Kursdokumentasjon: Regnskapsførerregelverket for NBBL Oslo, 11. November 2015

Transkript

1 Kursdokumentasjon: Regnskapsførerregelverket for NBBL Oslo, 11. November 2015

2 Dagens agenda, kl 09:00 12:00 Praktisk tilnærming til regnskapsfører-regelverket Etterlevelse av Risikostyrings- og Hvitvaskingsforskriften i praksis Hvordan effektivisere arbeidsprosessene? Samhandling internt og eksternt; hvor ligger de største gevinstene? 2

3 Regnskapsførerregelverket 3

4 Regnskapsførerloven Regnskapsførerforskriften Bokføringsloven Bokføringsforskriften Regnskapsførerregelverket GRFS Ikke medtatt: -Tolloven -Særavgiftsloven -Motorkjøretøy- og båtavgiftsloven -NS Grunnkontoramme og regnskapsoppstilling -Forenklet eller full IFRS -Rettledning til RF- 1168/RF-1167 Næringsoppgave -Div ligningsskjema -Ferieloven mfl Regnskapsloven Regnskapslovsforskriften Hvitvaskingsloven Hvitvaskingsforskriften Personopplysningsloven Personopplysningsforskriften NBS GBS Merverdiavgiftsloven Merverdiavgiftsforskriften Selskapsloven Revisorloven Revisorforskriften A-opplysningsloven A-opplysningsforskriften Avtaleloven Yrkesskadeforsikringslove n OTP-loven, folketrygdloven Allmennaksjeloven Ligningsloven Arbeidsmiljøloven Aksjeloven Borettslagsloven Borettslagsforskriften Konkursloven Inkassoloven Inkassoforskriften Skattebetalingsloven Skattebetalingsforskriften Etikkregelverket - Norges Autoriserte Regnskapsf. Forening 4

5 God Regnskapsføringsskikk (GRFS) Praktisk tilnærming til regnskapsførerregelverket 5

6 GRFS oppbygging Kap 1: Utgangspunkt og definisjoner Kap 2: Forutsetninger for regnskapsføreroppdrag Kap 3: Oppdragsavtale og fullmakter Kap 4: Oppdragsgivers regnskapsmateriale Kap 5: Oppdragsutførelse Kap 6: Oppdragsdokumentasjon Kap 7: Kvalitetskontroll Kap 8: Ikrafttredelse ( ) Siste versjon oppdatert i november 2014 (tilpasning til A-ordningen) 6

7 Kapittel 1 Utgangspunkt og definisjoner 1.1 Rammeverk: Regulert gjennom Regnskapsførerloven Retningslinjer for god regnskapsføringsskikk i alm.forhold Gjelder for alle som i næring påtar seg å føre regnskap for andre NB! Fritar ikke oppdragsgivers eget ansvar Gi uttrykk for hvilke forutsetninger som skal ligge til grunn 7

8 Kapittel 1 Utgangspunkt og definisjoner 1.1 Rammeverk: Skal medvirke til høy kvalitet og gode regnskapsprodukter Uthevet skrift = obligatoriske krav Vanlig skrift/øvrig = veiledende Må betraktes under ett Andre løsninger kan være akseptable så lenge de minst oppfyller formålet med kravet og sikrer samme kvalitetsnivå på leveransen. 8

9 Kapittel 1 Utgangspunkt og definisjoner 1.2 Definisjoner: Regnskapsføring = utføring av oppdragsgivers plikter etter regnskaps- og bokføringslovgivningen, samt utarbeidelse av oppgaver og opplysninger for oppdragsgiver som denne skal gi i henhold til lov eller forskrift. Autorisert regnskapsfører (ARF) = person med autorisasjon som regnskapsfører Oppdragsansvarlig regnskapsfører = ARF som i henhold til oppdragsavtalen er utpekt som ansvarlig for regnskapsføreroppdraget. 9

10 Kapittel 1 Utgangspunkt og definisjoner 1.2 Definisjoner: Regnskapsfører = enhver person som utfører oppgaver på regnskapsføreroppdraget, herunder oppdragsansvarlig regnskapsfører og medarbeidere. Regnskapsførervirksomhet = enkeltpersonforetak og selskap som i næring fører regnskap for andre. Regnskapsførerselskap = som ovenfor, men ikke EPF. 10

11 Kapittel 1 Utgangspunkt og definisjoner 1.2 Definisjoner: Oppdragsgivers dokumentasjon = dokumentasjon av bokførte opplysninger (bilag/bokføringsgrunnlag og dokumentasjon av balansen) både utarbeidet internt eller mottatt eksternt. Oppdragsgivers regnskapsmateriale = oppdragsgivers oppbevaringspliktige regnskapsmateriale Oppdragsdokumentasjon = den dokumentasjon regnskapsførervirksomheten utarbeider og oppbevarer for å dokumentere utførelsen av regnskapsføreroppdraget. 11

12 Kapittel 1 Utgangspunkt og definisjoner 1.2 Definisjoner: Faktureringsoppdrag = utstedelse av salgsdokumenter og kreditnotaer på vegne av oppdragsgiver. Faktureringsgrunnlag = oppdragsgivers dokumentasjon som utgjør grunnlaget for utstedelse av salgsdokumenter (fakturering). Lønnsoppdrag = oppdrag som omfatter registrering av lønnsgrunnlag, utarbeidelse av lønnsdokumentasjon, utarbeidelse av grunnlag for utbetaling av lønn, feriepenger etc og utarbeidelse og innsending av offentlige oppgaver 12

13 Kapittel 1 Utgangspunkt og definisjoner 1.2 Definisjoner: Lønnsgrunnlag = oppdragsgivers dokumentasjon som opplysningspliktige ytelser og trekk bygges på (avtaler, timelister, reiseregninger, skattekort, utleggstrekk etc. Lønnsslipp = skriftlig oppgave/kvittering til arbeidstakeren over beregningsmåten for lønn, feriepenger og trekk som foretas. A-melding = månedlig rapportering av lønns- og ansettelsesforhold til Skatteetaten, NAV og Statistisk sentralbyrå. Sammenstillingsoppgave = årlig sammenstilling fra arbeidsgiver til arbeidstaker over innrapporterte opplysninger om ytelser, forskuddstrekk og feriepengegrunnlag. 13

14 Kapittel 1 Utgangspunkt og definisjoner 1.2 Definisjoner: Lønnsdokumentasjon = dokumentasjon for bokføring i regnskapssystemet av lønn og trekk (bilag/bokføringsgrunnlag). Årsoppgjørsoppdrag = regnskapsføreroppdrag som innebærer utarbeidelse av årsregnskap og/eller ligningspapirer. Rene rapporteringsoppdrag = regnskapsføreroppdrag som ikke omfatter løpende bokføring, kun bistand med utarbeidelsen av pliktig regnskapsrapportering. 14

15 Kapittel 2 Forutsetninger for å kunne påta seg regnskapsføreroppdrag 2.1 Rutiner og intern kontroll: Forsvarlig Til enhver tid ha skriftlige interne rutiner som sikrer at oppdragsavtalen og krav gitt eller i medhold av lov etterleves Ivareta oppdragsgivers og regnskapsførervirksomhetens interesser. Sikre etterlevelse av hvitvaskingsloven Sikre etterlevelse av risikostyringsforskriften 15

16 Kapittel 2 Forutsetninger for å kunne påta seg regnskapsføreroppdrag 2.2 Innhenting av uttalelse om nytt oppdrag: SKAL be om uttalelse Orientere oppdragsgiver om at uttalelse innhentes Skal innhentes før ny regnskapsfører inngår oppdragsavtale, men etter at oppdragsgiver har akseptert ny regnskapsførers tilbud. Tidligere regnskapsfører skal, når ny regnskapsfører ber om det, gi opplysninger om forhold som tilsier av ny regnskapsfører ikke bør påta seg oppdraget. 16

17 Kapittel 2 Forutsetninger for å kunne påta seg regnskapsføreroppdrag 2.2 Innhenting av uttalelse om nytt oppdrag: Minimum innhold: Finnes forhold knyttet til oppdragsutførelsen som innebærer mislighold av oppdragsavtalen eller brudd på krav gitt i eller i medhold av lov? Skal avgis uten ugrunnet opphold, normalt innen 14 dager 17

18 Kapittel 2 Forutsetninger for å kunne påta seg regnskapsføreroppdrag 2.2 Innhenting av uttalelse om nytt oppdrag: Begge skal dokumentere slik korrespondanse i oppdragsdokumentasjonen, enten i form av skriftlig uttalelse eller som notater fra samtale. Kan unnlates dersom: Ny regnskapsfører har god kunnskap om oppdragsgiver og dennes regnskapsførsel. Kortvarige oppdrag Oppdrag av begrenset omfang Uttalelsen ikke forventes å ha betydning for oppdragsutførelsen Vurderingene skal dokumenteres som ovenfor 18

19 Kapittel 2 Forutsetninger for å kunne påta seg regnskapsføreroppdrag 2.3 Risikobasert kundekontroll: Den som etablerer oppdraget på vegne av regnskapsførervirksomheten skal sørge for at det foretas risikobasert kundekontroll etter hvitvaskingsloven som Skal tas av: Oppdragsgiver Kontaktperson Reelle rettighetshavere Løpende oppfølging av eksisterende kundeforhold og oppdatering av dokumentasjon. 19

20 Kapittel 2 Forutsetninger for å kunne påta seg regnskapsføreroppdrag 2.4 Honorarer: Regnskapsførervirksomheten skal på forespørsel fra oppdragsgiver gjøre rede for sin honorarberegning (med mindre det er fastprisavtale). Redegjørelsen skal være: På overordnet nivå Behøver ikke vise timer per ansatt 20

21 Kapittel 2 Forutsetninger for å kunne påta seg regnskapsføreroppdrag 2.5 Kapasitet: Regnskapsførervirksomheten skal ha tilstrekkelig kapasitet Antall ARF må være tilstrekkelig til at det kan gjennomføres kvalitetskontroll i henhold til kapittel 7. Regnskapsførervirksomheten skal vurdere sin kapasitetsmessige sårbarhet evt iverksette tiltak. Bistandsavtale med annen regnskapsførervirksomhet? 21

22 Kapittel 2 Forutsetninger for å kunne påta seg regnskapsføreroppdrag 2.6 Kompetanse: Regnskapsførervirksomheten skal ha tilstrekkelig kompetanse Regnskapsførervirksomheten skal kun påta seg rådgivningsoppgaver dersom virksomheten har egen eller innleid kompetanse på det aktuelle området. Ikke påta seg oppgaver i strid med domstollovens bestemmelse om rettshjelpsvirksomhet Forutsetninger ikke tilstede? Anbefales å søke kompetent bistand 22

23 Kapittel 2 Forutsetninger for å kunne påta seg regnskapsføreroppdrag 2.7 Taushetsplikt: Regnskapsførervirksomhetens medarbeidere skal bevare taushet om opplysninger de får kjennskap til ved utføring av oppdrag. Samtlige skal avgi skriftlig taushetserklæring, også andre som har tilgang. Taushetsplikten er varig. 23

24 Kapittel 2 Forutsetninger for å kunne påta seg regnskapsføreroppdrag 2.7 Taushetsplikt; unntak: Regnskapsførers kontroll av annen regnskapsførers regnskapsførersoppdrag. Uttalelse ved nytt oppdrag. Offentlig kontrollmyndighet. Gjeldsnemnd og bobestyrer (vederlagsfri bistand, kun på allerede utførte oppgaver for skyldneren). Avgrenset bistandsplikt. Domstol og politi når det er åpnet etterforskning. Politiet, dersom mistanke om straffbar handling. Økokrim ifbm Hvitvaskingsforskriften. 24

25 Kapittel 2 Forutsetninger for å kunne påta seg regnskapsføreroppdrag 2.8 Program- og maskinvare: Lovlig bruksrett til all programvare. Oppdragsgivers tilgang: skal avtales omfang. Skal sørge for tilgangskontroll for å hindre at ikke tilgang blir mer omfattende enn det som følger av avtale. Få med i avtalen: "Regnskapsførervirksomheten er ikke ansvarlig for bokførte opplysninger, dokumentasjon mv. som utarbeides av oppdragsgiver innenfor de avtalte tilganger". 25

26 Kapittel 2 Forutsetninger for å kunne påta seg regnskapsføreroppdrag 2.8 Program- og maskinvare: Utførelse i oppdragsgivers system; regnskapsførervirksomheten ikke ansvarlig for eventuelle tillegg, slettinger mv. Programvare skal være oppdatert. Krav til "betryggende sikring" av program- og maskinvare. Krav til oppdatert og testet katastrofeplan! Ekstern drift av virksomhetskritisk IKT: bestemte krav til avtalen; blant annet: Oppfylling av lovkrav Tilgang ifbm tilsyn Hvor det fysiske oppbevaringsmediet befinner seg Må etterleve krav til behandling av personopplysninger. 26

27 Kapittel 2 Forutsetninger for å kunne påta seg regnskapsføreroppdrag 2.8 Program- og maskinvare: Ved bytte av programvare: Krav til oppbevaring og sikring av oppdragsgivers regnskapsmateriale som er i regnskapsførervirksomhetens besittelse. Samme krav til regnskapsførervirksomhetens oppdragsdokumentasjon. Krav til kontrollspor. Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år etter regnskapsårets slutt. Bør sørge for avtale mellom programleverandør som sikrer tilgang i hele oppbevaringsperioden. 27

28 Kapittel 2 Forutsetninger for å kunne påta seg regnskapsføreroppdrag 2.8 Program- og maskinvare: 28

29 Kapittel 2 Forutsetninger for å kunne påta seg regnskapsføreroppdrag 2.9 Forsikringer: Regnskapsførervirksomheten skal løpende vurdere sine samlede forsikringsbehov; eksempler: Formueskadeforsikring Underslagsdekning Rekonstruksjon- og avbruddsforsikring 29

30 Kapittel 3 Oppdragsavtale og fullmakter 3.1 Avtaleplikt: Regnskapsførervirksomheten skal inngå skriftlig avtale med alle oppdragsgivere på alle regnskapsføreroppdrag Separat oppdragsavtale med hver enkelt juridisk enhet. Åpning for konsernavtale. Unntak for kortvarige enkeltoppdrag. 30

31 Kapittel 3 Oppdragsavtale og fullmakter 3.2 Krav til oppdragsavtalens innhold: Hvilke plikter man har tatt på seg Hvilke oppgaver og opplysninger som skal utarbeides Oversikt over "andre oppdrag" Tidsfrister Utpeke ARF Behandling av personopplysninger og sikringstiltak Hvem som skal gis informasjon Ikke gi inntrykk av at oppdragsgivers eget ansvar reduseres gjennom bruk av regnskapsfører 31

32 Kapittel 3 Oppdragsavtale og fullmakter 3.3 Angivelse av partene: Dekkende og klargjørende beskrivelse av avtalens parter, i samsvar med foretaks- og selskapsrettslige begreper. Signaturrett. Konkludent adferd (adferd som er rettslig bindende). Bør likevel arbeide for at oppdragsavtalen blir underskrevet av oppdragsgiver. 32

33 Kapittel 3 Oppdragsavtale og fullmakter 3.4 Endringer i avtaleperioden: Løpende påse av oppdragsavtalen er dekkende for oppdraget. Endringer gitt i eller i medhold av lov = sørge for nødvendige endringer i oppdragsavtalen. Levende dokument. Mindre endringer kan foretas med påtegning, brev eller epost. 33

34 Kapittel 3 Oppdragsavtale og fullmakter 3.5 Mislighold: Pliktig oppsigelse dersom oppdragsgiver vesentlig misligholder sine plikter slik at man ikke er i stand til å produsere eller gi grunnlag for avtalt pliktig regnskapsrapportering. Skriftlig hevingserklæring. Eksempler på mislighold: Oppdrag i vesentlig grad ikke utført ihht lov Rapporteringsfrister overskredet Manglende betaling Manglende innlevering fra oppdragsgiver Forsøk på å utføre oppdraget i strid med lov 34

35 Kapittel 3 Oppdragsavtale og fullmakter 3.6 Fullmakter: Opptre som tredjemann = skriftlig fullmakt Alle oppdrag skal ha en fullmaktoversikt som viser hvilke fullmakter man innehar, og hvilke personer som er omfattet. Regnskapsførervirksomheten er ansvarlig for å tilbakekalle fullmakter vedr opphør av oppdrag, arbeidsforhold og/eller overføring til andre. Delegeringer er ikke tillatt (for eksempel Altinn og bank) Kan lyde på fysisk persons navn eller på funksjon (forutsatt spesifikk; daglig leder, oppdragsansvarlig) Husk begrensning; "oppgave er i overenstemmelse med bokførte opplysninger" 35

36 Kapittel 4 Oppdragsgivers regnskapsmateriale 4.1 Orden: Uorden med mottak? Returneres til og ordnes av oppdragsgiver Eller ordnes av regnskapsfører dersom det er hjemlet i oppdragsavtalen. Krav til orden er uavhengig av papir eller elektronisk materiale 36

37 Kapittel 4 Oppdragsgivers regnskapsmateriale 4.2 Oppbevaring: Ordnet og betryggende sikret oppbevaring så lenge man er i besittelse av dette. Skal sørge for at krav til kontrollspor mellom dokumentasjon, bokføring/spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering etterleves i hele oppbevaringsperioden. (Bokføringsloven 4 nr 7 og 6, samt NBS 2 Kontrollsporet) 37

38 Kapittel 4 Oppdragsgivers regnskapsmateriale 4.3 Oversikt over mottak og utlevering: Skal føre oversikt over mottak og utlevering av oppdragsgivers regnskapsmateriale. Løpende mottak; minst angi det tidspunkt hvor regnskapsfører stenger regnskapsperioden for bokføring som grunnlag for rapportering. Kravet både på papir og elektronisk levering. Unntak: der regnskapsførervirksomheten kun gis tilgang til oppdragsgivers regnskapsmateriale i oppdragsgivers besittelse. Alternativ til loggføring: kun logg over brudd på tidsfrister. Bør vurdere signatur. 38

39 Kapittel 4 Oppdragsgivers regnskapsmateriale 4.4 Krav om utlevering til oppdragsgiver: Regnskapsmateriale skal tilbakeleveres i samsvar med det som følger av oppdragsavtalen, eller når oppdragsgiver ber om dette. Dersom tilbakelevering medfører av pliktig rapportering ikke kan finne sted, skal det informeres skriftlig. Kan ikke utøve tilbakeholdsrett, selv om honorar for utført arbeid ikke er betalt. Samme gjelder regnskapsmateriale som det er ytet vederlag for. Dersom oppdragsgiver ikke ønsker regnskapsmateriale utlevert, og oppbevaringstiden er utløpt, skal makuleres eller slettes innen ett år etter utløpet av oppbevaringstiden. (sikrer bla krav i personopplysningsloven) Avtale medium! 39

40 Kapittel 4 Oppdragsgivers regnskapsmateriale 4.5 Utlevering til offentlig myndighet: Skal skje ved med grunnlag i særskilt hjemmel om utleveringsplikt eller etter skriftlig samtykke fra oppdragsgiver. Skal kreve at mottaker signerer på hvilket regnskapsmateriale kontrollmyndigheten får utlevert. Reglene i 4.4 gjelder ikke for offentlig myndighet. Pålagt å gi nødvendig bistand til innsyn, samt stille til disposisjon utstyr og programvare (bokføringsloven 14 annet ledd). Det kan ikke kreves vederlag fra kontrollmyndighetene. 40

41 Kapittel 4 Oppdragsgivers regnskapsmateriale 4.6 Utlevering til gjeldsnemnd og bostyrer: Vederlagsfritt utlevere skyldnerens (oppdragsgivers) regnskaper og regnskapsmateriale. Reglene i 4.4 gjelder på samme måte her. Vederlagsfri bistand på allerede utførte oppgaver. Avgrenses til å gi faktiske opplysninger om skyldnerens regnskapsog forretningsførsel, uten ytterligere vurderinger. Mao; ingen nye oppgaver! 41

42 Kapittel 4 Oppdragsgivers regnskapsmateriale 4.7 Opphør av oppdrag: Ved opphør: snarest mulig utlevering av regnskapsmateriale til oppdragsgiver. Dersom bokførte opplysninger er elektronisk tilgjengelig; skal gjøres tilgjengelig i 3,5 år etter regnskapsårets slutt (bla NBS 3) Det formelle ansvaret påhviler oppdragsgiver, men bør avtales skriftlig! Dersom man ikke får levert fra seg: kan berørte parter tilskrives (eiere med personlig ansvar, styremedlemmer, daglig leder, konkursbo, stedlig politimyndighet, skattekontor, den kommunale skatteoppkrever og revisor). Ingen svar innen 30dager? Makuleres/slettes 42

43 Kapittel 5 Oppdragsutførelse Bilags-adm Avstemming Lønn Regnskap 43

44 Kapittel 5 Oppdragsutførelse Transaksjonsovervåking Remittering Utleie Budsjettering Prognose Presentasjon System-oppsett Bilags-adm Avstemming Attestasjon Integrasjoner Rapportering Offentlig rapportering Bistand ettersyn Lønn Regnskap Årsregnskap Ligningspapirer Virksomhetsstyring Global Payroll MVA/Skatt Bistand revisjon KPI og benchmarking Analyse 44

45 Kapittel 5 Oppdragsutførelse Generelt: Regnskapsfører skal utføre sitt oppdrag i samsvar med oppdragsavtale og krav gitt i eller i medhold av lov, og også ellers medvirke til at oppdragsgivers interesser ivaretas. Vurdere og dokumentere oppdragsgivers interne rutiner. Svakheter skal tas opp. Vesentlige og gjentakelser tas opp skriftlig. Brudd på oppdragsavtale skal tas opp. Som ovenfor. Bør også ta opp brudd på andre regelverk som man kommer over: for eksempel arbeidsmiljø- og personvernregler. 45

46 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.4 Hvitvasking: Regnskapsfører skal påse at transaksjoner som regnskapsfører blir kjent med er i samsvar med regnskapsførers kjennskap til oppdragsgiver og dennes virksomhet (hvitvaskingsloven 14) Mistanke = foreta nærmere undersøkelser. Undersøkelse avkrefter ikke mistanke = meldeplikt Økokrim. 46

47 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.5 Faktureringsoppdrag: Ved slike oppdrag før oppdragsgivers interne rutiner normalt omfatte: Betryggende rutine som sikrer at alle leveranser blir fakturert? Faktureringsgrunnlag spesifisert / krav til salgsdokument? Tilstrekkelig informasjon om korrekt avgiftsbehandling? Grunnlag for effektiv og korrekt fakturering til rett tid? Følges endringer i avtaler opp? Pris- og kunderegistre på plass? Reskontro-oppfølging på plass? Følger oppdragsgiver opp våre rapporter? Oppfylles oppbevaringsplikter som for eksempel salgsdokumenter, kreditnotaer, avtaler/ordresedler, pakksedler, timelister mv? 47

48 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.5 Faktureringsoppdrag: Regnskapsfører skal påse faktureringsgrunnlag er tilstrekkelig spesifisert til å oppfylle krav til innhold i salgsdokumenter gitt i eller i medhold av lov. Påse betryggende registrering av faktureringsgrunnlag. Så lenge faktureringsgrunnlaget er tilstrekkelig spesifisert, har regnskapsførervirksomheten ingen plikt til å verifisere faktureringsgrunnlaget. Sørge for at salgsdokumenter, kreditnotaer, purringer mv oppfyller krav til innhold gitt i eller i medhold av lov. Korrigering av feil skal skje med bruk av kreditnota eller tilleggs faktura (GBS 1). 48

49 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.5 Faktureringsoppdrag: Dersom oppdragsgiver benytter faktoring; regnskapsfører skal påse at avtalt informasjon oversendes. Skal utarbeide faktureringsrapporter (for eksempel fakturajournal) med den frekvens og innhold som følger av oppdragsavtalen. Faktureringsrapportene = bokføringsgrunnlag? Skal skje innen fristene for ajourhold. Betalingspåminnelser og rentefakturering? Regulere i oppdragsavtale: Antall purringer med hyppighet Forsinkelsesrenter Purregebyr Oppfølging ovenfor inkassoforetak 49

50 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.5 Faktureringsoppdrag: Skal foreta betalingspåminnelser og rentefakturering i samsvar med den frekvens som følger av oppdragsavtale, og i samsvar med krav gitt i eller i medhold av lov (inkassoforskriften / forsinkelsesrenteloven) Bruke avtalte satser for purregebyr og forsinkelsesrente. Ikke avtalt? Bør kontakte oppdragsgiver. Dersom ikke annet er avtalt klarere inkassoklare krav med oppdragsgiver før oversendelse. Regnskapsfører skal ikke utføre inkassohandlinger! (Lov om inkassovirksomhet) 50

51 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.6 Lønnsoppdrag: Ved slike oppdrag før oppdragsgivers interne rutiner normalt omfatte: Oppmerksom på krav til arbeidsavtaler for alle arbeidsforhold? Betryggende rutine for innrapportering av A-meldingen? Rutiner som sikrer rett lønn til rett tid? (og til rett person..) Oppfyller dokumentasjonskrav? (reiseregninger, etc) Kjent med krav til lønnsslipp / lønnsavregning? Oppfyller krav om skattetrekkskonto eller bankgaranti? Betryggende rutine for oppfølging av yrkesskadeforsikring og OTP? Betryggende rutine for å kreve og følge opp refusjoner? (sykepenger etc) Følger opp og gir tilbakemelding på våre rapporter, oppbevaringsplikter etc? 51

52 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.6 Lønnsoppdrag: Skal påse at lønnsgrunnlag er tilstrekkelig spesifisert til å oppfylle krav til innhold i a-meldingen og dokumentasjon av lønn, utgiftsrefusjoner, reise- og oppholdsutgifter etc. Dersom ikke: orientere om konsekvenser og anbefale at nytt lønnsgrunnlag utarbeides. Så lenge lønn mv. er tilfredsstillende dokumentert, har regnskapsfører ingen plikt til å verifisere lønnsgrunnlaget. Vurdere å spørre kunde om personalopplysninger er oppdatert i tråd med a-meldingens behov. 52

53 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.6 Lønnsoppdrag: Skal sørge for betryggende registrering av arbeidsforhold, personalopplysninger og lønnsgrunnlag. Skal basere skattetrekk på innhenter skattekort (oppdaterte opplysninger). Utleggstrekk og andre trekk skal gjennomføres i samsvar med skriftlig dokumentasjon (også endringer og opphør). Skal utarbeide rapporter / skriftlig melding basert på registrerte lønnsgrunnlag i perioden. 53

54 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.6 Lønnsoppdrag: Lønnsdokumentasjon skal utarbeides for hver lønnsutbetaling. Skal utarbeide grunnlag for utbetaling av lønn, skattetrekk, utleggstrekk, kontingenter, forskuddstrekk mv. Skal utarbeide lønnslipp til hver arbeidstaker (ved lønnsutbetaling eller straks etter denne). Sammenstillingsoppgave ved årsslutt (kan inkluderes i siste lønnslipp for året). Elektronisk utsendelse = krav i personopplysningsloven. Fødselsnummer må sikres slik at det ikke er tilgjengelig for andre enn adressaten. 54

55 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.6 Lønnsoppdrag: Når det følger av oppdragsavtalen/fullmakt: utarbeide, signere og sende inn a-meldingen. Avvik i a-meldingen skal følges opp uten ugrunnet opphold. Administrere personalforsikringer? Se til at kjente endringer meldes forsikringsselskap. (yrkesskade, OTP, helse- og gruppelivsforsikring etc) 55

56 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.7 Bokføringsoppdrag: Ved slike oppdrag før oppdragsgivers interne rutiner normalt omfatte: Utarbeides tilfredsstillende dokumentasjon? Skriftlige begrunner transaksjoner og andre disposisjoner? Gir all nødvendig informasjon? Tilfredsstillende dokumentasjon av balansen? Forsvarlig kontantforvaltning? Anbefale at virksomheten har egen kasse for kontantomsetning. Anbefale at alle utgifter i EPF og DLS betales med midler fra egen konto for foretaket. Er oppmerksom på hva som bør følges opp i mottatte regnskapsrapporter? Oppfyller oppbevaringsplikter? Informerer om innhold i mottatte nummererte brev fra revisor, bokføringspålegg og varsler? 56

57 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.7 Bokføringsoppdrag: Innenfor alminnelige rammer påse at dokumentasjon av bokførte opplysninger tilfredsstiller krav gitt i eller i medhold av lov, og for øvrig viser de bokførte opplysningenes berettigelse. Mangelfull dokumentasjon? Skal innhente eller utarbeide ytterligere dokumentasjon for å underbygge bokførte opplysninger. Ta stilling til bruk av bokføringskontoer, aktivering samt skatte- og avgiftsmessig behandling. Uoverensstemmelser skal avklares. Stikkprøvebasert kontroll ved for eksempel elektroniske fakturering. Kompliserte og uvanlige transaksjoner bør underlegges en mer omfattende vurdering. 57

58 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.7 Bokføringsoppdrag: Kan basere bruk av bokføringskonto, aktivering, skatte- og avgiftsmessig behandling på skjønnsmessig vurdering av risikoen for feil. Så lenge transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner er tilfredsstillende dokumentert, har regnskapsfører ingen plikt til å verifisere de bokførte opplysningenes berettigelse. NB! Gjelder ikke dersom man ikke forstår eller burde forstå av dokumentasjonens innhold er uriktig eller usannsynlig, basert på en rimelighetsvurdering. 58

59 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.7 Bokføringsoppdrag: Dokumentasjon utarbeidet av regnskapsfører skal vise årsaken til at transaksjonen eller disposisjonen gjennomføres og bokføres. (bokføringsforskriften 5-12). Vesentlige poster skal godkjennes av oppdragsgiver. Valg av kontoplan skal tilpasses pliktig rapportering og oppdragsgivers rapporteringsbehov. Påse at relevante skatte- og avgiftsbestemmelser etterleves. Bør i størst mulig grad følge NS4102:2005. Bør foreta tilleggs teksting! 59

60 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.7 Bokføringsoppdrag: Skal sørge for toveis kontrollspor. Avstemming: sikre at bokførte saldoer er i samsvar med underliggende dokumentasjon og underbygge at bokførte verdier fremstår som rimelige og sannsynlige. Minimum avstemmingskrav: Reskontro, kasse- og bankbeholdninger, skatt/aga og mva. A-melding medfører ikke avstemmingsplikt! 60

61 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.7 Bokføringsoppdrag: Bruttofortjenesteanalyse gjennomført? Rimelighetsvurdering av salgsinntekter og varekostnader. Skal innhente informasjon og dokumentasjon fra eksterne kilder. Avstemminger skal dokumenteres slik at de kan etterprøves. Skal inneholde underliggende dokumentasjon og forklaring på eventuelle avvik. 61

62 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.7 Bokføringsoppdrag: Periodisk rapporteringsfrekvens følger av oppdragsavtalen. Bør synliggjøre behov og nytte ovenfor oppdragsgiveren, spesielt for AS og ASA; daglig leders rapporteringsplikt til styret. Skal bygge på avstemte tall Språk kan være norsk, svensk, dansk eller engelsk 62

63 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.7 Bokføringsoppdrag: Følgende skal kommenteres ifbm periodisk regnskapsrapportering: Forutsetninger regnskapet bygger på (og som ikke man kan forvente av oppdragsgiver selv er oppmerksom på eller ser betydningen av). Svakheter ved oppdragsgivers interne rutiner. Oppdragsgivers vesentlige eller gjentatte brudd på oppdragsavtalen eller krav gitt i eller i medhold av lov. Uklarheter og spørsmål for øvrig. Vurdere behov for å kommentere negativ utvikling i EK, likviditet og/eller inntjening. 63

64 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.8 Årsoppgjørsoppdrag: Vurdere behov for å avklare med oppdragsgiver hvilke regnskapsstandarder som skal legges til grunn. Legge til grunn regnskapsprinsipper og vurderingsregler. Vurdere informasjon om valgadgangen. Ikke regnskapspliktig oppdragsgiver skal i utgangspunktet levere Næringsoppgaven 1 (RF-1175). Dersom Næringsoppgave 2: krav til fullstendig årsregnskap etter regnskapslovens regler, inklusive noteopplysninger. Informere om interessehensyn ved SM og RM. 64

65 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.8 Årsoppgjørsoppdrag: Alle balansekontoer skal avstemmes og dokumenteres i forbindelse med utarbeidelse av årsregnskap og/eller ligningspapirer, med mindre de er ubetydelige (NBS 5). Resultatkontoer avstemmes dersom vesentlig for å sikre riktig regnskap. Skal gjennomgå hele saldobalansen; vurdere urimelige eller usannsynlige poster. Avvik skal følges opp. 65

66 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.8 Årsoppgjørsoppdrag: Andre handlinger ved utarbeidelse av årsregnskap og/eller ligningspapirer. Disse handlingene skal dokumenteres gjennomføring av: Opparbeide nødvendig forståelse av oppdragsgivers virksomhet til å kunne vurdere usikkerheter, estimater og andre spørsmål (og til å kunne utarbeide tilleggsopplysninger (noter med tydelige referanser) til årsregnskapet). Drøfte eventuelle usikkerheter, vurderinger, estimater og andre vesentlige spørsmål for å avgjøre korrekt regnskaps- og skattemessig behandling. Utarbeide dokumentasjon av bokførte opplysninger Etablere kontrollspor mellom saldobalanse-årsregnskap-lign. Informere oppdragsgiver om krav til underskrifter og innsending. Informere oppdragsgiver om krav til oppbevaring 66

67 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.8 Årsoppgjørsoppdrag: Vurdere "Regnskapsførers uttalelse om utarbeidelsen av årsregnskapet". Nå inntatt som vedlegg til GRFS kommer tilbake til denne i neste kapittel. 67

68 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.9 Rene rapporteringsoppdrag: Kun bistand ved utarbeidelse av pliktig regnskapsrapportering: følgende skal det dokumenteres gjennomføringen av: Arbeidsdelingen mellom regnskapsfører og oppdragsgiver (eller andre) skal fremgå tydelig av oppdragsavtalen. Få tilgang til det av oppdragsgivers regnskapsmateriale som er relevant for oppdraget. Sel til at rapporteringsgrunnlag er dokumentert og avstemt, og se til at manglende dokumentasjon og avstemminger fremskaffes eller utarbeides. Vurdere dokumentasjonen av vesentlige beløp som fremstår urimelig eller usannsynlige. 68

69 Kapittel 5 Oppdragsutførelse 5.9 Rene rapporteringsoppdrag: Arbeidsdeling mellom flere regnskapsførere: be om fritak fra taushetsplikten! Vurdere å informere mottakere av regnskapsrapportering om at regnskapsfører kun har bistått med rapporteringen, og ikke har utført løpende bokføring.. Rene rapporteringsoppdrag som omfatter utarbeidelse av årsregnskap og/eller ligningspapirer gjelder også kravene i pkt

70 Kapittel 6 Oppdragsdokumentasjon 6.1 Formål: Skal inneholde vesentlige opplysninger om oppdragsgiver og regnskapsføreroppdraget. Skal dokumentere det arbeid som regnskapsfører har utført for oppdragsgiver. Bør fungere som et hensiktsmessig verktøy i det løpende arbeid på oppdraget. 70

71 Kapittel 6 Oppdragsdokumentasjon 6.2 Innhold: Det skal for hver oppdragsgiver utarbeides dokumentasjon av regnskapsførers arbeid. Oppdragsdokumentasjonen skal ikke inneholde oppdragsgivers regnskapsmateriale. Krav til språk; norsk, svensk, dansk eller engelsk. Oppdragsdokumentasjonen er interne arbeidsdokumenter, og regnskapsførers eiendom. Fremdriftsoversikt skal dokumenteres med dato for gjennomføring av avstemminger, produksjon av oppgaver/rapporter og kvalitetskontroll. 71

72 Kapittel 6 Oppdragsdokumentasjon 6.2 Innhold: Minimumskrav til oppdragsdokumentasjon (6.2.2): Risikobasert kundekontroll Uttalelse fra tidligere regnskapsfører, evt begrunnelse for at slik uttalelse ikke er innhentet. Oppdragsavtale med eventuelle endringer, vedlegg mv. Fullmakter og fullmakts-oversikt. Begrunnelser for avvik fra standardens obligatoriske krav. Fremdriftsoversikt Logg: mottak og utlevering Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner Undersøkelse og rapportering ved mistanke etter hvitvaskingsloven Dokumentasjon av gjennomført kvalitetskontroll Korrespondanse av vesentlig betydning for oppdragsutførelsen. 72

73 Kapittel 6 Oppdragsdokumentasjon 6.2 Innhold: Tillegg ved faktureringsoppdrag (6.2.3): Utarbeidete faktureringsrapporter. Utførte betalingspåminnelser. Oversendelse til faktoringsforetak. Oversendelse til inkassoforetak. 73

74 Kapittel 6 Oppdragsdokumentasjon 6.2 Innhold: Tillegg ved lønnsoppdrag (6.2.4): Utarbeidete a-meldinger. Mottatte a-melding tilbakemeldinger. Rapportering til oppdragsgiver. 74

75 Kapittel 6 Oppdragsdokumentasjon 6.2 Innhold: Tillegg ved bokføringsoppdrag (6.2.5): Egne gjennomførte avstemminger, inklusive underliggende dokumentasjon og forklaring på eventuelle avvik. Periodiske regnskapsrapporter til oppdragsgiver. Gjennomført pliktig regnskapsrapportering (for eksempel MVA oppgaver). Kontrollspor mellom bokførte opplysninger og gjennomført pliktig regnskapsrapportering. Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering eller bokførte opplysninger som er nødvendige for å utarbeide slike spesifikasjoner. Budsjetter. 75

76 Kapittel 6 Oppdragsdokumentasjon 6.2 Innhold: Tillegg ved årsoppgjørsoppdrag (6.2.6): Utarbeidet årsregnskap og/eller ligningsoppgaver. Årsberetning og revisjonsberetning der det er aktuelt. Kontrollspor mellom saldobalanse og årsregnskap og/eller ligningsoppgaver. Ved årsoppgjørsoppdrag som er rene rapporteringsoppdrag (ikke omfatter løpende bokføring) gjelder i tillegg kravene i

77 Kapittel 6 Oppdragsdokumentasjon 6.2 Innhold: Tillegg ved rene rapporteringsoppdrag (6.2.7): Dokumentert og avstemt rapporteringsgrunnlag. Egne gjennomførte avstemminger, inklusive underliggende dokumentasjon og forklaring på eventuelle avvik. Vurdering av dokumentasjon av vesentlige beløp som fremstår som urimelige eller usannsynlige. Gjennomført rapportering. Ved rene rapporteringsoppdrag (som omfatter årsregnskap og/eller ligningspapirer) gjelder i tillegg kravene i

78 Kapittel 6 Oppdragsdokumentasjon 6.3 Tilgang: Oppdragsdokumentasjon skal ikke lånes ut til oppdragsgiver, revisor eller andre uten godkjenning fra oppdragsansvarlig regnskapsfører. Skal uansett ikke lånes ut der hvor det er fare for at innholdet kan gå tapt. Godkjenning av utlån kan gis som en generell rutine i regnskapsførervirksomheten. 78

79 Kapittel 6 Oppdragsdokumentasjon 6.4 Oppbevaring: Ordnet og betryggende sikret mot urettmessig tilgang, endring, sletting, tap og ødeleggelse i 10 år etter utløpet av regnskapsåret. Når oppbevaringstiden utløper skal det makuleres ellers slettes innen et år. Noe dokumentasjon kan, dersom det er forsvarlig, oppbevares kortere (min 2 år): Egne eksemplarer av periodiske regnskapsrapporter og avstemmingsdokumentasjon tilknyttet disse Kan oppbevares på papir eller elektronisk. Krav om sletting hjemlet i hvitvaskingslov og personopplysningslov. 79

80 Kapittel 7 Kvalitetskontroll 7.1 Overordnet intern kontroll på oppdragsnivå: Oppdragsansvarlig eller annen ARF skal minst en gang årlig kontrollere at oppdragsavtalen og krav gitt i eller i medhold av lov etterleves for hver oppdragsgiver. Overordnet intern kontroll på oppdragsnivå skal minst omfatte at: Oppdragsavtalen er a jour Fullmakter er skriftlig dokumentert og a jour Logg (mottak/utlevering) av oppdragsgivers regnskapsmateriale er a jour Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner er gjennomført og dokumentert Avstemminger utføres og dokumenteres tilfredsstillende Handlinger ifbm årsoppgjør er gjennomført Rapportering gjennomføres i henhold til oppdragsavtalen og krav i lov Fremdriftsoversikt er a jour Oppdragsdokumentasjon er a jour. 80

81 Kapittel 7 Kvalitetskontroll 7.2 Medarbeiders oppdragsutførelse: Dersom arbeid utføres av andre enn oppdragsansvarlig regnskapsfører skal han/hun utføre kvalitetskontroll av det utførte arbeidet, eventuelt påse at slik kontroll utføres av en eller flere andre ARF. Skal minst omfatte: Oppdragsutførelse, herunder gjennomført fakturering, lønnsregistrering, bokføring, avstemming, årsoppgjør mv. Rapportering, herunder gjennomført pliktig regnskapsrapportering og rapportering til oppdragsgiver. 81

82 Kapittel 7 Kvalitetskontroll 7.2 Medarbeiders oppdragsutførelse: Frekvens og omfang kan variere basert på en dokumentert vurdering av medarbeiderens kompetanse, kapasitet og erfaring, samt oppdragsgivers rutiner og oppdragets kompleksitet. Må gjennomføres for hvert regnskapsår, og minimum ifbm avslutning av regnskapsåret. Kan bestå av stikkprøver. Bør også vurdere kvalitetskontroll rettet mot arbeid utført av oppdragsansvarlig regnskapsfører og andre ARF! 82

83 Kapittel 7 Kvalitetskontroll 7.3 Feil og mangler Feil og mangler avdekker under kvalitetskontroll skal korrigeres så raskt som mulig. Gjennomført korreksjon skal dokumenteres. 7.4 Dokumentasjon av kvalitetskontroll Gjennomført kvalitetskontroll skal dokumenteres som en del av oppdragsdokumentasjonen, herunder avdekkede feil og mangler. Dokumentasjonen skal også inneholde vurderingen av frekvens og omfang av kontroll av medarbeideres oppdragsutførelse. 83

84 Kort om Risikostyringsforskriften Gjennomgang 84

85 Risikostyringsforskriften FOR nr 1080: Forskrift om risikostyring og internkontroll Omfattet også regnskapsførerselskaper fra

86 Risikostyringsforskriften Rapporten fra Finanstilsynet publisert 29. juni 2015 (basert på 16 tilsyn med regnskapsførerselskaper med kunder av allmenn interesse): Hovedkonklusjon: Risikostyringen må få større fokus! Regnskapsbedriftene hadde ikke gjort særskilte vurderinger ved føring av foretak med allmenn interesse. Manglende vurdering av tilgangsstyring til sensitive opplysninger. Aktuelle oppdrag utgjorde betydelig del av samlede inntekter. Svakheter i vurdering av risiko ved betalingsfullmakter. Kapasitetsrisiko undervurdert. Noen med bare èn autorisert. Manglende gjennomføring av kvalitetskontroller. Dokumentasjonsmangler og manglende oppdatering av oppdragsavtaler. Uklare ansvarsområder; hvem er ansvarlig for hva. Spesielt IKT-Risiko, ref også eget skjema-tilsyn Oktober

87 Risikostyringsforskriften 2. Forholdsmessighet Foretakene skal tilpasse risikostyringen og internkontroll etter arten, omfanget av og kompleksiteten i foretakets virksomhet. 87

88 Risikostyringsforskriften 3. Styret 3-1: Ansvarsfordeling ml Styret/Daglig leder 3-2: Klar organisasjonsstruktur 3-3: Mål, Strategi, retningslinjer og risikoprofil 3-4: Fastsette prinsipper 88

89 Risikostyringsforskriften 3. Styret 3-5: Påse etablering i samsvar med det meste 3-6: Påse gjennomføring og overvåkning 3-7: Avgjøre interimsrevisjon 3-8: Årlig avgjøre sitt arbeid og kompetanse 89

90 Risikostyringsforskriften 4. Daglig leder 4-1: Besørge etablering av styrets retningslinjer 4-2: Løpende følge opp endringer 4-3: Gi styrets relevant og tidsriktig informasjon 4-4: Påse at risikostyring og internkontroll er dokumentert 4-5: Påse at gjennomføring/overvåkning er forsvarlig 90

91 Risikostyringsforskriften 5. Utkontraktering Foretaket har ansvar for risikostyring og internkontroll og der deler av virksomheten er utkontraktert. Skriftlig avtale som skal sikre innsyn og kontroll, herunder Finanstilsynet. Foretaket skal sørge for tilstrekkelig kompetanse 91

92 Risikostyringsforskriften 6. Risikostyring Løpende vurdering av vesentlig risiko Ved endring eller etablering av produkter og rutiner skal vurdering foreligge før virksomheten igangsettes Årlig, systematisk gjennomgang av alle virksomhetsområder Tilstrekkelig til å håndtere foretakets identifiserte risikoer på en forsvarlig måte 92

93 Risikostyringsforskriften 7. Gjennomføring av internkontrollen Ledere på alle vesentlige virksomhetsområder skal løpende vurdere gjennomføringen av internkontrollen. Det skal minst én gang årlig foretas en oppsummerende vurdering av om internkontrollen har vært gjennomført på en tilfredsstillende måte. 93

94 Risikostyringsforskriften 8. Dokumentasjon og rapportering Vurderinger skal dokumenteres Sammendrag og konklusjoner for hvert virksomhetsområde Daglig leder skal minst årlig fremlegge dokumentasjon for styrebehandling Oppbevares i minst 3 år, og være tilgjengelig for Finanstilsynet 94

95 Risikostyringsforskriften 9. Internrevisjon Følgende foretak er pliktig å ha internrevisjon: Foretak i regulerte markeder, Oppgjørssentraler og Verdipapir-registre Foretak som i mer enn 12 mnd har hatt forvaltningskapital for egen og kunders regning på +10 mrd. Leder av internrevisjonen møte i styret. Årlig rapport. Skal følge anerkjente standarder. 95

96 Risikostyringsforskriften 10. Uavhengig bekreftelse I foretak hvor det ikke er etablert internrevisjon skal styret sørge for at foretakets valgte revisor avgift en årlig bekreftelse til styret om: Det er foretatt risikovurdering iht 6 annet ledd Det er foretatt vurderinger iht 7 annet ledd Det foreligger dokumentasjon iht 8 At risikosituasjonen bygger på foretatte vurderinger Vil i praksis da først kunne avgis etter at styret har behandlet og signert i tråd med 8. 96

97 Risikostyringsforskriften Typiske spørsmål/tema: 1 Risiko for at byrået ikke opprettholder betingelsene for autorisasjon 2 Risiko for at byrået ikke har tilstrekkelig kapasitet 3 Risiko for at byrået ikke har tilstrekkelig kompetanse 4 Risiko for at byrået ikke har oppdragsavtaler som er i samsvar med oppdragenes faktiske innhold 5 Risiko for at byrået utfører fullmakts-avhengige oppgaver uten dekkende fullmakt 6 Risiko for at byrået ikke time-registrerer riktig antall timer 7 Risiko for at byrået ikke har betryggende IT-drift 8 Risiko for at byrået ikke overholder taushetsplikten 9 Risiko for at byrået ikke er forsvarlig sikret mot brann- og vannskader 97

98 Risikostyringsforskriften Typiske spørsmål/tema: 10 Risiko for at byrået ikke er forsvarlig forsikret 11 Risiko for at byrået ikke har forsvarlig behandling av e-post 12 Risiko for at byrået ikke har gode etiske holdninger blant samtlige medarbeidere 13 Risiko for at byrået ikke følger opp feil, mangler, avvik og forslag til forbedringer 14 Risiko for at byrået ikke følger opp at kundens interne rutiner er tilpasset byråets rutiner 15 Risiko for at byrået ikke håndterer kundens regnskapsmateriale på betryggende måte 16 Risiko for at byrået ikke bokfører regnskapsinformasjon korrekt 17 Risiko for at byrået ikke oppfyller kravene i hvitvaskingsloven 98

99 Risikostyringsforskriften Typiske spørsmål/tema: 18 Risiko for at byrået ikke avstemmer og dokumenterer regnskapet i tilstrekkelig omfang og til rett tid 19 Risiko for at byrået ikke påpeker lovbrudd, feil og mangler skriftlig 20 Risiko for at byrået ikke rapporterer periodisk i samsvar med hva som er avtalt og GRFS Risiko for at byrået ikke kjører lønn til avtalt tid, med riktig beløp og til rett person 22 Risiko for at byrået ikke følger opp kundens OTP, personalforsikringer og andre forsikringsordninger 23 Risiko for at byrået ikke følger opp kundens krav på lønnsrelaterte refusjoner og tilskudd 24 Risiko for at byrået ikke fakturerer til avtalt tid, med riktig fakturainformasjon og til rett mottaker 99

100 Risikostyringsforskriften Typiske spørsmål/tema: 25 Risiko for at byrået ikke igangsetter oppfølging av kundens ubetalte fordringer til avtalt tid 26 Risiko for at byrået ikke remitterer for kunde til avtalt tid, med riktig beløp og til rett mottaker 27 Risiko for at byrået ikke utarbeider årsregnskap i samsvar med lovgivning 28 Risiko for at byrået ikke utarbeider ligningspapirer i samsvar med lovgivning 29 Risiko for at byrået ikke bruker relevant grunnlag ved budsjettering 30 Risiko for at byrået ikke utfører kvalitetskontroll til planlagt tid og i tilstrekkelig omfang 31 Risiko for at byrået ikke ivaretar kundespesifikke regler og risikoer 32 Risiko for at byrået ikke utfører forsvarlig rådgivning 33 Risiko for at byrået ikke oppbevarer pålagt dokumentasjon av eget arbeid 100

101 Kort om Hvitvaskingsforskriften 101

102 Hvitvaskingsforskriften Forskrift om tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering mv. Kap 1: Innledende bestemmelser Kap 2: Kundekontroll og løpende oppfølging Kap 3: Undersøkelse og rapportering Kap 4: Oppbevaring Kap 5: Interne rutiner og systemer Kap 6: Avsluttende bestemmelser Avkreftet? Business as usual Mistanke? Undersøke Ikke avkreftet? Rapportere til Økokrim 102

103 Hvitvaskingsforskriften 2. Etablering av kundeforhold ARF anses å ha etablert et kundeforhold når de har inngått skriftlig oppdragsavtale med oppdragsgiver eller oppdrag som forutsetter skriftlig avtale. Boligbyggelag som driver med eiendomsmegling anses å ha etablert et kundeforhold med oppdragsgiver når de har påtatt seg et salgs- eller kjøpsoppdrag. Løpende oppdatering av dokumentasjon. 103

104 Hvitvaskingsforskriften 3. Særlige bestemmelser Skal gjennomføres kundekontroll på alle transaksjoner i kontanter på kr eller mer, også i valuta. Gjelder også hvor transaksjonen gjennomføres i flere operasjoner som ser ut til å ha en sammenheng med hverandre. 104

105 Hvitvaskingsforskriften 5-7. Legitimasjon Originaldokumenter utstedt av offentlige myndighet Skal inneholde fullt navn, navnetrekk, fotografi og fødsels- eller D-nr. For personer uten fødsels- eller D-nr skal legitimasjonsdokumenter i tillegg inneholde fødselsdato, fødested, kjønn og statsborgerskap. Navnetrekk gjelder ikke for pass. Elektronisk legitimasjon er godkjent dersom de oppfyller krav i forskrift av 21. november 2005 nr

106 Hvitvaskingsforskriften 11. Politisk eksponerte personer Presisering av disse «innehaver av høytstående offentlig verv eller stilling», herunder hvem som er nærstående part til disse. Også «kjent medarbeider» er tatt inn her. 106

107 Hvitvaskingsforskriften Kapittel 3: Undersøkelse og rapportering Undersøkelsesplikten: Transaksjonen synes å mangle et legitimt formål Usedvanlig stor eller kompleks Uvanlig i forhold til kundens kjente forretningsmessige eller personlige transaksjoner Foretas til eller fra en kunde i et land eller område som ikke har tilfredsstillende tiltak mot handlinger som beskrevet i straffeloven På en annen måte uvanlig karakter 107

108 Hvitvaskingsforskriften Kapittel 3: Undersøkelse og rapportering Hvitvaskingsansvarlig i regnskapsførerselskapet: Ansvarlig for oversendelse av opplysninger til Økokrim Skal skje via Altinn Forbud mot å gjøre tredjepersoner kjent med at det foretas undersøkelser, rapportering eller etterforskning (med noen unntak). 108

109 Hvitvaskingsforskriften Kapittel 4: Oppbevaring Kopi av fremlagte legitimasjonsdokumenter skal påføres «rett kopi bekreftes» med signaturen til den som har foretatt kundekontrollen, samt dato for kontrollen. Medium skal opprettholde lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden. Skal foreligge sikkerhetskopi, oppbevart atskilt fra originalen. 109

110 Hvordan effektivisere arbeidsprosessene? Samhandling internt og eksternt; hvor ligger de største gevinstene? 110

111 Regnskapsbransjen Nye AS velger bort revisjon Blant de nye aksjeselskapene i 2014 valgte 74 prosent å ikke ha revisjon av årsregnskapet, mot vel 70 prosent i 2013 og 66 prosent i Ved utgangen av 2014 hadde i alt aksjeselskaper valgt bort revisjon. Dette innebærer at 42 prosent av det totale antallet aksjeselskapet har valgt ikke å revidere årsregnskapene sine. RF % REV % Kilde: NARF / Brreg 111

112 Øvrige markeder Telecom 112

113 Øvrige markeder Bank/finans 113

114 Øvrige markeder Konsum 114

115 Øvrige markeder Interaksjon 115

116 Regnskapsmarkedet 116

117 Regnskapsmarkedet 117

118 Regnskapsmarkedet 118

119 Scenario 2012: Regnskapsføring 2017: Transaksjonsovervåking 119

120 Utfordring: 1 kunde Offentlige krav/frister 120

121 Utfordring: 2 Transaksjoner I dag Budsjett og prognose Ren gjetting? Last year Today Next year 121

122 Tillit og statistikk EBITDA: Selskap A: Selskap B: Selskap C: MNOK 15 MNOK 15 MNOK

123 Tillit og statistikk EBITDA: Selskapp A: Selskap B: Sleskap C: MNOK 15 MNOK 15 MNOK

124 Athen 124

125 Arbeidsprosessene Eksempel-medarbeider: Autorisert regnskapsfører Mellomstor portefølje Registrert timer ila året Av disse er 1537 fakturerbare; 87% av tid på jobb Herav 23% høy sats og 77% lav sats Omsetning på kr / kr 800 gir da kr pr år Kostnadsbilde med lønn på kr gir ca MNOK timer interne (opplæring, kurs, internmøter etc) 125

126 Arbeidsprosessene Grunnlagsdata: 112 Føring av bilag / Bilagsregistrering 467, Avstemming av hovedbokskontoer 158, Ferie 157, Bankavstemming 146, Telefon, epost, brev - kommunikasjon generell 119, Selvangivelse/ligningsoppgjør 110, Sykdom m/sykemelding 101, Lønnsarbeide 66, Perioderegnskap/pliktig rapportering 64, Kontroll av regnskap (utføres av ARF) 58, Lønns- og trekkoppgave arbeid 54, Intern Epost/oppdatering program mm 52, Annet regnskapsarbeide 51, Terminoppgaver skattetr./arb.g.avg. 45, Årsoppgjør/Årsregnskap/Noter etc 38, Time - innleggelse og faktureringsarbeide 33, Kurs/faglig oppdatering 31, Planleggingsarbeide 29, MVA - oppgjør 28, Permisjon med lønn 27, Bilagsmottak/purring/post/henting/pakking/levering 22, Opplæring/internt ansatte 19, Bistand ved revisjon 18, Sekretæroppgaver/interntid 17, Interne møter 15, Etablering av oppdrag (møte, klientmapper, Uni etc 14, Møtevirksomhet 13, Spesialrapporter 13, Bokettersynsarbeide 10, Interne arrangement m/lønn 10, Klage på ligningsoppgjør/skatt 7, Barns sykdom - egenmelding 7, Data/It problematikk (installering, feilretting) 6, Rådgivningstjenester (generell) 5, Sortering og kontering av bilag (forberedelser) 4, Tilleggsarbeid, lønn (SSB, pensjon mm) 3, Faktureringsarbeide 3, Registrering/sletting MVA-registeret 3, Mva kompensasjon 3, Rydding, makulering varebestilling 2, Budsjettarbeide 1, Overtidsmat (spisetid kveld som ikke går på kunde) 1, Prosjekt/avdelingsregnskap 1, Salg/markedsføring/anbud ny kunde etc 0,18 126

127 Arbeidsprosessene Kurs/faglig oppdatering 2 % Time - innleggelse og faktureringsarbeide Årsoppgjør/Årsregnskap/Noter 2 % etc 2 % Terminoppgaver skattetr./arb.g.avg. 2 % Annet regnskapsarbeide 3 % Planleggingsarbeide Permisjon med lønn 2 % 1 % MVA - oppgjør 2 % Bilagsmottak/purring/post/henting/pak king/levering 1 % Føring av bilag / Bilagsregistrering 25 % Intern Epost/oppdatering program mm 3 % Lønns- og trekkoppgave arbeid 3 % Kontroll av regnskap (utføres av ARF) 3 % Perioderegnskap/pliktig rapportering 3 % Lønnsarbeide 4 % Avstemming av hovedbokskontoer 8 % Sykdom m/sykemelding 5 % Selvangivelse/ligningsoppgjør 6 % Ferie 8 % Telefon, epost, brev - kommunikasjon generell 6 % Bankavstemming 8 % 127

128 Arbeidsprosessene Innhenting Behandling Rapportering/Dialog 128

129 Innhentingsfasen Digitalisering EHF Samhandling eksternt Datafangst 129

130 Behandlingsfasen Transaksjonsovervåking Kategorisering av «like» transaksjoner og prosesser Standardoppsett og smart-bokføring Samhandling internt Automatisering Big data 130