er nok er det forventet at laget stiller på dugnader klubben arrangerer. 11`er Alle lag i Lande IF er ment å være selvdriftende, lagavgifter og treningskontingenter innbetalt fra 11`erets medlemmer skal kun benyttes til drift av gjeldende lag. Dersom standard inntekter ikke er nok er det forventet at 11`eret stiller på dugnader klubben arrangerer. Styret har vedtatt at halv positiv balanse per 31.12 overføres til klubb. 7`er Innbetaling av lagavgift gjort av medlemmer av 7`er skal kun benyttes til å drifte 7`er. Dersom denne gruppen ønsker aktiviteter / sosiale begivenheter utover oppsatte kamper betales dette av lagets medlemmer. Styret har vedtatt at halv positiv balanse per 31.12 overføres til klubb, med unntak av penger innbetalt av medlemmer til sosiale tilstelninger. Fordeling av inntekter Draktsponsorater går til klubbens konto og er ment som inntekt til drift av klubben. Grasrotandelinntekt går til klubbens driftskonto og går til drift av klubben, midler fra denne instansen fordeles på andre kontoen ved behov. 11
Banesponsorater settes på kontoen Prosjekt Opsund og så fremt ikke annet er avtalt skal dette gå uavkortet til oppussing av klubbhus og bane. Inntekter fra utleie av banen fordeles likt mellom klubb og prosjekt Opsund. Dugnadsinntekt fordeles iht til oppmøte og tid brukt av de forskjellige grupper/avdelinger. - Eksempel. 1. På en dugnad selges totalt 100 08-hefter med fortjeneste à 100kr per blokk. 11`er selger 15 7`er selger 10 Medlemmer av styret selger 75 inntekt 11`er utgjør kr. 1500 Inntekt 7`er utgjør kr. 1000 Inntekt Klubb utgjør kr. 7500 2. Ved utdeling av flyers får vi en total inntekt på 7500kr 11`eret stiller med 5 mann dag 1 og 3 mann på dag 2 (totalt 8) 7`er stiller med 2 mann begge dager (totalt 4) Styret stiller med 1 mann begge dager (totalt 2) Fordelingen ser da slik ut: 7500kr fordelt på 14 oppmøtte medlemmer blir 535,71kr per medlem. 11`erets inntekt utgjør kr. 4285,71 7`er inntekt utgjør kr. 2142,86 Klubbens inntekt utgjør kr. 1071,43 Dugnad utført av styrets medlemmer går uavkortet til klubbkonto. Håndtering av kampdrakter Styret har vedtatt følgende rutiner rundt kampdrakter. 11`er Kampdrakter kjøpes inn fra 11`eret sin konto, trøye og shorts nummereres og hver spiller får tildelt eget nummer som de har ansvar for gjennom hele sesongen. Draktsettet samles ikke lenger inn etter hvert bruk, men spiller tar dette med hjem. Dersom spilleren mister sin drakt vil den enkelte spiller bli fakturert for kostnad på manglende utstyr. Kampdrakt utleveres mot signatur på avtale om kampdrakt, vedlagt denne økonomihåndbok (og lagret it mingleområde-spillere-skjemaer) 7`er Kamptrøyer bestilles etter at den enkelte spiller har betalt inn kostnad for trøyen, trøyen overleveres til den enkelte spiller og er dens til odel og eie. Innkjøp av ekstra utstyr Innkjøp av reserve drakter og lignende gjøres fra klubbkonto, dette utstyret skal sorteres og oppbevares i låst garderobeskap. For å ta i bruk gitt utstyr skal skjema for internt kjøp fylles ut og sendes økonomiansvarlig umiddelbart etter uttak av utstyret. Skjema for internt kjøp ligger vedlagt økonomihåndboken. 12
13