Formannskapet Utvalg: Møtested: kommunestyresalen, Hammerfest rådhus Dato: 29.09.2011 Tidspunkt: 10:00 Møteinnkalling Forfall meldes til utvalgssekretæren på e-post svanhild.moen@hammerfest.kommune.no eller telefon 78402502 /977 34965 som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Saksliste Saksnr PS 71/11 PS 72/11 PS 73/11 PS 74/11 PS 75/11 Innhold Søknad om skjenkebevilling - Qa Spiseri (Maher Mawed) Inndragning av salgsbevilling for en periode på 1-7 dager - Rema1000 Fuglenes Midler til etablering av bowlinghall i Hammerefest sentrum Orientering - omsorgssentret og kontinuitet i Hammerfest Eiendom KF Godkjenning av protokoll Muntlig sak: Drøfting av framdrift av Mellomvannet boligfelt. Det arbeides med en tilleggssak angående Aker Seafoods og flåtedrift. Vi håper å få den ferdig før møte i formannskapet. Saksdokumentene er lagt ut til offentlig gjennomsyn på Hammerfest rådhus - servicekontoret, Hammerfest bibliotek og kommunens hjemmeside. Møtet er åpent for publikum! Alf E. Jakobsen ordfører
Saksbehandler: Hilde Strømme Saksnr.: 2011/40-69/ Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 48/11 Styret for kultur, omsorg og undervisning 26.09.2011 71/11 Formannskapet 29.09.2011 Saksdokumenter vedlagt: Saksdokumenter ikke vedlagt: Søknad om skjenkebevilling av 15.07.2011 Politiet sin høringsuttalelse av 15.08.2011 Skatteoppkreveren i Hammerfest sin høringsuttalelse av 15.08.2011 Rus- og psykiatritjenesten sin høringsuttalelse av 15.08.2011 Søknad om skjenkebevilling - Qa Spiseri (Maher Mawed) Saken gjelder Maher Mawed søker om skjenkebevilling for serveringsstedet Qa Spiseri i Sjøgata i Hammerfest. Det søkes om skjenkebevilling for innvendige og utvendige arealer. Rådmannen innstiller i saksfremlegget til at søknaden innvilges som omsøkt. Sakens bakgrunn og fakta Maher Mawed har drevet Qa Spiseri siden mars 2010 og har hatt serveringsbevilling for virksomheten siden oppstarten Det søkes om skjenkebevilling for alkoholgruppe 1 og 2. Omsøkt skjenketid er kommunens maksimaltid. Dersom søknaden innvilges vil Qa Spiseri utvide sin nåværende åpningstid til å bli tilsvarende skjenketid. Av søknaden fremkommer det at driftkonseptet er restaurant. Det søkes om skjenkebevilling for innvendige arealer hele året og for utvendige arealer i sommerhalvåret. Skjenkestedets totale areal er på 150 m2 og har 160 sitteplasser. Halvparten av sitteplassene er innendørs og halvparten utendørs. Servering ute i sommerhalvåret vil foregå på et allerede inngjerdet område på yttersiden.
Maher Mawed er oppført som styrer og Anette Weile Holm som stedfortreder. Begge har avlagt kunnskapsprøven etter alkoholloven. Høringsuttalelser Politiet sin høringsuttalelse av 15.08.11; Det er foretatt vandelssjekk av følgende foretak og personer: Qa Spiseri foretaksnr: 995253631, ingen anmerkninger. Maher Mawed, f. <>, ingen anmerkninger. Anette Weile Holm, f. <>, ingen anmerkninger. Politiet har ellers ingen anmerkninger hva gjelder driftskonsept, serveringsbevilling eller skjenkebevilling. Skatteoppkreveren i Hammerfest sin høringsuttalelse av 15.08.11; Qa Spiseri/ Maher Mawed, org.nr. 995 253 631: ingen restanser. Har mottatt terminoppgaver og innbetalinger for 2011. Maher Mawed, <>, ingen restanser. Utskrevet forskuddskatt, innbetalingene rettidige. Anette Weile Holm, <>, restskatt 2010, men ikke fortalt til betaling ennå. Rus- og psykiatritjenesten sin høringsuttalelse av 15.08.11; Rus- og Psykiatritjenesten har ingen innvendinger på at denne skjenkebevillingen gis, på grunnlag av likhetsprinsippet. Vi merker oss søknad om servering ute i et inngjerdet område. Det var per 16.09.11 ikke mottatt skriftlig høringsuttalelse fra Skatt Nord, men rådgiver Irvin Nordling bekreftet per telefonsamtale med saksbehandler 16.09.11 at det ikke foreligger innvendinger fra deres side. Rådmannens vurdering Alkoholloven 1-7 a første ledd regulerer kommunens skjønnsutøvelse ved behandling av søknad om bevilling for salg eller skjenking av alkohol; Ved vurderingen av om bevilling bør gis, kan kommunen blant annet legge vekt på antallet salgs- og skjenkesteder, stedets karakter, beliggenhet, målgruppe, trafikk- og ordensmessige forhold, næringspolitiske hensyn og hensynet til lokalmiljøet for øvrig. Det kan også legges vekt på om bevillingssøker og personer som nevnt i 1-7 b første ledd er egnet til å ha bevilling. Personer som nevnt i 1-7 b er bevillingshaver og andre personer som har vesentlig innflytelse på virksomheten. Ved vurderingen etter 1-7 a må det særlig etterstrebes likebehandling av bevillingssøkerne. Hammerfest kommune har ikke satt tak på antall skjenkebevillinger som gis. Innvilgelse av denne bevillingen innebærer en økning i det totale antallet bevillinger i byen da Qa Spiseri ikke har hatt skjenkebevilling tidligere.
Stedets karakter er restaurant/spiseri. Qa Spiseri er etter rådmannens vurdering direkte sammenlignbart med Nostalgia Cafe i Strandgata med hensyn til karakter og driftskonsept. Nostalgia Cafe fikk innvilget skjenkebevilling for alkoholgruppe 1, 2 og 3 i Formannskapet sitt møte 27.01.11. Innvilget skjenketid ble klokken 10.00-24.00 alle dager for gruppe 1 og 2 og klokken 13.00-24.00 alle dager for gruppe 3. Nostalgia Cafe søkte om utvidet skjenketid, til kommunens maksimaltid, i søknad av 11.08.11. Denne søknaden er under behandling i administrasjonen. Rådmannen kan ikke se det er saklige grunner for at Qa Spiseri og Nostalgia Cafe ikke skal likebehandles med hensyn til innvilgelse av bevilling og skjenketid. Når det gjelder målgruppe og næringspolitiske hensyn taler dette etter rådmannens vurdering for å innvilge søknaden som omsøkt. Innvilgelse vil gi et økt tilbud til byens befolkning da driftskonseptet er et annet enn alternativene som er tilgjengelige per dags dato. Dersom byens befolkning ønsker å gå ut i sentrum for å drikke alkohol på kvelds- og nattid må de per dags dato gå på typiske utesteder med det dette medfører. Alternativer utenfor selve bykjernen er Nostalgia Cafe i Strandgata som har åpent til klokken 24, men har søkt om utvidet skjenketid til klokken 01 og klokken 03, og Hammerfest Bistro på Fuglenes som har åpent til klokka 01. Qa Spiseri ville representert et tilbud med lavere støynivå og generelt rolige omgivelser. Videre har Qa Spiseri matservering på kvelds- og nattetid. Det er per dags dato få steder i sentrum som tilbyr matservering, ut over pizza og gatekjøkkenmat, på kvelds- og nattetid. Når det gjelder beliggenhet, trafikk- og ordensmessige forhold og hensynet til lokalmiljøet for øvrig kan ikke rådmannen se at innvilgelse vil medføre uheldige konsekvenser av nevneverdig betydning. Qa Spiseri ligger i et område hvor det allerede er støy og en del trafikk, blant annet til og fra Kaikanten som ligger i umiddelbar nærhet. Det foreligger ikke vandelsmessige innvendinger fra noen av høringsinstansene. Rådmannen har funnet saken vanskelig, men innstiller etter en samlet vurdering til at Maher Mawed innvilges skjenkebevilling som omsøkt. Rådmannens forslag til vedtak Formannskapet innvilger følgende skjenkebevilling for bevillingsperioden 29.09.2011-30.06.2012, jf. alkoholloven 1-6 og 1-7; Bevillingssøker: Maher Mawed Virksomhetens navn: Qa Spiseri Skjenkested: Qa Spiseri i Sjøgata i Hammerfest Driftskonsept: Restaurant Areal: 150 m2 Antall gjesteplasser: 160 Uteservering: Ja, i perioden 01.05-01.10. Alkoholgruppe: Gruppe 1 og 2 Skjenketid: Gruppe 1 og 2: - Klokken 10.00-01.00 mandag til torsdag, søndag og helligdag - Klokken 10.00-03.00 fredag og lørdag Styrer: Maher Mawed Kunnskapsprøve: Avlagt Stedfortreder: Anette Weile Holm
Kunnskapsprøve: Avlagt For bevillingen skal det betales årlig bevillingsgebyr i henhold til alkoholloven 7-1 og 7-2 samt forskrift om omsetning av alkoholholdig drikk mv. 6-2. Det gjøres oppmerksom på at det i henhold til alkoholloven 3-7 tredje ledd ikke er tillatt med salg eller utlevering av alkoholholdig drikk med høyst 4,7 volumprosent alkohol på søndager og helligdager, 1. og 17. mai og på stemmedagene for stortingsvalg, fylkesting, kommunestyrevalg og folkeavstemning vedtatt ved lov. Bevillingen forutsettes utøvet i nøye samsvar med alkoholloven med forskrifter samt kommunens alkoholpolitiske retningslinjer.
Saksbehandler: Hilde Strømme Saksnr.: 2011/707-8/ Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 47/11 Styret for kultur, omsorg og undervisning 26.09.2011 72/11 Formannskapet 29.09.2011 Inndragning av salgsbevilling for en periode på 1-7 dager Rema1000 Fuglenes Saken gjelder Nordfjeldske Kontroll AS utfører skjenke-, salgs- og røykekontroller for Hammerfest kommune. Den 09.06.11 ble det ved en anonym kontroll på Rema1000 Hammerfest avdekket at det ble solgt alkoholholdig drikke ut over tillatt salgstid. Overtredelsen defineres som en særlig alvorlig overtredelse i Hammerfest kommune sine alkoholpolitiske retningslinjer. Rådmannen innstiller i saksfremlegget til at salgsbevillingen for Rema1000 Fuglenes inndras for en periode på tre dager. Inndragelsen foreslås å gjelde for perioden 24-26.10.2011. Sakens bakgrunn og fakta Nordfjeldske Kontroll AS gjennomfører skjenke-, salgs- og røykekontroller for Hammerfest kommune. Den 09.06.11 foretok de en anonym kontroll på Rema1000 Hammerfest. Ved kontrollen ble det avdekket at en ansatt solgte alkohol gruppe 1 klokken 20:19. Overtredelsen ble dokumentert i form av kopi av kvittering som viser salget. Tillatt salgstid i henhold til Hammerfest kommune sine alkoholpolitiske retningslinjer og Rema1000 Fuglenes sitt bevillingsvedtak fra 12.06.08 er klokken 09.00-20.00 på hverdager. Administrasjonen sendte bevillingshaver Kjøpmann AS brev med oppfordring om å uttale seg om forholdet 23.06.11. Daglig leder opplyste per telefon 27.06.11 at han beklaget forholdet og at det skyldtes en forglemmelse fra en ferievikar i et stresset øyeblikk. Han informerte videre om at alle ansatte er informert om tillatt salgstid og at forholdet er tatt opp med de ansatte. Forholdet vil bli tatt opp igjen på neste personalmøte hvor viktigheten av å overholde salgstidene vil bli understreket. På bakgrunn av dette håper han at forholdet ikke vil gjenta seg.
Rådmannens vurdering Tillatt salgstid for alkoholholdig drikke fremgår av alkoholloven 3-7 og Hammerfest kommune sine alkoholpolitiske retningslinjer punkt 5.2. I Hammerfest kommune er tillatt salgstid for alkoholholdig drikke gruppe 1 klokken 18:00 til 20:00 mandager til fredager. I henhold til retningslinjene punkt 12.2.1 er brudd på salgs- og skjenketidsbestemmelser en særlig alvorlig overtredelse. Sanksjonene ved overtredelser fremgår av punkt 12.3 som sier følgende; Ved vurdering av reaksjon skal hver sak vurderes konkret med særlig vekt på: Type overtredelse Overtredelsens grovhet Klanderverdige forhold hos bevillingshaver Hva som er gjort for å rette opp forholdet Tidligere praktisering av bevilling Ved overtredelser skal det vurderes om bevillingshaver skal innkalles til møte med Hammerfest kommune ved sentraladministrasjonen. Skriftlig advarsel og inndragning for de ulike overtredelser innenfor bevillingsperioden iverksettes etter følgende veiledende skala: Antall Særlig alvorlige Alvorlige Mindre alvorlige 1. gang Inndragning 1-7 dager Skriftlig advarsel Skriftlig advarsel 2. gang Inndragning 1-2 uker Inndragning 1-7 dager Skriftlig advarsel 3. gang Inndragning 1-2 mnd Inndragning 1-2 uker Inndragning 1-7 dager 4. gang Inndragning 2-4 mnd Inndragning 1-2 mnd Inndragning 2-4 uker 5. gang Absolutt inndragning Absolutt inndragning Inndragning 4-8 uker Ved særlige alvorlige overtredelser kan inndragning av bevilling skje allerede ved første gangs overtredelse. Politianmeldelse av straffbart forhold kan skje uavhengig av ovennevnte sanksjonssystem. Ifølge skalaen skal særlig alvorlige overtredelser som utgangspunkt medføre inndragning av bevillingen for en periode på 1-7 dager ved første gangs overtredelse. Skalaen er veiledende, det vil si at det må foretas en konkret vurdering av alle relevante forhold og særlig av de nevnte fem forholdene. Overtredelsen er en særlig alvorlig overtredelse. Det kan ikke sies å foreligge klanderverdige forhold hos bevillingshaver. Daglig leder opplyste at overtredelsen skyldtes en forglemmelse fra en ansatt i et stresset øyeblikk. I ettertid er forholdet tatt opp med alle ansatte og det vil tas opp igjen på neste personalmøte. Tidligere praktisering av bevillingen er svært god. Det har ikke vært overtredelser av bevillingen tidligere. Hammerfest kommune har ikke hatt tilsvarende overtredelser av de alkoholpolitiske retningslinjene tidligere og det foreligger derfor ingen praksis på hvor mange dager salgsbevillinger inndras for ved denne typen overtredelser.
Etter rådmannens vurdering foreligger det verken formildende eller skjerpende omstendigheter ved overtredelsen. På bakgrunn av dette innstiller rådmannen på en inndragning av salgsbevillingen for en periode på tre dager. I henhold til forvaltningsloven skal bevillingshaver gis en klageadgang på tre uker. For at bevillingshaver sin klageadgang skal bli reell foreslår rådmannen videre at inndragningen gjelder for perioden 24-26.10.2011. Rådmannens forslag til vedtak Formannskapet inndrar Kjøpmann AS sin salgsbevilling for Rema1000 Fuglenes for perioden 24-26.10.2011. Begrunnelsen er brudd på tillatt salgstid, jf. Hammerfest kommune sine alkoholpolitiske retningslinjer punkt 5.2.
Saksbehandler: Bjørn-Harry Risto Saksnr.: 2010/1736-10/ Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 73/11 Formannskapet 29.09.2011 Saksdokumenter vedlagt: 1 Søknad om støtte til etablering av bowlinghall Saksdokumenter ikke vedlagt: Forretningsplan for Hammerfest Bowling SUS Midler til etablering av bowlinghall i Hammerfest sentrum Saken gjelder Styreleder Gudrun Rollefsen har på vegne av styret i Hammerfest Bowling SUS søkt Hammerfest kommune om kr 500 000,- i tilskudd til etablering av bowlinghall. Sakens bakgrunn og fakta Initiativtakerne bak etablering av Hammerfest Bowling (selskap under stiftelse) har nedsatt et interimsstyre for å arbeide frem prosjektet. Interimsstyret består av: Gudrun Rollefsen (Barents Naturgass A/S) Kjell Kristoffersen (Hammerfest flerfaglige opplæringskontor) Stein Tore Bergheim (BIS Industrier A/S) Tommy Niska (Båt og Motor A/S) Jan Egil Sørensen (HONU A/S) Kjartan Mikalsen (Pro Barents) Forretningsideen er å etablere et attraktivt aktivitetstilbud/sosial arena for lokalbefolkning og tilreisende i form av en bowlinghall med tilleggstilbud i form av biljard og airhockey. Aktivitetstilbudet er ment å treffe de fleste av byens befolkningsgrupper, og kanskje spesielt ungdom som faller utenfor det organiserte fritidstilbudet. Bowlinghallen var først planlagt samlokalisert med planlagt Lekeland i nytt bygg i Verkstedveien nær flyplassen. Imidlertid ser det nå ut som at Bohus flytter butikken til det nye
bygget under oppføring på fuglenes, slik at det gamle (nåværende) bohuslokalet blir ledig, og styret er nå i dialog med utleier om leie av lokaler der. Foruten ordinære spillekvelder på dag og kveldstid vil det arrangeres kick-off og andre sosiale arrangementer for bedriftskunder (grupper) samt bowlingbursdager for barn og unge. De regner med å sysselsette 3 4 deltidsansatte. Søker opplyser at det arbeides med å få etablert et treningssenter i Bohus-bygget, samt mulighet for at Lekeland også flytter inn der, og man ser for seg at det gamle Bohusbygget kan fremstå som et aktivitetshus for byen, som vil øke aktivitet i sentrum og indirekte generere økt handel og uteliv. I h.h.t. utarbeidet forretningsplan kreves følgende investeringer: 6 bowlingbaner levert og montert kr 2 100 000,- 2 biljardbord og 2 airhockey kr 170 000,- Kontorutstyr kr 30 000,- Utarbeidelse logo og nettside kr 40 000,- Markedsføringsmateriell kr 25 000,- Etablering i Brønnøysundregistrene kr 6 000,- Diverse ved etablering kr 10 000,- Forretningsplan kr 45 000,- TV/musikkanlegg kr 30 000,- Bygningsmessige innredninger kr 100 000,- Elektrisk anlegg kr 200.000,- Til sammen kr 2 756 000,- Finansiering: Banklån kr 700 000,- Risikolån Innovasjon Norge kr 200 000,- Etableringstilskudd + stipend Innovasjon Norge kr 518 000,- Bedriftutviklingstilskudd H-fest kommune kr 22.500,- (tidligere innvilget) Investeringstilskudd H-hest kommune kr 135.000,- (innvilget kr 100 000,-) Aksjekapital kr 1 100 000,- Egne midler og eget arbeid kr 80.500,- Til sammen kr 2 756 000,- Økonomi/drift Det er utarbeidet budsjett før de 3 første driftsår som alle positivt viser resultat. Omsetningen første hele driftsår er budsjettert til kr 2 485 000,-. Omsetningen og priser er budsjettert på bakgrunn av erfaringstall fra flere anlegg i Nord Norge, men hovedsaklig en sammenligning med Finnsnes som også har 6 baner. Banen i Hammerfest har budsjettert med noe høyere priser enn gjennomsnittet for de øvrige hallene. Dette forsvares med at publikum vil få et bedre og bredere tilbud. De største utgiftspostene er husleie, lønn og avskrivninger, der husleie er desidert størst med kr 636 000,- første hele driftsår. Som en del av finansiering og drift planlegger selskapet å selge sponsorpakker til bedrifter der disse gis mulighet for profilering mot at ansatte i bedriften får et visst antall kort til disposisjon,
samt at sponsorbedriftene kan benytte hallen til bedriftsinterne samlinger (Kick off og lignende). Initiativtakerne håper at det vil bli startet en bowlingklubb i Hammerfest i kjølvannet av etableringen, og håper med dette å få etablert et eget bowlingmiljø i byen. Hammerfest kommune har via næringsfondet tidligere innvilget bedriftsutviklingstilskudd på kr 22 500,- og investeringstilskudd på kr 100 000,- til prosjektet. Rådmannens vurdering Erfaringsmessig er lønnsom drift av bowlinghaller utfordrende, og kundegrunnlaget i Hammerfest regionen er begrenset men voksende. Selv om det er vanskelig å vurdere realismen i budsjettene innebærer prosjektet, etter saksbehandlers vurdering, ikke ubetydelig risiko. Denne risikoen bærer imidlertid alle som går inn med egenkapital/aksjekapital i prosjektet. Man forutsetter å holde lånekapitalen lavest mulig for derigjennom å redusere risikoen maksimalt. Per i dag mangler prosjektet ca kr 500 000,- i egenkapital/sponsormidler før finansieringen er på plass, og det er altså denne summen det søkes Hammerfest kommune om. Et slikt tilbud vil øke mangfoldet i aktivitets- og fritidstilbudet for både Hammerfests befolkning og tilreisende. Spesielt positivt er det etableres et nytt tilbud og en sosial arena for uorganisert ungdom. Dette må imidlertid anses som et kommersielt fritids/aktivitetstilbud. Kommunens virkemiddelapparat for å håndtere søknader innenfor dette segmentet er i all hovedsak kommunens næringsfond, og prosjektet har allerede mottatt maksimalt av det næringsfondets retningslinjer tillater. Om kommunen skulle ytterligere involvere seg i prosjektet vil det kunne skape en uheldig presedens overfor fremtidige tiltak av lignende art. Med bakgrunn i kommunens økonomi anbefales det at søknaden avslås. Rådmannens forslag til vedtak: Formannskapet avslår søknaden fra Hammerfest Bowling SUS om støtte til etablering av bowlinghall. Begrunnelsen for avslaget er at kommunens økonomiske situasjon ikke tillater prioritering av tiltaket.
Saksbehandler: Leif Vidar Olsen / Svanhild Moen Saksnr.: 2010/714-30/ Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 74/11 Formannskapet 29.09.2011 Saksdokumenter vedlagt: - Hammerfest Eiendom KF sak 34/11 Orientering omsorgssentret og kontinuitet i foretaket. Saksdokumenter ikke vedlagt: Orientering - omsorgssentret og kontinuitet i Hammerfest Eiendom KF Saken gjelder Se vedlegg Rådmannens forslag til vedtak: 1. Saken tas til orientering.
Sak 34/11 Orientering - omsorgsenteret og kontinuitet i foretaket Anskaffelsesprosessen er som følger: Anskaffelsen skjer i henhold til lov om offentlig anskaffelse etter følgende prosess: Skisseporsjekt: - Valg av leverandør velges med bakgrunn i skisseprosjektet Detaljprosjekt: - Ansvar for detaljprosjektet vil ligge hos valgt entreprenør Totalentreprise: - Prosjektet gjennomføres som totalentreprise Tildelingskriterier som er valgt: - Pris 30 % - Funksjonalitet 30 % - Kvalitet og tekniske løsninger 25 % - Gjennomføringsevne 15 % Videre er det valgt på premiere de tre beste prosjektene med bakgrunn i funksjonalitet for prosjektet. Hva er lagt/ beskrevet i tildelingskriteriene: 30 % - pris: - Alle kostnader inklusiv pris på tomt 30 % - funksjonalitet - Best utforming i henhold til våre krav, heri arealutnyttelse fleksibilitet, elastisitet, og alle forhold omkring gode funksjonelle løsninger. 25 % - kvalitet og tekniske løsninger: - Beste kvalitative løsning mht. arkitektonisk, estetisk, teknisk, tekniske løsninger innen rommessige kvaliteter, energieffektivitet, miljøvennlige løsninger og LCC. 15 % gjennomføringsevne: - Dokumentasjon av tilstrekkelig erfaring med denne type prosjekter innenfor vårt krav til tidsramme, dokumentasjon av relevant e byggeprosjekter, CV for arbeidere som tilbys, hvordan tilbyder vil disponere tiden for aktuelle medarbeidere i prosjektutarbeidelsen.
Framdrift opprinnelig: - Romprogram ferdig - Konkurransegrunnlag ferdig - Kravspesifikasjon ferdig - Utlyst på Doffin: uke 26 - Frist for påmelding uke 33 - Frist for levering tilbud uke 46 forlenget til uke 48 - Valg av alternativ uke 48/11-06/12 - Gjennomgang av tilbud uke 06/12-14/12 - Behandling i kommunen uke 15/12-24/12 - Kontrahering uke 24/12-26/12 - Detaljprosjektering frem til uke 27/13-15/13 - Vedtak regulering, senest uke 15/13 - Byggeperiode uke 16/13-48/14 - Overtakelse bygg uke 49/14 Frist for levering av tilbud er forlenget med 14 dager og tid for valg av alternativ reduseres fra 90 til 75 dager. Forlengelsen får med andre ord ikke noe å si på den totale fremdriften. Tid for behandling av skisseprosjektet i kommunen ar avsatt i tilefelle der er stor uoverensstemmelse mellom kostnad skisseprosjekt og kommunens vedtatte økonomiske ramme for prosjektet. Dersom kostnaden på skisseprosjektet ligger innefor den ramme som er avsatt vil en spare tid her, men vi må også være oppmerksom på at klager kan medføre forskyvninger i fremdriftsplanen. Investeringskalkyle, sist oppdatert 21.06.2011 - Huskostnad kr 123 000 000 - Utendørs kr 30 000 000 - Generelle kostnader kr 7 000 000 Sum byggekostnad kr 160 000 000 - Inventar og utsmykning kr 15000000 Sum kr 75 000 000 - Spesielle kostnader kr 43 750 000 Sum grunnkalkyle kr 218 750 000 - tillegg/ uforutsett kr 30 000 000 - prisstigning kr 13 000 000 Forventet kostnad inkl. mva kr 261 750 000 - Dette gir en kostnad på kr. 41 000 pr. m2 på brutto byggareal. - Tilskudd fra husbanken vil være i størrelsesorden opp mot 53 million kroner - Netto areal er 4060 m2
- Bruttoareal 6500 m2 I e-post av 8. september ber rådmannen om en kort beskrivelse omkring kontinuitet i foretaket/ sikkerhet i fremdriften av prosjektet, heri; - Beskrivelse av prosessen angående anbudsfrist omsorgsenteret. - Hvilken interesse er det for omsorgssenter prosjektet? - Kort beskrivelse av prosessen videre vedrørende tidsplan, organisering av prosjektet bl.a. med de store utskiftinger i HE KF, daglig leder, pensjonering og eventuelt ny valg til styret. - Evalueringsgruppa og hvem som bestemmer endelig løsning på plassering av omsorgssenteret. Anbudsfrist (Daglig leders anmerkning): Prosjektet holder den femdrift som Hammerfest eiendom KF tidligere som er beskrevet ovenfor. Anbudsfrist/ tilbudsfrist for skisseprosjektet er satt til uke 48/11 (forlenget med 2 uker i forhold til tidligere fremdriftsplan) og detaljprosjekteringen vil løpe frem til uke 15/13. Interessen for prosjektet anses å være god. Der var 56 som meldte interesse for prosjektet, derav 8-9 interessenter med kapasitet til å gjennomføre prosjektet. Vi anser oss fornøyd med dette og forventer en reell konkurranse omkring prosjektet. Utfordringen er at det konkurreres på fire forskjellige tomtealternativ. Tre av tomtene er privateide og der er det tomteeierne, med sine samarbeidspartnere, som vil levere inn skisseprosjekt. Der er flere aktører som har meldt sin interesse i den kommunale tomten slik at vi får en interessant konkurranse på den kommunale tomten. Tidsplan videre (Daglig leders anmerkning): Som nevnt tidligere der er ikke kommet inn noen nye momenter i prosjektfasen som endrer femdriften. Etter anmodning fra interessenter er frist for levering av tilbud/ anbud forlenget med 14 dager, en forlengelse vi tar igjen med å redusere gjennomgangen av tilbudene tilsvarende. Vi er inne i en fase hvor prosessen ikke påvirkes fremdriftsmessig av mulige tilbydere og så lenge kommunen/ Hammerfest eiendom KF ikke gjør tiltak/ endringer i prosjektet så skjer det ingen forskyvninger i den del av fremdriftsplan vi nå er inne i nå. Organisering av prosjektet (Daglig leders anmerkning): Prosjektet vil styres og organiseres i henhold til gjeldende eller eventuelt reviderte byggeprosjektrutiner for Hammerfest kommune. Hammerfest eiendom KF v/ byggeprosjektavdelingen vil være ansvarlig for fremdriften i prosjektet og det arbeides nå med en prosess på å rekruttere en ny prosjektleder som skal ha ansvaret for prosjektet. Det synes imidlertid ikke lett å få tak i kvalifiserte søkere til stillingen, vi har så langt to søkere, ingen aktuelle, men søknadsfristen er utvidet med 3 uker.
Fristen for levering av tilbud er i henhold til fremdriftsplan satt til uke 46 og nåværende ansvarlig prosjektleder vil kunne følge prosjektet frem til mars 2012. Alternativ løsning (Daglig leders anmerkning): Hva hvis vi ikke får ansatt prosjektleder? Det kan leies prosjektledelse fra eksternt konsulentfirma, koster noe, men en får nødvendig kvalitet og kompetanse for å gjennomføre prosjektet. Ulempen er at vi bare får kjøpt prosjektledelse til det ene prosjektet og må på annen måte løse prosjektledelse av alle de andre prosjektene. Daglig leder har gjort undersøkelser mot eksterne konsulentselskaper og dette er mulig, men har sin pris. I tillegg vil vi leie ekstern byggeledelse for gjennomføring av prosjektet. Forespørsel/ konkurranse om oppdraget om byggeledelse blir lyst ut på Doffin med det første. Evalueringsgruppa og hvem bestemmer endelig løsning på plassering: (Daglig leders anmerkning): Når det gjelder plassering/ valg av tomt har Hammerfest eiendom KF forstått/ oppfattet vedtak og bestilling på oppdraget slik at det er Hammerfest eiendom KF sin rolle og oppgave å ta prosjektet frem til tomt og løsning er valgt. Vi har forstått saken slik at det valg som Hammerfest eiendom KF gjennom utvelgelseskriteriene og evalueringsgruppa kommer frem til blir løsningen. I følge konkurransegrunnlaget vil en måtte forholde seg til det som er satt som utvelgelseskriterier. Utvelgelseskriteriene vil være bestemmende for plassering av bygget. En evalueringsgruppe vil ut fra konkurransegrunnlaget være aktuell i forbindelse med vekting etter funksjonalitet og kvalitet og tekniske løsninger. Med bakgrunn i kommunestyrets vedtak og påfølgende bestilling er situasjonen den at en har fire tomtealternativer og en av tomtene vil bli løsningen. Sammensetningen av evalueringsgruppa er: - Grethe Gebhart, rådgiver Hammerfest kommune - Bente Størvold, virksomhetsleder Hammerfest kommune - Ingrid Dahl, arealplanlegger Hammerfest kommune - Geir Fossland, sivilarkitekt, ekstern levert mulighetsstudiene mht. plassering på mulige tomter til formålet. - Alf Sakshaug, byggeprosjektsjef/ prosjektleder, Hammerfest eiendom KF Gruppa skal peke ut det tilbudet/ alternativet som best oppfyller tildelingskriteriene. Daglig leder er av den oppfatning at gruppas sammensetning og kunnskaper omkring anskaffelsen vil gi et godt og riktig valg for plasseringen av Hammerfest kommunens nye omsorgsenter.
Stor utskifting i foretaket (Styreleders/ styrets anmerkning): Nåværende daglig leder slutter og begynner i ny jobb den 3. oktober. Daglig leder har imidlertid sagt seg villig til, utenom ordinær arbeidstid, å være det sittende styre og konstituert daglig ledelse behjelpelig frem til styret går av, nytt styre er valgt. Utover dette mener styret at en konstituert daglig ledelse vil ha ansvaret for driften frem til ny daglig leder er tilsatt. Stillingen som daglig leder er utlyst og intervju av de første kandidatene er allerede gjennomført. - og forhåpentligvis så vil ansettelse kunne skje i styremøte den 7. oktober. Nåværende daglig leder har videre avtalt med styret å hjelpe til med å utarbeide økonomiplan for 2012 og neste økonomiplanperiode. Økonomimedarbeider/ økonomiansvarlig begynner i sin stilling den 24. oktober. Styret har i styremøte i dag vedtatt å konstituere leder for vaktmester-/ serviceavdelingen som daglig leder frem til ny daglig elder er på plass. Ny valg til styret (Styreleders/ styrets anmerkning): Nytt styre velges av kommunestyret og det er en forutsetning at sittende styre fortsetter sitt arbeid frem til nytt styre er valgt. Når nytt styre er valgt vil dette styret konstituere seg og overta det videre ansvaret for foretaket. Hammerfest 20. september 2011 Arild Johansen Daglig leder Behandling: Daglig leder og styreleder gikk gjennom orienteringen i møtet. Orienteringen var ikke sendt ut til styrets medlemmer men ble fremlagt/ fremført i styremøte. Vedtak: Daglig leders og styreleders/ styrets orientering omkring prosjektet Omsorgsenter og utfordringer en står overfor tas til orientering. Orienteringen sendes rådmannen, formannskap og kommunestyre. Hammerfest den 20. september 2011 Arild Johansen Daglig leder
PS 75/11 Godkjenning av protokoll Rådmannens forslag til vedtak: Protokoll fra møte den 01.09.2011 godkjennes.