Møtereferat Styremøte Til stede Tor Henning Jørgensen, Einar Benjaminsen, Jostein Fredriksen, Miriam Berre, Erling Sandnes, Stein Iversen, Per Benjaminsen, Marit Stokvik Johansen, Rolf Zimmermann, Erik Skarstein, Ikke møtt Hilde Rødås Johnsen, Trond Erik Dekko Andersen, Olav Nyholmen Sted FU møtelokaler Ramberg Dato 20.04.2015 Start - slutt 10:00-15:00 Saksliste: 14/15 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden 15/15 Godkjenning av referat forrige styremøte + epost-møte 16/15 Presentasjon av nyansatte Erik Skarstein 17/15 Orientering om aktivitet 18/15 Orientering om økonomi 19/15 Videreføring av Flakstad Utvikling innledende diskusjon 20/15 Orientering om forestående generalforsamling 21/15 Eventuelt Sak nr. 14/15 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden Forslag til vedtak: Godkjent Vedtak: Godkjent Sak nr. 15/15 Godkjenning av referat fra forrige styremøte + epost-møte Forslag til vedtak: Godkjent Disk: Marit var til stede å styremøtet 23. januar - må føres på Vedtak: Godkjent Sak nr. 16/15 Presentasjon av nyansatte Erik Skarstein Om saken: Rundt nyttår startet FU jobben med å erstatte Hanne Hem Henriksen som sluttet i sin stilling i selskapet. Det ble annonsert i lokale medier og på Finn.no frem til og med 15. februar og
førte til at vi mottok 15 søknader fra personer med varierende kvalifikasjoner og personligheter. 6 av disse ble utpekt som mer eller mindre aktuelle/ kompetente, hvorav tre var lokale (fra Lofoten) og tre var fra andre deler av landet. Ingen søkere var fra utlandet. Av de seks som ble intervjuet var det to kvinner og fire menn i alder fra 25 til 57 år. Tre kandidater ble utpekt som spesielt interessante etter intervju. En av disse var fra Sør-Norge og trakk til slutt sitt kandidatur av familiære/ private hensyn. Av de to gjenstående kandidatene som stod relativt like sterkt formelt, ble personlighet og nettverkskompetanse til slutt avgjørende for at Erik Skarstein ble tilbudt stillingen som administrativ leder i Flakstad Utvikling fra og med 1. april 2015. Han takket ja til stillingen og hadde sin første arbeidsdag allerede 7. april. Erik Skarstein er 57 år og er utdannet ved Hærens befalsskole, HHB og BI. Han har lang erfaring som gründer av en musikk-grossist i Os utenfor Bergen og har jobbet som selvstendig næringsdrivende og i forskjellige roller sammen med Frode Hov innenfor reiselivsnæringen etter at han flyttet til Lofoten i 2007. Forslag til vedtak: Styret tar presentasjonen av Erik Skarstein til orientering Vedtak: Styret tar presentasjonen av Erik Skarstein til orientering Sak nr. 17/15 Orientering om aktivitet Hovedpunkter: Fokus siden forrige styremøte har vært på økonomi-rapportering (RF), på ansettelse, pluss å skape progresjon i pågående prosjekter. Det er gjort en del jobb for å få inn rapporter på ferdige prosjekter, men dette har måttet nedprioriteres og vi har et visst etterslep der. Dette har imidlertid liten praktisk betydning og kan hentes inn igjen nå som organisasjonen er fullt bemannet. Noe tid er brukt på et eiendomsprosjekt i regi av Harald Johansen Eiendom AS/ Bernt Langås som muligens kan realiseres innenfor en overskuelig tidshorisont. Viktige milepæler: Feltstasjon-prosjektet er nå tilbake på sporet. Eiergruppen tar kommersielt eierskap, det etableres et såkalt grunn-laboratorium i Nusfjord og det planlegges offisiell åpning av feltstasjonen tidlig i mai. Det skal gjennomføres tre feltkurs i Nusfjord i vår/sommer, samt forstudie til kommende forskningsprosjekter. Beslutninger i AU: Ingen møter Administrativt igangsatte prosjekter: Lofoten Lydlab ENK ved Hanstein Rommerud har søkt om å få utvikle et opplevelses-/ sanse-produkt basert på musikk hvor grunnlaget er lyder fra lokalmiljøet. Produktet skal skape musikk av disse lydene som «komponerer» seg selv automatisk, basert på en programmert algoritme. Hanstein besitter meget spesialisert kompetanse på dette feltet og beskriver grunntanken sin slik i prosjektbeskrivelsen: «Prosjektet går ut på å sette opp en lydinstallasjon på Sund Fiskerimuseum, som skal generere nye musikkstykker på oppfordring fra besøkende. Musikkstykkene, som er å regne som i en vestlig tonal musikktradisjon, genereres algoritmisk av en datamaskin, der «orkesteret» er bygget opp av transformerte versjoner fra opptak av lyder rundt.» Det kommersielle potensialet for prosjektet avhenger av hvilke erfaringer han får ut av dette prosjektet, blant annet med tanke på presentasjon for og grensesnitt mot et publikum. Prosjektet er innvilget støtte på inntil 30.000 kroner som er ca. 45 % av budsjettet for prosjektet. Forslag til vedtak: Fremlegget om aktivitet tas til orientering Diskusjon: Vedtak: Fremlegget om aktivitet tas til orientering 2
Sak nr. 18/15 Orientering om økonomi Noen hovedpunkter: 1. 307.000 disponibelt på konto per 13.04.2015 2. Vi har søkt om utbetaling av resterende 750.000 fra fylkeskommunen for 2014 og har fått bekreftet at søknaden er mottatt og at dette skal ordnes. Penger er ikke mottatt. 3. Vi har søkt om restfinansiering for 2015, men dette må behandles. Utbetaling skjer senere i vår. 4. Rapportering i RF er unnagjort og godkjent for 2014. Rammene for 2015 er satt opp og vi har fått innføring i nye rutiner for rapportering av støtte fra KRM via dette systemet. Generelt: Flere prosjekter skal avsluttes og utbetales og økonomisk er det trangt nå. Forutsatt at vi får utbetalt reststøtte for 2014 så er det ingen krise. Forslag til vedtak: Fremlegget om økonomi tas til orientering Diskusjon: Kapitalsituasjonen, hva skal til for at vi får utfordret lokale kapitaleiere til å investere lokalt. Kan Flakstad Utvikling ta rollen med å koble prosjekter med kapital? Burde vi begynt å jobbe nå med hva som skjer med turistinformasjonen neste sesong, for eksempel? Vedtak: Fremlegget om økonomi tas til orientering Sak nr. 19/15 Videreføring av Flakstad Utvikling innledende diskusjon Om saken: Planlegging av videreføring av kompetansen og erfaringen som er opparbeidet i omstillingsperioden er et sentralt punkt i omstillingsarbeidet. Det forutsettes at det skal jobbes med dette i hele siste del av omstillingsperioden. Det er viktig at den mentale prosessen med å planlegge dette kommer tidlig i gang, slik at styret kan jobbe en stund med tanker og ideer før det skal formes strategier og planer basert på dette. Det er rimelig å tenke at en del tanker om dette bør formuleres i høst i forbindelse med utforming av Handlingsplan for 2016. Hvordan dette skal angripes og hva man velger å vektlegge er i stor grad en vurderingssak, hvor styret og kommunen som eier nødvendigvis må legge de sentrale premissene. Mulighetene er mange og denne oppgaven er meget vanskelig. Svært få omstillingsorganisasjoner lykkes ordentlig i denne delen av arbeidet. Observatører fra IN og Fylkeskommunen påpeker at mulighetene for å lykkes med dette øker dersom man planlegger godt og i god tid før omstillingsprogrammet avsluttes. Dette er grunnen til at denne saken foreslås løftet opp på dagsorden allerede nå. Styreleder Tor Henning Jørgensen har førstehånds erfaring med denne jobben gjennom sin posisjon som programleder i HALD omstillingsområde og har foreslått at arbeidet struktureres etter følgende hovedlinjer nå i starten: 1. Eier av programmet presenterer sine tanker om videreføring av omstillingsorganisasjonens kompetanse. 2. Styret gir sine innspill i tidlig fase av diskusjonen. 3. Styret beslutter hvordan den ønsker å angripe problemstillingen og delegerer oppgaver med planlegging eller innhenting av informasjon til administrasjonen. Forslag til vedtak: Styret ber administrasjonen forberede en sak som gir flere perspektiver på videreføring av omstillingsorganisasjonen senest til styremøtet i september 2015. 3
Diskusjon: Reiselivets hus? Hvem skal sørge for at man går fra ord til handling? Stein: Næringsforeningen må ha en nøkkel i forhold til videreføring. Viktig at dette settes på dagsorden tidlig. Kommunen har flere muligheter, for eksempel å kjøpe næringsutvikling fra et selskap. Det vil bli resultatet av en politisk prosess i så fall. Næringsutvikling er kjempeviktig, men det spørs om vi vil evne å bidra til videreføring. Erling: Samspill mellom kommunen og næringsforeningen/næringslivet er alfa og omega. Det er vanskelig å se for seg at kommunen skal drive Flakstad Utvikling videre. Næringslivet må på banen på en annen måte. Per: Viktig å ha noen som jobber full tid med dette. Har man erfaring med at fylket eller IN kan bidra med en viss pott penger slik at det kan drives videre. Tor Henning: Det sentrale her er at kommune, næringsforening og næringsliv samarbeider. Erling: Kan vi tenke samordning med Feltstasjon i Nusfjord for å få kritisk masse? Tor Henning: Det finnes muligheter for å samle næringsutvikling også på kommunalt nivå her. Næringssjef i Vestvågøy og Moskenes i alle fall? FU kan f eks være næringssjef. Per: Fremover bør vi være tydeligere på hvor vi har fokus og kanskje bli flinkere på å være en aktiv medhjelper for å skaffe finansiering til å drive prosjektet. Einar: Hva er kundene? Næringsrådgivning for kommuner? IKT-tjenester? Økonomi? Administrasjon? At det er mulig å selge produkter og kompetanse til kommuner er fullt mulig. Veien å gå er det vi som må gi noen føringer om. Marit: Kjennskap til bedriftene i området er en viktig innsatsfaktor som må tas vare på. Det har verdi for det lokale næringslivet. Miriam: Spørsmålet er like mye om vi har folk til å drive videre. Vi bør også sørge for at den kompetansen som sitter i de ansatte i FU vil være med videre. Vedtak: Styret ber administrasjonen forberede en sak som gir flere perspektiver på videreføring av omstillingsorganisasjonen til styremøtet i september 2015. Sak nr. 20/15 Informasjon om den forestående generalforsamlingen Om saken: Styret ba administrasjonen innkalle til og forberede generalforsamling i slutten av mars 2015. I arbeidet med å forberede generalforsamlingen kom det imidlertid opp en del elementer som krevde at eierne fikk tid til å møtes og diskutere før selve generalforsamlingen. Det som blant annet var tema var: 1. Hvordan nomineres og utpekes nye styremedlemmer. Spesielt fokus var på den plassen som kommunestyret utpeker. 2. Hvordan opprettholder man kjønnsbalansen i styret på best mulig måte og hvordan skaper man forutsigbarhet for dette også sett opp mot den politiske nominasjonen som skjer i kommunestyret. 3. Hvilke rolle har/ bør Valgkomiteen ha i denne jobben. Dette førte til at generalforsamlingen ble forskjøvet først litt og deretter litt til. Til slutt endte man opp med at det enkleste ville være å avholde generalforsamlingen på samme dag som styremøtet, siden styreleder Tor Henning Jørgensen da likevel er i Flakstad. 4
Diskusjonen mellom eierne førte til en del forslag til endringer av vedtektene som dreier utvelgelse av styremedlemmer bort fra en representativ styre-ordning og over mot en mer kompetanse-basert utvelgelse. Forslag til vedtak: Fremlegget om den forestående generalforsamlingen tas til orientering Diskusjon: Vedtak: Fremlegget om den forestående generalforsamlingen tas til orientering. Stemmer: Sak nr. 21/15 Eventuelt 1) Spørsmål angående Unstad/ Flakstad Arctic Det snakkes om at Flakstad Utvikling finansierer husleie for Flakstad Arctic og at det er grunnen til at de har så stor suksess. : Administrasjonen redegjorde for de prosjekter der Flakstad Arctic har mottatt støtte fra FU. 2) Spørsmål angående finansiering fiskeri /Jostein Fredriksen: Vi skal investere i ny kvote, men har FU mulighet for å bidra eventuelt hvordan? Vedtak ved forrige korsvei: «Det vedtas et maksbeløp for støtte til planlegging slik at støtten til etablering av nytt rederi settes til 400.000, støtte til bygging av nytt fartøy settes til 200.000 og støtte til bytte av fartøy settes til 200.000 kroner. Kostnader som godkjennes er: Egenarbeid, tegnekostnader, advokathjelp, konsulenthjelp, meglerhonorarer. 50 % i støtte som hovedregel.» Per: Det går an å ta dette opp til ny vurdering og eventuelt bidra med 50 % av konsulentkostnaden. Marit: Hva med å invitere landsiden med på å finansiere deler av dette, mot at de får leveranser? Tor Henning: Vi bør ta saken opp til ny vurdering på neste styremøte. Styret ba administrasjonen legge frem en sak der denne diskusjonen tas opp igjen til diskusjon på neste møte. 3) Kommunens hjemmeside mangler informasjon om mange lokale elementer. Flakstad Utvikling og Nubben barnehage, for eksempel er ikke godt nok informert. Kanskje burde det ha blitt jobbet i FU med hva som kan gjøres med informasjonen hos kommunen som vil bidra positivt for næringslivet. 4) Rolf sin egen næringsutvikling: 5
Godkjenning av referat: ------------------------------- ------------------------------- -------------------------------- Tor Henning Jørgensen Einar Benjaminsen Hilde Rødås Johnsen (styreleder) (styrets nestleder) ------------------------------- --------------------------------- -------------------------------- Erling Sandnes Jostein Fredriksen Miriam Berre -------------------------------- -------------------------------- Per Benjaminsen Marit Stokvik Johansen 6