2013 Eierstrategi for Interkommunale selskaper Verran kommune Anita Ulstad
Interkommunale selskap (IKS) Interkommunale selskaper må etableres og drives med utgangspunkt i Lov om interkommunale selskaper. Hensikten med loven er å gjøre det forsvarlig å etablere interkommunalt samarbeid om lovpålagte oppgaver i forbindelse med tjenesteyting til innbyggerne og offentlig myndighetsutøvelse. IKS kan også brukes til interkommunalt samarbeid som har et visst forretningsmessig preg, som alternativ til aksjeselskap. Et IKS er en selvstendig juridisk enhet. Den enkelte deltaker hefter for en mindre del, tilsvarende eierandelen, av selskapets forpliktelser. Ved etablering av et IKS skal det opprettes en skriftlig selskapsavtale. I Lov om interkommunale selskaper 4, beskrives de punktene som må være med i en selskapsavtale. Her bestemmes deltakernes innskuddsplikt og plikt til å foreta andre ytelser overfor selskapet. Videre bestemmes antall medlemmer i representantskapet og hvor mange medlemmer den enkelte deltaker oppnevner. Representantskapet er det høyeste organ for et IKS og som foretar valg av styre for selskapet. Kommunestyret har små styringsmuligheter etter at et IKS er etablert. Kommunen skal velge medlemmer til representantskapet, og kan gjennom disse gi signaler og synspunkter til selskapet. Årsmelding og regnskap skal legges fram for kommunestyret til orientering. I denne sammenheng kan kommunestyret uttrykke synspunkter vedr. driften av selskapet, men kan ikke gi direkte pålegg til selskapet. Samfunnsansvar Kommunalt eide selskaper er opprettet for å ivareta et samfunnsansvar og for å levere grunnleggende tjenester til innbyggerne. Eierstyring fra Verran kommunes side er viktig for å kombinere innbyggernes behov og samfunnets verdier med effektivitet og lønnsomhet. Omgivelsene har forventninger om samfunnsansvarlig eierskap og samfunnsansvarlig drift, hvor ansvaret går ut over kortsiktig profitt. Det forventes at alle selskaper og foretak hvor Verran kommune er eier, tar et slikt samfunnsansvar, og har utviklet egne holdninger til forhold som bl.a. etikk, forebygging av korrupsjon, miljø, likestilling og integrering. Når det gjelder IKSer, er det selskapenes og foretakene sine styrer som har ansvar for ivaretakelse av samfunnsansvaret. Som eier at styrene i de enkelte selskapene setter Verran kommune forventninger til at disse tar samfunnsansvar, og at dette er integrert i selskapets virksomhet og strategier. Verran kommune forventer også at selskapene har en god arbeidsgiverpolitikk og at denne blir utført på en systematisk og betryggende måte. Miljø Verran kommune forventer at selskapene tar miljøansvar. Selskapenes arbeid med miljøspørsmål må skje systematisk og dekke hele verdikjeden i virksomheten. Mål, gjennomføring og evaluering av miljøarbeidet må være klart angitt. Selskaper og foretak hvor kommunen har eierinteresser er ulike hva gjelder påvirkning på det ytre miljø. Dette vil nødvendigvis påvirke hvor omfattende rutiner og systemer de ulike selskapene må utvikle for å sikre at virksomheten tar nødvendige miljøhensyn. Etikk Kommunen som forvalter av felles ressurser er avhengig av allmennhetens tillit og et godt omdømme. Omdømmet bygges innenfra og et godt arbeid med etikk vil lønne seg over tid. Verran 1
kommune har blant annet egne etiske retningslinjer for sine ansatte og folkevalgte med tillegg av prinsipper for godt eierskap. Det er viktig at selskaper som Verran kommune er eier av eller medeier i også jobber med etiske retningslinjer for styret og ansatte slik at selskapets etiske profil forankres i bedriftskulturen. For å skape åpenhet om roller og verv for folkevalgte, ansatte og styrerepresentanter har kommunestyret anbefalt at folkevalgte og ledere i Verran kommune registrerer seg i Styrevervregisteret. Meroffentlighet Basert på prinsippet om meroffentlighet, skal det være åpenhet knyttet til Verran kommunes eierstyring. Verran kommune forutsetter også at meroffentlighet knyttet til selskapene sin virksomhet blir praktisert. Korrupsjon Verran kommune forventer at selskaper kommunen har eierandel i har nulltoleranse mht. korrupsjon. Strenge krav til åpenhet og offentlighet er et effektivt virkemiddel mot korrupsjon. Kommunen er opptatt av at selskaper som kommunen har eierinteresser i, er åpne om dilemmaer knyttet til korrupsjon, interessekonflikter og inhabilitet. Kommunestyrets og formannskapets roller og ansvar Kommunestyrets funksjon, rolle og ansvar reguleres av Kommuneloven (25.9.1992). Kommunestyret skal gjennom eierskapsmeldingen minst én gang i kommunestyreperioden foreta en evaluering av styrenes arbeid for selskaper som kommunen eier eller er medeier i. Ordførerens rolle og ansvar Ordføreren representerer kommunen i selskapenes generalforsamling, representantskap og årsmøte. Når det gjelder IKS er det foretatt valg av representant i kommunestyret. Representanten skal forholde seg til vedtak og signaler fra formannskap og kommunestyre i selskapenes generalforsamling, representantskap og årsmøte, jf. Verran kommunes 10 punkt for god eierstyring. Valg av styre Styret skal bli sammensatt på en slik måte at det blir i best mulig stand til å utføre de oppgaver det er pålagt. Styremedlemmer kan hentes fra kommuneadministrasjonen, folkevalgte eller fra næringslivet generelt. Som hovedregel bør det være slik at folkevalgte kun går inn dersom styreoppgavene har en politisk karakter. Representanter fra kommuneadministrasjonen vil ofte representere en kompetanse som er viktig å ha i styret. For styrer i selskaper som kommunen eier eller er medeier i, bør det tilstrebes kjønnsbalanse i styrene som kommunen bør vektlegge ved valg til styrer. Styrevalg for interkommunale selskaper skjer i representantskapsmøtene, vanligvis i april/mai. Aksjeselskapene avholder sine ordinære generalforsamlinger med valg innen utgangen av juni. Valg av styrerepresentanter til de kommunale foretakene søkes gjennomført på vårparten. Godtgjørelse til styret Godtgjørelse til styret bør utformes slik at den fremmer verdiskapningen i selskapene og fremstår som rimelig ut fra styrets ansvar, kompetanse, tidsbruk og arbeidets kompleksitet. Styrets godtgjøring bør ligge på et moderat nivå og se hen til den alminnelige lønns- og prisutviklingen i samfunnet når denne er oppe til justering. 2
I aksjeselskapene og de interkommunale selskapene er det hhv. generalforsamling og representantskap som årlig tar stilling til godtgjørelsens størrelse. Forventninger til styret Styret har ansvar for at selskapet forvaltes i tråd med eiers interesser. Styret skal ivareta den strategiske ledelsen av selskapet innenfor de rammer som er gitt av eier. Videre skal styret være en viktig diskusjonspartner og støttespiller til ledelsen i større saker. Samtidig må styret kontrollere ledelsens arbeid ut fra gitte målsetninger. Styret må derfor ha en uavhengig rolle i forhold til ledelsen. Et kompetent styre må kunne utfordre administrerende direktør og bedriften slik at det tas gode beslutninger. Motivasjon for kommunalt eierskap Spørsmålet om organisering må ses i forhold til virksomhetens karakter. Noen kommunale selskaper kan være drevet av rene forretningsmessige hensyn, mens for andre selskap vil kjerneoppgavene være forvaltning og myndighetsutøvelse. Risiko og behovet for politisk styring bør stå sentralt i dette valget. En virksomhet med høy økonomisk risiko bør organiseres slik at eventuelt tap for kommunen begrenses. Organisering som et aksjeselskap vil da være mest aktuelt. I valget av organisasjonsform bør formålet med virksomheten diskuteres. Kjønnsbalanse I tillegg til det eksisterende kravet om kjønnsbalanse i kommunale utvalg, kommunale foretak og IKSer, er det også lovkrav om kjønnsbalanse i styret for aksjeselskaper hvor kommuner eller fylkeskommuner eier minst to tredeler av selskapet. Dette krever samordning forut for valgene på generalforsamlingene. I flere selskaper blir det nå vedtektsfestet bruk av valgkomité. Dette kan også bidra til at styrene i større grad sammensettes ut fra nødvendig kompetanse. Habilitet Habilitetsbestemmelsene er de seneste årene blitt innskjerpet i lovverket, bl.a. gjennom endringer i Forvaltningsloven. Ved valg til styrer er det viktig å være klar over dette. At en person er inhabil innebærer at vedkommende ikke kan tilrettelegge saksgrunnlaget eller treffe avgjørelser i en sak. Loven fastslår at en person er inhabil når han/hun leder eller har en ledende stilling, er medlem av styret eller bedriftsforsamling for et selskap som er part i saken og som ikke helt ut eies av stat eller kommuner, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken. Forvaltningslovens 6 fastslår at ingen kommunalt ansatte eller folkevalgte skal håndtere saker i kommunen som gjelder et selskap der de selv er styremedlem, også der selskapene er fullt ut offentlig eid. KS eierforum kommenterer at det likevel er viktig å understreke at politisk deltakelse i styrene generelt vil være tillatt, og at politisk kompetanse i mange virksomheter er viktig for selskapsstyrene. Politikere som har eller har hatt styreverv har også en høyere generell interesse og kunnskap om selskapene og eierstyring, og bidrar på denne måten med viktig kompetanse i kommunestyret og deres ansvar. 3
Interkommunale selskap Verran kommune er medeier i det interkommunale selskapet Inn-Trøndelag Brannvesen IKS. IKSeierskapet utøves gjennom selskapets representantskap. Pr i dag er kommunens ordfører medlem i representantskapet. Formål: Selskapets oppgave er å ivareta den totale brann- og feiertjenesten for eierkommunene i henhold til gjeldende lovverk. Navn/foretaksnavn: INN-TRØNDELAG BRANNVESEN IKS Organisasjonsform: Registrert i Enhetsregisteret: Interkommunalt selskap 11.1.2006 Stiftelsesdato: 29.8.2005 Daglig leder/ adm. direktør Styrets leder Styremedlem Næringskode(r): Sektorkode: Også registrert i: Håvard Bye Per Tore Bratberg Nestleder: Per Arne Løvhaugen Berit S. Aune, Henry Skevik, Hanne Skjæggestad Terje Moen, Roar Aalberg Brannvern Kommuneforvaltningen Foretaksregisteret Merverdiavgiftsregisteret NAV Aa-registeret 4
Mål med kommunens eierskap: Målet med kommunens eierskap i Inn- Trøndelag Brannvesen IKS er å sikre en effektiv beredskap og god samfunnssikkerhet for befolkningen i Verran og å ivareta feiertjenesten (jf. gjeldende krav). Gjennom samarbeid med andre kommuner er det et mål å oppnå stordriftsfordeler, samt økt kvalitet på tjenestene. Utvalget mener at det er hensiktsmessig å etablere en folkevalgt nemnd (jf. Kommunelovens 28.1c - Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd). Bakgrunnen for dette er å oppnå økt innsikt for derigjennom å kunne gi bedre signaler og synspunkter til selskapet. Kjønnsbalansen i styret er ivaretatt. Inn-Trøndelag Brannvesen IKS er et mannsdominert selskap med ca 120 ansatte hvorav 2 damer. Det medfører at de ikke omfattes av kravet om likefordeling i fht ansattes valgte representanter. KomRev Trøndelag IKS Selskapet ble etablert 25. juni 2004 av 21 kommuner og Nord-Trøndelag fylkeskommunen. Fra 1. juli 2008 gikk 5 kommuner i Sør-Helgeland inn som deltakere. Formål: Selskapets primære formål er å dekke deltakerkommunenes behov for revisjonstjenester. Merknad: Verran kommune har valgt å ikke konkurranseutsette sin revisjon. Regnskapsrevisjon Formålet med regnskapsrevisjon i kommuner og fylkeskommuner er å gjøre revisor i stand til å avgi en uttalelse om hvorvidt kommunens/fylkeskommunens årsregnskap i det alt vesentlige er avlagt i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk. Innholdet i regnskapsrevisjonen i kommunal sektor er nærmere regulert i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 3. Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er et viktig verktøy for å føre tilsyn og kontroll med kommunenes og fylkeskommunens forvaltning og de resultater som oppnås. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (jf. Kommunelovens 77 nr. 4). Forvaltningsrevisjon blir gjennomført for å redusere risiko for avvik, peke på utfordringer og eventuelt gi forslag til forbedringer på utvalgte områder 5
Selskapskontroll Fra 2004 er kommunene pålagt å utføre kontroll av hvordan de utøver sitt eierskap i kommunalt eide selskaper. Det er kommunens kontrollutvalg som skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i kommunalt eide selskaper. Det skal bl.a. kontrolleres om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Navn/foretaksnavn: KOMREV TRØNDELAG IKS Organisasjonsform: Interkommunalt selskap Registrert i Enhetsregisteret 15.9.2004 Stiftelsesdato: 25.6.2004 Daglig leder/ adm.direktør Arnt Robert Ovesen Haugan Styreleder Elin R. Agdestein Styremedlemmer Bente Vatn, John L. Sellæg, Anne S. Sklet, Torkil Berg, Johan Hass Næringskode(r) Sektorkode Også registrert i Representant for de ansatte: Unni Romstad Generell offentlig administrasjon Kommuneforvaltningen Foretaksregisteret Merverdiavgiftsregisteret NAV Aa-registeret Mål med kommunens eierskap: Målet med kommunens eierskap er å sikre kommunen lovpålagte revisjonstjenester, herunder regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Gjennom samarbeid med andre kommuner er det et mål å oppnå stordriftsfordeler, bl. a i form av god kvalitet og kostnadseffektivitet. Verran kommune bør fortsette å være eier i KomRev Trøndelag IKS. Styret har pr i dag en balansert styresammensetning som tilfredsstiller lovens krav om kjønnsrepresentasjon i styrer. KomSek Trøndelag IKS er sekretariat for kontrollutvalgene i 21 kommuner i Nord-Trøndelag, samt for kontrollutvalgene i Nord-Trøndelag Fylkeskommune, Innherred Samkommune og Midtre Namdal Samkommune. Selskapet ble stiftet 01.07.04 og overtok ansvaret for sekretariatsfunksjonen i kontrollutvalgene i kommunene fra årsskiftet 2005, og i fylkeskommunen fra 01.02.05. 6
Kommunelovens forskrift om kontrollutvalg 20 Sekretariat Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Kontrollutvalgets rolle ved selskapskontroll Kapittel 6 i Forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med selskapskontroll. Forskriftens 13, 2. ledd omhandler plan for selskapskontroll: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Navn/foretaksnavn: Organisasjonsform Registrert i Enhetsregisteret 06.1.2005 KOMSEK TRØNDELAG IKS Interkommunalt selskap Stiftelsesdato 24.6.2004 Daglig leder/ adm.direktør Liv Tronstad Styrets leder Gunnar Alstad Styremedlemmer Liv H. Thun, Sigrid Johannsen, Hans-Fredrik Donjem, Erik Seem, Gunnhild Berg Næringskode(r) Generell offentlig administrasjon Sektorkode: Kommuneforvaltningen Også registrert i Foretaksregisteret NAV Aa-registeret Mål med kommunen sitt eierskap KomSek Trøndelag IKS skal utføre den lovpålagte sekretariatsfunksjonen for deltakernes kontrollutvalg. KomSek Trøndelag IKS kan utføre andre sekretariatsoppdrag og rådgivning for deltakerne. KomSek Trøndelag IKS kan utføre sekretariatsoppdrag og rådgivning for andre selskaper, kommuner mv. Verran kommune bør fortsette å være eier i KomSek Trøndelag IKS og benytte seg av deres sekretariatsfunksjon. Styret har pr i dag en balansert styresammensetning som tilfredsstiller lovens krav om kjønnsrepresentasjon i styrer. 7