Lillehammer kommune Saksframlegg Saksb: Øivind Nyhus Arkiv: 18/3252-2 Dato: 19.04.2018 REVISJONSRAPPORT OM SELSKAPSKONTROLL I LILLEHAMMER OLYMPIAPARK AS Vedlegg: Revisjonsrapport 4-2018 «Selskapskontroll Lillehammer Olympiapark AS» fra Innlandet Revisjon IKS. Sammendrag: I denne saken legger kontrollutvalget frem for kommunestyret revisjonsrapport fra Innlandet Revisjon IKS om selskapskontroll i Lillehammer Olympiapark AS. Bakgrunn: Kontrollutvalget bestilte den 30.10.2017 en selskapskontroll om Lillehammer Olympiapark AS. Bestillingen var basert på to foranalyser utført av Innlandet Revisjon IKS. Prosjektplan ble lagt fram for kontrollutvalget den 4.12.2017. Kontrollutvalget vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget tar prosjektplanen "Selskapskontroll - Lillehammer Olympiapark AS" til orientering. 2. Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll i Lillehammer Olympiapark AS i henhold til prosjektplanens innhold. 3. Kontrollutvalget ber revisjonen rapportere tilbake til utvalget på neste møte om hvordan formannskapet vedtak i sak 83/17 påvirker selskapskontrollen. Kontrollutvalget fikk en orientering fra revisjonen og styreleder i Lillehammer Olympiapark AS den 5.2.2018 om kulepunkt 3. Innlandet Revisjon IKS har ferdigstilt rapporten som er vedlagt saken. Revisjonen vil stille i kontrollutvalgets møte og presenterer denne og svare på spørsmål. Fakta Selskapskontrollen er gjennomført via dokumentgjennomgang av dokumenter fra både Lillehammer kommune og Lillehammer Olympiapark samt flere intervju. Rapporten innledes med en beskrivelse av selskapet, deretter beskrives kommunens eierskapsutøvelse. Selskapskontrollen har tatt utgangspunkt i seks problemstillinger som omtales nedenfor. Sekretariatet har valgt å gjengi kort noe fra konklusjonen under de enkelte problemstillingene som revisjonen har gitt i revisjonsrapporten:
1. Hvor store økonomiske midler er tilført Lillehammer Olympiapark AS de siste 10 årene? Denne problemstillingen er beskrivende og tar for seg driftstilskudd, investeringstilskudd og andre bidrag med økonomisk effekt. I tillegg gis det informasjon om den økonomiske utviklingen i selskapet. For perioden 2008-2017 ble selskapet tilført driftstilskudd tilsvarende 22 % av selskapets samlede inntekter. Til og med 2010 ble tilskuddene dekket av etterbruksfondet, 2015 var det første året uten tilskudd fra etterbruksfondet. Selskapet har til sammen fått 12 millioner kroner i driftstilskudd fra Oppland fylkeskommune via Lillehammer kommune. Midlene ble bevilget i 2014 med en tidshorisont på 10 år. Disse midlene ble brukt opp allerede i 2017. Selskapet fikk også 4 millioner fra Kulturdepartementet til ungdoms-ol for å sikre driften av bob- og akebanen. Lillehammer kommune har i tillegg bevilget midler til investeringer, den største var på nesten 40 millioner kroner til oppgradering av Birkebeineren skistadion i 2012-2013. Lillehammer kommune har også gitt lånegarantier for lån til selskapet. 2. Hvordan praktiserer selskapet regelverket i offentlighetslova? Selskapet er omfattet av offentlighetsloven og er dermed pliktig å føre journal. De har for øvrig ikke plikt til å følge kravene til offentlig arkiv, jf. arkivforskriften 11. Selskapet journalfører ikke alle dokumenter som angår forretningsdriften, dette er ikke i tråd med gjeldende regelverk. Presse som ber om innsyn får dette, men når ikke alle dokument er journalført gis det mangelfull informasjon. 3. Hvordan praktiserer selskapet regelverket i lov om offentlige anskaffelser? Selskapet er et offentligrettslig organ og er omfattet av lov om offentlige anskaffelser. Lovverket er bare benyttet i innkjøp knyttet opp mot byggeprosjekter og ikke andre innkjøp. Dette er ikke i tråd med regelverket. En gjennomgang av innkjøps- og leasingkontrakter viser at flere av de skulle være kunngjort etter lov om offentlige anskaffelser. 4. Sikrer selskapet at offentlige tilskudd ikke subsidierer den konkurranseutsatte delen av virksomheten? Dagens regelverk krever at det skal foretas en reel kostnadsfordeling mellom aktivitetene i regnskapsføringen. Dette kan forstås slik at man bør fordele faktisk bokførte kostnader ut på enkelte avdelinger og prosjekter, dvs. at alle aktiviteter i selskapet skal dekke kostnader knyttet til egne aktiviteter samt sin andel av felleskostnadene. Dagens modell viser dekningsbidrag fra den kommersielle aktiviteten, og revisor vurderer at dette ikke ivaretar måten å fordele kostnader. Kravene til regnskapsmessig skille vurderes dermed ikke som oppfylt.
Spørsmålet om ikke-konkurranseutsatte aktiviteter bidrar til å støtte/subsidiere konkurranseutsatt virksomhet i selskapet er det vanskelig for revisjonen å ta stiling til ettersom det rutinemessig ikke foretas noen forholdsmessig fordeling av kostnader. En gjennomgang av "skyggeregnskaper" kan for øvrig tyde på at det ikke har funnet sted noen kryssubsidiering disse årene. 5. Hvordan har kommunen og selskapet fulgt opp vedtak fra 2013 om investeringsplan for de olympiske anleggene? Kommunestyrets vedtak om en slik investeringsplan er ikke blitt formidlet til selskapet, og en slik plan her dermed heller ikke blitt utarbeidet. 6. Hvordan følges kommunens eierskapspolitikk opp overfor Lillehammer Olympiapark AS? Eierskapspolitikken er i hovedsak fulgt opp ovenfor selskapet når det gjelder eierstyring og -strategi. For øvrig legges ikke innkallinger til generalforsamlinger rutinemessig fram for formannskapet. Revisjonen anser at kommunen i begrenset grad har fulgt opp egne eierprinsipper ved å angi langsiktige mål for utvikling av selskapet. Styret i selskapet har vurdert sammensetningen av styret, og har vurdert at denne er i tråd med de behov og utfordringer som selskapet har. Aksjonærvalgte styremedlemmer omfattes ikke av incentiv- og bonusordninger, og dette er i tråd med eierskapspolitikken. Godtgjørelsene til styret er vurdert som moderate. Valgkomite er vedtektsfestet, men formuleringen om valgkomité i 6 i vedtektene inneholder ikke noen bestemmelse eller presisering om at valgkomitéen skal oppnevnes av generalforsamlingen. Revisjonen har fått opplyst at det ikke har vært behandlet problemstillinger knyttet til habilitet i styret, men kan imidlertid ikke se at forholdet til styremedlemmers habilitet ble vurdert ved oppnevning av styremedlemmer med tilknytning til Lillehammer kommune. Kjønnssammensetningen i styret i selskapet er i tråd med kommunens eierskapspolitikk og kommunelovens 80a, jf. aksjelovens 20-6. Lillehammer kommune har nedfelt prinsipper for utbytte og avkastning i eierpolitikken. Olympiaparken har vedtektsfestet at selskapet ikke skal betale utbytte, dermed er ikke denne politikken aktuell for selskapet. Revisjonen oppsummerer sine funn i følgende seks anbefalinger: Lillehammer Olympiapark AS bør endre sin journalførings- og arkiveringspraksis, slik at den ivaretar regelverket på området. Selskapet har plikt til å føre journal i samsvar med arkivlova 10, som sier at registreringen i journalen skal gjøre det mulig å identifisere dokumentet.
Utfra revisjonens vurdering som går ut på at Lillehammer Olympiapark AS i utgangspunktet omfattes av virkeområdet til lov om offentlige anskaffelser, bør selskapet innrette sin innkjøpspraksis i henhold til dette regelverket. Faktisk bokførte kostnader i Lillehammer Olympiapark AS bør fordeles ut på enkelte avdelinger og prosjekter, dvs at alle aktiviteter i selskapet skal dekke kostnader knyttet til egne aktiviteter samt sin andel av felleskostnadene. Lillehammer kommune bør følge opp eierpolitikkens bestemmelse om at innkallinger til generalforsamlinger rutinemessig skal legges fram for formannskapet. Lillehammer kommune bør følge opp eierpolitikkens ordlyd knyttet til å angi mål og klar retning for hva kommunen vil med Lillehammer Olympiapark AS og angi klare og langsiktige mål for selskapet. Forholdet til styremedlemmers mulige inhabilitet bør gis oppmerksomhet ved oppnevning av styremedlemmer som enten er folkevalgte eller ansatte i Lillehammer kommune. Selskapet har gitt sitt høringssvar på rapporten som er lagt inn som vedlegg i rapporten. De vurderer den som en nyttig rapport, men etterlyser veiledning til praktisk gjennomføring av regelverket. Selskapet er ikke enig i revisjonens vurderinger som ligger til grunn for anbefaling i kulepunkt 3 over; "Faktisk bokførte kostnader i Lillehammer Olympiapark AS bør fordeles ut på enkelte avdelinger og prosjekter, dvs at alle aktiviteter i selskapet skal dekke kostnader knyttet til egne aktiviteter samt sin andel av felleskostnadene". De mener at gjeldende praksis er tilfredsstillende for en virksomhet av dette omfanget. Lillehammer kommune ved rådmannen har også gitt et høringssvar på rapporten. Kommunen er ikke direkte uenig i konklusjonene og anbefalingene som gis i rapporten. Rådmannen presiserer for øvrig at det er innført et nytt agendapunkt på møtene i formannskapet, der det tas sikte på en muntlig gjennomgang av innkallinger til generalforsamlinger etter hvert som disse kommer inn. Vurderinger Sekretariatet mener Innlandet Revisjon IKS har levert en god rapport som svarer opp de problemstillinger som kontrollutvalget ba om. Den antas å være nyttig for både politisk og administrativt nivå. De tre første anbefalingene angår interne forhold i selskapet. Selskapet har i sitt høringssvar kommentert at det er en nyttig og god gjennomgang som er gjennomført av Innlandet Revisjon IKS. Selskapet viser at de vil følge opp en del av anbefalingene som er gitt. Blant annet vil de journalføre alle inn- og utgående dokument samt tilpasse sin innkjøpsvirksomhet til regelverket. Når det gjelder fordeling av alle faktiske kostnader ut på enkelte avdelinger og prosjekter er ikke selskapet enig i revisjonens anbefalinger, og mener gjeldende praksis er tilfredsstillende for en virksomhet av dette omfanget. Dette var et tema kontrollutvalget var spesielt opptatt av ved bestillingen. Selskapet etterlyser for øvrig mer veiledning i forvaltningsrevisjonsrapporten til praktisk gjennomføring av regelverket. Revisjonen sin rolle er å svare opp bestillingen fra
kontrollutvalget, og gir normalt ikke føringer for hva som er "fasit" for selskapet eller forvaltingen, men poengterer forbedringspunkter. De tre siste anbefalingene går på Lillehammer kommunes eierskap. Rådmannen viser i sitt svar blant annet til at det er innført et fast punkt på agendaen i formannskapet der de muntlig skal få en gjennomgang av innkallinger til generalforsamlinger. Denne anbefalingen antas at gjelder også andre selskaper som Lillehammer kommune eier eller er medeier i. I en av anbefalingene framkommer at kommunen bør følge opp eierpolitikkens ordlyd knyttet til å angi mål og klar retning for hva kommunen vil med Lillehammer Olympiapark AS og angi klare og langsiktige mål for selskapet. Lillehammer kommune svarer at de har en fortløpende dialog med selskapet om dette. Selskapet svarer også at de mener at mål og retning for selskapet er kommunisert og forstått. Selskapet svarer for øvrig også at "Forståelsen for sammenhengen mellom tilskuddsnivå og de økonomiske konsekvensene av de mål og den retning som er satt for selskapet, kan bli bedre på bevilgningstidspunktet. LOP mener ikke at kapitalstrukturen i selskapet er tilpasset formålet med eierskapet og selskapets situasjon, slik det er lagt føringer for i Lillehammer kommunes eierstyringsdokument." Kommunestyret vedtok i 2013 at de ville ha en tiårs investeringsplan for selskapet, jf. problemstilling 4. Revisjonsrapporten viste at dette aldri hadde blitt formidlet til selskapet via generalforsamlingen. Kommunestyret vedtok for øvrig den 30.11.2017 at styret i selskapet skal utarbeide en helhetlig plan som skal omhandle organisering, drift og fremtidig finansierings- og investeringsbehov som tydeliggjør konsekvensen av ulike valg/modeller. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret ber kommunens eierskapsrepresentant følge opp anbefalingene som går på selskapets drift. Kommunestyret har bestilt en helhetlig plan for selskapet og dette kan påvirke framdriften på oppfølgingen av anbefalingene. De øvrige anbefalingene foreslås fulgt opp via eiermeldingen. Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget følger med på hva som skjer omkring selskapet i løpet av høsten 2018. Konklusjon: Sekretariatets forslag til VEDTAK 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapporten "Selskapskontroll Lillehammer Olympiapark AS" til etterretning. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet legge fram en sak om utviklingen i selskapet på det siste møtet i 2018. 3. Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende INNSTILLING 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten "Selskapskontroll Lillehammer Olympiapark AS" til etterretning.
2. Kommunestyret merker seg revisjonens anbefalinger som omhandler både selskapets interne forhold og Lillehammer kommunes eierskap: a. Lillehammer Olympiapark AS bør endre sin journalførings- og arkiveringspraksis, slik at den ivaretar regelverket på området. Selskapet har plikt til å føre journal i samsvar med arkivlova 10, som sier at registreringen i journalen skal gjøre det mulig å identifisere dokumentet. b. Lillehammer Olympiapark AS omfattes i utgangspunktet av virkeområdet til lov om offentlige anskaffelser, og selskapet bør innrette sin innkjøpspraksis i henhold til dette regelverket. c. Faktisk bokførte kostnader i Lillehammer Olympiapark AS bør fordeles ut på enkelte avdelinger og prosjekter, dvs at alle aktiviteter i selskapet skal dekke kostnader knyttet til egne aktiviteter samt sin andel av felleskostnadene. d. Lillehammer kommune bør følge opp eierpolitikkens bestemmelse om at innkallinger til generalforsamlinger rutinemessig skal legges fram for formannskapet. e. Lillehammer kommune bør følge opp eierpolitikkens ordlyd knyttet til å angi mål og klar retning for hva kommunen vil med Lillehammer Olympiapark AS og angi klare og langsiktige mål for selskapet. f. Forholdet til styremedlemmers mulige inhabilitet bør gis oppmerksomhet ved oppnevning av styremedlemmer som enten er folkevalgte eller ansatte i Lillehammer kommune. 3. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant følge opp revisjonsrapportens anbefalinger overfor selskapet, dvs. anbefalingene a-c. 4. Kommunestyret forventer at anbefalingene om eierskapet, dvs. anbefalingene d-f, følges opp i forbindelse med eiermeldingen. Øivind Nyhus Sekretariatsleder Kari Louise Hovland Rådgiver Kontrollutvalgets innstilling til: V E D T AK: Kontrollutvalget Lillehammer har behandlet saken i møte 16.04.2018 sak 19/18 Protokoll
Revisjonen presenterte revisjonsrapporten og svarte på spørsmål. Revisjonen undersøker spørsmål stilt i møtet før rapporten oversendes kommunestyret. Nytt punkt (2 e) ble tillagt i vedtaket. Votering Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige Vedtak 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapporten "Selskapskontroll Lillehammer Olympiapark AS" til etterretning. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet legge fram en sak om utviklingen i selskapet på det siste møtet i 2018. 3. Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende INNSTILLING 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten "Selskapskontroll Lillehammer Olympiapark AS" til etterretning. 2. Kommunestyret merker seg revisjonens anbefalinger som omhandler både selskapets interne forhold og Lillehammer kommunes eierskap: a. Lillehammer Olympiapark AS bør endre sin journalførings- og arkiveringspraksis, slik at den ivaretar regelverket på området. Selskapet har plikt til å føre journal i samsvar med arkivlova 10, som sier at registreringen i journalen skal gjøre det mulig å identifisere dokumentet. b. Lillehammer Olympiapark AS omfattes i utgangspunktet av virkeområdet til lov om offentlige anskaffelser, og selskapet bør innrette sin innkjøpspraksis i henhold til dette regelverket. c. Faktisk bokførte kostnader i Lillehammer Olympiapark AS bør fordeles ut på enkelte avdelinger og prosjekter, dvs at alle aktiviteter i selskapet skal dekke kostnader knyttet til egne aktiviteter samt sin andel av felleskostnadene. d. Lillehammer kommune bør følge opp eierpolitikkens bestemmelse om at innkallinger til generalforsamlinger rutinemessig skal legges fram for formannskapet. e. Lillehammer kommune bør følge opp at valgkomite oppnevnes av generalforsamlingen. f. Lillehammer kommune bør følge opp eierpolitikkens ordlyd knyttet til å angi mål og klar retning for hva kommunen vil med Lillehammer Olympiapark AS og angi klare og langsiktige mål for selskapet. g. Forholdet til styremedlemmers mulige inhabilitet bør gis oppmerksomhet ved oppnevning av styremedlemmer som enten er folkevalgte eller ansatte i Lillehammer kommune.
3. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant følge opp revisjonsrapportens anbefalinger overfor selskapet, dvs. anbefalingene a-c. 4. Kommunestyret forventer at anbefalingene om eierskapet, dvs. anbefalingene d-g, følges opp i forbindelse med eiermeldingen.