KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter FOA del I og del IIl for anskaffelse av Rammeavtale om salgstjenester For butikkaktiviteter Anskaffelsesnummer: HANDL-050-13 Tilbudsfrist: 8.10.2013 kl. 12:00
1. INNLEDNING... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Interessekonflikt... 4 1.4 Anskaffelsens omfang... 4 1.5 Avtale og avtalemessige forhold... 4 1.6 Kunngjøring... 4 1.7 Fremdriftsplan... 4 2. GENERELLE KRAV TIL ANSKAFFELSEN... 4 2.1 Anskaffelsesprosedyren... 4 2.2 Kostnad ved utarbeidelse av tilbud... 5 2.3 Taushetsplikt... 5 2.4 Etiske retningslinjer... 5 2.5 Forbehold og avvik... 6 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 6 2.7 Vedståelsesfrist... 6 2.8 Tilleggsopplysninger... 6 2.9 Offentlighet... 6 3. KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.1 Lovbestemte krav... 7 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 3.5 Signert taushetserklæring... 9 4. TILDELINGSKRITERIER... 9 5. INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING... 10 5.1 Innlevering av tilbud... 10 5.2 Tilbudets utforming... 10 6. VEDLEGG... 11 Side 2
1. INNLEDNING 1.1 Oppdragsgiver Norsk Tipping AS er landets ledende spillselskap, med staten som eneeier. Selskapets formål er å kanalisere nordmenns spillelyst inn mot et moderat og ansvarlig tilbud som ikke skaper samfunnsmessige problemer. Norsk Tipping AS skal tilby attraktive spill i ansvarlige former, og generere overskudd til samfunnsnyttige formål innenfor de rammer som er fastlagt av myndighetene. Norsk Tipping har mer enn 2 millioner kunder og omsatte i 2012 for drøyt 19,2 milliarder kroner. Overskuddet av spillene fordeles mellom idrett, kultur og humanitære/samfunnsnyttige organisasjoner etter en egen fordelingsnøkkel. Norsk Tipping holder til på Hamar og har ca. 370 ansatte. Selskapet har over 4000 kommisjonærer (forhandlere) spredt over hele landet, hvor kunder kan innlevere sine spill. Selskapet tilbyr også spill via internett og mobilkanalen. Lotteri- og stiftelsestilsynet fører tilsyn med selskapets spillvirksomhet. Selskapet har i sin produktportefølje spillene: Tipping, Oddsen, Lotto, Viking Lotto, Extra, Joker, Keno, Flax og EuroJackpot. I tillegg har vi spillterminalene Multix og Belago. Oppdragsgivers kontaktinformasjon er: Navn: Norsk Tipping AS Postadresse: Postboks 4414 Bedriftssenteret, 2325 Hamar Gateadresse: Jønsrudvn. 21, inng. Måsåbekkvn., 2315 Hamar E-post: HANDL-050-13@norsk-tipping.no Eventuelle spørsmål skal rettes til ovennevnte epostadresse. Det skal ikke være kontakt eller kommunikasjon med andre hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen. Kontakt med andre kan medføre avvisning fra konkurransen. 1.2 Anskaffelsens formål Norsk Tipping ønsker å inngå rammeavtale med én leverandør om salgstjenester og andre beslektede tjenester for gjennomføring av butikkaktiviteter mot Norsk Tippings salgssteder i perioden 2014-2017. Det er en grunnleggende forutsetning og et minimumskrav at tilbyderne har kapasitet og gjennomføringsevne til å levere besøk i henhold til potensielt besøksomfang nevnt nedenfor, og geografisk i henhold til følgende postnummergrupper: 0027-5994 6001-7997 8001-9991 Ressursene som tilbys skal være oppdragstakerens egne ansatte. Norsk Tipping godtar ikke bruk av innleide vikarer. Butikkaktivitetene omfatter oppfølging av Norsk Tippings kommisjonærer og øvrige salgssteder i hele Norge iht. diverse kampanjemodeller. Se nærmere beskrivelse av Norsk Tippings behov i kravspesifikasjonen (vedlegg 1). Side 3
1.3 Interessekonflikt Det presiseres at leverandøren ikke kan ha avtaleforhold/samarbeide med kunder som retter seg inn mot det norske spillmarkedet uten hjemmel i norsk pengespillovgivning, eller er involvert i aktiviteter med øvrige leverandører som kan skape en interessekonflikt eller hindre leverandøren å oppfylle kontrakten med Norsk Tipping. 1.4 Anskaffelsens omfang Anskaffelsen er estimert til mellom 4 og 16 mill. kroner over en periode på fire - 4 år. Dette er kun et estimat og er ikke å anse som bindende for oppdragsgiver. 1.5 Avtale og avtalemessige forhold Det skal inngås avtale med en leverandør. Avtaleperioden er på 4 år. 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se www.doffin.no og den europeiske databasen TED. 1.7 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Dato Tidspunkt Kunngjøring på Doffin 5.9.2013 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 28.9.2013 kl. 12:00 Frist for å levere tilbud 8.10.2013 Kl.12:00 Meddelelse om valg av leverandør 22.10.2013 Karensperiode 1.11.2013 Signering av avtale 8.11.2011 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsfristen er tentative. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 2. GENERELLE KRAV TIL ANSKAFFELSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA av 07. april 2006 nr. 402). Anskaffelsen gjennomføres etter forskriftens del I og del III (over EØS-terskelverdi). Tildeling av avtale vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene(jf. 3.1 3.4) vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Tilbyderen oppfordres derfor til å gi sitt beste tilbud. Side 4
Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og stille spørsmål ved eventuelle uklarheter. Henvendelsen skal skje skriftlig til oppdragsgivers e-post jf. pkt. 1.1. 2.2 Kostnad ved utarbeidelse av tilbud Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet skal dekkes av tilbyder. Innleverte tilbud blir ikke returnert. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.4 Etiske retningslinjer Norsk Tipping er en offentlig eid virksomhet som ønsker å bidra til en etisk forsvarlig og bærekraftig utvikling. Norsk Tipping stiller derfor krav til leverandører om at de varer og tjenester som anskaffes ikke er i strid med gjeldende lover og regler 1, samt Norsk Tippings etiske retningslinjer. Norsk Tippings leverandører og avtalepartnere må derfor respektere grunnleggende miljøkrav, menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. Varer og tjenester som leveres til Norsk Tipping skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN konvensjoner, ILO - konvensjoner 2 og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet, og er kun angitt som minimumsstandarder. Samtidig skal leverandøren respektere FNs verdenserklæring om menneskerettigheter. For øvrig henvises til lov om offentlige anskaffelser 1, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 1-1, annet pkt., hvor det fremgår følgende: Forskriften skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Norsk Tippings etiske retningslinjer for leverandører vil utgjøre bilag 5 til rammeavtalen. 1 Herunder lovgivning i leveransens opprinnelses- og bearbeidingsland. 2 International Labour Organization (ILO) er FNs internasjonale særorganisasjon for arbeidslivet. ILO er en sammenslutning av representanter for verdens regjeringer, arbeidstakerorganisasjoner og arbeidsgiverorganisasjoner. ILO har nedfelt mange konvensjoner der de viktigste og mest sentrale konvensjonene omtales som ILOs kjernekonvensjoner. Mer informasjon om kjernekonvensjonene kan lastes ned fra www.etiskhandel.no/offentlig_sektor. Side 5
2.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ avtale eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jf. FOA 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jf. FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller avtalebestemmelser. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin. 2.7 Vedståelsesfrist Leverandøren må i sitt tilbudsbrev vedstå seg sitt tilbud i tre - 3 måneder fra tilbudsfrist. 2.8 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers e-post, jf. 1.1, innen utløp av spørsmålsfristen som er angitt i pkt. 1.7. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at også dette formidles skriftlig til oppdragsgivers e-post, jf. 1.1. 2.9 Offentlighet Norsk Tipping er ikke underlagt offentleglova. Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Norsk Tipping hovedprinsippene om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om oppdragsgivers privatøkonomiske interesser Som følge av dette bes tilbydere levere to eksemplarer av tilbud med vedlegg: Originaldokument hvorav ett papirbasert og ett elektronisk Side 6
Sladdet versjon som kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres* *Denne skal være skannet, og leveres kun på elektronisk lagringsmedium (cd/dvd/minnepinne). Det framgår av FOA 3-5 at oppdragsgiver ikke skal gi opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Hvilke opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, vil måtte bero på en konkret vurdering, avhengig av blant annet anskaffelsens art og hvilke opplysninger dette gjelder. Det skal svært mye til å kunne unnta alt i et tilbud. Det som tilbyder ber om å unntas (som sladdes) må dermed begrunnes i det foranstående. En slik begrunnelse for hva som ønskes unntatt offentlighet, må derfor sendes med den sladdede versjonen. Følgende godtas vanligvis som unntatt offentlighet: Enhetspriser, produksjonsmetoder, patenterte løsninger, egenutviklede prosesser og metoder o.l. 3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Lovbestemte krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt. Skatteattest for merverdiavgift. En attest for skatt og en attest for betalt merverdiavgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen fristens utløp, og skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Se: http://www.skatteetaten.no/no/bedrift-ogorganisasjon/merverdiavgift/skatteattest/ Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Utfylt HMS-egenerklæring. Vedlegg 2 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Side 7
3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Det kreves tilfredsstillende økonomi Dokumentasjonskrav Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning for de to siste årene. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn dato for utlysning av anskaffelsen. Siste tilgjengelige delårsregnskap for inneværende år, dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Dersom leverandøren av saklige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon Norsk Tipping har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik saklig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Norsk Tipping for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Norsk Tippings kvalifikasjonskrav: Bemanning og kapasitet. Dokumentasjon skal vise at de stilte kravene er oppfylt Organisasjonskart og oversikt over egen bemanning disponibel for oppdraget inkl. geografisk fordeling. Bruk av underleverandører eller innleide vikarer til oppdraget vil ikke bli godtatt. Det kreves at tilbyder har betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag Kort oversikt over tilsvarende, relevante oppdrag de siste 3 år, inkludert deres verdi, tidspunkt, mottaker og kontaktinformasjon. Fylles ut i referansematrise, vedlegg 4. Lønns- og arbeidsvilkår Tilbyderen skal dokumentere at han og hans underleverandører etterlever kravene i Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, fastsatt ved kgl. res. 6.2.2008, med ikrafttredelse 1.3. 2008. Dokumentasjon som godtas er medlemskap i arbeidsgiverorganisasjon eller egenerklæring (vedlegg 3) signert av daglig leder og en ansatt. Side 8
3.5 Signert taushetserklæring En autorisert representant for leverandøren skal signere vedlagt taushetserklæring for leverandører, og dette skal vedlegges tilbudet. (bilag 4 til rammeavtalen). 4. TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterier Dokumentasjon skal vise at kriterier er oppfylt Vekt 1. Kompetansebygging og kommunikasjon Beskrivelse av hvordan kompetansebygging gjennomføres i egen organisasjon. Beskrivelse av mulighet til direkte kommunikasjon med medarbeidere som utfører oppdraget. Beskrivelse av bemanningens turnover de siste 3 år 25 2. Gjennomføringsevne og kvalitet på tilbudt tjeneste Beskrivelse av hvordan tilbyder vil organisere oppdraget mot NT iht. kravspesifikasjon. Eksempel på rapportering etter gjennomført aktivitet. NT vil kontakte et utvalg av de referansene oppgitt i vedlegg 4 for å kartlegge hvordan tilbyder har utført tjenestene i tidligere oppdrag. 50 I den grad det finnes vil Norsk Tipping bruke egne relevante referanser 3. Pris på leveransen Prising av kampanjemodellene iht. postnummergrupper: 0027-5994 6001-7997 8001-9991 Fastpris NTs deltakelse på teammøter, salgsmøter eller lignende. 25 Se vedlegg 5 Prismatrise Se nærmere beskrivelse av tildelingskriteriene i kravspesifikasjonen. Side 9
5. INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud - Tilbudet skal leveres/sendes til den gateadresse/postadresse som angitt, jf. pkt. 1.1. - Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, HANDL-050-13 - Tilbudet skal leveres i 1 - ett eksemplar, innsatt i ringperm med skilleark. - Identisk skannet kopi av tilbudet leveres på elektronisk lagringsmedium (cd/dvd/minnepinne). - Tilbudet skal være klargjort i henhold til pkt. 2.9 (sladdet versjon). Denne versjonen skal leveres sammen med det øvrige tilbudet, og leveres kun på elektronisk lagringsmedium (cd/dvd/minnepinne). - Tilbudet skal være Norsk Tipping i hende innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. - Tilbudet inklusive eventuelle vedlegg skal leveres på norsk. - Tilbud levert via e-post medfører avvisning fra konkurransen. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av nedenstående tabell. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde en aksept av vilkårene i konkurransegrunnlaget og i utkast til avtale og spesielle avtalevilkår. Eventuelle forbehold må framkomme 1 her, og være angitt i henhold til de bestemmelser om forbehold og avvik som er angitt i dette konkurransegrunnlaget. Brevet må inneholde navn, telefonnummer og e-postadresse til leverandørens kontaktperson. 2 Skatteattest for skatt, jf. 3.1 3 Skatteattest for mva., jf. 3.1 4 HMS-egenerklæring, jf. 3.1 5 Firmaattest, jf. 3.2 Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning 6 for de to siste årene. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette, jf. 3.3 7 Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn dato for utlysning av anskaffelsen, jf. 3.3 Siste tilgjengelige delårsregnskap for inneværende år, dersom det er mer enn 8 seks måneder siden siste årsregnskap, jf. 3.3 9 Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall, jf. 3.3 Side 10
10 Dokumentasjon av tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. 3.4 11 Signert taushetserklæring for leverandører, jf. 3.5 12 Leverandørens svar på dokumentasjonskrav til tildelingskriterier, jf. 4 13 Utfylt prismatrise, jf. 4 6. VEDLEGG 1. Kravspesifikasjon 2. HMS egenerklæring 3. Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår 4. Referansematrise 5. Prismatrise 6. Avtale med bilag Side 11