Planlegging for kontinuitet i kommunens produksjon ved en pandemisk influensa - kontinuitetsplanlegging

Transkript

1 Saksnr: Saksbehandler: MOME Delarkiv: SARK-86 Bergen kommune, rev. 3. august 2009 Planlegging for kontinuitet i kommunens produksjon ved en pandemisk influensa - kontinuitetsplanlegging Planen inngår som en del av Bergen kommunes ordinære sektorovergripende beredskapsplanlegging. Se brev fra Fylkesmannen i Hordaland - BKSAK dok. 19. Utfordringer Sentrale helsemyndigheter anmoder kommunene å iverksette nødvendig planlegging for å kunne håndtere en pandemi, som bl.a. vil medføre at inntil 40% av kommunens arbeidstakere vil være fraværende: 1. Pandemien vil kunne vare i 15 uker. 2. Pandemien vil kunne nå en topp i uke seks og sju med fravær inntil 40%. 3. I fem uker må kommunen kunne håndtere et personellfravær på mellom 30% og 40%. Kommunen må kunne håndtere konsekvensen av fravær av egne ansatte, men også vurdere konsekvensene av tilsvarende fravær hos kommunens leverandører av varer og tjenester. Kommunale helse- og sosialtjenester vil få øket etterspørsel, mens sykdomsforløpet i seg selv og iverksatte tiltak for å begrense smitte (forbud mot større arrangementer m.v.) vil redusere behovet for kommunale tjenester som for eksempel innen idrett og kultur. Samfunnskritiske funksjoner som Vann og avløp, samferdsel og helseinstitusjoner må opprettholdes og gis styrket oppmerksomhet. Prioriteringer Bergen kommune etablerer tre tjenesteprioriteter og vurderer kommunens virksomheter og leverandører slik

2 1. Tjenesteprioritet Særlig kritisk a. Kriseorganisasjonen i. Politisk ledelse ii. Krisestab iii. Byrådsavdelingenes beredskapsgrupper b. Helse i. Legevakt ii. Fastleger iii. Sykehjem iv. Hjemmesykepleie v. Hjemmehjelp (Bergen Hjemmetjenester KF) vi. Smittevern vii. Psykiatri/livskrisehjelp c. Teknisk i. Vann (VA-etaten og Bergen Vann) ii. Brannvesen iii. Renovasjon iv. IKT v. Gullstølen Kjøkken Bergen KF d. Oppvekst i. Skoler ii. Barnehager e. Stortings og sametingsvalget Tjenesteprioritet Mulig kritisk a. Teknisk i. Samferdsel-etaten ii. Boligetaten iii. Bergen Parkering KF iv. Bydrift Bergen KF v. Bergen havn (Bergen og omland havnevesen) vi. Vikarservice (tillegges nye oppgaver) 3. Tjenesteprioritet Ikke kritisk Alle andre kommunale tjenesteområder er ikke samfunnskritisk og skal være forberedt på at det kan bli fattet politisk vedtak om at deres ordinære tjeneste kan bli suspendert (midlertidig lagt ned) og alle personellressurser blir stilt til rådighet for en utvidet krisestab for å gjøre innsats innenfor særlig kritisk eller mulig kritisk tjenesteprioritet (se ovenfor). Byrådsavdelingene med underliggende enheter har ordinært slik bemanning: Bystyrets kontor 55 Byrådsleders avdeling 46

3 Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling 546 Byrådsavdeling for kultur, næring og idrett 270 Byrådsavdeling for byggesak og bydeler 663 Byrådsavdeling for klima, miljø og byutvikling 300 Byrådsavdeling for barnehage og skole Byrådsavdeling for helse og omsorg 9100 Kritisk kompetanse kartlegges og behov for kompetanseoverføring gjennom kurs, hospitering og personellrotasjon vurderes. Prosedyrer og rutinebeskrivelser oppdateres og gjøres kjent. Ferdigheter styrkes gjennom trening og øvelser. Alle ledere skal ha utpekte stedfortredere. Kritisk kapasitet Tidligere ansatte, pensjonister, studenter, sommervikarer blir rekruttert og frivillige organisasjoner styrker virksomhetene. Stor avhengighet av varer og tjenester fra eksterne leverandører kommer frem i helseberedskapsplanen. I denne kontinuitetsplanen nevnes særlig: 1. BKK - Selskapet har pålegg fra NVE om å levere sin kontinuitetsplan innen 3. juli Tide-konsernet - har egen plan for håndtering av Stort fravær. Her beskrives utvidete skift, bruker ekstrasjåfører og pensjonister, samt kansellering av ekstraoppdrag (blåturer, turistkjøring og lignende). Samme rutine brukes for verkstedstjenester. 3. Avinor Flesland har etter pålegg fra Avinor sentralt nylig implementert sin kontinuitetsplanlegging. 4. Bring ASA (tidligere Nor Cargo) har etablert sin plan etter oppdrag fra sin eier Posten. 5. JM Martens (logistikkleverandør) har etter pålegg fra Statoil/Hydro etablert sin plan. Kriseorganisasjon Ved øket pandemifare benyttes Bergen kommunes ordinære kriseorganisasjon slik den er fastlagt i Overordnet beredskapsplan og Kriseplan, der byrådsavdelingene har sine egne Beredskapsgrupper. Adm. byvakt trekkes ikke inn - denne håndterer andre tidskritiske situasjoner som måtte oppstå. Etat for samfunnssikkerhet og beredskap (ESB) er gitt et nylig utvidet koordineringsansvar i årets Beredskapsmelding (behandlet i Byrådet i mai bystyrebehandles i juni 2009). Der heter det bl.a.: "Byrådet vil nå legge større vekt på å forsterke ansvaret for samfunnssikkerhet og beredskap: det forebyggende arbeidet i ulike avdelingar skal følges tettere opp både når det gjelder oppstart av arbeid, fremdrift og resultatoppnåelse,

4 ved uønskede hendelser, eller ved situasjoner som kan utvikle seg til å bli slike, eller hvor kommunen vil kunne måtte søke ekstern bistand, gis Etat for samfunnssikkerhet og beredskap i oppdrag å følge nøye med utviklingen og sørge for tilstrekkelig innsats både med faglig dybde og i tilstrekkelig mengde. Alle slike hendelser skal følges opp med evaluering av kommunens innsats. Byrådet vil se til at forbedringsområder utredes og at det fremmes saker om iverksetting av nødvendige tiltak. Byrådet mener at et godt hjelpemiddel i så måte vil være tett og forpliktende kommune-internt samarbeid i et nytt beredskapsforum." Og videre heter det: "Etat for samfunnssikkerhet og beredskap samordner innsats og følger med under håndtering av alle større hendelser. Etaten sørger også for at kommunens avdelinger hever sin beredskap når særlig utfordrende situasjoner er ventet, " Etat for samfunnssikkerhet og beredskap leder krisestab for å koordinere innsatsen. Krisestaben vil støtte seg til de respektive kommunaldirektørene på vanlig måte, og vil etablere egne prosjekter for planlegging og drift av kommunes virksomhet. Kriseledelsen vil få seg forelagt fra krisestaben forslag til tiltak, herunder fatte vedtak om tiltak for å dempe risiko for smittespredning ( styrke rapporteringsplikt (daglig) om situasjonen i kommunens enheter (dagens ledere til tjeneste) iverksette suspensjon av kommunale tjenester med tilhørende mulig følge for bysamfunnet og hvilken arbeidskraftreserve dette forventes å gi planlegge omdisponering av arbeidskraft o legge frem anmodning om personellstyrking fra tjenesteprioritet Særlig kritisk. o legge frem anmodning om personellstyrking fra tjenesteproduksjon Mulig kritisk. o status for disponibel arbeidskraftreserve fra tjenesteprioritet Ikke kritisk o forslag til beordringer på dag- og ukebasis. o evt. justering av vaktlengde til 12 timer. o Sørge for at nødvendig informasjon blir gjort tilgjengelig i alle egnete mediekanaler til presse og befolkningen. o Interaktiv informasjon til helsetjenesten og pleie og omsorgstjenesten. Den videre utvikling av planen Bergen kommune er en stor og omfattende organisasjon. En godt fungerende plan avhenger av at den er godt forankret i ledelsen, arbeidstakerorganisasjonene og vernetjenesten. Planen vil derfor bli videreutviklet i kommunens ulike avdelinger og relevante organer. Etat for samfunnssikkerhet og beredskap er ansvarlig for at planen videreutvikles og oppdateres i tett samarbeid med Helsevernetaten og smittevernoverlegen.

5 Vedlegg: - Vedlegg 1 - Organisasjonskart for Bergen kommune - Vedlegg 2 - Helseberedskaps planens vedl.b8: Rutine for etablering av stasjon for massevaksinasjon. (Et eksempel i kommunens forebyggende arbeid). - Vedlegg 3 - Et utvalgt eksempel på en leverandørs kontinuitetsplan.

6 Organisasjonskart for Bergen kommune Vedlegg 1

7

8

9

10

11

12

13

14 Vedlegg 2 PLAN FOR HELSEMESSIG OG SOSIAL BEREDSKAP. Vedlegg B8 Rutine for etablering av stasjon for massevaksinasjon Formål: Etablere en egnet stasjon for massevaksinasjon, der smittevernoverlegen har besluttet at slik vaksinasjon skal iverksettes. Stasjonen skal lokaliseres i bydelene og administreres av Ledende helsesøster. Bruksområde: Stasjon for massevaksinasjon skal ha kapasitet til å vaksinere 20 personer samtidig og ha alle fasiliteter for å gjennomføre dette, inkludert egnet infrastruktur i og rundt stasjonen. Ansvar: Det er kriseledelsen i Bergen kommune og smittevernoverlegen som beslutter at massevaksinasjon skal iverksettes. Smittevernoverlegen har ansvar for å sikre at tiltakene i denne rutinen blir fulgt og at avvik blir rapportert og korrigert. Hendelse: Verdens Helseorganisasjon er av FN gitt i oppdrag å overvåke den internasjonale helsetilstand og varsle om utbrudd av epidemier og pandemier verden over. Rapporter om slike utbrudd vil i Norge bli håndtert av Helse og omsorgs direktoratet (HOD) samt Folkehelseinstituttet. Det vil være HOD som beslutter at norske kommuner skal iverksette massevaksinasjon når ett gitt antall innbyggere er rapportert syke eller at antall syke i nær fremtid vil øke betydelig. Før riktig utviklet vaksine er tilgjengelig, vil Tamiflu være anerkjent vaksine. Handling: Når kriseledelsen beslutter å starte massevaksinasjon skal smittevernoverlegen sørge for å varsle HST/SHT om dette. I varselet skal det fremgå omfang, dato for oppstart og antall doser

15 som vil ankomme HST. Bergen Brannvesen vil stå for utsendelsen av vaksine og overlevering til ledende helsesøster. Hvis situasjonen krever forsterket bemanning for å kunne vaksinere inntil 20 personer samtidig, vil smittevernoverlegen beordre personell slik dette er nødvendig. Det er derfor til denne rutine vedlagt gyldig oversikt over personell til disposisjon hvis smittevernoverlegen beordrer forsterket bemanning. Etat for samfunnssikkerhet og beredskap vil på anmodning fra smittevernoverlegen kontakte politiet for å be om bistand til nødvendig sikring i og rundt stasjonen. Det vil også være Etat for samfunnssikkerhet og beredskap som etablerer nødvendig omsorgsberedskap fra frivillige organisasjonen slik dette blir besluttet. Registrering av innbyggere som har mottatt vaksine skal kun gjøres på folketallslister pr bydel, fordelt etter adresser. Disse listene vil bli sendt stasjonene fra Etat for samfunnssikkerhet og beredskap. Etter endt arbeidsdag skal de avkryssede listene sendes til smittevernoverlegen. Informasjon: Det vil være Informasjonsseksjonen i Bergen kommune som er ansvarlig for riktig informasjon til befolkningen. Seksjonen inngår i kriseledelsen og vil formidle oppmøtested for vaksine, helseinformasjon, åpningstider og helsetiltak som er nødvendig før og etter vaksinasjon slik denne informasjonen blir formulert av smittevernoverlegen. All informasjon vil bli gjort tilgjengelig på kommunens nettsider med lenker til Fylkesmannen i Hordaland, Helse og omsorgs direktoratet samt Folkehelseinstituttet. Nasjonale riksdekkende medier vil også bli benyttet. I Norge er det NRK som har en nasjonal, informasjons beredskapsplikt.