Dato: 1. november 2011 Byrådssak 1482/11 Byrådet Valg av leverandør for rammeavtale for kjøp av matvarer til barnehager, sfo og skoler i Bergen kommune med flere HEIK SARK-1706-201120076-5 Hva saken gjelder: Anskaffelsen gjelder kjøp av matvarer til barnehager, sfo og skoler for levering til Bergen kommune med flere. Avtalen omfatter et standardisert varesortiment som skal være egnet som basisvarer for skolekjøkken og kantiner, samt smørelunsj og varmlunsj for barnehager og sfo. I tillegg inngår distribusjon av ferske brød fra Bergen kommunes avtaleleverandør på ferske brød og konditorvarer til Bergen kommunes enheter. Bergen kommune kunngjorde konkurransen 7.6.2011. Konkurransen ble avlyst etter politisk vedtak om at anskaffelsen skulle kunngjøres som reservert kontrakt. På bakgrunn av dette ble anskaffelsen omgjort til 4 tilsvarende konkurranser med en geografisk tilnærming. Bergen kommune kunngjorde 4 konkurranser 5.9.2011 som reserverte kontrakter. Anslått verdi av anskaffelsene inkludert eventuelle opsjoner ekskl. mva estimeres til NOK 116 millioner. Tilbudene i konkurransene er mottatt og evaluert. Saken legges frem for byrådet. Vedtaket i byrådet forutsetter at det ikke gjøres vesentlige innsigelser fra tilbyderne i karenstiden. Vedtakskompetanse: I henhold til fullmaktsreglementets 13, Driftsfullmakter, utøver byrådet myndighet regulert i LOV 1999-07-16 nr 69: Lov om offentlige anskaffelser med forskrifter: 13 Driftsfullmakter Byrådet er delegert en generell fullmakt til å forestå den løpende drift av Bergen kommunens virksomhet herunder foreta anskaffelser samt tildeling av rettigheter til tredjeperson/ organisasjon på områder som ikke er regulert av lov. 1
Byråden for finans, eiendom og eierskap innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: Det inngås rammeavtale for levering av varer med A2G Logistikk AS for avtaletidsrom 1.12.2011 31.11.2013, med opsjon i inntil ytterligere 2 år. EØS 042 2011 Kjøp av matvarer til barnehager, sfo og skoler for levering til Bergen kommune, (Ytrebygda og Fana) med flere EØS 045 2011 Kjøp av matvarer til barnehager, sfo og skoler for levering til Bergen kommune (Fyllingsdalen og Laksevåg) med flere EØS 046 2011 Kjøp av matvarer til barnehager, sfo og skoler for levering til Bergen kommune (Årstad og Bergenhus) med flere EØS 047 2011 Kjøp av matvarer til barnehager, sfo og skoler for levering til Bergen kommune (Åsane og Arna) med flere Liv Røssland byråd for finans, eiendom og eierskap 2
Saksutredning: 1. Oppdragsgiver for anskaffelsen Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune. Anskaffelsen vil bli administrert av Byrådsavdelingen for finans, konkurranse og eierskap/innkjøpsseksjonen. Bergen kommune handler i tillegg etter fullmakt fra Meland kommune, Samnanger kommune, Fjell kommune, Austevoll kommune og Bergen kirkelige fellesråd. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). Konkurranseform er åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA 14-1. For denne anskaffelsen gjelder del I og III. Oppdragsgiver begrenser konkurransen til arbeidsmarkedstiltaksbedrifter hvor flertallet av de berørte er funksjonshemmet, og arten eller omfanget av deres handikap innebærer at de ansatte ikke kan utøve arbeid på ordinære vilkår, jf. LOA 3 12. 3. Begrunnelse for valg av leverandør Tildelingskriteriet i anskaffelsen er Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver. Følgende underkriterier har vært vurdert: 1.. kriteriet innebærer tilbyders tilbudte enhetspriser for hvert enkelt produkt. Enhetsprisene vektes med oppdragsgivers estimerte årlige innkjøpsvolum. 2. : kriteriet innebærer at oppdragsgiver ønsker lavest mulig utslipp av avgiftsgassene CO2, NOx og PM i utførelsen av denne leveransen. Bilene vurderes med utgangspunkt i kravene til utslipp av gassene i henhold til Euro 3. Den relative vektingen av tildelingskriteriene er angitt i tabellen under. Tildelingskriterier Vekting i % 1. 75 % 2. 25 % SUM 100 % I evalueringen av tildelingskriteriene har det blitt benyttet en modell med score fra 0 10, hvor 10 er best. Tildelingskriteriet pris er poengsatt ved at laveste tilbud er gitt høyest score 10 poeng, og øvrig tilbud har fått poeng som gjenspeiler den prosentvise forskjellen i forhold til laveste tilbud. Tildelingskriteriet miljø er poengsatt ved at tilbudet som scorer best i forhold til Euro krav er gitt høyest score 10 poeng, og øvrig tilbud har fått poeng som gjenspeiler den prosentvise forskjellen i forhold til beste tilbud. 3
Score for den enkelte tilbyder i tildelingskriteriene er listet opp i matrisene som følger for de 4 konkurransene. EØS 042-2011 Evalueringspris poeng 75 % poeng 25 % 100 % Beredt AS 11 998 066 8,32 6,24 10,00 2,50 8,74 2 A2G Logistikk AS 9 978 174 10 7,50 10,00 2,50 10,00 1 EØS 045-2011 Evalueringspris poeng 75 % poeng 25 % 100 % Beredt AS 13 712 440 8,35 6,26 10,00 2,50 8,76 2 A2G logistikk AS 11 453 384 10,00 7,50 10,00 2,50 10,00 1 EØS 046-2011 Evalueringspris poeng 75 % poeng 25 % 100 % Beredt AS 6 892 091 8,25 6,19 10,00 2,50 8,69 2 A2G logistikk AS 5 686 204 10,00 7,50 10,00 2,50 10,00 1 EØS 047-2011 Evalueringspris poeng 75 % poeng 25 % 100 % Beredt AS 8 837 994 8,50 6,37 10,00 2,50 8,87 2 A2G logistikk AS 7 511 396 10,00 7,50 10,00 2,50 10,00 1 For alle 4 konkurransene kom A2G Logistikk AS best ut med lavest pris og dermed høyst score i tildelingskriteriet pris. A2G Logistikk AS og Beredt AS scoret like høyt på tildelingskriteriet i de 4 konkurransen. Dermed ble A2G Logistikk AS rangert som nr 1 og Beredt AS rangert som nr 2 i alle 4 konkurransene. 4. Økonomiske konsekvenser ved valg av først rangerte tilbyder Når oppdragsgiver har gjennomført en konkurranse begrenset til arbeidsmarkedstiltaksbedrifter kan en ikke trekke konkurransen fordi en ikke synes tilbudene er gode nok/ville ha fått bedre pris i det åpne markedet. (Dette forutsatt at en har fått mer enn ett tilbud). Videre vil en begrenset konkurranse medføre færre tilbydere som igjen kan ha betydning for pris. Et prisanslag på ny avtale med A2G Logistikk AS, sammenlignet med tidligere avtaler i det åpne markedet, viser imidlertid at prisene ikke har økt betydelig i forhold til om konkurransen hadde vært kunngjort i det åpne markedet. Fagpersoner fra A2G Logistikk AS vil inngå i det faglige miljøet rundt medarbeiderne som til enhver tid er i arbeidsrettede tiltak innenfor logistikkområdet i A2G. I tillegg vil personell i arbeidsrettede tiltak i arbeidsmarkedstiltaksbedriftene Grønneviken AS, Spekter Pluss AS og Nordnes Verksteder AS være involvert i anskaffelsen. Det vil til enhver tid være 70-80 personer i individuelt tilpassede arbeidsrettede tiltak innen logistikkområdet i de samarbeidende bedriftene. Anslagsvis 25 personer under opplæring vil være direkte involvert i leveransen. 4
5. Konklusjon Basert på ovenstående evaluering anbefales at det inngås rammeavtale med A2G Logistikk AS. Ifølge Forskrift om offentlige anskaffelser 22-3 er det karenstid for inngåelse av kontrakt, som i denne saken er satt til 10 dager. 5