ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/70 Dokumentnr.: 34 Løpenr.: 204025/2017 Klassering: 105-188 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg 12.12.2017 17/40 Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget innbyr bystyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden 2018-2019 gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 (jf. pkt. 3.1 i planen). 1 2 3 4 5 6 7 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1400 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. 5. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. Fredrikstad, 29.11 2017
Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling 12.12.2017: Revisjonen presenterte den overordnede analysen for forvaltningsrevisjon 2018-2019 og gjennomgikk de enkelte potensielle risikoområdene. Kontrollutvalget presiserte at prosjektet - Anskaffelser og kontraktsoppfølging er allerede vedtatt av bystyret den 2.3 2017, samt at kontrollutvalget har vedtatt en prosjektplan i møte 12.12 2017, settes opp som nr. 1 i forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019. Kontrollutvalget vurderte og prioriterte 6 øvrige prosjekter i perioden 2018 2019. Etter en god diskusjon i utvalget ble følgende 6 prosjekter valgt: Investeringsprosjekters tidligfase Forebyggende arbeid psykisk helse Informasjonssikkerhet og Cyberangrep (utgangspunktet to prosjekter) Personvern Barnevern fokus på ettervern Korrupsjon Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling 12.12.2017: 1. Kontrollutvalget innbyr bystyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden 2018-2019 gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 (jf. pkt. 3.1 i planen). 1 Anskaffelser og kontraktsoppfølging (prosjekt vedtatt av bystyret 2.3 2017 og prosjektplan vedtatt av kontrollutvalget 12.12 2017) 2 Investeringsprosjekters tidligfase 3 Forebyggende arbeid psykisk helse 4 Informasjonssikkerhet og Cyberangrep 5 Personvern 6 Barnevern fokus på ettervern 7 Korrupsjon 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1400 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. 5. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. Rett utskrift, 14.12 2017 Bjørn Gulbrandsen
Vedlegg 1. Overordnet analyse for Sarpsborg kommune, datert 28.11 2017 2. Utkast til Plan for forvaltningsrevisjon 2018-2019 3. Rådmannens kommentarer til Overordnet analyse Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-møte 19.9 2017, sak 17/26 (Innledende dialog med revisor om overordnet analyse for forvaltningsrevisjon 2018-2019) Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 15.06 2004 skal Kontrollutvalget minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Østfold kommunerevisjon IKS har gjennomført overordnet analyse. Kartlegging av risiko gjøres gjennom flere ulike handlinger. Revisjonen skriver på side 5 i analysen: «Sentrale styringsdokumenter, slik som siste handlingsplan med budsjett, siste årsrapport og andre nye kommuneplaner, spiller en sentral rolle i kartleggingen. Gjennomgang av kommunens egne dokumenter bidrar dessuten til å kartlegge hva kommunen selv oppfatter som relevante risikofaktorer i kommende planperiode. Løpende dialog med forvaltningen i forbindelse med prosjektarbeid er en viktig kanal for informasjon. Det forekommer for eksempel at vi avdekker risikoområder som går utover det som revideres i den enkelte forvaltningsrevisjon. I denne sammenhengen må det også vises til at det avholdes møte med rådmannen i kartleggingsfasen, for å få administrasjonens innspill på aktuelle risikoområder i kommunen. Dette ble i år kombinert med det årlige politisk administrative møtet som ble avholdt den 25. september 2017. Det er dialog med kommuneansvarlig regnskapsrevisor for å kartlegge erfaringer og oppfatning av risikofaktorer innenfor ulike deler av kommunen. Ytterligere kan kontakt med øvrig fagmiljø, litteratur og publikasjoner på området, samt nyhetsbildet bidra til å kartlegge forhold som det kan være grunn til å se nærmere på. Nytt av i år er at vi har innledet en dialog med kommunens kontrollutvalg i alle eierkommunene i forhold til mulige felles risikoområder. Det har vært presentert en del forslag til slike områder, og i tillegg innhentet opplysninger om andre mulige felles risikoområder. I oktober ble det arrangert et fellesmøte med representanter for kommunene, KU-ene og ØKUS hvor forslag til fellesområder ble presentert, diskutert og vurdert. «
Vurdering Gjennom å vedta en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, bestemmer bystyret innholdet i og omfanget av forvaltningsrevisjonsarbeidet. Det medfører at bystyret kan ta en mer aktiv, bestemmende rolle og knytte forvaltningsrevisjonsarbeidet nærmere til seg. Det framgår av lovforarbeidene at dette er ment å styrke forvaltningsrevisjon i kommunene. Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. I følge forskriftens 9 er det kontrollutvalgets ansvar å påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt for 2018-2019 for til sammen brutto 2600 timer. Antall rapporter er avhengig av problemstillingene; om de søker å belyse et tema «i dybden», eller mer overordnet, på systemnivå. 1 Overordnet analyse beskriver forvaltningsrevisjonstema som kan være aktuelle (se vedlegg 1). Hva er viktig å vurdere når vi skal finne aktuelle tema for forvaltningsrevisjon? Virksomheten som drives i kommunene er omfattende og involverer mange ulike aktører med til dels ulike interesser i kommunens virksomhet. Ulike aktører med ulik ståsteder kan ha ulike oppfatninger om på hvilke områder av kommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Hvordan man vurderer temaenes vesentlighetsgrad avhenger av hvilket perspektiv man ser situasjonen fra: Fra et økonomisk perspektiv, vurdert ut ifra tjenesteområdets driftsutgifter sett i forhold til kommunens totale driftsutgifter Fra et politisk perspektiv, vurdert ut ifra hvilke tjenesteområder som har størst vesentlighet sett fra de folkevalgtes perspektiv. (her kan oppfatningene av vesentlighet varierer mellom de ulike politiske grupperingene - verdivurderinger) Fra brukernes perspektiv, vurdert ut ifra hva brukerne av kommunale tjenester anser som vesentlig Fra medarbeidernes perspektiv, vurdert ut ifra hva de ulike medarbeiderne innenfor et tjenesteområde anser som vesentligst. Fra et samfunns- og miljøperspektiv, vurdert ut ifra hva som er vesentligst ved kommunens virksomhet sett i forhold til storsamfunnet og miljøet Østfold kommunerevisjon har i sin analyse tatt utgangspunkt i perspektivene ovenfor, men har de valgt å forenkle ved å fokusere på tre hovedperspektiver: Brukerperspektivet Organisasjonsperspektivet (økonomi og medarbeider) Samfunnsperspektivet Det kan være en utfordring både å kategorisere og prioritere mellom områder. Men risikofaktorer som kontrollutvalget vurderer til å ha stor konsekvens og stor sannsynlighet må anses som de mest vesentlige, tilsvarende må risikofaktorer med liten konsekvens og liten sannsynlighet anses som lite vesentlig i denne sammenhengen. I analysen benytter revisjonen tre nivåer for sannsynlighet og konsekvens: lav (grønn), middels (gul) og høy (rød). Her er det de røde områdene som revisjonen finner mest vesentlig. 1 Gjennomsnittlig (hele landet) brukes det ca. 280 timer på et forvaltningsrevisjonsprosjekt. (Jf. Rapport 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane, KRD desember 2009, bygger på Nordlandsforsknings rapport 4/2007). I tillegg kommer tid til planlegging og administrasjon.
Det er ikke foretatt prioritering fra sekretariatets side. Kontrollutvalget står fritt til å ta inn andre forslag som ikke inngår i revisjonens analyse. Den endelige prioriteringslisten settes inn i vedlegg 2, forvaltningsrevisjonsplan, pkt. 3.1 og utgjør kontrollutvalgets forslag til forvaltningsrevisjonsplan for 2018-2019.