AVTALETYPER og RISIKO innen eiendomsforvaltning og støttetjenester, sett med advokatens blikk FM-konferansen 2008 Telenor Expo 16. oktober 2008 v/ advokatfullmektig Anne Margrete Ringheim Oversikt over presentasjonen: 1. Presisering av emnet 2. Formål: Hvorfor inngå tjenesteavtaler? 3. Vanlige definisjoner 4. Regelverk av betydning for tjenesteavtaler - utgangspunkt: Full avtalefrihet 5. Sammenheng mellom pris og avtalestruktur 6. Hvilke tjenester ønskes omfattet? 7. Forutsetninger for en vellykket tjenesteavtale 8. Innholdet i kontrakten 9. Oppsummering
1. Presisering av emnet Forhold mellom oppdragsgiver ( Oppdragsgiver ) og tjenesteleverandør ( Leverandør ) Oppdragsgiver er normalt eier av ett eller flere bygg, men kan også ha påtatt seg forpliktelsen iht til annet avtaleverk Levering av en eller flere av følgende tjenester: forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling, for eksempel: Kundesenter Vakthold Regnskap Utleie Markedsføring Rengjøring Energi Noen situasjoner: Klassisk OPS forenklet modell Bank Låneavtale Kommune/stat OPS-selskap OPS-avtale (Ofte overordnede funksjonskrav/ funksjonsbeskrivelse) Entreprise (NS) Entreprenør Driftsselskap Drifts- og vedlikeholdsavtale (FM-avtale)
Annet eksempel FM-avtale som ledd i et eiendomsfond/selskap Andre investorer Investorer Investeringsselskap Potensiell Tjenesteavtale Fond Leverandør SPV SPV SPV SPV eiendom eiendom eiendom eiendom FM Avtale Eksempel på (komplisert) avtalestruktur FM-avtale Eier/Oppdragsgiver Avtaleforholdet gjelder mellom disse. Direktelevering av konkrete tjenester Konkrete tjenesteavtaler Leverandør Underleverandører Sideleverandør/ direkteleverandør Avtaleinngåelse som fullmektig Oppfølgingsansvar som representant for Eieren/Oppdragsgiver
2. Formål: Hvorfor inngå tjenesteavtaler? Konsentrasjon om kjernevirksomhet Stordriftsfordeler Unngå arbeidsgiveransvaret Unngå andre ansattefordeler /frynsegoder Kostnadsreduksjon Økt kompetanse Klare ansvarsforhold Risikooverføring 3. Vanlige definisjoner
3. Vanlige definisjoner Viktig utgangspunkt: Definisjonene har i liten grad rettslig betydning, og det er derfor innholdet i avtalene som er styrende for avtalenes rettslige omfang. Viktige begreper gis gjerne en egen definisjon i avtalen Facility Management Outsourcing Konkurranseutsetting OPS SLA Div. andre definisjoner Viktigere enn definisjoner Hvem har behov for tjenesten? Hvorfor har vi behov for å kjøpe inn en tjeneste? Hvilken tjeneste/hva skal kjøpes (heller beskriv dette enn å bruke begrepet)? For eiendomsselskaper; i hvilke bygg skal hvilke tjenester ytes og på hvilket kvalitetsnivå? Hva skal vi oppnå ved å kjøpe denne bestemte tjenesten? Hensiktsmessig å sette opp mål selv om avtalene regulerer langvarige innsatsforpliktelser.
4. Regelverk av betydning for tjenesteavtaler - utgangspunkt: Full avtalefrihet 4. Regelverk av betydning for tjenesteavtaler - utgangspunkt: Full avtalefrihet En tjenesteavtale vil i utgangspunktet kunne være så omfattende eller enkel som partene selv måtte ønske. I praksis er mange FM-avtaler etablert med utgangspunkt i alminnelig avtalerett eller entrepriserett. Men dette kan gi, og har gitt, mange dårlige avtaler En god tjenesteavtale er et konsept, ikke bare en avtale En god tjenesteavtale har normalt et langt tidsperspektiv Oppnåelse av delmål ift. økt kvalitet og besparelser innen gitte tidspunkter En god tjenesteavtale er et levende dokument CEN standard en huskeliste for hva som skal være med i avtalen (Guidance on how to prepare facility management agreements, utgitt av CEN European commmitee for standardization, May 2005)
4. Regelverk av betydning for tjenesteavtaler - regelverket om offentlige anskaffelser Reglene gjelder for alle statlige, kommunale og fylkeskommunale organer. Terskelverdier (kontraktsverdien) forskrift av 7. april 2006 (endret ved forskrift 20 februar 2008): Anslåtte verdi over 1,65 millioner kroner eks. mva. for vare- og tjenestekontrakter og 41 millioner kroner ekskl. mva. for bygge- og anleggskontrakter. For statlige myndigheter gjelder imidlertid forskriftens del III for vare- og tjenestekontrakter der den anslåtte verdi overstiger 1,05 millioner kroner eks. mva. Når den samlede anslåtte verdien av delkontrakter... overstiger verdiene ovenfor, kommer forskriftens del III til anvendelse på alle delkontraktene. Bygge- og anleggskontrakter som har en anslått verdi på under 8 millioner kroner eks. mva. og tjenestekontrakter og varekontrakter som har en anslått verdi på under 600.000 kroner eks. mva., kan likevel inngås etter forskriften del II, dersom den samlede verdi av disse delkontraktene ikke overstiger 20 prosent av samtlige delkontrakters sammenlagte verdi. Unntak: Anskaffelser over/under 500.000 eks mva. er unntatt reglene (selv om slike anskaffelser også skal baseres på konkurranse så langt som mulig), uansett protokollplikt for anskaffelser over 100 000 eks. mva. NB: Det gjelder ofte etiske retningslinjer i tillegg til de lovpålagte reglene Avtaler og virksomhetsoverdragelse Virksomhetsoverdragelse Overdragelse av innmat (verdiene i selskapet realiseres), overdragelse av aksjer og/eller selskapsrettslige beslutninger. Sammenhengen mellom FM-avtalen og virksomhetsoverdragelsen må reguleres/synliggjøres. Ved virksomhetsoverdragelser har de ansatte en rekke rettigheter Aktuelt dersom Oppdragsgiveren har ansatte (for eksempel eiendomsforvaltere, vaktmester eller liknende som skal overdras til Leverandøren Som hovedregel har de ansatte krav på å være med over til ny virksomhet, skiller seg fra situasjonen hvor det tidligere ikke har vært ansatte Ren FM Aktuelt eksempelvis dersom tjenesten ikke eksisterer på forhånd Ved kjøp av nybygg Når tjenesten har vært levert av andre tidligere (noen få unntak her i forhold til ansattes rettigheter som kan gå på tvers )
4. Regelverk av betydning for tjenesteavtaler - div. andre lover Skatterettslig Fradragsregler for mva Særlige krav til utleievirksomhet (utleievirksomhet som sådan kan med andre ord ikke outsources til hvem som helst) Særlige krav til regnskapsførsel Miljøkrav 5. Sammenheng mellom pris og avtalestruktur
5. Sammenheng mellom pris og avtalestruktur Faste priser viktig å ha klare skiller for hva som omfattes av hvilken pris hva som er endring/ikke endring, hva som utgjør et tillegg m.m. En klart avtalt totalpris, kan raskt endres ved uklare prisvedlegg og/eller uklare endringsregler og/eller uklare SLA er Viktig å ha klare regler for hvordan innkjøp skal gjøres, hvordan den enkelte tjeneste eller service gjennomføres, gode prisspesifikasjoner Ytelsesnivå viktig å ha riktige parameter for måling av ytelsen. Sparing på feil sted kan gi galt paramenter - og feil pris - selv om prisen isolert sett er god og riktig. 6. Forutsetninger for en vellykket tjenesteavtale
6. Forutsetninger for en vellykket tjenesteavtale Gode forberedelser, kunnskap innenfor ulike fagområder Felles forståelse av hvilket formål oppdragsgiver har med avtalen Kompetanse hos oppdragsgiver (innkjøpskompetanse) Tjenesteleverandør må ha forståelse for oppdragsgivers kjernevirksomhet Avtaleoppfølging fra begge parter Kommersielt balansert (begge skal tjene) Hensiktsmessige rutiner for rapportering og måling Viss varighet Gode løsninger på uforutsette problemer dialog Levende avtale 7. Innholdet i kontrakten
7. Innholdet i kontrakten - oversikt over strukturen Dokumentene i en avtale om kjøp og salg av tjenester består gjerne av: 1. Avtaledokumentet 2. Vedlegg (deriblant ytelsesbeskrivelse, SLA, prisbestemmelser m.m.) Dokumentene bør være sammensatt på en slik måte at det er mulig å bruke enkelte SLA er uten å kjenne hele avtalen, og slik at SLA ene kan revideres uten at hele avtalen må reforhandles ( levende dokument). Forhandlingssituasjonen kan selvsagt påvirke så vel utforming som innhold. Noen avtaler inngås ved tilbud og aksept, andre ved anbud, og atter andre etter forhandlinger med for eksempel forutgående term sheets, intensjonsavtaler m.m. 7. Innhold i kontrakt forenklet oversikt Parter Ytelse Motytelse Aksessoriske ytelser Vilkår, forutsetninger og prosedyreregler Tidslinje Regulering av den uforutsette utvikling Konfliktløsning
Eksempel på avtalestruktur (hovedavtalen): 1. a) Parter beskrivelse, oftest angitt ved organisasjonsnummer og evt. ytterligere relevante relasjoner 1. b) Varighet og opsjoner forlengelse, oppsigelse, endringer 1. c) Formål, beskrivelse av tjenesten Spesifiseres gjerne nærmere i vedleggene 1. d) Krav til leverandørens organisasjon og bemanning Krav om at spesielle ansatte må følge med, særlige krav til kompetanse, regulering av utskiftning av nøkkelpersonell 1. e) Krav til opplæring av oppdragsgiver/sikre informasjonsflyt oppover og nedover 1. f) Kontaktpunkt Varslingsrutiner, hvem varsles?, formkrav (skriftlig/muntlig?), frister 1. g) Pris Ofte regulert nærmere i vedlegg 1. h) Krav til Leverandøren Krav som ikke går direkte på bemanning (sml. d)), for eksempel ulike tillatelser 1. i) Oppdragsgivers medvirkningsplikt Viktig at avtalen fungerer i det daglige (avtalen skal brukes) Oppdragsgiver må ikke påta seg større medvirkningsplikt enn han har apparat til å følge opp. Avtalens formål må ikke begrenses pga. medvirkningsplikten Konsekvenser ved brudd på medvirkningsplikten? 1. j) Underleverandører Adgang/plikt/ til å engasjere underleverandører Mulighet til å bytte ut underleverandører Underleverandør/sideleverandør eller direkteleverandør NB: sideleverandør eller direkteleverandør Oppdragsgiver har da risikoen for mangelfull levering fra disse, ikke Leverandøren.
1. k) Endringer og tilleggsarbeid Rett til endring Konsekvenser av endring: pris, frister, forsering 1. l) Frister 1. m) Mangler Hvilke avvik fra den avtale ytelsen utgjør en mangel (definisjonsspørsmål) Hensiktsmessige målinger og rapporteringer (ofte et teknisk og ikke juridisk spørsmål) Sml. Forsinkelse og frister, sml. misligholdsbeføyelser 1. n) Misligholdsbeføyelser Prisavslag Erstatning Retting Omlevering Heving Eksempel på misligholdsregulering: Ved mangelfull utføring av Avtalen (både forsinkelser og mangler) kan Oppdragsgiver kreve at Leverandøren innen 10 dager legger frem en plan for hvordan manglene skal rettes opp. Oppdragsgiver har rett til å holde tilbake betaling til Leverandøren (tilbakeholdsrett), uten at det påløper morarenter, inntil ovennevnte plan er godkjent av Oppdragsgiver. Basert på graden av mislighold av Leverandørens forpliktelser etter Avtalen skal Oppdragsgiver ha rett til å redusere sin betaling til Leverandøren (prisavslag/dagmulkt) i den perioden feilen eksisterer. Kategori A Alvorlige feil 100 % av honoraret Kategori B Driftsforstyrrende feil 50 % av honoraret Kategori C Mindre feil 10 % av honoraret Forts.
Eksempel på misligholdsregulering forts.: Gjentatte Kategori C feil, eller manglende retting av Kategori C feil, anses automatisk som Kategori B feil. Gjentatte Kategori B feil, eller manglende retting av Kategori B feil anses automatisk som Kategori A feil. Kategori A vil være feil som kritisk påvirker fremtidige utleiemuligheter eller forholdet til eksisterende leietakere negativt, eller andre forhold som kan knyttes til Leverandør og som medfører verdiforringelse og tapte inntektsmuligheter for Oppdragsgiver. Kategori B vil være forhold som påvirker dagens inntektsnivå, men som neppe kan sies å ha varige skadevirkninger ved rask utbedring. Kategori C dekker forhold som er mindre alvorlige, men som likevel på en signifikant måte har påvirket Oppdragsgiver negativt. Kan være hensiktsmessig med eksempler på typer av A-C feil (naturlig plassering i vedleggene), uten at dette utelukker at andre typer feil kan falle inn under kategoriene. 1. o) Diverse andre klausuler Forholdet mellom avtalens dokumenter og de ulike vedlegg (prioritet) Tvisteløsning Megling Ordinære domstoler Voldgift Lovvalg Forsikringsplikt
Eksempel på avtalestruktur - Vedlegg: 2) Vedlegg a) Ytelsesbeskrivelse generelt» 2) Vedlegg a) I, a II, a III etc: Ytelsesbeskrivelse SLA (Hver SLA utgjør da et underbilag til Ytelsesbeskrivelsen) 2) Vedlegg b) Pris 2) Vedlegg c) Frister, rapporteringsplikt og måling 2) Vedlegg d) Øvrige Vedlegg 7. Innholdet i kontrakten 2) Vedlegg a) Ytelsesbeskrivelse - generelt Funksjonsbeskrivelse/Ytelsesbeskrivelse: Viktig ramme og utgangspunkt Detaljer i vedlegg til vedlegget og/eller (under) SLA er
7. Innholdet i kontrakten 2) Vedlegg a) Ytelsesbeskrivelse - SLA Eksempler på SLA-innhold: Beskrivelse av tjenesten det er behov for Nærmere detaljer om tjenesten, herunder eksempelvis: Hva som faller innenfor og utenfor Materialer Sikkerhetsbestemmelser Pris, betaling m.m. Endringer Vedlegg Ideelt sett bør SLA en kun være en teknisk beskrivelse. All juss bør overlates til Avtaledokumentet, og sammenhengen mellom disse bør gå automatisk. Ved bruk av A, B og C feil, kan slike eksempler innlemmes her for å fremheve viktigheten av at en tjeneste leveres etter sitt innhold. 7. Innholdet i kontrakten 2) Vedlegg b) Pris Detaljering av honoraret og betalingsbetingelser, herunder betalingsplan, endringer, faktureringsrutiner, fakturagebyr, mv. Grunnprinsipper for fakturering av material-kostnader, reisekostnader og andre kostnader Kontroll og godkjennelse av fakturaer Betalingsfrist og tilbakeholdsrett Enkeltfakturaer eller samlefakturaer Forsinkelsesrente Sikkerhetsstillelse Erstatning ut over forsinkelsesrente?
7. Innholdet i kontrakten 2) Vedlegg c) Frister, rapporteringsplikt og måling Dersom enkeltfrister skal ha bestemte konsekvenser (for eksempel dagmulkt) bør disse fremkomme klart av vedlegg. Frister må avstemmes med avtaledokumentet, herunder muligheten for forsering m.m. Rapporteringsrutiner inkl. frister og målingsmetoder kan/bør konkretisere Ofte en sluttbruker/kunde i tillegg til Oppdragsgiver. Hva skal være avgjørende for om denne er fornøyd: Servicekvalitet (QoS Quality of Service), Opplevelseskvalitet (QoE Quality of Experience) eller begge deler? Og er det kunden eller Oppdragsgiver som skal være tilfreds? Hvem skal gjennomføre målingene, når skal de gjennomføres og hvem skal betale for disse? 7. Innholdet i kontrakten 2) Vedlegg d) Øvrige Vedlegg Må vurderes konkret, men eksempelvis: Kontaktpersoner Underleverandører Direkteleverandører M.m. (i sær detaljer knyttet opp mot Avtaledokumentet)
8. Oppsummering Samarbeid med ulike fagkyndige som har ulik bakgrunn og kompetanse Ha fokus på den konkrete oppdragsgiverens formål Tenk helhet i hele avtaleverket og avtalen skal være et hjelpemiddel hele tiden Takk for oppmerksomheten!