KONTROLLUTVALGET I GJEMNES KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 1/17 Møtedato: 16.2.2017 Tid: Kl. 13.00 kl. 16.45 Møtested: Kantina, Gjemnes kommunehus Sak nr: 01/17 08/17 Møteleder: Møtende medlemmer: Forfall: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Av øvrige møtte: Øyvind Gjøen, leder (H) Kristine Måløy, nestleder (Krf) Geir Berg (Ap) Erik Aspen Bakke (Frp) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Kari Roset Holten (Sp) Ingen Ingen Ingen Jane Anita Aspen, daglig leder Bjarne Dyrnes, regnskapsrevisor Ragnhild Kleive, avdelingsleder helse (under OS 05/17) Birgit Eliassen, rådmann (under OS 05/17 og sak 03/17) Per Olav Eide, økonomisjef (under OS 05/17 og sak 03/17) Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Underveis i møtet ble det bestemt at OS 05/17 og sak 03/17 ble behandlet etter sak 04/17. Innkalling og sakliste ble godkjent med denne endringen. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 01/17 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 5. DESEMBER 2016 PS 02/17 PS 03/17 REFERAT OG ORIENTERINGER OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «INNFØRING AV EIENDOMSSKATT I GJEMNES KOMMUNE» PS 04/17 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 2. HALVÅR 2016 PS 05/17 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2016 PS 06/17 MØTEPLAN FOR 2017 PS 07/17 PS 08/17 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 9
PS 01/17 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 5. DESEMBER 2016 Protokollen fra møte 5. desember 2016 godkjennes. Til å signere protokollen velges: 1. Kristine Måløy 2. Kari Roset Holten Det foreslås at Kristine Måløy og Kari Roset Holten velges til å underskrive protokollen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer (5 voterende) Sekretariatets innstilling: Protokollen fra møte 5. desember 2016 godkjennes. Disse velges til å underskrive protokollen: 1.. 2.. PS 02/17 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 01/17 Avvikling av Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal - saksprotokoll fra kommunestyrets møte 13.12.2016 i sak 87/16. RS 02/17 Referat fra representantskapsmøte i Møre og Romsdal Revisjon IKS, 10.1.2017. RS 03/17 Protokoll fra styremøte i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal 30.11.2016. RS 04/17 Budsjett 2017 for revisjon pensjonsforpliktelser for tidligere ansatte, brev datert 31.1.2017 fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 til deltakerkommunene. Orienteringssaker: OS 01/17 Endring i forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltningkortsiktige lån brev fra Kommunal og moderniseringsdepartementet til kommunene datert 15.11.2016. Sekretær viser til at det nå blir forskriftsfestet at det i rapporteringen fra administrasjonen til kommunestyret skal opplyses om verdien av lån som forfaller, og som må refinansieres innen 12 måneder. Side 2 av 9
Regnskapsrevisor Bjarne Dyrnes forklarte at bakgrunnen for at det nå kommer et slikt krav, er at det ligger en del risiko i dette med kortsiktige lån. OS 02/17 OS 03/17 Informasjonsskriv 1/2016 Valgt revisors ansvar for revisjonsoppgaver utført av andre, skriv til NKRF sine medlemmer fra NKRF sin Forvaltningsrevisjonskomité, datert 8.12.2016. Sekretær informerte om at dette er en aktuell problemstilling dersom kontrollutvalget velger et forvaltningsrevisjonsprosjekt som Møre og Romsdal Revisjon IKS ikke har kompetanse til å gjennomføre, eller dersom revisjonsselskapet ikke har kapasitet t.d. ved vakanser. I slike tilfeller kan revisjonen måtte kjøpe tjenester hos andre, og dette skrivet reguleree da revisjonen sitt ansvar for at revisjonsstandardene blir fulgt. Informasjonsskriv 7/2016 Revisors vurderinger av vesentlighet med vekt på planleggingsfasen ved revisjon av regnskaper i kommunal sektor, skriv til NKRF sine medlemmer fra NKRF`s Revisjonskomité, datert 15.11.2016. Skrivet er laget av revisorer til revisorer og er derfor noe vanskelig tilgjengelig for utvalget. Sekretær understreker at skrivet også tar opp at det kan være viktig for forståelse av revisor sitt arbeid med revisjon av kommuneregnskapet, at konseptet knyttet til vesentlighet blir kommunisert med kontrollutvalget. OS 04/17 Forbundsbasert kvalitetskontroll vedr. Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal 2016 Orienteringen var unntatt offentlighet jf. offentlighetsloven 13 og forvaltningslova 13, 1.ledd nr. 2. Da dette er et bedriftsinternt dokument. Møtet ble lukket under denne orienteringen. De som var tilstede var utvalgsmedlemmene, sekretær og revisjonen. Kopi av rapport fra NKRF sin kvalitetskontrollkomite - forbundsbasert kvalitetskontroll utført 2016, samt Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal sine kommentarer til kontrollen, ble innledningsvis delt ut til medlemmene. Sekretær orienterte utvalget og regnskapsrevisor Bjarne Dyrnes svarte på spørsmål. Møtet ble åpnet igjen, etter denne orienteringssaken. OS 05/17 Eldreomsorg i Gjemnes kommune Dette er en sak fra kontrollutvalgets oppfølgingsliste, som utvalget har bedt om en orientering om. Bakgrunnen var Gjemnes kommunes plassering på Kommune barometeret for 2015. Avdelingsleder-Helse, Ragnhild Kleive orienterte utvalget. Innledningsvis delte Kleive ut et notat til utvalgsmedlemmene med hovedpunkt fra orienteringen, oversikt over indikatorer for 2016 og Pleie og omsorg-nøkkeltall, reviderte tall per 15.06.2016 fra SSB. Før orienteringen hadde Ragnhild Kleive vært i kontakt med Kommunal rapport og den som har ansvaret for Kommune barometeret. Vedkommende kunne opplyse om at plasseringen til kommunen var endret fra 403 til 383 plass etter reviderte tall per 15.6.2016. Kleive sier at det ble presisert at målingen ikke sier noe om kvalitet på tjenestene i kommunen, men er et resultat som er basert på noen utvalgte indikatorer som de mener er viktige å måle på. Et eksempel på en indikator som Gjemnes kommune kommer dårlig ut på, er gjennomsnittlig antall tildelte timer pr. uke i praktisk bistand. Grunnen er at kommunen ikke har brukere i hjemmetjenesten som er regnet som ressurskrevende. Dette er ikke noe som burde slå negativt ut på barometeret, sier Kleive. Kommunal rapport vurderer å ta ut denne indikatoren fra barometeret. Andre indikatorer som slo spesielt negativt ut for Gjemnes kommune, er at kommunen har få rom på institusjon med eget bad, og at tjenesten ikke har foretatt brukerundersøkelse de siste tre årene. I tillegg har de et forholdsvis lavt antall legetimer pr. uke pr. beboer på institusjon. Ved en feil er det også rapportert inn bare Side 3 av 9
halvparten av de reelle fysioterapitimer kommunen bruker på institusjon. Dette er rettet opp, slik at det vil være riktige KOSTRA-tall for denne indikatoren som ligger til grunn i barometeret for 2016. Indikatorer som slo positivt ut for kommunen er kommunen sin kapasitet til å ta imot utskrivningsklare pasienter, og at kommunen har en forholdsvis stor andel personer med fagkompetanse. Ragnhild Kleive sier at de har et brukerråd på sykehjemmet som møtes fire ganger i året. Brukerrådet gir er gode tilbakemeldinger på de ansatte og tjenestene. Brukerundersøkelse er på sin plass, sier Kleive. De prøver å få det til i løpet av året. Kontrollutvalget uttrykker at de ønsker rapport når brukerundersøkelsen er gjennomført. Rådmann Birgit Eliassen sier at det er viktig at de nå har et høyere nivå på kompetanse i sektoren, dette har de jobbet intensivt med å få til. Når det gjelder kvalitet på tjenestene, så sier rådmannen at hun bruker klagesaker som går til fylkesmannen og får medhold, som den beste indikatoren. Hun sier at siden hun tiltrådte som rådmann, så har det bare vært en slik klagesak. Rådmannen sier at de bemanner ut fra en normalsituasjon. Når det gjelder presset de ansatte føler, så er nok det individuelt. Sykefraværet innen pleie og omsorg er lavt i Gjemnes kommune, sier Ragnhild Kleive. Økonomisjef Per Olav Eide sier at først når det nye sykehjemmet er på plass, vil en se en endring på Kommune barometeret. Avdelingsleder-Helse, Ragnhild Kleive, rådmann Birgit Eliassen og økonomisjef Per Olav Eide kommenterte og svarte på spørsmål undervegs i orienteringen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (5 voterende) PS 03/17 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT «INNFØRING AV EIENDOMSSKATT I GJEMNES KOMMUNE» Kontrollutvalget tar administrasjonens redegjørelse om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Innføring av eiendomsskatt i Gjemnes kommune, herunder revisjonens vurdering av kommunens oppfølging datert 3.2.2017, til orientering. Kontrollutvalget ønsker å følge saken til eiendomsskattevedtektene er ferdig revidert. Sekretær tok innledningsvis opp spørsmål om utvalgsleders habilitet, med henvisning til at Øyvind Gjøen under behandling av forvaltningsrevisjonsrapporten i 2015 ble erklært inhabil til å være med å behandle rapporten jf. forvaltningsloven 6 1. ledd bokstav c), da Gjøens kone er medlem av sakkyndig ankenemd. Forvaltningsrevisjonsrapporten har blant annet vurdert denne nemdas arbeid. Før votering over habilitetsspørsmålet fikk utvalgsleder Øyvind Gjøen anledning til å fremføre sin vurdering. Gjøen gir utrykk for at han mener han er habil, da kontrollutvalget ikke skal vurdere noen saker som sakkyndig ankenemd har behandlet. Side 4 av 9
Øyvind Gjøen trakk seg tilbake og nestleder Kristine Måløy gikk inn som leder under votering over habilitetsspørsmålet. Kontrollutvalget besluttet at Øyvind Gjøen er habil til å delta i behandling av denne saken med 3 mot 1 (Ap) stemme. (4 voterende) Utvalgsleder Øyvind Gjøen tiltrådde møtet og ledet behandlingen av saken. Sekretær oppsummerte innledningsvis hva som var problemstillingene som ble undersøkt i forvaltningsrevisjonsrapporten og hvilke anbefalinger som kommunestyret vedtok at rådmannen skulle følge opp. Revisjonen har kommet med en tilbakemelding til kontrollutvalget der de vurderer at rådmannen har gitt svar på hvordan rapporten er fulgt opp. Rådmannen informerte om at sakkyndig ankenemd er informert om innholdet i vedtektene som regulerer bl.a. håndtering av saksdokument unntatt offentlighet. Nemda er informert om at de kan ta det opp, dersom de mener at det bør vedtas et unntak for deres nemd når det gjelder utsending av dokument unntatt offentlighet. Rådmannen opplyser at det etter at en er kommet over innføringsfasen, så behandler ankenemda få saker og det er få møter i året. Økonomisjef Per Olav Eide sier at forvaltningsrevisjonsrapporten er veldig god og har endatil vært brukt i retten. Eide opplyser at eiendomsskattevedtektene vil få marginale endringer. De vil trolig bli lagt frem for behandling i kommunestyre i neste møte. Det er blitt rådført med jurist i forhold til lovverket. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (5 voterende) PS 04/17 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 2. HALVÅR 2016 Kontrollutvalget tar revisjonens rapport til kontrollutvalget for 2. halvår 2016 til orientering. Kontrollutvalget ber om at revisjonen ved neste halvårsrapport rapporterer status fra revisjonen på revisjons- og risikoområder i revisjonsplanen. Sekretær orienterte om bakgrunnen for sekretariatets innstilling om en grundigere rapportering enn det som har vært tidligere, særlig når det gjelder regnskapsrevisjon. Dette for at kontrollutvalget skal få bedre innsikt i revisjonen sitt arbeid og hva som blir avdekt. Dette gir kontrollutvalget et bedre grunnlag for vurdering av kontrollhandlinger. Sekretær utrykte også sin bekymring for at det kan se ut til at kommunen har hatt minimalt med revisjonstjenester 2. halvår 2016. Regnskapsrevisor Bjarne Dyrnes understreker at revisjonen skal være forsvarlig. Dyrnes har nylig blitt oppdragsansvarlig revisor for Gjemnes kommune og har ikke full oversikt over hva Side 5 av 9
som er gjort tidligere. Han har nå hatt møte med ledelsen i kommunen og det vil bli trukket med flere revisorer i arbeidet med kommunen. Kontrollutvalget etterspør hvordan situasjonen er når det gjelder refusjon sykepenger, som har vært en utfordring tidligere. Det kan ikke Dyrnes svare på, men han lover at han skal følge det opp. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (5 voterende) PS 05/17 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2016 Kontrollutvalget vedtar årsmelding for 2016. Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 tas til orientering. Sekretær orienterte om årsmeldingen og svarte på spørsmål. Sekretær lovet å sjekke et årstall i meldingen, og korrigere om det er nødvendig. Det fremkom ikke forslag til endinger i årsmeldingen Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling (5 voterende) PS 06/17 MØTEPLAN FOR 2017 Følgende møteplan for 2017 godkjennes: Uke Dato Møte nr Saker til behandling 7 16.02. 1/17 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport Revisjonens rapport til kontrollutvalget for 2. halvår 2016 Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 Møteplan for 2017 12 20.03. 2/17 Virksomhetsbesøk? 21 22.05. 3/17 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 for Gjemnes kommune Økonomirapport 1. kvartal 2017 38 20.09. 4/17 Økonomirapport 2. kvartal 2017 Revisjonsplan for revisjonsåret 2017 Revisjonens rapport til kontrollutvalget for 1. halvår 2017 Budsjett for kontroll og tilsyn for 2018 Bestilling av revisjonsprosjekt 46 15.11. 5/17 Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomirapport 3. kvartal 2017 Side 6 av 9
Kontrollutvalgets leder, i samråd med sekretariatet, gis fullmakt til å foreta endringer av møtedatoer dersom det blir nødvendig. Sekretær orienterte og redegjorde for møteplanen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) PS 07/17 OPPFØLGINGSLISTE Følgende saker føres opp på oppfølgingslisten: Tilsynsrapport «Kommunal beredskapsplikt» Rapporten ble lagt frem i kontrollutvalgets møte 05.11.2015 sak OS 11/15. A. Høgset orienterte utvalget. Fylkesmannen har godkjent en plan for lukking av de 4 avvikene. I planen går det frem at avvikene skal være lukket innen 01.06.16. Kontrollutvalget ønsker å følge saken til k-styret har fattet endelig vedtak om beredskapsplanverket Refusjon sykepenger Revisjonens rapport 2. halvår 2015 omtaler en uavklart fordring på refusjon sykepenger fra 2013 på kr 777 824,- som må undersøkes nærmere for eventuelle tap, dvs. om fordringen er reel. Kontrollutvalget ønsker informasjon fra administrasjonen om eventuelle tap, samt orientering om rutiner for refusjon sykepenger og hvilket arbeid som blir gjort for å undersøke uavklarte fordringer. Eldreomsorg i Gjemnes kommune I kommunebarometeret skårer Gjemnes jevnt bra, men når det gjelder eldreomsorg kommer Gjemnes kommune på 403 plass. Dette er dårligst i regionen, ned 47 plasser fra året før. Administrasjonen ble i KU-møte 09.05.16, sak 14/16 Eventuelt, spurt om orientering/vurdering om deres syn på tallene. Rådmannen vil analysere tallene nærmere, men sier at det kan se ut som at det at pasientene på sykehjemmet ikke har eget bad slår dårlig ut. Utvalget vil få tilsendt informasjon om metoden som er brukt for å komme frem til skår i Kommunebarometeret. Etter at utvalget har fått sett på bakgrunnen for tallene, vil de vurdere om dette er noe de ønsker å følge opp nærmere. 16.02.17: Avd.leder-Helse, Ragnhild Kleive og rådmann Birgit Eliassen orienterte utvalget jf. OS 05/17. KU ønsker tilsendt rapport etter at brukerundersøkelsen er gjennomført. I dagens møte ble det orientert knyttet til følgende sak på oppfølgingslista: Eldreomsorg i Gjemnes kommune Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget, disse føres på oppfølgingslisten for 2017. Det ble ikke forslått å føre opp nye saker på oppfølgingslista. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Side 7 av 9
Sekretariatets innstilling Følgende saker føres opp på oppfølgingslisten: PS 08/16 EVENTUELT Referat fra NKRF`s kontrollutvalgskonferanse 3.-4. februar 2016 Denne orienteringen ble utsatt til neste møte Invitasjon til regnskapskurs Korleis lese og forstå kommunalt rekneskap? Fylkeskommunen arrangerer kurs for kontrollutvalg 2. mars 2017 Konklusjon Erik Aspen Bakke deltar på kurset. Geir Berg, er vara dersom Bakke blir forhindret fra å delta. Virksomhetsbesøk ev. orientering fra enhetsleder I kontrollutvalgets møteplan er det satt av tid til besøk i en kommunal virksomhet. Alternativt kan en enhetsleder inviteres til å gi informasjon om sin enhet. Utvalgsmedlemmene hadde en diskusjon om ulike virksomheter som kunne være aktuelle for et virksomhetsbesøk eller informasjon fra enhetsleder. Det kom forslag om Batnfjord Skule eller Gjemnes sjukeheim Konklusjon Utvalgets medlemmer ønsker å gjennomføre et virksomhetsbesøk på Gjemnes sjukeheim i forbindelse med kontrollutvalgets møte 20. mars 2017 Sekretær får ansvar for å komme med forslag til stikkord for virksomhetsbesøket og formidle dem på e-post til utvalgsmedlemmene. Utvalgsmedlemmene korrigerer og godkjenner stikkordene på e-post. Beregning av renovasjonsavgift Kontrollutvalgets leder har fått et spørsmål knyttet til beregning av renovasjonsavgift. Hvorfor er det et så stort påslaget som tillegges prislisten fra RIR? I Gjemnes kommune er dette påslaget på 17 %. Dette spørsmålet blir utsatt til neste møte. Diverse informasjon fra rådmann til kontrollutvalget Rådmann Birgit Eliassen var inne i kontrollutvalgets møte under behandling av sak 03/17 og OS 05/17. Samtidig ga rådmannen noe informasjon og svarte på spørsmål knyttet til andre saker som var til behandling i dagens møte. Det kan oppsummeres slik: Når det gjelder sak 01/17protokoll fra kontrollutvalgsmøte 5.12.2016, så reagert rådmannen på at det stod i protokollen at det var beklagelig at rådmannen ikke kunne være tilstede under behandling av tertialrapporten. Utvalgsleder forsikrer om at det var et uttrykk for at utvalget gjerne vil ha rådmannen tilstede. Økonomisjef Per Olav Eide sier at kommunestyret ikke har gitt uttrykk for at de synes tertialrapporten er vanskelig å lese, og bemerker at det står feil i protokollen. Økonomisjefen bemerker at det ikke kan være et oppsett etter budsjettskjema 1A og 1B det ønskes, det må være regnskapsskjema. Sekretær beklager hvis det er skrevet feil. Side 8 av 9
Økonomisjefen tilbyr utvalget å ha opplæring for kontrollutvalget i forståelse av kommuneregnskapet. Når det gjelder sak 04/17 - Rådmannen gir over for kontrollutvalget uttrykk for at administrasjonen har savnet revisjonen. De ønsker å ha oversikt over hva revisjonen har gjort, slik at de kan være trygg for at regnskapet er korrekt. Slik det har vært det siste halve året så har det ikke vært noen dialog mellom revisjonen og administrasjonen. Når det gjelder sak 05/17 - Rådmannen beklager at protokollene fra kontrollutvalget ikke har blitt lagt frem som referatsak for kommunestyret, det skal hun følge opp. Øyvind Gjøen Kristine Måløy Geir Berg leder nestleder Kari Roset Holten Erik Aspen Bakke Jane Anita Aspen sekretær Side 9 av 9