Notat Til : Bystyrekomiteene Virksomhetsledere Fra : Rådmannen Kopi : Formannskapet Hovedtillitsvalgte Saksnr./Arkivkode Sted Dato 04/01217-033 C83 DRAMMEN 18.02.2004 DIALOGMØTER 2004 Bakgrunn Det vises til bystyresak 09/04 Drammen kommunes årshjul 2004 og oversikt over temaer. Dialogmøter mellom bystyrets medlemmer og brukere av kommunens tjenester har vært gjennomført siden våren 2002. I 2004 er det tredje gangen slike møter blir holdt i kommunens virksomheter. Dialogmøter er oppstarten i økonomiplanarbeidet for 2005 2008. Innspill og synspunkter bystyret får gjennom dialog med brukerne i virksomhetene, skal være med å gi politikerne kunnskap om kommunens tjenesteproduksjon. Referatene fra dialogmøtene vil være rådmannens bakgrunnsmateriell for saksutredning for budsjett uten tall / etisk budsjett. Til bystyrets møte i juni vil også resultatene fra årets innbyggerundersøkelse (kommuneundersøkelse) som skal gjennomføres i april foreligge. Politikerne skal behandle budsjett uten tall / "verdiretningen" i kommende budsjett 22.06. De føringer og målsettinger som blir gitt i behandlingen av budsjett uten tall/ etisk budsjett, vil bl.a. være med å danne grunnlaget for utarbeidelse av økonomiplanen som skal sluttbehandles av bystyret 23. november. Bystyrekomitemøtene 16. mars - oppgave Ansvarsette møteleder ( en politiker) for dialogmøtene Møtedato settes (ev. med en alternativ dato) i Fordeling av politikere på møtene Hvilke rådsorganer / ev. paraplyorganisasjoner skal få dialog med bystyrekomiteene i aprilmøtet? i Bystyrekomite for byutvikling laget møtekalender for dialogmøtene i møtet sitt 3.02.04
Endringer i forhold til 2003 Pr 01.04.04 er det 59 virksomheter i Drammen kommune. Det er 53 brukerrettede virksomheter. Tabellen nedenfor viser fordelingen på de ulike komiteene: Bystyrekomite: Antall virksomheter: Antall dialogmøter Byutvikling 8 8 Helse og omsorg 9 9 Kultur 5 5 Oppvekst og utdanning 29 15 Skolene arrangerer nettverksvise dialogmøter i 6 nettverksområder. Dette ble prinsippavklart i bystyrkomiteens møte i januar 2004. Det vil da bli 6 møter i stedet for 19 innen skole.tidsrammen for disse møtene utvides fra to til tre timer. Frydenhaug skole gjennomfører eget dialogmøte. Voksenopplæringen og Omsorgstiltakene arrangerer felles dialogmøte. Våren 2003 ble dialogmøteplassene utvidet. Det ble satt av tid til rådsorganer / paraplyorganisasjoner i bystyrekomiteenes aprilmøte. Kommunaldirektørene i samråd med bystyrekomitene vurderer hvilke rådsorganer som det er aktuelt å invitere til en slik dialog i 2004. Virksomhetsleder er sekretær for dialogmøtet og har ansvaret for innkalling og referat fra møtet. Rektor på ungdomstrinnet har oppgaven i de 6 skoleområdene. Likeledes er det virksomhetsleder, slik som forrige år, som har hovedansvaret for å definere brukergrupper/brukerorganisasjoner som inviteres til møtet. Det forutsettes at virksomhetsleder tar kontakt med den bystyrepolitikeren som har møtelederansvar for dialogmøtet for å planlegge gjennomføring av selve dialogmøtet. Dialogmøtene skal ta utgangspunkt i virksomhetenes styringsdokumenter og serviceerklæringer, og ev. resultater fra bruker og medarbeiderundersøkelser for 2003. Sammenstilling av referater og sakutredning inn mot bystyrekomiteer / bystyret, budsjett uten tall - er Utviklingstjenestens ansvar. Framdriftsplan prosess: Aktivitet Tid Ansvar 1 Notat om dialogmøter våren 2003 omfordeles i 16. mars Kommunaldirektører
bystyrekomitene. 2 Praktiske opplegg møteplan, informasjon og innkalling til dialogmøter. 3 Informasjon Bystyret Virksomhetsledere Hovedtillitsvalgte 4 Referat fra dialogmøtet oversendes Utviklingstjenesten / administasjonstjenesten. 16. mars fram til oppstart for møteperiode dialogmøtene: 16. mars 7. mai - via mail innen 1.mars Sak på dagsorden i bystyrekomiteene 16.mars innen to dager etter avholdt møte Legges inn i kontor 2000 på saksnr 04/01217 Politiker med ansvar for dialogmøtet. Virksomhetsleder/e Nærstøtte Virksomhetsleder (sekretær i dialogmøtet) 5 Dialoginvitasjon til rådsorganer og parplyorganisasjoner i bystyrekomiteene. Hvem skal inviteres? 7 Sammenstilling av referater oppsummering av tema/ problemstillinger. Sakforberedelse for budsjett uten tall. 6 Drøftinger i partigruppene komitearbeid sakforberedelse / prioritetsdrøftinger prosess 13. april bystyrekomitemøter med ev. inviterte organisasjoner 16. mars ev. drøfting i bystyrekomitene Kommunaldirektører Komiteleder Bystyrekomiteene / kommunaldirektørene 10. 21.mai Utviklingstjenesten Perioden 25.mai - 22. juni 25.mai bystyre saken trykkes opp og deles ut til bystyrets representanter Gruppeledere Komiteledere Komitemedlemmer Bystyrets medlemmer Gruppemøter i partiene. 8.06 bystyrekomieteer 15.06 - formannskap 7 Forberedelser / oppfølging fram mot formannskapets 22.06. Bystyrebehandling Perioden: 22. juni 15.august Utviklingstjenesten
mot formannskapets "økonomiseminar" på Killingen 16. 17. august Økonomitjenesten Formannskapet Oversikt over bystyrekomiteene tilhørende virksomheter. I møtene 16. mars bestemmer bystyrekomiteen hvilken politiker som skal ha ansvar for møteledelse i den enkelte virksomhet. I 2003 møtte minst tre politikere i hvert dialogmøte. Det er naturlig at en prøver å ha samme målsetting i 2004, og at det er flere politikere (f.eks to til) på de store nettverksmøtene (skole og omsorg). Dato for dialogmøtet avtaler virksomhetsleder og politiker (møteleder) snarest etter 16.mars. For byutviklingsområdet er møtedatoer og politikerfordeling foretatt. Forfall til dialogmøtet meldes virksomhetsleder og politiker med ansvar for møteledelse. Ansvar for innkalling av vararepresentanter har politikerne selv slik som for andre politiske møter. Bystyrekomitene bestemmer selv om de vil sette opp "reserver" for ev. forfall til de enkelte dialogmøtene. Bystyrekomite Programområde i økonomiplan Virksomhet Viksomhet- sleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet. Dato Byutvikling Programområde: 04 Byutvikling 11 Samferdsel og fellesarealer 1. Bygge og bevilling Malvin Bjorøy Asif Ullah Khalil SV Jon Arnold Bjerke Frp Bitten Haust H 04.03 14 Vann/ avløp / renovasjon 2. Byplan Arthur Wøhni Kine Langum DB Tore Klyve Andersen H Haydar Øzbal AP 03.03
3. Byprosjekter Sverre Løvåsdal Kine Langum DB 4. Kart og geodata 5. Landmåling Terje Mortensen 6. Tarifikk, parkering og torg 7. PIV (park og vei) Harald Renolen Jon Arnold Bjerke Frp Heidi Lohne Torstein Busland 8. VA-tjenesten Øivind Gundersen Tor Harald Borgersen Frp Tore Klyve Andersen H Lise Løff Ap Asif Ullah Khalil SV Tore Klyve Andersen H Haydar Øzbal Ap Bitten Haust H Asif Ullah Khalil SV Bitten Haust H Lise Løff Ap Jon Arnold Bjerke Frp Lise Løff Ap Kine Langum DB Jan Torgersen H Haydar Øzbal Ap Jan Torgersen H 10.03 18.03 31.03. el. 01.04. 11.03 17. 03 25.03. Bystyrekomite Programområde i økonomiplan Virksomhet Viksomhetsleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet. Dato Kultur 9. Bibliotek Sølvi Tellefsen Programområde: 06 Kultur
10. Drammens- badene Arne H. Kristoffersen 11. Kultur og fritid Arild Jansson 12. Kulturskolen Tone Ulltveit- Moe 13. Natur og landbruk Widar Tandberg 14. PIV (idrett) ii Torstein Busland Bystyrekomite Programområde i økonomiplan Virksomhet Viksomhet- sleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet. Dato Helse og omsorg 15. Helsestasjonene Sølvi Røed Programområde: 05 Helse 09 Pleie og omsorg 16. Helsetjenesten Lillan Arvei 17. Kjøkken Knut Espenakk 18. Tjenestetildeling, samordning og saksbehandling Aud Britt Sørensen 19. Institusjonstjenester Bragernes Tine Bakkeli 20. Hjemmetjenester Bragernes Øydis Jahren 21. Institusjonstjenester Strømsø Sven Pedersen ii Virksomhet park, idrett, vei gjennomfører to dialogmøter byutvikling (park/vei) kultur (idrett).
22. Hjemmetjenester Strømsø Aud Hansen 23. Omsorgstiltakene Inger Johanne Eide Voksenopplæringen Bjørg Andersen Bystyrekomite Programområde i økonomiplan Virksomhet Viksomhet- sleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet. Dato Oppvekst og utdanning Programområde: 24. Bragernes barnehageområde Unni Fongen 01 Barnehage 02 Barnevern 12 Skole 13 Sosiale tjenester 25. Fjell barnehageområde Britt Halden Kvernberg 26. Konnerud barnehageområde Anne Gjemmestad Nilsen 27. Strømsø barnehageområde Anne Hofstad Dahl 28. Senter for oppvekst Are Antonsen 29. Introduksjonssenteret Elisabeth Gjefsen Holen
30. Bragernes skole- nettverk Børresen skole Bragernes skole Øren skole 31. Fjell skolenettverk Galterud skole Fjell skole Skoger skole 32. Gulskogen skolenettverk Gulskogen skole Danvik skole Rødskog skole 33. Konnerud skolenettverk Svensedammen skole Hallermoen skole Konnerud skole Vestbygda skole 34. Åskollen nettverk Strømsø skole Åskollen skole Brandengen skole 35. Åssiden skole Kjøsterud skole Aronsløkka skole Åssiden skole Åse Kalfoss Arne Ivar Andreassen Tove Fredriksen Kjersti Larssen Jan Moen Torunn Wister Bente Gravdal Helge Solberg Unni Grønnlie Helga Tharaldsen Hanne Aarthun Grethe Kolle Bjarne Spangberg Hildegunn Krogh-Hansen Anne Margrethe Marthinsen Odd Sveen Roald Steinnes Turid Evenshaug Lillann Fanuelsen
36. Senter for rusforebygging John Dutton 37. Sosialsenteret Sverre Helganger 38. Frydenhaug skole Else Kristin Tobiassen Vedlegg: 1. Infoskriv om dialogmøter våren 2004 til deltakerne 2. Ramme for dialogmøtene / innhold referatmal (utkast pr dato)
Vedlegg 1 Infoskriv om dialogmøter våren 2004 til deltakerne INFORMASJON TIL DELTAKERE I DIALOGMØTE VÅREN 2004 Drammen kommune innførte ny politisk styringsstruktur fra 01.01.02. Målsettingen er bl.a. å skape økt nærhet mellom politikerne og innbyggerne, være lyttende og ha fokus på kommunens tjenesteproduksjon. Som en del av den politiske styringen gjennomførte bystyret dialogmøter i 2002 og 2003 i kommunens tjenesteytende virksomheter. Dialogmøtene skal være en arena der bystyrepolitikere har anledning til å føre en samtale med virksomhetens brukere. I tillegg er virksomhetsleder til stede for å gi en kort orientering om virksomhetens tjenester, og for å få innspill til egen utvikling og brukertilpasning av tjenester. Brukerne kan legge fram synspunkter og komme med spørsmål. Formålet er å gi ulike aktører med interesser og ansvar for de ulike tjenestene en felles møteplass og tilrettelegge for en uformell samtale der alle er likeverdige samtalepartnere. Kunnskap om og kjennskap til hverandre og synspunkter fra brukerne skal stå i fokus. I samme periode som dialogmøtene gjennomføres vil Drammen kommune gjennomføre en innbyggerundersøkelse for å kartlegge synspunkter flere av kommunens tjenesteområder. Både innbyggerundersøkelsen (april), dialogmøter (mars/mai) og ev. brukerundersøkelser (høsten 2004) gjennomføres for å brukertilpasse og avstemme forventinger til det kommunale tjenestetilbudet. Dialogmøtet er oppstarten av budsjettarbeidet for 2005 2008. Det politikerne hører og lærer, skal være med som et grunnlag for diskusjoner og politisk arbeid inn mot bystyrebehandling av budsjettet i juni og november 2003. I junimøtet skal politikerne legge føringer og prioritere.i november skal budsjettet vedtas. Noen virksomheter får slått sammen sine dialogmøter i felles møter i nettverk (områder). Dialogmøtene foregår i tidsrommet mars - mai. Synspunkter fra brukere av kommunale tjenester må vektlegges om en skal lykkes i å levere det brukerne har behov for. Selv om mange brukere er godt fornøyd med de kommunale tjenestene, er det kommunens utgangspunkt at man hele tiden kan bli bedre. Det er også viktig å avklare forventninger kommune og brukere har til hverandre. Dialogmøtet kan være det første skrittet til å utvikle tjenestetilbudet videre. Kanskje virksomhetsleder kan gjøre justeringer og bedre kvaliteten bare ved å høre hva brukerne mener i dialogmøtet? Politikerne har mange gode formål å ivareta i sitt arbeid med budsjettet. Selv om brukere får anledning til å komme med ønsker og synspunkter i dialogmøtet, er det viktig å være klar over at ikke alle ønsker kan imøtekommes. Men å lytte til og lære av og om hverandre er ofte det første skrittet mot endring. Kanskje det som blir sagt, kan ivaretas og prioriteres politisk på kort eller lang sikt? Å få best og mest mulig tjenester for pengene i bykassa er et felles ønske. Velkommen til dialogmøte i april/mai. Invitasjonen til dialogmøtet sendes brukerne via virksomhetsleder. Har du spørsmål vennligst ta kontakt med virksomhetsleder.
Velkommen! Drammen kommune Mars 2004 Navnetrekk Virksomhetsleder
Vedlegg 2 Ramme for dialogmøtene / innhold referatmal (utkast pr dato) Tid to iii timer 1. 5 min 2. 5 min Aktivitet Forberedelse Ansvar Velkommen Hensikten med møtet Presentasjon av virksomheten/e iv 3. Fortid nåtid framtid (perspektiv) Skape klima for åpen dialog /felles om å skape en god tjeneste for brukerne Innkalling utsendelse av virksomhetsplan 2003 og årsmelding 2002 Felles og unikt målekart BMS Serviceerklæringer Brukerundersøkelser Medarbeiderundersøkelser Aktuelle tema: (brukere, økonomi, medarbeidere, utvikling, utfordringer, læring) 4. Veien videre Handlingsrommet - prioriteringer/ønsker/ - satsingsområder Møteleder Virksomhetsleder/e Alle Alle Skriv et kort og konsist referat maks 2. sider iv Presentasjon av virksomheten maks fem minutter. Tiden skal brukes på dialogen politikere brukere. Virksomhetsleders rolle skal være tilbaketrukket.