Forberedelse til kontroll 15.11.2017 Ellen Egenæs, autorisert regnskapsfører/kvalitetsleder
Agenda Kontrollordningen til Regnskap Norge Erfaringer Overordnet rammeverk Interne rutiner i byrået og oppdragsutførelse
Kvalitetskontrollordningen Autoriserte regnskapsfører / byråer er underlagt tilsyn av Finanstilsynet Regnskap Norge og DNR har avtale med FT om kontroll av egne medlemmer Derfor får dere kontroll fra RN
Regnskap Norges kvalitetskontrollordning web basert system brukes for alle grupper i Regnskap Norge som er involvert i kvalitetskontrollen. sentrale dokumenter som skal sendes inn i forkant av kontrollen lastes nå direkte opp i portalen. Kontrollørene ønsker å være best mulig forberedt til kontrolldagen
Kontrollprosedyre Mars/april Varsel om kontroll sendes ut. Juni Kontaktpersonen i virksomheten vil få ytterligere informasjon om kontrollen, herunder tilgang til årets kontrollskjema, etter at kontrollør har tatt kontakt Info blir nå hele tiden liggende på min side Info om kontrollprosedyren og skjemaene som benyttes finnes her: https://www.regnskapnorge.no/min-oversikt/formedlemmer/kvalitetskontroll/kontrollprosedyre/
Eksempel på mest vanlige mangler Intern kvalitetskontroll overordnet på oppdragsnivå & medarbeiders oppdragsutførelse Gjennomgang av kundens interne rutiner ikke foretatt eller lite tilpasset den enkelte kunde Rapportering til kunde «tynne» kommentarer og lovbrudd påpekes ikke Oppdragsavtalene/forretningsføreravtalen er ikke ajour eller er for gamle Avstemminger mangelfulle og kan ikke etterprøves
Hva kontrolleres? Kontrollen skal bestå av: En gjennomgåelse av regnskapsførervirksomhetens interne kvalitetssikringssystem Kvaliteten i utførelsen av oppdrag Det kontrolleres at arbeidet Utføres på en ordentlig måte I tråd med oppdragsavtalen / forretningsføreravtalen Samt iht gjeldene lover og forskrifter
Interne rutiner i virksomheten Forutsetninger for påta seg/beholde oppdrag Risikostyring og intern kontroll Oppdragsdokumentasjon Registrerings- og legitimasjonsrutiner Avstemminger Rapporteringsrutiner Kvalitetskontrollrutine
Regelverk for regnskapsføring i oppdrag for andre Regnskapsførerloven med forskrift Standard for god regnskapsføringsskikk (GRFS) Risikostyringsforskriften Bokføringsloven med forskrift Hvitvaskingsloven med forskrift Etisk regelverk for regnskapsførere
Hvitvaskingsloven Hvitvaskingsrutine Utpeker hvitvaskingsansvarlig Har orienteringsmøte med alle ansatte Informasjon om hvitvaskingsloven/rutine Informasjon til nyansatte Oppfølgingsprogram for ansatte Nytt hvitvaskingsrundskriv fra Finanstilsynet ble sendt ut 25.04.2017 «Veiledning om regnskapsførers etterlevelse av hvitvaskingsregelverket»
Hvitvaskingsloven ID kontroll av kunder Rutine for risikobasert kundekontroll Risikokategori: Lav/middels/høy Tiltak for å fange opp mistenkelige transaksjoner
Etterutdanning Antall autoriserte skal være tilstrekkelig til at disse kan gjennomføre forsvarlig kvalitetskontroll Manglende kapasitet er en av de største utfordringene i forhold til å levere kvalitet Andel autoriserte i byrået Løpende oppdatering av kurs Krav om fagsammensetning
Regnskap Norge - Etisk regelverk Skal være implementert i byråets kvalitetssikringssystem Orientering til ansatte Distribusjon og tilgjengelighet for ansatte Orientering til nytilsatte mv
IT - sikkerhet Viruskontroll/System for virusbeskyttelse fungerer etter forutsetningene Gjennomføreres det sikkerhetskopiering, rutine Har kontrakt med IT leverandør/asp-leverandør BBL digital Har utarbeidet beredskapsplan
Forretningsføreravtale Er nå godkjent av Regnskap Norge Standard leveransevilkår Oppdragsspesifikasjon Honorar og betalingsbetingelser Databehandleravtale Bruk av IT-systemer i fellesskap Endringsoversikt - obligatorisk - obligatorisk - obligatorisk - om personopplysninger - om aktuelt - obligatorisk
Forretningsføreravtale På grunn av skjerpede regler for behandling av personopplysninger jfr. personopplysningsloven anbefales det av man gjennom dette året lager nye avtaler der det er aktuelt med endringer Databehandleravtalen er ikke i gammelt avtaleverk
Forretningsføreravtale Avtalene ikke lenger er dekkende for oppdraget når: Endring i organisasjonsform Avtalene inneholder feil Oppdragsansvarlig og/eller kontaktperson må endres Spesifikasjonen er mangelfull på oppdraget og må oppdateres Avtalen er ikke ajourholdt og dekker ikke lenger oppdraget Avtaler er ikke signert (avtalerettslig bindende måte) jfr. GRFS 3.3
Kundens interne rutiner Gjennomgås ved oppstart av kundeforholdet ha f.eks. et oppstartsmøte med kunde, gjennomgå rutiner og skriv et referat fra møte og send dette på mail til kunden Skal vedlikeholdes årlig Skal dokumenteres Bruk f.eks. skjema fra KS komplett 2.5.1.1 Foreta en vurdering av små kunder vedr nødvendighet av gjennomgang
Pliktige spesifikasjoner, Bfl 5 For hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, skal den bokføringspliktige være i stand til å kunne utarbeide: 1. bokføringsspesifikasjon, 2. kontospesifikasjon, 3. kundespesifikasjon, 4. leverandørspesifikasjon, 5. spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet, 6. spesifikasjon av salg til eiere og deltakere, 7. spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte. Mfl, bl a lønnsspesifikasjon
Avstemminger Det skal være en ensartede rutiner for: Periodiske avstemminger Års avstemminger Krav til periodiske avstemminger ved pliktig rapportering: (minimum) Kasse/bank Kunder/leverandører Skattetrekk/arbeidsgiveravgift Merverdiavgift
Avstemminger Krav til års avstemminger Dokumentert saldobalanse Sjekkliste Omfang Samtlige kontoer i balansen Nødvendige resultatkontoer Dokumentasjon Kunden Regnskapsførervirksomheten
Avstemminger Dokumentasjon Avstemminger skal dokumenteres slik at de kan etterprøves. Dokumentasjonen skal i tillegg til selve avstemmingen inneholde underliggende dokumentasjon og forklaring på eventuelle avvik. Oppdragsdokumentasjon jfr. GRFS 6.2.5 Avstemming rutine (KS komplett 2.7.2)
Avstemminger pr. 31.12 krav jfr. GRFS og bokføringsloven GRFS 5.9.3 Alle balansekontoer skal avstemmes og dokumenteres i forbindelse med utarbeidelse av årsregnskap og/eller ligningsoppgaver, med mindre de er ubetydelige. Resultatkontoer skal avstemmes dersom dette vurderes som vesentlig for å sikre et riktig regnskap. Regnskapsfører skal gjennomgå saldobalansen og vurdere dokumentasjonen av vesentlige beløp som fremstår som urimelige eller usannsynlige. Avvik skal følges opp. Dette er i tråd med bokføringsloven 11 som stiller tilsvarende krav; Dette er altså et krav til selskapet om å dokumentere sitt regnskap pr. 31.12 før årsregnskap utarbeides. Da må det lages en komplett dokumentasjon av balanseposter og nødvendige resultatposter med vedlegg som dokumentasjon til de aktuelle kontoer. (Arkiveringsplikt 5 år) Da holder det ikke med en kommentar om at posten stemmer på kontonivå!
Rapporteringsrutiner Innhold Rapport skal bygge på avstemte tall Resultat og balanse m/sammenligningstall Aldersfordelt saldoliste kunder og leverandører Periodisering Vesentlige inntekter og kostnader Avskrivninger Ensartede prinsipper
Rapporteringsrutiner GRFS 5.8.4.1 Periodiske regnskapsrapporter til oppdragsgiver skal utarbeides med den frekvens som følger av oppdragsavtalen. Behov for og nytte av periodiske regnskapsrapporter, for eksempel i styringsøyemed, bør synliggjøres for oppdragsgiveren. «Styreportalen»
Rapporteringsrutiner GRFS 5.8.4.3 Følgende skal kommenteres i forbindelse med periodisk regnskapsrapportering: Forutsetninger regnskapet bygger på, og som regnskapsfører ikke kan forvente at oppdragsgiver selv er oppmerksom på eller ser betydningen av Svakheter ved oppdragsgivers interne rutiner som er gjentakende eller som ikke er avklart, jf. punkt 5.2 Oppdragsgivers vesentlige eller gjentatte brudd på oppdragsavtalen eller krav gitt i eller i medhold av lov, jf. punkt 5.3 Uklarheter og spørsmål for øvrig Regnskapsfører skal vurdere hvorvidt det er behov for å knytte kommentarer til negativ utvikling i oppdragsgivers egenkapital, likviditet og/eller inntjening.
Rapporteringsrutiner Tilpasser rapporteringsfrekvens til den enkelte kunde jfr. kravene i 5.8.4.1 Innfører rutinen Regnskapsrapportering til kunde, KS Komplett 2.7.3 Sørger for en ensartet oppfatning av krav til skriftlighet Sørger for at alle ansatte praktiserer skriftlighet jfr. kravene i GRFS 5.8.4.3 Sørger for at OA er nok involvert i oppdraget til å fange opp nødvendige kommentarer og forbehold som må skrives Alle ansatte arkiverer dokumentasjon på skriftlighet i et ensartet system
Kvalitetskontrollrutiner Overordnet kvalitetskontroll på oppdragsnivå jfr. GRFS 7.1 1. Avtale ajour og i tråd med oppdraget (GRFS 3.1) 2. Nødvendige fullmakter dokumentert pr. klient (GRFS 3.6) 3. Logg mottak/utlevering (GRFS 4.3) 4. Vurdering oppdragsgivers interne rutiner (GRFS 5.2) 5. Avstemminger jfr. rapporteringsperioder og behov (5.8.3) 6. Handlinger i forbindelse med årsoppgjøret (GRFS 5.9) 7. Rapportering i henhold til oppdragsavtale/lovkrav (GRFS 5.8.4) / jfr. lovkrav og flere henvisninger i GRFS. 8. Fremdriftsoversikt ajour (GRFS 6.2.1) 9. Oppdragsdokumentasjon ajour (GRFS 6)
Kvalitetskontrollrutiner Kontroll av medarbeideres oppdragsutførelse jfr. GRFS 7.2 Dersom arbeid utføres av andre enn oppdragsansvarlig regnskapsfører skal oppdragsansvarlig regnskapsfører utføre kvalitetskontroll av det utførte arbeidet, eventuelt påse at slik kontroll utføres av en eller flere andre autoriserte regnskapsførere. Kvalitetskontroll av medarbeideres oppdragsutførelse skal minst omfatte oppdragsutførelse, herunder gjennomført fakturering, lønnsregistrering, bokføring, avstemming, årsoppgjør mv. rapportering, herunder gjennomført pliktig regnskapsrapportering og rapportering til oppdragsgiver
Kvalitetskontrollrutiner Dokumenter årlig overordnet kontroll Vis vurdering av kontrollnivå/frekvens pr. klient Dokumenter kontroll på medarbeidernivå Hvis arbeidsoppgaver er planlagt i en internadministrasjonssystem, vis planleggingen Dokumenter hva som kontrolleres Vis eksempler på avvik på enkeltkunder og hvordan dette er behandlet (mail til medarbeider/kunde etc.) Dokumenter hvis mulig at avvik er rettet opp
Betalingsoppdrag, GRFS 5.7 Utfører regnskapsbedriften remittering/betaling på vegne av kunden? Hvis ja Vurder om det er innført en forsvarlig rutine for betaling/remittering Forslag: RF legger inn i nettbank kunden godkjenner selv RF har alene fullmakt, da bør en annen i byrået kontrollere 2 i byrået har bankfullmakt og kontrollerer hverandre Husk: Den som bokfører regnskapet bør ikke være den som godkjenner betalinger i banken
Oppsummering Ha gode kvalitetssikringssystemer F.eks Power Office, Sticos, KS komplett mfl Innarbeid gode rutiner for intern kvalitetskontroll Sørg for at alle jobber likt, all dokumentasjon skal være ensartet
Oppsummering Tenk fremover og ikke vær så opptatt hva dere kanskje har gjort feil eller dokumentert for lite tidligere Lag gode rutiner nå og bruk dem fra i dag! Involvere oppdragsansvarlige og medarbeidere i prosessen Kvalitet oppnås gjennom samarbeid
VISJON Alltid oppdatert VERDIER - ATTRAKTIV - BEGEISTRE - RESPEKT Ellen Egenæs ellen@abr.no 950 48 943