Håndbok for sertifisering Rettledning for gjennomgang og sertifisering av pelsdyrgårder i henhold til pelsdyrnæringens kvalitetsstandard. 1
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Innledning 2. Åpenhet 3. Drift av sertifiseringssystemet 3.1. Ansvar og myndighet 3.2. Vedlikehold av sertifiseringssystemet 4. Hovedelementer i sertifiseringssystemet 4.1 Håndbok 4.2 Kravstandard 4.3 Lov og forskrifter som omhandler dyrehold og dyrevelferd 5. Krav til de ulike parter i sertifiseringssystemet 5.1. Uavhengighet 5.2. Krav til revisor 5.3. Krav til sertifiseringsenheten 5.4. Krav til nye oppdrettere 6. Planlegging og gjennomføring av revisjon 6.1. Sertifiseringsrevisjon 6.2. Oppfølgingsrevisjon 6.3. Egenrevisjon 7. Sertifikat 7.1. Sertifikatets gyldighet og varighet 7.2. Inndragelse av sertifikat 7.3. Sertifikat- hvordan få det tilbake 8. Kostnader 2
1. Innledning Norges Pelsdyralslag (NPA) har en bransjestandard for oppdrett av mink og rev for produksjon av pels. Alle som driver med oppdrett må være sertifisert etter kravene i pelsdyrnæringens kvalitetssystem for pelsdyroppdrett. Medlemskap i NPA er en forutsetning for å få tildelt og beholde sertifikatet som viser at man er sertifisert. Hensikten med sertifiseringsordningen er at NPA vil ta krav og dokumentasjon av kvalitet i bransjen ett steg videre. Bransjens produkter skal produseres i henhold til klare, sporbare krav til oppdretterne med hensyn til dyrehold og dyrevelferd. En slik standard er med på å synliggjøre ovenfor kunder, myndigheter og andre at pelsdyrbransjen tar dyrevelferd og kvalitet i pelsdyrholdet alvorlig. Sertifiseringshåndboken beskriver rammene som ligger til grunn for sertifisering av pelsdyrgårder etter næringens kravstandard. Sertifiseringsenhet er definert som både oppdretter og gård. Det er disse to som i fellesskap blir sertifisert. 2. Åpenhet NPA anser åpenhet for å være en styrke for sertifiseringssystemet. Både håndbok og kravstandard for sertifiseringssystemet er offentlig tilgjengelig. Åpenheten gir myndigheter og andre mulighet til å danne seg et klart bilde av hvilke krav som ligger til grunn for sertifiseringen av oppdretter og pelsdyrgård, samt hvordan sertifiseringssystemet er bygget opp. 3. Drift av sertifiseringssystemet 3.1. Ansvar og myndighet Styret i Norges Pelsdyralslag: skal årlig behandle og godkjenne håndbok og kravstandard skal godkjenne sertifiseringssystemet minst én gang årlig (jfr. 3.2). skal håndtere alle eventuelle klager knyttet til inndragelser av sertifikat skal sørge for tilstrekkelig personell og økonomiske ressurser til forsvarlig drift og vedlikehold av sertifiseringssystemet Administrerende direktør i Norges Pelsdyralslag: er ansvarlig for daglig drift av sertifiseringssystemet er ansvarlig for tildeling og tilbaketrekking av sertifikat er ansvarlig for tildeling av revisjoner til revisor er ansvarlig for evaluering av revisors egnethet og kompetanse er kontaktperson for eksterne henvendelser om kvalitetssystemet 3.2 Vedlikehold av sertifiseringssystemet Vedlikehold: Håndbok, kravstandard og veileder skal revideres minst én gang årlig. 3
Det skal alltid gjøres en revidering av sertifiseringssystemet ved større endringer i organisasjon eller rammebetingelser Det er etablert en sertifiseringsdatabase som skal gjenspeile innhold og elementer i sertifiseringssystemet 4. Hovedelementer i sertifiseringssystemet 4.1. Håndbok Håndboka er et viktig verktøy for revisorer og oppdrettere. Håndboka gir en veiledning for hvordan en sertifisering av pelsdyrgårder skal gjennomføres, dokumenteres og vedlikeholdes. Håndboka skal til enhver tid oppbevares i pelsdyrgården og være lett tilgjengelig. 4.2. Kravstandard Kravstandardens hovedområder er: generelle krav krav til lynne og avlsarbeid krav til helse krav vedrørende fôr og vanntilgang krav til dyras fysiske miljø krav vedrørende hygiene og renhold i pelsdyrgården krav i forbindelse med avliving krav til kompetanse og opplæring krav i forbindelse med krisehåndtering Kravene er en kombinasjon av offentlige krav og bransjekrav. 4.3. Lov og forskrifter som omhandler dyrehold og dyrevelferd Uavhengig av krav i kravstandarden skal Lov om dyrevelferd og andre krav i forskrifter som omhandler hold av pelsdyr, til enhver tid etterleves. 5. Krav til de ulike parter i sertifiseringssystemet 5.1. Uavhengighet En revisor skal: sørge for en profesjonell, nøytral og uhildet revisjon være uavhengig og ikke ha noen form for bindinger til den reviderte enheten (oppdretter og pelsdyrgården) eller til NPA eller andre av næringens organisasjoner avvise oppdrag som ikke oppfyller kravene til uavhengighet signere erklæring om uavhengighet og konfidensialitet før hver revisjon dersom NPA ønsker det 4
5.2. Krav til revisor Revisorene skal: planlegge og gjennomføre revisjoner av pelsdyrgårder kontrollere at alle kravene i kravstandarden er oppfylt og etterleves etter hver revisjon lage en skriftlig rapport som legges inn i sertifiseringsdatabasen og som sendes til oppdretter 5.3. Krav til sertifiseringsenheten Sertifiseringsenheten skal: akseptere besøk ved alle revisjoner til enhver tid sørge for at revisor får tilgang til all relevant dokumentasjon lukke alle påviste avvik innen fristen gjennomføre og melde tilbake om utførte egenrevisjoner og benytte gyldig tilbakemeldingsskjema rette seg etter pålegg fra offentlige tilsyn, i tilknytting til dyrs velferd gjøre seg kjent med gjeldene offentlige regelverk som omhandler pelsdyrhold etterleve kravene i sertifiseringssystemet 5.4. Krav til nye oppdrettere I tillegg til kravene under punkt 5.3 skal nye oppdrettere; gjennomføre og melde tilbake om utførte egenrevisjoner og benytte gyldig tilbakemeldingsskjema innen to måneder etter at det er satt inn dyr i pelsdyrgården bli tildelt en sertifiseringsrevisjon innen tre måneder etter at det er satt inn dyr i pelsdyrgården Nye oppdrettere kan være usertifiserte inntil ni måneder etter at det er satt inn dyr i gården. 6. Planlegging og gjennomføring av revisjon 6.1. Sertifiseringsrevisjon En sertifiseringsrevisjon: revisor skal revidere alle punktene i kravstandarden danner grunnlaget for utstedelse av sertifikat Norges Pelsdyralslag tar beslutning om utstedelse av sertifikat Det vil bli gjennomført en ny sertifiseringsrevisjon før sertifikatet utløper 6.2. Oppfølgingsrevisjon En oppfølgingsrevisjon: revisor kan revidere enkelte eller alle punktene i kravstandarden det skal i løpet av sertifiseringsperioden utføres oppfølgingsrevisjoner av utvalgte sertifiseringsenheter danner også grunnlaget for å beholde eller miste sertifikatet 5
6.3. Egenrevisjon En egenrevisjon: skal gjennomføres årlig i tidsperioden 1.april til 1.oktober oppdretter skal gå gjennom alle punktene i kravstandarden oppdretter skal bruke gyldig tilbakemeldingsskjema som skal inneholde eventuelle avvik det skal gis skriftlig tilbakemelding til NPA om utført egenrevisjon innen 1. oktober eventuelle avvik fra egenrevisjonen skal lukkes og meldes tilbake til NPA på gyldig tilbakemeldingsskjema innen de gitte fristene utført, dokumentert og tilbakemeldt egenrevisjon er en forutsetning for å beholde sertifikatet 7. Sertifikat Kravstandarden skal være dynamisk og revideres regelmessig. Ved spesielt store endringer i kravstandarden, kan det bli aktuelt med redusert varighet på sertifikatet og hyppigere revisjoner. Sertifiseringsenheten som har gjennomgått en sertifiseringsrevisjon og som har blitt godkjent av NPA sitt sertifiseringsorgan, vil bli tildelt et sertifikat. Systemet er lagt opp til at en sertifisert enhet kan befinne seg i tre ulike faser av systemet som et trafikklys system Grønn : Er sertifisert og er medlem av NPA Gult : Har mistet sertifikatet. Er medlem av NPA Rødt: Er usertifisert og videre medlemskap i NPA avgjøres av styret 7.1. Sertifikatets gyldighet og varighet: Utstedt sertifikat er i utgangspunktet gyldig i 3 år fra utstedelsesdato Sertifikatet kan trekkes tilbake ved mislighold og/eller ved manglende oppfølging Vedtak om eventuell tilbaketrekking av sertifikatet skal begrunnes skriftlig og meddeles umiddelbart til oppdretter 7.2. Inndragelse av sertifikat Det er oppdretters ansvar til enhver tid å etterleve innholdet i kravstandarden. Ved tap av sertifikatet vil NPAs økonomiske ordninger og prisfastsettinger av varer og tjenester bli endret. Dette gjelder for: Kostnader med analyse av blodprøver Kostnader med kjøp av insemineringsutstyr Kostnader med hjelp til livdyrsortering Egenandel i forbindelse med rådgivningstjenester 6
Det vil bli sendt melding om tap av sertifikat til Mattilsynet, fôrlag, regionlag, Pelsdyrtrygdelaget og auksjonsselskaper, etter at klagefristen har utløpt Oppdretter vil være utestengt fra sertifiseringssystemet i minimum tre måneder ved tap av sertifikat Gjentatte tap av sertifikat vil bli rapportert til styret i NPA for videre håndtering. Oppdrettere som blir fratatt sertifikat vil få en oppfølgingsrevisjon det påfølgende året 7.3. Sertifikat - hvordan få det tilbake Oppdretter skal gjennomføre og melde tilbake til NPA om utført egenrevisjon innen en måned etter tap av sertifikatet Oppdretter skal ha gjennomgått en ny sertifiseringsrevisjon innen tre måneder etter tap av sertifikatet Oppdretter skal ved funn av avvik på sertifiseringsrevisjonen også gjennomgå en oppfølgingsrevisjon Oppdretter må selv betale for revisjonene. Etter en tre måneders periode vil saken behandles på nytt av NPA og oppdretter vil kunne få utstedt et nytt sertifikat Det vil kunne være aktuelt med et veterinærbesøk/plasmacytosetesting før saken behandles på nytt av NPA Ved nytt utstedt sertifikat vil det umiddelbart bli sendt melding om dette til Mattilsynet, fôrlagene, regionlag, Pelsdyrtrygdelaget og auksjonsselskaper. 8. Kostnader Sertifiseringsenheten dekke alle kostnader til å oppfylle og etterleve alle kravene i kravstandarden lov og forskrifter som omhandler hold av pelsdyr NPA dekker kostnader til drift av sertifiseringssystemet dekker kostnader til revisjoner og utskriving av sertifikat, men jamfør likevel punkt 7.3 Oslo, 12. februar 2013 Signatur: 7