Protokoll fra styremøte i Sykehuset Østfold HF Tid: Mandag 15. september 2014 Sted: Kalnes, nytt østfoldsykehus Tilstede: Hans Jørn Rønningen styreleder Petter Brelin nestleder Per Skaugen Bleikelia Nina Tangnæs Grønvold Rune Jakobsen Jon E. Johnsen Jane-Ann Lindahl Jon Lunde Tone Lie Nilsen Gunn Ovesen Gro Seim Forfall: Ingen Observatører fra brukerutvalget: Ingen Fra administrasjonen: Administrerende direktør Just Ebbesen og spesialrådgiver/styresekretær Vigdis Velgaard (referent) Dessuten møtte: Økonomidirektør Marianne Wik, konsernrevisjonen ved Tove Farstad (sak 52-14), direktør foretakssekretariatet Tore Krogstad Innkalling og dagsorden ble godkjent. Styret gjennomførte et lukket styreseminar i forkant av det ordinære styremøtet. I etterkant av ordinært styremøte, ble det avholdt felles møte mellom styrene for Sykehuset Østfold og Prosjekt nytt østfoldsykehus, med påfølgende omvisning med orienteringer i det nye sykehuset.
Sak nr. 50-14 Godkjenning av protokoll fra styremøte i Sykehuset Østfold 16. juni 2014 I tilknytning til godkjenning av protokollen, ble administrerende direktør Just Ebbesen spurt om å orientere om status vedrørende administrasjonsbygg på Kalnes, parkering, avhending av Veum og Cicignon og AMK-prosessen. Just Ebbesen redegjorde for status, og styret vil få saker om administrasjonsbygg, status AMK og parkering på senere møter. Styret godkjenner protokoll fra styremøte i Sykehuset Østfold 16. juni 2014. Sak nr. 51-14 Aktivitets- og økonomirapport per juli 2014 Økonomidirektør Marianne Wik presenterte aktivitets- og økonomirapport per juli og august 2014. Sykehuset Østfold har per juli et positivt resultat på 3,1 mill. kroner i forhold til budsjett. Aktiviteten innen alle hovedområder er i all hovedsak i henhold til plan. Resultatet per august var 4,9 mill. kroner foran budsjett. Oppfølging av sak 40-14 Økonomisk langtidsplan (ØLP) og sak 46-14 Status-IKT: Styreleder orienterte om at han og Per Bleikelia har vært i møte med Helse Sør-Øst angående ØLP, fremtidige tjenestepriser og IKT-utfordringene generelt fra Sykehuspartner. Økonomidirektør Marianne Wik orienterte om status i arbeidet med ØLP. Styret tar aktivitets- og økonomirapporten per juli 2014 til etterretning. Sak nr. 52-14 Revisjon av Sykehuset Østfold virksomhetsstyring samhandling og utskrivning av pasienter Konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst RHF har gjennomført revisjon av virksomhetsstyringen i Sykehuset Østfold og samhandlingen med kommunene knyttet til utskrivning av pasienter. Det ble avdekket enkelte svakheter, og det er iverksatt forbedringsarbeid som ivaretar anbefalingene i rapporten. Konsernrevisjonen var til stede og presenterte revisjonsrapporten. 1. Styret tar den fremlagte revisjonsrapporten fra konsernrevisjonen til etterretning. 2. Styret ber om at administrerende direktør følger tiltaksarbeidet i handlingsplanen tett og anmoder om å bli orientert om status i desember 2014.
Sak nr. 53-14 Finansiering av merkostnader i Moss og verkstedsarealer på Kalnes Merkostnader til ombygging av Moss og verkstedsarealer på Kalnes, til sammen 35 mill. kroner, foreslås finansiert ved bruk av likviditet fra salg av Sarpsborg sykehus. Styret vedtar omdisponering av 35 mill. kroner fra likviditet etter salg av Sarpsborg sykehus, til ombygging av Moss og verkstedsarealer på Kalnes. Sak nr. 54-14 Sikkerhetsstrategi Sykehuset Østfold 2014-2019 Sikkerhetsstrategi Sykehuset Østfold 2014-2019 omhandler fysisk sikkerhet og angir mål og delmål på fire fokusområder: opplæring, organisasjon, dokumentasjon og fysisk sikring. Tiltakene planlegges gjennomført innen 2016. 1. Styret tar «Sikkerhetsstrategi Sykehuset Østfold 2014-2019» til orientering. 2. Styret bifaller administrerende direktørs anbefaling om at Sykehuset Østfolds strategiske arbeid med Helse, indre og ytre Miljø og Sikkerhet (HMS), skal fremstå som en helhet i fremtidige strategiske prosesser og styringsdokumenter. Sak nr. 55-14 Arbeidet med risikovurderinger i Sykehuset Østfold Direktør foretakssekretariatet Tore Krogstad orienterte om arbeidet med risikovurderinger i Sykehuset Østfold. Styret tar redegjørelsen om arbeidet med risikovurderinger i Sykehuset Østfold til orientering. Sak nr. 56-14 Status - samlet plan SØ 2015 per juni-august 2014 Styret får en rapport om status for samlet plan SØ 2015 i hvert møte. Aktivitetene i samlet plan SØ 2015 gjennomføres per august i henhold til plan. Styret vil få en særskilt orientering om IKT-prosjektene. Styret tar statusrapport for samlet plan SØ 2015 for perioden juni-august 2014 til orientering. Sak nr. 57-14 IKT status og risikovurdering Administrerende direktør Just Ebbesen redegjorde muntlig om status vedrørende IKT mot nytt sykehus. Styret tar redegjørelsen til orientering.
Sak nr. 58-14 Referat fra brukerutvalget 10. september 2014 Referatet behandles i neste styremøte når observatører fra brukerutvalget er til stede. Sak nr. 59-14 Protokoll fra styremøte Helse Sør-Øst 19. juni og 12. september 2014 og tertialrapport 1. tertial 2014 for Prosjekt nytt østfoldsykehus Styret tar protokoller fra styremøter i Helse Sør-Øst RHF 19. juni og 12. september 2014 og tertialrapport 1. tertial 2014 for Prosjekt nytt østfoldsykehus til orientering. Sak nr. 60-14 Årsplan for styret 2014-2015 Styret tar årsplan for styret 2014-2015 til orientering. Styret ba om at det gjennomføres et styreseminar inklusiv styreevaluering hvor det settes av mer tid, gjerne med overnatting, fortrinnsvis i tilknytning til oktober- eller novembermøtet. Andre orienteringer Driftsorienteringer ved administrerende direktør o Administrativt samarbeidsutvalg Utkast til høring Idéfase OUS Campus Oslo Referat fra møte i fornyingsstyret 4. juni 2014 Møtet hevet kl. 13. Neste møte: Mandag 20. oktober 2014 i Moss Fredrikstad, 15. september 2014 Hans Jørn Rønningen Petter Brelin Per Skaugen Bleikelia styreleder nestleder
Nina Tangnæs Grønvold Rune Jakobsen Jon E. Johnsen Jane-Ann Lindahl Jon Lunde Tone Lie Nilsen Gunn Ovesen Gro Seim Vigdis Velgaard