Møteprotokoll FELLESNEMND FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN 2017-2019 Utval: Fellesnemnd Ullensvang Møteleiar: Roald Aga Haug kommune Møtestad: Heradshuset i Kinsarvik Møtedato: 09.03.2018 Tidspunkt: 09:00-14:00 Saksnr: 009/18 013/18 Følgjande medlemer møtte: Navn Backer-Owe, Marit Bolstad, Erlend Nævdal Buer, Anne Marit Børve, Therese Kolltveit Dalseth Reidun Haugen Espe Hildegunn Grønsnes Kåre Olav Hammer Olav Magnus Haug, Roald Aga Hus Olav B. Kråkevik, Anna Maria Larsgard Jon Velure, Amund Parti Kristlig Folkeparti Venstre Kristlig Folkeparti Sosialistisk Venstreparti
Følgjande medlemer møtte ikkje: Navn Bleie Terje S. Borge Solfrid Brattabø Elin Eide Jondahl, Linda Haugland Kollbotn, Terje Vikne, Johnny Parti Rødt Følgjande varamedlemer møtte: Navn Bolstad, Trygve Gravdal, Anne Hauso Ingvild Hope Eli Johanne Lindskog-Lund Lajla-Margrethe Parti Følgjande frå administrasjonen møtte: Prosjektleiar Ingjerd Hauso, rådmann Ullensvang Magnus Steigedal, rådmann Odda Ole-Jørgen Jondahl, ass. rådmann Jondal Ragnvald Joakimsen (sekr.), økonomisjef Ullensvang Anne Erdal og kommunikasjonsmedarbeidar Sigrid Dagestad møtte. Andre : Merknader: Spørsmål frå Olav Magnus Hammer, Ap: Korleis står saka med HR-medarbeidar? Prosjektleiar svarte på dette under orientering "Status i prosjektorganisasjonen". Orienteringar: Søknad frå Ytre Bu om grensejustering inn mot Eidfjord kommune 2
Utlysing av prøveordning med kommunal tannhelseteneste Fellesnemnda stiller seg bak at det blir sendt søknad på vegne av Ullensvang kommune for å ta del i prøveordninga. Informasjon frå politiske hovudarbeidsgrupper Informasjon om prosessen for rekruttering av prosjektleiar/rådmann Omstillingsavtalen om arbeidet med avtalen og framdrift Informasjonsarbeid Status i prosjektorganisasjonen Rekneskap 2017 for samanslåingsprosjektet Underskrift: Vi stadfester med underskriftene våre at det som er protokollert er i samsvar med det som vart vedteke i møtet. Roald Aga Haug Ragnvald Joakimsen 3
Behandla saker: Saksnr Tittel 009/18 Godkjenning av protokoll 010/18 Fråsegn om kommunane sine budsjett og økonomiplanar 011/18 Samanstilling av kommunane sine økonomiplanar 2018-2021 012/18 Digitaliseringsstrategi Ullensvang kommune 013/18 Risiko- og sårbarheits analyse for samanslåingsprosjektet vidare innspel og bearbeiding 009/18 Sak: Godkjenning av protokoll vedtak: Utvalet godkjenner vedlagt protokoll frå førre møte. Rådmannen i Odda, FN - 009/18 Vedtak: Utvalet godkjenner vedlagt protokoll frå førre møte. 010/18 Sak: Fråsegn om kommunane sine budsjett og økonomiplanar vedtak: 1. Fellesnemnda legg til grunn at kommunane sine vedtekne investeringar for budsjettåret 2018 og økonomiplanen for 2018-2021, er forsvarlege og i samsvar med dei avtalte målsetjingane og framtidig behov i Ullensvang kommune. 2. Fellesnemnda ynskjer at kommunane i størst mogleg grad framover koordinerar 4
arbeidet med økonomiplanane med omsyn til investeringar og behov. 3. Fellesnemdna ber om at større prosjekter som vil strekkja seg ut over 2020 blir sendt nemdna til uttale før politisk handsaming i eigen kommune. Prosjektleiar Ingjerd Astad, FN - 010/18 Vedtak: 1. Fellesnemnda legg til grunn at kommunane sine vedtekne investeringar for budsjettåret 2018 og økonomiplanen for 2018-2021, er forsvarlege og i samsvar med dei avtalte målsetjingane og framtidig behov i Ullensvang kommune. 2. Fellesnemnda ynskjer at kommunane i størst mogleg grad framover koordinerar arbeidet med økonomiplanane med omsyn til investeringar og behov. 3. Fellesnemdna ber om at større prosjekter som vil strekkja seg ut over 2020 blir sendt nemdna til uttale før politisk handsaming i eigen kommune. 011/18 Sak: Samanstilling av kommunane sine økonomiplanar 2018-2021 vedtak: 1. Fellesnemdna tek saka til orientering. 2. Fellesnemdna ber kommunane om å koordinera bruken av føresetnader for budsjettarbeidet for 2019 slik at det er lettare å få ei heilskapleg oversikt over den økonomiske situasjonen på både drifts- og investeringssida for den nye Ullensvang kommune. Prosjektleiar Ingjerd Astad, 06.03.2018 Partssamansett utval - Ullensvang kommune 5
PSU - 005/18 Vedtak: Tilråding 1. Fellesnemdna tek saka til orientering. 2. Fellesnemdna ber kommunane om å koordinera bruken av føresetnader for budsjettarbeidet for 2019 slik at det er lettare å få ei heilskapleg oversikt over den økonomiske situasjonen på både drifts- og investeringssida for den nye Ullensvang kommune. FN - 011/18 Vedtak: 1. Fellesnemdna tek saka til orientering. 2. Fellesnemdna ber kommunane om å koordinera bruken av føresetnader for budsjettarbeidet for 2019 slik at det er lettare å få ei heilskapleg oversikt over den økonomiske situasjonen på både drifts- og investeringssida for den nye Ullensvang kommune. 012/18 Sak: Digitaliseringsstrategi Ullensvang kommune vedtak: 1. Fellesnemnda vedtek forslag til Digitaliseringsstrategi som høyringsnotat. 2. Fellesnemnda gjev prosjektleiar oppdrag til høyring av Digitaliseringsstrategi i dei tre kommunane / herad og i alle hovedarbeidsgruppene i prosjektet. Innspillene skal vurderast og vert innarbeidt i endeleg versjon som vert lagt fram til handsaming. 3. Fellesnemnda ber om at endeleg versjon av Digitaliseringsstrategi verta lagt fram til handsaming i Partssamansett utval på møte den 17. april for å gje uttale til strategien, og til handsaming og endeleg vedtak i fellesnemnda på møte den 27.april. Prosjektleiar Ingjerd Astad, 6
06.03.2018 Partssamansett utval - Ullensvang kommune PSU - 006/18 Vedtak: Tilråding: 1. Fellesnemnda vedtek forslag til Digitaliseringsstrategi som høyringsnotat. 2. Fellesnemnda gjev prosjektleiar oppdrag til høyring av Digitaliseringsstrategi i dei tre kommunane / herad og i alle hovedarbeidsgruppene i prosjektet. Innspillene skal vurderast og vert innarbeidt i endeleg versjon som vert lagt fram til handsaming. 3. Fellesnemnda ber om at endeleg versjon av Digitaliseringsstrategi verta lagt fram til handsaming i Partssamansett utval på møte den 17. april for å gje uttale til strategien, og til handsaming og endeleg vedtak i fellesnemnda på møte den 27.april. FN - 012/18 Vedtak: 1. Fellesnemnda vedtek forslag til Digitaliseringsstrategi som høyringsnotat. 2. Fellesnemnda gjev prosjektleiar oppdrag til høyring av Digitaliseringsstrategi i dei tre kommunane / herad og i alle hovedarbeidsgruppene i prosjektet. Innspillene skal vurderast og vert innarbeidt i endeleg versjon som vert lagt fram til handsaming. 3. Fellesnemnda ber om at endeleg versjon av Digitaliseringsstrategi verta lagt fram til handsaming i Partssamansett utval på møte den 17. april for å gje uttale til strategien, og til handsaming og endeleg vedtak i fellesnemnda på møte den 27.april. 013/18 Sak: Risiko- og sårbarheits analyse for samanslåingsprosjektet vidare innspel og bearbeiding 7
vedtak: Partssamansett utval gjev vidare innspel til ROS-analysen for samanslåingsprosjektet Ullensvang kommune. Fellesnemnda gjev vidare innspel til ROS-analysen for samanslåingsprosjektet Ullensvang kommune. Prosjektleiar får i oppdrag å bearbeide analysen, som vert lagt fram til ny handsaming i møte i april. Prosjektleiar Ingjerd Astad, 06.03.2018 Partssamansett utval - Ullensvang kommune Framlegg frå Elin Eide Brattabø, H: Punkt ut av ROS-analysen - manglande forankring - krig mellom bygdene / kommunane - smelteverkstomta - dødsfall/sjukdom i leiinga - konflikt mellom kollegaer Prosjektleiar får mandat til å endre dokumentet Slå saman fleire punkt, bl.a. om samarbeid Framlegg frå Erlend Nævdal Bolstad, H: Punkt ut av ROS-analysen: - Manglande / treg informasjon - Pkt 2 under IT-system - Einevelde, bæde politisk og administrativt maktmisbruk Framlegg frå Jon Larsgard, Sp: Generelle endringar: - Slå saman hendingar - Vurdera sannsyn strengare - Medlemer i PSU kan i ettertid senda inn kommentarar til prosjektleiar Framlegget frå prosjektleiar, med endringsforslag frå Elin Eide Brattabø, Erlend Nævdal Bolstad og Jon Larsgard vart samrøystes vedteke. PSU - 007/18 Vedtak: Tilråding: Partssamansett utval gjev følgjande vidare innspel til ROS-analysen for samanslåingsprosjektet Ullensvang kommune. Punkt ut av ROS-analysen - manglande forankring - krig mellom bygdene / kommunane 8
- smelteverkstomta - dødsfall/sjukdom i leiinga - konflikt mellom kollegaer - Manglande / treg informasjon - Pkt 2 under IT-system - Einevelde, både politisk og administrativt maktmisbruk Generelle endringar: - Slå saman hendingar - Vurdera sannsyn strengare - Medlemer i PSU kan i ettertid senda inn kommentarar til prosjektleiar Prosjektleiar får mandat til å endre dokumentet Slå saman fleire punkt, bl.a. om samarbeid Framlegget frå prosjektleiar med endringar i tilrådinga frå PSU vart samrøystes vedteke. FN - 013/18 Vedtak: Fellesnemnda gjev vidare innspel til ROS-analysen for samanslåingsprosjektet Ullensvang kommune. Prosjektleiar får i oppdrag å bearbeide analysen, som vert lagt fram til ny handsaming i møte i april. Punkt ut av ROS-analysen - manglande forankring - krig mellom bygdene / kommunane - smelteverkstomta - dødsfall/sjukdom i leiinga - konflikt mellom kollegaer - Manglande / treg informasjon - Pkt 2 under IT-system - Einevelde, både politisk og administrativt maktmisbruk Generelle endringar: - Slå saman hendingar - Vurdera sannsyn strengare - Medlemer i PSU kan i ettertid senda inn kommentarar til prosjektleiar Prosjektleiar får mandat til å endre dokumentet Slå saman fleire punkt, bl.a. om samarbeid 9