Til klubbens medlemmer

Transkript

1 Til klubbens medlemmer Årsmøte Salten Taekwon-Do Klubb Det innkalles til årsmøte i Salten Taekwon-Do klubb. Dato: 12 mars 2014 Tidspunkt: Kl Sted: TKD-lokalet Rønvik Leira (Engrossenteret) Behandlede saker: 1. Gjennomgang og godkjenning av innkalling 2. Valg av dirigent 3. Valg av referent 4. Gjennomgang av klubbens årsmelding 5. Gjenomgang av klubbens regnskap foregående år 6. Behandle innkomne forslag 7. Fastsette honorar for instruktører Forslag til vedtak Rødt belte: kr. 100,- pr. time 1. Dan: kr. 120,- pr. time 2. Dan: kr. 140,- pr. time 3. Dan: kr. 160,- pr. time 8. Fastsette klubbens kontingent gjeldende for 2015 Forslag til vedtak: Kontingenten i 2015 økes som følger: Barn kontingenten økes til kr 180 (fra kr 160 for 2012/13) Ungdom kontingenten økes til kr 220 (fra kr 200 for 2012/13) Voksen kontingenten økes til kr 260 (fra kr 250 for 2012/13) 9. Gjennomgang og vedta klubbens budsjett 10. Gjennomgang av handlingsplan 11. Valg av styret a. Valg av Leder b. Valg av Nestleder c. Valg av Økonomiansvarlig d. Valg av 2 Styremedlemmer (1. styremedlem, 2. styremedlem) e. Valg av 1 Ungdomsrepresentant f. Valg av 2 Varamedlemmer g. Valg av 2 Representanter til møter i de organisasjoner klubben er tilsluttet h. Valg av Valgkomite, tre personer + vara i. Valg av Revisorer for gjennomgang av neste års regnskap 12. Valg av andre tillitsvalgte For å ha stemmerett på årsmøter må et medlem være fylt 15 år, ha vært medlem i minst en måned, og ikke skylde klubben kontingent. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt. Årsmøtet er innkalt av styret med minst 4 ukers varsel, og direkte til medlemmene. Forslag som skal behandles på årsmøtet, må være sendt til styret senest 1 uke før årsmøtet. Fullstendig saksliste med innstillinger til vedtak på hver sak, må være tilgjengelig senest 4 dager før årsmøtet. Styret Salten Taekwon-Do Salten Taekwon-do Postboks BODØ Ansvarlig instruktør: Peter Kvig Styreleder:Sjur Hartveit

2 Årsmelding for 2013 Styret i 2013 har bestått av : Leder: Sjur Hartveit Nestleder: Leif Kristian Leines Økonomiansvarlig: Jan Helge Austnes (Ingelise Sandø f.o.m 01.07) 1. Styremedlem: Tina Bogen 2. Styremedlem: Bente Lill Hernes Ungdomsrepresentant: Frida Ytterstad Abelsen 1. vararepresentant: Roger Hammer Vararepresentant: Fredrik Martinussen Det er gjennomført 9 styremøter i 2013 hvorav et felles møte mellom styre og instruktører. Styret har videre vært representert på de fleste instruktørmøter. Økonomiansvarlig Jan Helge Austnes flyttet dessverre fra Bodø og ble fra erstattet av fungerende økonomiansvarlig Inger-Lise Sandø Hovedpunkter fra handlingsplan for 2013: Partier og medlemstall: o Oppstart av 4 nye parti. Noen av disse er i ettertid slått sammen med eksisterende parti som en del av arbeidet med å strukturere partiene og utnyttelse av treningslokaler. o Medlemstall: 275 (2012: 318) o Mål: 350 Medlemsfordeling Følgende medlemstall er innrapportert til idrettsregistreringen pr : Totalt: 380 Kvinner: 133 (35%) Menn: 247 (65%) 5-12 år: 224 (59%) år: 76 (20%) år: 9 (2%) 26+ år: 71 (19%) --- o Alder på medlemmene spenner fra 6 til 56 år. Dette betyr at Salten TKD er størst i nord, og sannsynligvis fortsatt Norges 4. største NTN klubb! 2

3 Mesterskap og konkurranser o ITF Wintercup i Narvik 16.2 (8 deltakere masse medaljer, Edvard Y. Abelsen beste herre junior) o Regionsmesterskap Nord (Målselv/Sætermoen Tina Bogen bestemannspris damer senior) o Treningssamling i Stordalshallen o EM i Skövde (Peter Kvig sølv lagmønster) o Nord Norsk Mesterskap Tromsø (Slo nesten Tromsø - 4 gull, 8 sølv og 12bronse) o ITF Taekwon-Do World Championship 2013 Benidorm 24-27/10 (Peter) o NM i Tønsberg 8-10/11 (fem sølv og fire bronse) Foreldremøter o Det er gjennomført få foreldremøter i år. Dette arbeidet bør tas opp igjen med målsetning om at alle barne og juniorparti skal gjennomføre minst ett foreldremøte pr år. Sosialt samvær o Det ble gjennomført flere ulike sosiale tiltak i 2013 o Sommeravslutning. o Styre og instruktører deltok på overnattingstur til Vestvatn med villmarkskost og aktiviteter som kick-off på høsten. o Juleavslutning for barn på Tverlandet. o Sosial kveld for de voksne o Juleavslutning for styre, instruktører og hjelpeinstruktører graderingshelgen på Orion o Videre ble det gjennomført ulike sosiale arrangement på de enkelte partiene i løpet av året. Lokaler o Klubben leier fortsatt lokaler på Kirkhaugen skole og på Engrossenteret. På Tverlandet leier klubben lokaler på samfunnshuset. Utdanning o Instruktører og andre medlemmer har deltatt på en rekke kurs og seminarer i løpet av året. Jentesparringsseminar i Surnadal Sommerleirer i Målselv og Surnadal Instruktør 1 og 2 Dommerkurs i regi av NTN Målselv/Bardufoss Andre instruktørkurs i regi av NTN og NKF. Økonomi o Klubben har fortsatt sunn økonomi med økte inntekter som følge av stor rekruttering i o Det refereres for øvrig til årsregnskap 2013 og budsjett for Nettsiden saltentkd.net o Klubben benytter nå de nye sidene i regi av NTN. o Nettsidene har vært jevnlig og kontinuerlig oppdatert med nyheter og informasjon. I tillegg så har klubben tilstedeværelse på Facebook og andre sosiale medier. 3

4 Markedsføring o Arbeidet med synliggjøring i lokalmiljøet har pågått gjennom året ved oppvisninger, deltakelse på idrettsskoler, gymtimer på skoler og barnas idrettsdag. o Vi har videre jobbet for å få bedre pressedekning på våre arrangementer. Dette mener vi å ha lyktes med, og spesielt på høsten fikk vi mange positive og store oppslag i Avisa Nordland. Måned Dato Hendelse Januar Uke 2 Oppstart trening etter jul Februar 16/2 ITF Winter-Cup Narvik Mars 1-3/3 Jentesparring Surnadal. Klubben stilte med 4 deltakere 8-10/3 Påskegradering April 21/4 Regionsmesterskap og dommerkurs Målselv/Setermoen Mai 2-5/5 EM i Skövde Sølv i lagmønster Peter Kvig 17/5 Stor oppslutning av klubbens medlemmer i borgertoget 17.mai.(153 stk.) Juni 1/6 Treningssamling Stordalshallen 14-16/6 Sommergradering 23-28/6 Deltakelse sommerleir ungdom Surnadal 24-28/6 Deltakelse barneleir Målselv Juli 28/7-2/8 Deltakelse på voksensleir i Surnadal August 5-9/8 Deltakelse på barneleir i Surnadal Uke 34 Oppstart treninger etter sommerferie Oppstart nye partier barn + junior/voksne September Oppstart nybegynnerparti ungdom og voksen, Rønvikleira Oppstart nybegynnerparti barn, Kirkhaugen /9 Instruktør 1 og 2 kurs Bodø Oktober 18-19/ /10 Deltakelse NNM Tromsø 36 deltakere stilte og hentet hjem masse medaljer VM Benidorm Peter Kvig deltok November 8-10/11 Deltakelse NM Tønsberg klubben stilte med 12 utøvere Desember 13- Julegradering. Klubbens historisk største gradering med 226 medlemmer opp 15/12 til test.(7 nye sortbelter) 14/12 Juleavslutning for styre, instruktører og hjelpeinstruktører 4

5 5

6 BALANSE SALTEN TAEKWON-DO KLUBB KONTO KONTONAVN IB HITTIL I ÅR HITTIL ÅR+IB 1460 Beh.av innkjøpte varer , , ,00 Varelager og forskudd lev , , , Kundefordringer 1 410, ,00 0,00 Kundefordringer 1 410, ,00 0, Kasse 1 644,00-884,00 760, P-konti , , , Budsjettkonto , , , Graderingskonto , , , Sparekonto , , ,73 Kontanter, bank,post , , ,90 Omløpsmidler , , ,90 EIENDELER: , , , Annen egenkapital , , , Oppgjørskonto balanse , , ,42 Opptjent egenkapital , , ,70 Egenkapital 2400 Leverandørgjeld -801, , ,20 Leverandørgjeld -801, , , Oppgjørskonto mva , , ,60 Skyldig offentlig avgift , , , Annen kortsiktig gjeld 0, , ,00 Kortsiktig gjeld , , ,20 EGENKAPITAL OG GJELD , , ,90 6

7 7

8 Handlingsplan for 2014 Vår visjon: Å bygge en klubb med sunn økonomi, høy trivselsfaktor og bli allment anerkjent som en seriøs klubb som innehar høy ekspertise innenfor etikk, selvforsvar, trening og personlighetsutvikling. Partier/medlemstall Vi bygger videre på de eksisterende partier og trener disse med tanke på gradering. Oppstart av nye partier er normalt aktuelt til vår- og høstsesongen dersom trenersituasjonen og tilgang på treningslokaler tilsier dette. Klubben hadde ved årsskiftet ca 280 aktive medlemmer etter å ha hatt en formidabel vekst i 2012, der vi på et tidspunkt var oppe i rundt 320 medlemmer. Totalt viste idrettsregistreringen for medlemmer. Vi har startet opp flere partier i byen, og treningstilbudet på Tverlandet er nå godt etablert selv om det ikke ble startet nye partier i I 2014 ønsker klubben å jobbe for fortsatt gradvis vekst. Likevel er stabilitet i etablerte partier viktigst. Som mål skal klubbens medlemstall være tilbake på over 300 aktive medlemmer ved utgangen av 2014 (ca 10% vekst). Mesterskap/konkurranse Klubben skal i 2014 arrangere NNM i Taekwon-Do i Bodø. Vi har også satt oss som mål å arrangere en treningssamling i løpet av året, eventuelt kombinert med et klubbmesterskap. Vi vil prioritere å sende folk til aktuelle stevner og konkurranser i NM (Tromsø) og NNM (på hjemmebane), er som vanlig satsingsfelt.. Klubben vil også stille med en solid delegasjon på World Cup i Jamaica. Deltakelse på eventuelle regionsmesterskap er også aktuelt. Klubben ønsker også å være representert ved EM og VM, under forutsetning at vi har utøvere som blir tatt ut på landslaget. Klubben skal også tilrettelegge muligheter for utøvere som står i posisjon til å delta på landslagsnivå, i forhold til å støtte utgifter som dette medfører. Klubben ønsker også å se på muligheter for å få til et regionalt opplegg for utøvere som har potensiale til å hevde seg i mesterskap. Foreldremøter Vi satser på å holde foreldremøter (partivis eller samlet) for å styrke kommunikasjon mellom klubb og foresatte. Møtene avholdes tidligst mulig etter oppstart av partier, eller på andre tidspunkt etter behov. Sosialt samvær For å opprettholde det sosiale samværet i klubben satses det på noen fellesarrangement. F.eks. akedag, sommeravslutning og juleavslutning. Utover dette planlegger de enkelte partier egne opplegg for sine medlemmer, og da minimum ett arrangement per år. 8

9 Lokaler Klubben må i 2014 fortsette å jobbe aktivt for å sikre mer langsiktig tilgang til treningslokaler. Framtiden til Kirkhaugen er svært usikker, og langtidskontrakt er ikke oppnåelig. Bodø Kommune har signalisert at vi vil få leie lokaler på Kirkhaugen inntil lokalene knyttet til flerbrukshall ved Bankgata skole er klar. Vi vil opprettholde leie av gymsalen på Kirkhaugen skole hos Bodø kommune inntil videre, men klubben må utrede alternative lokaler da det er svært usikkert om vi kan erstatte all kapasitet på Kirkhaugen skole med lokaler i Bankgata. I tillegg disponerer/leier klubben fortsatt lokalet i Engrossentret på Rønvikleira, og vi leier lokaler på Samfunnshuset Tverlandet. Det kan være aktuelt å utvide leietid på Tverlandet for å romme nye partier fra høsten. Utdanning Klubben arbeider kontinuerlig for å heve kompetansen for instruktører og styremedlemmer. Satsningen på instruktørutvikling og oppdatering videreføres. Klubben sponser noe av deltakelsen på NTNs sommerleir (evt. andre kompetansehevende arrangement) for instruktører med partiansvar dersom økonomien tillater det. Kvalitetssikringsarbeidet rundt instruktørene fortsetter i regi av ansvarlig instruktør. Sponsoravtaler Klubben vil etablere videre samarbeid med kommune og næringsliv som vi skal forsøke å forvalte på beste måte, slik at vi kan få sponsoravtaler på lang og kort sikt. NNM er et konkret formål som det må jobbes aktivt med å få sponsorer til. Økonomi Klubbens økonomi er i dag bra. Opplegg med avtalegiro og direkte innbetaling til konto skal fortsette for å hindre flyt av kontanter ved graderinger, mesterskap, samlinger osv. Klubben vil fortsette konseptet med økonomiansvarlig og ekstern revisjon. Klubben har i 2013 fått på plass innrapportering av MVA etter at vi kom over grense for avgiftsfritak. Klubbens størrelse tilsier også at man forsøker å etablere utbetaling av instruktørhonorar gjennom ekstern tjeneste for avlønning. Klubben vil fortsatt føre regnskapet i egen regi og videreutvikle etablert løsning med bruk av kortterminal ved betaling av graderingsavgift og utstyrssalg. Nettsiden saltentkd.net Hjemmesiden til klubben er et meget viktig informasjonsmedium for våre medlemmer, og også et ansikt utad til omverden. Arbeidet med hyppig å legge ut nyheter og informasjon om aktiviterer skal videreføres. Informasjonen som ligger ute på hjemmesiden hva angår treningstider, medlemskontingent, kontaktinformasjon etc, skal til enhver tid være oppdatert og korrekt. Videre har klubben en aktiv side på Facebook som benyttes for hurtig informasjonsformidling, i tillegg til e-post, hjemmesider og andre sosiale medier. Det meste av informasjon vil fortsatt formidles elektronisk, og det er derfor viktig at medlemmene påser at medlemsprofilene deres inneholder riktige e-postadresser. 9

10 Markedsføring Klubben fikk i 2013 god synliggjøring gjennom deltakelse på gymtimer og barneidrettsskoler. Klubben har også hatt relativt god pressedekning. Synliggjøring av klubbnavnet i nærmiljøet er viktig med tanke på fremtidig rekruttering. Derfor vil vi også i 2014 jobbe aktivt for dette med de samme virkemidlene, slik som deltakelse på gymtimer, idrettskoler, barnas idrettsdag, oppvisninger og best mulig pressedekning på våre arrangementer. De eksisterende medlemmene er også en veldig viktig kanal i forbindelse med rekruttering av nye medlemmer. Det viktigste punktet i forhold til markedsføring vil være å ha mest mulig fornøyde medlemmer. Vi håper at også 2014 skal bli et år hvor vi lykkes på alle fronter og at medlemmene får den klubben de ønsker seg. Med vennlig hilsen Styret Salten Taekwon-Do Klubb 10

11 Bodø, 5. Mars 2014 Valgkomiteens innstilling til årsmøtet 2014 Styreleder: Sjur Hartveit Nestleder: Tommy Øyen Økonomiansvarlig: Ingelise Sandø Styremedlem 1: Morten Bach Nymo Styremedlem 2: Laila Gregussen Styremedlem 3/ungdomsrepresentant: Frida Y. Abelsen Varamedlem 1: Rune Bye Varamedlem 2: Jan Størkersen For valgkomiteen Peter Kvig Magne Fredriksen Mariann Hartveit (vara) 11