Beredskapsplan for 4H Norge 1. Innledning 4H Norges overordnede beredskapsplan skisserer ansvar, organisering, beredskapsledelse og informasjon ved kriser, dvs. plutselige hendelser som akutt oppstått situasjon/hendelse, ulykker, konflikter, aksjoner o.l. Beredskapsplanen er laget med tanke på 4H Norge sentralt, 4H i fylkene, 4H-klubbene og 4H-medlemmene. Hensikten er å definere klare roller og ansvarsforhold når slike plutselige hendelser inntreffer. 4H i fylkene plikter til enhver tid å ha oppdaterte beredskapsplaner tilgjengelige. Disse skal være kommunisert til og gjort tilgjengelige for ansatte, tillitsvalgte og medlemmer. Beredskapsplanen oppdateres fortløpende når det gjelder varslingsliste og viktige telefonnummer. 4H Norge v/sekretariatet er ansvarlig for dette. Planen legges tilgjengelig på det interne nettet. 2. Krisehåndtering 4H Norges beredskapsplan er knyttet til fire sentrale aspekter ved krisehåndtering: Ansvar: Generalsekretæren er overordnet beredskapsleder. Ved oppståtte kriser kan myndigheten delegeres til oppnevnt beredskapsleder som får delegert alle nødvendige fullmakter i en krisesituasjon. Beredskapsleder har ansvar for at beredskapsplanen er oppdatert og at alle involverte får tilstrekkelig opplæring til å kunne utføre sine oppgaver. Organisering: Et hovedelement i god kriseberedskap er tydelig myndighetsfordeling. Det innebærer et ansvar både for å ta beslutninger, samt sørge for at disse blir fulgt opp. Dette krever god organisering, både i beredskapsarbeidet og under en akutt krisesituasjon. Beredskapsledelse: Beredskapsledelsen skal vurdere krisesituasjonen og iverksette relevante tiltak for å redusere skadeomfanget mest mulig. Informasjon: Media har en legitim oppgave i å gi informasjon om det som skjer, og 4H Norge skal signalisere åpenhet og vilje til å informere. For å unngå rykter og unødvendig uro må all informasjon være troverdig og tillitsvekkende. Hendelsen "gis et ansikt" ved at det er en person fra 4H Norge som uttaler seg til media. Beredskapslederen definerer hvem denne personen er. Informasjonen må oppdateres og gjentas jevnlig.
3. Viktige telefonnummer Telefon Brann 110 Politi 112 Ambulanse 113 4H Norge 64 83 21 00 4. Varslingsliste Varslingslisten definerer hvem som skal varsles pr. telefon. Varsling må skje raskest mulig og i oppført rekkefølge, jf. varslingslisten. Alle personer på varslingslisten skal ha varsel. (Beredskapsleder avtaler med den som gir varsel hvorledes videre varsling skjer - hvem som varsler hvem.) Stilling/Navn Stilling Tlf. arb. Mobil Tlf. privat Astrid Solberg Generalsekretær 64 83 21 10 957 60 332 63986205 Ola Cato Lie Styreleder 476 12 950 62 42 01 12 Beate Patay Informasjonsansvarlig 64 83 21 06 415 62 264 63 80 34 69 Ann-Helen Bakkelund Organisasjonskonsulent 64 83 21 08 993 69 975 63 81 71 88 Berørt fylke og lokal 4H-klubb skal varsles. De som er varslet avklarer behov for videre varsling til: øvrige i landsstyret, 4H i fylkene v/4h-konsulent, Norske 4H-alumner evt. privat, fylkesstyreleder og 4H-instruktører. Opplysninger om hjemmekontakt (navn, adresse, privattelefon og telefon arbeid) til alle som deltar i 4H Norges arrangement eller som blir sendt som 4H Norges representant innenlands eller utenlands finnes på sekretariatet. 2
5. Sjekkliste i en krisesituasjon Beredskapsleder vurderer krisesituasjonen og iverksetter relevante tiltak for å redusere skadeomfanget mest mulig Beredskapsleder lager raskest mulig en plan for håndtering av krisen. Planen må være tilpasset hendelsen og dekke punktene som er listet opp i sjekklisten under. Planen definerer hvem gjør hva, når og i hvilken hensikt. Beredskapsleder har ansvaret for nødvendig organisering og tilrettelegging i den aktuelle situasjonen. Beredskapsleder utnevner personer som vil danne et beredskapssekretariat. Den eller de som er på skadestedet - og som er i stand til det, må snarest mulig få klarhet i situasjonen og om nødvendig legge til rette for tiltak for å redde liv og begrense skadeomfanget inntil beredskapslederen er operativ. Aktivitet Ansvar Sett eventuelt i gang førstehjelp Varsle politi / brannvesen / ambulanse/ redn.tjen Varsle beredskapsleder og andre i henhold til varslingsliste Hjelpe involverte til å kontakte sine nærmeste Være kontakt på ulykkesstedet og tilgjengelig på telefon Informere 4H Norge sentralt (tlf. 64 83 21 00), samt 4H-konsulent i berørte fylker Opplegg for eventuell pressekonferanse i samråd med politiet Informasjonsmøte for ansatte, tillitsvalgte, medlemmer, evt. med bistand fra politi, prest eller andre. NB: Pårørende til forulykkede og skadede varsles av politi, sykehus eller prest Vær oppmerksom på: taushetsplikt/sensitiv informasjon informasjonen skal være korrekt hvem du gir informasjon til og hvorfor at du om mulig fører logg 3
6. Instrukser Beredskapsleder m/oppnevnt beredskapssekretariat står i sentrum av krisehåndteringen, og har det overordnede ansvaret for krisearbeidet. Her foretas alle store avgjørelser, og det blir kommunisert eksternt og internt Beredskapssekretariatets størrelse/omfang defineres av beredskapslederen etter krisens størrelse og omfang. Sekretariatets medlemmer skal stå til beredskapsleders disposisjon til en hver tid gjennom hele kriseperioden Instrukser til beredskapsleder for krisen: Har alle fullmakter og leder krisearbeidet. Varsler både i henhold til varslingslisten og berørte parter av krisen. Skaffer oversikt over situasjonen. Fastsetter informasjonsbudskapet - avgjør hvilke informasjon som skal ut og når. Bistår fylker, 4H-klubber og eventuelt redningsmannskap. Instrukser til beredskapssekretariatet: Utføre de arbeidsoppgaver/funksjoner beredskapsleder pålegger dem. Stå til beredskapsleder disposisjon til en hver tid gjennom hele kriseperioden. Vil sammen med beredskapsleder utgjøre beredskapsgruppen, som har som mål å redusere krisens omfang. Instrukser informasjonsansvarlig for krisen: Forsikrer seg om at meldingen er ekte og vurderer omfanget. Holder nær kontakt med 4H Norges ledelse. Sørger for å få ut informasjon om krisen og dens omfang, både internt og eksternt. Skrive pressemelding og nettsak. Sørger deretter fortløpende for oppdatering av nettsidene. Håndtere pressehenvendelser og rette disse til oppnevnt pressetalsmann/-kvinne for krisen. Ansvar for intern informasjon. Politisaker Ved eventuelle politianmeldelser, terrortrusler og lignende vil umiddelbar informasjonsstrategi være svært viktig for det videre utfallet i saken. I saker som omhandler terrortrusler, utpressinger osv. må det vises ekstra varsomhet. Politiet kobles øyeblikkelig inn i saken. Om mulig må det undersøkes om meldingen er riktig, men også dette er i hovedsak en politioppgave. Hold ekstra nær kontakt med politiet når det gjelder strategien for å gi informasjon. Opplysninger om årsaksforhold gis av politi og IKKE av 4H Norge. Politiet frigir navnelister på omkomne og skadede. Politiet har ansvar for å varsle de pårørende (vi kan gi hjelp med navne-/adresselister). 4H Norge må bare gi slik informasjon i forståelse med politiet. 4
Grenseoverskridende seksuell atferd og overgrep mot barn og unge Alle ansatte skal sette seg inn i problematikken vedrørende grenseovergripende atferd og overgrep mot barn og unge, gjennom å lese Trygg og tilstede en veiviser for barne og ungdomsorganisasjonene i møte med grenseoverskridende seksuell atferd. Veilederen er utgitt av Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner (LNU). Heftet kan bestilles eller lastes fra www.lnu.no I saker som gjelder grenseoverskridende seksuell atferd eller seksuelle overgrep mot barn og unge, må det utvises varsomhet. Dersom du som ansatt i 4H får kjennskap til en slik situasjon, forholder du deg til følgende: 1. Gå forsiktig fram, og behold roen. 2. Få oversikt over hva som har hendt, og gjør om mulig notater. 3. Ta kontakt med generalsekretæren i 4H Norge for å få råd om hvordan situasjonen skal håndteres videre. Generalsekretæren gir om nødvendig informasjon til øvrige organisasjonsledd. 4. Dersom et barn eller en ungdom betror seg til deg, må du lytte og ta det du hører på alvor. Du må aldri love at du ikke skal si det videre. Si heller at du vil hjelpe så godt du kan, og at du vil stille opp for den det gjelder. 5. Mistanke om at en mindreårig er utsatt for seksuelle overgrep, f.eks. ved en betroelse til deg som ansatt, kan sendes som bekymringsmelding til lokalt barnevern, eller tas opp med helsesøster/øvrig hjelpeapparat i kommunen. 6. Politiet skal varsles når det foreligger mistanke om grove overgrep som voldtekt, voldtektsforsøk eller andre mulige strafferettslige forhold hvor etterforskning kan være påkrevet. Politiet vil kunne koble inn barnevern og annet hjelpeapparat i saker som gjelder mindreårige. 7. I voldtektssaker må voldtektsmottak kontaktes, slik at det kan sikres bevis og gis oppfølging og behandling. Kontakt legevakten snarest mulig, som vil videreformidle informasjon om nærmeste voldtektsmottak. 8. Presse og andre medier henvises til generalsekretæren i 4H Norge. Forsikring Vurder hvilke forsikringer som kan gjelde i ulykkessituasjonen. 4H Norge har alle sine forsikringer i Gjensidige Forsikring. Medlemsforsikringen, forsikring mot rettslig erstatningsansvar, en evt. egen arrangementsforsikring, reiseforsikring eller kollektiv ulykkesforsikring av ansatte kan være aktuelle. 4H Norges ledelse tar kontakt med Gjensidiges Lillestrøm-kontor for videre oppfølging. 4H-ere på utveksling er gjerne reiseforsikret på egen hånd. 5
7. Informasjon - mediehåndtering En viktig del av krisehåndtering er kommunikasjon i ulike former. God krisehåndtering forutsetter at det er etablert rutiner for hvordan 4H Norge håndterer kommunikasjonen under en krise. Beredskapsarbeidet styrkes gjennom en realistisk og gjennomførbar kriseinformasjonsplan. Informasjonsansvarlig for krisen har ansvaret for å etablere en informasjonstjeneste som er tilstrekkelige til å dekke det interne og eksterne informasjonsbehovet som krisen krever. 4H Norge skal gå aktivt ut med informasjon selv. Det er viktig å beholde initiativet og være offensiv. På den måten viser vi hvilken informasjon vi vurderer som viktig. Både massemedia og 4H Norges kontaktnett for øvrig, ønsker raskest mulig og best mulig informasjon. Informasjonen fra 4H Norge skal være enhetlig, enkel og tydelig. Informasjonsansvarlig for krisen har anledning til å uttale seg ut fra egen vurdering på 4H Norges vegne. Pressen ønsker imidlertid også å møte ledelsen. Dette kan skje på evt. pressekonferanse. Informasjonsansvarlig holder løpende kontakt med media, initierer pressekonferanser, gjør avtaler om intervjuer, henviser til (evt. fungerer som) pressetalsmann/ -kvinne for krisen, skriver pressemeldinger, legge ut informasjon på internett og overvåker media. Informasjon i tilknytning til skadested, skadde, pårørende og andre direkte berørte er politiets ansvar når politiet har beredskapsansvaret. Politiet har ansvaret for å lede redningstjenesten ved ulykker i Norge. I dette ansvaret ligger også informasjonsdelen. Det kan være til støtte og hjelp for politiet å få tilbud om bistand fra 4H Norge. Dessuten har 4H Norge behov for å gi fyldigere informasjon til flere personer enn politiet har. 4H Norge vil derfor ønske kontakt med ansvarlig politimyndighet ved større ulykker for eventuelt å kunne assistere med informasjonsarbeidet, dessuten for å oppfylle andre informasjonsforpliktelser. Målgrupper Informasjon kan deles i tre faser etter viktighet: Fase 1: Øyeblikkelig informasjon/varsling til: Sykehus/legevakt - Brannvesen/redningstjeneste - Politi. Fase 2: Så snarlig varsling/informasjon som mulig til oppførte på varslingslisten, jf. pkt 4. Videre varsles Pårørende/berørte - Presse Krisepsykiatere - Forsikringsselskap. Fase 3: Informere og svare på forespørsler fra: - Landstyret og øvrig ledelse / Ansatte og andre berørte i organisasjonen / Pårørende / Naboer og nærmiljø / Publikum (via pressen) / 4H Norges øvrige forbindelser. 6
Organisering og kartlegging av krisen Organiser en (to) informasjonssentral(er). En sentralt og (en nær ulykkessted). Den som er informasjonsansvarlig for krisen bør oppholde seg sentralt og ikke på ulykkessted. Sørg for innsamling av aktuell informasjon, bilder, skisser m.v. Info fra politi, redningstjeneste, sykehus, myndigheter, egne ledd i organisasjonen m.v. Vurder behov for forsterkning av personell på sentralbord, og eventuelt behov for å opprette et eget telefonnummer hvor det gis informasjon om krisen. Sørg for rask oppretting av et evt. pressesenter i tilknytning til informasjonssentral med telefoner, PC-er, kopieringsmuligheter og skriveplasser. Informasjonsansvarlig for krisen besørger tilleggsinformasjon til direkte berørte personer - pårørende i samarbeid med politiet. Ved behov gis ytterligere tilleggsinformasjon internt (landsstyret, sentralt ansatte, fylker (fylkesstyret og ansatte), 4H-klubber, medlemmer og foreldre, de som er med osv.). Presse Summer opp de viktigste faktiske opplysninger og vurder dette sendt til: NB! Send kopi av pressemeldinger internt i organisasjonen (ledelse/landsstyre og berørt(e) lokalledd. Adresseoversikt finnes på www.4h.no. Telefon sentralbord E-post Norsk Telegrambyrå (NTB) 22 03 44 00 (sentralbord) 22 03 45 45 (vaktsjef, hele døgnet) vaktsjef@ntb.no NRK Nyheter NRK Dagsrevyen 23 04 80 00 22 45 90 50 nyheter@nrk.no dagsnytt@nrk.no NRK Publikumsservice 815 65 900 tips@nrk.no nyhetstips@tv2.no TV 2 02255 (sentralbord) pressemelding@tv2.no Oversikt over større aviser/lokalpresse og radio i berørt distrikt finnes på Hellerud. OBS! Før loggbok! 7