ORGANISASJONSPLAN FOR Vedtatt på årsmøtet 22. mars. 2018 Organisasjonsplan for Gjøvik Gymnastikk og Turnforening, vedtatt på årsmøtet 2018 1
Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 2 Innledning... 4 Grunnlagsopplysninger for idrettslaget... 4 Historikk... 4 Idrettslagets formål... 4 Visjon... 4 Verdigrunnlaget... 4 Virksomhetsideen... 5 Hovedmål... 5 Delmål... 5 Virkemiddel... 6 Handlingsplan... 6 Idrettslagets Organisasjon... 6 Årsmøtet... 7 Styrets sammensetning og funksjon... 7 Medlemmer... 8 Anlegg (Turnhallen)... 8 Aktivitet... 8 Arrangement... 8 Informasjon... 8 Medlemskontingent... 8 Treningsavgift, halvårlig:... 8 Reklame/sponsoravtaler... 9 Utleie... 9 Lønn og honorar... 9 Godtgjørelse trenere ved stevner og konkurranser... 9 Reiseregning... 9 Merverdiavgift... 9 Økonomisk utroskap/varslingsplikt... 10 Klubbdrakter/profilering... 10 Regler for Gjøvik Gymnastikk og Turnforening... 10 Retningslinjer for foreldre/foresatt... 10 Retningslinjer for utøvere... 10 Retningslinjer for trenere... 11 Mobbing... 11 Seksuell trakassering... 11 Alkohol... 12 Politiattest... 12 Dugnad... 13 Organisasjonsplan for Gjøvik Gymnastikk og Turnforening, vedtatt på årsmøtet 2018 2
Utmerkelser og æresbevisninger... 13 Årlige faste oppgaver... 13 Organisasjonsplan for Gjøvik Gymnastikk og Turnforening, vedtatt på årsmøtet 2018 3
Innledning Organisasjonsplanen skal gi grunnleggende informasjon om foreningens formål, målsettinger og organisering. Den skal fungere som en rettesnor for tillitsvalgte og foreningens medlemmer. Grunnlagsopplysninger for idrettslaget Navn: Gjøvik Gymnastikk og Turnforening Stiftet: 17. september 1891 Idrett: Gymnastikk og Turn Postadresse: Østre Totenvei 106B E-postadresse: mail@gjovikturn.no Bankkonto:2010.07.64157 Bankforbindelse: DNB Internettadresse: www.gjovikturn.no Organisasjonsnummer i Brønnøysundregisteret: 980 639 304 Anleggsadresse: Østre Totenvei 106 B Telefon: Tatt opp som medlem i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komite/nif: Registrert tilknytning til Oppland idrettskrets Registrert tilknytning til Gjøvik Idrettsråd Registrert tilknytning til Norges Gymnastikk og Turnforbund Registrert tilknytning til Oppland Gymnastikk og Turnkrets Klubbnummer i NIFs medlemsregister: 2274 Årsmøtemåned: Mars Historikk Foreningen ble stiftet den 17. september 1891 og fikk navnet Gjøvik Turnforening. Stifterne var Arne Klungseth, blikkenslager Martinsen og handelsbetjent F.O. Nielsen. Sistnevnte som formann. I 1893 ble foreningen innmeldt i Det Norske Turn- og Gymnastikkforbund, og fikk året etter sin første fane og sine egne drakter. Foreningen hadde de første årene få medlemmer, bare 20-25 stk, og alle herrer. Først i 1894 kom damene med, og ved århundreskiftet 1800-1900 hadde foreningen ca. 100 medlemmer. Idrettslagets formål Gjøvik Gymnastikk og Turnforening skal være en åpen og demokratisk organisasjon der formålet er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrat, lojalitet og likeverd. Alle idrettslige aktiviteter skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. Visjon Medlemskap i Gymnastikk og Turnforening gir grunnlag for sann idrettsglede og sund fysikk. Verdigrunnlaget Organisasjonsplan for Gjøvik Gymnastikk og Turnforening, vedtatt på årsmøtet 2018 4
- Samhold og fellesskap - Ærlighet og lojalitet - Miljøbevisst Virksomhetsideen Gjøvik Gymnastikk og Turnforening skal være et attraktivt tilbud for barn og ungdom i alderen 3-16, som ønsker å utvikle en god motorikk, smidighet og styrke, og derigjennom skape grunnlaget for allsidig idrettskarriere. Foreningen skal bidra til å legge forholdene til rette for gymnaster som måtte ønske å satse på en aktiv karriere som konkurranseturner. Foreningen skal videre gi et attraktivt tilbud til eldre som ønsker å vedlikeholde en god fysikk. Hovedmål 1. Foreningen skal arbeide for å få bygget en «Idrettens Basishall» i regionen. Hallen skal primært bygges i tilknytning til eksisterende anlegg/flerbrukshall. Beliggenhet innenfor en radius av 10km fra Gjøvik Sentrum. Målsetting: Ny hall skal være klar for bruk innen 2022. 2. For å kunne tilby våre medlemmer kvalifisert instruksjon skal foreningen aktivt arbeide for å rekruttere nye instruktører, samt sørge for å videreutvikle nødvendig trenerkompetanse. Arbeidet skal følge retningslinjer i «trenerløypa» utarbeidet av NGTF. Delmål 1.1. Arbeidsgruppe etableres i forbindelse med årsmøte 2018 1.2. Det skal søkes samarbeidspartnere og avklares samarbeidsforhold med tilstøtende turnforeninger. Vardal, Østre Toten, Reinsvoll, Raufoss. Avklares innen 1. halvår 2018 1.3. Aktører i beslutningsprosessen kartlegges, møter avholdes med disse, fremdriftsplan og prosjektorganisasjon etableres. Plassering av hall skal være avklart. Avklart innen utløpet av 2018 1.4. Anlegg prosjekteres, kostnader estimeres, finansieringsmuligheter sjekkes ut, planer for egenfinansiering etableres. Avklart innen 1. halvår 2019 1.5. Prosjektering ferdig og endelig finansiering er klar. Avklart innen utløpet av 2019 1.6. Byggestart høsten 2020 1.7. Hallen tas i bruk høsten 2021 2.1. Alle instruktører skal minimum ha hjelpetrenerkurs (for gymlek, Gymlek-kurs) samt sikringskurs i trampett. Innen utløpet av 2018 2.2. Hovedinstruktører for partiene skal minimum ha Trener 1 kurs. Innen 1. halvår 2019 2.3. Hovedinstruktører for konkurransepartiene skal ha Trener 2 kurs Innen utløpet av 2019 2.4. Etterutdanning 50 % av instruktørene skal årlig gjennomføre supplerende kurs. Organisasjonsplan for Gjøvik Gymnastikk og Turnforening, vedtatt på årsmøtet 2018 5
Virkemiddel 1. Basishall Etablere og pleie relasjoner til besluttende myndigheter og idrettsråd Kontaktpunkt ved NTNU Informere om planer og fremdrift på hjemmesider og facebook 2. Trenerutdanning Etablere oversikt over eksisterende trenerkompetanse. Etablere kontakt med studentorganisasjonen ved NTNU Sørge for tilstrekkelige midler til utdanning Bekjentgjøre tilbud på hjemmesider og facebook Handlingsplan NA Idrettslagets Organisasjon ÅRSMØTET Hovedstyret Leder Nestleder/Kasserer Styremedlem Styremedlem Styremedlem Varamedlem Valgkomité Leder Medlem Medlem Varamedlem 1. revisor 2.revisor Revisor Dette gjelder for lag med omsetning under kr. 5 mill. Hallutvalg 3 medlemmer Trenerutdanning 3 medlemmer Organisasjonsplan for Gjøvik Gymnastikk og Turnforening, vedtatt på årsmøtet 2018 6
Årsmøtet Jfr. Lov for Gjøvik Gymnastikk og Turnforening pkt IV 13 til 19 Styrets sammensetning og funksjon Styret består av 5 medlemmer med følgende ansvar og arbeidsoppgaver: Styrets leder: Odd Gugo Gauslaa Nestleder/kasserer: Anders Klevenberg Styremedlem: Preben Olsen Styremedlem: Annica Benjaminsson Styremedlem: Nina Lybekk OHG AK PO AM NL 1,00 Ledelse 3,00 Kommunikasjon 1,10 Innkalle til styremøter OHG 3,10 Inngående post AK 1,20 Referat fra styremøter OHG 3,20 Inngående mail AB 1,30 Info til offentlige instanser OHG 3,30 Medlemmer MySoft AB 1,40 Politiattester (trenere) OHG 3,40 Purringer kontingenter/avgifter AB 1,50 Ansettelser OHG 3,50 Hjemmeside AK 1,60 Dugnader/aktiviter/arrangementer OHG 3,60 1,70 Organisasjonsplan OHG 4,00 Trenere 4,10 Innstille nyansettelser trenere PO 2,00 Økonomi/regnskap 4,20 Foreslå lønnssatser PO 2,10 Håndtere og kontere bilag AK 4,30 Vedlikehold kontaktinfo trenere PO 2,20 Attestere utbetalinger OHG 4,40 Vedlikeholde skjemaer PO 2,30 Foreta utbetalinger AK 4,50 uttak til konkurransepartier PO PO/A 2,40 Godkjenne timelister K 4,60 Påmeldinger stevner/konkurranser PO 2,50 Føre regnskap Tone 2,60 Kjøre lønninger Lone 5,00 Turnhallen 2,70 Regnskapsavslutninger Tone 5,10 Generelt vedlikehold lokaler/utstyr AK 2,80 Budsjett AK 5,20 Utleie NL 5,30 Diverse rekvisita NL Revisorer Revisor skal vurdere om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser, og om organisasjonsleddets styre har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser. Valgkomité. Organisasjonsplan for Gjøvik Gymnastikk og Turnforening, vedtatt på årsmøtet 2018 7
Medlemmer Jfr. Lov for Gjøvik Gymnastikk og Turnforening pkt I 3 og 4 Innmelding skjer via klubbens hjemmeside, eller ved hovedinstruktør, og rapporteres derved inn i MySoft Æresmedlemmer: - Statutter - Utdeling - Betaling av medlemskap: Fritatt Anlegg (Turnhallen) Foreningen leier lokaler i Østre Totenvei 106 B, hvor det er etablert en turnhall og hvor alt foreningens utstyr er plassert. Aktivitet All treningsaktivitet organisert av foreningen finner sted i turnhallen Arrangement Det arrangeres årlig juleoppvisning i foreningens regi. Dette finner sted i Tranberghallen i desember måned. Informasjon Idrettslaget informerer medlemmene via nettsiden som har adresse: www.gjovikturn.no, eller direkte til medlemmer/foresatte via e-mail eller sms. Direktemeldinger distribueres via MySoft. Medlemskontingent Medlemskontingenten fastsettes på årsmøtet som egen sak. jfr. egenbestemmelse i idrettslagets lov. 4 Medlemskontingent skal betales for hvert enkelt medlem, familiemedlem skap regnes som en rabattordning og en må fortsatt registrere hvert enkelt medlem med navn og betalt beløp da revisor skal kontrollere medlemslister mot regnskap. Kontingentsatser: Barn kr. 850,- Ungdom kr. 850,- Tillitsvalgt kr. 200,- Voksne : kr. 850,- Passiv : kr. 200 Æresmedlemmer : Fritatt Innkrevningsrutiner: Faktura sendes ut innen utgangen på oktober måned. Første purring 1 mnd. etter forfall. Pr. 31.12 kan medlemmer som ikke har betalt strykes. Treningsavgift, halvårlig: Gymlek (45 min/uke) : kr. 400,- AT1 J/G (90 min./uke) : kr. 800,- AT 2 -AT 4 (4 t/uke) : kr. 1200,- AT 1J-U (2 t/uke) : Konk.Gr (10-19 t/uke) : kr 2800,- Dametrim (90 min/uke) : kr 130,- Organisasjonsplan for Gjøvik Gymnastikk og Turnforening, vedtatt på årsmøtet 2018 8
Herretrim (60 min/uke) : kr 130,- Innkrevningsrutiner: Faktura for høstsesongen sendes ut innen utgangen på oktober måned sammen med medlemskontingenten. Faktura for vårsesongen sendes ut 1. februar Første purring 1 mnd. etter forfall. Reklame/sponsoravtaler Alle sponsoravtaler skal godkjennes av styret. Utleie Vilkår: Se dok: xxyy Lønn og honorar Styret v/styreleder ansetter trenere Lønn fastsetter i henhold til etablert lønnstabell. Skattefrie ytelser og fritak for arbeidsgiveravgift i henhold til de til enhver tid gjeldende regler fra skatteetaten. Godtgjørelse trenere ved stevner og konkurranser Trenere godtgjøres med kr 500,- pr dag. Reiseregning Reiseregning/utlegg - standardskjema: Det benyttes standard skjema for foreningen. Krav til reiseregning: - Alt fylles ut på reiseregningen: navn, adresse, fødselsdato, bankkonto til og fra og dato for hver enkelt reise formål med hver enkelt reise ved diett må klokkeslett (avreise/ankomst) oppgis - Vedlegg til reiseregningen (kvitteringer): Originalkvitteringer skal alltids vedlegges. Kopier/skanning av kvitteringer godkjennes IKKE Merverdiavgift Grense for merverdiavgiftsplikt: Merverdiavgiftspliktig omsetning på over kr 140 000 på 12 måneder Pliktig virksomhet Kioskvirksomhet hvor man har faste, daglige åpningstider Serveringsvirksomhet ved regelmessig avholdte offentlige dansetilstelninger, bingovirksomhet mm. Omsetning som er av profesjonelt preg Tilstelninger/dugnader som varer mer enn 3 dager Sponsor, arenareklame og annonser (dersom tidsskriftet/-ene utkommer mer enn 4 ganger pr år) Organisasjonsplan for Gjøvik Gymnastikk og Turnforening, vedtatt på årsmøtet 2018 9
Fri virksomhet Billettinntekter Vanlige medlems- og startkontingenter Offentlige tilskudd Lotteriinntekter Bingoinntekter Gaver Kiosk salg på egne arrangement. Salg av programmer/kataloger i forbindelse med arrangementer Økonomisk utroskap/varslingsplikt Hvis økonomisk utroskap skulle bli påvist/dokumentert, skal dette anmeldes. Klubbdrakter/profilering Logo Merke Flagg Drakter Regler for Gjøvik Gymnastikk og Turnforening Retningslinjer for foreldre/foresatt Her er et forslag til regler dere må lage reglene ut fra forholdene i deres klubb. Respekter klubbens arbeid. Det er frivillig å være medlem av foreningen, men er du med følger du våre regler Engasjer deg, men husk at det er barna som driver idrett ikke du Respekter treneren, hans/hennes arbeid og anerkjenn ham/henne overfor barna dine Lær barna folkeskikk. Gå foran som et godt eksempel Lær barna å tåle både medgang og motgang Motiver barna til å være positive på trening Vis god sportsånd og respekt for andre. Ved uenighet snakker du med den det gjelder ikke om Husk at det viktigste av alt er at barna trives og har det gøy! Retningslinjer for utøvere Respektere hverandre Følge klubbens regler Stille på treninger og stevner en har forpliktet seg til. MOBBING ER IKKE AKSEPTERT Organisasjonsplan for Gjøvik Gymnastikk og Turnforening, vedtatt på årsmøtet 2018 10
Retningslinjer for trenere SOM TRENER I SKAL DU BIDRA TIL: Mestring, selvstendighet og tilhørighet for utøveren Positive erfaringer med trening og konkurranse Å fremme et godt sosialt miljø, lagånd og vennskap Samarbeid og god kommunikasjon med andre trenere, ledere og foreldre Vær et godt forbilde Møt presis og godt forberedt til hver trening Som trener er du veileder, inspirator og motivator Bry deg litt ekstra og involver deg i utøverne dine Bli kjent med utøvernes individuelle mål og opplevelser av treningen Søk å utvikle selvstendig vurderingsevne hos utøveren Vis god sportsånd og respekt for andre Vær bevisst på at du gir alle utøverne oppmerksomhet Enhver utøver eller gruppe skal utfordres til å utvikle sine ferdigheter. Å opprette orden og ryddighet i sal og garderober INNHOLDET I TRENINGEN SKAL VÆRE PREGET AV: En målrettet plan Progresjon i opplevelser og ferdigheter Stadig nye utfordringer slik at utøveren flytter grenser Effektiv organisering Saklig og presis informasjon Kreative løsninger Fleksibilitet ved problemløsning Som trener er du ansvarlig for god kommunikasjon Mobbing Regler og konsekvenser. Seksuell trakassering Retningslinjer: 1. Behandle alle med respekt, og avstå fra alle former for kommunikasjon, handling eller behandling som kan oppleves som krenkende. 2. Unngå berøringer som kan oppleves som uønsket. 3. Unngå alle former for verbal intimitet som kan oppleves som seksuelt ladet. 4. Unngå uttrykk, vitser og meninger som omhandler utøveres kjønn eller seksuelle orientering på en negativ måte. 5. Tilstrebe å ha begge kjønn representert i støtteapparatet. 6. Unngå kontakt med utøvere i private rom uten at det er flere til stede eller det er avtalt med foresatte eller idrettsledelsen. 7. Vise respekt for utøverens, trenerens og lederens privatliv. 8. Unngå doble relasjoner. Dersom et gjensidig forhold etableres bør situasjonen tas opp og avklares åpent i miljøet. 9. Ikke tilby noe form for motytelse i den hensikt å forlange eller forvente seksuelle tjenester i retur. Organisasjonsplan for Gjøvik Gymnastikk og Turnforening, vedtatt på årsmøtet 2018 11
10. Gripe inn og varsle dersom man opplever brudd på disse retningslinjene. Støtteapparatet (trenere, ledere, tillitsvalgte, funksjonærer, dommere, foreldre mfl.) har hovedansvar for at retningslinjene gjøres kjent og overholdes i organisasjonen/idrettsmiljøet. Rutiner for varsling i henhold til: Rutiner for varsling i Norges idrettsforbund. Alkohol IDRETTENS HOLDNING TIL ALKOHOL Vedtatt av Idrettsstyret 16. mars 2004, sak 54 1. Norges Idrettsforbund og Olympiske Komité skal fremstå som en organisasjon som arbeider mot bruk av alkohol i idrettslig sammenheng. (NIFs lov 11-2 g) 2. Barn og unge som deltar i aldersbestemte klasser (under 18 år) skal møte et trygt og alkoholfritt idrettsmiljø. Trenere, ledere og utøvere skal fremstå som gode forbilder for barn og unge og ikke nyte alkohol i samvær med utøvere i denne alder. 3. Medlemmene i organisasjonen skal informeres om de skadevirkninger alkohol har på prestasjonsevnen, sikkerheten og det sosiale miljø. 4. Tribunekulturen skal være trygg, familievennlig og alkoholfri. På tribunene skal det derfor ikke nytes alkohol i tilknytning til konkurranseaktiviteter. I lokaler tilknyttet idrettsanlegg gjelder de kommunale skjenkebestemmelser dersom lokalet leies ut til private. (NIFS lov 11-2 g) 5. Idretten skal ha en restriktiv holdning til samarbeidsavtaler med bedrifter som har en vesentlig del av sin virksomhet knyttet til salg av alkoholholdige drikke/ produkter. Alle organisasjonsledd pålegges å følge norsk alkohol-lov med forskrifter og retningslinjer. Arenareklame og utstyrsreklame utføres iht gjeldende lovverk. Særforbund og kretser informerer underliggende ledd, herunder klubber og lag. Norsk alkohollov gjelder for alle som deltar på idrettsarrangement i Norge. Det vil si at også internasjonale aktører må forholde seg til den norske lovgivningen når de deltar på idrettsarrangement i Norge. Forbudet mot reklame for alkoholholdig drikk finner vi i alkohollovens 9-2. All reklame for alkoholholdig drikk er forbudt. Alkoholholdig drikk er definert som drikk med alkoholinnhold over 2,50 volumprosent alkohol. I utgangspunktet rammes ikke reklame for lettøl av forbudet. Det er imidlertid forbudt å reklamere for andre varer med samme varemerke eller kjennetegn som alkoholholdig drikk. Dette stiller særskilte krav til lettølreklame. Politiattest Politiattest skal avkreves av personer som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Med mindreårige menes barn og unge under 18 år. Personer under 18 år skal også avkreves politiattest. Den nedre grense er 15 år. Hvem skal vi ha attest fra. Trenere, oppmenn, foreldre som er med på turneringer som ledere. De som ofte kjører andre sine barn. Det er bedre å ha for mange attester en for lite. Hva skal idrettslaget gjøre? Styret skal avkreve politiattest av alle ansatte og frivillige som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Styret leder er ansvarlig for å håndtere ordningen med politiattest Organisasjonsplan for Gjøvik Gymnastikk og Turnforening, vedtatt på årsmøtet 2018 12
i idrettslaget. Styremedlem med ansvar for trenere er vararepresentant Styret må informere om ordningen på idrettslagets hjemmeside. Der skal også navn og kontaktinfo på personene som skal håndtere ordningen i idrettslaget, fremgå. Idrettslaget må fastsette hvilke oppgaver og hvilke personer som er omfattet av ordningen. Den styreoppnevnte skal informere de(n) aktuell(e) personen(e) om at de(n) må ha politiattest. Den styreoppnevnte skal sende inn søknad om politiattest til politiet. Søknaden må undertegnes av søkeren og av den styreoppnevnte. Attesten sendes fra politiet til den enkelte søker. Alle som skal ha politiattest må fremvise attesten for den styreoppnevnte. Den styreoppnevnte skal lagre opplysninger om hvilke personer som er avkrevd politiattest, at attesten er fremvist og dato for fremvisningen. Selve attesten beholdes av søkeren. Idrettslaget skal ikke gi oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming til personer som ikke fremviser politiattest eller som har anmerkninger på attesten. Idrettslaget kan når som helst kontakte NIF for råd og veiledning i disse sakene på telefon 800 30 630 eller på e-post til politiattest@idrettsforbundet.no. Dugnad Det forventes at medlemmer og/eller medlemmers foresatte deltar 1 dag i løpet av turnåret på dugnadsaktiviteter. Det er ikke anledning til å kjøpe deg fri fra dugnad. Utmerkelser og æresbevisninger Utmerkelser Årsmøtet vedtar regler for utdeling av diplomer/pokaler for sportslige og andre innsatser. Æresbevisninger Hederstegn Æresmedlemskap Årlige faste oppgaver Dato/måned Gjennomføre den årlige lovpålagte idrettsregistreringen januar/februar Gjennomføre årsmøtet i henhold til idrettslagets lov Rapportere endringer av post og e- postadresser Oppdatere nytt styre på samme sted som idrettsregistreringen Søke kommunale midler sjekk med kommune for søknadsfrist Søke kommune om treningstider, sjekk kommune om søknadsfrist Organisasjonsplan for Gjøvik Gymnastikk og Turnforening, vedtatt på årsmøtet 2018 13