Møtereferat Delprosjekt: A4 IKT og Digitalisering - Prosjektgruppemøte Møtestad: Skodje rådhus Dato: 1. februar 2018 Tid: 0830-1300 Møteleiar: Helge Veum Deltakarar: Helge Veum Per Langnes Frank Harneshaug Bente Glomset Vikhagen Åse Karin Gjære Ronny Frekhaug Gaute Aamlid Lena Husøy Are Staurset Øivind Hagen Mari Kristine Sæther Sindre Rovde Kommune/repr. Nye Ålesund Haram Sandøy Skodje Ørskog Ålesund Kommune Ørskog(Fagforeiningsrepr) Sandøy (HVO) Ålesund, IKT Nye Ålesund Nye Ålesund Skodje / Nye Ålesund Saksliste: 1. Velkommen og avklaring av referent Referent: Øivind 2. Administrativt møtefrekvens, form og plan Kalendrane fyllast raskt, og vi bør bli eining om ein møteplan for våren. Forslag som utgangspunkt for diskusjon: Månadlege fysiske heildagsmøte 1. torsdag i månaden som går på rundgang mellom kommunane (Skodje Haram Ørskog Sandøy - Ålesund), og månadlege Skype-møter på to timer 3. torsdag i månaden for kortare status og koordinering.
Oppfølging: Helge bookar møter i perioden framover Fast møtetidspunkt for møter framover: Første torsdag i månaden, ca heildagsmøte. Skype kan også vere mulig for dei som ikkje kan stille heile dagen. Kan gjerne gå på rundgang mellom kommunane. 3. Anskaffingar Dei fire prioriterte Jf. tidlegare liste over prioriterte fagsystem - Arkivløysing: Det er foreslått at dette vert gjort som ei Intensjonskunngjering. - HR/Økonomi: Same som over. Intensjonskunngjering. - Kart: Nytt anbod. Snart klart for utsending. (pr. 1.2.18) - Helse: Intensjonskunngjering. Kortfatta status frå dei som er involvert. Behov for fellesføringar frå A4 i fylgje med anskaffingar (sjå utkast: «Punkter til leverandør» på prosjektportalen). Sjå dokumentet: "Punkter til leverandør...", som ligg på Prosjektportalen. Dette må bli eit levande dokument. Pass på at integrasjonar mot andre system også er med i avtalane, då dette er kostbart. Bør spesifiserast så langt råd er. "Sikkerheit og personvern": Ny personvernforordning trer i kraft 25.5.18, og dette stiller strengare krav til personvern og informasjonssikkerheit. Dette er også krav som våre leverandørar må gjerast oppmerksam på. Dette må vere eit krav til "bestillingsteamet" også. PPT-systemet er klart for tildeling. ROS-analyse og databehandlaravtale må lagast. Innspel til Astrid: Vi treng ei arbeidsgruppe som vurderar anskaffelsar for helse- /omsorgssektoren. Det må kartleggast manuelle rutinar osv. og, som kan digitaliserast. Der er no i gang eit prosjekt på velferdsteknologisk plattform. Anskaffelsen går ut 2.2.18. Neste store anskaffelse kan bli portal/kommunikasjons-løysing. Bør tenke kommunikasjon i "vid forstand" --> framtidas innbyggjardialog. Det bør kanskje vurderast ein anskaffelse på telefoni/kommunikasjonsløysing. Vi må og få på plass ei klar forventing til prosess i anskaffingar og korleis A4 si involvering skal være. Oppfølging: Staben beskriver ein prosess for anskaffingar (Helge, Mari, Sindre, Øivind) søker å utarbeide dette. 4. Anskaffingar IDM-løysning
Det er no ein prosess for å avslutte inngått avtale om IDM-systemet som ikkje har fungert etter intensjonane, og det arbeidast med ein ny prosess. Det er behov for å diskutere om, og evt. korleis A4 skal engasjere seg i dette samarbeidet. Kort orientering frå dei som er involvert i prosjektet (Are / Øivind). Punkter for diskusjon: Referat og konklusjonar under kvart av diskusjonspunkta: - Behov for at løysinga har grensesnitt mot fagapplikasjonar? o Personal og lønnsavdelingane må vere med i prosessen når det gjeld rutinar osv. - Tilrettelegging for bruk og administrasjon ned i organisasjonen? o Må få til ein dialog med delprosjektgruppa for personal? - Behov og konsekvensar for tenestene. Arbeidsprosesser. o Det må definerast arbeidsgrupper, både frå IKT-miljøet og "Delprosjektgruppa for IKT og digitalisering". - Risikovurdering for anskaffinga o ROS-analyse må lagast - Diskusjon om vidare involvering frå A4 o Må køyre ein stram organisasjonsstruktur på prosjektet vidare - Oppfølging: Staben lager utkast til eit mandat for ei arbeidsgruppe som koordinerer anskaffinga av IDM-løysing - Oppfølging: Ta kontakt med Roar Reiten om forslag til at dei eig prosjekt IDM og A4 bidrar med arbeidsprosessen mot eit "reint" kildesystem. 5. Strategisk arbeid knytt til IKT-drift Vi bør diskutere korleis vi tenker strategisk på IKT for framtida; korleis vi møter samanslåinga, nye system, ny bruk av data, korleis vi teknisk leverer til kommunane utanfor, arkitektur, sourcing-modell beredskap og sikkerheit, styring og kontroll, samt organisering. Dette til drøfting. Mitt forslag er at vi søker å få eit eksternt blikk på korleis vi kjører IKT-drift, som grunnlag for kvalitetsforbetrande arbeid. Samtidig er eg bevisst på at å gjøre svært store endringar i perioden som står framfor oss innebere ein stor risiko for gjennomføringseven når vi no skal slå saman kommunane det bør vi unngå. Det kan vere greit å få ei ekstern vurdering på kva som vert forventa levert av ikt-tenester Det kan argumenterast både for og imot outsourcing av ikt-tenester Erfaringane frå Sandefjord tilseier at det er kritisk viktig at ikt-drifta går bra i perioden Kan vere interessant å få vurdert kor langt framme vi er i høve ideell drift, også med tanke på ikt-arkitektur osv. Ekstern vurdering kan gi oss eit godt bilde av vår ståstad på ikt-området I tilfelle ekstern vurdering: må vere nøye på kva som skal vurderast. Rein teknisk vurdering, eller heile organisasjonen. Vil gi oss ein tryggleik i høve eigen intern drift
Vi bør framstå som transparente, opne og sjølvransakande, slik at vi både internt og i høve til initiativ frå det politiske miljøet. Kva tiltak må vi gjere for å stå best mogleg rusta for å møte framtidas utfordringar Strategiske val bør ikkje "settast ut" Behov for ei arbeidsgruppe knytt til dette? Det bør settast ned ei arbeidsgruppe som ser på både strategiske og organisatoriske val framover, som er organisert under denne delprosjektgruppa. Gruppa bør sjå på hovudformuleringar for kva vi er ute etter, gjerne i dialog med Astrid. Ei teknisk evaluering (inkl. organisering), og ei strategisk framtidsretta vurdering. Sjå litt på dei nasjonale forventningane, og kva krav blir stilt til oss. Både organisasjonsmodell og struktur. For både pkt. 4 og 5, så trengs det å utarbeidast strategiske dokument. Arbeidsgruppa bør synleggjere kva vi gjer i dag, status på prosessar og arkitektur --> styringsdokument Oppfølging: Helge lager forslag til mandat til ei arbeidsgruppe for å handtere strategisk IKT innan eit par veker. 6. Leveransemodell for kommunar utanfor nye Ålesund Før jo heller bør vi legge fram eit forslag til korleis vi meiner at leveransemodellen til kommunane utanfor Nye Ålesund skal riggast. Teknisk og prissettingsmodell. For drøfting. Behov for ei arbeidsgruppe? Merk ulikheita på eit 28-samarbeid (vertskommune), og ein tenesteleveranse-modell. Leveransemodellen må spesifiserast via ei lita arbeidsgruppe. Kortfatta dokument, som er basert på storleiken på omfanget. IKT-drift må lage ein TLA, som også inkluderer tenestekatalog. Arb.gr. foreslås nedsatt av Øivind og Are m.fl. Må forankrast opp mot Astrid først. Notat klart til neste møte. Oppfølging: Staben lager utkast til mandat til ei arbeidsgruppe som tar hand om dette. Oppfølging: Arbeidsgruppa lagar utkast til notat om leveransemodell til neste stadlege møte 7. Sikkerhet og personvern Det pågår arbeid med personvernforordninga undervegs i alle kommunane, og delprosjekt A4 vil truleg få nokre oppgåver i denne samanheng. I alle høve bør vi drøfte korleis vi arbeider med IKTsikkerhet, IKT-beredskap, og beredskap. Dette må og følges opp i avskaffingane som gjennomførast i mellomperioden. Konkrete punkt for drøfting: Sikkerheit/personvern i anskaffingar, koordinering med sikkerheitsansvarlege i kommunane, og behov for ei arbeidsgruppe på dette området.
Alle kommunane har no valt ein leiar for korleis ein skal forhalde seg til den nye personvernforordninga. Dei skal også delta på eit kurs i regi av KINS. Vi kan ha ei koordinerande rolle her, men arbeidet må skje ute i kommunane. Dette vil nye Ålesund ha alt å tene på. Dei andre kommunane (i ekommune Sunnmøre) kan inviterast inn i dette GDPR-arbeidet. Bente sender ut ein epost til dei aktuelle rådmennene om ein førespurnad. Til møtet 16.2.18. Generell IKT-sikkerheitsberedskap. Temaet bør løftast opp og det bør foretas nokre prioriteringar. Bør definerast kva som kan tolererast av nedetid i ulike hendingar. Overordna ROS-analyse må gjennomførast, og gi retningsliner for korleis dette arbeidet skal koordinerast vidare. Oppfølging: Staben lager utkast til mandat for ei arbeidsgruppe som koordinerer arbeidet med informasjonssikring og personvern. 8. Digitaliseringsstrategiane Bør vi starte ein prosess for å få på plass ein ny digitaliseringsstrategi som er forankra i intensjonsavtalane, og byggjer vidare på e-kommunestrategien, dei ulike kommunale gjennomføringsplanane(strategiar), og det vi ser gjennom innbyggar og næringslivsdialogen? Første runde tas opp til gruppa jfr. Pkt 5. Samle dokumenta (strategiane) og leggast i Prosjektportalen. Må drøftast vidare i neste møte. Oppfølging: Settes på agendaen i neste stadlege møte 9. Orienteringspunkt Referat og konklusjonar under kvart av diskusjonspunkta: - Diverse aktivitetar i regi av prosjektstaben o Det må leggast til rette for god kommunikasjon med fagområda o Næringsliv: Det må kommuniserast betre med dei. Få deira synspunkt, og klarlegge kva vi kan bidra med. - Diverse aktivitetar hos andre o Det har vore demonstrasjon frå 3 leverandørar på løysingar for kommunikasjon med innbyggjarar. Aivo, Myld og Friskus. o Fleire hjå oss har meldt oss på ein konferanse(nextdigital.no/futuretalks) 15.2, hjå NTNU.
10. Vegen vidare med prosjektrapportering og setting av mål for det vidare arbeidet Kort diskusjon om korleis vi grip fatt på dette arbeidet. Vi kjem ikkje til å rekke å faktisk diskutere mål i dette møtet. Vidare oppgåver. Referat og konklusjonar under kvart av diskusjonspunkta: Invitere alle til å kome med forslag til neste møte. Målbildet må være klart til tidleg på våren, med definert prosjektrapportering. Oppfølging: Arbeidet med mål for delprosjektet settast på agendaen for neste stadlege møte 11. Eventuelt Frist for Wifi4EU Are orienterte kort om moglegheita for å søkje EU-midlar via NKOM. 20 EUR støtte mot plikt til å sette opp og drifte trådlaus Wifi4EU-sone i tre år. Ålesund har infrastruktur som kan køyrast opp for dette formålet. Tiltak må truleg gjerast i dei andre kommunane. Etter diskusjon var det einigheit om at det var positivt å gjere dette om ikkje oppsett og vedlikehaldskostandane vert for store. Oppfølging: Are/Helge sendar ut meir informasjon om prosjektet