MØTEINNKALLING Arbeidsmiljøutvalget Sted Rakkestad kulturhus, Formannskapssalen Dato 15.11.2017 Tid 14:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 5/17 17/1343 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I ARBEIDSMILJØUTVALGET DEN 10.05.2017 6/17 17/2940 OS SKOLE - MELDING 7/17 17/2942 PROSJEKT FLADSTAD OMSORGSBOLIGER - MELDING 8/17 17/2922 HMS-RAPPORT 1. HALVÅR 2017 9/17 17/2861 BUDSJETT 2018 OG ØKONOMIPLAN 2018-2021 Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf. 69 22 55 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 8. november 2017 Ellen Solbrække (s) Ordfører
GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I ARBEIDSMILJØUTVALGET DEN 10.05.2017 Saksbehandler Jorun Cesilie Dybvik Arkiv 033 Arkivsaksnr. 17/1343 Saksnr. Utvalg Møtedato 5/17 Arbeidsmiljøutvalget 15.11.2017 Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra møte i Arbeidsmiljøutvalget den 10.05.2017 godkjennes. Vedlegg Protokoll fra møte i Arbeidsmiljøutvalget den 10.05.2017. Side 2 av 12
OS SKOLE - MELDING Saksbehandler Jon Ådalen Arkiv 614 Arkivsaksnr. 17/2940 Saksnr. Utvalg Møtedato 6/17 Arbeidsmiljøutvalget 15.11.2017 Rådmannens forslag til vedtak Arbeidsmiljøutvalget tar meldingen til orientering. Vedlegg Tegninger nr: - Plan underetasje - A20-01, siste rev. dato 12.04.2017 - Plan 1. etasje A20 8, siste rev. dato 12.04.2017 - Plan 2. etasje A20-7, siste rev. dato 12.04.2017 - Snitt A 30 01, siste rev. dato 5.04.2017 - OPSJON plan 2. etg - A20-3, siste rev. dat 12.04.2017 - Utkast til 2 fasader Bakgrunn Prosjektgruppen for Os skole har arbeidet med å forenkle byggeprosjekt OS skole og dele dette opp i fase I og fase II etter kommunestyrets vedtak i sak 76/16. Forut for kommunestyrets vedtak ble det gjennomført en enkel kostnadsberegning - på foreliggende tegninger - som konkluderte med at det første forslaget ville få langt høyere kostnader enn vedtatt i budsjett og handlingsplan. Rådmannen fremmet derfor denne saken for politisk behandling og anbefalte Formannskap i sak 76/16 og Kommunestyret i sak 30/16 å be byggekomiteen og prosjektgruppen gjøre en ytterligere gjennomgang av Os skoleutbyggingen for å kvalitetssikre at den kostnadsmessig, teknisk og faktisk er på et nøkternt og forsvarlig nivå. Fakta om OS skole 1-7 klasse og SFO - Ca. 240 elever - to parallell skole. - SFO ca. 60 barn - 13 klasserom ved skolen et klasserom for lite for to parallell skole - 40 ansatte 35 kvinner 5 menn Undervisningsbygget Arkitekten har tegnet om nybygget med basis i kommunestyrets vedtak. Side 3 av 12
Sak 6/17 - Underetasjen, tegning nr A20-01, inneholder SFO, tegning form og farge, sløyd, hovedtavle, teknisk rom og noe lagerrom - Hovedetasjen, tegning nr A20-02, inneholder 2 klasserom pr trinn fra 1-4. klasse, ett grupperom pr klassetrinn, egen inngang fra skolegården til hvert klassetrinn samt garderober og toaletter - Loft/overetasje, tegning nr A20-05, inneholder ventilasjons rom, lager og store disponible arealer. Denne etasjen er etablert som følge av ønske om saltak på bygget. - Fasadetegningene er kun eksempler og er IKKE ferdig prosjektert. Fase I utfordringer Det er ikke avsatt plass til lærerarbeidsplasser, pauserom for lærere og materialrom/kopirom i undervisningsbygget. Dette medfører at lærerne må over i det «gamle» bygget for å gjøre en del praktiske forberedelser og arbeidsoppgaver. Skolen mener dette er en tungvint og tidkrevende løsning. Arbeidstilsynet skal godkjenne Os skole på bakgrunn av gjeldende regelverk for arealer, luftkvalitet, lærerarbeidsplasser, garderober med mer. Rakkestad kommune, i samarbeid med ansatte og tillitsvalgte skal nå gjennomføre en arbeidsmiljøvurdering av nybygget og av skolen som helhet. Denne vurderingen skal vedlegges byggesøknaden og danner grunnlaget for arbeidstilsynets godkjenning. 1984 bygget - Fase 2 Eksisterende bygg tilfredsstiller ikke dagens krav til lærerarbeidsplasser, garderober og personalrom. Det mangler møterom og personalrom for alle ansatte. Arkitekten har vurdert bygningene i forhold til behovene og konkluderer med at det må gjøres omfattende bygningsmessige arbeider. For å imøtekomme arealbehov for møterom og personalrom kan arealet hvor administrasjonen i dag er plassert, bygges ut med ny 2. etasje, jf tegning nr. A-20-043. Planene for Fase 2 er pr. dags dato ikke planlagt i detalj. Økonomi Side 4 av 12
Sak 6/17 Det er avsatt kr 50 millioner kroner til bygging Os skole i kommunens økonomiplan for 2017 2020 fordelt med kr 7 500 i 2017 kr 30 000 i 2018 og kr 12 500 i 2019. Dette er investeringsmidler beregnet kun til Fase I. For fase II, er prioritering i framtidige budsjett og økonomiplaner (først 2018 og 2018 2021) bestemmende for om/når tiltak kan gjennomføres. Ved å ta med de bygningsmessige arbeider som forberedelse for utnyttelse av loftsetasjen - samtidig med Fase I kan sluttsummen for Fase I bli noe høyere enn kr 50 millioner kroner. Totalsummen for samlet utbygging av Os skole vil muligens bli lavere. De eksakte budsjettall fremkommer først når konkurransen er avsluttet og tilbud er mottatt. Rådmannen vil fremme sitt forslag til vedtak i saken når anbudskonkurransen er avsluttet og utbyggingsmessige forutsetninger for prosjektet sånn sett er avklart. Administrasjonens vurdering Byggeprosjektet Os skole er et omfattende prosjekt som griper inn i hverdagen for elever og ansatte. Skolebygget bygges etter gjeldende normer for universell utforming. Skolens ledelse, ansatte, FAU, tillitsvalgte og hovedverneombud har deltatt i planleggingen og fått god anledning til å komme med innspill. Kommunestyret har vedtatt å bygge undervisningsbygg som Fase I. Prosjektgruppen forholder seg til vedtaket. Imidlertid mener prosjektgruppen som del av planleggingen, i denne fasen, at skolen må vurderes samlet som helhetlig løsning hvor både Fase I og II omfattes, men hvor det er usikkert og uklart/ikke bestemt om/når fase II gjennomføres. Dette er et økonomisk spørsmål en budsjett- og økonomiplansak. Det er for lite arealer totalt sett til å dekke elever og ansattes behov. Prosjektgruppen mener at ledig areal i loftsetasjen på nybygget er godt egnet til å dekke opp det som mangler. Det vil være klokt å ta med i Fase I nødvendige arbeider som forberedelse til utbygging av Fase II, montering av takvinduer, fremføring av infrastruktur som vann og avløp og heis, isolering og legging av golv. Prosjektgruppen har bedt arkitekten tegne et forslag på utnyttelse av loftsetasjen, jf tegning nr. A20-03 og nr. A20-04. Disponible arealer på loftet vil være «gratisareal» som følge av byggets form. I entreprisekonkurransen for prosjekt Os skole beskrives at Fase I skal bygges først. Fase 2 tas med i konkurransen med alternative løsninger for eksisterende skolebygg og loftsetasjen på nybygget som valgfrie opsjoner som kan gjennomføres samtidig eller på et senere tidspunkt. Side 5 av 12
Sak 6/17 Oppdeling av prosjektet Os skole i faser er ikke optimal med tanke på lang byggetid for elever og ansatte. Støy og byggeaktiviteter vil forstyrre konsentrasjonen for elevene. I konkurransegrunnlaget tas med som forutsetning at Os skole vurderes bygget i massivtre, jf kommunestyrets tidligere vedtak. Mange offentlige bygg og spesielt skoleprosjekter i Norge bygges nå med konstruksjoner i massivtre. Byggekostnadene er blitt konkurransedyktige og byggetiden blir mye kortere. Aurskog Høland kommunes prosjektleder uttalte seg overveiende positivt til byggemetoden. Side 6 av 12
PROSJEKT FLADSTAD OMSORGSBOLIGER - MELDING Saksbehandler Jon Ådalen Arkiv 251 Arkivsaksnr. 17/2942 Saksnr. Utvalg Møtedato 7/17 Arbeidsmiljøutvalget 15.11.2017 Rådmannens forslag til vedtak Arbeidsmiljøutvalget tar meldingen til orientering. Vedlegg 1. Plantegning av prosjekt Fladstad, datert 20.04.2017 2. Plan leilighet, datert 20.04.2017 Bakgrunn Rakkestad kommune skal bygge 12 nye, funksjonelle omsorgsboliger for personer med utviklingshemming på Fladstad boligområde. Boligene er planlagt på tomt i ett nyetablert boligfelt med private eneboliger. Det er kort vei ned til Rakkestad sentrum, med butikker, bank og tilgang til offentlig transport. Til å gjennomføre prosjektet er det nedsatt en prosjektgruppe med deltagere fra seksjon BOAK, hovedverneombud og fagpersoner fra TML, IT og økonomiavdelingen. Prosjektleder er Jon Ådalen. Boligene skal være selvstendige, fullverdige boliger med gode funksjoner og kvaliteter for brukerne. Hver bolig har et areal på ca 55 m2. 4 av boligene vil inngå i prosjektet som selvstendige boenheter med egen inngang og adkomst. De øvrige boligene blir knyttet sammen med felles spisestue og oppholdsrom og nærhet til betjeningen. Det er planlagt vaktrom for boveileder samt møterom og kontor for øverig personal. Boligene er prosjektert etter retningslinjer og veileder utarbeidet av Husbanken. Dette er en forutsetning for at kommunen skal oppnå tilskudd som en hoveddel av prosjektets finansiering. Boligene og prosjektet som helhet skal bygges etter gjeldende normer for universell utforming. Helse- og miljøkonsekvenser De som skal bo i gruppeboligen har enkeltvedtak på tjenester fra seksjon Bo og Aktivitetstjenester. Tjenestene er tilpasset hver enkelt beboer. De planlagte omsorgsboligene Side 7 av 12
Sak 7/17 er tiltenkt unge mennesker med en utviklingshemming. De bor i dag hjemme hos sine foreldre. Brukerne har i sin søknad til kommunen uttalt behov for å ha tilgjengelig personell også på natt og ønsker også et fellesskap med andre. Økonomi I budsjett for 2017 er bevilget 31 mill kr. Finasiering av prosjektet er planlagt med tilskudd fra Husbanken med kr 1 415 000 pr boenhet og momskompensasjon. Brukerne betaler ordinær husleie. Administrasjonens vurdering Prosjektet er utviklet i samarbeid med prosjektgruppen, NFU, Husbanken og SG arkitekter. Brukerne og deres pårørende blir tatt med på råd og gis mulighet for innspill til prosejktet. Prosjektet er tilrettelagt for de aktuelle boligsøkerne og er utformet etter normer for universell utforming. Prosjektet blir finansiert via tilskudd fra Husbanken og husleie fra brukerne. Det er utarbeidet et konkurransegrunnlag for prosjektet. Dette legges ut på DOFFIN som en offentlig totalentreprisekonkurranse. Side 8 av 12
HMS-RAPPORT 1. HALVÅR 2017 Saksbehandler Steffen Tjerbo Arkiv 032 Arkivsaksnr. 17/2922 Saksnr. Utvalg Møtedato 8/17 Arbeidsmiljøutvalget 15.11.2017 Rådmannens forslag til vedtak Arbeidsmiljøutvalget vedtar rapport for 1. halvår 2017 på status innen Helse, Miljø og Sikkerhet for Rakkestad kommune. Vedlegg 1. Rapport HMS 1. halvår 2017 Bakgrunn Arbeidsmiljøloven 7-2 (6) stiller krav til Arbeidsmiljøutvalg om at disse utferdiger rapport om arbeidet som er gjennomført. Administrasjonens vurdering Rakkestad kommune har over flere år hatt et gjennomgående sterkt fokus på dokumentasjon av internkontroll, og helhetlig utvikling av dette innenfor de eksisterende fagområder. Som en del av denne helheten, er kunnskap innen ROS-analyser et viktig supplement. Rakkestad kommune har i perioden gjennomført opplæring av ledere og verneombud på dette tema for å styrke helhetlig internkontroll i vår organisasjon generelt, og for å bygge opp om videre arbeid med kartlegging av «vold og trussel» spesielt. Sykefraværet i Rakkestad kommune oppleves relativt stabilt, og har totalt sett gått noe ned. Det er økende sykefravær i to seksjoner, hvilket vil bli fulgt opp. Arbeidet med å avdekke årsakssammenhenger vil være en prioritert oppgave innen IA-arbeidet fremover. På systemisk nivå for HMS er det påkrevd med et sterkere fokus på ansvar og oppgaver for seksjonsledelsen. Dette vil bli tatt med som en del av helhetlig tilnærming til internkontroll i Rakkestad kommune, som rådmannen har initiert som eget prosjekt for 2017 og 2018. Side 9 av 12
Sak 9/17 BUDSJETT 2018 OG ØKONOMIPLAN 2018-2021 Saksbehandler Alf Thode Skog Arkiv 151 Arkivsaksnr. 17/2861 Saksnr. Utvalg Møtedato 6/17 Ungdomsrådet 13.11.2017 7/17 Eldrerådet 13.11.2017 14/17 Rådet for funksjonshemmede 13.11.2017 8/17 Integreringsrådet 13.11.2017 16/17 Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget 14.11.2017 15/17 Kultur- og oppvekstutvalget 14.11.2017 17/17 Helse- og omsorgsutvalget 15.11.2017 9/17 Arbeidsmiljøutvalget 15.11.2017 / Administrasjonsutvalget 22.11.2017 / Formannskapet 22.11.2017 / Kommunestyret 07.12.2017 Rådmannens forslag til vedtak 1. Med hjemmel i kommunelovens 44 og 45 vedtas Rakkestad kommunes budsjett 2018 og økonomiplan 2018-2021 med netto driftsrammer fordelt på de enkelte rammeområdene, slik det fremkommer i budsjett 2018 og økonomiplan 2018-2021 (Budsjettskjema 1A) og (Budsjettskjema 1B). Økonomiplanen vedtas per rammeområde og totalt for perioden 2018-2021 i henhold til budsjettskjema 1A og 1B. 2. Rådmannen gis fullmakter iht. bokstav D i rådmannens forslag til vedtak. 3. De kommunale gebyrer, egenbetalinger, avgifter og godtgjørelser fastsettes i samsvar med budsjett 2018 og økonomiplan 2018-2021 (Vedlegg 1: Priser for kommunale varer og tjenester, samt vedlegg 1A, 1B og vedlegg 2). 4. Det kommunale skattøre fastsettes til maksimalsatsen gitt av Stortinget. 5. Investeringsbudsjettet for 2018 og 2018-2021 (inkl. finansiering), vedtas slik det fremgår av budsjett 2018 og økonomiplan 2018-2021. (Investeringsbudsjettet sammendrag), (Budsjettskjema 2A og 2B) totalt kr 93 125 000 i 2018. 6. Det godkjennes låneopptak på kr 50 000 000 til finansiering av investeringer og startlån i 2018. 7. Punktene A F nedenfor vedtas som beskrevet nedenfor. A. RAMMEOMRÅDER Budsjettet for 2018 gis som netto rammebevilgning innenfor følgende rammeområder: Rådmannen Side 10 av 12
Sak 9/17 Stabene NAV Rakkestad Skole Barnehage Kommunikasjon og kultur Rakkestad familiesenter Hjembaserte tjenester Skautun rehabiliterings- og omsorgssenter Bo- og aktivitetstjenester Teknikk, miljø og landbruk Næring og sysselsetting Rakkestad Kirkelige Fellesråd og Trossamfunn Fellesområder (Fellesutgifter og inntekter) Rammeområdenes tallmessige budsjettforslag framkommer i budsjettskjemaene under obligatoriske oversikter. B. SKATTØRE Forskuddstrekk og forskuddsskatt samt formuesskatt for inntektsåret 2018 beregnes i henhold til høyeste skattøre som blir bestemt av Stortinget. C. FULLMAKTER 1. Rådmannen gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer innenfor hvert rammeområde. 2. Rådmannen gis fullmakt til å fordele pensjonskostnader mellom rammeområdene. 3. Rådmannen gis fullmakt til å fordele budsjettert lønnsoppgjørspott mellom rammeområdene. 4. Rådmannen gis fullmakt til å budsjettere og fordele avskrivninger mellom rammeområdene (nulleffekt for kommunen som helhet). D. TILSKUDD TIL DE POLITISKE PARTIER a) Gruppestøtten fastsettes til kr 1.123,- (likt kronebeløp per kommunestyregruppe) b) Representantstøtten fastsettes til kr 2.386,- per kommunestyrerepresentant. c) Gruppestøtten og representantstøtten justeres hvert år i samsvar med deflator i statsbudsjettet. E. EIENDOMSSKATT Rakkestad kommunestyre vedtar i medhold av eiendomsskattelovens 2 og 3 - bokstav a - å skrive ut eiendomsskatt på faste eiendommer i hele kommunen i 2018. Rakkestad kommunestyre fastsetter skattesatsen for eiendomsskatt i 2018 til: 4,75 promille for boliger og fritidseiendommer av gjeldende takstverdier. 4,75 promille for andre eiendommer av gjeldende takstverdier. Side 11 av 12
Sak 9/17 F. LÅN Rakkestad kommune tar opp lån på kr 37.500.000,- til investeringer pluss kr 12.500.000,- til startlån i 2018. Rakkestad kommunes lån avdras iht. kommunelovens 50.7 a; Kommunens samlede lånegjeld skal avdras med like årlige avdrag. Gjenstående løpetid for kommunens samlede gjeldsbyrde kan ikke overstige den veide levetiden for kommunens anleggsmidler ved siste årsskifte. Samlet lånegjeld beregnes i henhold til regnskapsstandard for minstefradrag. Rådmannen gis fullmakt til å godkjenne det enkelte låneopptak med lånevilkår innenfor de rammer som kommunestyret har fastsatt i budsjettet. Vedlegg 1. Forslag til Budsjett 2018 og Økonomiplan 2018 2021. Bakgrunn Behandlingsmåten for økonomiplan og årsbudsjett, går fram av kommunelovens kapittel 8, 44, 45, 46 og 47. Kommunestyret skal en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. Økonomiplanen skal omfatte minst de fire neste budsjettår. Planen skal omfatte hele kommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Kommunestyret vedtar selv økonomiplan og årsbudsjett og endringer i disse. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet. Innstillingen til økonomiplan og årsbudsjett, med de forslag til vedtak som foreligger, legges ut til alminnelig ettersyn i minst 14 dager (jf. kommunelovens 44 og 45) før den behandles i kommunestyret. Kultur- og oppvekstutvalget, Helse- og omsorgsutvalget, Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget og bruker- og interesseutvalgene, samt Arbeidmiljøutvalget og Administrasjonsutvalget skal uttale seg til budsjett- og økonomiplanframlegget, før det blir vedtatt av kommunestyret. Administrasjonens vurdering Rådmannens vurderinger er redegjort for i dokumentet «Budsjett 2018 og økonomiplan 2018 2021, rådmannens forslag». Side 12 av 12