Visma AutoCollect for Mamut Produktinformasjon. Oppdatert per 04.04.2014. Hva er Visma AutoCollect for Mamut? Visma AutoCollect for Mamut er en integrert modul i Mamut One Office og Mamut One Enterprise f.o.m. versjon 17 som er tilgjengelig f.o.m. 1. juli 2013. Mamut One Office Start støttes ikke av modulen. Visma AutoCollect kan aktiveres av brukeren direkte gjennom Mamut, og får dermed tilgang til integrerte purre- og inkassotjenester levert av Visma Collectors. Mamut One Office / Enterprise kan oppgraderes til versjon 17 via eksisterende applikasjon eller via http://www.mamut.com/no/download/. Visma AutoCollect krever MS SQL 2008. Visma AutoCollect for Mamut er basert på web services api for sanntids overføring og oppdatering av data mellom brukers Mamut applikasjon og fagsystemene hos Visma Collectors. Mamut brukeren er selv ansvarlig for å sende ut faktura og registrere innbetalinger, mens Visma Collectors sørger for utsending av inkassovarsel 14 dager etter forfall på faktura, og videre innfordring på inkasso om nødvendig. Visma Collectors vil sende inkassovarsel fra Visma Collectors fagsystemer, med KID og bankkontonummer hos Visma Collectors. Daglig remmitering tilbake til Mamut kunden (kreditor) av innbetalte krav. Hva er fordelene med Visma AutoCollect? En unik tjeneste som gjør brukere av Mamut i stand til å yte profesjonell assistanse, også på kundeoppfølging uten bruk av egne ressurser. Fullt integrert i Mamut. Se status i sanntid på hvert enkelt utestående krav. Automatisert innfordring. Tidkrevende og vanskelig arbeid som de fleste gruer seg til å påta seg. Frigjort tid til positiv kundepleie. Visma Collectors tar seg av den vanskelige dialogen. Svært lav kostnad, kunden (debitor) betaler det meste gjennom gebyr, salær og renter. Bedre likviditet gjennom raskere innbetaling. Reduserte tap på utestående fordringer. Mer oversiktlig kundereskontro. Bedre kontroll. Mindre avstemmingsarbeid i forhold til manuell inkasso. Visma Collectors har høyeste løsningsgrad innen inkasso i Norge (Experian bransjeanalyse). 1
Hva koster Visma AutoCollect for Mamut? Tjeneste Pris Merknad Årsabonnement / installasjon NOK 0,- Pris per inkassovarsel NOK 0,- Visma Collectors beholder innbetalt purregebyr p.t. NOK 64,- og renter Pris per inkassosak / NOK 0,- Visma Collectors beholder betalingsoppfordring Trekk av inkassosak Uoppgjort sak ved overføring til overvåking Provisjon av hovedstol fra overvåking Skriving av forliksklage / melding til konkursbo Rettsgebyr risiko NOK 0,- inntil 14 dager fra inkassodato (Dato på Betalingsoppfordring) NOK 0,- renter og salær. Ved trekk av saker etter forfall på betalingsoppfordring belastes kreditor med påløpt salær renter og gebyr 30% Visma Collectors belaster renter og salær + 30% provisjon av innbetalt hovedstol. NOK 860,- Kreditor faktureres for påløpte rettsgebyr ved rettslig pågang Betales tilbake til kreditor ved fullt oppgjør fra skyldner Opplæringsvideo Visma AutoCollect for Mamut Se informativ video hvor man ser hvordan tjenesten aktiveres fra Mamut, samt sender over saker til inkasso og ser løpende status på utestående fordringer; http://community.visma.com/no/mamut/support/sok-i-supportarkivet/supportvideoer/visma- Autocollect/ Viktig å vite for brukere av Mamut AutoCollect For at innbetalinger skal synkes/sendes til Visma Collectors må bruker inn i Visma Autocollect. Dette bør gjøres daglig - minimum en gang i uken. Krediteringer kommer ikke over til Visma Collectors. Meld fra om disse via epost eller kanseller oppfølging av kravet via Autocollect skjermbildet. Dette er rettet i Mamut versjon 18. Når man trykker Kanseller, Pause eller Restart er det viktig at man trykker Oppdater for at status skal oppdateres. Dette er rettet i Mamut versjon 18 2
Inkassooppgjør eksempel på hvordan føre dette: Kredit 1510 kundereskontro Kr 3691,22 føres mot kunde/faktura 1387 Debet 2720 Inngående, mva høy - Kr 605,58 føres mot mva Debet 1930 Bank - Kr 3085,64 føres mot bank 3
Hvordan komme i gang med Visma AutoCollect for Mamut? Aktivér Visma AutoCollect direkte fra kundereskontro. Aksepter Standard Avtalevikår for Visma AutoCollect for Mamut. Ved å trykke på Vis betingelser for Visma AutoCollect vil Standard Avtalevilkår vises i PDF, og brukeren kan lagre dokumentet. 4
Kontrollér stamdata / kreditoropplysninger og eventuelt endre kontaktopplysninger. IBAN/SWIFT er ikke nødvendig for norske brukere. Etter aktivering vil Mamut brukeren motta en velkomst email fra Visma Collectors med praktisk informasjon omkring dedikert saksbehandler (navn), direkte telefonnummer og epost-adresse. I tillegg til nyttige tips i forbindelse med inkasso saksbehandling, samt vedlagt Standard Avtalevilkår for Visma AutoCollect for Mamut. 5
Funksjonalitet i Visma AutoCollect for Mamut Funksjon Forklaring Utsending av Inkassovarsel Inkassovarsel sendes ut automatisk fra Visma Collectors 14 dager etter forfall på faktura Inkassoforslag Ubetalte inkassovarsel vil fremkomme i oversikt over faktura klar for inkasso. Bruker mottar epost hver tirsdag og må inn i Visma AutoCollect for å pause eller kanselere de som ikke skal til inkasso innen fredag kl 11. Se inkassovarsel Alle inkassovarsel som er sendt av Visma Collectors kan vises som PDF i Mamut Status Følg med på status på hvert krav; 1 Overført / mottatt 10 Purring sendt 11 Sak satt på pause 12 Sak stoppet 13 Ukjent adresse / adressevask 19 Sendes til inkasso på fredag 20 Sak sendt inkasso 21 Betalingsoppfordring (BOF) sendt 22 418-varsel sendt 23 Under overvåking 24 Rettslig prosess 99 Avsluttet Trekk av sak Kanseller / trekk sak når som helst i innfordringsprosessen. Pause / Restart av sak I visse tilfeller er det aktuelt å gi skyldner mer tid til oppgjør. Mulighet for å pause og restarte saker når som helst i innfordringsprosessen før rettslig pågang. 6
Innfordringløype Visma Collectors vil utføre følgende innfordringsprosess (veiledende antall dager etter forfall på faktura) på vegne av kreditor; Steg Aktivitet Dager etter forfall på faktura 0 Faktura sendes av Mamut brukeren - 1 Inkassovarsel sendes av VC 14 2 Betalingsoppfordring sendes av VC 31 3 Visma callsenter starter outbound tlf / sms kontakt 48 4 Brev varsel 4-18/4-19 Rettslig pågang 53 6 SMS Varsel om tungt salær 65 8 Saksbehandler tar tlf kontakt 70 9 Scoring / Kredittsjekk 70 80 10 Rettslig pågang eller overvåk basert på score 81 Support Type henvendelse Ansvarlig Telefon Epost Installasjon / Oppsett Mamut 815 55 470 support@mamut.com Purring / Visma Collectors 815 66 360 #1 Invoicia.collectors@visma.com Inkassovarsel Inkasso Visma Collectors autocollect.support@visma.com Saksbehandler team Har du spørsmål om saksbehandling på inkasso ta kontakt med en av følgende personer hos Visma Collectors; Navn Telefon Epost Bente Strømhaug 73 20 40 81 bente.stromhaug@visma.com Silje Høiseth 73 20 40 73 silje.hoiseth@visma.com Monica Vollen 73 20 40 67 monica.vollen@visma.com 7
Standard avtalevilkår Visma AutoCollect for Mamut Oppdaterte avtalevilkår per 27.08.2013 1.0 AVTALERAMMEN 1.1 Visma Collectors AS, org.nr. 984 842 252, heretter betegnet som VC plikter å levere Visma AutoCollect med purre- og inkassotjenester ovenfor juridisk person eller firma som tegner avtale med VC, heretter betegnet som Kunden eller Fordringshaver. 1.2 Avtalen er inngått og bindende for begge parter fra det tidspunkt hvor Kunden har tastet Neste etter å ha avkrysset for Jeg har lest og akseptert betingelse for Visma AutoCollect under menyen aktivering av Visma AutoCollect i Mamut. 1.3 Standard avtalevilkår kan endres av VC. Ved endrede vilkår vil Kunden notifiseres ved innlogging, og må akspetere endrede standard avtalevilkår. 1.4 Avtalen forplikter Visma Collectors AS (heretter kalt VC) å gi oppdragsgiver en inkassoservice som er rasjonell, effektiv og i samsvar med gjeldende lovbestemmelser og god inkassoskikk ihht Iht lov av 13. mai 1988 nr. 26. 2.0 FORDRINGSHAVERS PLIKTER 2.1 Fordringshaver plikter å medsende all nødvendig dokumentasjon, herunder skyldners korrekte navn og adresse. 2.2 Fordringshaver plikter å kontrollere at fordringen er reell, og ved oversendelse til VC å fremlegge kopi av, eller informere om, eventuelle innsigelser fremsatt av skyldner. 2.3 Fordringshaver plikter å godkjenne inkassoforslag i Visma AutoCollect etter forfall på inkassovarsel, slik at VC kan sende skyldner betalingsoppfordring ihht til punkt 3.2. 2.4 Innbetaling fra skyldner direkte til fordringshaver oppdateres automatisk hos VC. Dette gjelder også delbetalinger. Andre opplysninger som måtte medføre reduksjon av kravet, slik som f.eks kreditnotaer og avtale med skyldner ol, plikter Fordringshaver å meddele VC. 3.0 INKASSATORS PLIKTER 3.1 VC plikter etter kravets forfall å ha sendt skyldner et skriftlig inkassovarsel om at inkasso vil bli iverksatt, med mindre det er avtalt at Fordringshaver skal sende dette varsel. Varslet skal ha en frist på minimum 14 dager. Denne frist må reelt være utløpt før Betalingsoppfordring, jfr. Inkassolovens 9 kan sendes. Dersom kravet kan sendes VC, eller VC sender betalingsoppfordring, jfr. Inkassolovens 9. Hvor fordringshaver har unnlatt å sende gyldig inkassovarsel med 14 dagers frist i henhold til inkassolovens 9, vil VC sende dette varselet. 3.2 VC plikter umiddelbart etter forfall på inkassovarsel å klargjøre inkassoforslag i Visma Inkasso. Etter godkjent inkassoforslag vil VC sende skyldner en betalingsoppfordring, jfr. Inkassolovens 10, samt sende oppdragsgiver en bekreftelse på at oppdraget er mottatt og registrert for behandling. 3.2 VC vil sette i verk de nødvendige tiltak for å inndrive kravet. I tillegg til de tiltak som er naturlige for oppdraget, tas det forbehold om å inngå betalingsordninger så lenge disse ivaretar fordringshavers interesser, jfr. Inkassolovens 13 og 14. 3.3 VC vil i den grad det er nødvendig å iverksette ekstraordinære tiltak, sørge for at kostnadsnivået er på et akseptabelt nivå for fordringshaver, eller avtale dette med fordringshaver i hvert enkelt tilfelle. 8
3.4 VC vil i de tilfeller hvor disposisjonsretten er begrenset (jfr. Inkassolovens 14) ta forbehold om at fordringshaver umiddelbart fremskaffer de nødvendige fullmakter 3.5 VC plikter å holde fordringshaver underrettet om sakens gang. Periodiske rapporter på hele porteføljen vil bli utført etter nærmere avtale. 3.6 VC vil ivareta fordringshavers interesser på best mulig måte, og innestår for faglig kompetanse. 4.0 ØKONOMI 4.1 Følgende priser og betingelser gjelder ved bruk av Visma AutoCollect for Mamut; 4.1.1 Årsabonnement; NOK 0,- inkluderer oppstart/tilrettelegging av avtalen og inkassofaglig veiledning/opplæring. 4.1.2 Pris per purring / inkassovarsel; NOK 0,- 4.1.3 Pris per inkassosak / betalingsoppfordring; NOK 0,- per sak. 4.1.4 VC beholder innbetalte renter etter oversendelse til inkasso. 4.1.5 Fri trekk av inkassosaker (f.o.m. dato for betalingsoppfordring) inntil 14 dager. 4.1.6 Ved trekking av saker etter forfall på betalingsoppfordring vil fordringshaver faktureres som om kravet, med påløpte renter, salær og gebyr, var fullt innbetalt til VC. Dette gjelder også ved direktebetaling eller betalingsavtaler mellom oppdragsgiver og skyldner. 4.1.7 Overvåkning; Ved krav som ikke er løst etter betalingsoppfordring, rettslig pågang og/eller avskrevet vil VC bære alle omkostninger ved oppfølging og fornying av krav. Av innbetalte beløp trekkes 30 % av hovedstol i provisjon til VC, uansett kravets alder. 4.2 VC tar forbehold om å korrigere de fra fordringshavers beregnede gebyrer, slik at VC minimum kan ta til inntekt de satser som fremkommer i Forskriftens 2-2 og 2-3. For øvrig vil VC avkreve skyldner for fordringshavers lovbestemte rett til erstatning for inkassokostnader. 4.3 VC forskutterer alle offentlige gebyrer som påløper under sakens gang for fordringshavers regning. Disse, sammen med skriving av forliksklage/begjæringer, vil fortløpende bli avkrevet fordringshaver pr. 10 dager. Hvis annet ikke er avtalt, vil fordringshaver ved oppgjør fra skyldner bli godskrevet sluttoppgjøret. Dette inkluderer også nødvendige oppslag på tilgjengelige databaser for å fremskaffe unik identifikasjon av skyldner, oversikt over hjemler/rettigheter og eventuelle økonomiske faktorer som er nødvendige for en trygg og forsvarlig behandling av saken. 4.4 VC avregner og remitterer innkasserte hovedbeløp og eventuelle renter ukentlig, eller etter nærmere avtale. Under henvisning til Inkassolovens 3, jfr. 16, godskrives ikke renter av innkasserte midler. VC plikter å ha innkasserte midler atskilt fra egne midler, jfr. Inkassolovens 16, Forskriftens 3-3, 2. ledd. Hvis ikke annet er avtalt, inndekkes innbetalinger fra skyldner slik: omkostninger, salærer, hovedstol og renter. 4.5 Merverdiavgiftspliktige foretak får fradrag for den beregnede merverdiavgift av VC inntekter/avgiftspliktige utlegg. VC innbetaler avgiften til Fylkesskattekontoret. VC forbeholder seg retten til å motregne merverdiavgiften i avslutningsvederlaget til fordringshaver. Forøvrig gjelder de til enhver tid gjeldende bestemmelser fra Finansdepartementet og Skattedirektoratet. 4.6 VC forbeholder seg retten til å belaste fordringshaver med inntil et rettsgebyr ved anmeldelse i konkursbo. Ved sending av konkursvarsel belastes fordringshaver inntil 1R (p.t. kr. 630,-). Inntil kr. 430,- blir godskrevet ved oppgjør i saken. 4.7 VC skal behandle fordringshavers saker i henhold til produkter og priser spesifisert i denne avtale. 4.8 Dersom det fremkommer tvist i kravet etter kravet er sendt til VC, forbeholder VC seg retten til å belaste fordringshaver inntil fullt tariffmessig salær. 4.9 VC kan gjøre gjeldende motregningsrett for udekkede inkassokostnader i andre saker fra fordringshaver. 9
4.10 Ved innbetalinger i saker hvor fordringshaver har gått konkurs og boet oppgjort, vil fremtidige innbetalinger tilfalle VC. 5.0 ØVRIGE VILKÅR 5.1 Dersom det ved mottagelse av et oppdrag, eller på et senere tidspunkt, fremkommer opplysninger som etter VC sin vurdering vil medføre at det strider mot god inkassoskikk å fremme saken, kan oppdraget avvises eller saksbehandlingen avsluttes. 5.2 Dersom gjeldsreduksjon kan medføre løsning i en sak, gis VC fullmakt til å forhandle med skyldner. Før en avtale og gjeldsreduksjon inngås, skal denne være forelagt fordringshaver for godkjennelse, om ikke annet er avtalt. 5.3 Avtalevilkårene er gjennomlest og godkjent. Avtalen løper i ett år fra signering, og fornyes deretter automatisk for ett år av gangen dersom den ikke er sagt opp skriftlig senest 3 måneder før avtalens utløp. Ved evt. avslutning av samarbeid, vil belastning i enkeltsaker skje i henhold til avtalens pkt 4. VISMA COLLECTORS AS Org.nr. 984 842 252 Karenslyst Allé 56 Postboks 733 Skøyen, 0214 Oslo Telefon: 73 95 79 00 Epost: collectors@visma.com www.visma.no/collectors 10