Til medlemmene av kontrollutvalget M Ø T E I N N K A L L I N G Tid: 13. august 2008 kl 18:00 Sted: Rådhuset, Formannskapssalen NB! Møtet holdes for åpne dører! Publikum bes ta kontakt på tlf. 92 01 64 09. Til behandling: Sak 39/08 Protokoll fra møtet 11. juni 2008 Sak 40/08 Sak 41/08 Sak 42/08 Sak 43/08 Sak 44/08 Konkurransegrunnlaget for anbudskonkurransen om revisjonstjenester Forespørsel om deltagelse i forvaltningsrevisjon av Movar IKS Planlagt forvaltningsrevisjonsprosjekt om konsernet Vestby Næringsselskap AS kommunestyrets vedtak 16.06.08 Høringsuttalelse om eierskapsmelding Orienteringssaker Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. 4. august 2008 Liv Løberg /s./ Leder Lillann S. Hansen Kopi: Ordfører og rådmann Follo distriktsrevisjon
Sak 39/08 Protokoll fra møtet 11. juni 2008 Vedlagt følger forslag til protokoll fra kontrollutvalgets forrige møte. Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 11. juni 2008 godkjennes. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 11. juni 2008. 25. juni 2008
Sak 40/08 Konkurransegrunnlaget for anbudskonkurransen om revisjonstjenester Kontrollutvalget har tidligere behandlet denne saken i møte 16. januar 2008 (sak 05/08), 5. mars (sak 12/08), 9. april (sak 22/08) og 11. juni (sak33/08). Kommunestyret har behandlet saken 10. desember 2007 og 19. mai 2008 (sak 065/08) Kommunestyret gjorde i sak 065/08 følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget gjennomfører en konkurranseutsetting av revisjonstjenestene så raskt som mulig på grunnlag av de hovedpunkter som fremgår av pkt. 4.1 i notat av 5.mai 2008 fra rådmannen, jfr. Vedlegg 2 til saken. 2. Rådmannen bistår kontrollutvalget i den praktiske gjennomføringen av konkurranseutsettingen så langt utvalget finner det hensiktsmessig. 3. Rådmannen har ansvar for å varsle styret i Follo distriktsrevisjon om mulig uttreden fra selskapet av Vestby kommune, og deretter søke å legge til rette for en eventuell uttreden av selskapet så raskt som mulig og til lavest mulig kostnader dersom kommunestyret velger en annen revisjonsordning. Vedlagt følger sekretariatets forslag til konkurransegrunnlag. Under arbeidet har vi fått bistand fra kommunens administrasjon som også har fått eksterne juridiske rådgivere til å kvalitetssikre dokumentet. Vi har tatt alle endringsforslag som er kommet fra administrasjonen til følge. I kontrollutvalgsmøtet vil rådmannen være representert med juridisk rådgiver Nils-Anders Søyland. Pr. 4. august opplyser Søyland i telefon at det ikke har lyktes rådmannen å få avklart med styret for FDR tidspunkt og andre betingelser for en eventuell uttreden fra selskapet. Det bør avtales et ekstra møte i kontrollutvalget i uke 46, fortrinnsvis onsdag 12. november, for å avgi innstilling om valg av revisor. 1. Kontrollutvalget slutter seg til forslaget til konkurransegrunnlag for avtale om revisjonstjenester for Vestby kommune. 2. Konkurransen bes kunngjort snarest 3. Kontrollutvalget behandler innstilling om valg av revisor i møte den 12. november
Vedlegg: Forslag til konkurransegrunnlag. NB! Kommunens årsregnskap og årsmelding for 2007 og FDRs årsmelding og revisjonsrapport for 2007 for Vestby følger ikke. Disse dokumentene er sendt kontrollutvalget tidligere. 5. august 2008 Jan T. Løkken /s./
Sak 41/08 Forespørsel om deltagelse i forvaltningsrevisjon av Movar IKS I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13, skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m (kap. 6 om Selskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. 14. Østfold kommunerevisjon skal i gang med en forvaltningsrevisjon av innkjøpsområdet i Movar IKS. Vestby kommune eier 11 % av dette selskapet. Selskapet er ansvarlig for blant annet levering av vann til Vestby kommune og mottak/behandling av avløpsvann og husholdningsavfall fra Vestby kommune. Kontrollen vil innebære kartlegging og vurdering av Movar IKS sine innkjøpsrutiner, kontroll av om selskapet overholder Lov om offentlige anskaffelser og en vurdering av selvkostprinsippene. FIKS har mottatt en henvendelse fra Østfold kontrollutvalgssekretariat om kontrollutvalget i Vestby vil delta i dette prosjektet. Prosjektet er stipulert til kr. 200 000, hvor av Vestby må betale kr. 22 000 ut fra sin eierandel på 11 %. Sekretariatet mener det vil være hensiktsmessig for Vestby kommune å delta i dette samarbeidsprosjektet, og at kontrollutvalget derfor bør søke kommunestyret om penger til en deltagelse. 1. Østfold kommunerevisjon foretar forvaltningsrevisjon i Movar IKS på vegne av kontrollutvalget i Vestby. 2. Saken legges fram for kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Til gjennomføringen av forvaltningsrevisjon i Movar IKS bevilges Kr. 22 000,- over inneværende års kommunebudsjett. Rådmannen bes finne dekning for bevilgningen. Vedlegg: Brev fra Østfold kontrollutvalgssekretariat, datert 05.06.08 23. juni 2008
Sak 42/08 Planlagt forvaltningsrevisjonsprosjekt om konsernet Vestby Næringsselskap AS kommunestyrets vedtak 16.06.08 Kontrollutvalget vedtok 14. mai en prosjektplan for det tidligere vedtatte forvaltningsrevisjonsprosjektet om konsernet Vestby Næringsselskap AS. På grunn av at kontrollutvalget i Vestby ikke hadde timer til gode hos FDR for å gjennomføre et slikt prosjekt, inneholdt også vedtaket et punkt om å søke kommunestyret om kr. 120 000 til å gjennomføre prosjektet. Kommunestyret vedtok 16. juni å ikke bevilge disse pengene til kontrollutvalgets vedtatte prosjekt på dette tidspunkt. Prosjektet lar seg derfor ikke gjennomføre som planlagt. Sekretariatet foreslår at saken foreløpig legges på is. Høsten 2008 skal kontrollutvalget og kommunestyret vedta en ny handlingsplan for selskapskontroll, og det vil være naturlig å komme tilbake til planer om en eventuell selskapskontroll av Vestby Næringsselskap AS og Vestby Fjernvarme AS i forbindelse med behandlingen av denne planen. 1. Kontrollutvalget tar kommunestyrets vedtak i K-sak 87/08 til etterretning. 2. Kontrollutvalget vil vurdere å gjennomføre en selskapskontroll av Vestby Næringsselskap AS og/eller Vestby Fjernvarme AS i forbindelse med behandlingen av ny handlingsplan for selskapskontroll høsten 2008. Vedlegg: Kopi av brev fra FDR til ordføreren, datert 12.06.08 Særutskrift av K-sak 87/08 25. juni 2008
Sak 43/08 Høringsuttalelse om eierskapsmelding Kontrollutvalget vedtok 11. juni under eventuelt: Kontrollutvalget ønsker å være høringsinstans i den pågående prosessen med etablering av eierskapsmelding. Utvalget ber om å få delta på seminarer/kurs for kommunestyremedlemmer om eierskapsmelding for Vestby kommune. Sekretariatet anmoder ordføreren om dette i brevs form. Under kommunestyret 16. juni, ble kontrollutvalget godtatt som høringsinstans. Høringsfristen er satt til 15. september 2008, og kontrollutvalget bør derfor bli enige om en felles uttalelse i møtet 13. august. Høringsutkast og høringsbrev sendes direkte fra Vestby kommune til kontrollutvalgets medlemmer og FIKS. Grunnet ferieavvikling, vil sekretariatet ikke ha mulighet til å gjennomarbeide et forslag til høringsuttalelse før møtet. Legges frem uten innstilling. Vedlegg: Kopi av brev fra FIKS til ordføreren, datert 16.06.08 Protokoll fra K-sak 85/08 25. juni 2008
Sak 44/08 Orienteringssaker Vedlegg: 1) Revisjonsberetning for Vestby havnekasse 2) Moss Avis 30.04.08: Sliter med å få folk 3) ØB 17.06.08: Full havneseier til kommunen 4) Moss Avis 17.06.08: Millionene tilhører kommunekassen 5) Skatteinngangen i Oslo og Akershus per 31. mai 2008 6) Aktivitetsplanen 7) Kopi av Vestby kommunes svar vedr. revisjonsrapport pr. 31.12.07. (Mottatt 16.07), jf. Vedlagte revisjonsbrev nr. 1 fra FDR datert 29. april 2008 Sakene tas til orientering 24. juni 2008