Fra søknad til sluttrapport Oppfølging på egen institusjon Prosjektstøtteteamet ved UiA Anne Martins Bjærke, rådgiver Internasjonalt kontor for utdanning Erasmusseminaret 2018
Dette skal jeg si noe om Bakgrunn for opprettelsen av prosjektstøtteteamet Organisering av teamet Hvilke tjenester vi tilbyr Utfordringer
Bakgrunn Administrativ omorganisering i 2015: Ønske om å bedre koordineringen av administrativ forskningsstøtte, og senere «utdanningsstøtte» Mål: Skal være med å utvikle konkurransedyktige søknader Yte profesjonell administrativ prosjektstøtte både i søknads-, oppstarts- og gjennomføringsfasen
Prosjektfasen: Juni 2016-juni 2017 Prosjektgruppen hadde møter med ledelse og adm. ansatte ved alle fakulteter, og i fellesadministrasjonen Kartleggingen viste at: Forskningssøknader: Administrativ sårbarhet på fakultetene Utdanningssøknader: Lite fokus i organisasjonen på denne type søknader; uklart ansvarsforhold Manglende oversikt over kompetanse og kontaktpersoner i de ulike fellesadministrative avdelinger
Ny organisering av prosjektstøtte Etablering av et prosjektstøtteteam med medlemmer fra alle fellesadministrative enheter Oppgave: Koordinere fellesadministrative enheters støtte til fakultetene i deres søknads-/prosjektarbeid Ønsket (bi)effekt: Kunnskapsoverføring fra forsknings- til utdanningssøknader Sterke forskningsmiljøer bør også kunne sende utdanningssøknader, og vice versa Viktig at forankringen er på plass før prosjektstøtteteamet mobiliseres fakultetene er fortsatt drivere av prosjektene
Hvem inngår i prosjektstøtteteamet? Fellesadministrasjonen: - Forskningsadministrativ avdeling (inkl. koordinator for teamet og jurist) - Studieavdelingen v/internasjonalt kontor for utdanning - Økonomiavdelingen (egen prosjektøkonom lokalisert i FAA) - IT-avdelingen - Kommunikasjonsavdelingen - Universitetsbiblioteket - (Personalavdelingen)
Kommunikasjonen med fakultetene FAA: FoU-kontakter FoU-nettverk IK: Kontaktpersoner for utdanningssøknader Semestervise møter Nyhetsbrev to ganger i året Infomøter Deltakelse i fakultetsmøter
Innmelding av behov for prosjektstøtte Fakultetene melder inn behov for støtte via nettsidene våre Innmeldingsskjema skal gi en indikasjon på hva slags støtte en ønsker, for eksempel språkvask, støtte til kommunikasjonsplan, IT-støtte med mer Basert på informasjon fra innmeldingsskjema innkaller koordinator til et møte med relevante personer Etablering av søknadsteam og oppstartsteam der (deler av ) prosjektstøtteteamet er med, samt representanter fra fakultetene
Søknadsteam De som deltar er: Prosjektstøtteteam: Koordinator, evt. rådgiver fra Internasjonalt kontor, økonomiavdeling, og andre avdelinger som er ønsket fra fakultetene Fakultetene: Adm. ansvarlig for prosjektet. I større prosjekter: prosjektleder, controller + evt. andre Følgende agenda settes for møtet: Milepælsplan Hvem gjør hva videre? Er alle ressurser tilgjengelige i denne fasen?
Oppstartsteam De som deltar er: Prosjektstøtteteam: Koordinator, evt. rådgiver fra Internasjonalt kontor, økonomiavdeling, og andre avdelinger som er ønsket fra fakultetene Fakultetene: Adm. ansvarlig for prosjektet, prosjektleder, controller + evt. andre Følgende agenda settes for møtet: Er alle ressurser tilgjengelige? Er alt det juridiske på plass? Har vi alt vi trenger av administrative verktøy (for eksempel samhandlingsverktøy og prosjektstyringsverktøy)? Plan for prosjektframdriften Hvilke ressurser trengs og når? Avtale rutiner for fremdriftsrapportering, både økonomisk og faglig Lage en plan for intern og ekstern kommunikasjon
Viktig å huske på Dette er først og fremst en tjeneste som skal strømlinjeforme de fellesadministrative ressursene ifbm søknader. Det er ikke en organisatorisk enhet, eller fysisk samlokalisert gruppe. Prosjektteamet er ikke ansvarlig for å drive prosjektene frem, og er ikke eier av noen av prosjektene. Alle prosjekter skal være forankret på fakultetene. Alle fellesadministrative enheter har et ansvar for å bidra til at prosjektene blir best mulig Vitenskapelige ansatte skal (fortsatt) kun forholde seg til kontaktpersoner på fakultetene
Møtepunkter for prosjektstøtteteamet Kick-off med overnatting Semestervise møter med erfaringsutveksling
Utfordringer For hele teamet: Bygge teamet internt Sørge for at fakultetene kjenner til oss - markedsføring!
Utfordringer For prosjektstøtte ved Internasjonalt kontor for utdanning: Et team i teamet Bygge kompetanse Flere ressurser Tettere dialog med FAA Bli en naturlig støttespiller!