Styringsgruppemøte prosjekt Elektronisk tilgang til pasientjournal

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Styringsgruppemøte prosjekt Elektronisk tilgang til pasientjournal"

Oscar Løkken
8 år siden
Visninger:

Møtereferat Vår ref.: Referent/dir.tlf.: Tove Sørensen/91195696 Sted/Dato: Bodø, 03.09.2014 Møtetype: Styringsgruppemøte prosjekt Elektronisk tilgang til pasientjournal Møtedato: 29.08.

1 Møtereferat Vår ref.: Referent/dir.tlf.: Tove Sørensen/ Sted/Dato: Bodø, Møtetype: Styringsgruppemøte prosjekt Elektronisk tilgang til pasientjournal Møtedato: , 11:00-14:00 Møtested: VK (TMH via telefon) Neste møte: Ikke berammet Til stede Navn: Anders Høydalsvik Beate Sørslett Bjørn Nilsen Eirik Storø Holand Harald G. Sunde Roar Olsen Rolf Busund Trine M Hansen Tove Sørensen Initialer: AH BS BN ESH HS RO RB TMH TS Forfall: Fred A Murer, Eirill Pettersen Buvik Agenda 1. Velkommen og presentasjon 2. Godkjenning av referat, Godkjenning av agenda 4. Status for prosjektet. Beslutning om framdrift av prosjektet mot leveranse 22.9 første pilotbruker 5. Beslutning om omfang av dokumenttilgang 6. Økonomi. Orientering om budsjettarbeid for Forvaltning etter prosjektets slutt. Orientering 8. Standardisering av dokumenter i Helse Nord. Orientering om problemstillinger for prosjektet 9. Helsedirektoratets satsing på innbyggertjenester v/ Roar Olsen 10. Eventuelt Postadresse: Helse Nord RHF 8038 BODØ Besøksadresse: Sjøgata BODØ Tlf.: Faks: postmottak@helse-nord.no Org.nr.:

Sunde Roar Olsen Rolf Busund Trine M Hansen Tove Sørensen Initialer: AH BS BN ESH HS RO RB TMH TS Forfall: Fred A Murer, Eirill Pettersen Buvik Agenda 1. Velkommen og presentasjon 2.

2 Leder for styringsgruppa ønsket velkommen med presentasjonsrunde. Det var ingen merknader til referatet av Agenda ble godkjent uten saker under eventuelt. SAK Ansvar Frist Sørge for tilstrekkelig testing av tjenesten før leveranse 1. Styringsgruppa får tilgang til e-læringsmodulen og gir tilbakemeldinger til prosjektleder som tar dette videre Forberede informasjon om hvordan sikkerheten for pasientjournaler er ivaretatt Prosjektet må opprette et system for strukturerte tilbakemeldinger på tjenesten Undersøke om hvert enkelt HF kan ha individuelle startdato for elektronisk innsyn. Prosjektleder (Hdir, HN- IKT, NST) Tentativt Uke 41 (avhengig av testing) Prosjektleder HN-IKT Før fase 1 leveranse Prosjektleder Før fase 1 leveranse Prosjektleder Sak nr Status for prosjektet Generelt: Prosjektet har en ambisiøs tidsplan og noen leveranser er forsinket. Mest kritisk p.t. er etablering av testmiljø og testing for å nå leveranse 1 (M9) 22. september. Forsinket oppgradering av DIPS på UNN med sperrefunksjonalitet kan forårsake ytterligere forsinkelser. Selv om sperrefunksjonalitet ikke er kritisk før fase 2, har dette betydning for informasjon og opplæring. e-læringsmodul: a. Mer om pasienters rettighet i bakgrunn b. Sperrefunksjonalitet virker logisk c. Lovhjemmel for sperring må inn i menyvalg d. Det er ikke behov for å omtale skyggejournal da dette ikke er lov e. Bør problematisere at behandler ikke må unnlate å notere bekymringer i journal (eks barnevern, vold). f. E-læringsmodulen bør testes på helsepersonell som ikke kjenner prosjektet. 1. Styringsgruppa ønsker at prosjektet etterstreber å holde tidsplanen med fokus på leveranse 1. Beslutning om fase 3 er avhengig av dette. 2. Styringsgruppa anmoder hver partner om å følge opp sitt ansvar ift utestående oppgaver som er kritiske. Styringsgruppa ber om at prosjektet sørger for tilstrekkelig testing av løsningen (varighet 3-4 uker) før første pasient inviteres til å prøve tjenesten. Ledelsen ved UNN må godkjenne løsningen før fase 1. 2

Styringsgruppa får tilgang til e-læringsmodulen og gir tilbakemeldinger til prosjektleder som tar dette videre 06-2014 Forberede informasjon om hvordan sikkerheten for pasientjournaler er ivaretatt.

3 Sak nr Beslutning om omfang av dokument tilgang (se notat) Videreutvikling konseptprototyper Prosjektet utvikler fire personas i tillegg til Tore Hansen. To workshops er holdt innen rus&psykisk helse samt kreftforløp. Disse prosessene gir gode innspill til prosjektet, særlig i videreutvikling av websiden spørsmål-svar og i forankring av tjenesten. Risikovurdering Det gjøres grundig risikovurdering av tjenesten der alle partnerne deltar. BN: Det vil være ødeleggende for tjenesten dersom en pasient får innsyn i en annen persons journal. Det er viktig å gi nok tid til testing og at ansvar for godkjenning følger formelle prosedyrer og lover. Ledelsen ved UNN må godkjenne løsningen før piloten starter. RO: Helsenorge har rutiner for formell godkjenning forut for hver release. Neste release er der innsynsløsningen etter planen settes i produksjon. Det vil derfor være hensiktsmessig å utsette fase 1 til ny versjon av Helsenorge har vært på lufta 2-3 uker. Det bør settes av tre, helst fire, uker til testing av innsynsløsningen. Prosjektet skal få innsyn i risikovurdering av Helsenorge. BN: Hdir er i prinisppet tjenesteleverandør for UNN (Helse Nord) her og da må vi forsikre oss om at alt er ok. Dersom det oppstår problemer med sikkerhet i portalen, må UNN (v/per Bruvold) varsles umiddelbart. Prosjektet må ha dialog om de høyeste risikopunktene (i rødt). Hver partner som er berørt må ansvarliggjøres på dette. Problemstillinger om elektronisk visning av eldre journaldokumenter ble tatt opp fra forrige møte. RB: Pasient har rett til innsyn i sin journal, så dette bør være uproblematisk. Det er ønskelig med en tilbakemeldingssløyfe til journalansvarlig og ikke kun journalarkiv. HS: det er grunn til å anta at pasienter er mest interessert i de nyeste journaldokumentene. 3. Styringsgruppa ber prosjektleder ta inn innspill til e-læringsmodul. 4. Styringsgruppa tar Innstruks om pasientjournal til orientering med merknad om at innstruksen bør si noe om hvem som er journalansvarlig. 5. Styringsgruppa ønsker at brukermedvirkning tas på alvor gjennom strukturerte tilbakemeldinger på løsningen. 6. Prosjektet bør forberede informasjon om hvordan sikkerheten for pasientjournaler er ivaretatt. 1. I piloten for fase 1 (5-30 pasienter) vil pasientene få elektronisk tilgang til hele sin journal etter at behandler har vurdert forsvarligheten av dette. 2. I fase 2 (inntil 500 pasienter) vil pasienter få elektronisk tilgang til sin journal fra en nærmere fastsatt dato. Til 3

Risikovurdering Det gjøres grundig risikovurdering av tjenesten der alle partnerne deltar. BN: Det vil være ødeleggende for tjenesten dersom en pasient får innsyn i en annen persons journal.

4 Sak nr Økonomi. Orientering om budsjettarbeid for 2015 Konsekvensene for startdato ved sammenslåing av Dips-databasene i oktober er uklart. I så fall må informasjon og opplæring gjennomføres ved alle HF før fase 2 kan gå i gang. Alle pilotbrukere (fase 1 og 2) må underskrive samtykkeerklæring. Prosjektets løsninger skal kunne gjenbrukes nasjonalt og bidra til realiseringen av det nasjonal målbildet til Helsedirektoratet. Slik bidrar Helse Nord til den nasjonale utviklingen av digitale innbyggertjenester i Norge. Dette er investeringer som regionen kan forvente å få igjen, jfr vedtakt i styremøte for Nasjonal IKT HF (Sak 21/14B). Prosjektet ble vedtatt med et budsjett på kroner med forutsetning om justering for 2015 (fase 3). Etter dette har Helsedirektoratet bedt om ytterligere 1,4 mill for Prosjektet er i gang med revisjon av budsjettet for 2015 på drift og økt funksjonalitet. Prosjektet har fått estimat fra DIPS ASA og Helsedirektoratet som nå vurderes. Samlet kostnadsoverslag for innvesteringer for 2015 vil dermed være på om lag mill i tillegg til drift. AH: HN-IKT har justert sitt estimat som har gått denne dato må gjeldende Dipsversjon gi behandler mulighet for sperring for pasientinnsyn og helsepersonell må være informert om endring i innsynsmulighet. Journaldokumenter forfattet forut for denne datoen, vil kunne vises via portalen etter vurdering (gitt funksjonalitet i Dips). 3. Før skalering (fase 3) vurderes spørsmålet om elektronisk visning av historiske journaldokumenter på nytt. 4. Styringsgruppa ønsker tilbakemelding på om alle fire HF må ha samme startdato for visning av dokumenter via Helsenorge. Saken tas til orientering. BN vil orientere styringsgruppa fortløpende. 4

Prosjektets løsninger skal kunne gjenbrukes nasjonalt og bidra til realiseringen av det nasjonal målbildet til Helsedirektoratet.

5 ned pga nyansettelser i stedet for innleid personale. RO: Helsedirektoratet ønsker avklaring på bestilling til fase 3 så snart som mulig for å sikre at de har ressurser som kan utvikle løsninger for første del av BN: Vi ber om forståelse for at bestilling til fase 3 utsettes til en ser at løsningen fungerer og har fått noen erfaringer. Det må være mulig å gjenbruke løsninger utviklet for andre RHF uten store ekstrakostnader. BN ønsker at prosjektet presenteres for styrene i Helse Nord i oktober sammen med Hdir. RO bekrefter at Hdir vil delta. Styringsgruppa vil bli holdt løpende orientert om budsjettprosessen. Prosjektet har til nå hatt fokus på utvikling av tjenesten, forankring og formidling. Samtidig jobbes det med forvaltningsmodeller for en fremtidig tjeneste. Prosjektet jobber med å få på plass tjenesteavtale og databehandleravtale med Helsenorge. Saken tas til orientering. Sak nr Forvaltning etter prosjektets slutt. Orientering Sak nr Standardisering av dokumenter i Helse Nord. Orientering om problemstillinger for prosjektet Elektronisk visning av journaldokumenter vil reise spørsmål rundt de ulike dokumentformatene i regionen, som for eksempel henvisningsbrev, som kan virke forvirrende. Standardisering av dokumenter i regionen er anbefalinger som er kommet fram i HOS-prosjektet. Saken tas til orientering. Styringsgruppa ber om en avklaring fra Klinisk IKT fagråd om hvem som ivaretar standardiseringen av dokumentmaler på tvers av sykehusene i Helse Nord. 5

BN: Vi ber om forståelse for at bestilling til fase 3 utsettes til en ser at løsningen fungerer og har fått noen erfaringer.

6 Signatur Vedlegg: Presentasjon status for prosjektet (TS) Presentasjon av portalen Helsenorge.no (RO) 6

Like dokumenter

Agenda for møte i styringsgruppa 29. august 2014, 11:00-14:00 (VK)

Agenda for møte i styringsgruppa 29. august 2014, 11:00-14:00 (VK) NOTAT Deres ref.: Vår ref.: Saksbehandler/dir.tlf.: Tove Sørensen Sted/Dato: Tromsø, 22.8.2014 Til: Styringsgruppen for Elektronisk tilgang til pasientjournal Fra: Tove Sørensen, prosjektleder Elektronisk