Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Arkivsak: 16/106 Møtedato/tid: 15.09.2016 Kl 16:00 Møtested: Rådhuset, møterom 241 Møtedeltakere: Jomar Aftret, leder Regine Bianca Ness Bente Rhoden Forseth Jan Erik Engan Ann Kristin Kvellheim, 1. vara Forfall: Pål Sture Nilsen, nestleder Andre møtende: Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik, KonSek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer til orientering, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 08.09.2016 Jomar Aftret (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

Sakliste Saksnr. Sakstittel 22/16 Godkjenning av protokoll fra møte 09.06.2016 23/16 Rapport fra selskapskontroll av Klæbu Industrier AS - rådmannens oppfølging av vedtak 24/16 Forvaltningsrevisjon, forebygging og oppfølging av sykefravær - prosjektplan 25/16 Budsjettkontroll pr. 22.08.2016 26/16 Forslag til økonomiplan 2017-2020 med budsjett for 2017 for kontrollutvalget 27/16 Orientering om aktuelle saker 28/16 Referatsaker 29/16 Eventuelt 2

Godkjenning av protokoll fra møte 09.06.2016 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune 15.09.2016 22/16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/106-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 09.06.2016 godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 09.06.2016 (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll 3

Rapport fra selskapskontroll av Klæbu Industrier AS - rådmannens oppfølging av vedtak Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune 15.09.2016 23/16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 15/74-10 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Rådmannens oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 13/2016 Saksutredning På kontrollutvalgets møte den 3. mars 2016 i sak 3/2016 ble rapport fra selskapskontroll med Klæbu Industrier AS behandlet. Nedenfor kommer et kort utdrag fra selskapskontrollen. Revisjon Midt-Norge IKS formulerte følgende problemstillinger for prosjektet: 1. Forvalter Klæbu kommune sitt eierskap i Klæbu Industrier AS i tråd kommunestyrets vedtak, selskapslovgivningen og normer for god eierstyring? 2. Er selskapets økonomi, organisering og oppgaver i samsvar med formålet? Revisjonens konklusjon Forvalter Klæbu kommune sitt eierskap i Klæbu Industrier AS i tråd kommunestyrets vedtak, selskapslovgivningen og normer for god eierstyring? Klæbu kommune forvalter bare i noen grad sitt eierskap i tråd med disse føringene. Revisjonen ser det som positivt at kommunen har en tydelig strategi for sitt eierskap i selskapet, og at selskapets styre ser ut til å ha sørget for god økonomisk kontroll i selskapet. Kommunen må likevel endre praksis på noen områder. Kravet til kjønnsbalanse i styret i kommunalt eide selskap er ikke oppfylt. Kommunen har heller ikke fulgt opp egne vedtak om eierutøvelse hva gjelder valg av folkevalgte til styrer i kommunalt heleide selskap, vedtektfesting av bruk av valgkomite og rapportering til kommunestyre eller formannskap fra generalforsamling. Er selskapets økonomi, organisering og oppgaver i samsvar med formålet? Klæbu Industrier AS er et godt drevet selskap med solid økonomi, god styring og gode rutiner, som utnytter sitt handlingsrom på en god måte og dermed utfører sine oppgaver innenfor det formålet kommunen har satt. Revisors anbefalinger: Revisjonen anbefaler Klæbu kommune å gjennomgå sine prosesser for eierstyring av Klæbu Industrier med mål om å: Sørge for bedre informasjonsflyt mellom kommunestyret som eier og 4

selskapet. Forbedre prosessene for valg til styret slik at man sikrer at kommunestyrets vedtak og sentrale krav i lov oppfylles, og at styret får den nødvendige kompetansen også fremover. Politisk behandling: Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 3/2016: Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapport fra Selskapskontroll Klæbu Industrier AS til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.1. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 15.08.2016 Kommunestyret hadde rapporten fra selskapskontrollen opp til behandling i sitt møte 17.03.2016 i sak 13/2016 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar rapport fra Selskapskontroll Klæbu Industrier AS til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.1. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 15.08.2016 Rådmannens tilbakemelding Rådmannen har i brev av 09.08.2016 gitt tilbakemelding til kontrollutvalget. Tilbakemeldingen følger vedlagt. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på kommunen sitt arbeid med å få på plass kommunestyrets vedtak vedr. selskapskontroll av Klæbu Industrier AS, eller om de anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. 5

6

Forvaltningsrevisjon, forebygging og oppfølging av sykefravær - prosjektplan Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune 15.09.2016 24/16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 16/66-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Forebygging og oppfølging av sykefravær - prosjektplan Saksutredning Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Klæbu kommune for 2016 2018, lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for inneværende år. Følgende fokusområder ble prioritert for forvaltningsrevisjon for 2016-2018: Sykefravær Mobbing Dokumenthåndtering og journalføring Arbeidsmiljø På kontrollutvalgets møte 9. juni bestilte utvalget en forvaltningsrevisjon med fokus på sykefravær i Klæbu kommune. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 18/16: Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2018 og bestiller en forvaltningsrevisjon med fokus på sykefravær i Klæbu kommune. Prosjektplan og ressursramme legges frem for kontrollutvalget på utvalgets møte 15. september 2016 til orientering. Kontrollutvalget ber om at endelig rapport oversendes kontrollutvalgets sekretariat innen 25.02.2017. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Revisjonen har definert følgende problemstillinger i prosjektplanen: 1. Arbeider Klæbu kommune tilfredsstillende med å forebygge sykefravær? Herunder om: a. Forankring i organisasjonen b. Kontinuitet i forvaltning og tjenester c. Ivaretakelse av arbeidsmiljøbestemmelser for de som er tilsted 2. Arbeider Klæbu kommune tilfredsstillende med oppfølgning av sykmeldte? Herunder om: d. Dialogen mellom ledelse, NAV, fastlege og den sykmeldte Forvaltningsrevisjon med fokus på sykefravær i Klæbu kommune gjennomføres med et timeforbruk på 350 timer. Ferdig rapport leveres sekretariatet innen 15.02.2017. 7

Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor, Anna Ølnes, vil være tilstede under kontrollutvalgets behandling av planen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om problemstillingene revisjonen skisserer i prosjektplanen dekker det utvalget vil ha svar på i denne forvaltningsrevisjonen. 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Klæbu Prosjekt: Sykefravær Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2430 Styringsgruppe, dato: 29.8.2016 Sykefravær i Klæbu kommune 1 BAKGRUNN Kontrollutvalget i Klæbu kommune vedtok i KU-sak 18/16, i møte 9.6.2016, å bestille forvaltningsrevisjon om sykefravær i Klæbu kommune. 1.1 BESTILLING I saksutredningen vises det til følgende beskrivelse av temaet i Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2018: Klæbu kommune har en målsetning om å holde sykefraværet under 7,7 %. Sykefraværet har økt fra 8,8 % i 2014 til 9,4 % i 2015. En forvaltningsrevisjon kan belyse ulike sider av rådmannens arbeid med å nå målet. Mulige problemstillinger kan være om eventuelle tiltak virker som forutsatt, om arbeidet er forankret i hele organisasjonen eller om oppfølgingen av den sykmeldte er i tråd med regelverket, og om tiltaksplaner blir fulgt opp. Videre beskrives situasjonen når det gjelder sykefravær som følger: Pr. 31.03.2016 så var det totale sykefraværet på 11,3% i Klæbu kommune. 6 Sykefraværet er generelt høyt på alle enheter, men Sletten barnehage, Klæbu ungdomsskole, kjøkkenet, helseog familietjenesten, samt Plan, eiendom og kommunalteknikk ligger under Klæbu kommunes vedtatte mål om et sykefravær under 7,7%. Brannåsen barnehage, sykehjemmet, kultur og fritid, samt drift og vedlikehold har det høyeste sykefraværet i kommunen (over 15%). Kontrollutvalget er opptatt av om målene og tiltakene som rådmannen har fastsatt for sykefraværsarbeidet virker som forutsatt. Videre er de opptatt av om målene, og arbeidet med å nå målene, er forankret i hele organisasjonen. De er dessuten opptatt av om oppfølgingen av sykmeldte arbeidstakere er i tråd med regelverket. Det går fram av kontrollutvalgets vedtak at de ønsker en undersøkelse som viser arbeidet med dette i både enheter med lavt sykefravær og enheter med høyt sykefravær. 9 side 1 av 11

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Klæbu Prosjekt: Sykefravær Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2430 Styringsgruppe, dato: 29.8.2016 Oppsummert er Kontrollutvalget opptatt av om: o arbeidet er forankret i hele organisasjonen og o sykmeldte følges opp i tråd med regelverk 1.2 GENERELT OM SYKEFRAVÆR I ARBEIDSLIVET, SATSINGER, FOREBYGGING OG OPP- FØLGING Det skilles normalt mellom korttids- og langtidsfravær, eller egenmeldt og legemeldt fravær. Korttidsfravær benyttes om fravær innenfor arbeidsgiverperioden (den tiden arbeidsgiver har lønnsplikt for), i utgangspunktet 16 kalenderdager i løpet av en 12-månedersperiode. Dersom arbeidsgiver er IAvirksomhet (Inkluderende arbeidsliv) er grensen for egenmelding innenfor en 12-månedersperiode 24 dager. Egenmelding kan ikke brukes utover 3 dager pr. sykdomsperiode (ikke IA) og 8 dager pr sykdomsperiode (IA-virksomhet). Det egenmeldte fraværet for egen sykdom følger en 12-månederssyklus, mens det egenmeldte fraværet for barns sykdom følger kalenderåret. Langtidsfravær er fravær utover dette. Dette fraværet må legemeldes, og gir rett til sykelønnsrefusjon. 1.3 INKLUDERENDE ARBEIDSLIV Intensjonsavtalen for et mer inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen) ble inngått mellom myndighetene og partene i arbeidslivet første gang i 2001. Gjeldende avtale ble undertegnet 4. mars 2014 og gjelder fram til og med 2018. IA-avtalen bygger på samarbeid og tillit mellom myndigheter, arbeidsgivere og arbeidstakere. Det overordnede målet for IA-samarbeidet er å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. Det overordnede målet for IA-samarbeidet er videre nedfelt i tre delmål: 1) Reduksjon i sykefraværet med 20 prosent i forhold til nivået i andre kvartal 2001. 2) Hindre frafall og øke sysselsetting av personer med nedsatt funksjonsevne. 3) Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med tolv måneder (sett i forhold til 2009 tall). I kapittel 1.2 så vi at deltakelsen i IA-avtalen innebærer særskilte ordninger når det gjelder egenmeldt og legemeldt sykefravær. 10 side 2 av 11

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Klæbu Prosjekt: Sykefravær Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2430 Styringsgruppe, dato: 29.8.2016 Klæbu kommune er IA-virksomhet. I den sammenheng vil det være interessant å se nærmere på om kommunen har fulgt opp intensjonene i IA-avtalen, spesielt med tanke på dialogen mellom arbeidsgiver, fastlege, NAV og den enkelte arbeidstaker. 2 FORANALYSE I dette kapitlet ser vi på utviklingstrekk i sykefraværet, og risikobildet for Klæbu kommune. 2.1 UTVIKLING FOR SYKEFRAVÆRET I TALL Beskrivelse av situasjonen i Klæbu kommune når det gjelder sykefravær er blant annet hentet fra kommunens rapporteringssystem. Fra systemet har vi hentet to figurer, til belysning av fraværssituasjonen i kommunen. Figur 1 viser gjennomsnittlig fraværsprosent i kommunen i perioden 2004 2015, sett i forhold til kommunens målsetting for sykefraværsprosent. Vi ser at sykefraværet har variert i perioden, fra om lag 11 % i 2009 (høyest) til nesten 8,5 % i 2003 (lavest). I 2014 og 2015 har det økt, og var på nesten 9,5 % i 2015. Det gjennomsnittlige fraværet for hele perioden har vært på nesten 10 %. Fraværet har ikke i noe år vært under 8 %, og følgelig ikke nede på målet på 7,7 % fravær i gjennomsnitt. Figur 2 viser tall for fravær for menn og kvinner. Fraværet er fordelt på hhv korttids- og langtidsfravær. Vi ser at kvinnelige arbeidstakere har gjennomgående høyere fraværsprosent enn menn, og at forskjellen er større for langtidsfravær enn for korttidsfravær. Vi ser dessuten, for begge kjønn, at langtidsfraværet er høyere enn korttidsfraværet, og betydelig høyere for kvinnelige arbeidstakere. Figur 1 Fraværsprosent pr. år, i gjennomsnitt over periode og mål for fraværsprosent Figur 2 Fravær fordelt på kjønn i 2015. Korttidsfravær, langtidsfravær og totalt fravær. Prosent. 11 side 3 av 11

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Klæbu Prosjekt: Sykefravær Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2430 Styringsgruppe, dato: 29.8.2016 Kilde: Økonomirapport 2, 2015, Klæbu kommune I Økonomirapporten er det også presentert en oversikt som viser forskjeller i sykefravær mellom enhetene. Den er gjengitt i figur 3 nedenfor. 12 side 4 av 11

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Klæbu Prosjekt: Sykefravær Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2430 Styringsgruppe, dato: 29.8.2016 Figur 3 Sykefravær fordelt på enheter. Prosent 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 Kilde: Økonomirapport 2, 2015, Klæbu kommune 2013 2014 ØR 1 ØR 2 Figur 3 viser at det er store forskjeller mht. sykefravær mellom de ulike enhetene i kommunen. Det må her gjøres oppmerksom på at for enheter med få antall ansatte vil en person utgjøre en relativt høyere prosentandel enn i de enhetene som har flest ansatte. Utfordringen når det gjelder sykefravær på disse enhetene er ikke de samme som for de store enhetene. Ved de små enhetene, som PEK, DOV og kultur, varierer sykefraværet mer enn ved de store enhetene, p.g.a. av at en sykmelding påvirker prosenttallet mer. Fraværsprosenten ved de store enhetene påvirker totalfraværet, og vi ser at fraværsprosenten ved sykehjemmet er mer likt gjennomsnittet for kommunen som helhet. 13 side 5 av 11

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Klæbu Prosjekt: Sykefravær Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2430 Styringsgruppe, dato: 29.8.2016 Figur 4 Sykefravær; totalt, legemeldt og egenmeldt. Kommunene i Sør-Trøndelag. Prosent 14,0 % 12,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % Samla Legemeldt Egenmeldt Kilde: ks.no Figur 4 viser sykefravær i kommunene i Sør-Trøndelag. Klæbu kommune er blant de 7 kommunene med høyest sykefravær (legemeldt og egenmeldt) i Sør-Trøndelag, de er blant de 10 kommunene med høyest legemeldt sykefravær og blant de 16 kommunene med høyest egenmeldt sykefravær. Tar vi utgangspunkt i kommunene som er i samme kommunegruppe som Klæbu (Kostra-gruppe 11), har Klæbu høyest totalfravær og legemeldt fravær av Rissa, Oppdal og Røros kommuner. Når det gjelder det egenmeldte sykefraværet, så har Røros kommune høyest fravær av disse kommunene, mens Klæbu og Rissa har like høyt egenmeldt fravær, og høyere enn Oppdal kommune. 14 side 6 av 11

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Klæbu Prosjekt: Sykefravær Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2430 Styringsgruppe, dato: 29.8.2016 2.2 RISIKOBILDET Det er det legemeldte sykefraværet som det er knyttet størst risiko til, og som har størst betydning for kommunen. Det kan være risikoer ved det egenmeldte fraværet også, f.eks lav terskel for å ta ut egenmelding. Dette gjelder som oftest enkeltansatte, og utgjør ikke noe stor risiko for kommunens virksomheter som helhet. Kontrollutvalget har tatt utgangspunkt i kommunestyrets målsetting om at det gjennomsnittlige sykefraværet i kommunen ikke skal overstige 7,7 %. I kapittel 2.1 har vi sett at det gjennomsnittlige sykefraværet i kommunen pr. år ikke har vært nede på det nivået i perioden 2004 2015. Det årlig gjennomsnittlige sykefraværet var lavest i 2013, på ca. 8,5 %. Vi kan se for oss to hovedformer for risiko: 1) Det ene er knyttet til det forebyggende arbeidet med å sette inn adekvate tiltak for å nå målsettingen om å få ned det gjennomsnittlige fraværet i kommunen til ca. 7,7 %. Her foreligger risiko for at det ikke settes inn riktige tiltak. Det kan også stilles spørsmål om målsetningen er realistisk og om forutsetningene for måloppnåelse er tilstede. 2) Det kan dessuten være risiko for feil og regelbrudd i oppfølgingen av den enkelte sykmeldte. Det er flere instanser inne i bildet i oppfølgingen av sykmeldte, arbeidsgiver, fastlege, NAV og eventuelt andre aktører. Her kan det være risiko for svikt i dialog og samarbeid. 3) Det andre er knyttet til konsekvensene av sykefravær, og tiltak for å redusere risikoen av dette. Det vil alltid være et visst sykefravær i en organisasjon. Mangel på kvalifisert personell kan føre til risiko for lovbrudd, redusert tjenestetilbud og redusert kvalitet på tjenestetilbudet. Videre kan høyt fravær medføre økt belastning på de som er på jobb, med følge at flere blir sykemeldt. I Klæbu kommunes årsrapport er omfanget og oppfølgingen av sykefraværet omtalt. Klæbu kommune er IA-bedrift, og følger IA-prinsippene for arbeid med sykefravær. Det framgår av årsrapporten at kommunen har valgt å adressere innsatsen mot sykefravær der sykefraværet oppstår, i stedet for å kjøre større sykefraværsprosjekt. Hva dette innebærer fremgår ikke av årsrapporten, men Klæbu kommunes satsinger og arbeid med sykefravær vil være essensielt i prosjektet. 15 side 7 av 11

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Klæbu Prosjekt: Sykefravær Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2430 Styringsgruppe, dato: 29.8.2016 3 AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING I dette kapitlet ser vi nærmere på hvordan vi har tenkt å utforme undersøkelsen. 3.1 AVGRENSNING Vi har avgrenset undersøkelsen mot det egenmeldte sykefraværet, og vil følgelig konsentrere oss om problemstillinger som vedrører det legemeldte fraværet. Det vil ikke være aktuelt å se på den formelle saksbehandlingen ved sykefravær på enkeltsaknivå. Det vil i liten grad være aktuelt å se på økonomiske konsekvenser av sykefravær. 3.2 PROBLEMSTILLING På bakgrunn av bestillingen fra kontrollutvalget og de vurderingene vi har gjort i kapittel 2, vil revisjonen undersøke følgende problemstillinger: 1. Arbeider Klæbu kommune tilfredsstillende med å forebygge sykefravær? Herunder om: a. Forankring i organisasjonen b. Kontinuitet i forvaltning og tjenester c. Ivaretakelse av arbeidsmiljøbestemmelser for de som er tilsted 2. Arbeider Klæbu kommune tilfredsstillende med oppfølgning av sykmeldte? Herunder om: a. Dialogen mellom ledelse, NAV, fastlege og den sykmeldte 4 REVISJONSKRITERIER Arbeidsmiljøloven vil være sentral i denne undersøkelsen, spesielt når det gjelder det forebyggende arbeidet. Det er arbeidsmiljøloven 3-1 som har bestemmelser for det systematiske HMS-arbeidet. Videre har arbeidsmiljøloven 4-6 (3), jf folketrygdloven 8-7 a), regler om oppfølgning av den sykmeldte under sykmeldingen. 16 side 8 av 11

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Klæbu Prosjekt: Sykefravær Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2430 Styringsgruppe, dato: 29.8.2016 Det er flere deler av arbeidsmiljøloven som kan være aktuelle som kriteriegrunnlag. Den tredje problemstillingen, del b), peker i retning arbeidstidsbestemmelser for de som er tilstede i situasjoner med høyt sykefravær. Disse kravene til arbeidsgiver er konkretisert og strammet til i Avtalen om inkluderende arbeidsliv 2014-2018 IA-avtalen. IA-Avtalen består av en sentral og en lokal del. Den sentrale delen setter mål om å redusere sykefraværet, øke andelen med redusert arbeidsevne i arbeidslivet og å øke yrkesaktivitet for eldre arbeidstakere. Den lokale delen inngås mellom de ulike virksomhetene og NAV, og gir virksomhetene ekstra ressurser til å arbeide med å nå de sentrale delmålene. Videre vil følgende dokumenter være bærende for revisjonskriteriene i denne revisjonen. 1. kommunens rutiner for oppfølgning av sykmeldte 2. Avtalen om Inkluderende arbeidsliv 2014-2018 IA-avtalen vedtatt i Klæbu 3. kommunens handlingsplan for oppfølgning av IA-avtalen 4. internkontrollforskrift om ROS-analyser 5. Føringer om avvikssystem 5 METODE Valg av metode for datainnsamling er essensielt for å gi best mulig verktøy til å besvare problemstillingen. Valget vil være førende for tidsplan og ressursbruk. For undersøkelse av tiltak rettet mot sykefravær vil vi innhente organisasjonsinterne dokumenter, som planer, rutiner, etc. Dette vil vi gjennomgå, og se i sammenheng med kommunens statistikk. Videre planlegger vi å gjennomføre intervju med enhetsledere i ulike enheter i kommunen, og tillitsvalgte og verneombud. Det er viktig å få med både leder- og ansatteperspektivet i de spørsmål som behandles. 17 side 9 av 11

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Klæbu Prosjekt: Sykefravær Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2430 Styringsgruppe, dato: 29.8.2016 Vi vurderer å utferdige spørreskjema, for å kunne nå flere av de ansatte. Det er de ansatte som føler oppfølgning og konsekvens av sykefravær på kroppen, og av den grunn er det viktig å få frem synspunkter på tiltak som er igangsatt for forebyggende, oppfølgende og kompenserende tiltak i kommunen. 6 ORGANISERING AV PROSJEKTET Anna Ølnes vil være oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Forvaltningsrevisjonen vil bli gjennomført innenfor en timeramme på 350 timer. Rapporten vil bli avlevert til kontrollutvalgets sekretariat innen 15.2.2017. 18 side 10 av 11

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: Klæbu Prosjekt: Sykefravær Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2430 Styringsgruppe, dato: 29.8.2016 VEDLEGG Rådmannen m/stab Sletten bh Brannåsen bh Hesteskoen bh 2013 5,2 7,1 6,5 12,4 2014 12,0 12,0 9,0 11,0 ØR 1 9,7 12,9 9,4 11,9 ØR 2 4,0 12,9 10,5 13,2 Sørborgen skole Tanem os Klæbu us 2013 7,8 9,4 3,5 2014 9,0 7,0 5,0 ØR 1 10,6 7,5 5,5 ØR 2 11,3 7,5 4,8 Hjemmetjenesten Sykehjemmet NAV Kjøkken Helse og familie 2013 11,3 10,6 9,5 8,3 4,8 2014 12,0 10,0 0,0 9,0 9,0 ØR 1 12,2 9,3 0,0 6,7 8,5 ØR 2 10,5 9,8 0,0 4,7 7,3 Kultur PEK PEK VVA DOV Kommunen totalt 2013 3,0 10,0 8,1 8,9 2014 10,0 2,0 20,0 9,0 ØR 1 7,6 3,6 2,8 19,8 9,1 ØR 2 4,7 3,2 2,1 6,0 9,0 19 side 11 av 11

Budsjettkontroll pr. 22.08.2016 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune 15.09.2016 25/16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033 Arkivsaknr 15/128-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar budsjettkontroll pr. 22.08.2016 til orientering. Vedlegg Budsjettkontroll kontrollutvalget Saksutredning For å holde kontrollutvalget godt informert om sin økonomiske status legger sekretariatet herved fram en økonomisk oversikt pr. 22.08.2016. 20

Vedlegg Konto 10801 10802 10803 Tekst Regnskap pr. 22.08.2016 Budsjett 2016 *. Til disp. Budsjett 2016 Folkevalgte fast godtgjørelse 19 250 Folkevalgte - møtegodtgjørelse 38 609 43 500 4 891 30 000 Folkevalgte - tapt arbeidsfortjeneste 1 715 6 000 4 285 9 000 10990 Arbeidsgiveravgift 5 686 7 000 1 314 8 250 11001 Abonnement tidskrifter 6 200-6 200 2 500 11200 Andre dr. utg. 1 995 37 700 35 705 11204 Ikke oppf.pl. utgiftsdekning 11151 Bevertning 1 375-1 375 3 000 11500 Opplæring kurs 14 253-14 253 25 000 12700 Konsulenttjenester 31 417 31 417 30 000 11600 Utgifter og godtgjørelse for reiser, diett, bil m. 9 000 11950 Avgifter, gebyrer, lisenser m.v. 4 200 80102 Kontrollutvalget 69 833 125 617 55 784 140 200 137500 Kjøp fra KonSek Midt-Norge IKS 114 500 229 000 137500 Kjøp fra Revisjon Midt-Norge IKS 547 350 729 800 80101/03 Kjøp fra IKS 661 850 948 792 286 942 958 800 Totalsum 731 683 1 074 409 342 726 1 099 000 Kolonnen Budsjett 2016 * er tall som er lagt inn i regnskapssystemet i Klæbu kommune. Kontrollutvalgets eget budsjett er redusert med kr. 14.583,- og budsjett for kjøp fra IKS er redusert med kr. 10.008,- i forhold til budsjettforslaget fra kontrollutvalget. Kolonnen Budsjett 2016 er det budsjettet kontrollutvalget sendte over til kommunestyret (jf. forskrift om kontrollutvalg 18). Kommunestyret har ikke endret på forslaget fra kontrollutvalget (jf. vedtak i kommunestyrets sak 92/15). Kjøp av revisjonstjenester er tom. 3. kvartal 2016. Kjøp av sekretariatstjenester er tom. 2. kvartal 2016. 21

Forslag til økonomiplan 2017-2020 med budsjett for 2017 for kontrollutvalget Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune 15.09.2016 26/16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033 Arkivsaknr 15/128-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2017 2020 og budsjett for 2017 med en netto ramme på kr 1.155.800,- inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Saksutredning Budsjettbehandlingen for kontrollorganene. I henhold til forskrift om kontrollutvalg ( 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2017 i Klæbu kommune. Budsjettet for 2017 med økonomiplan 2017 2020 Kontrollutvalgets budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Kontrollutvalgets sekretariat Klæbu kommune kjøper sekretariatstjenester for kontrollutvalget hos KonSek Midt- Norge IKS. Dette er i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. Representantskapet i KonSek Midt-Norge IKS behandlet budsjettet for 2017 på møte den 25.04.2016. Det ble lagt til grunn en økning på 2,7 % fra 2016 til 2017 og videre en økning på 3 prosent årlig i økonomiplanperioden. I beregningene er det innarbeidet en økning på 2,62 % fra 2016 2017, som betyr en økning på kr 6.000,- for Klæbu kommune. Kontrollutvalget Når det gjelder kontrollutvalgets egen virksomhet så er budsjettet satt opp med utgangspunkt i tidligere års budsjetter for kontrollutvalget. Vi har i beregningene tatt utgangspunkt i at kontrollutvalget avvikler inntil 6 møter i året. Når det gjelder tapt arbeidsfortjeneste har sekretariatet gjort et anslag basert på reglene i kommunens reglement. Det er ikke tatt hensyn til eventuelle andre endringer som følge av økonomiplanarbeidet i kommunen. I tillegg er det lagt inn noen midler til kurs og faglig oppdatering for at kontrollutvalget skal ha mulighet til å skaffe seg kunnskap og ha mulighet til å delta i erfaringsutveksling og samlinger sammen med andre kontrollutvalg. Samlet er det foreslått en økning på kr 13.600 (9,70 %) for kontrollutvalgets egen 22

virksomhet. Det er lagt inn en økning på ca. 3 prosent per år videre i økonomiplanperioden. Nivået må vurderes årlig i forbindelse med budsjettet. Kjøp av revisjonstjenester Klæbu kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Dette er i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. På bakgrunn av at representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS ikke har behandlet budsjettet for 2016 enda, legges Revisjon Midt-Norge IKS sin økonomiplan for 2016-2021 til grunn for honoraret for revisjonen. Endelig budsjettvedtak vil bli gjort av Revisjon Midt-Norge IKS sitt representantskap på møte den 26.09.2016. I revisjonens økonomiplan for 2016-2021 er utgiften til revisjon anslått til kr 767.000,- for 2017. Revisjon Midt-Norge har anslått en økning på 5 prosent per år videre i økonomiplanperioden. Den totale rammen for kontrollutvalget, inkludert kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester, blir etter dette kr 1.155.800,-, som er en samlet økning på kr 56.800 fra 2016. Budsjettet kan spesifiseres som følger: Konto Tekst Budsjett 2017 Vedtatt budsjett 2016 10801 Folkevalgte fast 28 000 19 250 godtgjørelse 10802 Folkevalgte - 30 000 30 000 møtegodtgjørelse 10803 Folkevalgte - tapt arbeidsfortjeneste 9 000 9 000 10990 Arbeidsgiveravgift 9.500 8 250 11001 Abonnement tidskrifter 6 000 2 500 11151 Bevertning 3 000 3 000 11500 Opplæring kurs 25 000 25 000 11600 Utgifter og godtgjørelse for reiser, diett, bil m. 9 000 9 000 11950 Avgifter, gebyrer, lisenser m.v. 4 300 4 200 12700 Konsulenttjenester 30 000 30 000 80102 Kontrollutvalget 153 800 140 200 137500 Kjøp fra Revisjon Midt-Norge IKS * 767 000 729 800 137500 Kjøp fra KonSek Midt-Norge IKS 235 000 229 000 80103 Kjøp fra IKS 1 002 000 958 800 Totalsum 1 155 800 1 099 000 *Honorar revisjon er kun et anslag, endelig budsjett vil bli fastsatt av Revisjon Midt- Norge IKS sitt representantskap 26.09.2016. 23

Kontrollutvalgets sekretariat foreslår en budsjettramme på kr 1.155.800,- for kontrollutvalget for 2017, dette inkluderer også kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester. Vi anser dette for å være en nøktern budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år. Økonomiplanen for perioden 2017 2020: Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for planperioden 2017 2020 legges frem: Vedtatt budsjett for 2016 Anslag for 2017 Anslag for 2018 Anslag for 2019 Anslag for 2020 Kontrollutvalget 140 200 153 800 158 000 163 000 168 000 Utgifter til sekretariatstjenester 229 000 235 000 242 000 250 000 258 000 Utgifter til revisjon 729 800 767 000 806 000 847 000 890 000 Sum driftsutgifter 1 099 000 1 155 800 1 206 000 1 260 000 1 316 000 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2017 2020 og budsjett for 2017. Budsjettet for 2017 har en ramme på kr 1.155.800,- inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget. 24

Orientering om aktuelle saker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune 15.09.2016 27/16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/106-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Saksutredning Gjennomgang av medlemmenes innspill vedrørende aktuelle saker fra de politiske utvalgene, eventuelt innspill fra andre. 25

Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune 15.09.2016 28/16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/106-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak - Vedtakskontroll formannskap og kommunestyre Vedtakskontroll-kommunestyret Vedtakskontroll-formannskapet Vedtakskontroll-utvalg for oppvekst, kultur, idrett og fritid Kommunerevisoren_debattinlegg_kommunereformen Informasjon vedr. utredning av sammenslåing mellom KomRev og RMN Digitale konsekvenser av kommunesammenslåing Enklere anskaffelsesregler Kommunereform - sjekkliste for revisor, kontrollutvalg og sekretariat Styremøter i interkommunale selskaper Svarbrev-fra-KRD vedr. styremøter i IKS Evaluering av interkommunale barnevernstjenester i Sør-Trøndelag - sammendrag Etikkutvalgets uttalelse vedr. kommunalt eierskap Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Melding om vedtakskontroll kommunestyret, formannskap og hovedutvalg. 2. Kommunelovutvalget En krigserklæring mot kontrollutvalgssekretariatene? Kommunelovutvalget kom med sin rapport NOU 2016: 4 Ny kommunelov i mars 2016. Her har de tatt for seg kommuneloven i det meste av sin bredde, og kontroll- og tilsynsordningene er viet omfattende oppmerksomhet. 3. Informasjon om eventuell sammenslåing av Revisjon Midt-Norge IKS og KomRev Trøndelag. 4. Digitalisering berører i dag alle tjenesteområder i en kommune, og tjenesteproduksjonen foregår i økende grad digitalt. Hvilke digitale muligheter og utfordringer oppstår ved en kommunesammenslåing? Les hele rapporten her: http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/fou/fou-rapporter/digitale-konsekvenserav-kommunesammenslaing/ 5. Nye forskrifter vil gjøre offentlige innkjøp både enklere og bedre. Flere tusen anskaffelser hvert år trenger ikke lenger kunngjøres 6. Styret i NKRF satte i møte 06.05.15 ned en prosjektgruppe for å forberede kontrollutvalgssekretariat og revisjonsenhetene på den forestående kommunestrukturreformen. 7. Styret i et interkommunalt selskap (IKS) kan unntaksvis, og under visse forutsetninger, holde styremøte uten å treffes fysisk. 8. Telemarksforskning sin evaluering av interkommunale barneverntjenester i Sør- Trøndelag. Les hele rapporten her: https://www.telemarksforsking.no/publikasjoner/detalj.asp?merket=5&r_id=2966 9. Etikkutvalgets uttalelse vedr. kommunalt eierskap Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 26

Klæbu kommune Rådmannen KonSek MIdt-Norge IKS Kontrollutvalget i Klæbu v/eva J. Bekkavik Kongensgt. 9 7004 TRONDHEIM Vår ref. Saksbehandler/enhet Deres ref. Dato 11/1681-26-215 SLI/RÅD 17.06.2016 Melding om politisk vedtak - Vedtakskontroll formannskap/kommunestyre 01.06.15-31.05.16 Kommunestyret behandlet i møte 16.06.2016 sak 42/16. Følgende vedtak ble fattet: Kommunestyrets vedtak Kommunestyret tar orienteringen om vedtakskontroll til etterretning. Melding om dette oversendes kontrollutvalget. I perioden har formannskapet behandlet 134 saker og kommunestyret 91 saker. Vedlagte rapport om vedtak i formannskapet inneholder 2 saker som ikke er iverksatt, og 3 saker som er iverksatt, men det knyttes nærmere kommentarer til disse. For kommunestyret viser rapporten 4 saker som ikke er iverksatt. Vedtakskontroll foretatt i hovedutvalgene: Utvalg for miljø har i perioden behandlet 27 saker hvorav alle er iverksatt. Utvalg for omsorg har i perioden behandlet 18 saker hvorav alle er iverksatt. Utvalg for oppvekst har i perioden behandlet 33 saker hvorav 1 ikke er iverksatt se vedlagte rapport. Mvh Steinar Lianes fagsjef Vedlegg: Medfølgende rapporter over ikke iversatte vedtak. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Telefaks: E-post: Postboks 200 Vikingvegen 8 72 83 35 00 72 83 35 01 postmottak@klabu.kommune.no 7541 KLÆBU 7540 Klæbu 27

Utvalg: KOMMUNESTYRET Dato: 01.06.2015-31.05.2016 Enhet: Alle Status: IIV Vedtak ikke iverksatt OPPFØLGING AV VEDTAK Sak: KST 87/15 17.12.2015 Status: Vedtak ikke iverksatt Arkivsak: 13/42 Bosetting av flyktninger 2016, revidert anmodning Ansvarlig: Kultur og oppvekst / Anders Stenvig Kommunestyrets vedtak Kommunestyret imøtekommer IMDi sin reviderte anmodning om bosetting av nye flyktninger for 2016 datert 24.11.15: 25 flyktninger hvorav 6 enslige barn og unge. Merknad: Mangel på boliger. Planlegging pågår. Sak: KST 90/15 17.12.2015 Status: Vedtak ikke iverksatt Arkivsak: 13/877 Sørborgen skole - utbygging Ansvarlig: Kultur og oppvekst / Anders Stenvig Kommunestyrets vedtak Kommunestyret vedtar utbygging av Sørborgen skole gjennom et eget påbygg, oppussing av adm.fløyen og tilpasset utomhusløsninger. Det er ytterlig behov for å forbedre løsningene i prosjektet, og dette er begrunnelsen for at kommunestyret utsetter prosjektet noe i forhold til tidligere tidsplan. Anbudsrunde og investeringsbeslutning 3. kvartal 2016, med byggestart primo 2017. Prosjektet har en godkjent kostnadsramme på 53 mill.kr. eks. mva. Merknad: Fremdriftsplan og planlagt oppstart er ihht. vedtak. 28

Utvalg: KOMMUNESTYRET Dato: 01.06.2015-31.05.2016 Enhet: Alle Status: IIV Vedtak ikke iverksatt OPPFØLGING AV VEDTAK Sak: KST 14/16 17.03.2016 Status: Vedtak ikke iverksatt Arkivsak: 13/42 Bosetting flyktninger 2016-18 Ansvarlig: Kultur og oppvekst / Anders Stenvig Kommunestyrets vedtak Kommunestyret ber rådmannen inngå 3-årig program- og bosettingsavtale med IMDi Midt- Norge for perioden 2016 2018. Avtalen baserer seg på bosetting av ca. 150 flyktninger i aktuelle avtaleperiode. Kommunestyret legger til grunn at nødvendige supplerende avtaler fremlegges for kommunestyrets godkjenning. Merknad: Drøfting med IMDI pågår. Sak: KST 20/16 17.03.2016 Status: Vedtak ikke iverksatt Arkivsak: 11/911 Ungdomsråd - ungdommens kommunestyre i Klæbu Ansvarlig: Rådmannen / Stab og Støtte / Steinar Lianes Kommunestyrets vedtak Kommunestyret vedtar å legge ned ungdommens kommunestyre. Det opprettes et ungdomsråd etter samme mønster som kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne og eldrerådet. Rådmannen bes om å stille med sekretariatsfunksjon. Ungdomsråd tas opp som tema i elevrådet på Klæbu ungdomsskole og på klubben. Valgte politikere og administrativ ressurs deltar på disse møtene. - Ungdomsrådet skal evaluere sin funksjon i en rapport til kommunestyret innen et år. - Ungdomsrådet rapporterer jevnlig til oppvekstutvalget - Oppvekstutvalget har et spesielt ansvar for å involvere og følge opp ungdomsrådet. Merknad: Planlegges igangsatt etter sommeren. 29

Utvalg: FORMANNSKAPET Dato: 01.06.2015-31.05.2016 Enhet: Alle Status: IIV Vedtak ikke iverksatt OPPFØLGING AV VEDTAK Sak: FSK 100/15 27.08.2015 Status: Vedtak ikke iverksatt Arkivsak: 15/499 Etablering av midlertidig aktivitetspark ved kulturhuset Ansvarlig: Kultur og oppvekst / Kultur, idrett og fritid / Kjersti Utne Formannskapets vedtak Formannskapet vedtar å engasjere Elisabeth Engen og Jorun Kraft Mo til å utføre oppdraget med å lage en midlertidig aktivitetspark i tråd med fremlagt forslag i formannskapet 28.mai 2015. Oppdraget skal gjennomføres innenfor en økonomisk ramme på 500 000 kroner inkludert allerede utbetalte honorarer. Det forutsettes at resterende investeringsmidler til prosjektet for 2015 overføres til 2016. Prosjektet skal gjennomføres etter fremlagte fremdriftsplan, og ferdigstilles i 2016. Merknad: Under arbeid. Sak: FSK 112/15 10.09.2015 Status: Vedtak ikke iverksatt Arkivsak: 15/348 Fremtidig aktivitet i kulturhuset - bruk, utleie, sambruk Ansvarlig: Kultur og oppvekst / Kultur, idrett og fritid / Kjersti Utne Formannskapets vedtak Formannskapet vedtar at Klæbu treningssenter A/S får utvidet sine lokaler fra 499 m2 til 830 m2 i kulturhuset. Klæbu treningssenter A/S får en leieavtale for 10 år med samme kvadratmeterpris som tidligere. Klæbu treningssenter A/S gis muligheten til å oppgradere sine lokaler. Oppgraderingen skal finansieres av Klæbu treningssenter A/S selv. Klæbu folkebibliotek skal bytte lokaler med Klæbu ungdomsklubb. Oppgradering av lokaler som skal benyttes til Klæbu folkebibliotek finansieres ved et låneopptak på 700.000,-. Lånet betales av leieinntekter fra kulturhuset. Oppgradering av lokaler som skal benyttes til Klæbu ungdomsklubb finansieres ved et låneopptak på inntil 300.000,-. Lånet betales av leieinntekter fra kulturhuset. 30

Utvalg: FORMANNSKAPET Dato: 01.06.2015-31.05.2016 Enhet: Alle Status: IIV Vedtak ikke iverksatt OPPFØLGING AV VEDTAK Merknad: Under arbeid. Rådmannen bes om å sikre at ungdommene blir en aktiv del av denne prosessen. Ungdommene har stilt opp på dugnad for å pusse opp dagens ungdomsklubb. Klubben må sikres like gode fasiliteter innenfor klubb, kjøkken, scene, bandrom og andre aktiviteter som de har i dag. Brukere av klubben må vite hva som skjer og hvor lenge det midlertidige lokalet skal være i bruk. Følgende saker er iverksatt, men det knyttes en ekstra kommentar. Se under merknad. Sak: FSK 42/16 21.04.2016 Status: Vedtak iverksatt Arkivsak: 15/288 Klagebehandling - Søknad om dispensasjon fra arealplan - Fradeling av tomter Fremovegen/Tovåsen - gnr 36/32 Ansvarlig: Plan, eiendom og kommunalteknikk / Byggesak, eiendom og arealbruk / Heidi Kolstad Eggen Formannskapets vedtak Formannskapet tar ikke klagen fra Statens vegvesen til følge og opprettholder vedtak gitt i sak 15/16 i møte 18.02.16 Begrunnelse: Hensynet bak bestemmelsen det dispenseres fra blir ikke vesentlig tilsidesatt ved å tillate omsøkte tiltak. - Tiltaket ser ikke ut til å berøre fulldyrka areal, og tomtene blir liggende i tilknytning til allerede eksisterende boliger. Etter en samlet vurdering er fordelene ved å gi dispensasjon klart større enn ulempene. - Tillatelse til utvidet bruk vil ikke medføre økt bruk av vegen av myke trafikanter. - Ny bebyggelse er lokalisert nært eksisterende. - De nye boligtomtene bruker samme avkjørsel som eiendommene 36/92 og 36/96 - Formannskapet ser på dette som en fin utvikling på et allerede eksisterende lite og landlig boligfelt. - Sikrer befolkningsøkning i alle deler av kommunen. - Det er tidligere gitt tillatelse til 2 nye boliger langs samme strekning. - Det må foreligge godkjent avløpsløsning før utbygging tillates. 31

Utvalg: FORMANNSKAPET Dato: 01.06.2015-31.05.2016 Enhet: Alle Status: IIV Vedtak ikke iverksatt OPPFØLGING AV VEDTAK Merknad: Iverksatt og partene er orientert om vedtak og klagen sendt til fylkesmannen for videre behandling. Sak: FSK 142/15 10.12.2015 Status: Vedtak iverksatt Arkivsak: 15/680 Eventuell forlengelse av båndlegging langs Fv 704 Ansvarlig: Plan, eiendom og kommunalteknikk / Geir Magne Sund Formannskapets vedtak Klæbu kommune søker Fylkesmannen om forlengelse av båndleggingen langs Fv 704 gjennom tettbebyggelsen på Tanem i inntil 4 år, jf. sone vist i kommuneplanens arealdel vedtatt 09.06.2011 og på kart datert 08.10.2015. Søknaden begrunnes med fortsatt usikkerhet omkring valg av framtidig løsning for Fv 704 forbi Tanem, og miljømessige ulemper ved å etablere nye boliger nærmere dagens veg enn 30 m fra senterlinjen. Klæbu kommune skal snarlig ta initiativ overfor fylkeskommunen med sikte på utredning og bygging av tunnelløsning forbi Tanem. Av hensyn til beboere langs FV 704 er det viktig å få en snarlig avklaring i forhold til veitrase da området har vært båndlagt siden 2008. Merknad: Søknaden avslått av fylkesmannen. Sak: FSK 31/16 10.03.2016 Status: Vedtak iverksatt Arkivsak: 15/81 Byggesak - Nordalstunet BL - gnr 21/410 - Carporter Ansvarlig: Plan, eiendom og kommunalteknikk / Byggesak, eiendom og arealbruk / Frode Solbakken 32

Utvalg: FORMANNSKAPET Dato: 01.06.2015-31.05.2016 Enhet: Alle Status: IIV Vedtak ikke iverksatt OPPFØLGING AV VEDTAK Formannskapets vedtak Formannskapet nedlegger midlertidig bygge- og deleforbud, jf. plan- og bygningsloven 13-1 innenfor eiendommen til Nordalstunet borettslag, Nordalstunet 1-3, i påvente av endring av reguleringsplan. Formålet med endringen vil være å ivareta tidligere intensjoner om tilgjengeligheten til kulturminnet. Merknad: Partene er orientert om vedtaket. Det må iverksettes en endring av planen. Dette blir gjort til høsten, sak i FSK trolig i oktober. 33

OPPFØLGING AV VEDTAK Utvalg: UTVALG FOR OPPVEKST - OPPVEKST, KULTUR, IDRETT OG FRITID Dato: 01.06.2015-31.05.2016 Status: BE Behandlet Sak: OP 10/15 10.06.2015 Status: Ikke iverksatt Arkivsak: 15/150 Plan for registrering og forvaltning av kulturminner Ansvarlig: Kultur og oppvekst / Kultur, idrett og fritid / Kjersti Utne Utvalg for oppvekst, kultur, idrett og fritids vedtak Utvalg for oppvekst, kultur, idrett og fritid ber rådmannen igangsette arbeidet med å utarbeide en plan for registrering og forvaltning av kulturminner. Merknad: Under arbeid. 34

DEBATT Av Sverre Bugge Midthjell, rådgiver, KonSek Midt-Norge IKS og leder, NKRFs selskapskontrollkomite Kommunelovutvalget En krigserklæring mot kontrollutvalgssekretariatene? Kommunelovutvalget kom med sin rapport NOU 2016: 4 Ny kommunelov i mars. Her har de tatt for seg kommuneloven i det meste av sin bredde, og kontroll- og tilsynsordningene er viet omfattende oppmerksomhet. Min påstand, som jeg skal argumentere for her, er at kommunelovutvalgets rapport er gjennomsyret av en nedvurdering av kontrollutvalgssekretariat ene, manglende tro på vår kompetanse og fravær av en tanke om vår plass i den kommunale egenkontrollen. Dersom landets kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariater deler min oppfatning er tiden inne for å klatre opp på barrikadene. Utvalget begynner så tilforlatelig i sin introduksjon av kontrollutvalgssekretariatene på side 320 med å si at: «Et faglig kompetent og velfungerende sekretariat er viktig for et uavhengig og godt arbeidende kontrollutvalg.» Utvalget følger opp på side 323 med å understreke at: «Forutsetningen for et velfungerende kontrollutvalg er et godt og kompetent sekretariat.» Dessverre gir dette inntrykk av å være tomme formuleringer ment for å mykne opp den nedvurderingen av sekretariatene og vår rolle som gjennomsyrer rapporten forøvrig. Vi kan begynne med først å ta for oss hva utvalget mener et kontrollutvalgssekretariat skal gjøre. I kapittel 15.3.4.2 på side 322 viser utvalget ganske enkelt til formuleringen i kontrollutvalgsforskriften om at sekretariatet skal påse at saker er forsvarlig utredet. Deretter går utvalget i gang med å understreke hva sekretariatet ikke skal gjøre. Utvalget later først og fremst til å være bekymret for at sekretariatene blander seg borti revisjonsoppgaver. Sekretariatet har etter lovutvalgets mening ikke anledning til å «innhente informasjon og vurdere denne opp mot et regelverk, vedtak e.l.». Vi kan imidlertid få lov å innhente informasjon og «systematisere den», så lenge vi ikke beveger oss så langt at vi «foretar vurder inger av et faktum eller av om kommunen har brutt lover eller vedtak.» En annen oppgave det er viktig å avskjære kontrollutvalgene fra å utføre er eierskapskontroll. Den ene oppgaven utvalget altså legger opp til at sekretariatet skal gjøre, er å påse at saker er forsvarlig utredet. Ifølge utvalget skal imidlertid dette ikke gå så langt som å vurdere om revisjonen har gjort et forsvarlig arbeid. Utvalget sier nemlig at: «Når sekretariatet forbereder saker som kommer fra revisjonen, må revisjonen selv stå for at det produktet som leveres, holder faglig kvalitet. Det vil være svært krevende for et sekretariat å foreta en vurdering av kvaliteten på produktet som leveres fra revisjonen.» (s. 322) Hvorvidt dette er uforholdsmessig krevende for et sekretariat avhenger selvsagt av hvilken kompetanse og erfaring sekretariatet besitter. Undertegnede jobber i et sekretariat som for tiden har én ansatt med revisjonsutdanning og lang erfaring som regnskapsrevisor, to ansatte med mastergrader i samfunnsvitenskapelige fag derav én med flere års erfaring som forvaltningsrevisor ved flere revisjonsenheter og én er tiltrodd ledervervet i NKRFs selskapskontrollkomité, én erfaren regnskapsfører og én snart ferdigutdannet jurist. Jeg vil ikke påstå at det er helt utenfor vår faglige kompetanse å kunne vurdere «metodevalg, prosjektdesign, datainnhenting, lov anvendelse og vurderinger som fremkommer i revisjonens rapporter». For enkelte sekretariater kan selvsagt dette være utfordrende, spesielt der man har en såpass smal sammensetning av kompetanse at man ikke kan 18 [ Kommunerevisoren ] 4-2016 35

DEBATT «Den overordnede retningen i lovutvalgets forslag på dette området er å styrke revisors rolle på bekostning av sekretariatene, noe som også bidrar til å svekke kontrollutvalgene.» dekke bredden av revisjonsfaget. Dersom utvalget ønsket å si noe om kontrollutvalgets oppgaver måtte man derfor gjøre et valg: Utvalget kunne enten foreslå å stille krav til at sekretariatene hadde kompetanse som gjorde dem i stand til å ivareta visse oppgaver, eller det kunne legge opp til å begrense sekretariatene i en slik grad at oppgaven kunne ivaretas selv med begrenset kompetanse. Utvalget har gått for å avgrense kontrollutvalgets oppgaver og heller åpne for at kontrollutvalget kan velge å tillegge sekretariatet ytterligere oppgaver uten å gå inn på hva dette kan være. Innenfor rammen av at sekretariatet ikke skal ha anledning til å gjøre vurderinger opp mot regelverk, vedtak e.l. eller vurdere revisjonens arbeid, kan man stille spørsmål om hvilke oppgaver dette tenkelig kan være. Ansvaret for å foreta overordnet analyse er ikke behandlet i rapporten. Utvalget burde i det minste diskutert hvorvidt dette er en oppgave som hører hjemme på bestillersiden av en bestiller-utførermodell. Det kunne være på sin plass å vurdere om det overordnede faglige ansvaret for analysen skal ligge til sekretariatet. Når utvalget ikke diskuterer spørsmålet kan man imidlertid spørre seg hvordan muligheten til å legge overordnet analyse til sekretariatet står i sammenheng med at sekretariatene ikke skal ha anledning til å foreta konkrete vurderinger om faktum eller opp mot lover og vedtak, noe lovutvalget fastslår at er å utføre revisjon, og ikke er i stand til å vurdere revisjonens arbeid. Gjennom ikke å behandle spørsmålet åpner utvalget for en diskusjon om ytterligere innskrenkning av sekretariatets rolle. Lovutvalget fastslår på side 322 forholdsvis nonchalant om avgrensningene i sekretariatets oppgaver at: «En slik løsning vil ikke svekke kvaliteten på sekretariatets arbeid, men vil legge til rette for gode sekretariatstjenester tilpasset behovene i den enkelte kommune.» Jeg vil dessverre si at en ordning som legger opp til å begrense sekretariatets oppgaver, og i ytterste konsekvens avskjærer sekretariatet fra de fleste oppgaver som stiller krav til kompetanse, vil gjøre det vanskelig for sekretariatene å ha interessante nok oppgaver til at man kan rekruttere og beholde kompetente medarbeidere. Det mener jeg vil svekke kvaliteten på sekretariatets arbeid og ikke legge til rette for gode sekretariatstjenester tilpasset behovet i den enkelte kommune. Den overordnede retningen i lovutvalgets forslag på dette området er å styrke revisors rolle på bekostning av sekretariatene, noe som også bidrar til å svekke kontrollutvalgene. Er dette ment som en krigserklæring mot sekretariatene? Overskriften på dette innlegget er en bevisst spissformulering fra min side for å vekke debatt. Et mindretall i utvalget ønsker tydeligvis å avvikle sekretariatsordningen (dvs. åpne for at revisjonen kan være sekretariat, slik det fremgår på side 322), men flertallets understrekninger av sekretariatets betydning tyder ikke på at de deler dette ønsket. Å kalle det en krigserklæring er nok å dra flertallets syn for langt. Det er imidlertid mye som tyder på at utvalget ikke har hatt noen helhetlig tanke om sekretariatenes plass i den kommunale egenkontrollen, noe som gjenspeiles i teksten, og at utvalget i sin iver etter å hegne om det de anser som eksklusive oppgaver for revisor, kan bidra til en betydelig svekkelse av sekretariatene. På tross av at det kanskje ikke beror på ond vilje er de konkrete formuleringene når det gjelder oppgaver svært viktige. En NOU har stor betydning som rettskilde. Dersom de formuleringene som i dag l igger inne i rapporten blir stående uimotsagt i regjeringens stortingsproposisjon om ny lov, så blir de å regne som en hovedkilde til hvordan loven skal tolkes. Da er det de konkrete formuleringene om konkrete forhold som betyr noe, ikke generelle formuleringer om at sekretariatene er viktige. Derfor er det viktig at vi nå kommer på banen i høringsrunden og sørger for at departementet er bevisst på denne problemstillingen og sørger for å gi oss en mer balansert proposisjon til Stortinget som i større grad gir signaler om hva lovgiver ønsker med sekretariatsordningen. 36 [ Kommunerevisoren ] 4-2016 19

37

38

Digitale konsekvenser av kommunesammenslåing Digitalisering berører i dag alle tjenesteområder i en kommune, og tjenesteproduksjonen foregår i økende grad digitalt. Hvilke digitale muligheter og utfordringer oppstår ved en kommunesammenslåing? Publisert 26.08.2016 KS har fått kartlagt dette i prosjektet Digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing, utført av PA Consulting. -Formålet med prosjektet er tredelt, forteller fagansvarlig i KS, Hallvard Hoen. For det første ønsker vi at kommuner som vurderer å slå seg sammen blir bevisste på de digitale konsekvensene. For det andre vil vi gi råd til staten om hvordan de kan legge bedre til rette for kommunene, og for det tredje ønsker vi å bidra til at kommunene benytter anledningen til å tenke nytt. Nøye kartlegging av digitale konsekvenser I rapporten har PA Consulting kartlagt hovedoppgavene ved digital sammenslåing og prioritert disse mot hverandre. Dette er gjort både på overordnet nivå og innenfor hvert tjenesteområde. PA Consulting kommer med tydelige råd om hvordan en sammenslåing bør styres og hva som bør gjøres i de ulike fasene. Behovet for organisatoriske endringer og muligheter for gevinstrealisering er identifisert. I tillegg har KS Advokatene utredet anskaffelsesrettslige problemstillinger. Utarbeidet en sjekkliste Det er utarbeidet en sjekkliste for at kommuner som står i, eller skal gå inn i en sammenslåingsprosess, skal få et enkelt overblikk. Sjekklisten gir oversikt over oppgavene som må gjøres og anbefaling om prioritering av oppgavene. Den synliggjør også mulighetene digital sammenslåing åpner for. Sett i gang PA Consulting har vært i nær kontakt med kommuner som har, og som er i ferd med, å slå seg sammen. Nye Sandefjord er fulgt nøye. I tillegg er informasjon hentet fra statlige etater. Erfaringene fra kommunesammenslåingen i Danmark og Finland, samt private bedrifter, er analysert. På bakgrunn av dette er det identifisert kritiske faktorer. PA Consulting kommer med tydelige råd til kommunene. Det er viktig å komme tidlig i gang med kartleggingen og velge de smarteste løsningene. Kommunene må tenke helhetlig og forenkle der de kan. Organisasjonsutvikling må vektlegges. http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/fou/fou-rapporter/digitale-konsekvenser-avkommunesammenslaing/ 39

Enklere anskaffelsesregler Pressemelding Dato: 18.08.2016 Nærings- og fiskeridepartementet Nye forskrifter vil gjøre offentlige innkjøp både enklere og bedre. Flere tusen anskaffelser hvert år trenger ikke lenger kunngjøres. - Det blir nå enklere for offentlige etater å gjøre innkjøp. Det blir også enklere for særlig små og mellomstore bedrifter å delta i konkurransene. Det er bra, sier næringsminister Monica Mæland (H). Hever beløpet Nærings- og fiskeridepartementet har vedtatt tre nye forskrifter om offentlige anskaffelser. I tillegg er det vedtatt endringer i forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser. Den nasjonale terskelverdien øker fra 500 000 kroner til 1,1 millioner kroner. Det betyr at innkjøp under 1,1 millioner kroner ikke lenger må kunngjøres og følge detaljerte regler. Det betyr en betydelig forenkling for flere tusen anskaffelser hvert eneste år. Innkjøp under terskelverdien må likevel fortsatt følge grunnleggende krav til konkurranse og likebehandling, og det offentlige må kunne dokumentere hvordan konkurransen er gjennomført. Les forskriften her Anskaffelsesforskriften Forsyningsforskriften Konsesjonskontraktforskriften Endringsforskrift til forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser Forskrift om overgangsregler til anskaffelsesloven Lov å snakke sammen For innkjøpene som fremdeles må kunngjøres nasjonalt, innføres en ny og enklere prosedyre. Forhandlingsforbudet fjernes. Nye regler åpner for at leverandører og oppdragsgivere kan gå i dialog når det er behov for det for å få en god anskaffelse. 40

Det innføres enklere og mer fleksible regler for helse- og sosialtjenester. Kun anskaffelser over 6,3 millioner kroner må kunngjøres. Adgangen til å vektlegge særtrekkene ved helse- og sosialtjenester tydeliggjøres. Helt sentralt står hensynet til brukerens behov. Ideelle organisasjoner Regjeringen ønsker å utnytte de mulighetene EØS-regelverket gir for å legge til rette for at ideelle organisasjoner skal forbli viktige leverandører av helse- og sosialtjenester. - De nye reglene gjør det mulig å legge vekt på kvaliteter ved tilbudet som de ideelle tradisjonelt har vært gode på, sier Mæland. Departementet er i tillegg i gang med å innhente en juridisk utredning som skal vurdere om dette handlingsrommet er større enn hittil antatt. Dette kan på sikt føre til nye regelendringer. Plikt om lærlinger I tillegg til de nye anskaffelsesforskriftene og klagenemndforskriften, har Kunnskapsdepartementet utarbeidet en ny forskrift om plikt til å stille krav om bruk av lærling. Denne forskriften ble sendt på høring denne uken. Departementet tar sikte på at nytt anskaffelsesregelverk i form av ny lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrifter skal tre i kraft samlet. Planlagt dato for ikrafttredelse er 1. januar 2017. 41

Kommunereform sjekkliste for revisor, kontrollutvalg og sekretariat Norges Kommunerevisorforbund 42

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 3 2 ARBEIDSFORM... 3 3 DEFINISJONER... 3 4 KONTROLLUTVALGETS OG KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS ROLLE... 4 4.1 KONTROLLUTVALGETS FUNKSJONSTID... 4 4.2 VALG AV REVISOR TIL FELLESNEMNDA... 5 4.3 HVEM SKAL REVISOR RAPPORTERE TIL?... 5 4.4 VALG AV REVISOR I DEN NYE KOMMUNEN (DER FELLESNEMNDA ER GITT FULLMAKT TIL Å VELGE LØSNING)... 5 4.5 VALG AV KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT FOR DEN NYE KOMMUNEN... 6 4.6 KONTROLLUTVALGETS FOKUS ETTER AT VEDTAK OM SAMMENSLÅING ER FATTET... 6 4.7 REGNSKAPSREVISJON... 6 4.8 FORVALTNINGSREVISJON... 7 4.9 SELSKAPSKONTROLL... 7 4.10 VURDERE KONSEKVENSER FOR EGET SELSKAP... 7 5 RISIKOOMRÅDER I EN SAMMENSLÅINGSPROSESS VURDERING AV INTERNKONTROLL... 8 6 DREIEBOK ÅRSOPPGJØR MED FOKUS PÅ KOMMUNESAMMENSLÅING... 9 7 SELVKOST... 9 8 EIENDOMSSKATT... 10 9 KOMMUNALE GARANTIER... 10 10 PENSJONSFORHOLD... 11 11 ANSKAFFELSER... 11 12 NOEN PROBLEMSTILLINGER KNYTTET TIL IKT-SYSTEMER VED KOMMUNESAMMENSLÅINGER... 12 13 ARKIV... 13 14 LEDELSE... 13 VEDLEGG... 14 REFERANSER OG KILDER:... 14 43

3 1 Innledning Styret i NKRF satte i møte 06.05.15 ned en prosjektgruppe for å forberede kontrollutvalgssekretariat og revisjonsenhetene på den forestående kommunestrukturreformen. Målet for prosjektet ble angitt å være utarbeidelse av en sjekkliste over forhold som kommunene bør være spesielt oppmerksomme på i forbindelse med kommunereformen. Sjekklisten må også inneholde henvisninger til kilder for regelverk, veiledninger mm. der det er hensiktsmessig. Sjekklisten skal utarbeides på områdenivå, og ikke gå i detaljer. Sjekklisten skal utformes på en måte som gjør at den blir til nytte i rådgivningen til kommunene, for kontrollutvalgets tilsyn med endringsprosessen, og for revisor som kilde for risikovurderinger. Prosjektgruppen fikk følgende sammensetning: Orrvar Dalby (leder) Irene Loka Anders Svarholt Ole Kristian Rogndokken daglig leder, Vestfold Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat revisjonssjef, Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS seksjonsleder forvaltningsrevisjon, Østfold kommunerevisjon IKS daglig leder, NKRF 2 Arbeidsform Prosjektgruppen har innhentet informasjon fra flere kilder for å høste erfaring fra tidligere gjennomførte kommunesammenslåinger. I tillegg har det blitt opprettet flere arbeidsgrupper som har avgitt egne rapporter. To av arbeidsgruppenes rapporter er gitt en kort omtale i denne sluttrapporten, i tillegg følger de som vedlegg. Prosjektgruppen har også hatt kontakt med Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD). I kapitlene 7-10 har vi gjengitt noen spørsmål som vi oversendte KMD og departementets svar. 3 Definisjoner 1) Inndelingsloven. Rundskriv og veiledninger. Inndelingsloven av 15. juni 2001 nr. 70 og forarbeidene til denne (Ot.prp. nr. 41 (2000-2001) setter de lovmessige rammene for kommunesammenslåingsprosessen. I Meldingsdelen i kommuneproposisjonen 2015 (Prop. 95 S) Kommunereform har regjeringen redegjort nærmere for opplegget med kommunereformen. I rundskriv H-10/2015 er bestemmelsene i loven kommentert og fortolket. Departementet har i forbindelse med Kommunereformen gitt ut flere veiledninger bl.a.: Formelle rammer i byggingen av nye kommuner Veileder til reglene om offentlige anskaffelser i forbindelse med kommunereformen 44

4 En rekke problemstillinger er imidlertid ikke avklart. Dette er et bevisst valg fra lovgiver, som ønsker at slike spørsmål drøftes og avklares mellom kommunene. Dette tilsier at det er stort rom for kommunene til å finne praktiske løsninger, så lenge de ikke strider mot loven eller dens formål. Denne rapporten fokuserer hovedsakelig på en del slike problemstillinger som ikke er direkte løst i lov, rundskriv eller veiledninger. 2) Fellesnemndas juridiske og organisatoriske status. Myndighet. Inndelingslova 26. Når det er gjort vedtak om sammenslåing av to eller flere kommuner, skal det opprettes ei fellesnemnd til å forberede og gjennomføre sammenslutningen. Spørsmålet om fellesnemndas juridiske status har vært forelagt KMD og basert på departementets svar anbefaler prosjektgruppa at følgende. forståelse legges til grunn: Fellesnemnda er ikke å anse som en egen juridisk enhet, men et kommunalt organ opprettet i medhold av inndelingsloven. Det innebærer f.eks. at fellesnemnda ikke har eget organisasjonsnummer. Fellesnemnda har mange trekk av interkommunalt samarbeid iht. Kommuneloven 27, men er ikke definert som dette. Fellesnemnda har den myndighet som definert i lovens 26, samt den myndighet kommunestyrene velger å gi nemnda i reglement. Det varierer litt fra prosess til prosess. Det er imidlertid viktig at fellesnemnda får delegert myndighet til å avklare både framtidig revisjons- og sekretariatsordning for den nye kommunen. For å unngå flere behandlinger i kommunestyrene, er det hensiktsmessig at denne delegasjonen vedtas i forbindelse med etableringen av fellesnemnda. 4 Kontrollutvalgets og kontrollutvalgssekretariatets rolle En arbeidsgruppe har vurdert kontrollutvalgets og kontrollutvalgssekretariatets rolle knyttet til kommunesammenslutningen. Arbeidsgruppen har bestått av: Orrvar Dalby (leder) Vestfold Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat Pål Ringnes Kontrollutvalgssekretariatet i Buskerud og omegn IS Mona Moengen Romerike Kontrollutvalgssekretariat IKS Arbeidsgruppens mandat var: Hvilke områder og forhold er det viktig at KU og sekretariatet har spesielt fokus på i en sammenslåingsprosess? Tydeliggjøre prosessuelle forhold som berører kontrollutvalget. 4.1 Kontrollutvalgets funksjonstid Det følger indirekte av bestemmelsene i Inndelingsloven at de valgte kontrollutvalgene i de kommunene som skal slå seg sammen, fungerer fram til ny kommune er etablert. Inndelingsloven har ikke hjemmel for å etablere felles kontrollutvalg i perioden fram til ny kommune er etablert. 45

5 4.2 Valg av revisor til fellesnemnda Etter Inndelingslova 25 skal fellesmøtet mellom de aktuelle kommunestyrene som fylkesmannen kaller inn til etter at det er gjort vedtak om sammenslåing, drøfte valg av revisor for fellesnemnda. Valg av revisor skjer deretter i de respektive kommunestyrene, forutsetningsvis som likelydende vedtak. Inndelingsloven sier ikke noe om kontrollutvalgets rolle i behandlingen. Praksis i fra kommunene i Vestfold (fire prosesser) er at i tre tilfeller har kommunestyrene valgt revisor etter innstilling fra kommunenes kontrollutvalg. I det siste tilfellet er det gjennomført valg av revisor etter direkte vedtak i kommunestyrene. Prosjektgruppen anbefaler å følge vanlig prosedyre ved valg av revisor i kommunene, dvs. valg foretas av kommunestyrene etter innstilling fra de sammenslående kommunenes kontrollutvalg. Dette vil også styrke legitimiteten til det valget som gjøres. I praksis vil valg av revisor ikke volde noe problem, så lenge de kommunene som skal slå seg sammen, har samme revisor. Når kommunene har forskjellig revisor, vil det kunne tenkes at kontrollutvalgene ikke innstiller på samme revisor. Her er det lovens forutsetning at spørsmålet skal drøftes og avklares på fellesmøtet, og at kommunestyrene deretter fatter likelydende vedtak. Normalt føres fellesnemndas regnskap av en av de berørte kommunene. Den praktiske løsningen vil da være at regnskapsførende kommunes revisor også velges som revisor for fellesnemnda. 4.3 Hvem skal revisor rapportere til? I Ot.prp. nr. 41 (2000-2001) er det uttalt flg. under pkt. 8.2.3: «Når det gjeld folkevalt kontroll med verksemda i fellesnemnda, bør den liggje til den enkelte kommunen sitt kontrollutval, som kan føre kontroll på vegne av sin kommune. Dermed må revisor rapportere til alle dei aktuelle kommunane/fylkeskommunane.» Fellesnemndas funksjonstid er begrenset og det er viktig med god forankring og innsyn i alle de deltakende kommuner. På denne bakgrunn anbefales at revisor rapporterer i tråd med anbefalingene i Ot.prp. nr. 41 (2000-2001.) Se ellers pkt. 6 under. 4.4 Valg av revisor i den nye kommunen (der fellesnemnda er gitt fullmakt til å velge løsning) Fellesnemnda kan få fullmakt til å tilsette personale i den nye kommunen, herunder revisor, jfr. 26, 5. ledd. Inndelingslova angir prosedyre for valget og her er det entydig slått fast i samme bestemmelse at kontrollutvalgene i de sammenslående kommunene skal avgi (hver sin) innstilling. Når kommunene har forskjellig revisor, vil det kunne tenkes at kontrollutvalgene ikke innstiller på samme revisor. Der fellesnemnda har fått fullmakt til å velge løsning, må nemnda forholde seg til innstillingene og foreta det valget den mener er det beste. Det anbefales imidlertid at en forsøker å avklare en slik situasjon i forkant av behandlingen i fellesnemnda. 46

6 Fellesnemnda kan også med hjemmel i 26, 5. ledd få fullmakt til å videreføre «deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor.» Slikt vedtak forutsetter at fellesnemnda har fått fullmakt til dette i det reglement kommunestyrene har vedtatt, og skal også skje på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalgene. Dersom det skulle være aktuelt å konkurranseutsette revisjonsoppdraget for den nye kommunen, må det eventuelt skje i samsvar med anskaffelsesregelverket. 4.5 Valg av kontrollutvalgssekretariat for den nye kommunen Fellesnemnda kan også få fullmakt til å videreføre sekretariatsordning for kontrollutvalget i den nye kommunen, jfr. 26 i loven. Kontrollutvalgene skal avgi innstilling i saker om valg av sekretariatsordning. Som for revisjon, vil dette ikke føre til problemer i praksis, dersom kommunene har samme ordning. Der hvor kommunene har forskjellig sekretariatsløsning, vil det kunne bli forskjellig innstilling fra kontrollutvalgene. Det anbefales at en slik situasjon forsøkes avklart i forkant av behandlingen i fellesnemnda. Prosjektgruppa anbefaler at det benyttes et settesekretariat til å forberede saken for kontrollutvalgene. 4.6 Kontrollutvalgets fokus etter at vedtak om sammenslåing er fattet Kontrollutvalget bør i denne fasen vurdere å endre fokus fra den normale bakoverskuende tilnærmingen til et mer «her og nå» fokus. Det kan være aktuelt å be prosjektleder og rådmenn jevnlig orientere om prosessen. Videre bør kontrollutvalget bidra til at fokuset på internkontroll, interkommunalt samarbeid, eierstyring mv. er på plass både i forhold til ny kommune, men også i «gammel kommune» inntil denne opphører. 4.7 Regnskapsrevisjon Av Inndelingslova 25 går det fram at felles kommunestyremøte skal drøfte «val av revisor for verksemda i fellesnemnda». I KMDs veileder «Formelle rammer i byggingen av nye kommuner», pkt 3.2.3, er dette omtalt som at «kommunene må også ta stilling til hvilken revisjonsordning fellesnemdas virksomhet skal ha». Utover dette er det gitt få bestemmelser om revisjonens innehold og rapporteringsform. Et av spørsmålene som må avklares er hva det skal avgis revisjonsberetning/uttalelse om. Det er ikke gitt regler om regnskap for fellesnemndene, og hva regnskapet vil omfatte kan trolig variere bl.a. utfra hvordan de er organisert. Det antas likevel at det sjelden vil være snakk om et fullstendig årsregnskap. Utover å uttale seg om regnskapet skal revisor i kommunal sektor også uttale seg om forhold knyttet til budsjett, årsberetning, registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Det er ikke gitt at det avgis noen årsberetning for fellesnemnda, og rutiner for registrering og dokumentasjon kan, avhengig av organisering, være noe som følger rutinene i regnskapsførende 47

7 kommune. Vi mener det vil være naturlig å uttale seg om budsjett dersom det legges fram et regnskap hvor det rapporteres mot budsjett, dvs. inneholder budsjettopplysninger. Vi har videre lagt til grunn at forholdet til budsjett vurderes på samme måte som ved revisjon av kommunen. En annen problemstilling er hvem som skal være adressat for uttalelsen. Fellesnemndene vil i de fleste tilfeller eksistere i deler av to kalenderår, slik at det vil være snakk om to uttalelser. Siden det er fellesnemndas revisor det er snakk om, mener vi det riktige må være at revisors uttalelse avgis til fellesnemnda, men da den siste uttalelsen avlegges vil ikke fellesnemnda eksistere lenger. Det virker derfor naturlig at adressat for den siste uttalelsen vil være det nye kommunestyret. Uansett hvordan dette legges opp vil det trolig bli en situasjon med ulik adressat de to årene. En tilknyttet problemstilling er hvem som ev. skal være kopimottakere. Dette spørsmålet må henge sammen med det som er uttalt om valg av revisjonsordning og behovet for folkevalgt kontroll. Som påpekt ovenfor skal kommunene i et fellesmøte ha drøftet valg av revisor til nemnden. I tillegg er det i Ot.prp. nr. 41 (2000-2001) uttalt flg. under pkt.8.2.3: «Når det gjeld folkevalt kontroll med verksemda i fellesnemnda, bør den liggje til den enkelte kommunen sitt kontrollutval, som kan føre kontroll på vegne av sin kommune. Dermed må revisor rapportere til alle dei aktuelle kommunane/fylkeskommunane.» Ut fra dette er det naturlig at den enkelte kommunes kontrollutvalg og kommunestyrene får kopi av revisors revisjonsberetning/uttalelse. 4.8 Forvaltningsrevisjon I kommuner som vil bli berørt av kommunereformen, bør tidshorisont og innhold i overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon vurderes. Det bør vurderes hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som vil være mest relevante i en slik situasjon. Kontrollutvalgene bør i denne fasen også vurdere andre kontrollvirkemidler som f.eks. orienteringer fra rådmannen og virksomhetsbesøk. 4.9 Selskapskontroll Istedenfor ordinær selskapskontroll for kommuner som går inn i sammenslåingsprosesser, vil det være aktuelt for kontrollutvalget å ha fokus på kommunens strategi med sine forskjellige interkommunale samarbeidsløsninger, jfr. KMDs veileder «Formelle rammer i byggingen av nye kommuner» pkt. 4.4.3. 4.10 Vurdere konsekvenser for eget selskap Sekretariatene anbefales å vurdere hvilke konsekvenser kommunereformen vil få for eget selskap. Det må bli en konkret vurdering når det er hensiktsmessig å starte denne vurderingen, men den bør senest påbegynnes når det er klart at en eller flere av eierne vil berøres av kommunereformen. Konsekvensene vil både kunne bli økonomiske og strukturelle. Beslutning i slike saker må tas av eierne etter at sekretariat har utredet og vurdert saken og styret har gitt sine anbefalinger. Den samme situasjonen vil også oppstå for de kommunalt eide revisjonsselskapene. 48

8 5 Risikoområder i en sammenslåingsprosess Vurdering av internkontroll I en kommunesammenslåingsprosess er det mange forhold som må på plass, men alt må ikke være på plass med det samme. Det ble derfor satt ned en arbeidsgruppe for å vurdere hvilke forhold som måtte være på plass fra dag en i den nye kommunen. Svaret på dette spørsmålet vil kunne være flere, avhengig av hvilke perspektiv som legges til grunn. Arbeidsgruppen ble bedt om å ta utgangspunkt i den interne kontrollen. Arbeidsgruppen har bestått av: Linn Karlsvik, (leder) revisjonssjef Sandefjord kommunerevisjon Randi Blystad, assisterende avdelingsdirektør Oslo kommunerevisjon Tina Skarheim, prosjektkoordinator nye Sandefjord kommune Arbeidsgruppens mandat var: Kartlegge mulige vesentlige risikoområder i en kommunesammenslåingsprosess, fra et revisjonsperspektiv. Hovedfokus vil være på tidsrommet fra kommunenes vedtak om sammenslåing frem til ny kommune er etablert. Arbeidet skal ikke lede frem til ferdige revisjonsprogram, men skal gi revisor nyttige innspill til arbeidet med å vurdere områder for revisjon i forbindelse med sammenslåingsprosessen. Målgruppen for vurderingen er revisorer og andre som arbeider med kommunal økonomiforvaltning. Ambisjonen har ikke vært å avgi noen omfattende rapport eller veileder, men å peke på viktige områder som må gis oppmerksomhet. En kommunesammenslåing innebærer veldig mange små og store beslutninger, samt veldig mye arbeid. For å lykkes må man ha bevissthet og kunnskap om rekkefølge og avhengigheter, vilje til å prioritere det viktigste og evnen til å utsette beslutninger og arbeid som kan vente. Vi håper at rapporten skal bidra til at et komplekst og omfattende arbeid kan gjøres håndterbart ved å «dele opp» i mindre prosjekter og å ha oppmerksomhet på hva man som minimum må lykkes med. Arbeidsgruppen har avgrenset sitt arbeid til ikke å omfatte materielle kommunaløkonomiske eller finansielle tema. Arbeidsgruppens rapport følger som vedlegg 1. 49

9 6 Dreiebok Årsoppgjør med fokus på kommunesammenslåing Det ble også opprettet en arbeidsgruppe for å utvikle ei dreiebok for årsoppgjør med fokus på kommunesammenslåing. Arbeidsgruppen har bestått av følgende ansatte i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS: Irene Loka (leder) revisjonssjef, Monica Nilsen Alla Steffensen Merete Becher Ingvoldstad Arbeidsgruppens mandat var: Lage et verktøy/sjekkliste til bruk ved avslutning av et kommuneregnskap i forbindelse med en kommunesammenslåing. Dreieboken er ment å være et redskap for revisor og bygger på erfaringer fra kommunesammenslutninger i Danmark. Dreieboken er et redskap for revisor ved revisjon av en kommune som er besluttet sammenslått med andre kommuner. Dreieboken konsentrerer seg om forhold som påvirker regnskapet. Det gjøres oppmerksom på at dreieboken kun er en veiledning og ikke kan betraktes som uttømmende. Nedpakking av et regnskap og sammenslåing av flere regnskap er en omstendelig og tidkrevende prosess. Dreieboken bygger på erfaringer fra tilsvarende prosesser i Danmark og tar for seg handlinger knyttet til alle delene av regnskapet på kapittelnivå i KOSTRA. Dreiebok Årsoppgjør med fokus på kommunesammenslåing følger som vedlegg 2. 7 Selvkost Hva skjer med avgiftsnivået i en kommune der de sammenslående kommunene har ulikt avgiftsnivå og ulik dekningsgrad Bruk av selvkostfond Departementet svarte: «Dersom kommuner som slår seg sammen, har forskjellig avgiftsnivå og/eller selvkostgrad (f.eks. hvis en kommune har vedtatt at gebyrinntektene skal dekke 100 pst. av selvkost, mens den andre kommunen har vedtatt at gebyrinntektene skal dekke 80 pst.), må det ved sammenslåingstidspunktet avtales felles satser. Generelt kan kommunen differensiere avgiftsnivået ut fra innbyggernes bruk av tjenestene, men ikke ut fra geografi. Adgangen til å differensiere gebyrene innad i kommunen vil avhenge av hjemmelsgrunnlaget for det enkelte gebyret. 50

10 I prinsippet skal gebyrene dekke kostnadene for tjenestene som innbyggerne har fått, og innbyggere i en kommune skal ikke subsidiere innbyggerne i en annen. Kommuner som skal slå seg sammen, bør derfor ta sikte på at selvkostfondene ved sammenslåingen er like i størrelse, relativt sett. F.eks. kan fondene bygges ned mot null i årene fram mot sammenslåingen. Dette ble bl.a. gjort i sammenslåingen mellom Inderøy og Mosvik.» 8 Eiendomsskatt Ved sammenslåing av kommuner vil en kunne få en situasjon der en kommune har innført eiendomsskatt og en annen ikke. I eigedomsskattelova 13 andre ledd heter det: «Får ein kommune nye grenser, skal reglane i første leden ikkje vera til hinder for at det på eigedomar i område som kjem med i kommunen, vert skrive ut eigedomsskatt etter same satsar som før utvidinga.» Formuleringen ovenfor dekker situasjonen der en kommune utvider sine grenser, men hva vil situasjonen være dersom det opprettes en ny kommune? Vil den nye kommunen måtte forholde seg til eigedomsskattelova som en kommune som ikke har hatt eiendomsskatt tidligere, dvs. begynne med en sats på 2 promille det første året? (Jf. lovens 13 første ledd)? Departementet svarte: «Dersom kommuner som skal slå seg sammen har forskjellige satser på eiendomsskatten, eller dersom en kommune har innført eiendomsskatt og den andre ikke, må kommunene bli enige om en felles sats i den nye kommunen. Departementet kan i forbindelse med en kommunesammenslåing gjøre unntak for reglene i en overgangsperiode. Denne unntaksmuligheten er hjemlet i inndelingsloven 17. Denne bestemmelsen innebærer at kommunene kan få noe lenger tid til å samordne satsene i den nye kommunen enn det legges opp til i loven, og har blitt benyttet ved noen av de siste sammenslåingene. Unntaket åpner også for at skattesatsen kan økes hurtigere enn det eiendomsskatteloven legger opp til dersom det er aktuelt. Det vil si at det vil være mulig for den nye kommunen å ha makssats fra dag én, selv om bare den ene av de "gamle" kommunene hadde makssats. Dette har hittil ikke blitt benyttet ved en sammenslåing. Utgangspunktet er at ulik innretning av eiendomsskatten ikke skal hindre kommunesammenslåinger, men at eiendomsskatten må samkjøres i etterkant av sammenslåingen. Kommunene bør i vedtak om sammenslåing også klargjøre hvordan samkjøring av eiendomsskatten skal skje i den nye kommunen. Søknad om unntak må godkjennes av kongen i statsråd, som en del av kongelig resolusjon om sammenslåing.» 9 Kommunale garantier Ved sammenslåing av to kommuner der den største kommunen (A) har en anstrengt økonomi og er i ROBEK, vil det kunne bli en situasjon der den nye kommunen vil være i ROBEK. Hvordan vil garantier gitt av den minste kommunen (B) bli behandlet? Vil det kreves ny godkjenning av fylkesmannen, jf. kommuneloven 51, og vil en slik godkjenningssak bli vurdert på ordinær 51

11 måte, slik at det den økonomiske situasjonen i den nye kommunen som avgjør resultatet, eller vil tidligere gitte garantier videreføres? Departementet svarte: «Garantier som er gitt av den enkelte kommunen, vil bli videreført i sin helhet etter sammenslåingen. Det kreves dermed ikke ny godkjenning av fylkesmannen.» 10 Pensjonsforhold Dersom kommuner som slår seg sammen har valgt ulik amortiseringstid for premieavviket, vil amortiseringsperioden kunne videreføres på samme måte som før sammenslåingen, eller må den nye kommunen velge en felles amortiseringsperiode for hele kommunen? Ved oppløsning av en pensjonskasse kan det oppstå et avvik mellom frigjort egenkapital og kravet til egenkapital i nytt selskap. Dersom det er et positivt avvik (frigjort egenkapital er større enn kravet til innbetaling av egenkapital i nytt selskap), hvordan skal denne frigjorte kapitalen håndteres? Departementet svarte: Forskrift om årsregnskap og årsberetning regulerer ikke hva som skjer med (gamle) premieavvik etter en sammenslåing. Vår vurdering er at det er naturlig å bruke samme tankegang som i GKRS sitt notat: Forståelse av KRS 5 Presisering vedrørende pensjon, hvor løsningen er at tidligere års premieavvik fortsetter med samme amortiseringstid som før. For premieavvik som oppstår etter sammenslåingen, må det imidlertid benyttes enten ett eller syv års amortiseringstid, jf. forskrift om årsregnskap og årsberetning 13-4. Uten at vi har gjort noe nærmere vurdering av spørsmålet om hvordan frigjort egenkapital ved oppløsning av en pensjonskasse vil håndteres ved en sammenslåing, vil vi anta at dette som utgangspunkt vil være inntekter som hører til i investeringsregnskapet. Nærmere vurdering må eventuelt gjøres i de konkrete sakene. For å være sikker på vilkår, prosedyre og frister ved ev. oppsigelse av pensjonsforhold må det tas kontakt med den aktuelle pensjonskassen. 11 Anskaffelser Anskaffelser er et omfattende område. Hvilke muligheter har kommunen til å endre eller tilpasse seg eksisterende kontrakter? Hvordan håndtere nye innkjøpsbehov som oppstår i overgangsfasen? Dette er noen av problemstillingene som er omhandlet i KMDs veileder til reglene om offentlige anskaffelser i forbindelse med kommunereformen. 52

12 12 Noen problemstillinger knyttet til IKT-systemer ved kommunesammenslåinger Ved en kommunesammenslåing vil det reise seg en rekke problemstillinger knyttet til den nye kommunens IKT-systemer. Det er umulig å omtale alle disse utfordringene, men det er enkelte forhold som utpeker seg som særlig viktig. Oppsummert handler det om: Å begynne arbeidet tidlig Å sette av nok tid og ressurser Å planlegge for eventuelle feilskjær underveis i prosessen Den enkelte kommune har en rekke IT-løsninger, programmer og lisenser. Noe av det første den nye kommunen bør gjøre etter vedtak om sammenslåing, er å vurdere hvordan ny IKT struktur skal være. Etableringen av denne strukturen er en svært komplisert og arbeidskrevende prosess, som legger beslag på mye tid. Dette må tas hensyn til når prosjektet organiseres. I praksis kan dette gjøres på følgende måte: Få en oversikt over alle systemer og lisenser som de sammenslående kommunene har fra før, hvilke som har gått ut og hvilke som fortsatt gjelder. Det bør også avklares hvilke rettigheter og plikter som følger av lisensene, og hvilken betydning dette har i valgene som skal gjøres med henblikk på nye felles løsninger. Dette innebærer blant annet å gjennomgå eksisterende kontrakter for å avklare om det er mulig og komme ut av kontraktene dersom det er nødvendig, eller om det er mulige å overføre kontraktene til den nye kommunen. På flere områder vil de sammenslåtte kommunene ha ulike systemer. Definer hvilke systemer som må være felles ved oppstart av den nye kommunen (kartverket, e-post, økonomisystem, lønnssystem, faktureringssystem, sak- og arkivsystem etc.), og hvilke systemer som kan vente. Foreta valg av hvilke systemer og programvare som den nye kommunen skal benytte. I denne delen av prosessen må det også tas høyde for hvilke kriterier som skal ligge til grunn for valgene. Eksempel på kriterier kan være funksjonalitet (hvilke systemer er enklest i bruk), kostnadseffektivisering (vil valget medføre at man klarer å utnytte stordriftsfordeler) osv. Utarbeid oversikt over behovet for lisenser (typer og antall) basert på de valgene som er gjort. Inngå eventuelt nye avtaler der dette er nødvendig for de systemene den nye kommunen skal benytte. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser regulerer prosedyrene ved inngåelse av nye avtaler og handlingsrommet for regulering av eksisterende avtaler. Sett opp en rekkefølge for konvertering sett av tilstrekkelig ressurser til å gjennomføre konverteringen. Innsatsen bør i første omgang rettes inn mot de områdene som er mest prekære og som må være på plass ved oppstart av den nye kommunen. Sett opp en plan for opplæring av brukerne. Tidsplanen må avklares med hver avdeling som blir berørt. 53

13 Sørg for å ha nødvendige beredskapsløsninger på plass dersom det oppstår uønskede hendelser underveis. Som nevnt er etablering av ny IKT struktur en omfattende oppgave. Erfaringer fra tidligere prosesser viser at det er stor risiko for både under- og overkapasitet etter at sammenslåingen er gjennomført. Underkapasitet vil føre til dårlige tjenester og klager fra brukere, overkapasitet vil slå ut på budsjettet. I tillegg vil det kunne være urasjonelle løsninger, der en ikke får ut stordriftseffekter. Det er derfor viktig at det legges inn sjekkpunkter der en både avstemmer plan mot behov og gjennomføring mot plan. 13 Arkiv Kommunestrukturreformen vil få store konsekvenser for kommunens dokumentasjon, enten den er på papir eller digital. Arkivverket og samarbeidspartnerne i SAMDOK har laget en veiledning om arkiv til kommuner som skal slå seg sammen. Veiledningen gir råd om hva som kan gjøres før vedtak om sammenslåing er fattet. Del 1 av veiledningen er klar og del 2 og 3 skal komme i løpet av 2016. 14 Ledelse Kommunereformen gir store utfordringer både innenfor politikk og administrasjon. Godt samspill og god ledelse vil være avgjørende i prosesser og for resultater. Det må skapes både involvering, engasjement hos de involverte, og mål må tydeliggjøres. God håndtering av arbeidsgiverrollen er en av nøklene for å nå lokale mål som kommuner setter seg i kommunereformen. KS har utarbeidet heftet Arbeidsgiverpolitikk ved kommunesammenslåing, der de belyser noen sentrale forhold. 54

14 Vedlegg Vedlegg 1) Vedlegg 2) Kommunesammenslåing Revisors oppmerksomhetsområder og risikoer for økonomiforvaltningen DREIEBOK Årsoppgjør med fokus på kommunesammenslåing Referanser og kilder: Arkivverket: http://www.arkivverket.no/arkivverket/arkivverket/om-oss/aktuelt/nyhetsarkiv/nyhetsarkiv- 2014/Orientering-om-Riksarkivarens-arbeid-med-kommunereformen DIFI (Prosjektveiviseren som er egnet for alle typer prosjekter): http://www.prosjektveiviseren.no/ Kommunal- og regionaldepartementet: Veileder til reglene om offentlige anskaffelser i forbindelse med kommunereformen https://www.regjeringen.no/contentassets/1e33b4101f064067a916ab746b796304/veileder_anskaff elsesregelverket_kommunereform.pdf KS: Arbeidsgiverpolitikk ved kommunesammenslåinger http://www.ks.no/globalassets/blokker-til-hvertfagomrade/arbeidsgiver/arbeidsgiverpolitikk/arbeidsgiverpolitikk-ved-kommunesammenslaingeret-sammendrag.pdf Statens kartverk: Kommunereform http://www.kartverket.no/kommunereform/ 55

Styret i et interkommunalt selskap (IKS) kan unntaksvis, og under visse forutsetninger, holde styremøte uten å treffes fysisk eksempel via telefon. Det har Kommunal- og regionaldepartementet skrevet i et svarbrev til KS Bedrift. Det kan av og til være behov for å avvikle styremøte uten at styremedlemmene faktisk møtes, eller at alle er tilstede samtidig. Da kan telefonmøte eller lignende være hensiktsmessig. Det har vært noe uklart om det er adgang til dette for interkommunale selskap (IKS). IKS-loven sier ikke noe om at et styremøte i et IKS må være et fysisk møte. Og både for aksjeselskaper og en del folkevalgte organ er det anledning til å ha telefonmøter, så lenge det innebærer en betryggende saksbehandling. Krever god drøfting Moderne teknologi gjør det mulig å ha en forsvarlig saksbehandling av styresaker uten at alle er tilstede samtidig, eller at man er fysisk samlet i møte. Det avgjørende er at styremedlemmene får drøfte saken og bli kjent med hverandres synspunkter før det eventuelt treffes vedtak. Det kan for eksempel gjøres ved at saksdokumentene sendes ut på forhånd og medlemmene drøfter saken i en telefon- eller videokonferanse. KS Bedrift har bedt Kommunal- og moderniseringsdepartementet om en tolkningsuttalelse om denne problemsstillingen. Departementet har nå konkludert med at det er adgang til å ha telefonmøter og lignende i et IKS. Man kan ha for eksempel telefonmøter dersom det er nødvendig. Det er likevel viktig å minne om at de øvrige bestemmelsene i IKS-loven om gjennomføring av styremøte gjelder, og at det kun er i unntakstilfeller denne adgangen skal benyttes 56

KS Bedrift v/tone Molvær Berset Deres ref Vår ref Dato 16/1395-2 04.04.2016 Spørsmål om styremøte i et IKS Kommunal- og moderniseringsdepartementet viser til e-post 16. mars 2016, der du stiller spørsmål om det er adgang til å ha et styremøte i et interkommunalt selskap uten at medlemmene fysisk møtes, for eksempel et telefonmøte. Lov om interkommunale selskap sier ingenting eksplisitt om at styremøtene må være et møte hvor medlemmene fysisk er til stede. Dette taler for at det ikke vil være forbudt å ha et styremøte som en telefonkonferanse. Det må nok likevel legges til grunn at et fysisk møte er det klare utgangspunktet og forutsetningen for bestemmelsene om styremøtene i IKS-lovens 11-12. Spørsmålet blir om det må innfortolkes et forbud mot andre møteformer enn fysiske møter. Så vidt departementet kjenner til, har vi ikke uttalt oss om dette spørsmålet tidligere. Moderne teknologi gjør det mulig å ha forsvarlig saksbehandling i styremøtet uten at alle medlemmene er til stede. Det avgjørende er at medlemmene kan drøfte sakene og blir kjent med hverandres synspunkter. En møteform hvor dokumentene er sendt ut på forhånd og medlemmene kommuniserer gjennom telefon eller videolink, kan i noen tilfeller være hensiktsmessig og nødvendig. Det kan for eksempel være behov for et raskt styremøte uten at man har tid til å vente på at alle er til stede. Møteoffentlighetsreglene i kommuneloven gjelder ikke for styremøtene i IKS-ene, og det er ingen tilsvarende regler i IKS-loven, slik at fjernmøter vil ikke i seg selv redusere muligheten Postadresse Kontoradresse Telefon* Kommunalavdelingen Saksbehandler Postboks 8112 Dep Akersg. 59 22 24 90 90 Edvard Aspelund NO-0032 Oslo Org no. 22247220 postmottak@kmd.dep.no http://www.kmd.dep.no/ 972 417 858 57

for offentlig innsyn. Det er her viktig å minne om at alle de øvrige bestemmelsene om gjennomføring av et styremøte fremdeles gjelder selv om møtet er et fjernmøte. Det er en viss form for veiledning å finne i reguleringen av andre lignende typer organ. For aksjeselskaper oppstiller aksjeloven en hovedregel om fysiske styremøter, men aksjeloven 6-19 første ledd åpner for andre møteformer så lenge det er en betryggende saksbehandling. Kommunelovens bestemmelser om saksbehandlingen i folkevalgte organer har også en åpning for at slike organer kan behandle saker ved bruk av fjernmøter som for eksempel telefonmøte eller skriftlig saksbehandling, jf. kommuneloven 30 nr. 2. Også her er hovedregelen fysiske møter. IKS kan muligens i denne sammenheng sees på som en slags mellomting mellom kommunalt organ og rent privatrettslig selskap. Når det åpnes for telefonmøter for slike virksomheter, taler sammenhengen i regelverket for at det samme burde gjelde for styremøter i IKS. Vi ser ikke at det er tungtveiende hensyn som taler mot at et styremøte kan avholdes som et fjernmøte ved bruk av for eksempel et system for telefonkonferanse. Departementet understreker likevel at hovedregelen er at det skal være fysiske møter. Styret bør selv vurdere nøye om det er hensiktsmessig å fravike dette utgangspunktet ved vurderingen av møteformen til det aktuelle møtet. Dersom det avholdes fjernmøte ved bruk av for eksempel telefon eller videolink, bør styret sørge for at alle møtedeltakerne kan høre og kommunisere med hverandre og ikke at styrelederen har individuelle samtaler med det enkelte medlemmet, jf. prinsippene i forskrift 13. januar 1993 om fjernmøter 2 første ledd som gjelder for folkevalgte organer etter kommuneloven. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Edvard Aspelund seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Side 2 58

Evaluering av interkommunale barneverntjenester i Sør-Trøndelag BENT ASLAK BRANDTZÆG TF-rapport nr. 382 2016 59

Tittel: Evaluering av interkommunale barneverntjenester i Sør-Trøndelag TF-rapport nr: 382 Forfatter(e): Bent Aslak Brandtzæg Dato: 15.05.2016 ISBN: 978-82-7401-953-9 ISSN: 1501-9918 Pris: 300 (Kan lastes ned gratis fra www.telemarksforsking.no) Framsidefoto: Telemarksforsking Prosjekt: Evaluering av interkommunale barneverntjenester i Sør-Trøndelag Prosjektnr.: 20140550 Prosjektleder: Bent Aslak Brandtzæg Oppdragsgiver(e): Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Spørsmål om denne rapporten kan rettes til: Telemarksforsking Postboks 4 3833 Bø i Telemark Tlf: +47 35 06 15 00 www.telemarksforsking.no Resymé: Utredningen omfatter en evaluering av alle interkommunale samarbeid om barnevern som kommunene i Sør-Trøndelag er med i. Siden 2003 har 20 av 25 kommuner i Sør-Trøndelag inngått interkommunalt samarbeid på barnevernsområdet. Disse er organisert i 7 interkommunale barneverntjenester som består av fra 2 til 7 samarbeidende kommuner. Rapporten inneholder en gjennomgang av de interkommunale barneverntjenestene hver for seg, og en sammenfattende analyse på tvers av de ulike tjenestene. Bent Aslak Brandtzæg er utdannet geograf (Cand.polit.) fra Universitetet i Bergen. Brandtzæg har vært tilsatt som forsker ved Telemarksforsking siden 1995, og er temaansvarlig for instituttets forsking knyttet til interkommunalt samarbeid og kommunestruktur. 2 Evaluering av interkommunale barneverntjenester i Sør-Trøndelag 60