Helse Sør-Øst RHF Utlysning av innovasjonsmidler - 2015 Informasjon til søker Avd. forskning og innovasjon, Helse Sør-Øst RHF 01.04.2015
Innholdsfortegnelse Slik søker du... 2 Søknadsadgang... 2 Brukerstøtte for søknadssystemet... 2 Brukerkonto... 2 Språk... 2 Søknadsskjema - Tekst... 2 Forankring hos budsjettansvarlig... 3 Hva skal søknaden inneholde?... 3 Søknadsskjema med beskrivende informasjon... 3 Prosjektets tittel... 3 Informasjon om søker... 3 Prosjektinformasjon... 4 Søknadsbeløp... 4 Nytteverdi for helsetjenesten... 4 Plan for kommersialisering eller opptak i helsetjenesten... 4 Finansiering... 4 Prosjektbeskrivelse... 5 CV... 5 Innsending av søknad og søknadsfrist... 5 Vurdering og tildeling... 6 Retningslinjer for håndtering av klager... 6
Slik søker du Du søker i en elektronisk søknadsportal som er Helse Sør-Øst RHFs nye mottakssystem for innovasjonssøknader. For å søke må du ha søknadsadgang i Helse Sør-Øst, samt registrere deg med en egen brukerkonto for å logge inn (e-postadresse og passord) i søknadsportalen. Søknadsadgang Prosjektleder (søker) må være ansatt i minst 20 % stilling ved et helseforetak / privat, ideelt sykehus i Helse Sør-Øst eller ved en privat institusjon med søknadsadgang. Søknaden må fremmes gjennom en søkerinstitusjon. Brukerstøtte for søknadssystemet Føringene for søknaden er beskrevet nedenfor og følger utformingen av søknadsskjema i den elektroniske søknadsportalen. Det oppfordres til å lese denne teksten parallelt med gjennomgang av skjemaet. Eventuelle spørsmål av teknisk / administrativ karakter kan også rettes på e-post til Avd. forskning og innovasjon, Helse Sør-Øst RHF, med adresse: innovasjon@helse-sorost.no. Brukerkonto Før du oppretter en søknad, må du registrere deg med egen konto i søknadsportalen. Denne kontoen er personlig og gir mulighet til å laste opp og lagre CV og annen dokumentasjon for framtidig bruk dersom du ønsker det. De søknader du registrerer i søknadsportalen, kobles mot din personlige konto. Det kan være fordelaktig å registrere seg som bruker i god tid før søknadsfrist. Språk Søknadsskjema er tilgjengelig på norsk og engelsk. For utlysningen i 2015 kan søker fritt velge språk etter eget ønske. Søknadsskjema - Tekst Søknaden produseres i søknadsportalen gjennom registrering av informasjon i to ulike skjema samt opplasting av de bilag som etterspørres. I skjemaene er alle frie tekstfelter er begrenset på antall tegn eller ord. Dersom du har skrevet teksten på forhånd i Microsoft Word kan du bruke klipp / lim for å sette inn tekst. Det er imidlertid ikke mulig å sette inn bilder eller figurer i tekstfeltene. Alle skjema og bilag er obligatoriske. Det vil ikke være mulig å sende inn en søknad uten at alle obligatoriske skjemafelt er fylt ut og vedlegg lastet opp.
Forankring hos budsjettansvarlig Det forutsettes at søknaden er gjort kjent for budsjettansvarlig ved søkers enhet / avdeling i søkerinstitusjonen. Budsjettansvarlig vil bli bedt om å bekrefte dette ved mottak av en kvittering på innsendt søknad. Prosjektleder må derfor oppgi navn og e-postadresse på budsjettansvarlig ved innsending av søknaden. Hva skal søknaden inneholde? Søker har ansvaret for at søknaden er fullstendig, dvs. at søknadsskjema er korrekt utfylt, at riktige bilag er lastet opp og at etterspurt informasjon er gitt i henhold til føringene. Last bare opp materiale som er etterspurt. Innsending av tilleggsinformasjon etter søknadsfrist tillates ikke, bortsett fra i de tilfeller der dette etterspørres spesifikt fra Helse Sør-Øst RHF. Dersom søknaden ikke oppfyller oppsatte vilkår eller ikke følger de føringer som er angitt, kan søknaden bli avvist på formelt grunnlag. Søknaden skal inneholde: Prosjektinformasjon registrert i skjema. o A: søknadsskjema for prosjektet o B: tilleggsinformasjon til administrativ bruk Prosjektbeskrivelse (maks. 3 sider, PDF) - vedlegg CV for prosjektleder (1 side, PDF) - vedlegg Det gjøres oppmerksom på krav om bekreftelse fra budsjettansvarlig dersom søknaden skal betraktes som fullstendig. Søknadsskjema med beskrivende informasjon Under følger en detaljering av spesifikke krav til feltene i søknadsskjema for prosjektet: Prosjektets tittel Angi én norsk og én engelsk prosjekttittel. Tittelen bør være beskrivende og populærvitenskapelig i stilen med klar referanse til prosjektinnhold. (Unngå generiske titler som Søknad om innovasjonsmidler.) Informasjon om søker Her legger du inn navn på søker, dvs. prosjektleder for innovasjonsprosjektet. Legg inn kun ett navn, eventuelle aktive samarbeidspartnere kan inkluderes i prosjektbeskrivelsen. Skriv også inn prosjektleders tittel og tilhørighet, dvs. sykehus og organisatorisk enhet, samt telefonnummer og e-postadresse. Kvittering for innsendt søknad vil bli sendt til denne e- postadressen.
Prosjektinformasjon Velg kategori for innovasjonsprosjektet fra menyen. Det er søkers ansvar å plassere søknaden i riktig kategori, og denne vil definere videre behandling og endelig plassering av søknaden i relevant vurderingskomité. Søkere som plasserer søknaden i kategorien forskningsbasert innovasjon, skal også oppgi status / utviklingstrinn for prosjektet ved søknadstidspunktet. I denne kategorien gjelder følgende definisjoner: - Teknisk proof-of-principle: det foreligger konkrete bevis fra søker som illustrerer teknisk gjennomførbarhet for prosjektet og som demonstrerer et potensial for videreutvikling av oppfinnelsen. - In vivo proof-of-principle: data fra in vivo-modeller er tilgjengelig og illustrerer prinsipp for idéen / oppfinnelsen. For medisinsk utstyr, diagnostikk eller IT-løsninger, vil det ideelt være etablert en funksjonell prototype. - Pre-klinisk arbeid fullført: alt pre-klinisk arbeid er utført og leder opp til en første studie i mennesker (first-in-man). Søknadsbeløp Skriv inn søknadsbeløp (kun tall). Det kan søkes om støtte til et innovasjonsprosjekt for ett år ad gangen, og det er mulig å oppnå tildeling til ett og samme prosjekt maksimalt to ganger. For 2015, er øvre grense for tildeling av midler satt til 500 000 kroner, og det kan kun søkes om opp til 50 % av prosjektets totalbudsjett. Unntaket er søknader om strategiske innovasjonsmidler. Her er øvre grense for tildeling av midler satt til 3 millioner kroner, og de strategiske midlene kan benyttes til å dekke 100 % av prosjektets totalbudsjett. Tildeling av innovasjonsmidler er betinget av at det kommer inn søknader av tilstrekkelig høy kvalitet til vurdering. Nytteverdi for helsetjenesten Beskriv kort prosjektets nytteverdi for helsetjenesten, og hvorfor det er behov for denne løsningen. Beskriv kort status for håndtering av problemstillinger knyttet til løsningen i dag, og hvorfor idéen representerer et fortrinn over eksisterende løsninger. Plan for kommersialisering eller opptak i helsetjenesten Oppgi kun eventuelle patenter eller patentsøknader knyttet til prosjektet det søkes bidrag til. Gi en kort oppsummering av plan for utnyttelse av løsningen i helsetjenesten og/eller kommersiell utnyttelse samt kjente problemstillinger som vil kunne påvirke muligheter for levering av en løsning eller et produkt. Finansiering Oppgi totalbudsjett i kroner for de 12 månedene det søkes midler til med spesifisering av personalkostnader, innkjøp av tjenester, utstyr og driftsutgifter som angitt i skjema. Skjema summerer automatisk en totalsum for de ulike postene.
Oppgi også en budsjettplan for prosjektet der det vises til finansieringskilder. Angi egeninnsats, ekstern finansiering og omsøkt beløp fra Helse Sør-Øst RHF i kroner for prosjektperioden. Merk at totalsum for budsjettplanen skal være lik sum for totalbudsjett for prosjektet. Søknadsbeløp fra Helse Sør-Øst RHF må ikke overstige maksimalt beløp for innovasjonssøknader (se eget kulepunkt Søknadsbeløp). Skjema for tilleggsinformasjon Informasjonen i dette skjemaet vil ikke følge søknaden under vurderingsarbeidet og vil kun behandles administrativt. Skjemaet er imidlertid obligatorisk og må fullføres før søknaden kan sendes inn. Klassifiser idéen/innovasjonen ved valg av de tema / kategorier som best beskriver idéen/oppfinnelsen. Det er mulig å krysse av for flere alternativer. Prosjektbeskrivelse Prosjektbeskrivelsen skal bestå av en kortfattet men fullstendig beskrivelse av oppgavene i innovasjonsprosjektet, maksimalt 3 A4-sider i Times New Roman, tegnstørrelse 12, enkel linjeavstand, inkl. eventuelle referanser. Prosjektbeskrivelsen lastes opp som et vedlegg til søknaden og skal foreligge i PDF-format. Prosjektbeskrivelsen kan foreligge på norsk eller engelsk. (Se for øvrig underkapittel Språk) Følgende informasjon skal inkluderes: - prosjektets bakgrunn, metoder og tidsplan - redegjøring av prosjektets hensikt og mål - resultater og eventuelle forstudier som underbygger idéen / oppfinnelsen - prosjektorganisering, relevante samarbeidspartnere med tilhørighet (sykehus, universitet, næringsliv osv.) og beskrivelse av deres roller i prosjektet - dersom det allerede finnes finansiering for prosjektet eller tilknyttede aktiviteter, skal forholdet til andre finansieringskilder tydeliggjøres og behovet for merfinansiering / samfinansiering begrunnes CV Søknaden skal inneholde CV for prosjektleder. Denne skal lastes opp som vedlegg i PDFformat og skal ikke overstige 1 A4-side i Times New Roman, tegnstørrelse 12, enkel linjeavstand. Prosjektleder skal gi en kort oversikt over utdanning og kompetanse, stilling(er) og eventuelle innovasjonsaktiviteter av betydning for søknaden. Innsending av søknad og søknadsfrist Søknadsfrist for innovasjonsmidler i Helse Sør-Øst er 30. april kl. 16:00. Før frist kan søknaden endres og sendes inn på nytt.
Etter søknadsfrist, stenger portalen og søknaden får tildelt et løpenummer i vår søknadsdatabase. Budsjettansvarlig ved søkers enhet har da en uke (syv kalenderdager) på å på forankring av søknaden slik at den kan gå videre i vurderingsprosessen. Forankringsprosessen trigges automatisk når søker oppgir navn og e-postadresse til budsjettansvarlig. Vurdering og tildeling Søknadene vurderes av medlemmene i vurderingskomiteene for forskningsbasert og brukerdreven innovasjon etter angitte kriterier. Strategiske søknader vurderes i en egen komité for strategiske innovasjonsprosjekter. Endelige tildelingslister vil bli publisert på Helse Sør-Øst RHFs nettsider for forskning og innovasjon, og søkerne vil samtidig bli tilskrevet med informasjon om søknadens utfall. Oppstart av prosjektet må skje innen tre måneder etter tildeling. Retningslinjer for håndtering av klager Prosjektleder (søker) har anledning til å påklage saksbehandlingsfeil i forbindelse med behandling av søknaden. Utøvelse av faglig skjønn ved vurdering av søknaden kan derimot ikke påklages. Fristen for å klage er tre uker etter mottak av søknadsavslaget. Klagen skal fremmes skriftlig gjennom søkerinstitusjon: Klagen skal være begrunnet, dvs. det skal gjøres kortfattet rede for hvilke saksbehandlingsfeil den gjelder. Klagen sendes til Helse Sør-Øst RHF ved direktør for Avd. forskning og innovasjon med kopi til innovasjon@helse-sorost.no. Etter mottak av klage vil forskningsadministrasjonen i Helse Sør-Øst RHF svare søker innen to uker, med kopi til søknadsinstitusjon. Det vil da bl.a. bli gjort rede for den administrative behandlingen av søknaden, spesielt vedrørende forhold som gjelder påpekte saksbehandlingsfeil. Dersom søker og søknadsinstitusjon etter denne redegjørelse ønsker å opprettholde klagen, vil saken bli oversendt et eget klageutvalg med juridisk kompetanse og eksterne medlemmer.