Agenda Regionalt fagråd Dato: 24.08.2018 Tid: 9.45-14.30 Sted: Værnes- Radisson Blue Hotel Regionalt fagråd SAK TID ANSVAR Velkommen 9.45-10.00 Leder - Agenda (15 min) 15/18 Status vedr rutiner for drift, overvåkning og sikkerhet av e-meldinger inn og ut fra kommunene - Tilslutningssak 13/18 Risikovurdering av endret rutine for innleggelsesrapport - Diskusjonssak 12.15-13.00 (45 min) 10.00-10.45 (45 min) Atle Betten KomUT koordinatorene LUNSJ 11.30-12.15 14/18 Regional rutine Meldingsutveksling ved innleggelse i sykehus når pasient mottar helse- og omsorgstjenester utført i annen kommune enn hjemkommune 10.45-11.30 (45 min) - Tilslutningssak Revidert forslag til rutine sendt ut 22.08 Trine Hansen Status Helseplattformen - Orienteringssak 13.00-13.30 (30 min) Hilde Grimnes Olsen Benstrekk 13.30-13.45 Eventuelt saker 13.45-14.30 - Godkjenning av revidert rutine: «Håndtering av e- meldinger sendt til feil adressat» (Tanja Skjevik) (10 min) Leder - Forslag møteplan vår 2019: (10 min) o 18.januar o 14.febuar o 11. april o 27.mai o 13.juni - Gjennomgang Handlingsplan 2018 og Innspill Handlingsplan 2019 (20 min)
Innmelding av sak Regionalt Fagråd digital samhandling [24.08.18] Tittel: Sakseier: 13/18 Risikovurdering av endret rutine for innleggelsesrapport KomUt- koordinatorene Saken fremmes for utvalget som: Orienteringssak Drøftingssak x Tilslutningssak Bakgrunn og begrunnelse for saksinnmeldingen: Bakgrunn for saken: I januar 2018 mottok Fagråd for digital samhandling Møre og Romsdal følgende sak fra kommuneoverlege Cato Innerdal i Molde: «Ved innleggelse av pasienter i sykehus er det ikke mulig å sende innleggelsesrapport før pasienten er meldt innlagt fra foretaket. Dette medfører at vi ikke er i stand til å oversende elektronisk dokumentasjon om pasienten samtidig som pasienten blir innlagt. Dette gjør følgelig at sykehuset i mange tilfeller ikke har nødvendig og relevant informasjon om pasienten når de tar imot pasienten. Dette med mindre det medsendes papirdokumentasjon. Men av samme argumentasjon som når vi krever elektronisk epikrise av helseforetaket, vil «papirdokumentasjon» vanskeliggjøre informasjonsflyt også i sykehuset. Jeg ber derfor om at det blir tatt til vurdering at man endrer gjeldende rutiner slik at dette kan gjøres elektronisk, uten nødvendigvis at sykehuset melder pasienten som innlagt. Jeg er klar over at dette berører punkter i samhandlingsavtalen. Samtidig er det min klare oppfatning at svikt i informasjonsoverføringen mellom kommune og sykehus også kan utgjøre en pasientsikkerhetsrisiko. At avtalene sier at vi har fire timers frist på å gi informasjon til foretaket mener jeg er en frist vi bør sette oss som mål å være langt unna...» Oppfølging av saken: Saken ble tatt opp i Fagråd for digital samhandling Møre og Romsdal den 31.1.2018. Det ble besluttet at saken skulle diskuteres i det såkalte «Fredagsmøtet» hvor representanter for alle kommuner og HMN møtes ukentlig for bl.a. å diskutere saker av drift- og forvaltningsmessig katarakter. Det ble bestemt at representantene fra HFene skulle lage en risikovurdering rundt denne problemstillingen. Denne er utarbeidet og lagt inn i den kommunale ROS-analysen som ble vedtatt utarbeidet på et senere tidspunkt. Kommuneoverlegen i Molde er blitt holdt løpende orientert i saksgangen. Dagens rutiner: Innsending av innleggelsesrapport praktiseres noe ulikt mellom HF-ene i Midt. Møre og Romsdal og nordre del av Trøndelag sender først «Melding om innlagt pasient» til kommunene som i etterkant responderer innen max 4 timer med «Innleggelserapport» til HF. Bakgrunnen for 4-timers grensen var en vurdering som ble gjort i Møre og Romsdal i 2012, og var basert på den tiden det tok fra pasienten var meldt i mottak til ankomst sengepost. Praktiseringen av 4-timers regelen startet først i Møre og Romsdal, og har etterhvert blitt en
regional standard. KomUT og fagmiljøene som har ansvar for e-meldinger i HF-ene har ikke mottatt noen henvendelser eller ønsker fra samhandlingsavdelingene i de ulike HF om endring av 4-timers regelen. Oppsummert følger kommunene opp denne rutinen og tidskravet, og praksis viser at «Innleggelsesrapporten» stort sett sendes inn med god margin mht tidskravet. Alle kommuner har opprettet og definert 1 fast telefonnummer som «samhandlingstelefon» og telefonlisten skal være tilgjengelig for tilsatte i HF/ mottak mv. Samhandlingstelefon blir besvart av kommunalt helsepersonell, fortrinnsvis sykepleiere, og HF kan ringe aktuelle nummer der det er behov for raskt svar på medisin mv, og evt dialog omkring pasient sine behov og ressurser, før «Innleggelsesrapport» er mottatt. Sørlige del av Trøndelag, dvs gamle Sør-Trøndelag har åpnet for at kommunene kan sende inn innleggelsesrapport når man forventer at pasienten legges inn. I følge fagmiljøet der, både fra kommune og HF har dette fungert tilfredsstillende. I tillegg til dette har Trondheim kommune åpnet for at man kan sende inn en innleggelsesrapport nr.2 hvor helsepersonell som kjenner pasienten godt kan sende inn utfyllende opplysninger. Kartlegging av rutiner rundt overvåkning og drift av e-meldinger i kommunene ROS-analysen I januar/februar 2018 foretok KomUT-koordinatorene i Midt-Norge en kommunekartlegging rundt overvåkning og drift av e-meldinger i kommunene. En oppsummering av denne ble lagt fram som sak i regionalt fagråd 19. april 2018. Kartleggingen viser at kommunene har organisert seg noe ulikt når det gjelder overvåkning og oppfølging om «Melding om innlagt pasient» og påfølgende innsending av «Innleggelserapport». 53 (63 %) kommuner har spesialisert seg og knyttet dette til ett bestemt miljø, typisk en avdeling på et sykehjem. 15 (18 %) kommuner har knyttet dette til et forvaltningskontor i ordinær arbeidstid og en bestemt avdeling som referert over etter kontortid og på helg og høytid. 16 av 85 kommuner (19 %) har organisert dette tjenestevis, dvs at hver tjenestene selv har organisert dette. Oppsummert kan man si at 4 av 5 kommuner har spesialisert denne rutinen og knyttet dette til dedikerte enheter, men 1 av 5 kommuner har organisert dette pr tjeneste. Den samlede ROS-analysen med kommentarer framkommer under og er laget felles for HF og kommune. 9 hendelser er beskrevet og 5 av disse er kategorisert som rød og med kritisk konsekvens. Se vedlagt ROS analyse og Risikomatrise Oppsummering og vurdering Bruk av e-meldinger mellom kommune og HF har økt jevnt fra oppstart i 2012 og fram til i dag. På landsbasis var antall unike e-meldinger over Norsk helsenett 400.000, men det samme tallet i 2017 var 214 mill. meldinger. Fagmiljøene i Midt som arbeider med bredding, rutiner og sikkerhet rundt e-meldingene ser at dette har utfordret organisering og oppfølging av rutinene både i HF og kommune. Spesielt noen av de mindre kommunene er sårbare, og sliter i perioder med bemanning og kontinuitet. På landsbasis er det derfor fokusert svært mye på veiledere, standardisering og forenkling av tjenestekoder mv.
Et viktig premiss for at det tross alt har gått bra så langt kan spores tilbake til enkle, klare og oversiktlige rutiner og rammebetingelser rundt overvåkning og drift at e-meldingstrafikken, samt at de miljø som har ansvar for dette får jevnlig «trening» i bruk av rutiner og systemer. Dette er spesielt viktig i de mindre kommunene hvor volumet på meldinger inn og ut er relativt lav, og er vurdert som kanskje den viktige sikkerhetsfaktoren i denne logistikken. Mindre kommuner i denne sammenhengen er kommuner med under 5000 innbyggere. 56 av 85 kommuner (66%) i Midt er i denne kategorien. Når en pasient er vurdert til behandling i spesialisthelsetjenesten vil dette i de aller fleste tilfeller resultere i en innleggelse, men vi erfarer at denne beslutningen kan endres og at pasienten behandles i poliklinikk, KAD/ØHD eller legevakt eller blir returnert fra mottak. I disse tilfeller vil en proaktiv sending av innleggelsesrapporten resultere i at svært omfattende helseopplysninger blir sendt til feil adressant og pr definisjon er helseopplysninger på avveie som avsender plikter å informere pasienten om. Hendelse nr. 3 i ROS-analysen trekkes fram som ekstra kritisk. Dette er i de tilfeller at rutinene om «Innleggelserapport» fører til stopp av kommunale tjenester. Som vist over skjer det faktisk ofte at pasienten ikke blir innlagt, men blir behandlet poliklinisk eller i legevakt. Hvis ikke rutinene mellom HF og kommunene fungerer 100% kan faktisk pasienter sendes hjem uten at hjemmetjenestene er klar over dette, og risiko for uønskede hendelser er stor. Vi vet at dette har skjedd, med til dels store konsekvenser for dem det gjelder. En endring i rutinene hvor innleggelsesrapporten følger pasienten øker sannsynligheten for denne type hendelser. Forslag til vedtak: Regionalt fagråd har etter en samlet vurdering kommet til den konklusjonen at man ikke ønsker å endre på dagens grunnrutine. Enkle og tydelige rutiner/ flytskjema fremmer sikkerhet og reduserer risiko for uønskede hendelser og da spesielt i de mindre kommunene. En rutineendring i retning av det kommuneoverlegen i Molde ønsker vil kanskje kunne fungere i mellomstore og store kommuner, men også der vil man kunne oppleve at antall meldinger inn og ut pr ansatt vil bli for lav til å sikre en tilfredsstillende trygghet/ferdighet rundt mottak og sending. For å svare ut argumentasjonen til kommuneoverlegen i Molde at helseopplysningene inn fra kommune til HF bør underlegges samme krav som helseopplysninger ut fra HF, dvs epikrise, anbefaler Regionalt fagråd at man i første omgang vurderer om man skal gå fra 4 til 2 timer, eller kanskje enda lavere i kravet om innsending av innleggelsesrapport fra kommune til HF. Denne problemstillingen bør inngå i det revisjonsarbeidet som enten er i gang eller planlegges mellom HF og kommunene i regionen. I denne diskusjonen må også partene definere hva som tidsmessig menes med at «helseopplysninger skal være tilgjengelig samtidig som pasienten blir innlagt i spesialisthelsetjenesten».
Risikovurdering ved at helseopplysninger sendes til feil adressat og/eller at det kan oppstå feil eller kritiske situasjoner i samhandlingen mellom kommune og HF Hendelser Sannsynlighet Konsekvens Resultat «Risiko» 1 Pasienten blir innlagt som planlagt 4 1 4 2 Økt risiko for at kommunen ikke får beskjed om at pasienten ikke legges inn dersom Innleggelsesrapporten sendes inn før kommunen har mottatt «Melding om innlagt pasient» 3 4 12 3 Økt risiko for at kommunene stopper tjenestene fordi det er sendt Innleggelserapport 3 4 12 4 Pasienten blir ikke innlagt men behandles på legevakt 3 4 12 5 Pasienten blir ikke innlagt men behandles i poliklinikk 3 1 3 6 Pasienten blir ikke innlagt i HF, men i KAD/ØHD 3 4 12 7 Pasienten blir innlagt men på annet sykehus enn planlagt 3 2 6 8 Det blir sendt melding om innlagt pasient selv om innleggelsesrapporten foreligger 3 1 3 9 Større kompleksitet i rutiner og aksjoner på begge sider - fare for feil i vedtatte rutiner 3 4 12 Utfyllende kommentarer: Hendelse Utfyllende kommentar «Risko» 1 Pasienten blir innlagt som planlagt Innlagt som planlagt og i antatt sykehus og domene (somatikk eller psykiatri) 4 2 Økt risiko for at kommunen ikke får beskjed om at pasienten ikke legges inn dersom Innleggelsesrapporten sendes inn før kommunen har mottatt Melding om innlagt pasient 3 Økt risiko for at kommunene stopper tjenestene fordi det er sendt Innleggelserapport HMN har klare regionale rutiner om å gi beskjed til kommunen dersom pasienten vurderes og behandles poliklinisk i mottak, men de blir ikke alltid fulgt. Tiltaket blir å gi bedre opplæring og tilbakemelding til de som gjør feilen Obs at personalet ikke har tilgang til annet domene (somatikk/ psykiatri). Hvis det er sendt til feil domene, finner ikke sykehusansatte mottatt «Innleggelsesrapport» og vil da ikke sende beskjed om «ikke innlagt». Eller er rutinene hos HMN slik at det ALLTID skal gies beskjed om at pasient IKKE blir innlagt? Det at man har sendt Innleggelsesrapport betyr ikke at man kan stoppe tjenestene i kommunen Hensikten med Melding om innlagt pasient er både å be om Innleggelsesrapport og stoppe tjenester i kommunen. Avtalene må oppdateres med at kommunen ikke må stoppe tjenester før de mottar Melding om innlagt pasient fra sykehuset Sykehuset må derfor sende Melding om innlagt pasient selv om de allerede har mottatt «Innleggelsesrapport». Dette vil også gi bekreftelse til kommunen hvilket sykehus og avdeling pasient er innlagt på, og om det er i somatikk eller psykiatri. I de tilfeller hvor pasienten ikke legges inn, må sykehuset ifølge regional rutine sende «Forespørselsmelding» til sykepleietjenesten med beskjed om at pasienten reiser hjem. Forespørselsmeldingen må suppleres med telefonbeskjed, siden meldinger kun overvåkes når personalet er på basen, og ikke formidles ut til de som er hos 12 12
Ufarlig (1) En viss fare (2) Farlig (3) Kritisk (4) Katastrofe (5) Regionalt fagråd pasienter. 4 Pasienten blir ikke innlagt men behandles på legevakt Pasientens tilstand endrer seg og innleggelse i HF er ikke lenger relevant. Pasienten får behandling/sjekk på legevakt. I dette tilfelle vil da helseopplysninger bli sendt til feil adressat 12 5 Pasienten blir ikke innlagt men behandles i poliklinikk Pasientopplysninger i innleggelsesrapporten vil være tilgjengelig for helsepersonell på HF poliklinikk, så sant det er rett domene ( psykiatri/ somatikk) 3 6 Pasienten blir ikke innlagt i HF, men i KAD/ØHD Pasientens tilstand endrer seg og innleggelse i HF er ikke lenger relevant. Pasienten blir innlagt i KAD/ØHD. I dette tilfelle vil da helseopplysninger bli sendt til feil adressat 12 7 Pasienten blir innlagt men på annet sykehus eller domene enn planlagt Pasientopplysninger i innleggelsesrapporten vil være tilgjengelig for helsepersonell øvrige HF, ut fra domene (psykiatri/ somatikk) 6 Riskomatrise Svært sannsynlig (5) Meget sannsynlig (4) Sannsynlig (3) Mindre sannsynlig (2) Lite sannsynlig (1) Sannsynlighet Lite sannsynlig 1 Mindre sannsynlig 2 Sannsynlig 3 Meget sannsynlig 4 Svært sannsynlig 5 Konsekvens: Ufarlig 1 Helseopplysningene blir sendt til riktig organisasjon og helsepersonell En viss fare 2 Helseopplysningene blir sendt til riktig organisasjon, men ikke til riktig helsepersonell Farlig 3 Helseopplysninger sendt til feil organisasjon, men interne rutiner fanger opp dette og gir beskjed til avsender Kritisk 4 Helseopplysninger sendt til feil organisasjon, men ingen interne rutiner fanger opp dette Katastrofe 5 Helseopplysninger blir sendt feil og ingen vet hvor helseopplysningene blir videre behandlet/brukt
Innmelding av sak Regionalt Fagråd digital samhandling [24.08.18] Tittel: Sakseier: 14/18 Regional rutine Meldingsutveksling ved helse- og omsorgstjenester utført i annen kommune enn hjemkommune Trine Hansen Saken fremmes for utvalget som: Orienteringssak Drøftingssak x Tilslutningssak Bakgrunn og begrunnelse for saksinnmeldingen: Det er løftet ett behov for en regional rutine som skal sikre like rutiner i meldingsutveksling mellom sykehus og kommune når en pasient får hjelp i en annen kommune enn den folkeregistrerte bostedskommunen. Dette gjelder både sykehjemsplass, psykisk kommunehelsetjeneste, hjemmesykepleie. Se vedlagt rutinen som er behandlet i de lokale fagrådene for digital samhandling i Midt- Norge, samt i Regional arbeidsgruppe «Fredagsmøtet». Forslag til vedtak: Regionalt fagråd digital samhandling anbefaler èn felles regional rutine Meldingsutveksling ved helse- og omsorgstjenester utført i annen kommune enn hjemkommune, slik den fremkommer i vedlegget.
Innmelding av sak Regionalt Fagråd digital samhandling [24.08.18] Tittel: 15/18 Status vedr rutiner for drift, overvåkning og sikkerhet av e-meldinger inn og ut fra kommunene Sakseier: Atle Betten Saken fremmes for utvalget som: Orienteringssak Drøftingssak x Tilslutningssak Bakgrunn og begrunnelse for saksinnmeldingen: Saken gjelder en oppsummering og status i rutiner for drift, overvåkning og sikkerhet av e-meldinger inn og ut fra kommunene. Bruk av e-meldinger for utveksling av helseopplysninger mellom samarbeidene helsepersonell økte fra ca. 400.000 meldinger pr år i 2012 til 214 millioner meldinger pr år i 2017. Dette er en ekstrem økning i bruk og utbredelse av e-meldinger over Norsk helsenett på kun 6 år, og er nå den mest brukte «kanalen» for utveksling av helseopplysninger mellom Helseforetak, kommuner, fastleger mv. 24/7. Vi kommer til å se en fortsatt stor økning i bruken av e-meldinger når alle helsestasjoner, legevakter, tannleger og annet helsepersonell har fått på plass funksjonalitet i sine egne fagsystem som muliggjør bruk av e-meldinger. Bruk av e-meldinger som kommunikasjonskanal mellom kommuner og helseforetak krever en tilnærmet oppetid på 100 % 24/7. Dette kravet er likt for en kommune på 1000 innbyggere og en kommune over 200.000 innbyggere. KomUT ser imidlertid at kommunestørrelse, type fagsystem, intern organisering, tilgang på fagpersonell mv. har betydning for hvordan kommunene organiserer og drifter denne beredskapen, men det finnes ingen fasit eller nasjonale føringer på hvordan dette skal eller bør organiseres. For å sikre forventet oppetid og døgndrift er det etablert tre ulike rutiner i Midt-Norge for å sikre dette. Dette er rutiner som ble vedtatt i Regionalt fagråd 17.11.17. Disse er: 1. Krav om innsending av innleggelsesrapport til Helseforetaket etter mottak av melding om innlagt pasient innen 4 timer. a. Dette krever at helsepersonell overvåker eget fagsystem og svarer ut denne meldingen innen fristen b. Erfaringene så langt er at kommunene i all hovedsak oppfyller dette kravet. 2. Kommunene skal ha opprettet en epostadresse meldingsansvarlig@kommunenavn.kommune.no. a. Dette er informasjonskanalen inn til kommunen det er problemer ved informasjonsutvekslingen mellom partene ut over 2 timer. b. Dette kan være av teknisk art på lokal nivå eller felles infrastruktur, oppgraderinger eller andre årsaker som gjør at meldinger ikke kan sendes eller mottas. Dette er situasjoner vi opplever som oppstår. 3. Hvis kommunikasjonskanalen er nede og helseopplysninger ikke kan utveksles skal kommunene ha opprettet ett kontaktpunkt inn til organisasjonen hvor f.eks. helseforetaket kan ringe inn og få tak i kritisk helseinformasjon om innlagt pasient. a. Dette krever at de som mottar denne type henvendelse har opplæring i, kompetanse og tilganger til å gi denne type informasjon til samarbeidende helsepersonell.
KomUT-koordinatorene i Midt-Norge foretok i januar/februar en kartlegging rundt disse tre rutinene og resultatet kan kort oppsummeres slik: 1. Alle kommuner har en 24/7-beredskap for innsending av innleggelsesrapport etter mottak av melding om innlagt pasient. a. 53 kommuner (63 %) har knyttet dette til en bestemt avdeling/enhet i organisasjonen b. 16 kommuner (19 %) har lagt denne ut til de ulike tjenester. c. 15 kommuner (18 %) oppgir annen organisering som i praksis betyr an kombinasjon av a og b 2. Overvåkning av epostadressen meldingsansvarlig@kommunenavn.kommune.no. a. 31 kommuner, dvs 36 % av kommunene har etablert en 24/7 overvåkning av denne epostadressen b. 54 kommuner (64 %) oppgir at de ikke har etablert en slik rutine 3. Organisering av kontaktpunktet inn til kommunen hvis utveksling av e-meldinger ikke er mulig. Hvem tar imot og besvarer denne henvendelsen? (Dette spørsmålet ble ikke undersøkt i den sørlige delen av Trøndelag) a. 24 kommuner (67 %) oppgir at dette er sykepleier eller tilsvarende b. 8 kommuner (22 %) oppgir at dette er helsefagarbeider eller tilsvarende c. 4 kommuner (11 %) en kombinasjon av a og b I undersøkelsen som ble foretatt i Møre og Romsdal var det kun en av 36 kommuner som hadde gjennomført en ROS-vurdering av overnevnte. Det er grunn til å tro at dette er representativt for kommunene i region Midt. Oppsummering: Samhandling og kommunikasjonen mellom kommuner og helseforetak er omfattende og økende. Det er kritisk at riktig helseopplysninger overleveres samarbeidene helsepersonell innenfor de avtaler og rutiner som gjelder. Vi erfarer at innsending av innleggelsesrapporten fra kommuner til helseforetak i all hovedsak fungerer som avtalt til tross for ulik organisering. Kvaliteten på informasjonen som blir sendt kan være varierende, men det er satt i gang et stort regionalt arbeid/prosjekt for å forbedre dette. Det som framkommer når det gjelder overvåking av meldingsansvarligadressen er kritisk. 63 % av kommunene har ikke en slik rutine på plass og kan derfor ikke gi beskjed innad i organisasjonen av kommunikasjonskanalen er ute av drift og forberede kompenserende tiltak. Hvis kommunene mottar henvendelser telefonisk fra helseforetaket vedr innlagte pasienter blir disse i 30 % av kommunene besvart av helsefagarbeidere eller tilsvarende. Her er det også grunn til en viss bekymring hvis henvendelser gjelder spørsmål rundt pågående behandling, spesielle prosedyrer eller spørsmål om legemidler mv. Forslag til vedtak: Regionalt fagråd digital samhandling anbefaler: a. At kommunene fortar en ROS-vurdering av rutinene rundt drift, overvåkning og sikkerhet av e-meldinger inn og ut fra kommunene. b. at det fortas en vurdering av fordeler og ulemper ved å samle disse tre rutinene rundt noen mindre miljø for å sikre opplæring, kompetanse og praktisk erfaring i daglig bruk. Også hensynet til personvern bør tas med i en slik vurdering.
c. at lokale fagråd melder opp likelydende saker til OSU/ASU, slik at det kan tas en vurdering på overordnet nivå om det skal stilles noen krav til kommunene ifm med reforhandling av samarbeidsavtalen.