Protokollen er redigert noe vedrørende saksforberedelser og intern informasjon PROTOKOLL STYREMØTE 08/17-05.12.2017 Til stede: Forfall: Fra adm.: Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe, Jon Syversen, Kjell Kvifte, Torgrim Bilstad, Isabel Bergerseter og Glenn Due-Sørensen. Anne Kristine Linnestad Øyvind S. Eide (t.o.m. sak 69), Johan Conradson og Runar Sveen. A: DISKUSJONSSAK Ingen B: BESLUTNINGSSAKER Sak 66/17 Godkjenne protokoll 07/17 Det vises til utsendt protokoll fra styremøte 14.11.2017. Protokoll 07/17 godkjennes. Sak 67/17 Forslag til plan og budsjett for 2018 Vedlagt følger forslag til plan og budsjett for 2018 (sak 67, vedlegg 1). Som tidligere år er første versjon basert på en del forutsetninger som kan endres. Rammer: - Rådmannens innstilling til økonomiplan i fylkeskommunen viser en økning i tilskuddet til idrettskrets og særkretsene, pluss en inflasjonsjustering. - Tilskudd fra NIF er ikke kjent, men det kan påregnes at post 1 reduseres. NIF er inne i betydelige omstillinger, og dette vil idrettskretsene også bli berørt av. Det beregnes en reduksjon i denne førsteversjonen av budsjettet. Det er redusert ca. 200 000 fra 2017. - Antall stillinger er beregnet til samme som i 2017, og lønnskostnader er beregnet etter dagens personale. - Virksomhetsplanen som gjelder for 2017 og fremover tilsier at satsingen følger opp de samme områdene som inneværende år. Side 1
Følgende vesentlige endringsforslag i forhold til 2017: 1. Det er redusert flere kostnader i budsjett for avdeling Administrasjon, se detaljert ark. Profilering og innføring av ny logo var totalt sett lagt inn med 50 000 i år. Det er lagt inn kr 12 000 i 2018 for evt. å kjøpe nye jakkemerker. 2. Idrettsråd, det er en dreining mot mer kompetanseheving for styrene i tråd med styrets signaler, for øvrig opprettholdt nivå totalt. Se detaljer vedlagt. 3. Det er satt av midler til et styreseminar, kr. 40 000, for øvrig er rammene like. 4. Kretstinget i 2018 er beregnet til 40 000, kveldsting uten overnatting. 5. Ungdomsstrategien følges opp ved å legge inn budsjett på Ungdomsutvalget, fortsette Lederkurs for ungdom og Young Active på samme nivå. Disse er forutsatt tilskudd fra NIF og Akershus fylkeskommune. Endring i budsjettet for Lederkurs ungdom skyldes at samling på DSK utgår og at budsjettet i 2017 ikke hadde synliggjort en 50% deling av kostnadene med Oslo IK. 6. Tiltak for idrett for funksjonshemmede er i stor grad lik som årets, det er forventet noe mer støtte fra fondene som det søkes støtte i. 7. Klubbutvikling og utdanning forventes samme nivå som i 2017. Kostnadsberegning på klubbutvikling (lavere) har sammenheng med at deler av tiltakene leveres via administrasjonen og at den derfor er mer realistisk enn i 2017. Nivået på kompetansetiltak skal være tilsvarende som i år, med noe tillegg for idrettsråd som nevnt ovenfor. 8. Det foreslås å evaluere hvorvidt og hvordan Den Store Kurshelgen (DSK) skal utvikles. Ressursene som går med til å gjennomføre et så stort arrangement må vurderes opp mot hva AIK får igjen av resultat. Årets arrangement med ca. 200 deltakere var lavere antall enn tidligere, og vi måtte avlyse enkeltkurs. De kursene AIK har gjennomført på DSK de siste to årene er i stor grad det vi leverer av kurs gjennom hele året. 9. Det er søkt om kr 2 000 000 til arbeid med inkludering i idrettslag (økning fra inneværende år). I tråd med tidligere praksis er det beregnet en andel til AIKs arbeid med tiltaket samt en andel til seminar for idrettslagene som er med i tiltaket. Totalt 250 000. Dette utgjør 12,5%. Styret har signalisert at dette bør diskuteres. Administrasjonen har sett på en oversikt for hele ordningen hvor denne andelen i gjennomsnitt ligger på ca. 18% i 2017 (det samme som AIKs nivå i 2017). Det vises til vedlegg: - 1. Grunnlag for totalbudsjett AIK 2018 (sammenlignet med 2017). - 2. Oversikt AIKs virksomhetsplan knyttet til planlagte tiltak - 3. Detaljert avdelingsbudsjett for administrasjon - 4. Detaljert avdelingsbudsjett for styret - 5. Detaljert avdelingsbudsjett for idrettsråd. - 6. Resultatrapporter hittil i år (kommentarene er ikke oppdatert) Forslag til budsjett for 2018 må betegnes som midlertidig, og det er basert på forutsetninger for gjennomføring som nevnt ovenfor. Med dagens rammer viser budsjettet et overskudd på kr. 168 000. Det ble minnet om situasjonen i NIF hvor nå post 1 i spillemiddelfordelingen er redusert med kr 5 millioner for 2018 i tillegg til samme reduksjon i inneværende Side 2
år. Usikkerheten rundt økonomien påvirker alle organisasjonsledd. Det vil være et tryggere grunnlag for budsjettbehandling i etterkant av Idrettsstyrets behandling i januar. Midlertidig budsjett for Akershus idrettskrets for 2018 vedtas i tråd med vedlagte «Grunnlag for totalbudsjett AIK 2018». Budsjettet tas opp til revidering i 2018, så snart Idrettsstyret har vedtatt nye rammer for tilskudd til idrettskretsene. Sak 68/17 Oppnevning av ungdomsutvalg Det vises til styrevedtak i AIK 13.06.2017 hvor det ble besluttet å opprette et utvalg, heretter kalt ungdomsutvalget. Ungdomsutvalget skal forholde seg til overordnet planverk, følge opp idrettskretsens arbeid på ungdom og være synlige representanter og rollemodeller for unge ledere i Akershusidretten. Følgende tiltak er gjort for å skaffe kandidater: - Utlyst at vi søker kandidater på Facebooksiden for «unge ledere» og YouMe-deltagere. - Nyhetsbrev og artikkel på AIKs nettside - Epost til alle som har gått YouMe og Lederkurs for ungdom - Benjamin Hebnes informerte høstens kull på Lederkurs for ungdom at vi skulle starte utvalget. - Det ble tatt kontakt per telefon til idrettslag som er i gang med Young Active - Generelt bruk av nettverk hos AIK og hos de aktuelle kandidater. Det presenteres her 8 kandidater til ungdomsutvalget som er valgt ut fra kriteriene som står i mandatet med vekt på: - Alder 15-26 år - Alle regioner skal representeres: Romerike, Follo og Vest. Verd å merke seg er at man bør ha gjennomført Lederkurs for ungdom, men her er noen valgt ut på bakgrunn av praksis og erfaring. De holder også en alder som gjør det vanskelig å gjennomføre Lederkurs for ungdom, men de kompenserer sterkt for dette på andre områder. Vedlagt følger en presentasjon. Styret la vekt på at det er viktig å ha jevnlig kontakt med ungdomsutvalget, og at de bør inviteres til neste møte i AIKs styre. Innstilling Ungdomsutvalget i Akershus idrettskrets oppnevnes i tråd med vedlagte presentasjon av de åtte kandidatene. Utvalget konstituerer seg selv med leder, nestleder og medlemmer. Ungdomsutvalget oppnevnes med funksjonstid til oppstart av skoleåret 2019/2020. Administrasjonen følger opp og støtter utvalget i tråd med vedtatt strategi. Side 3
Sak 69/17 Tildeling midler idrettslag - Lederkurs for ungdom I tråd med vedtatt budsjett 2017 ble det utlyst midler til idrettslag som hadde deltagere på Lederkurs for ungdom i oktober 2017. Det kom inn 6 søknader, og det ble totalt søkt om kr. 84 000. Det er satt av kr. 25 000 til fordeling i denne søknadsrunden (dvs halvparten av årets midler). Det vises for øvrig til kriteriene for ordningen vedtatt på styremøte 01/13: «Idrettslaget søker om midler med hensikt å gjennomføre tiltak som involverer årets deltagere på Lederkurs for ungdom i idrettslaget aktivitetsutvikling og/eller klubbutvikling. Tiltaket det søkes på skal være vedtatt i styret, hvor deltagerne på Lederkurs for ungdom har en sentral rolle i planleggingen og/eller gjennomføringen». Spesielt er det vektlagt at det fremkommer i søknaden at de unge lederne som gikk på kurs er involvert, og at det søkes om tiltak som kan anses å tilfredsstille kriteriene i ordningen. Tabellene vedlagt viser søknadene, med kort beskrivelse av tiltaket, søknadssum og innstilling. Søknadene kan anses å tilfredsstille kriteriene i ordningen. Midler til idrettslag som har hatt deltagere på Lederkurs ungdom tildeles i tråd med vedlagte tabell. Sak 70/17 Forslag til møteplan 1. halvår 2018 Følgende datoer foreslås som styremøter for neste år: 6. februar, 13. mars, 10. april, 8. mai, 12. juni. Møteplan for 1. halvår 2018 er følgende tirsdager: 6. februar, 13. mars, 10. april, 8. mai, 12. juni. Styret ber om at det settes opp et møte i januar dersom det er aktuelle saker. Sak 71/17 Rammer for kretstinget 2018 Det vises til sak 52/17 i styremøte 5.oktober (06-17). Styret vedtok å avholde kretstinget på Kolben kulturhus 26.april 2018. Vi har derved følgende frister å forholde oss til: Hva Frist Innkalling 26.01 Melde inn saker / forslag 26.02 Utsending av sakliste og saksdokumenter 26.03 Side 4
Påmeldingsfrist 26.03 Følgende saksdokumenter skal sendes ut senest en måned før tinget: Årsrapport 2016 Årsrapport 2017 Innkomne forslag / saker fremmet av styret Idrettspolitisk plattform evt. revidering Virksomhetsplan evt. revidering Langtidsbudsjett Valgkomiteens innstilling Forslag på ny valgkomité (styrets innstilling) Gjester som skal inviteres, i tillegg til tingdelegatene: Æresmedlemmer Representant fra NIF Representanter fra fylkeskommunen, bl.a. fylkesordfører Ordfører i Oppegård kommune Representant fra Oslo IK Det legges opp til underholdning og bevertning fra kl. 17.00. Selve tinget gjennomføres i løpet av 3 timer (kl. 18-21), og åpnes med et innledende foredrag. Kostnadene for gjennomføring av tinget innarbeides i budsjett for 2018 (egen sak). Styret bes om å komme med konkrete innspill på aktuelle foredragsholdere til åpningsforedraget. Styret bes også om å foreslå to personer som kan være dirigenter. Momenter fra diskusjonen: Forslag på dirigent: Kjartan Berland, avtalt ok Ønske om informasjon vedrørende Viken Fylkeskommune: Fylkesdirektør Kristin Felde, avtalt ok Gruppe som jobber med forslag til valgkomité: Vidar Bøe og Torgrim Bilstad Buskerud og Østfold IK bør inviteres Tone Trøen bør inviteres Tidspunkt for kretstinget bør sendes ut til gjestene nå Administrasjonen bes sende ut gjeldende Virksomhetsplan og Idrettspolitisk Plattform til styret Administrasjonen fortsetter arbeidet med å forberede AIKs kretsting 2018 som skissert i saken, og i tråd med de innspill som gis av styret. Vidar Bøe og Torgrim Bilstad legger frem forslag til styret på ny valgkomité. Side 5
Sak 72/17 Idrettslagsundersøkelse Idrettslag uten aktivitet Idrettskretsen har fulgt opp nedennevnte idrettslag i forbindelse med den årlige «samordnet søknad og rapportering» (tidligere idrettsregistreringen). Disse idrettslagene har ikke registrert medlemstall og aktivitetstall: Follo Freestyleklubb BB Høvik CK Lyseren Vannskiklubb Lørenskog Miniatyrskytterlag Lørenskog Curlingklubb Skårer Cykleklubb Leirsund Bordtennisklubb Skedsmo Innebandyklubb Jessheim Bryterklubb Jessheim Biljardklubb Sagstuåa Skilag Råholt Cykleklubb Holter Jeger og Fiskeforening Det er sendt ut brev til idrettslagene samt at vi har vært i telefonisk kontakt med de aktuelle lagene. Idrettskretsen har fått opplyst at det ikke lenger er aktivitet i disse idrettslagene. Idrettslagene vil dermed miste sitt medlemskap i NIF. Følgende idrettslag har meldt fra til AIK om at de ikke lenger har aktivitet og at de ikke har et styre: Sørum Klatre og Fjellsportsklubb Side 6
Administrasjonen følger opp ovennevnte idrettslag i henhold til standard Prosedyre i NIF angitt i punkt 1-3. 1. Styret i Akershus idrettskrets vedtar å sette ovenfor navngitte idrettslag under administrasjon og følger opp evt. eiendeler i tråd med prosedyre fra NIF. 2. Klubbene mister sitt medlemskap i NIF i tråd med NIFs lov 10-2 for ikke å ha rapport i tråd med kravene til samordnet søknad og rapportering. 3. Som styre/generalforsamling for idrettslagene vedtar AIK oppløsning av Idrettslagene i tråd med NIFs lovnorm for idrettslag 22. Oppløsning skjer i tråd med NIFs lov og rutiner. Sak 73/17 Tap av medlemskap idrettslag - Unntatt offentlighet Sak 74/17 Samarbeid med ISCA om EØS-søknad Det vises til tidligere behandlet sak 63/17 i styremøte 07/17. Styret ba om ytterligere informasjon, og saken ble i etterkant behandlet skriftlig. Akershus idrettskrets inngår ikke samarbeid med ISCA om det forelagte prosjektet. Sak 75/17 Inkluderingsprisen 2017 Det vises til tidligere utsatt sak 65 i styremøte 07/17. Saken ble sendt ut til skriftlig behandling. Akershus idrettskrets innstiller Nesodden Judoklubb til Inkluderingsprisen for 2017. C: ORIENTERINGSSAKER a) Idrettsgalla, orientering om invitasjon og frister. b) Møter og representasjon: a. Møte med Skedsmo og Ullensaker IR 27.11. Leder og org.sjef orienterte b. Oppfølging av idrettslag, org.sjef orienterte c. Lørenskog, samarbeidsmøte 5.12. om inkludering, Johan orienterte d. Midlene i ekstratildeling er nå fordelt, Johan orienterte c) Fremdrift omstillingsprosess i NIF a. Adm sender ut o-sak om foreløpig org.-kart d) Søknader om idrettsmidler, org.sjef orienterte og oversikt ble delt ut Side 7
Referatsaker: a) Opptak av lag: Ingen nye lag. b) Sammenslutning: Høland IL og Momoen Idretts- og Ungdomslag 13.11.2017 Navnendring til: Høland Idretts- og Ungdomslag. c) Søknad om dispensasjon fra NIFs lov 2-4 Bærum Roklubb representasjon på tinget til Norges Roforbund. Representasjon AIK- Styret 2017 2017 Sted Dato Representert av: Januar: Idrettsgalla og idrettsgallaseminar Hamar 07.01.17 Nordis, Vidar, Jon, Glenn Nyttårsforestilling Danseklubben Studio1 15.01.17 Isabel Bergerseter Bisettelse Harald Skoglund 17.01.17 Vidar, Kjell, Torgrim Lørenskog idrettsråd - verdiseminar 19.01.17 Nordis, Vidar Februar Temakveld «tilrettelagt» Rælingen Vgs 02.02.17 Isabel Bergerseter Temakveld «Doping angår det oss» 13.02.17 Vidar Bøe NIF ungdomsprosjekt Trondheim 23.02. 17 Vidar Bøe Mars: Enebakk IR årsmøte 01.03.17 Kjell Kvifte Rælingen IR årsmøte 07.03.17 Isabel Bergerseter Bærum IR årsmøte 14.03. 17 Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe Skedsmo IR årsmøte 15.03.17 Vidar Bøe Vestby IR årsmøte 15.03.17 Torgrim Bilstad Frogn IR årsmøte 16.03.17 Kjell Kvifte IR-seminar, Lillestrøm kulturhus 16.03.17 Nordis, Vidar, Jon, Torgrim, Isabel Nes IR årsmøte 20.03.17 Glenn Due Sørensen Side 8
Lørenskog IR årsmøte 21.03.17 Jon Syversen Norges Motorsportforbund Region Øst regionsting 23.03.17 Kjell Kvifte Lørenskog Karateklubb årsmøte 27.03.17 Vidar Bøe Oppegård IR årsmøte 28.03.17 Anne Kristine Linnestad Hurdal IR årsmøte 28.03.17 Vidar Bøe Eidsvoll IR årsmøte 29.03.17 Vidar Bøe Ås IR årsmøte 30.03.17 Glenn Due Sørensen Utdeling av diplom fylkesvinner årets ildsjel 2016 30.03.17 Vidar Bøe Ingar Bekke Lommedalens IL Bufdirs konferanse Oslo 30.03.17 Vidar Bøe April: Lillestrøm Sportsklubb 100 år 02.04.17 Nordis Vik Olausson Nittedal IR årsmøte 04.04.17 Vidar Bøe Ski IR - årsmøte 04.04.17 Torgrim Bilstad Akershus Svømmekrets - kretsting 05.04.17 Kjell Kvifte O/A Skøytekrets kretsting 24.04.17 Vidar Bøe Sørum IR årsmøte 25.04.17 Isabel Bergerseter Idr.konferansen Gardermoen 27.04.17 Nordis, Vidar, Jon, Kjell, Isabel, Torgrim, Kretsledermøte 28.04.17 Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe Asker IR - årsmøte 29.04.17 Nordis Vik Olausson Mai: Gjerdrum IR årsmøte 11.05.17 Jon Syversen Vivil Lekene 2017 28.05.17 Isabel Bergerseter Aurskog-Høland IR - årsmøte 31.05.17 Vidar Bøe Ledermøte - Bodø 12.05-13.05.17 Nordis Vik Olausson Juni: Nesodden IR - årsmøte 08.06.17 Kjell Kvifte Fet IR årsmøte 08.06.17 Vidar Bøe Akershus Fylkeskommune frivillighetskonferansen 13.06.17 Vidar Bøe Ullensaker IR årsmøte 15.06.17 Jon Syversen Frivillighetsprisen 2016 Tom Nilsen 28.06.17 Vidar Bøe Juli: Idrettsleir Hurdal 27.07.17 Isabel Bergerseter August: Frivillighetsprisen 2016 Asbjørn Molberg 15.08.17 Jon Syversen Side 9
September: Frivillighetsprisen 2016 Ivar Kinn Dalen IL 07.09.17 Nordis Vik Olausson Landsturneringen i Håndball og Fotball 08.09.17 Isabel Bergerseter Frivillighetsprisen 2016 Kyrre Riis Kolbotn IL 21.09.17 Torgrim Bilstad Paraskoleidrettsdag Ski 26.09.18 Isabel Bergerseter Kretsledermøte - Bergen 29.09- Nordis Vik Olausson 01.10.17 Oktober: November: Norges Cricketforbund avslutning sesong 2017 05.11.17 Vidar Bøe Norges Golfforbund golftinget 11.11.17 Torgrim Bilstad Sørumsand Idrettsforening jubileum 100 år 18.11.17 Isabel Bergerseter Side 10