Oppsummering frå styreleiar

Transkript

1 Årsrapport 2013

2 Oppsummering frå styreleiar 2013 var årer då alt byrja. Foreninga Jordeplerock vart formelt stifta den 1. januar 2013, og frå den dato har ein vore i kontinuerleg arbeid og utvikling. Etter lange dagar, kveldar og netter med planlegging vart festivalen ein realitet juni, og artistar som DJ Broiler, Heimalanne, Gunslingers, Olav Stedje m.fl. Stod på Jordeplerockscena på Lærdalsøyri. Å arrangera festival krev uendeleg mange timar med planlegging, pågangsmot og ståpåvilje. Som styreleiar i foreninga, og ikkje minst som ordførar i Lærdal, er eg umåteleg stolt over å sjå kva ungdommeleg engasjement og kjærleik for heimbygda kan resultera i. Jordeplerock vart lansert som ide i 2011, og har sidan den gong vore under planlegging. Ungdomane som kom på ideen opplevde støtte frå Lærdal kommune, Sogn og Fjordane Fylkeskommune, Kommunal- og regionaldepartementet og ikkje minst bygdefolket, for å nevna nokon. Ei rekke ressurspersonar har vore med i arbeidet, og den gode blandinga av ungdomeleg pågangsmot, erfaring og vilje til å skapa noko har gjort at Lærdal no har fått sin fyrste store musikkfestival. Eg er sikker på at pågangsmotet og viljestyrken vil halda fram i mange år til, og gler meg allereie til fortsetjinga! Jan Geir Solheim Styreleiar

3 Oppsummering frå dagleg leiar Jordeplerock timars arbeidsdagar arbeidstimar. Over 50 frivillige. 135 kilo poteter meter fiberduk. 25 meter bardisk. Ei helg. Det krevst mykje for å arrangera festival. For ei helg med tettpakka program ligg månadsvis med planlegging bak. Eit enormt system skal setjast opp og vera klart til fredag kveld, og fungera smertefritt til søndag ettermiddag. Sjølve helga går i eit, og me var mange som søndag kveld undrast om me verkeleg skulle ta eit år til. Men måndag var me alle einige om at Jordeplerock 2014 skulle gå av stabelen juni var eit krevjande år. Ingen i foreninga hadde særleg stor erfaring med liknande arrangement. Alt skulle byggjast opp frå starten av, alt skulle vurderast nøye og helst kontrollerast tre gonger der det var mogleg. Likevel sat me ofte med følelsen av at ordet kontroll var det siste me kunne bruka. Men helga kom, og 830 besøkande var innom. Det arrangementstekniske gjekk så godt som smertefritt, og gjestene kosa seg. Bak dette står det uendeleg mange frivillige som alle fortener ein stor takk for den innsatsen som er lagt ned. Kvar og ein av dei frivillige var avgjerande for å levera eit godt produkt. Me set stor pris på innsatsen som vart lagt ned både før, under og etter arrangementet. Helge Evensen Bjørkum Dagleg leiar

4 Organisering Foreninga Jordeplerock vart stifta 1. januar I samsvar med vedtektene er årsmøtet det øvste organet, og dette vart avholdt 6. februar 2013 på Lærdal Rådhus. Ei av årsmøtet sine oppgåver er å velja styre. Dei ti frammøtte vedtok samrøystes at styret skulle ha slik samansetjing: Jan Geir Solheim Styreleiar Gunn Beate Sjøthun Nestleiar Anna Gjesdal Styremedlem Synnøve Askeland Styremedlem Maritha Tønjum Skjerdal Styremedlem Knut Egil Solibakke Mo Varamedlem Det vart avholdt styremøte etter årsmøtet. Helge Evensen Bjørkum vart då tilsett som dagleg leiar i foreninga. Styret har i løpet av 2013 handsama 61 saker. Ei liste over desse finn du på neste side.

5 Styresaker 01/2013 Godkjenning av innkalling 17/2013 Prissetjing 02/2013 Tilsetjing av dagleg leiar 18/2013 Billettdistribusjon 03/2013 Delegering av mynde til dagleg leiar 19/2013 Artistar 04/2013 Teamleiarar 20/2013 Overskot 05/2013 Godtgjersle for styret og teamleiarar 21/2013 Økonomi rapport pr. februar /2013 Driftsbudsjett /2013 Status artistar 07/2013 Artistar 23/2013 Grafisk profil 08/2013 Rutinar for styret 24/2013 Drøftingssaker 09/2013 Orientering 25/2013 Godkjenning av referat frå førre møte 10/2013 Status økonomi 26/2013 Heimeside 11/2013 Marknadsføring strategi 27/2013 Marknadsplan 12/2013 Alkoholsal 28/2013 Status økonomi og sponsing 13/2013 Aktivitetar 29/2013 Økonomi rapport pr. mars /2013 Delegering av mynde til dagleg leiar 30/2013 Andre arrangement tilknytt Jordeplerock 15/2013 Ymse 31/2013 Ymse 16/2013 Grafisk design og logo 32/2013 Økonomi, rapport pr. april 2013

6 33/2013 Status sponsor og stønad 48/2013 Jordeplerock /2013 Budsjett 49/2013 Orienteringar 35/2013 Artistar 50/2013 Budsjett /2013 Telt 51/2013 Jordepletog 37/2013 Innkjøpssamarbeid telt 52/2013 Status økonomi/sponsing 38/2013 Gratis festivalpass 53/2013 Artistar 39/2013 Økonomi /2013 Marknadsføring 40/2013 Dato for Jordeplerock /2013 Samarbeid med andre aktørar 41/2013 Stavarekkjafest 56/2013 Styresamansetjing 42/2013 Utdeling av Østfold Energi sitt musikkstipend 57/2013 Årsmøte 43/2013 Jordeplerock 2014 Teamleiargruppe 58/2013 Evaluering av arrangement 23. november 44/2013 Aktivitetskalender 59/2013 Framtidige arrangement 45/2013 Utdeling av Østfold Energi sutt musikkstipend 60/2013 Jordepletoget 46/2013 Økonomi rapport pr. juni /2013 Ymse 47/2013 Økonomi rapport pr. juli 2013

7 Gjennomføring For å arrangera ein vellukka festival er eit godt team heilt naudsynt. Styret er godt nøgde med den praktiske organiseringa, som har vore slik: Helge Evensen Bjørkum Synnøve Askeland Maritha Tønjum Skjerdal Stian Offerdal Vatlestad Aurora Hellandsjø Lysne Knut Egil Solibakke Mo Anna Gjesdal Gunn Beate Sjøthun Jan Geir Solheim Festivalsjef Informasjonssjef Teamleiar tryggleik Teamleiar infrastruktur Teamleiar frivillige Teamleiar aktivitetar Artistansvarleg Teamleiar kvalitet Teamleiar logistikk

8 Økonomi Avventar årsrekneskap