MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget

Transkript

1 for framtida MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget Dato: Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Tidspunkt: 12:30 Eventuelt forfall må varsles snarest på følgende måte: telefon eller SMS til møtesekretær Mette Toftaker tlf eller på e-post til Vararepresentanter møter kun etter særskilt innkalling. SAKSLISTE:

2 Saksliste: Saksnr Innhold Arkivsaksnr PS 17/1 Revidering av retningslinjer for omorganisering og 400 nedbemanning i Balsfjord kommune. PS 17/2 PS 17/3 Revidering av etiske retningslinjer for Balsfjord Kommune Retningslinjer for varsling 007

3 Vår saksbehandler Anita Rognmo, tlf Saksframlegg Dato Arkivkode: 400 Referanse 2017/633 - Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg Møtedato 17/1 Administrasjonsutvalget Revidering av retningslinjer for omorganisering og nedbemanning i Balsfjord kommune. Vedlagte dokument: 1 Retningslinjer for omstilling og nedbemanning i Balsfjord kommune (2) Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Journalposter S Revidering av retningslinjer for omorganisering og nedbemanning i Balsfjord kommune. Saksopplysninger: Lov- og avtaleverk regulerer gjennomføring av omstillings- og utviklingsarbeid i kommunene. Jamfør Hovedavtalens 1-4: Omstilling og utvikling. Målsettingen med omstillings- og utviklingsarbeid er å gi innbyggerne best mulig service ved å oppnå høyest mulig kvalitet og forbedret faglig standard på tjenestene ved riktig bruk av økonomiske, menneskelige og politiske ressurser. Det er partenes forutsetning at omstillings- og utviklingsarbeid tar utgangspunkt i virksomhetens behov for utvikling og skal medvirke til å gjøre offentlig virksomhet konkurransedyktig så vel faglig som økonomisk. Dette stiller krav til ledere på alle nivå om et særlig ansvar og til medarbeidere om å ta et medansvar om videreutvikling av virksomheten. Balsfjord kommune står ovenfor en omstilling. Kommunen har i dag retningslinjer for nedbemanning som sist ble revidert i Gjeldende retningslinjer er basert på tidligere organisering av kommunen. Det er utarbeidet nye retningslinjer som er oppdatert ihht lov og avtaleverk og ut fra dagens organisering. I tillegg er retningslinjene utformet slik at de kan benyttes som oppslagsverk og arbeidsprosedyre for ledere. Oppdaterte retningslinjer høres og drøftes med hovedtillitsvalgte. Vurdering: I en omorganiseringsfase er det enkelte grunnleggende «kjøreregler» som det er viktig å være oppmerksom på. Både arbeidsmiljøloven og tariffavtalen har regler om hvordan en omorganisering og nedbemanningsprosess skal håndtereres. Erfaring viser at god saksbehandling er nøkkelen til en vellykket prosess. Det er viktig at planarbeidet og gjennomføringen av prosessen blir utført grundig og korrekt.

4 Rådmannens innstilling: Vedlagte retningslinjer for omstilling og nedbemanning i Balsfjord kommune vedtas. Ellen Beate Lundberg rådmann

5 Retningslinjer for omstilling og nedbemanning i Balsfjord kommune Personal MAI 2017

6 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Definisjoner og roller Omstilling Roller i omstilling Lov og avtaleverk Lokale vilkår i Balsfjord kommune 9 5. Prosedyrer knyttet til omplassering og oppsigelse Avvikling Reduksjon av tjenesten eller aktiviteten ved et tjenestested Andre bestemmelser ved omplassering Veileder for gjennomføring av personalomstilling Overordnede saksbehandlingsprinsipper Medvirkning i saksforberedelse Arbeids- og tidsplan Informasjon Krav til skriftlighet UTDYPENDE OPPLYSNINGER...17 Medvirkning/Involvering...17 Orientering til ansatte som blir berørt...18 Orientering til tillitsvalgte og verneombud...19 Kompetanse-/bemanningsplan

7 1. Innledning Dette dokumentet behandler prinsipper og rutiner ved ulike former for omorganisering i Balsfjord kommune. Balsfjord kommune legger vekt på at prosedyrer ved nedbemanning/personalomstilling skal være korrekt og forutsigbart for alle parter. Det er også viktig at de ansatte tilkommer de rettigheter som lov og avtale hjemler. Retningslinjene vil i det følgende ta for seg det lovmessige og prosedyrer knyttet til omplassering og oppsigelse i Balsfjord kommune. De generelle retningslinjene er veiledende, og prinsippene og saksbehandlingen som gis i disse rutinene skal anvendes ved enhver type eller form for omstilling. Retningslinjene erstatter ikke behovet for skjønnsmessige vurderinger av den aktuelle situasjon i konkrete saker. Prosedyrene som er beskrevet gjelder så langt de ikke strider mot bestemmelsene i lov, forskrift og avtaleverk. Retningslinjene gjelder for alle fast ansatte i Balsfjord kommune. 2

8 2. Definisjoner og roller 2.1 Omstilling Med omstilling menes større, ikke individuelle endringer som har betydning for arbeidstakers arbeidssituasjon. I retningslinjene legger vi til grunn følgende former for omstilling: Omorganisering Nedbemanning Virksomhetsoverdragelse Omstillingsrutinene vil komme til anvendelse i den grad de har betydning for de ansatte. Målet ved enhver omstilling er å sikre en forutsigbar prosess i alle ledd og nivåer ved: forsvarlig planlegging og gjennomføring forsvarlig informasjon gjennom hele prosessen forsvarlig saksbehandling gjennom hele prosessen ivaretakelse av hver enkelte arbeidstaker opprettholde et fullt forsvarlig arbeidsmiljø under gjennomføringen av omstillingen Omorganisering er en endring av organisasjonsstruktur, oppgaveinnhold og/eller oppgavestruktur uten at endringen ledsages av nedbemanning, outsourcing eller liknende. Nedbemanning er en prosess der en tilpasser antall ansatte til en kostnadsramme og/eller en omlegging av virksomheten. Defineres som en reduksjon i antall årsverk. Nedbemanning kan skje på følgende måte: holde budsjetterte stillinger vakante Oppsigelse av vikarer før avtaleperioden utgår Omplassere fast ansatte til andre ledige stillinger Oppsigelse av fast ansatte Overtallige medarbeidere er medarbeidere som enten ikke er rettighetshaver til en stilling, eller det er en av flere rettighetshavere til stilling. Stillinger som utgår kobles til aktuelle medarbeidere og innehavere av disse stillingene blir definert overtallig. Grunnpreget i den enkeltes medarbeiders arbeidsavtale er et svært viktig moment. Dersom stillingsinnholdet endres, men ikke slik at det fører til vesentlige endringer i mer enn 50% av stillingens grunnpreg i opprinnelig arbeidsavtale, har stillingsinnehaver rett til å fortsette i stillingen (rettighetshaver). En vil kunne få flere rettighetshavere til stillingen. Utvelgelse skjer iht kvalifikasjonsprinsippet i HTA bestemmelser. Der det er flere rettighetshavere enn ledige stillinger, vil vi få overtallige medarbeidere. 3

9 Endringsoppsigelse Arbeidsgivers styringsrett eller endringsoppsigelse. Endringer i stillingens grunnpreg (arbeidsoppgaver, geografisk plassering osv).ved endringsoppsigelse gjelder samme lov- og avtaleverk som ved oppsigelse. Stillingsbank er en løpende oversikt over stillinger som er ledig eller som vil bli ledig. Stillingene holdes vakant/ubesatt, slik at disse kan benyttes som omplasseringsstillinger ved overtallighet/nedbemanning. Hver enhet fører løpende oversikt over hvilke stillinger som er eller vil bli ledig og dette meldes til personalkontoret på eget skjema. Personalkontoret fører samleoversikt for hele kommunen. Personalkontoret vil også forsøke å kartlegge turnover i kommende budsjettår. Dette omfatter stillinger som blir ledige på grunn av at ansatte slutter, planlegger permisjon, går over i uførepensjon eller alderspensjon. Virksomhetsoverdragelse foreligger når en hel eller del av en selvstendig enhet overføres til annen arbeidsgiver. Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø (AML 4-2(3)). Arbeidsgivers styringsrett gir arbeidsgiver rett til å fordele, organisere, lede og kontrollere arbeidet. Styringsretten begrenses av lov- og avtaleverk. Arbeidsgiver ivaretar omsorgsplikten ved å sikre at alle arbeidstakere har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø (Jfr. Arbeidsmiljølovens 4-1 (1)). Arbeidsgiver har aktivitetsplikt, både med hensyn til å forebygge og med hensyn til å håndtere oppståtte problemer. Aktivitetsplikten innebærer at leder er ansvarlig for at tiltak som iverksettes i omstillinger vurderes og evalueres i henhold til gjennomført risikovurdering. Arbeidstakers rettigheter, plikter og ansvar Arbeidstakere som er i en omstillingsprosess skal ivaretas i henhold til lov og avtaleverk, men har også et selvstendig ansvar for å bidra til opprettholdelsen av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i, under og etter omstillingen. Den enkelte arbeidstaker er også ansvarlig for å tilrettelegge for at relevante personlige opplysninger gjøres kjent for arbeidsgiver. 4

10 2.2 Roller i omstilling Kommunestyrets myndighet Kommunestyret avgjør overordnet administrativ organisering (lokal bestemmelse). Jf. Delegasjonsreglement for Balsfjord kommune. Rådmannens myndighet Jf. Delegasjonsreglement for Balsfjord kommune. Rådmannen og kommunalsjefene er ansvarlig for tilrettelegging og gjennomføring av vedtak. Enhetsledere (lokal leder) Med lokal leder menes den leder som er ansvarlig for enheten som skal omstilles. Enhetsleder har ansvar for og skal ivareta; gjennomføring av vedtak fra overordnet nivå planlegging og gjennomføring av omstillingsprosessen på lokalt nivå berørte arbeidstakere gjennomføre risikovurderinger for å opprettholde et forsvarlig arbeidsmiljø et forsvarlig tjenestetilbud. Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Arbeidsmiljøutvalget behandler i egen sak konsekvensene av omstillingsprosesser for å sikre at arbeidsmiljøet ivaretas i henhold til arbeidsmiljølovens krav om fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Arbeidsmiljøutvalget skal orienteres om gjennomførte risikovurderinger og eventuelle tiltak som iverksettes. Verneombud Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesse i saker som angår arbeidsmiljøet. Med arbeidstakerne menes alle som har et ansettelsesforhold i Balsfjord kommune. Verneombud skal gis en formell orientering om omstillingen ved at enhetsleder innkaller lokalt verneombud til orienteringsmøte. Medbestemmelsesmøter/ drøftingsmøter Medbestemmelsesmøter er en arena for drøfting mellom arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene i saker som har betydning for arbeidsforholdet. Medbestemmelsesmøtet skal drøfte og eventuelt gi arbeidsgiver råd om pågående omstillingsprosesser. 5

11 Tillitsvalgte Tillitsvalgte skal representere den enkelte arbeidstaker i omstillingsprosessen. Tillitsvalgte skal gis en formell orientering om omstilling ved at enhetsleder innkaller plasstillitsvalgte til orienteringsmøte. Den enkelte arbeidstaker: Arbeidstaker skal bidra positivt til dialog med arbeidsgiver om omstillingsprosessen og om egen arbeidssituasjon. Den enkelte ansatte har et selvstendig ansvar for å holde seg orientert om omstillingen. I det ligger at den ansatte skal delta på møter han/hun blir innkalt til og gjøre seg kjent med informasjon som er gitt gjennom gjeldende informasjonskanaler. Den enkelte arbeidstaker har også et ansvar for å sikre at arbeidsgiver får nødvendige opplysninger om egen situasjon. Personal Personalavdelingen har overordnet ansvar for vedtatt arbeidsgiver politikk, og skal bistå ledere med å sikre at alle arbeidstakere har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Personalavdelingen kan gi ulike former for bistand i omstillingsprosesser. BHT Bedriftshelsetjenesten (Inveni) har en fri og uavhengig stilling i arbeidsmiljøsaker (Arbeidsmiljølovens 3-3, (2)) og kan bistå ledelse, verneombud og arbeidstakere i omstillingsprosesser. 6

12 3 Lov- og avtaleverk Forholdet mellom arbeidsgiver og medarbeider i omstillingsprosesser er regulert gjennom lov- og avtaleverket. Det er viktig å presisere at bestemmelsene her skal legges til grunn for all aktivitet som berører medarbeiderne. Spørsmål og problemstillinger som vil melde seg, skal i størst mulig grad løses i samarbeid mellom leder og tillitsvalgt enten ved drøftinger eller ved forhandlinger der lov eller avtaleverk gir hjemmel for dette. Grunnlag og hjemmel Kommuneloven (KL), fastsetter bestemmelser om de politiske organers handlingsrom. Arbeidsmiljøloven (AML), har en rekke bestemmelser som kommer til anvendelse ved omstillinger. De bestemmelsene som står særlig sentralt i arbeidet med omstillingsprosesser er: kapittel 8 om medbestemmelse ( 8-1) kapittel 4 om krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling ( 4-2) kapittel 2 der arbeidsgiver og arbeidstakers plikter defineres bestemmelsene i kapittel 14 og 15, som behandler reglene om tilsettingsforhold og opphør av tilsettingsforhold risikovurderinger i forhold til fysisk- og psykososialt arbeidsmiljø. Arbeidsmiljølovens 15-7 (2) Skyldes oppsigelsen driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak, er den ikke saklig begrunnet dersom arbeidsgiver har et annet passende arbeid i virksomheten å tilby arbeidstaker. Arbeidsmiljølovens 15-7 (3) En oppsigelse som skyldes at arbeidsgiver setter ut eller tar sikte på å sette ut virksomhetens drift på oppdrag, ved bruk av selvstendige oppdragstakere, er ikke saklig med mindre det er nødvendig av hensyn til virksomhetens fortsatte drift. I virksomhetens ordinære drift inngår selve produksjonen av varer og tjenester, eks. pleieog omsorgstjeneste i tillegg til funksjoner som administrasjon og kontordrift. Rene støttefunksjoner som ikke har sammenheng med den ordinære drift, vil falle utenfor. 7

13 Hovedavtalen for kommunal sektor HA, har bestemmelser i del B, 3 om arbeidsgiver og tillitsvalgtes gjensidige plikter og rettigheter. I 3-1 gis bestemmelser om arbeidsgivers plikt til drøfting ved endringer og omstillinger som vil få betydning for arbeidstakerne og at arbeidsgiver "på et tidligst mulig tidspunkt informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd". Både arbeidsmiljøloven og hovedavtalen fastslår at medvirkning skal skje og sier noe om hvilket tidspunkt medvirkningen skal skje. Ved tolkningen av tidspunktet, må det ses hen til formålet med drøftingsbestemmelsene. På de saksområder hvor drøftingsplikten gjelder, er arbeidstakersiden sikret en rett til å utøve medvirkning på beslutninger gjennom argumenter og dialog. Det innebærer at organisasjonene skal bringes inn på et tidspunkt som muliggjør reell påvirkning og innflytelse på beslutningene. Hovedtariffavtalen Kap 1, 3.3 innskrenking/rasjonalisering. Ved innskrenking/rasjonalisering skal, under ellers like vilkår, de med kortest tjeneste innenfor vedkommende arbeidsområde i kommunen sies opp først. Hovedtariffavtalen Kap 1, 3.4 omplassering. Ved omplassering/overgang til lavere lønnet stilling i samme kommune pga sykdom, skade, rasjonalisering eller andre grunner som ikke skyldes arbeidstakerens forhold, skal arbeidstakeren som hovedregel beholde sin nåværende lønnsplassering som en personlig ordning. Hovedavtalen Del B omorganisering. Arbeidsgiver skal så tidlig som mulig informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på rådet når det bl.a. gjelder: Omorganisering/omlegging av driften Rasjonalisering/driftsinnskrenkning som kan få sysselsettingsmessige konsekvenser. Frister ved omplassering (alt. Oppsigelse/endringsoppsigelse) Det er ingen avtalefestede/lovfestede frister ved omplassering. Det anses imidlertid som god forvaltningsskikk å legge til grunn for gjennomføring av overflytting fra ett tjenestested til et annen de samme frister som ved oppsigelse. Oppsigelsesfrister bør alltid legges til grunn dersom stillingens grunnpreg endres ved omplasseringen. Dette kan fravikes ved at de ansatte er informert på forhånd om avvikling av tiltak, og det er enighet med fagforeningene om at stillingens grunnpreg ikke endres ved omplasseringen. For å få til en smidig omplasseringsprosess vil det være nødvendig å ha korte frister. 8

14 Forvaltningsloven (FVL) gir saksbehandlingsregler som skal følges i prosessene. Det fremgår av forvaltningsloven at avgjørelser som gjelder ansettelse, oppsigelse eller forflytting av offentlig tjenestemann, skal regnes som enkeltvedtak etter FVL 2 annet ledd. Det innebærer at lovens saksbehandlingsregler for enkeltvedtak skal følges i en omstillingsprosess når slike avgjørelser skal treffes. Avgjørelser vedrørende tilsettingsforholdet som ikke er enkeltvedtak, vil i utgangspunktet ikke omfattes av forvaltningslovens saksbehandlingsregler. Opplæringsloven (gjelder lærere) 4.Lokale vilkår i Balsfjord Kommune. Fastsettelse av kriterier krav til saklighet. Det finnes ikke noen eksplisitte bestemmelser om hvilke kriterier som kan brukes ved utvelgelsen av arbeidstakere i arbeidsmiljøloven. Arbeidsmiljøloven 15-7 bestemmer at en oppsigelse må være saklig, og dette gjelder også ved nedbemanning som følge av driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak. Ut over dette generelle saklighetskravet finnes det altså ingen bestemmelser om utvelgelsen i loven. Utvelgelseskriteriene må altså være saklige. I avgjørelsen LH fra Hålogaland lagmannsrett ble det uttalt at det i utgangspunktet må være opp til bedriften å vurdere hvilke personer de anser som egnet for stillingen. Til tross for dette utgangspunktet, er det ikke tvilsomt at det skal foretas et saklig valg blant arbeidstakerne, samt at utvelgelseskriteriene må være saklige. I en nedbemanningsprosess er det viktig at utvelgelsen ikke skjer vilkårlig. Virksomheten skal derfor sette opp utvelgelseskriteriene før utvelgelsen skjer, og det kan også være å anbefale at nedsettelsen av utvelgelseskriteriene skjer i samarbeid med de tillitsvalgte. Utvelgelseskriteriene skal være entydige og enkle å forstå for de personene som skal foreta utvelgelsen, og utvelgelsen skal deretter skje basert på disse kriteriene. Drøftelsesmøte En arbeidsgiver som vurderer å foreta oppsigelse, plikter etter arbeidsmiljøloven 15-1 å gjennomføre et drøftelsesmøte med arbeidstakerne som er aktuelle for oppsigelse. Plikten til å gjennomføre drøftelsesmøte gjelder så langt det er praktisk mulig. Møtet trenger ikke gjennomføres dersom arbeidstaker ikke ønsker det selv. 9

15 I drøftelsesmøtet skal arbeidsgiver redegjøre for hvilke utvelgelseskriterier man baserer seg på i nedbemanningsprosessen. Det er også viktig at arbeidstakeren får anledning til å fremlegge sitt syn på saken. Arbeidstaker må også få anledning til å imøtegå de vurderingene arbeidsgiveren har gjort i forbindelse med utvelgelsen. Vektingen av kriteriene Hvordan det enkelte kriterium vektes vil avhenge av situasjonen bedriften befinner seg i, og bedriften står forholdsvis fritt i vektingen av kriteriene. Det er likevel viktig at bedriften er tydelig på hvordan vektingen, og at vektingen er saklig. Det fremgår likevel av avgjørelsen inntatt i Rt s. 879 at det ikke kan legges ensidig vekt på kvalifikasjoner når valget står mellom flere. Bedrifter som er bundet av hovedavtalen mellom LO og NHO, skal følge ansiennitet «under ellers like vilkår». Dette vil innebære at dersom to arbeidstakere stiller likt etter alle andre kriterier er vurdert, vil det være saklig å vektlegge at en av arbeidstakerne har vært lengre i virksomheten enn den andre. Etter rettspraksis beregnes ansienniteten vanligvis fra tilsettingstidspunktet. Område: Hele Balsfjord kommune sees på som et virksomhetsområde. Fastsatt i drøftingsmøte 19.januar 2017 Utvelgelses kriterier: Fastsatt i drøftingsmøte 19.januar 2017 Vikariater og midlertidige stillinger skal sies opp først. 1) Kvalifikasjonskravet går foran ansiennitet Utdanning og formalkompetanse Praksis Egnethet (de personlige egenskaper som kreves for å utføre jobben foruten om utdannelse og praksis) Tilfredsstillende fysiske krav Kulepunktene kommer i tilfeldig rekkefølge og skal ikke vurderes etter den rekkefølgen de står i. Det skal foretas en helhetsvurdering av situasjonen. 2) Sosialt forhold går foran ansiennitet. Spesielt tyngende Med sosiale forhold i denne sammenheng siktes det til for eksempel forsørgerbyrde for familie og barn, høy alder, handicap som begrenser mulighetene for å få nytt arbeid, eller tung gjeldsbyrde. Dersom slike forhold er til stede i tilstrekkelig grad, vil dette kunne bety at den aktuelle arbeidstakeren ikke kan fortrenges i utvelgelsesprosessen til fordel for andre arbeidstakere som ellers ville gått foran. Bakgrunnen er at konsekvensene av oppsigelsen vil kunne bli mer byrdefull for denne arbeidstakeren enn for andre, eksempelvis ved at muligheten for nytt arbeid anses begrenset. 3)Ansiennitet. 10

16 «Under ellers like forhold»: Tjenestetidsprinsippet: Hovedtariffavtalen bestemmelser definerer dette til den ansatte med kortest tjeneste i kommunen. Tjenestetiden skal være sammenhengende. Dette betyr at tilsettingsforholdet ikke er avbrutt. Tjenestetid i kommunen er den tid den ansatte har arbeidet i Balsfjord kommune. Dette omfatter også tjenestetid i foretak som er overtatt av Balsfjord kommune, og der den ansatte har hatt sammenhengende tjeneste. Enkelte forhold avbryter ikke tilsettingsforholdet, og er som følger; Lovbestemte permisjoner ved svangerskap, omsorg og sykdom Permisjon i henhold til Arbeidsmiljølovens 10.4 (helsemessige, sosiale eller velferdsgrunner). Ulønnet/delvis lønnet permisjon i forbindelse med utdanning, Jfr kommunens Permisjonsreglement Permisjon for å gå over i stilling utenfor kommunen regnes ikke som kommunal tjenestetid. Permisjon for arbeid som tillitsvalgt i arbeidstakerorganisasjon som kommunen har avtale med. Deltidsstillinger reduserer ikke tjenestetidsberegningen. Det er tilsettingstiden og ikke stillingsstørrelsen som er kriteriet. Dersom en fast ansatt har hatt flere tilsettingsforhold, herunder vikariater, forstås tjenestetid som samlet sammenhengende tjeneste inklusiv vikariatperioden. Som sammenhengende tjeneste i vikariatperioden forstås også ekstrahjelp og timelønte som har arbeidet 14 timer eller mer pr uke over en periode på 6 måneder eller mer. Opphold i slik tjeneste ut over 1 mnd. avbryter den sammenhengende tjeneste. Dersom helt spesielle forhold ligger til grunn og det er enighet med berørte fagforeninger, kan ovenstående definisjoner av tjenestetid fravikes. Arbeidsområde i kommunen. Arbeidsområde må ses i forhold til den arbeidstakerkategori som er berørt. Arbeidsområdet som er berørt ved omorganisering og nedbemanning skal innskrenkes der geografiske avstander er urimelige store. Drøftinger foretas ved disse tilfellene og en avgrensing utføres etter drøftinger med tillitsvalgte. Omplasseringsområde. Alle er ansatt i Balsfjord kommune. Hele kommunen er omplasseringsområde for overtallige personale. 11

17 Prosedyrer knyttet til omplassering og oppsigelse 5.1 Avvikling Avvikling av tjenestested eller aktivitet: Dersom et tjenestested avvikles, vil alle ansatte bli direkte omfattet av omplassering og eller nedbemanning. Det vil si at alle må påregne å bli omplassert til andre stillinger eller bli sagt opp. Dersom en aktivitet ved et tjenestested avvikles, vil alle ansatte knyttet til aktiviteten bli direkte omfattet av omplassering. Det vil si at alle ansatte knyttet til den bestemte aktiviteten må påregne å bli omplassert til andre stillinger eller bli sagt opp Reduksjon av tjenesten eller aktiviteten ved et tjenestested. Den første fasten utarbeidelse av bemanningsplan Dersom aktiviteten generelt ved et tjenestested skal reduseres, nyttes følgende Saksbehandling: Arbeidsgiver utarbeider gammel og ny bemanningsplan med utgangspunkt i redusert aktivitet. Bemanningsplanen skal ha to formål: a) å beskrive de oppgavene enheten er satt til å utføre og b) beskrive hvilken reduksjon og/eller bortfall nedbemanningen vil medføre i tjenesteytingen. c) Arbeidsgiver fastsetter utvelgelseskriterier ut i fra ny driftssituasjon. Flytting av arbeidstakere i kraft av arbeidsgivers styringsrett: a) arbeidsgiver må ha fokus på om arbeidstaker kan flyttes til arbeidsoppgaver som skal videreføres etter nedbemanningen. b) Endringer som skjer innenfor styringsretten, er både enklere materielt sett og i forhold til de saksbehandlingsregler som må følges. Dersom noen av de ansatte har særskilte kvalifikasjoner, som er nødvendig for ny drift, vurderes dette særskilt. Med dette menes kvalifikasjoner som stilles til bemanningen (ikke like vilkår). Utvelgelsen av overtallige foretas etter utvelgelseskriterier drøftet med Hovedtillitsvalgte i prioritert rekkefølge (Se liste). Den andre fasen drøftinger med de tillitsvalgte De tillitsvalgte har både rett og plikt til å drøfte med arbeidsgiver ulike spørsmål ved nedbemanningen. Slike drøftinger deles inn i følgende; 12

18 a) Generelle drøftinger etter Hovedtalen Del B og Del C henholdsvis 3.1 og 3-2. b) Drøftinger om arbeidsområde hvor/hvordan nedbemanningen skal skje c) Drøftinger om utvelgelseskriterier som skal anvendes. Den tredje fasen utpeking av overtallige og forsøk på omplassering a) Førsamtale med mulig berørte medarbeidere b) Utpeking av de overtallige foretas av arbeidsgiver etter innspill fra HTV c) Forsøk på å finne annet passende arbeid d) Sikkerhetsventil interesseavveining Den fjerde fasen oppsigelse og fortrinnsrett Regelverk i forhold til fortrinnsrett reguleres i Arbeidsmiljølovens 14.2 og Fortrinnsretten gjelder alle arbeidstakere som blir sagt opp på grunn av virksomhetens forhold og gjelder for; a) fast ansatte b) midlertidige ansatte Følgende vilkår må være til stede der fortrinnsretten benyttes: a) den ansatte skal være skikket til stillingen. Det innebærer at den ansatte skal tilfredsstille minimumskrav til kvalifikasjoner som kreves i stillingen. For øvrig konkurrerer en fortrinnsberettiget person ikke med andre søkere til en stilling dersom han er vurdert som kvalifisert. b) Den ansatte må ha vært tilsatt minst 12 måneder i løpet av de siste to år. Flere tilsettingsperioder skal slås sammen, og det er summen av tilsettingsperiodene som er avgjørende i løpet av toårsperioden c) Fortrinnsrett til ny stilling omfatter alle ledige stillinger i Balsfjord kommune som den oppsagte er kvalifisert for 5.3. Andre bestemmelser ved omplassering Det tilstrebes å ha mest mulig direkte dialog med de som blir berørt. Det bør informeres individuelt, i grupper og generelt på et tidligst mulig tidspunkt. Omplassering bør skje til tilsvarende stillingsstørrelse som den faste stillingen den ansatte er tilsatt i. Arbeidstidsordninger bør ikke vektlegges avgjørende betydning i denne sammenheng. Det vil være mulig å tilby høyere stillingsstørrelse enn nåværende tilsettingsforhold, men ikke som betingelse for omplassering. Dersom overføring må skje til lavere stillingsstørrelse enn nåværende tilsettingsforhold, skal det foretas en partiell oppsigelse dersom en ikke kommer til avtale med arbeidstakeren om overføringen. Omplassering skal hovedsakelig skje til faste stillinger. Omplassering kan alternativt skje til lengre vikariat og til stillinger hvor det kan påregnes ledighet. Kortere vikariat kan også nyttes i påvente bedre alternativer. Omplassering skal primært skje til tilsvarende stilling. Alternativt kan omplassering skje til annet passende arbeid i virksomheten. Ved omplassering til 13

19 lavere lønnet stilling, skal den ansatte som hovedregel beholde nåværende lønnsplassering som en personlig ordning, dersom ikke annet er avtalt. Rådmannen må underrettes før omplassering gjennomføres. Skriftlig tilbud om/beordring av omplassering sendes til den ansatte. Midlertidig omplassering påvirker ikke det faste tilsettingsforholdet. 5.4 VEILEDER FOR GJENNOMFØRING AV PERSONALOMSTILLING OPPGAVE: ANSVAR: 1. Arbeidsgivermøte Rådmann / kommunalsjef Drøfting av prosedyrer, hvem gjør hva? 2. Orientering til de ansatte. Rådmann / kommunalsjef Respektive enhetsledere/rådmannen Virksomhetsleder / Driftsleder Orienterer sine ansatte. 3. Kartlegging Hvilke ansatte (hvem) blir berørt. Hvilke muligheter (ledige stillinger, Permisjoner, naturlig avgang). 4. Enhetlige/individuelle samtaler Enhetsleder orienterer. Individuelle Samtaler etter ønske. 5. Drøfting med fagforeninger. Drøftinger med aktuelle fagforeninger. 6. Kontakt med de ansatte. Informasjon til ansatte ved aktuelle Enheter. 7. Drøfting med fagforeninger. Ny drøfting med fagforeningene om Muligheter og løsninger. 8. Individuelle orienteringssamtaler. Orienteringsmøter for hele enheter ev. Med enkeltansatte. 9. Iverksetting av omplassering ev. oppsigelse. Rådmann / kommunalsjef Virksomhetsleder / Driftsleder Rådmann / kommunalsjef Virksomhetsleder / Driftsleder Rådmann / kommunalsjef Rådmann / kommunalsjef Virksomhetsleder / Driftsleder Rådmann / kommunalsjef Virksomhetsleder / Driftsleder Rådmann / kommunalsjef Virksomhetsleder / Driftsleder Rådmann / kommunalsjef 14

20 6. Overordnede saksbehandlingsprinsipper For å sikre at den enkeltes interesser ivaretas på forsvarlig måte og i henhold til forvaltningslovens bestemmelser og god forvaltningsskikk, skal forvaltningslovens prinsipper om saksbehandling følges så langt det er mulig. Det innebærer blant annet at: dokumentasjon om alle ledd i prosessen sikres partene har innsyn i dokumenter som angår egen sak partene varsles før vedtak/beslutninger fattes partene skal få mulighet til å uttale seg i spørsmål som angår dem selv prinsippet om taushetsplikt i forhold til personlige opplysninger skal ivaretas 6.1 Medvirkning i saksforberedelse Tillitsvalgte og verneombud på aktuelt nivå og riktig tidspunkt, skal delta i forberedelse i saker om omstilling, jfr. bestemmelsene i arbeidsmiljølovens kap. 8 og Hovedavtalens bestemmelser om medvirkning, kapittel B Arbeids- og tidsplan Arbeidet med omstilling forutsetter tett samarbeid og gode prosesser. God planlegging gir forutsigbarhet for alle parter ved enhver omstillingsprosess og sikrer at omstillingen lykkes. Tillitsvalgte og verneombud/hovedverneombud skal kunne gi innspill til arbeids- og tidsplan. Det er enhetsleders ansvar å sørge for at det foreligger en plan for arbeidet. En systematisk arbeids- og tidsplan skal: definere og avklare roller tidfeste tidspunkter for når fastsatte oppgaver skal være gjennomført, herunder informasjon fordele ansvaret for de enkelte arbeidsoppgavene skal være et redskap for å kvalitetssikre det pågående arbeidet synliggjøre arbeidsmiljørisikoer gjennom risikovurdering inneholde prinsipper for medvirkning på lavest mulig nivå; både formelt og i forhold til hver enkelt arbeidstaker. 8. Informasjon Det er arbeidsgiver som har ansvar for at alle parter i omstillingsprosessen til enhver tid får slik informasjon at parten kan ivareta sine interesser på en forsvarlig måte, til rett tid. Tidspunkt for når informasjon skal gis kan fremgå av tids- og arbeidsplanen, eller det kan utarbeides egen informasjonsplan. Informasjonen skal ivareta de ansattes behov for kontroll og forutsigbarhet i sin arbeidshverdag og sikre mulighet for medvirkning. 15

21 Informasjonen kan gis på følgende måter: ved individuelle samtaler informasjonsmøter kopi til arbeidstaker av alle brev som angår en selv e-post til ansatte som berøres oppslag på intranett/arbeidsplassen når milepæler Informasjon skal være grunnlag for god dialog, og sikre at partene/aktørene får tilstrekkelig innsikt i hverandres synspunkter for å sikre reell medvirkning. Tidspunktene for når informasjon skal gis innarbeides i arbeidsplanen (informasjonsplanen). 8.1 Krav til skriftlighet Alle planer som utarbeides skal være skriftlige og det skal fremgå hvem som er ansvarlig for ulike arbeidsoppgaver. Det er leders ansvar at det utarbeides skriftlig dokumentasjon. Det skal føres referat fra alle møter og individuelle samtaler hvor følgende opplysninger skal fremkomme: dato og møtested deltakere, eventuelt forfall hva ble drøftet enighet/uenighet i gruppen konklusjoner Referatene skal som et minimum inneholde ovennevnte punkter. Dersom noen av partene ønsker å ha med tillegg til referatet, skal dette føres inn. Det må i så fall fremkomme hvem som har innsigelsen/tillegget, og tillegget skal underskrives. 16

22 9. UTDYPENDE OPPLYSNINGER Medvirkning/Involvering Tillitsvalgtes medvirkning Arbeidsmiljølovens kapittel 8 ( 8-2) og hovedavtalen krever at de tillitsvalgte tas med i drøftinger, orienteres og tas med på råd ift endring i arbeidsorganisering eller ansettelsesforhold (HA del B, ) Verneombudets medvirkning Verneombudet skal tas med i drøftinger og orienteres. Verneombudet skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde, herunder etablering, utøvelse og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (AML 6-2-4). Den enkelte ansattes medvirkning Medvirkning i omstillingsprosesser vil øke den enkeltes opplevelse av forutsigbarhet og følelse av kontroll over egen situasjon. Medvirkning på individnivå skal tilstrebes så langt det er mulig. Det innebærer dialog, kartlegging av kompetanse og livssituasjon. Det vil være den enkelte ansatte som har best kjennskap til egen arbeidssituasjon og livssituasjon og som kan gi arbeidsgiver nødvendige opplysninger. Informasjon om endringer i bemanning Sentrale endringer Ved større sentrale omstillinger skal hovedtillitsvalgte være representert i relevante arbeidsgrupper og fora. Hovedtillitsvalgte vil derfor være orientert om omstillinger av større omfang som er initiert sentralt, og som kan ha konsekvenser for bemanningen. Det forutsettes at hovedtillitsvalgte holder lokale tillitsvalgte orientert om eventuelle forestående bemanningsendringer, selv om det er arbeidsgiver som har ansvar å informere tillitsvalgte lokalt om forestående endringer. Lokale endringer Informasjons- og drøftingsplikten overfor de tillitsvalgte lokalt kan ivaretas på flere måter. Partene må tidlig i prosessen bli enige om omfang og form på samarbeidet. 17

23 Orientering til ansatte som blir berørt Formål Informasjon og dialog med den enkelte ansatte skal sikre at vedtak og avgjørelser som treffes vedrørende den enkelte skal bygger på riktige opplysninger. Informasjonsmøte med alle ansatte Når det foreligger en beslutning om at omstilling skal gjennomføres, skal arbeidsgiver så snart som mulig skriftlig innkalle samtlige arbeidstakere som vil bli berørt av omstillingen til et felles orienteringsmøte. Også deltidsansatte, ansatte i permisjon, sykemeldte arbeidstakere og vikarer skal informeres og innkalles. Tillitsvalgte skal orienteres om møteinnkallingen. Innkallingen skal orientere om: tid og sted for fellesmøte at det er igangsatt/igangsettes en omstillingsprosess at arbeidstakerne vil bli holdt løpende orientert om tiltak som vil bli igangsatt som følge av avgjørelsen I informasjonsmøtet gjennomgås grunnlaget for omstillingen og eventuelle konsekvenser for enheten. Dersom det er utarbeidet arbeids- og tidsplan skal denne gjennomgås. Rutinene for saksbehandling i den konkrete omstillingssaken skal gjennomgås. Det skal føres referat fra fellesmøte(r), jfr. Krav til skriftlighet s. 6. Kopi av innkalling til møter, referat alle møter, kopi av skriftlige dokumentasjon av interesse for de berørte. Informasjonsmøte/samtaler med enkeltansatte Etter gjennomføring av felles informasjonsmøte(r) gjennomføres individuelle samtaler med den enkelte som blir berørt av omstillingen. Enhetsleder må vurdere når det er mest hensiktsmessig å gjennomføre samtalene avhengig av hva slags omstilling enheten står ovenfor. I den utarbeidete arbeidsplanen skal det fremgå hvilket tidsrom arbeidsgiver planlegger å gjennomføre individuelle samtaler. Den enkelte må få mulighet til å orientere om sin situasjon og sine ønsker og eller/behov. Og gjennomgå, sin fulle kompetanse med arbeidsgiver på dette stadiet. Den individuelle samtalen skal sikre at arbeidsgiver har best mulig faktisk grunnlag for å fatte beslutninger. 18

24 Orientering til tillitsvalgte og verneombud Enhetsleder er ansvarlig for å gjennomføre medbestemmelsesmøter med tillitsvalgte og verneombud for å orientere og ta tillitsvalgt med i prosessen. Samarbeidet skal iverksettes på et tidligst mulig tidspunkt slik at tillitsvalgte til enhver tid har en reell mulighet til påvirkning i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser. Arbeidsgiver skal tilrettelegge for medvirkning på en slik måte at tillitsvalgte i en tidlig fase blir involvert i prosessen. Kompetanse-/bemanningsplan Ved omstillinger skal det utarbeides ny kompetanse-/bemanningsplan på bakgrunn av omstillingsvedtaket. Det er selve vedtaket om omstilling og enhetens behov for kompetanse som følge av omstillingsvedtaket som er førende for bemanningsplanen. Kompetanse-/bemanningsplan skal bygge på de krav som loven eventuelt stiller, eller på den norm som den enkelte enhet mener må oppfylles for å sikre forsvarlig drift. Som hjelp i arbeidet med å kartlegge hvilken kompetanse enheten vil ha behov for, kan det tas utgangspunkt i tidligere utlysningstekster og/eller eventuelle stillingsbeskrivelser. Kompetanse-/bemanningsplanen skal begrunnes, og ledelsens vurdering av kompetansebehovet skal fremkomme. Kompetanse-/bemanningsplanen skal drøftes med tillitsvalgte før arbeidsgiver treffer sine beslutninger og før de vedtas. Det skal føres referater fra alle møter som gjennomføres. 19

25 Vår saksbehandler Anita Rognmo, tlf Saksframlegg Dato Arkivkode: 007 Referanse 2013/ Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg Møtedato 17/2 Administrasjonsutvalget Kommunestyret Revidering av etiske retningslinjer for Balsfjord Kommune Vedlagte dokument: Vedlegg: 1 Etiske retningslinjer Saksopplysninger: Folkevalgte og ansatte blir daglig utfordret til å ta stilling til etiske dilemmaer. Disse retningslinjene skal bevisstgjøre og oppfordre til etisk refleksjon blant folkevalgte og ansatte i Balsfjord kommune. Som forvalter av samfunnets fellesgoder, samt utøvelse av makt og myndighet, stilles det spesielt høye krav til folkevalgte og ansatte. Retningslinjene skal brukes til å reflektere over hvordan etikken treffer hver og en av oss, og hvordan den skal påvirke valg, atferd og vår profesjonskultur i alt vi gjør. Disse retningslinjer skal legge til rette for en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Kommunens etiske retningslinjer ble sist revidert Revidert utgave tar for seg flere forhold som er med på å klargjøre etisk praksis og gir veiledning i vanskelige vurderinger både for folkevalgte og for administrasjonen. Vurdering: Alle ledere i Balsfjord kommune har gjennom ord og handlinger stor innflytelse på kulturen og normene for adferd i organisasjonen. Det er ledernes ansvar å sørge for at de etiske retningslinjene er kjent og at det legges til rette for gjennomgang av de etiske retningslinjer og etisk refleksjon. Etiske retningslinjer må derfor være tilgjengelig, gjøres kjent og jevnlig benyttes til refleksjon over egen praksis. Formålet er å videreutvikle gode holdninger og god praksis. Etiske retningslinjer kan med fordel være felles for både folkevalgte og administrativt ansatte, eventuelt med enkelte punkter ulikt ut fra ulike roller. Etisk kvalitet i myndighetsutøvelse og tjenesteyting er en forutsetning for omverdenens tillit til Balsfjord kommune. Kommunens virksomhet skal drives på en ansvarlig måte og retningslinjene beskriver den etiske standarden som må etterleves av alle tilsatte, tillitsvalgte og folkevalgte i deres omgang med medarbeidere, innbyggere og andre samarbeidspartnere.

26 Rådmannens innstilling: Etiske retningslinjer for Balsfjord kommune vedtas som de er vedlagt i saken. Ellen Beate Lundberg rådmann

27 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Vedtatt i Arbeidsmiljøutvalget xx.xx.17 (Stil: forsideundertittel) Etiske retningslinjer ENDRINGSKONTROLL Rev./dato Avsnitt Beskrivelse av endring Referanse

28 Etiske retningslinjer GENERELLE BESTEMMELSER Tilsatte og folkevalgte i Balsfjord kommune må ta hensyn både til forvaltningsetiske og allmennetiske normer i sitt arbeid. Alle har ansvar for å bidra til at kommunens omdømme blir ivaretatt på beste måte og at det skapes tillit mellom kommuneorganisasjonen, innbyggere, næringslivet og andre interesseparter. Tilsatte må ikke la egne interesser påvirke arbeidet og heller ikke la egen eller virksomhetens bekvemmelighet påvirke atferd eller beslutninger. HENSYNET TIL INNBYGGERNE Tilsatte har ofte flere roller, utøver av myndighet, tjenesteyter og forvalter av samfunnets ressurser, samt innbygger og tjenestemottaker. Den enkelte plikter å ta hensyn til innbyggernes interesser,tilstrebe likebehandling og opptre med respekt. Tilsatte vil ofte måtte foreta avveininger mellom allmenne samfunnshensyn, enkeltpersoners rettssikkerhet og ulike partsinteresser. Tilsatte må være høflig, korrekt og imøtekommende både i skriftlig og muntlig kommunikasjon og søke å uttrykke seg på en måte som lett kan forstås. Det er også viktig å være oppmerksom på ulike behov normer og verdier, både i kommunikasjon og tjenesteyting. FORHOLDET TIL LEVERANDØRER OG ANDRE INTERESSEPARTER Balsfjord kommune søker å skape gode relasjoner til nåværende og framtidige leverandører og andre interesseparter. Dette må ha et langsiktig og allment perspektiv og skal ikke innebære urimelig påvirkning eller kunne oppleves som noen form for press. Alle tilsatte må ha et bevisst forhold til god etisk praksis i slikt arbeid. HENSYN TIL KOMMUNENS OMDØMME Alle tilsatte plikter å utføre arbeidet sitt og opptre utad på en måte som ikke skader kommunes omdømme. Folkevalgte vil også gjerne oppfattes som representanter for kommunen og bør følge samme retningslinjer. HABILITET OG TAUSHETSPLIKT HABILITET Tilsatte og folkevalgte i Balsfjord kommune skal ikke opptre på en måte som er egnet til å svekke tilliten til deres upartiskhet. De beslutninger som tas må ikke bli påvirket av hensyn som er uvedkommende for saken. Forvaltningsloven gir bestemmelser om habilitet som gjelder for alle tilsatte i kommunen. Det kan oppstå konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser. Dette kan også gjelde tilfeller som ikke rammes av forvaltningslovens bestemmelser om habilitet. Slike interessekonflikter kan f.eks være: 2

29 Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver eller arbeidskolleger. Lønnet bierverv/biarbeid som kan påvirke ens arbeid i kommunen. Engasjement i interesseorganisasjon eller politisk virksomhet som berører forhold som den enkelte arbeider med i kommunen. Personlige økonomiske interesser som kan føre til at vedkommende medarbeider kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens virksomhet. Forvaltningsloven sier at når en person er inhabil, så skal vedkommende fratre ved behandling av saken. Denne regel er til for å sikre tilliten til upartiskhet. Det er vedkommendes eget ansvar å påse at inhabilitet ikke er tilstede. Foreligger inhabilitet, skal overordnet varsles, slik at andre kan overta saksbehandlingen. Foreligger det tvil om habilitet hos folkevalgte, avgjør det folkevalgte organ hvor vedkommende er medlem om inhabilitet foreligger ved flertallsvotering. TAUSHETSPLIKT Samtlige tilsatte i Balsfjord kommune er i henhold til forvaltningslovens f og eventuelle særlover pålagt taushetsplikt. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Hun/han kan heller ikke utnytte taushetsbelagte opplysninger i egen virksomhet eller i tjeneste eller i arbeid for andre. I tillegg til forvaltningslovens regler om taushetsplikt gjelder bestemmelser gitt i særlover. Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen, må respekteres og ikke brukes til personlig vinning. Taushetsplikten omfatter også opplysninger om brukere, kollegaer og ledere. TILLIT OVERGANG TIL ANNEN VIRKSOMHET Ved overgang til stilling i virksomhet utenfor Balsfjord kommune er det viktig at innbyggernes tillit til kommunen ikke svekkes eller at kommunens interesser i et forhandlings- eller samhandlingsforhold ikke blir skadelidende. Den enkelte tilsatte må legge vekt på taushetspliktens bestemmelser etter overgang til annen virksomhet. KONTAKT MED TIDLIGERE KOLLEGAER Alle tilsatte skal være forsiktige med hensyn til hvordan man behandler ulike opplysninger, også overfor tidligere kollegaer, og spesielt hvis disse representerer en partsinteresse i en sak, eller er ansatt i en virksomhet som har et samhandlings- eller forhandlingsforhold til kommunen. STYRE OG ANDRE VERV Tilsatte i Balsfjord kommune bør ikke ta verv i styrer eller råd hvis vervet er i strid med kommunens interesser eller medarbeideren er tilsatt i en kommunal virksomhet som behandler klager fra den virksomhet vervet representerer. Det samme gjelder hvis medarbeideren har regulering, kontroll eller tilsyn av nevnte virksomhet i sitt saksområde. Folkevalgte bør drøfte eventuelle uklarheter omkring verv og saksbehandling med ordfører i forkant. Det bør være åpenhet omkring verv som medarbeidere og folkevalgte i Balsfjord kommune innehar når de kan tenkes å berøre kommunes virksomhet. Den enkelte må søke å unngå å sette seg i situasjoner hvor de kan bli utsatt for utilbørlig press og påvirkning. Folkevalgte bør drøfte uklare situasjoner med ordfører, medarbeidere med enhetsleder eller rådmannen. Verv i kommunalt eller interkommunalt eide selskaper må utføres i samsvar med 3

30 kommunestyrets vedtak i saken og gjeldende lov- og avtaleverk. Den som innehar vervet har ansvar for å sette seg inn i de krav som stilles i vervet og den aktuelle lovgivningen for vervet og selskapet. GAVER OG PERSONLIGE FORDELER Tilsatte og folkevalgte skal unngå personlige fordeler som kan påvirke ens integritet, eller som kan gi slikt inntrykk til skade for saksbehandling/vedtak, han/henne eller kommunen eller den funksjon/virksomhet som vedkommende tilhører. Dette gjelder likevel ikke gaver av ubetydelig verdi som for eksempel blomsterhilsener eller lignende i sammenhenger hvor slik oppmerksomhet er naturlig. Enhetsleder skal informeres om gaver en mottar. Dersom gaven returneres, skal det følge med et brev som redegjør for kommunens regler om dette. Moderate former for gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og ved informasjonsutveksling. Slik sosial omgang må imidlertid ikke være av en slik art at den påvirker beslutningsprosessen, eller kan gi andre grunn til å tro det. I tvilstilfeller skal saken forelegges enhetsleder eller rådmann. Tilsatte og folkevalgte skal ikke akseptere fritidsreiser for seg og/eller sin familie betalt av private bedrifter, organisasjoner og lignende som han/hun på vegne av kommunen har kontakt med. Folkevalgte henvender seg til ordføreren. Tilsatte i Balsfjord kommune må heller ikke gi eller tilby tjenester eller fordeler som ikke har vært undergitt ordinær saksbehandling til enkeltpersoner/grupper/foreninger o.a. BRUK AV KOMMUNENS RESSURSER OG UTSTYR Alle tilsatte plikter å ta vare på kommunens ressurser på den mest økonomiske og rasjonelle måten og medvirke til at ressursene ikke misbrukes eller sløses. For å nå oppsatte mål på en god og effektiv måte må det gjøres avveininger mellom effektivitet og ressursbruk, grundighet, kvalitet og god forvaltningsskikk. Privat bruk av kommunens maskiner, biler og annet utstyr kan bare skje i samsvar med fastsatte retningslinjer. Kommunens kjøretøy/maskiner/utstyr skal ikke nyttes av tilsatte til noen form for privat inntektsgivende virksomhet. LOJALITET Lojalitetsplikt er et alminnelig kontraktsrettslig prinsipp og det følger av arbeidsforholdet at det er en gjensidig lojalitetsplikt mellom medarbeideren og kommunen. Medarbeideren plikter å opptre i samsvar med kommunens interesser og arbeidsgiver skal ivareta medarbeidernes interesser så langt det er mulig. LOJALITETSSPLIKT Tilsatte i Balsfjord kommune plikter å følge de rettsregler og etiske retningslinjer som gjelder for kommunen, samt etterkomme pålegg fra overordnete. Lojalitetsplikten medfører ikke noen plikt til å følge pålegg om å gjøre noe ulovlig eller uetisk. Når beslutning er tatt følger det av lojalitetsplikten at vedtaket effektueres raskt og effektivt innenfor gitte rammer, uavhengig av den enkelte tilsattes personlige oppfatning. RAPPORTERINGSPLIKT 4

31 Alle tilsatte plikter å melde fra til nærmeste leder om forhold han/hun blir kjent med som kan medføre tap eller skade for arbeidsgiver, kollegaer eller omgivelsene slik at det kan iverksettes tiltak for å unngå eller begrense tap/skade. KORRUPSJON Tilsatte, tillitsvalgte og folkevalgte skal ikke sette seg i situasjoner hvor de føler press eller forpliktelse til å foreta vurderinger ut over faglige og forretningsmessige. Tilsatte må også være varsomme med tiltak som kan misoppfattes, både av media og av interesseparten. Tiltak som kan være etisk tvilsomme skal unngås. INNKJØP Innkjøpsreglementets bestemmelser må følges ved alle kommunale innkjøp og tilsatte og folkevalgte kan ikke påberope seg kommunens innkjøps- og rabattordninger ved personlige kjøp. ÅPENHET Kommuneorganisasjonen må praktisere åpenhet både mot innbyggere og innad i egen virksomhet og mellom seksjonene. Dette er en nødvendig forutsetning for tillit til kommunen og vil bidra til å redusere uheldig atferd og uhensiktsmessig kultur. Offentlighet og åpen diskusjon er en forutsetning for demokratiet. Det er sammenheng mellom åpenhet, lojalitet og plikten til å rapportere om uheldige forhold i virksomheten. YTRINGSFRIHET OG VARSLING AV KRITIKKVERDIGE FORHOLD YTRINGSFRIHET Ytringsfrihet er en grunnleggende menneskerettighet som hviler på tungtveiende hensyn til samfunn og enkeltmennesker. Tilsatte i kommunen har samme grunnleggende ytringsfrihet, jfr Grunnlovens 100. Det gjelder også på områder som har tilknytning til den enkeltes arbeidssted. Kulturen i virksomhetene bør være slik at åpen debatt og kritiske ytringer når fram til det nivået det skal i den interne saksbehandlingen. Lojalitet er også en grunnleggende verdi. Medarbeidere kan oppleve at lojalitetsplikten kan komme i konflikt med og begrenses av ytringsfriheten. Dette gjelder ytringer som kan skade virksomheten og kommunens interesser. Ledende stilling og jo nærmere politisk nivå vedkommende står desto strengere vil lojalitetskravet være. Medarbeidere kan imidlertid uttale seg om omstridte spørsmål/påtale kritikkverdige forhold innad i kommunen og til mediene, hele tiden innenfor grensen av lovbestemt taushetsplikt. Den enkelte medarbeider skal i så fall gjøre oppmerksom på at det dreier seg om personlige ytringer og ikke ytringer eller uttalelser på vegen av kommunen. VARSLING AV KRITIKKVERDIGE FORHOLD Prinsipper om åpenhet og innbyggernes kontroll med offentlig forvaltning forutsetter at allmennheten får innsyn i kritikkverdige forhold. Alle tilsatte har et selvstendig ansvar for å ta opp forhold de får kjennskap til på arbeidsplassen som ikke er i samsvar med lover, regler og etiske retningslinjer, der dette ikke er i strid med annen lov. Spørsmål om adgangen til å gi opplysninger til allmennheten må vurderes i forhold til hensynet til lojalitet og mulig intern rapportering av forholdet. Tilsatte med slik informasjon må vurdere hva motivet er for varslingen og om forholdet objektivt sett er alvorlig. Tjenestevei må være første alternativ for løsning av saken, deretter 5