Protokollen er redigert noe vedrørende saksforberedelser og intern informasjon PROTOKOLL STYREMØTE 01/18 TORSDAG, 8. FEBRUAR 2018 Til stede: Forfall: Adm: Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe, Kjell Kvifte, Torgrim Bilstad og Isabel Bergerseter. Jon Syversen, Anne Kristine Linnestad og Glenn Due-Sørensen. Ida Kristin Gravermoen, Kent Simonsen, Øyvind Eide og Runar Sveen A: DISKUSJONSSAK Styret møter Ungdomsutvalget - Fem representanter presenterte seg og ble ønsket velkommen av AIKs styre. De som møtte var: Lina, Martine, Benjamin, Martin og Stine B: BESLUTNINGSSAKER Sak 01/18 Godkjenne protokoll 08/17 Det vises til utsendt protokoll fra styremøte 05.12.2017. Protokoll 08/17 godkjennes. Sak 02/18 Revidering av plan og budsjett 2018 Det vises til sak 67 hvor grunnlaget for budsjett 2018 ble lagt frem. Endringsforslag til tidligere vedtatt foreløpig budsjett for 2018: - Tilskudd fra Norges idrettsforbund, det er vedtatt samme kronebeløp som i 2017. I sak 67 var det lagt inn en redusering på kr 200 000 fra nivået i 2017. NIF legger i tillegg inn en økning på kr 1 million til idrettskretsene, men dette blir ikke overført eller fordelt. Det blir IKs andel av kostnader til moderniseringsprosjektet (totalt 7 millioner settes av i 2018). - Forslag om nytt tiltak: Undersøke kostnadsnivået i idretten, med mål om å påvirke til endringer av økonomiske barrierer. Oslo idrettskrets har laget en undersøkelse. Se vedlagte notat. Forslag om å avsette kr 100 000. - Søknad til Akershus fylkeskommune om støtte til AIKs ungdomsløft innebærer en egenandel, dvs. en økning i netto kostnad. Kr 40 000.
- Dersom vi skal fortsette med dagens ordning med elektronisk tilgang til styredokumenter via Ipad må det foretas en utskifting av eldre nettbrett til styret. Anslagsvis 4 enheter som er utgått på dato og ikke kan oppgraderes. De det gjelder har fått beskjed via Admincontrol. - Det foreslås å øke budsjett på vedlikehold av lokalene på Idrettens Hus. Det er behov for utskifting av gamle lysarmatur. Høsten 2017 oppstod en situasjon som kunne utløst brann, og møterom 2 ble fornyet som følge av hendelsen. Det kostet ca. kr 6 000. Full utskifting vil koste kr 330 000 ihht mottatt tilbud. Møterom 1 vil koste kr 34 000 og alle kontorer vil koste kr 140 000. Med tanke på regionsutviklingen er lokalisering/flytting et aktuelt tema, men det er noe frem i tid. Forslag: kr 200 000 til fase en. Det innhentes flere anbud dersom vedtatt. Oppsummert forslag: Inntekter: Rammetilskudd NIF, økes tilsvarende nivået som i 2017 200 000 Sum økte inntekter 200 000 Kostnader: Egenandel oppfølging ungdomsstrategien 40 000 Nytt tiltak, undersøkelse om kostnadsnivå* se notat 100 000 Kontorutstyr, fornyelse av Ipad til styremedlemmer 15 000 Vedlikehold lokaler, utskifting av lysarmatur til LED 200 000 Sum økte kostnader 355 000 Netto økning kostnader fra forrige versjon 155 000 Foreløpig budsjett som ble behandlet 5.12. viste et overskudd på kr 168 000. Inkludert endringen som foreslått ovenfor viser budsjettet kr 13 000 i overskudd. Regnskapet for 2017 er ikke sluttført, men det forventes et overskudd. Kapasitet og organisering i administrasjonen. For å kunne gjennomføre de tiltak som ligger i AIKs planer og for å kunne yte den service og bistand som etterspørres må administrasjonen ha den nødvendige kapasitet og kompetanse. I tillegg til idrettslag, idrettsråd og særkretser skal idrettskretsen ha kapasitet til å samhandle med fylkeskommunen, idrettsforbundet, andre frivillige organisasjoner, eget styre og komiteer i tillegg til intern daglig ledelse. På de fleste av idrettskretsens områder er NIF en viktig støttespiller, og fagansatte deltar jevnlig i møter hvor metoder, systemer og arbeidsform samkjøres og utvikles. Avklaringer gjøres etter behov, og dette er ofte en nødvendig kvalitetssikring. Nedbemanningen som ble foretatt i desember vil måtte bli en merkbar nedgang i denne samkjøringen og utviklingen.
Vedlagt følger en oversikt over status i administrasjonen, pluss noen kommentarer. I tråd med NIFs nylig vedtatte moderniseringsprosjekt startes det nå kartleggingsprosesser og det iverksettes arbeidsgrupper som skal involveres. Møter starter i uke 6. Tilleggsopplysning i møtet: Administrasjonen la frem forslag om å øke leders godtgjøring. Økes med kr 10 000 på grunn av forholdet mellom skattefritt beløp og skattbart beløp i km-godtgjørelse. Momenter fra styrets diskusjon: - AIK må tenke Viken idrettskrets i alt vi foretar oss - Vedlikehold av lysarmatur må gjennomføres - Undersøkelse om kostnadsnivået. styret ønsket nærmere informasjon om saken Er beløpet høyt, får vi noe for 50 000? Hva har Oslo IK gjort, hvor mye er ferdig? Kan Østfold og Buskerud IK delta? Har vi ikke denne dokumentasjonen? Forslag til revidert budsjett i tabell ovenfor ble vedtatt, med unntak av «Nytt tiltak, undersøkelse om kostnadsnivå» kr 100 000. Administrasjonen ble bedt om å komme tilbake med ytterligere informasjon i saken. Vedlegg om status i administrasjonen tas til orientering. Sak 03/18 Overføring av regionale fagkonsulenter fra NIF Se vedlegg fra NIF i form av eposter, notat, forslag til styresak og funksjonsbeskrivelse for fagkonsulenter paraidrett. Det har i løpet av årets første uker vært en kommunikasjon mellom NIF og organisasjonssjefene og mellom NIF og fagkonsulentene i denne saken. Det er ønskelig fra de ansatte å ha en tilhørighet regionalt, der hvor de jobber. Avstanden til Ullevål er av og til en utfordring i den daglige arbeidsledelse. NIF ønsker også dette. I dokumentene sier NIF at dette skal være en permanent ordning, men de kan ikke gi garantier for økonomien som skal dekke stillingene og driften. For 2018 vil det dekkes, og i 2019 med visse forbehold. Fra 2020 er det ikke gitt noe skriftlig uttrykk om dette, men i møte med generalsekretær og breddidrettssjefen 31.01.18 ble det sagt at NIF ikke har planer om å trekke seg ut av finansieringen. Det er imidlertid flere forhold som vil være endret innen den tid. Regionalisering, modernisering og nye føringer i plandokumenter fra Idrettstinget i 2019. Prosessen har startet litt brått, og fra AIKs administrasjon har det blitt gitt beskjed om at dette er en styresak. Det er ikke gitt noe svar på tidspunkt for en ev. overtakelse.
Konkret for den aktuelle stillingen i Akershus er vi til dels integrert i det daglige allerede, og AIK har i sin plan flere tiltak innenfor fagområdet. Vi har også et vel fungerende utvalg oppnevnt av AIKs styre. Fagkonsulenten er en erfaren og selvstendig medarbeider, og dette vil kunne fungere utmerket. Som det fremgår av oversikten fra NIF er arbeidsområdet for fagkonsulenten både Akershus og Østfold IK (men tilknytning og arbeidsledelse er Akershus). Det vil innebære noe mer arbeid og ansvar i AIKs administrasjon, men det vesentlige dreier seg om økonomien. Det har vært noe skepsis knyttet til hva NIF vil stå for av økonomi på lang sikt. I ytterste konsekvens kan det ende med at idrettskretsen overtar ansvaret for et fagområde og en stilling med lønnstilskudd kun for en kort periode. Deretter kan dette bli en prioritering idrettskretsen må gjøre ut fra rammetilskuddet. Fagområdet er uten tvil viktig for å kunne nå visjonen om idrettsglede for alle. Momenter fra diskusjonen: - Viktig målgruppe - Henger sammen med Viken - Finansieringen er viktig Akershus idrettskrets aksepterer overføringen av arbeidslederansvaret for fagansvarlig paraidrett og overføringen av stillingen slik det er skissert i NIFs notat. Arbeidet med å sikre finansieringen via øremerkede midler må følges opp. Sak 04/18 Fremdrift kretstinget Det vises til sak 71/17 i styremøte 5. desember (08/17). Kretstinget er innkalt med tre måneders varsel. Det ble sendt ut invitasjon til gjester før nyttår, og vi har allerede fått bekreftet deltakelse fra de fleste. Vi jobber nå med å få på plass elektronisk påmelding til tinget. Informasjon og saksdokumenter (det som er klart) er tilgjengelig på AIKs nettsider. Torgrim Bilstad og Vidar Bøe er tidligere oppnevnt til fremme forslag til valgkomité. Virksomhetsplan og idrettspolitisk plattform gjelder også for neste tingperiode. Det har ikke skjedd endringer som tilsier at disse dokumentene skal revideres. Det er basert på samme Idrettspolitiske Dokument (IPD), og AIK har akkurat avsluttet år én for den gjeldende virksomhetsplanen. Kretsstyret må vurdere om de har saker de ønsker å fremme for tinget. Det må også avgjøres om utdeling av priser skal skje i forbindelse med kretstinget.
Vedlagt følger utkast til tekst årsrapport 2017. I denne omgang er det for å sikre at vi har fått med det viktigste av teksten. Regnskap er ikke inkludert nå. Styreleders forord, illustrasjoner, språklig bearbeiding og design tas inn i neste versjon. Momenter fra diskusjonen: Styret ønsket å legge prisutdeling til AIKs middag med æresmedlemmer. Vidar Bøe og Torgrim Bilstad jobber videre med forslag til valgkomité. Kommentarer til årsrapporten innarbeides. Administrasjonen fortsetter arbeidet med å forberede AIKs kretsting 2018 som skissert i saken, og i tråd med de innspill som gis av styret. Sak 05/18 Tema på idrettsrådenes årsmøter I tråd med tidligere praksis utarbeides en mal for AIKs budskap på idrettsrådenes årsmøter. Det foreslås følgende utgangspunkt: - Verdier: Økonomi som barriere, Inkludering minoriteter, arbeid mot trakassering - Ungdomsutvalget i AIK deres bidrag til utviklingen i ungdomsidretten - Ny region fra 2020, idrettskretsen i omstilling til Viken Idrettskrets - Kretstinget, delegater må oppnevnes Styret ba om at følgende punkt innarbeides: - Status om anlegg i den kommunen man representerer i Administrasjonen utarbeider felles mal for budskap på idrettsrådenes årsmøter. Basis for budskapet er ovennevnte strekpunkter og styrets signaler i møtet. Sak 06/18 Opprop krav om ekstraordinært Idrettsting Det vises til tidligere utsendt opprop fra styreleder i Troms idrettskrets. Det vises også til informasjonsmøte med NIF på Gardermoen 24.1. Styreleder, nestleder og organisasjonssjefen deltok på møtet. Se vedlagte presentasjon under o-saker. Videre orientering fra informasjonsmøtet gis i styremøtet.
Innholdet i oppropet er tatt til orientering. Styret i AIK forholder seg til NIFs informasjonsmøte 24.1. Sak 07/18 Organisering av Viken idrettskrets I tråd med vedtak i Stortinget og i de tre fylkeskommunene er arbeidet med Viken fylkeskommune i gang. Det er oppnevnt en fellesnemd, og de første møtene er avholdt. Det er fattet vedtak om lokalisering med hovedkontor i Akershus vest (sannsynligvis Lysaker) samt et avdelingskontor i Østfold. Oppdateringer om utviklingen finnes på nettsiden www.viken.no og på www.akershus.no Dette innebærer at idrettskretsene også skal starte sitt arbeid, og det er satt en dato for første møte i Moss 8.3.2018. Leder, nestleder og organisasjonssjef møter fra hver idrettskrets. Det vises til tidligere utsendt veileder fra NIF og informasjon på møtet med Oppland og Hedmark 10.10.17. I følge veilederen er en av de første oppgavene å oppnevne et interimsstyre. Alle idrettskretsene har kretsting med valg denne våren, og det er naturlig å avvente sammensetningen av interimsstyret til etter kretstingene. Det vil deretter være aktuelt å avklare ansettelse av organisasjonssjef i Viken, slik at prosjektleder for sammenslutningen og en ressurs for interimsstyret blir avklart. Vi må passe på den kompetansen vi har i staben. AIK ønsker at Torgrim Bilstad blir vararepresentant til møtene og at han kan delta på alle møtene. Innstilling: AIK deltar på det første møtet for forberedelse av den nye idrettskretsen 8.3.2018. Arbeidet med organiseringen og tilretteleggingen av Viken skjer i tråd med føringer i veilederen fra NIF. Representanter til interimsstyret oppnevnes etter avholdt kretsting. Sak 08/18 Invitasjon fra Akershus fylkeskommune til regionalt samarbeidsorgan Se vedlagte kopi av epost og innkalling til møte i et nytt regionalt samarbeidsorgan. Dette handler om folkehelse, og idrettskretsen er ønsket inn. Det er ønskelig med en faglig kompetanse innen folkehelse og ungdom. Fylkeskommunen er en viktig samarbeidspartner, og selv om saken ikke direkte berører idrett bør styret vurdere deltakelsen. Administrasjonen har ikke forslag til hvem som kan delta. Det kan være en tillitsvalgt fra styret, en komité eller en fra administrasjonen.
Styret er positive til å delta. Vidar Bøe oppnevnes. Organisasjonssjefen deltar i første møte. Akershus idrettskrets takker ja til å delta i det regionale samarbeidsorganet. Styret oppnevnte Vidar Bøe som AIKs representant. C: ORIENTERINGSSAKER a) Informasjonsmøte med NIF på Gardermoen 24.1. Vedlagt b) Idrettsråd og kommunesammenslåing notat fra Vestfold IK, vedlagt c) Spillemidler og idrettsanlegg, vedlagt d) Reiseforsikring for styret, vedlagt e) Fordeling av idrettsmidler, vedlagt f) Konferanse om toppidrett og utdanning på Lillehammer den 25. 26. april 2018. Tema på konferansen er «Talentutvikling i toppidretten», vedlagt g) Fremdrift konferanse med de andre frivillige organisasjonene (tema regionalisering), berammet dato 17.4.2018. Ref sak 62/17 (styremøte 07). Runar orienterte h) Rapport Inkludering i idrettslag 2017, vedlagt i) Invitasjon til kretsting i Østfold idrettskrets 17.4. Orientert i møtet j) Sak om iderettlag i media, Runar orienterte Referatsaker: a) Opptak av lag: Ingen nye lag. b) Oppløsning iht. NIFs lov 22 Bærum Cheerdance Klubb 03.01.2018 c) Tap av medlemskap NIFs lov 2-3 Strømmen Taekwondoklubb 10.01.2018 d) Utsettelse av frist for årsmøtet 2018 godkjent av idrettskretsen Nesodden idrettsforening - april mnd. Bjerke IL ski - april mnd. Miklagard golfklubb - april mnd. Mizuchi karateklubb - april mnd.
Representasjon AIK- Styret 2018 2018 Sted Dato Representert av: Januar: Idrettsgalla og idrettsgallaseminar Hamar 06.01.18 Vidar, Jon, Isabel, Torgrim, Glenn Skedsmo idrettsråd frafall i idretten 18.01.18 Nordis V. Olausson, Vidar Bøe Norges idrettsforbund informasjonsmøte 24.01.18 Nordis V. Olausson, Vidar Bøe