Artikkel nr 2 NS 8405 I 10 ARTIKLER Innholdsfortegnelse: 9. februar 2011 2. OPPSTARTSMØTE, FREMDRIFTSPLAN, BYGGEMØTER M.V.... 1 2.1. Begrepet byggherre... 1 2.2. Tilbuds-/anbudsfasen... 2 2.3. Særvilkår i kontrakten... 2 2.4. Prosjektlederens ansvar for kontraktens bestemmelser... 2 2.5. Bankgarantier. (Pkt. 9, sikkerhetsstillelse)... 3 2.6. Mengdekontroll (Pkt. 27.2)... 3 2.7. Fremdriftsplaner og dagmulkt... 4 2.8. Oppstartmøte og spesielle møter (Pkt. 7.2)... 4 2.9. Varsler og krav (Pkt. 8)... 5 2. OPPSTARTSMØTE, FREMDRIFTS- PLAN, BYGGEMØTER M.V. Denne artikkelen tar for seg de prosedyrer som må ivaretas for å følge kontraktsforpliktelsene i NS 8405 fram til oppstarten av prosjektet. Ved å være presis og punktlig før oppstart av byggeprosjektet vil vanskeligheter kunne unngås og risikoen for konflikter som følge av mulige misforståelser vil kunne reduseres. 2.1. Begrepet byggherre Når undertegnede benytter oppdragsgiver der hvor standarden bruker begrepet byggherre, er det for å markere at kontrakten ofte også brukes mellom totalentreprenør og underentreprenør. Derfor kan oppdragsgiver være mer treffende som fellesbenevnelse for denne fremstilling.
2.2. Tilbuds-/anbudsfasen Lov om offentlige anskaffelser benytter begrepet Tilbud og NS 8400/NS 8410 benytter begrepet Anbud. Det er ingen vesensforskjell på disse to begrepene. Entreprenøren må være nøye med å lese kontraktsteksten i tilbudsgrunnlaget. Ofte er tilbudsgrunnlaget tatt inn i kapittel 0 i med eventuelle henvisning til vedlegg. Her kan det ligge et betydelig tapspotensiale for entreprenøren i den grad han ikke har gjort seg godt nok kjent med innholdet. For eksempel kan det stå i kontraktsgrunnlaget at entreprenøren har ansvar for en bestemt funksjon noe som gjør at entreprenøren da også har påtatt seg et prosjekteringsansvar han i utgangspunktet ellers ikke ville ha. Dersom annet ikke er avtalt, er det bare prisbærende poster (poster hvor det skal fylles inn en pris) som inngår i kontrakten. Har entreprenøren latt være å fylle ut en post eller fyller den ut med kr. 0 er den også inkludert i arbeidene med mindre det forligger et gyldig forbehold på nettopp denne posten. En ikke utfylt post skal med andre ord også utføres, men entreprenøren har da påtatt seg å utføre arbeidet under denne posten uten at utførelsen skal faktureres. Arbeid som ikke er angitt med en prisbærende post kan det kreves ekstra betalt for. Det gjelder som utgangspunkt også for eksempel en innledende tekst til et kapittel i tilbudsforespørselen som ikke er bedt om pris på. 2.3. Særvilkår i kontrakten Entreprenøren må være særlig oppmerksom på avvik fra NS 8405 Pkt. 3.1 som omhandler rekkefølgen på prioriteten på dokumentene ved motstrid. Ved at oppdragsgiver endrer rekkefølgen vil for eksempel et forhold i tilbudet kunne bli ekskludert dersom oppdragsgiver i tilbudsforespørselen gir forespørselen prioritet foran selvet tilbudet. En underentreprenør må være oppmerksom på at hovedentreprenøren ofte har tatt inn særlige unntak fra standarden overfor sine underentreprenører. Det gjelder både om det benyttes NS 8405 eller NS 8415 mellom hovedentreprenøren og underentreprenøren. Ett eksempel er at underentreprenøren i sin kontrakt fraskriver seg rett til tillegg som hovedentreprenørens oppdragsgiver ikke vil akseptere som tillegg. Et annet eksempel er at underentreprenøren kun skal få rett til betaling for time- og materiallister ved regningsarbeider som hovedentreprenøren har godkjent. En slik bestemmelse avviker fra standarden. Etter NS 8405/NS 8415 har underentreprenøren rett til betaling for regningsarbeider som er varslet og korrekt sendt inn til hovedentreprenøren selv uten godkjennelse fra oppdragsgiver. 2.4. Prosjektlederens ansvar for kontraktens bestemmelser Prosjektlederne på begge sider skal samarbeide. Det er derfor ikke nok at prosjektlederen selv kjenner kontrakten, men at prosjektlederne på begge sider har en felles forståelse av kontrakten. Manglende kjennskap eller manglende felles forståelse av kontrakten har lett for å skape tvister. Advokatfirmaet Tryti & Co 2 NS 8405 i 10 artikler. Nr 2
Prosjektlederen kan med fordel ha en egen sjekkliste på de tiltak han skal ha gjennomført før oppstart. Prosjektlederen bør videre bør lage en egen liste over de forhold som er spesielle for denne konkrete kontrakten og som avviker fra standarden. 2.5. Bankgarantier. (Pkt. 9, sikkerhetsstillelse) Hver av partene skal stille bankgaranti med mindre annet er avtalt. Denne skal fremskaffes uten ugrunnet opphold og senest 14 dager etter at den andre parten har meddelt sin sikkerhet. Entreprenøren plikter ikke å starte arbeidene før oppdragsgiverns bankgaranti er mottatt (Pkt. 9.3 første ledd, andre setning). Entreprenøren plikter imidlertid å varsle forsinket oppstart med tilhørende krav om fristforlengelse og eventuelt dekning av merkostnader, dersom han skal utsette oppstarten med denne begrunnelse. Oppdragsgiver har ikke plikt til å betale avdrag før entreprenørens bankgaranti er mottatt(pkt. 9.2, første avsnitt, tredje setning). 2.6. Mengdekontroll (Pkt. 27.2) I NS 8405 skal mengden under hver post være angitt, og utgangspunktet i NS 8405 er at endring av mengdene gi grunnlag for opp- eller nedjustering av vederlaget basert på enhetsprisene. I den grad entreprenøren skal bære risikoen for at de beskrevne mengder i tilbudsforespørselen er korrekte, må det være avtalt. Normalt skjer overføring av risiko for mengder ved at partene fyller ut bestemmelsen i kontraktsskjemaet NS 8405 A Pkt. 4. Er bestemmelsen om mengdekontroll i dette skjemaet ikke utfylt betyr det at mengdene kan reguleres etter det faktiske medgåtte mengder når endelige mengder er klare. Avtales det mengdekontroll, fastsettes det en dato for når entreprenøren senest må komme med sine krav om endring av mengder på de enkelte poster. Dersom entreprenøren oversitter den avtalte fristen for mengdekontroll, har entreprenøren også risikoen for tap og eventuell gevinst dersom massene viser seg å være satt for lavt eller for høyt. Finner entreprenøren grunn til å fremme krav om endrede mengder, må de endrede mengder meldes til oppdragsgiver. Oppdragsgiver har da 1 måned til å motsette seg de endrende mengdene entreprenøren har beregnet. Oversitter oppdragsgiveren denne fristen er det entreprenørens justerte mengder som gjelder. Selv om det er avtalt mengdekontroll og fristene i henhold til mengdekontroll er utløpt vil det fortsatt være anledning for entreprenøren og oppdragsgiver å kreve endring av mengdene. Det er i de tilfellene hvor avviket er vesentlig eller at feilberegningen av massene ikke kunne forventes å bli oppdaget av entreprenøren ved vanlig aktsom kontroll. (Pkt. 27, fjerde ledd.) Dette er en sikkerhetsventil mot urimelig resultat som følge av mengdekontrollen. Denne muligheten er ny i forhold til forgjengeren til NS 8405, NS 3430. Advokatfirmaet Tryti & Co 3 NS 8405 i 10 artikler. Nr 2
2.7. Fremdriftsplaner og dagmulkt Etter Pkt. 19.7 plikter oppdragsgiver å lage en oversikt over koordineringen av aktørene i byggesaken innen fire uker fra kontraktsdato. Denne koordineringsplanen skal være basert på den sluttdato som fremgår av kontrakten mellom partene. Det slurves ofte fra oppdragsgiver med å lage plan for koordinering. Da bør entreprenøren kreve planen fremlagt. Mottas ikke slik plan etter en purring med frist, har entreprenøren rett til å forholde seg til det han vil kunne vurdere som en normal koordineringplan for prosjektet. Forutsatt at koordineringsplan er mottatt innen 4-ukers fristen, har entreprenøren plikt til å oversende sin fremdriftsplan innen seks uker fra kontraktsdato. Har entreprenøren purret på slik koordineringsplan fra oppdragsgiver uten å få denne, bør entreprenøren likevel innen de samme seks uker lage sin fremdriftsplan. Årsaken er at denne fremdriftsplanen er den planen entreprenøren skal melde eventuell fristforlengelse og dekning av merkostnader mot i den grad komplikasjoner i fremdriften skulle oppstå. Det betyr at dersom entreprenøren blir forsinket av andre entreprenører oppdragsgiveren svarer for eller av andre grunner ikke har den nødvendige tilkomst, skal entreprenøren melde avvik med eventuelle krav om fristforlengelse og dekning av merkostnader. Har entreprenøren ikke levert sin fremdriftsplan, vil det være langt vanskeligere for entreprenøren å nå fram med et slikt ellers berettiget krav. Det til tross for at oppdragsgivers forhold både forsinker entreprenøren og påfører entreprenøren merkostnader. Vær oppmerksom på forskjellen mellom fremdriftsplaner (Pkt. 18) og dagmulktsbelagte frister (Pkt. 34.1, annet avsnitt). Det fremgår her at delfrister i henhold til en fremdriftsplan ikke er dagmulktsbelagte med mindre dette uttrykkelig er avtalt. 2.8. Oppstartmøte og spesielle møter (Pkt. 7.2) Et oppstartsmøte, fremdriftsmøter eller andre møter i henhold til innkalling har samme betydning i forhold til kontrakten som byggemøter. Felles for alle disse møtene, er at det som er nedfelt i protokollen fra møtet er å anse som skriftlig avtalt. Dersom det på et byggemøte er enighet om noe som avviker fra det som fremgår av kontrakten, blir kontraktsforpliktelsene derved endret gjennom byggemøtereferatet. Konsekvensen er blant annet at advokaten ved en rettssak alltid må ha kontroll på om det er avtalt noe i byggemøteprotokollene som setter til side deler av den opprinnelige kontrakten mellom partene. Det illustrerer også hvor viktig byggemøtereferatene er. Det anbefales å holde et oppstartsmøte før de fysiske arbeider starter, hvor blant følgende bør gjennomgås; Hvem er partenes representanter og hvor skal meldinger sendes? Skal e-post betraktes som skriftlig eller ikke? Partenes bankgarantier Advokatfirmaet Tryti & Co 4 NS 8405 i 10 artikler. Nr 2
Oppdragsgivers koordineringsplan og entreprenørens fremdriftsplan Avtale om melding om avvik fra entreprenørens fremdriftsplan Melding om bruk av underentreprenører Enighet om hvilke varslingsskjemaer som skal benyttes Enighet om betydningen av at varsler og innsigelser skal skje uten ugrunnet opphold Fakturering og eventuelt utarbeidelse av en faktureringsplan Prosedyrer for innkalling, avholdelse og referat fra byggemøter Det bør avtales prosedyrer for avholdelse av byggemøter, innkalling til byggemøter og hvordan det skal føres protokoller fra byggemøter. Herunder må det avklares om det er begrensninger i kompetansen til de som stiller på byggemøtet. 2.9. Varsler og krav (Pkt. 8) I mangel av annen bestemmelse skal alle varsler være skriftlig. E-post er ikke skriftlig med mindre det spesifikt avtales. Her kan det ofte være så innarbeidet mellom partene at det likevel de facto anses å være avtalt e-post som skriftlighet, men det vil være et bevistema. Alt som er innført i byggemøtereferat eller tilsvarende referat regnes som skriftlig avtalt. Det betyr at hver av partene må møte med kompetent personell til byggemøtene. Det er videre viktig at det som blir avtalt på byggemøtet både blir referert i byggemøtereferatet og korrekt gjengitt. Krav om endring eller tillegg i et byggemøtereferat må fremmes uten ugrunnet opphold og senest i neste byggemøte. Dersom dette ikke er overholdt er referatets innhold ugjenkallelig. Oslo, 9. februar 2011 Advokat Helge A. Tryti www.tryti.no Kontakt: Advokatfirmaet Tryti og Co AS Akersgata 8 0158 Oslo Tlf +47 22 94 18 00 Faks + 47 22 94 18 01 E-post post@tryti.no Org 990 625 972 Medlem Den Norske Advokatforrening The Parlex Group Internasjonalt advokat-nettverk Advokatfirmaet Tryti & Co 5 NS 8405 i 10 artikler. Nr 2