BYRÅDSLEDERS AVDELING Bergen Rådhus Postboks 7700, 5020 Bergen BERGEN KOM M U N E Telefonsentral 05556 poscmo1tak.byradsieder@bergen.kommune.no www. bergen kommune. fl 0 Kontrollutvalgets sekretariat Deres rcf. Deres brev av: Vår æf. En,nekodc Dato 201424771-4 ESARK-126 17. mars 2016 BETV Rapportering om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - internkontroll i Bergen brannvesen Bergen bystyre behandlet saken Forvaltningsre visjon av internkontroll i Bergen ko;nnnnze - Bergen brannvesen i møtet 280515 sak 135-15 og fattet følgende vedtak: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten fra Deloitte AS «Forvaltnnzgsrevisjon av internkontroll i Bergen konunune Bergen brannvesen» til orientering. 2. Bystyret ber Byrådsleders avdeling følge opp at tiltak iverksettes slik at svakheter i internkontrollen ved Bergen brannvesen utbedres. Videre at etaten sikrer at internkontrollsystemet blir vedlikeholdt og tilpasset Berge kommune sine krav og retningslinjer til de ulike områdene. 3. Bystyret ber etaten rapportere til Kontrollutvalget om status på arbeidet med revisors anbefalinger innen utgangen av 2015. Vi ser at tilbakemelding i tråd med punkt 3 i bystyrets vedtak ikke er oversendt innen angitt frist. Dette beklager vi og sender med dette over notat med vedlegg utarbeidet av Bergen brannvesen som redegjør for etatens oppfølging av revisors anbefalte tiltak. lderup Byråds eder
BERGEN KOMMUNE Byrådsieders avdeling/bergen brannvesen Unntatt offentlighet Off.1. 16 Intern korrespondanse Saksnr.: 201424771-3 Saksbehandler: TRKO Emnekode: ESARK-126 Til: Fra: Byrådsleders avdeling - Felles Rastad Bergen brannvesen vi Robert Dato: 23. februar 2016 Tiltak etter forvaltningsrevisjon i Bergen brannvesen Deloitte gjennomførte på bakgrunn av bestilling fra kontrollutvalget i sak 51-13 en forvaltningsrevisjon av internkontrollen i Bergen brannvesen. Rapporten har vært på høring hos Byrådsleders avdeling, og den ble oversendt Kontrollutvalget i Bergen kommune v/sekretariatet den 24. mars 2015. I rapportens kapittel 9.2 oppsummerer revisjonen tiltakene som er foreslått for hvert område. Dokumentasjonen som er vedlagt her beskriver igangsatte og planlagte tiltak i Bergen brannvesen for å lukke avvik og sikre kontinuerlig forbedring av etatens internkontroll. Trond Knoop - avdelhigsieder Johnny Breh ik - brannsjef Dette dokunzentet er godkjent elektronisk. Vedlegg: 2
Referanse Risiko Tema Revisors forslag til tiltak Realiserte tiltak Rapport s56 lnternkontrollsystem Sikre at alle ansatte med jevne mellomrom får Bergen brannvesen gjennomfører allmøter en innføring i etiske retningslinjer og etisk 2 ganger i året. Etikk generelt, og Bergen refleksjon kommunes etiske retningslinjer spesielt, har vært tema på disse møtene ved flere anledninger. I tillegg inngår etikk på etatens årlige samlinger for mellomledere og i eget lederutviklingsprogram. Rapport s 56 lnternkontrollsystem Ferdigstille det påbegynte arbeidet med å Bergen brannvesen har tatt i bruk CIM som etablere et overordnet internkontrollsystem etatens styringsverktøy for internkontroll, HMS og kvalitet. Systemet er dynamisk og utvikles fortiøpende. Rapport s56 lnternkontrollsystem Vurdere å utarbeide lederavtaler, samt sikre at Utarbeidelse av lederavtaler er vurdert. stillingsbeskrivelsene blir revidert i samsvar Det er imidlertid ikke aktuelt på det med planen nåværende tidspunkt. Alle ansatte i etaten har stillingsbeskrivelser. Gjennomgang av disse etterfulgt av revisjon vil bli tatt inn i personalpolitisk handlingsplan. Rapport s 56 lnternkontrollsystem Sette i verk planlagte tiltak for systematisk Etatens internkontroll følges opp oppfølging av internkontrollen fortløpende. Avvik som avdekkes registreres, rapporteres i ledermøterog overvåkes inntil de lukkes. HMS og kvalitetsleder deltar i Bergen kommunes nettverk for risikostyring av internkontroll. Rapport s 56 lnternkontrollsystem Kommunen må sikre at det blir gjennomført Bergen brannvesen gjennomførte egne ROS analyser i samsvar med krav i regelverket ROS analyser i forbindelse med ny brannordning for Bergen kommune i 2015.Det samarbeides bredt med andre etater i kommunen i forbindelse med det helhetlige ROS bildet. Rapport s 56 lnternkontrollsystem Vurdere om det er hensiktsmessig å ta initiativ Seksjon analyse deltar på regelmessige
og til å etablere bedre rutinerforsamhandling mellom byggesaksavdelingen og brannvesenet, som bidrar til å ajourholde listen over brannobjekter og fyringsanlegg møter med etat for byggesak og private planer. Seksjon for særskilte brannobjekter ivaretar tilfang og avgang når det gjelder særskilte brannobjekter. Tilfang av nye fyringsanlegg fanges opp gjennom daglige matrikkelsøk. stoppet opp i en periode. Det forventes at endelige avklaringer finner sted i løpet av første halvår 2016. forbindelse med BMS arbeidet. Rapport s 56 Mål resultatstyring Benytte Corporater i den utstrekning som Etaten har hatt tett dialog med Bergen Bergen kommune sine retningslinjer krever, kommune sentralt for å vurdere ytterligere Virksomheten bør også ferdigstille sitt bruk av Corporator. Av personellmessige overordnede styringssystem for BMS årsaker i Bergen kommune har arbeidet Rapport s56 Mål og resultatstyring Utarbeide rutiner for risikovurdering av Det er etablert en intern rutine for sentrale må! risikovurdering av etatens sentrale mål i Rapport s57 økonomistyring Gjennomføre risikovurderinger knyttet til Se eget vedlegg korrupsjon og misligheter i virksomheten Rapport s 57 Offentlige anskaffelser Iverksette planlagte tiltak for å sikre at Se eget vedlegg virksomheten har tilstrekkelige rutiner for kontra ktsoppfølgi ng Rapport s 57 Offentlige anskaffelser Prioritere å få iverksatt de planlagte tiltakene Se eget vedlegg som skal sikre at innkjøp gjennomføres i samsvar med regelverk for offentlige anskaffelser Rapport s 57 Offentlige anskaffelser Sikre at alle som gjennomfører innkjøp er kjent Se eget vedlegg med Bergen kommune og brannvesenet sine rammeavtaler, og at disse blir benyttet når det er mulig Rapport s 57 Offentlige anskaffelser Sette i verk tiltak for å benytte E-handel i den Se eget vedlegg utstrekning det er mulig Rapport s 57 HMS Ferdigstille planlagt revisjon av HMS systemet, Prosesser og prosedyrer som legges inn i herunder oppdatering av HMS håndboken. CIM revideres fortløpende. Systemet vil
ivareta dokumentstyring, herunder frekvens for revisjon av prosesser og prosedyrer. Rapport s 57 HMS Vurdere om det er aktuelle tiltak som kan Bergen brannvesen oppfordrer alle ansatte settes i verk for å øke svarprosenten på til å delta i den årlige medarbeidermedarbeider-undersøkelsen undersøkelsen. Det informeres på intranett og i ulike møtefora for å sikre størst mulig deltakelse. Rapport 557 HMS Gjennomføre årlige HMS gjennomganger i Ledelsens gjennomgang utføres årlig i samsvar med HMS håndboken. februar måned. Rapport s57 HMS Utarbeide årlige HMS handlingsplaner basert Oversikt over periodiske HMS og på gjennomførte risikoanalyser. kvalitetsaktiviteter foreligger. Risikokartlegging gjennomføres årlig. Resultatene etter denne inngår i egen HMS handlingspian Rapport s 57 Informasjonssikkerhet Gjennomføre risikovurderinger av IT Det er utført en kartlegging av systemene og informasjonen som lagres i disse brannvesenets 1Kr systemer i regi av systemene Bergen kommune der sårbarhet er gjennomgått. Bergen brannvesen har deltatt i dette arbeidet. Ledergruppen skal i løpet av 2016 utarbeide en plan for videre op pfølging.
Pkt. 9.2.3 Okonomistyring: «Gjennomføre risikovurderinger knyttet til korrupsjon og inisligheter i virksomheten.» Når det gjelder risikovurderinger og tiltak for å forebygge og avdekke mulig korrupsjon og misligheter i virksomheten, prioriterer brannvesenet som følger: 1. Gjennomføring av politiske og administrative vedtak sentralt i Bergen kommune der brannvesenet gis pålegg om å iverksette tiltak rettet mot bestemte risikoområder 2. Prioritering mellom og iverksettelse av tiltak i henhold til brannvesenets egne risikovurderinger Status p.t: Arbeid med punkt I pågår: Inntektsområdet: o I forbindelse med behandlingen av byrådssak «1097-15 Økonomiske misligheter på Idrettsservice - styrking av internkontrollen på inntektsområdet» fattet byrådet den 26. mars 2015 følgende vedtak: E()J å rl dliscr(3 risikoen fo, okonoiii[çkc i;i[vligheter i kon;;iznwns organisasjon ifreintiden iverksettesblgende til/uk: 1. Revidering av Okononnhåndbo ken får å st vike fåkusetpa kommunens inntektso,nrcuk. Nye ru//ner skal i ære etcihlei/e i type! av 1. halvår 2015. 2. Alle hvrådsavdelinger skal innen 2. halvai 2015 ha etablert en praksis i SflhliSl tii i;ieci 113(3 rittillerfol uitit ktsoniivtk!. o Prosesskartlegging for forskjellige hovedprosesser/inntektstyper i brannvesenet er under utarbeidelse o Rutine som skal sikre arbeidsdeling, dokumentasjon og etterkontroll på inntektsområdet i brannvesenet er under utarbeidelse Elektroniske kjørebøker o Rutine for bruk av kommunal bil vedtatt, BKDOK-2014-00419.01 o Elektroniske kjørebøker er anskaffet og installert i aktuelle biler i brannvesenet, rei. BKSAK 20143 1768-18, og vil være i en prøvefase i 2015 o Beredskapsavtale for bruk av brannvesenets biler er godkjent, ref. BKSAK 201500260-9 o Lokal rutine for bruk av biler i brannvesenet er under utarbeidelse Arbeid med punkt 2 vil starte når punkt I er fullført. Pkt. 9.2.4 Offentlige anskaffelser: «1 Iverksette planlagte tiltakfår å sikre at virksomheten har tilstrekkelige rutinerfor kontraktsoppfolging» Status p.t.:
Kontraktansvaret er sentralisert til en person og verktøy slik at det er kun rutine som anvendes Det er etablert kontraktdatabase som sender nødvendige varsel om reforhandling i god tid. Varselet er ikke personavhengig, men knytter seg til flere personer: innkjøper og avdelingsleder Det er gjennomført leverandørutvikling gjennom oppfølgingsmoter med en rekke leverandører 2 «Prioritere åfå iverksatt planlagte tiltakene som skal sikre at innkjop g/ennomfores i samsvar med regelverkfor offentlige anskaffelse,» Status p.t.: Allerede iverksatte tiltak har medført at over 95 % av anskaffelsene over kr. 100 000 er i samsvar med regelverk for offentlige anskaffelser Alle anskaffelser over 100.000 er besluttet gjennomført av ansatuoffentlig anskaffer i brannvesenet for å sikre at regelverket blir overholdt Kompetanseutvikling: en ansatt/offentlig anskaffer i brannvesenet deltar på et 2-årig nyopprettet høyskolestudium innen offentlige anskaffelser tilrettelagt for innkjøpere i daglig virke Brannvesenet har tatt i bruk heldigital anskaffelsesprosess ved å delta som pilotbruker i kommunen på Mercell. Alle offentlige anskaffelser i brannvesenet går nå gjennom Mercell. 3 og 4 «Sikre at alle som gjennomforer b7nkjop er kjent med Bergen kommune og brannvesenet sine ranuneavtalei og at disse blir benyttet når det er mulig» «Sette i verk tiltakfor å benytte E handel i den utstrekning det ci mulig» Status p.t.: Nokkelpersoner i brannvesenet involveres mer: o o Informasjon om rammeavtaler sendes nokkelpersoner ved endringer Informasjon fra kommunens innkjopsseksjon videreformidles til nokkelpersoner o Nøkkelpersoner er delaktige i etablering av rammeavtaler og får således kjennskap til innholdet. Nøkkelpersonene deltar også på oppfolgingsmoter Operativ avdeling har fått egen rekvirent/innkjoper Brannvesenet spiller aktivt inn behov til kommunenes innkjopsseksjon ved inngåelse av nye avtaler for å øke produktutvalget på ehandel Brannvesenet gjennomfører månedlig kontroll av leverandørreskontroen for å avdekke og stoppe potensielle lekkasjer i forhold til etablerte rammeavtaler