Ref.id.: KS&SMS-1-01 Håndbok Side 1 av 5 1. Generelt 1.1 Organisasjon Havforskningsinstituttet er en etat underlagt Nærings- og Fiskeridepartementet. Rederiavdelingen er en av instituttets støtteavdelinger og Rederisjefen rapporterer til Havforskningsinstituttets administrerende direktør. Rederiavdelingen består av to seksjoner, hhv Seksjon Fartøydrift og Seksjon Fartøyinstrument, se figur 1.1. Nærings- og fiskeridepartementet Havforskningsinstituttet Administrerende direktør Rederiavdelingen Rederisjef DPA/CSO* Seksjon Fartøydrift Seksjon Fartøyinstrument Fig. 1.1 Organisasjon Havforskningsinstituttet/Rederiavdelingen *DPA Designated Person Ashore, CSO Company Security Officer Hovedoppgaven til Seksjon Fartøydrift er bemanning og drift av fartøyene, i tillegg til lagerdrift og forvaltning av mekanisk prøvetakingsutstyr og fangstredskaper. Seksjon Fartøyinstrument har på sin side som hovedoppgave å drifte, betjene og forvalte alt vitenskapelig utstyr og instrumenter som finnes fastmontert om bord på fartøyene, eller som inngår i felles instrumentpool for Havforskningsinstituttet og Universitetet i Bergen, se figur 1.2 for mer detaljer. I tillegg deltar instrumenteknikere fra seksjonen på tokt med leide fartøyer. Rederiavdelingen Rederisjef Sikkerhetsansvarlig DPA/CSO Seksjon Fartøydrift Seksjon Fartøyinstrument Lager Teknisk inspektør Nautisk inspektør Mannskapssjef Økonomimedarbeider Fartøyer Kaptein IT-støtte Mannskap Toktdeltagere Operasjonell gruppe Gruppeleder Driftsgruppe Gruppeleder Instrumentsjefer Figur 1.2 Rederiavdelingen Instrumentoperatører
Ref.id.: KS&SMS-1-01 Håndbok Side 2 av 5 1.2 Lokalisering Havforskningsinstituttets hovedkontor befinner seg i Nordnesgaten 50, 5005 Bergen, Norge. Rederiavdelingen har lokaler (kontorer, verksteder og lager) i Nykirkekaien 1, 5004 Bergen, Norge. I tillegg har Rederiavdelingen lager og verksteder hhv på Nykirkekaien og Dokken i Bergen, i tillegg til lager i Tromsø sammen med Universitetet i Tromsø. 1.3 Fartøyer Rederiavdelingen bemanner og driver følgende fartøyer: Navn Kallesignal Størrelse (BRT) Eier G.O. Sars LMEL 4067 Havforskningsinstituttet Johan Hjort LDGJ 1851 Havforskningsinstituttet Kristine Bonnevie LGWS 1444 Havforskningsinstituttet G M Dannevig LINW 176 Havforskningsinstituttet Hans Brattström LERS 97 Universitetet i Bergen Dr. Fridtjof Nansen LDLG 3884 Norad Kronprins Haakon 3YYQ 8864 Norsk Polarinstitutt 1.4 Struktur for integrert kvalitets- og sikkerhetsstyringssystem Rederiavdelingens integrerte kvalitets- og sikkerhetsstyringssystem (KS&SMS) er utformet i henhold til International Safety Management (ISM) koden (Sikkerhetsstyring), ISO 9001 (Kvalitetsstyring) og ISO 14001 (Miljøstyring), og har følgende dokumentstruktur: KS&SMS-03-03 Beredskap KS&SMS-01 Hovedmanual KS&SMS-02 Admin. rutiner KS&SMS-03 Skipsoperasjoner og fartøyspesifikke systemer KS&SMS-04 Instrument KS&SMS-05 Tokt KS&SMS-06 Fartøydrift KS&SMS-07 Fangstutstyr KS&SMS-08 Leiefartøy Figur 1.3 Dokumentstruktur for integrert KS&SMS Endringer i KS&SMS systemet skal gjennomføres på en planlagt måte. Endringer i enkelt prosedyrer kan utføres ved å involvere relevante fagpersoner, justere prosedyren, godkjenne den og påse at alle relevante får informasjon om endringen. Ved større endringer skal følgende vurderes: 1. Formålet med endringen og potensielle konsekvenser. 2. Helheten i ledelsessystemet. 3. Tilgjengelighet på ressurser. 4. Tildeling eller omfordeling av ansvar og myndighet.
Ref.id.: KS&SMS-1-01 Håndbok Side 3 av 5 1.4.1 KS&SMS Hovedmanual (KS&SMS-01) Hovedmanualen beskriver overordnede mål for driften av fartøyene, rederiorganisasjonen og de viktigste aktivitetene ved Rederiavdelingen i forhold til sikkerhetsstyring, bemanning og drift av fartøyene, administrasjon, og kvalitets- og miljøstyring. 1.4.2 Administrative rutiner (KS&SMS-02) Her finnes beskrivelse av Rederiavdelingens interne administrative rutiner og prosedyrer, i tillegg til beskrivelser av de felles administrative systemer, rutiner og prosedyrer som gjelder for Havforskningsinstituttet og som benyttes av Rederiavdelingen. 1.4.3 Skipsoperasjoner og fartøyspesifikke systemer (KS&SMS-03) Består av følgende manualer*: KS&SMS-3-02 Skipsoperasjonsmanual KS&SMS-3-04 SOPEP manual KS&SMS-3-05 ISPS manual KS&SMS-3-06 SEEMP manual KS&SMS-3-07 MLC manual KS&SMS-3-08 Polar manual *Nr. 01 (Hovedmanual-forside) og 03 (Beredskap-land) er fjernet/flyttet, men grunnet mye arbeid med å oppdatere nummersystemet, beholder vi opprinnelig nummerering. 1.4.3.1 Skipsoperasjonsmanual (KS&SMS-3-02) De skipspesifikke skipsoperasjonsmanualene beskriver de viktigste aktivitetene om bord i hvert av fartøyene, ansvarsfordeling og viktige prosedyrer for sikker drift av fartøyene. Manualene inneholder også sjekklister for beredskapssituasjoner om bord. 1.4.3.2 Ship Oil Pollution Emergency Plan (SOPEP) (KS&SMS-3-04) SOPEP manualen inneholder retningslinjer for hvordan det skal handles hvis fartøyet selv forårsaker eller oppdager oljesøl. Planene er utarbeidet i samsvar med MARPOL og godkjent av DNV GL. 1.4.3.3 International Ship and Port Security (ISPS) (KS&SMS-3-05) International Ship and Port Security (ISPS) systemet inneholder alle nødvendige prosedyrer og instrukser iht ISPS-koden for både Rederiavdelingen og det ISPS-sertifiserte fartøyet «Dr. Fridtjof Nansen». De andre havgående fartøyene vil bli ISPS sertifisert dersom de skal operere i fjerne farvann hvor sikkerhetssituasjonen tilsier det. 1.4.3.4 Ship Energy Efficiency Management Plan (SEEMP) (KS&SMS-3-06) Formålet med Ship Energy Efficiency Management Plan (SEEMP) er å forbedre energieffektiviteten og redusere utslippene fra fartøyene. 1.4.3.5 Maritime Living Conditions (MLC) (KS&SMS-3-07) Maritime Living Conditions (MLC) koden regulerer mannskapets arbeids- og underbringelsesforhold om bord i fartøyene. 1.4.3. Polar Code (PC) (KS&SMS-3-08) Polarkoden omhandler seilas og tokt i polare farvann, dvs i Arktis og Antarktis.
Ref.id.: KS&SMS-1-01 Håndbok Side 4 av 5 1.4.4 Beredskapsmanual (KS&SMS-3-03) Beredskapsplaner i tilfelle ulykker eller alvorlige hendelser om bord er beskrevet i Beredskapsmanual KS&SMS-3-3-01 Standard - Beredskapsmanual og fartøyenes egne SOPEP manualer i tilfelle oljeutslipp. Disse planene er utviklet for å dekke henholdsvis landorganisasjonens og besetningens handlemåter i tilfelle alvorlige uhell eller ulykker. 1.4.4.1 Beredskapsplaner Rederiavdelingen Beredskapsplaner for Rederiavdelingen og Havforskningsinstituttet forøvrig i tilfelle alvorlige ulykker eller miljøskader finnes i Beredskapsmanualen, i tillegg til i KS&SMS-03 Skipsoperasjonsmanual kapittel 7 og 9 om bord på fartøyene. Planene inneholder prosedyrer og instrukser om: - Rapporteringsrutiner for fartøyene (Next Of Kin, posisjon, bunkersbeholdning og nødsituasjoner). - Formål, hensikt, organisering og fordeling av arbeidsoppgaver for Rederiavdelingens beredskapsgruppe, pårørende senter, pårørende sentralbord, og HIs kriseinformasjonsberedskap. - Prosedyrer som skal følges som respons på forskjellige typer ulykker, nødsituasjoner, dødsfall og/eller uønskede hendelser. - Oversikt over tredje parts organisasjoner som skal konsulteres, informeres eller mobiliseres for å assistere Beredskapsgruppen. - Sjekklister for Beredskapsgruppens oppgaver. Beredskapsplaner for landorganisasjonen skal øves i intervaller som ikke skal overstige ett år. Rederiavdelingen skal søke å identifisere nye potensielle krisesituasjoner gjennom regulære revisjoner, inspeksjoner, sikkerhetsmøter osv. 1.4.5 Kvalitetssystem Instrument (KS&SMS-04) Kvalitetssystem Instrument inneholder prosedyrer og instrukser som gjelder for innsamling, bearbeiding og lagring av vitenskapelige data om bord i fartøyer som bemannes og drives av Rederiavdelingen, eller som leies av Havforskningsinstituttet. Videre inneholder det prosedyrer og instrukser for klargjøring, bruk, lagring og vedlikehold av vitenskapelige instrumenter som Seksjon Fartøyinstrument har drift- og forvaltningsansvar for, enten de står fastmontert om bord i et fartøy eller er mobilt utstyr som kan befinne seg på land eller om bord i et fartøy. Det inneholder også prosedyrer og instrukser for CTD-lab og verksteder som Seksjon Fartøyinstrument bemanner og driver. Stillingsbeskrivelser for Seksjon Fartøyinstrument er også en del av Kvalitetssystem Instrument. 1.4.6 Tokt (KS&SMS-05) Kvalitetssystem Tokt inneholder prosedyrer og instrukser som gjelder for planlegging og gjennomføring av tokt med fartøyer som bemannes og drives av Rederiavdelingen, i tillegg til leide fartøyer. I tillegg finnes undervisningsopplegg for Toktlederkurs i regi av Rederiavdelingen og brukermanualer for web-basert toktsystem.
Ref.id.: KS&SMS-1-01 Håndbok Side 5 av 5 1.4.7 Fartøydrift (KS&SMS-06) Kvalitetssystem Fartøydrift inneholder prosedyrer og instrukser som omfatter rutiner og prosedyrer for daglig drift av flåten, skipsteknisk drift og vedlikehold av fartøyene, lager og transport, samt personellforvaltning av sjøfolk. Stillingsbeskrivelser for Seksjon Fartøydrift finnes også her. 1.4.8 Fangstutstyr (KS&SMS-07) Kvalitetssystem Fangstutstyr inneholder prosedyrer, instrukser og beskrivelser av fiske og fangstredskaper som forvaltes og vedlikeholdes av Rederiavdelingen, og er delt i hhv Trålutstyr og Planktonredskaper. 1.4.8.1 Kvalitetssystem Trål (KS&SMS-7-01) Kvalitetssystem Trål inneholder prosedyrer, instrukser, tegninger og annen dokumentasjon som skal benyttes i forbindelse med vitenskapelig tråling. Det omfatter planlegging, forarbeid, gjennomføring og arbeid etter toktets avslutning, samt anskaffelse, mottakskontroll, vedlikehold/bøting, oppmåling og kontroll av redskap som benyttes til tråling. 1.4.8.2 Kvalitetssystem Plankton (KS&SMS-7-02) Kvalitetssystem Plankton inneholder prosedyrer, instrukser, tegninger og annen dokumentasjon som skal benyttes i forbindelse med bruk, anskaffelse, mottakskontroll, vedlikehold/bøting, oppmåling og kontroll av redskap som benyttes til innsamling av planktonprøver. 1.4.9 Leiefartøy (KS&SMS-08) Kvalitetssystem Leiefartøy inneholder prosedyrer, instrukser, og annen dokumentasjon som skal sikre at all innleie av fartøyer følger de regler og forordninger som til enhver tid er gitt av Administrasjonsavdelingen/Seksjon Innkjøp, og at alle tokt med leiefartøy følger de HMS-bestemmelser som er gitt av Rederiavdelingen. Kryssreferanser: Eksterne referanser: