HÅNDBOK FOR FYLKESRÅDET April 2017 Foto: Thor-Wiggo Skille
Håndbok for fylkesrådet 1. Generelt Formålet med denne håndboka er å klargjøre hvilke rettigheter og forpliktelser det enkelte medlem av fylkesrådet må forholde seg til. Håndboka er å betrakte som fylkesrådslederens instruks til fylkesrådets medlemmer. Fylkesrådets medlemmer er utpekt av fylkesrådets leder. Fylkesrådets medlemmer omfattes ikke av det avtaleverk som gjelder for tilsatte i fylkeskommunen, og har som sådan ikke noe stillingsvern. Fylkesrådets leder kan når som helst velge å skifte ut medlemmer av fylkesrådet. Nærmere omtale av rettigheter og plikter for fylkesrådets medlemmer framgår av Reglement for fylkestinget, Reglement for fylkesrådet og av Reglement for godtgjørelse ved ombudsverv, slik de er vedtatt av fylkestinget. Ved tiltredelse som medlem av fylkesrådet, mottar den nye fylkesråden et tiltredelsesbrev, undertegnet av fylkesrådets leder. Dette skal signeres av den nye fylkesråden, og er en bekreftelse på at innholdet i denne håndboka er lest og akseptert. Arbeidsmiljølovens bestemmelser gjelder ikke for fylkesrådets medlemmer. 2. Arbeidsvilkår og godtgjørelse Det forventes at fylkesrådets medlemmer skal være til stede på kontoret - eller tilgjengelig på annen måte - alle arbeidsdager fra kl 08.00 og så lenge det er nødvendig. Likeså må fylkesrådets medlemmer være forberedt på å måtte stille til tjeneste i helger og i ferier når dette anses nødvendig. Godtgjørelsen for folkevalgte representanter i Nordland fylkeskommune herunder leder og medlemmer av fylkesrådet er fastsatt av fylkestinget, jfr. Reglement for godtgjørelse for fylkeskomunale ombud. Det utbetales ikke andre godtgjørelser for deltakelse i fylkeskommunale organ/oppgaver. Gjeldende godtgjørelse for medlem av fylkesrådet utgjør 90 % av basis. (Basis = fylkesrådsleders godtgjørelse, som er fastsatt til 80 % av regjeringsmedlemmers godtgjørelse.) Godtgjørelse utbetales med 1/12 den 12. i hver måned. Etterlønn Medlemmer av fylkesrådet tilstås etterlønn i en måned fra den dag de fratrer. Fylkesordføreren kan i tillegg innvilge ytterligere inntil to måneder etterlønn for de av fylkesrådets medlemmer som ikke har lønns-/næringsinntekt, pensjon eller lignende når fylkesrådet fratrer sine posisjoner. Når ett av fylkesrådets medlemmer fratrer, kan fylkesrådets leder innvilge slik etterlønn. Disse bestemmelser gjelder ikke for fylkesråder som går direkte over i annet offentlig verv eller annen offentlig stilling. 2
Feriegodtgjørelse ved fratredelse Ved fratredelse vil en fylkesråd få feriegodtgjørelse beregnet på samme måte som for fylkeskommunalt ansatte. 3. Ferie og fravær Fylkesrådets medlemmer har samme rett til å ta ut ferie som de fylkeskommunalt ansatte. Fylkesråden skal avtale med fylkesrådets leder når ferie skal tas ut. Ved fravær grunnet sykdom gis medlemmer av fylkesrådet godtgjørelse tilsvarende Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser 18. Fylkeskommunen mottar refusjon fra NAV. Ved ferie eller fravær hvor det kan være usikkert hvorvidt fylkesråden kan nås pr mobiltelefon, skal fylkesråden holde sekretariatet informert om oppholdssted. 4. Elektroniske kommunikasjonsmidler Medlemmer av fylkesrådet utstyres med telefoni- og ikt-utstyr etter behov. Abonnementsutgifter dekkes av fylkeskommunen. Fylkesråden plikter å begrense bruken av betalingstjenester mest mulig. Det må utvises stor forsiktighet ved bruk av nettbaserte tjenester i utlandet, slik at fylkeskommunen ikke påføres unødige kostnader. Bestemmelser om innberetning til skatteetaten vil gjelde i henhold til ordinære beskatningsregler. Abonnementsavgifter dekkes ved kortere permisjoner, men ikke utgifter til forbruk. 5. Sosiale forhold Bolig Medlemmer av fylkesrådet med fast bopel utenfor Bodø kommune kan ved behov tildeles møblert leilighet av fylkeskommunen. Hjemreise Medlemmer av fylkesrådet med bopel utenom Bodø får normalt dekket utgifter til hjemreise en gang i uken. I enkelttilfeller kan fylkesrådsleder godkjenne mer enn en hjemreise. Pensjon Fylkesrådets medlemmer meldes automatisk inn i KLP s pensjonsordning. Full opptjening etter 16 år. 6. Tjenestereiser Medlemmer av fylkesrådet får dekket utgifter til tjenestereise etter kommunenes reiseregulativ. 3
Tjenestereiser til utlandet for medlemmer av fylkesrådet skal godkjennes av fylkesrådets leder. Den enkelte fylkesråd er ansvarlig for å levere reiseregning innen ei uke etter gjennomført reise. Reiseregning skal føres leveres elektronisk iht Nfk sine retningslinjer. Alle utgifter som kreves refundert skal dokumenteres med originale bilag. For pendlerreiser til og fra Bodø skal det skrives separate reiseregninger. 7. Registrering av styreverv og økonomiske interesser Medlemmer av fylkesrådet skal registrere styreverv og økonomiske interesser i KS sitt styrevervregister. Medlem av fylkesrådet kan ikke ha verv som medlem av fylkestinget og øvrige fylkeskommunale verv i funksjonstiden. 8. Forbud mot verv. Habilitet Reglement for fylkesrådet, sist vedtatt av fylkestinget under sak 9/2013 7 1. ledd, lyder: "Fylkesrådets medlemmer har ikke adgang til å være med i styrer og råd i næringsliv, forretningsdrift, organisasjoner, foreninger m.v. som mottar støtte fra eller driver virksomhet som har betydning for eller innflytelse på Nordland fylkeskommunes politikk eller økonomi." Eventuell tvil om tolkning av denne bestemmelsen tilligger fylkesordføreren. Bestemmelsen gjelder ikke verv i politiske partier. For øvrig gjelder bestemmelsene i kommuneloven 40 nr. 3, jfr. forvaltningsloven kap. II og kommuneloven 40 nr. 4. 9. Ved fratredelse Ordningen med kontor, utstyr og evt. bolig avvikles snarest mulig, og senest to uker etter fratredelse. 10 Etiske retningslinjer Etiske retningslinjer for Nordland fylkeskommune gjelder for fylkesrådets medlemmer. 11. Forholdet til egen fagavdeling Den enkelte fylkesråd skal ivareta arbeidsgiveransvaret til den eller de etatssjefer vedkommende har ansvar for. Fylkeskommunens HR-sjef vil være den som veileder fylkesråden i håndtering av spørsmål knyttet til dette. 4
Fylkesråden har ansvar for at fagavdelingen utfører de arbeidsoppgaver som fylkestinget, fylkesrådet eller fylkesråden selv har pålagt avdelingen. Arbeidet skal utføres i samarbeid med vedkommende etatssjef eller den som etatssjefen utpeker. Fylkesråden har ansvar for at saker som skal fremmes til behandling i fylkesrådet blir saksbehandlet, kvalitetssikret, elektronisk godkjent i websak og levert til fylkesrådets kontor innen de tidsfrister som gjelder. En sak som ønskes lagt fram til drøfting i et rådsmøte på tirsdag, må fylkesråden sørge for at blir levert til fylkesrådets kontor sekretariatet innen kl 12.00 forutgående torsdag. Fylkesråden har ansvar for at fagavdelingen sørger for all faglig/politisk planlegging og tilrettelegging av møter som fylkesråden skal delta på. Unntaket fra dette gjelder reiser og overnatting (se neste avsnitt). 12. Forholdet til fylkesrådets kontor Fylkesrådets kontor bistår fylkesråden i planlegging av reisevirksomhet i forbindelse med utøvelse av funksjonen som fylkesråd. I den grad det er mulig oppfordres råden til å bestille/endre reisen selv. Fylkesrådets kontor bistår fylkesråden i å planlegge og innkalle til de møter råden ønsker å avholde. Fylkesrådets kontor bistår råden i å planlegge ukentlige postmøter med sin avdeling. Fylkesrådets kontor foretar kontroll og attestasjon av reiseregninger som fylkesråden har levert. (Se eget avsnitt om reiseregninger.) Fylkesråden skal ikke anmode fylkesrådets kontor om å bistå i andre spørsmål enn det som er knyttet til utøvelse av funksjon som fylkesråd. 13. Behandling av innkommende post Nfk benytter WebSak som saksbehandlings verktøy. Fylkesråden har løpende ansvar for å følge med inngående post i WebSak. Fylkesråden har også ansvar for å gjennomgå og respondere på dokumenter som er sendt til godkjenning. Post som er adressert til fylkesråden og sendt via ordinær postgang, eller som e-post til Nfk s offisielle e-postadresse, vil bli journalført på riktig avdeling. Det er etatsjefens plikt å sørge for at rett saksbehandler blir satt til å behandle saken, og at det gis et svar innen rimelig tid. Det er også etatsjefens plikt å underrette fylkesråden om innholdet i brevet dersom det anses nødvendig. E-post som kommer direkte til den enkelte fylkesråd skal håndteres av fylkesråden selv. Normalt vil fylkesråden videresende e-posten til sin etatssjef for saksbehandling. 5
Arkivverdig e-post skal umiddelbart journalføres i WebSak. Fylkesrådets kontor bistår ved behov. Med arkivverdig e-post menes alle dokumenter som har noe med saksbehandlingen i Nfk å gjøre. E-poster som er av annen karakter, for eksempel knyttet til eget partiarbeid, skal ikke journalføres. Det kan ofte være vanskelig å vurdere hvorvidt en e-post er arkivverdig eller ikke. Fylkesrådets kontor bistår i vurderingen. 14. Saksbehandlingen a) I fylkesrådet som kollegium Fylkesråden har ansvar for å fremstille de saker som ønskes behandlet i fylkesrådet. Fylkesråden må sette seg grundig inn i alle sider ved saken, og være i stand til å redegjøre for saken og svare på spørsmål når saken legges fram til behandling. Det vil kun unntaksvis bli gitt adgang til å la en etatssjef eller en saksbehandler foredra saken. Dersom fylkesråden ønsker bistand fra fagavdelingen må dette klareres med fylkesrådets leder før møtet. I fylkesrådet kan en fylkesråd fremme sine saker på to måter: Som et rådsnotat, hvor en sak tas opp til drøfting. Dette kan være for å avklare videre fremdrift i saken, eller for å gi fylkesrådet en orientering om saken. Det fattes ikke vedtak ved behandling av rådsnotater. I forkant av alle fylkestingssaker fremmes det rådsnotat. Som en sak til fylkesrådet, hvor det fremmes forslag til vedtak. Vedtaket kan enten være ei innstilling til fylkestinget, eller et vedtak om iverksetting med bakgrunn i den delegerte myndighet som fylkesrådet er gitt fra fylkestinget. b) Etter delegert myndighet Fylkesråden har, i hht fylkesrådets delegasjonsreglement, anledning til å fatte vedtak i noen saker. Fylkesråden skal da underskrive på et beslutningsdokument hvor vedtaket framgår. I tilskuddssaker har fylkesråden myndighet til å innvilge inntil 300 000 kr. Beslutningsdokumentet skal deretter legges fram for fylkesrådet til orientering. Fagavdelingen effektuerer vedtakene, enten de er fattet i fylkesrådet som kollegium eller av den enkelte fylkesråd. 15. Opptreden i fylkesrådet For å oppnå best mulig fokus og konsentrasjon rundt saksbehandlingen i fylkesrådet, skal den enkelte fylkesråd forholde seg til følgende regler, som kun kan fravikes når fylkesrådets leder gir anledning til det: Fylkesrådets medlemmer skal være på plass og forberedt til møtet på det kunngjorte tidspunkt for møtestart, og være til stede under hele møtet. Det er fylkesrådets leder som bestemmer hvem som til en hver tid har ordet. 6
16. Opptreden i fylkestinget Her gjelder de samme regler for fylkesrådets medlemmer som for opptreden i fylkesrådet (dog slik at det er fylkesordføreren som bestemmer hvem som har ordet). 17. Offentlige ytringer Fylkesrådets medlemmer står fritt til å ytre seg i det offentlige rom, til media, på møter, på web etc. I spørsmål som omhandler saker som fylkesrådet er ansvarlig for, bør fylkesrådets medlemmer ikke uttrykke annen holdning enn det som er fylkesrådets offisielle politikk. En fylkesråd må utvise stor varsomhet med hvordan man fremstår i sosiale medier. Fylkeskommunens kommunikasjonstjeneste vil kunne gi råd til alle medlemmer av fylkesrådet når det gjelder offentlige ytringer. 18. Gaver Fylkesrådets medlemmer vil ofte være i situasjoner hvor det er naturlig både å gi og å motta gaver. Fylkesråden plikter å vise moderasjon i slike sammenhenger. Dersom en fylkesråd mottar en personlig gave som er av en såpass stor verdi at den er skattepliktig, er det vedkommende fylkesråds eget ansvar å sørge for å opplyse om dette til Skatteetaten. 19. Representasjon Fylkesrådets medlemmer deltar ofte i middager og sosiale sammenkomster. Dette er viktig for å utvikle og opprettholde et godt kontaktnett. I slike sammenhenger skal fylkesråden legge vekt på å være en god ambassadør for Nordland fylkeskommune ved å være pent antrukket, vise moderasjon i alkoholinntak og å delta aktivt i konversasjonen. 20. Andre forhold Dersom det oppstår andre forhold enn de som er omtalt i denne håndboka og som det ikke er åpenbart hvordan skal håndteres, eller tvil om hvordan innholdet i denne håndboka skal forstås, plikter den enkelte fylkesråd å drøfte dette med fylkesrådets leder. 7
WWW.NFK.NO