Tilleggsinnkalling - Kontrollutvalget i Hitra kommune Arkivsak: Møtedato/tid: 04.09.2017 Kl 15:00 Møtested: Kommunestyresalen Det vises til tidligere møteinnkalling. Vedlagt følger tilleggssak til møtet 4.9.2017 i kontrollutvalget. Trondheim, 01.09.2017 Bjørg Reitan Bjørgvik (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Berglann Rådgiver, Konsek
Sakliste Saksnr. Sakstittel 25/17 Revisor for fellesnemnda for Hitra/Snillfjord
Revisor for fellesnemnda for Hitra/Snillfjord Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Hitra kommune 04.09.2017 25/17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 216 Arkivsaknr 17/92-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget sender saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret velger Revisjon Midt-Norge IKS som revisor for fellesnemnda for Hitra og Snillfjord kommune. Vedlegg Søknad til FM vedr. felles kommunestyremøte Fylkesmannens svar på søknad Saksutredning Kommuner som slår seg sammen skal opprette en fellesnemnd, jf. inndelingslova 25. Nemnda skal samordne og ta seg av forberedelsene av sammenslåing og/eller deling. En slik nemnd er allerede opprettet i forbindelse med sammenslåingen av Hitra og deler av Snillfjord kommune. Etter Stortingets vedtak om kommunesammenslåing 8. juni skulle kommunestyrene i de nye kommunene holde felles kommunestyremøte og fatte en rekke vedtak, dette i henhold til inndelingslovas 25. Kommunestyrene i Hitra og Snillfjord har imidlertid fattet likelydende vedtak på de fleste områdene som inndelingslova krever, de har derfor søkt Fylkesmannen om fritak fra kravet om å holde det felles kommunestyremøtet. Fylkesmannen har godkjent søknaden, men krever at kommunestyrene velger revisor for fellesnemnda. Valget skal skje på innstilling fra kontrollutvalget jf. inndelingslova 25. Fellesnemndas regnskap føres vanligvis som et prosjektregnskap i en av de opprinnelige kommunene. Prosjektregnskapet er ingen stor jobb, og det revideres normalt av revisor for en av de opprinnelige kommunene. Både Hitra og Snillfjord kommune er medeiere i Revisjon Midt-Norge IKS, begge kommunene er også medeiere i det nye fusjonerte revisjonsselskapet Revisjon Midt- Norge SA. Revisjonsoppdraget for fellesnemnda er ikke så stort at det må ut på anbud, Revisjon Midt-Norge har i e-post til rådmannen i Hitra kommune bekreftet at de kan påta seg oppdraget. Sekretariatet mener at det er nærliggende at Revisjon Midt-Norge IKS velges som revisor for fellesnemnda. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget innstiller på at Revisjon Midt-Norge IKS tildeles oppdraget som revisor for fellesnemnda for Hitra og Snillfjord kommune.
HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2016/3021-9 Saksbehandler: Laila Eide Hjertø Dato: 16.06.2017 Søknad til fylkesmannen om å slippe å holde felles kommunestyremøte jfr. inndelingslovas 25 Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet 2015-2019 20.06.2017 101/17 Kommunestyret 2015-2019 22.06.2017 63/17 Vedlegg: 1 Kommunesammenslåinger - prosess og frister etter Stortingets vedtak - brev fra Fylkesmannen datert 06.06.2017 2 Utkast til brev datert 28.06.2017 til Fylkesmannen - Hitra og Snillfjord kommuner - søknad om fritak fra å avholde felles kommunestyremøte innen 25.08.2017 3 Intensjonsavtale mellom Hitra og Snillfjord kommuner 4 Kommunestyresak PS 42/16 - Kommunereformen - intensjonsavtale mellom Snillfjord og Hitra kommuner 5 Samlet saksframstilling Snillfjord kommune - Intensjonsavtaler i forbindelse med kommunereformen - 21.04.2016 6 Kommunestyresak PS 86/16 - Kommunereformen - sammenslåing mellom Hitra kommune og deler av Snillfjord kommune 7 Saksprotokoll Snillfjord kommune - Kommunereformen Snillfjord kommune - endelig vedtak - 30.06.2016 8 Saksframlegg Snillfjord kommune - Kommunereformen Snillfjord kommune - endelig vedtak 9 Melding om vedtak fra kommunestyremøtet den 24.11.2016 - Opprettelse av medlemmer til felles nemnd kommunesammenslåing Snillfjord og Hitra 10 Melding om vedtak fra Snillfjord kommune - Kommunereformen - Oppnevning av medlemmer til fellesnemnd 11 Møteprotokoll Fellesnemnd Hitra, Snillfjord - møtedato 29.06.2017 Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 6345.06.16178 7240 Hitra Org.nr. 938 772 924 E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no 386
Innstilling: Hitra kommunestyre søker fylkesmannen i Sør-Trøndelag om unntak fra inndelingslovas 25 om å holde felles kommunestyremøte, da alle vedtak dette møtet er ment å avklare allerede er avklart eller er delegert til fellesnemnda. Det forutsettes at Snillfjord kommune fatter likelydende vedtak i sitt møte 27.06.2017. Laila Eide Hjertø Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 6345.06.16178 7240 Hitra Org.nr. 938 772 924 E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no 387 Side 2 av 2
Bakgrunn for saken Inndelingslovas 25 pålegger kommunene å avholde felles kommunestyremøte etter at det er gjort vedtak om sammenslåing av kommuner. Det er fylkesmannen som er ansvarlig for innkalling av møtet. Det felles kommunestyremøtet skal ikke vedta noe, men drøfte og avklare en rekke tema som er nevnt i loven, og som de berørte kommunestyrene deretter gjør separate vedtak om. Hensikten med fellesmøtet er å oppnå enighet, så langt råd er. Snillfjord og Hitra kommuner har gjort de nødvendige vedtakene. Kommunal- og moderniseringsdepartementets veileder «Etablering av nye kommuner og fylkeskommuner (2017), er det sagt at departementet kan gjøre unntak fra kravet om felles kommunestyremøte når alle de nødvendige vedtakene er gjort. For kommunesammenslåinger er myndigheten delegert til fylkesmennene, og søknad sendes dit for behandling. Saksopplysninger Fakta i tråd med inndelingslovas 25 gjennomgås under de definerte tema som skal avklares i felles kommunestyremøte. For hvert tema vises det til når og i hvilket organ dette er avklart og vedtatt i de to kommunene. Som vedlegg følger protokoller fra de møtene der endelig vedtak er fattet. a) Forslag til navn på den nye kommunen. Det ble i intensjonsavtalen mellom Snillfjord og Hitra kommuner avtalt at kommunenavnet skal være Hitra. Intensjonsavtalen ble godkjent av kommunestyrene i Snillfjord 21.04.2016 sak 22/16 og Hitra 14.04.2016 sak 42/16. Kommunene har vedtatt sammenslåing av Hitra og deler av Snillfjord i kommunestyremøter h.h.v. 22.06.16 og 30.06.16. b) Tallet på medlemmer i det nye kommunestyret er i intensjonsavtalen fastsatt til 25 representanter. c) Kriterier for sammensetning av fellesnemda og mandat, jfr inndelingslovas 26. Fellesnemda er sammensatt av 3 representanter fra Snillfjord kommune og 3 representanter fra Hitra kommune. Dette er vedtatt i kommunestyremøter h.h.v. Snillfjord 27.10.2016 sak 67/16 og Hitra 24.11.2016 sak 123/16. Denne har fungert som en interimfellesnemd og har hatt 1 møte hvor man behandlet mandat for nemda. Forslag til mandat legges frem til behandling i Hitra kommunestyre 22.06. og i Snillfjord kommunestyre 27.06. d)valg av revisor for fellesnemnda. Dette er tatt inn i mandatet til nemnda. e) Oppretting av eventuelle andre fellesorgan for å sikre gjennomføring av sammenslåingen. Dette er tatt inn i mandatet til fellesnemnda å avgjøre. f) Andre saker som kan diskuteres i felles kommunestyremøte. Det er ikke nødvendig å gjøre unntak fra lovverket ved gjennomføring av valg (valgloven), harmonisering av regler for eiendomsskatt (eiendomsskatteloven) og kommunal deltakelse i ulike råd og organer. Økonomiske konsekvenser for kommunene: Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 6345.06.16178 7240 Hitra Org.nr. 938 772 924 E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no 388 Side 3 av 3
Søknaden om å få slippe å avholde felles kommunestyremøte har økonomisk betydning i form av ekstra kostnader til representantene. For Snillfjord kommune vil dette dreie seg om 3 kommunestyremøter og en kostnad oppgitt til ca. kr 75.000,-. Vurdering Rådmannens vurdering og konklusjon: Under forutsetning av at kommunestyrene den 22.06. og 27.06.2017 vedtar likelydende mandat til fellesnemnda anbefales det å gjøre vedtak i begge kommunestyrer om å søke fylkesmannen om å få slippe å avholde felles kommunestyremøte, slik departementet har åpnet adgang til. Et slikt felles møte er ikke nødvendig, da alle spørsmål møtet skal ta opp er avklart eller gitt i mandat til fellesnemda. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 6345.06.16178 7240 Hitra Org.nr. 938 772 924 E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no 389 Side 4 av 4
390
391
392
393
394