Gjerstad kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Gjerstad kommune Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: kommunestyresalen, Almuestaua Dato: Tid: 18:30 Evt. lovlige forfall meldes til sentralbordet, tlf.: , eller som e-post: som sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Det er meldt følgende forfall: Fra Høyre Ragnhild Løvdal, Fra Senterpartiet Tone Vestøl Bråten og fra Arbeiderpartiet Inger Løite. Følgende kalles inn til å møte: For Høyre Elise Aasbø, for Senterpartiet Gro C. Eskeland og fra Arbeiderpartiet Tanja Øverland. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer May Yvonne Eng Medlem H Håkon Sundsli Medlem AP Knut Hagelia Medlem AP Ole Einar V. Seierdalen Medlem AP Lasse Fosse Medlem AP Knut Erik Ulltveit Medlem SP Guro Hem Vevstad Medlem SP Arne Bjørn Sunde Medlem SP Eddny Øybekk Medlem KRF Kai Ove Sandåker Medlem V Rune Hagestrand Medlem H Ragnhild Løvdal Medlem H Rolf Arne Skogli Medlem H Gunnar Fløystad Medlem H Morten Sverre Presthagen Medlem H Tone Elisabeth Sølvberg Medlem FRP Jan Fred Pedersen Medlem FRP Tone Vestøl Bråten Medlem SP Samuel Arnt Larsen Medlem AP Kjell Trygve Grunnsvoll Ordfører SP Inger Haldis Løite Varaordfører AP Side1

2 Saksliste Saksnr PS 14/1 PS 14/2 PS 14/3 PS 14/4 Innhold Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Ordføreren: Gjøremål mv. siden forrige møte Rådmannen: Orienteringer fra administrasjonen Grunnlovskomiteeen: Orientering til kommunestyret fra Grunnlovskomiteen (deles ut i møtet) KS: Nyhetsbrev uke 3/2014 kan lastes ned fra KS sine nettsider (ks.no/agder) Securitas Kontrollsys - Lyngrillen Securitas Kontrollsys - Cinderella cafe og hotell Securitas Kontrollsys - Bankplassen Securitas Kontrollsys - Eurospar Securitas Kontrollsys - Eurospar Securitas Kontrollsys - Joker Securitas Kontrollsys - enkeltanledning Securitas Kontrollsys - enkeltanledning Securitas Kontrollsys - Cinderella Securitas Kontrollsys - Bankplassen Securitas Kontrollsys - Lyngrillen Securitas Kontrollsys - Cinderella cafe og hotell Securitas Kontrollsys - coop prix Securitas Kontrollsys - Joker Securitas Kontrollsys -Eurospar Securitas Kontrollsys - Eurospar Securitas Kontrollsys - Coop prix Securitas Kontrollsys - Lyngrillen Securitas Kontrollsys - Joker Securitas Kontrollsys - Bankplassen Securitas Kontrollsys - Coop prix Gjerstads deltagelse i forsøksordning med etablering av snøscooterløyper - prinsippavklaring Videreføring og regionalisering av arbeidet til Alternativ til vold (ATV) i Arendal PS 14/5 Årsplan for kontrollutvalget for 2014 PS 14/6 PS 14/7 PS 14/8 Lasse Fosse - søknad om fritak fra politiske verv Valg av nytt medlem til Gjerstad sparebanks representantskap Eventuelt Side2

3 PS14/1Godkjenningavprotokollfraforrigemøte Side3

4 PS14/2Referatsaker Ordføreren:Gjøremålmv.sidenforrigemøte Rådmannen:Orienteringerfraadministrasjonen Grunnlovskomiteeen:Orienteringtilkommunestyretfra Grunnlovskomiteen (delesutimøtet) KS:Nyhetsbrevuke3/2014kanlastesnedfraKSsinenettsider(ks.no/agder) SecuritasKontrollsys-Lyngrillen SecuritasKontrollsys-Cinderellacafeoghotell SecuritasKontrollsys-Bankplassen SecuritasKontrollsys-Eurospar SecuritasKontrollsys-Eurospar SecuritasKontrollsys-Joker SecuritasKontrollsys-enkeltanledning SecuritasKontrollsys-enkeltanledning SecuritasKontrollsys-Cinderella SecuritasKontrollsys-Bankplassen SecuritasKontrollsys-Lyngrillen SecuritasKontrollsys-Cinderellacafeoghotell SecuritasKontrollsys-coopprix SecuritasKontrollsys-Joker SecuritasKontrollsys-Eurospar SecuritasKontrollsys-Eurospar SecuritasKontrollsys-Coopprix SecuritasKontrollsys-Lyngrillen SecuritasKontrollsys-Joker SecuritasKontrollsys-Bankplassen Side4

5 SecuritasKontrollsys-Coopprix Side5

6 Gjerstad kommune Enhet for samfunn og teknikk Saksfremlegg Dato: Arkivref: /872-4 / K01 Rolf Pihlstrøm rolf.pihlstrom@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 14/3 Kommunestyret Gjerstads deltagelse i forsøksordning med etablering av snøscooterløyper - prinsippavklaring Rådmannens innstilling: Gjerstad kommune deltar i Miljøverndepartementets forsøksordning og vedtar sentral Forskrift om kommunalt forsøk med snøscooterløyper. Vedlegg: Forskrift om kommunalt forsøk med snøscooterløyper Saksdokumenter: Brev fra miljøverndepartementet datert Lov om motorferdsel i utmark og vassdrag Plan- og bygningsloven Saksopplysninger: Gjerstad har som en av litt over 100 kommuner fått tilbud om å delta i forsøksordningen med etablering av snøscooterløyper for fornøyelseskjøring gjennom arealplanlegging etter Plan- og bygningsloven. Tilbudet har kommet etter politisk initiativ lokalt. Ordningen er innført som et forsøk etter forsøksloven i inntil 5 år. Departementet har utarbeidet en standardisert forskrift som gir nærmere bestemmelser for forsøket, herunder om planprosessen kommunen må gjennomføre og hvilke begrensninger og hensyn som gjelder for anlegging av løypene. For at kommunen skal kunne delta i forsøksordningen må kommunestyret vedta forskriften og sende den til Kommunal- og moderniseringsdepartementet via Klima- og miljøverndepartementet for stadfesting. Siste frist for innsending av forskriften for stadfesting er 1. april Side6

7 Regjeringen understreker at kommunene bør ha som mål å gjennomføre gode lokale prosesser og vektlegge hensynet til støy og andre ulemper for friluftsliv, naturmangfold, bolig- og hytteområder, kulturminner og kulturmiljø. Rådmannens vurdering/merknader: For Gjerstad kommune og kommunestyret dreier saken seg om en totrinnsrakett. Kommunestyret inviteres først til å vedta Forskrift om kommunalt forsøk med snøscooterløyper. Etter at det eventuelt har skjedd, kan prosessen knyttet til planleggingen av snøscooterløyper starte. Når prosessen er fullført, vil kommunestyret måtte ta stilling til hvor løypene skal være og til de utfyllende bestemmelsene for bruken av løypene. Den standariserte forskriften åpner ikke for frislipp når det gjelder bruk av snøscooter, selv om det åpnes for fornøyelseskjøring. Dette vil bare kunne foregå i etablerte løypetraséer vedtatt av kommunestyret og forankret i egen areal- eller reguleringsplan. Rådmannen viser til at Lov om motorferdsel i utmark og vassdrag med forskrifter fortsatt vil være overordnet, men med de unntak og særregler som følger av forskriften for forsøksordningen. Forskriften gir kommunen adgang til å etablere snøscooterløyper i utmarka. Det er likevel et krav at løypene skal forankres i areal- eller reguleringsplan, og at kommunen gir utfyllende bestemmelser for bruken av løypene der regler for kjørefart, tidspunkt og tidsrom for kjøringen er et minimum. Det stilles videre klare krav til planprosessen som må gjennomføres. Bl.a. skal det tas hensyn til støy og andre ulemper for friluftsliv, naturmangfold, bolig- og hytteområder og kulturminner. Planforslaget skal også utrede virkningene løypene vil ha for friluftsliv og naturmangfold i planog influensområdet, samt kartlegge og verdsette friluftslivsområdene der løypene planlegges. Betydningen av disse områdene opp mot øvrige friluftsområder i kommunen skal i tillegg vurderes. Dessuten er det et krav at kommunen ikke kan etablere snøscooterløyper før private og offentlige grunneiere har samtykket i snøscooterkjøring over deres eiendom. For øvrig inneholder forskriften bestemmelser om klageadgang, begrensninger i adgangen til å etablere snøscooterløyper, om bruken av løypene og om kommunens plikt til å medvirke til evaluering av forsøksordningen. Av ovennevnte fremgår det at det kreves en relativt omfattende prosess med bred deltagelse før egen snøscooterløype eventuelt kan åpnes i Gjerstad kommune. Utover det har rådmannen ingen kommentar til saken. Melding om vedtak sendes til: Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Side7

8 Forskrift om kommunalt forsøk med snøscooterløyper Fastsatt av xxxx kommunestyre (dato) med hjemmel i lov 26. juni 1992 nr. 87 om forsøk i offentlig forvaltning 3 og 5, jf. kgl. res. 11. desember 1992 nr Stadfestet av Kommunal- og moderniseringsdepartementet (dato) 1 Formål Forskriften skal gi grunnlag for å undersøke virkningene av at kommunene gis myndighet til å etablere snøscooterløyper i snødekt utmark og på islagte vassdrag for a) naturmangfold, friluftsliv og folkehelse b) kommunens praktisering av tillatelses- og dispensasjonsbestemmelsene i lov 10. juni 1977 nr. 82 om motorferdsel i utmark og vassdrag med forskrifter c) lokal næringsvirksomhet, herunder leiekjøring. Forskriften skal sikre en helhetlig vurdering av berørte interesser når slike løyper etableres. 2 Forholdet til andre lover Lov 10. juni 1977 nr. 82 om motorferdsel i utmark og vassdrag med forskrifter gjelder med de unntak og særregler som følger av forskriften her. For behandlingen av planer etter forskriften gjelder plan- og bygningsloven 3-1 til 5-6 og 10-1 til 13-4 med de unntak og særregler som følger av forskriften her. 3 Kommunens adgang til å etablere snøscooterløyper Kommunen kan etablere løyper for å kjøre snøscooter i snødekt utmark og på islagte vassdrag. Løypene skal angis i arealplan eller i reguleringsplan som trasé for snøscooterløype. Traséen skal vises i planen som linjesymbol med sosikode 1164, der senterlinjen angir traséen. Til planen skal kommunen også gi utfyllende bestemmelser for bruken av løypene. Bestemmelsene skal minst inneholde regler om kjørefart samt tidspunkt og tidsrom for kjøring. I planarbeidet skal kommunen ta hensyn til a) støy og andre ulemper for friluftsliv, naturmangfold, bolig- og hytteområder, kulturminner og kulturmiljø b) sikkerheten for de som kjører og andre. Planforslaget skal a) utrede virkningene løypene vil ha for friluftsliv og naturmangfold i plan- og influensområdet b) kartlegge og verdsette friluftslivsområdene der løypene planlegges og vurdere betydningen av disse områdene opp mot øvrige friluftsområder i kommunen. Kommunen kan ikke treffe vedtak om snøscooterløype før private og offentlige grunneiere har samtykket i snøscooterkjøring over deres eiendom. For statsallmenningene gis samtykke av fjellstyret. Side8

9 4 Begrensninger i adgangen til å etablere snøscooterløyper En snøscooterløype skal ikke a) stride mot arealformålet og bestemmelsene i arealplan, jf. plan- og bygningsloven 11-6 og 12-4 b) legges i verneområder, foreslåtte verneområder eller nasjonale villreinområder c) være til vesentlig skade eller ulempe for reindriften d) kreve terrenginngrep e) legges i skredutsatte områder eller bratt terreng 5 Bruk av snøscooterløypene Uten hinder av forbudet i lov 10. juni 1977 nr. 82 om motorferdsel i utmark og vassdrag 3 og 4a, er det tillatt å kjøre med snøscooter på snødekt mark i løyper opprettet etter 2 i forskriften her, innenfor de rammer som følger av bestemmelser gitt i medhold av 3. 6 Klage og innsigelse Kommunens vedtak etter forskriften kan påklages etter bestemmelsene i plan- og bygningsloven 1-9, men slik at Fylkesmannen er klageinstans. Plan- og bygningsloven tredje ledd gjelder ikke for kommunestyrets vedtak om trasé for snøscooterløype i kommuneplan. For myndighet til å fremme innsigelse gjelder reglene i plan- og bygningsloven 5-4. Støy eller andre negative virkninger for lokalt friluftsliv gir grunnlag for innsigelse etter plan- og bygningsloven 5-4 første ledd. Ved behandling av innsigelsessaker kan departementet prøve alle sider av saken. 8 Plikt til å medvirke til evaluering av forsøket Kommuner som deltar i forsøket, plikter å medvirke til evalueringen av forsøket ved å opplyse om forvaltningspraksis eller annen informasjon som etterspørres, og gjøre plandokumenter og annet materiale tilgjengelig. Kommuner plikter å føre register over ulykker med snøscooter og over brudd på forskriften her og på lov 10. juni 1977 nr. 82 om motorferdsel i utmark og vassdrag med forskrifter som kommunen blir kjent med. 9 Ikrafttredelse og varighet Forskriften trer i kraft og oppheves (senest 31. desember 2018). Side9

10 Gjerstad kommune Rådmannen Saksfremlegg Dato: Arkivref: /16-1 / 026 Lars Lauvhjell lars.lauvhjell@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 14/4 Formannskapet /4 Kommunestyret Videreføring og regionalisering av arbeidet til Alternativ til vold (ATV) i Arendal Formannskapets flertallsinnstilling (6 stemmer): Gjerstad kommune slutter seg til samarbeidet om Alternativet til vold i Arendal. Midlene tas fra ubundet driftsfond. Formannskapet ber om at det blir innhentet opplysninger om omfanget / bruken av Gjerstads innbyggere i 2013 før saken behandles i kommunestyret. Formannskapets mindretallsinnstilling (1 stemme, identisk med rådmannens innstilling): Gjerstad kommune finner ikke å kunne slutte seg til samarbeidet om Alternativ til vold i Arendal i denne omgang. Tilslutning til dette samarbeidet vil eventuelt kunne tas opp til vurdering seinere. Vedlegg: Informasjon om aktiviteten ved ATV Arendal. Saksdokumenter: Saksopplysninger: Arendal kommune innledet i 2009 et samarbeid med stiftelsen ATV for å opprett en avdeling i Aust-Agder der 50% av utgiftene ble dekket av staten gjennom ATV og resten ble finansiert av Arendal kommune. Arbeidet er en direkte oppfølging av det nasjonale arbeidet for å redusere omfanget av vold i nære relasjoner. I utgangspunktet representerte ATV et kompetansesenter for behandling av menn med volds og aggresjonsproblemer rettet mot sine kvinnelige samlivspartnere. Utviklingen har gått i retning av å bli et senter som arbeider med å utvikle helhetlig kunnskap om voldens innvirkning på en familie der en eller flere familiemedlemmer Side10

11 utøver vold mot andre familiemedlemmer. Denne kunnskapen legges igjen til grunn for en løpende utvikling av behandlingstilbudet til alle berørte av familievold, både utøvere, utsatte og barn som lever med vold i familien. Virksomheten i Arendal har hatt et omfang på to årsverk. Sentrale samarbeidspartnere for virksomheten er familievernkontoret og Østre Agder krisesenter. Tilbudet har vært rettet til innbyggere fra kommunene i Østre Agder, med noen få brukere utenfra. Antallet brukere var i 2010:55, 2011:64 og i 2013:56. Alle medlemskommuner har benyttet ATV. Med bakgrunn i størrelsen er det naturlig at Arendal og Grimstad har benyttet tilbudet mest. I sitt arbeid overfor kommunene har Fylkesmannen i Aust-Agder poengtert at vold i nære relasjoner er et stort problem i fylket og at kommunene har høye voldstall. Alle kommuner har et ansvar for å utarbeide planer for å møte utfordringen. Forslaget til videre drift av virksomheten innebærer en tredeling av ansvaret for finansiering. Gjennom nasjonale satsningsmidler forutsettes ATV å bidra med 50% slik som før. Dette utgjør i 2014 etter opplysninger fra ATV sentralt kr Arendal kommune har sagt seg villig til å påta seg en lokal andel på 25% kr samt i tillegg bidra gjennom Østre Agder på grunnlag av befolkningsandel. For Arendal innebærer andelen gjennom Østre Agder Totalt bidrag fra Arendal vil da være kr Fordelingen på de andre kommunen vil være Grimstad kommune kr (24,1%), Froland kr (6,1%), Risør kr (7,6%), Gjerstad kr (2,8%), Tvedestrand kr (6,8%), Vegårshei kr (2,2%) Og Åmli kr (2,0%). Det har i rådmannsgruppen vært drøftet om tilbudet som i dag gis via ATV isteden kunne vært gitt via de statlige familievernkontorene. Erfaringen er at denne tjenesten har begrenset kapasitet og at det krever særlig kompetanse å behandle mennesker som utøver vold eller oppfører seg truende. Styret for Østre Agder behandlet saken i sitt møte 20.september og gjorde der følgende vedtak i sak 58/13: Styret ber medlemskommunene vurdere et delansvar for driften av ATV-Arendal, og ber om at saken oversendes de 8 medlemskommunene til avgjørelse. Av hensyn til den videre drift av tilbudet anmodes kommunene om å ta stilling til dette spørsmålet så raskt som mulig. Innspillet fra rådmannsgruppen innarbeides i felles saksgrunnlag. Rådmennene i Østre Agder hadde følgende innspill: Rådmennene ber om at det i saksutredningen legges vekt på viktigheten av samhandling mellom ATV og relevante tjenester i kommunene. Et viktig mål skal være kompetanseoppbygging på vold i nære relasjoner i kommunene. Videre at samarbeidet mellom ATV- Arendal, Østre-Agder krisesenter og familievernkontoret formaliseres. Rådmannens vurdering/merknader: Vold er et stort samfunnsproblem og kan innebære opplevelser for enkeltmennesker som merker dem for livet. Konsekvensene av å oppleve vold i nære relasjoner er meget store og dessverre det stor fare for at voldelig adferd overføres til nye generasjoner. Rådmannen vil derfor hevde at det å gripe inn i og forhindre truende og voldelig adferd er viktig forebyggende arbeid. Mennesker som sliter med voldelig og truende adferd må møte et kompetent støtte apparat slik at deres adferd varig endres. Selv om ektefelle og barn får hjelp til å bryte ut av en voldssituasjon så er det stor fare for at voldsutøveren vil gjenta sin adferd i nye forhold. Å endre slik adferd er meget krevende, men erfaringen er at mange kan hjelpes. Dette forebygger at flere skades og bidrar til at voldsutøveren håndterer livsutfordringer på en verdig måte. Mange opplever selvforakt i forhold til egen oppførsel og vil kunne hjelpes til et bedre liv etter behandling. Det er viktig at målgruppen for tiltak mot vold omfatter eldre som utsettes for vold. Det er et betydelig problem at eldre utsettes for vold fra nære pårørende. Når hjemmetjenesten møter slike utfordringer må ATV kunne være en medspiller for endre adferd. Dessverre viser voldsstatistikken at vold i hjemmet som ikke blir tatt fatt i kan lede til alvorlige kriminelle handlinger på et senere tidspunkt. Disse representerer store tragedier for familiene og lokalsamfunnene som rammes. Side11

12 Etter rådmannens vurdering er dette et godt tiltak som Gjerstad kommune vil kunne dra nytte av å være med i. Likevel finner ikke rådmannen det riktig å anbefale at dette prioriteres nå. Kommunens meget stramme økonomiske situasjon har gjort at vi har måttet kutte og skjære ned på viktige tjenestetilbud innen pleie, omsorg, helse og forebygging som kommunen driver i egen regi. Tilslutning til Alternativ til vold i Arendal vil eventuelt kunne vurderes seinere. Melding om vedtak sendes til: Side12

13 Side13

14 Vedlegg til sak 65/12 og 22/13 VOLD I NÆRE RELASJONER Regjeringens handlingsplan mot vold i nære relasjoner, Vendepunkt, erstattes av en midlertidig handlingsplan som skal følge opp «Vendepunkt» og gjelde for Denne handlingsplanen fyller behovet for kontinuitet og styrking av arbeidet mot vold i nære relasjoner på kort sikt. Regjeringen fremmer en melding til Stortinget om vold i nære relasjoner i løpet av Meldingen skal inneholde status for arbeidet mot vold i nære relasjoner, identifisere gjenstående utfordringer og angi retningen for det videre arbeidet på området. I etterkant av meldingen til Stortinget vil regjeringen presentere en ny handlingsplan for perioden Stiftelsen Alternativ til vold (heretter ATV) startet i november Virksomheten har de siste 10 år utviklet seg fra å være et kompetansesenter for behandling av menn med volds og aggresjonsproblemer mot sine kvinnelige samlivspartnere, til å bli et senter som arbeider med å utvikle helhetlig kunnskap om voldens innvirkning på en familie der en eller flere familiemedlemmer utøver vold mot andre familiemedlemmer. Denne kunnskapen legges igjen til grunn for en løpende utvikling av behandlingstilbudet til alle berørte av familievold, både utøvere, utsatte og barn som lever med vold i familien. ATV har tre hovedoppgaver: - behandling - kunnskapsutvikling/forskning - kunnskapsformidling/utadrettet virksomhet Som et resultat av et samarbeid mellom Arendal Kommune og ATV sentralt, ble det I januar 2009 opprettet en avdeling av ATV i Aust-Agder. ATV-Arendal er finansiert gjennom tilskudd fra stat og Arendal kommune med hhv 50 % hver. Det er tilsatt 2 årsverk i ATV Arendal. ATV Arendal forplikter seg i følge driftsavtalen med Arendal Kommune til å gi et poliklinisk behandlingstilbud til personer med aggresjons- og voldsproblemer, som retter seg mot samlivspartner. Dette skjer gjennom individuelle samtaler og grupper. ATV Arendal skal i tillegg til behandling av voldsutøvere jobbe med fag og metodeutvikling, veiledning, opplæring og konsultasjonsvirksomhet. Sentrale samarbeidspartnere er familievernkontoret og Østre-Agder krisesenter. De siste årene viser et stabilt aktivitetsnivå og klientene fordeler seg slik: Arendal Grimstad Tvedestrand Lillesand Risør Birkeland 2 Froland Gjerstad Åmli 1 Vegårdshei 1 Andre fylker 2 1 Side14

15 Til sammen To områder ønskes drøftet videre med utgangspunkt i aktivitetsnivå og klientfordeling: - Forankring handlingsplan Vold i nære relasjoner. Foreløpig er det vel bare Arendal kommune som har en lokal plan - på sikt; felles handlingsplan Østre-Agder? Fylkesmannen har satt handlingsplan Vold i nære relasjoner på dagsorden i seminar 21. november med begrunnelse at vårt fylke har høye tall på vold og det er i den forbindelse interessant å fokusere på hva som gjøres (og bør gjøres) i kommunene. Det er et overordnet mål å få flere kommuner til å vedta kommunale handlingsplaner om vold i nære relasjoner. Dette er en plan som foreløpig ikke er hjemlet i lov. Arendal kommune ønsker å legge dette planarbeidet og oppfølging samt koordinering av dette arbeidet til enhetsleder Østre-Agder krisesenter. - Finansiering ATV etter modell Østre-Agder krisesenter. Ansvar for oppfølging og utbetaling tilskudd legges til enhetsleder Østre-Agder krisesenter. 50% lokalt bidrag utgjør i 2013 kr Side15

16 Gjerstad kommune Administrasjonsenheten Saksfremlegg Dato: Arkivref: / / 033 Kai Høgbråt kai.hogbrat@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 14/5 Kommunestyret Årsplan for kontrollutvalget for 2014 Rådmannens innstilling: Rådmannen fremmer ingen innstilling. Vedlegg: Årsplan for kontrollutvalget. Saksdokumenter: Ekspedisjon fra kontrollutvalget ved sekretæren av Saksopplysninger: Kontrollutvalget fattet i møte den følgende enstemmige vedtak i sak 13/20: Kontrollutvalgets årsplan for 2014 legges fram for kommunestyret for godkjenning. Rådmannens vurdering/merknader: Rådmannen har ingen spesielle kommentarer til saken, fremmer som vanlig ingen innstilling, men vil anbefale kommunestyret å vedta årsplanen. Rådmannen vil opplyse om at sekretariatsfunksjonen som Aust-Agder fylkesrevisjon har håndtert fra 2005, vil opphøre til fordel for ny ordning. Dette er også omtalt i pkt 8 i vedlagte årsplan. Melding om vedtak sendes til: Kontrollutvalget v/aust-agder fylkesrevisjon, Serviceboks 606, 4809 Arendal Side16

17 GJERSTAD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSPLANFOR2014 Side17

18 GJERSTADKOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSPLANFOR KONTROLLUTVALGETFORÅR 2014 Bakgrunn Gjerstad kontrollutvalg legger med dette frem en egen årsplan for kommunestyret for godkjennelse. Årsplanen er ikke å forstå som en fullstendig presentasjon av alle de oppgaver/saker som kontrollutvalget vil behandle i løpet av året, men legger vekt på de oppgaver som utvalget etter egen forskrift er pålagt å se nærmere på. I tillegg til ordinære saker som blir lagt frem for kontrollutvalget gjennom året, vil det av erfaring alltid dukke opp spørsmål som blir gjenstand for debatt i utvalget. Enkelte saker er også av en slik karakter at de blir behandlet unntatt offentlighet. I spesielle saker er det direkte kontakt/drøftelser med berørte (eks. ordfører, rådmann, revisor). Kontrollutvalget har valgt å legge frem årsplaner for kommunestyret, fremfor å utarbeide en samlet plan for virksomheten i valgperioden. Årsplanen er inndelt i ni kapitler, herunder oversikt over prosjekter innen forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Årsplanen for 2014 er en samlet plan som etter behandling i kommunestyret tilfredsstiller forskriften av Møteplan Mars: Onsdag 05. April: Onsdag 30. September: Onsdag 24. Oktober: Onsdag 22. November: Onsdag 26. kl kl kl kl kl Dette er planlagte møter i Det tas forbehold om at enkelte møtedatoer kan bli endret i løpet av året, blant annet på grunn av saker som skal videre til kommunestyret for behandling. Opplæring og kurs Det stilles stadig større krav og forventninger til kontrollutvalgets kompetanse, både fra det politiske miljø og kommunens innbyggere. Endret regelverk gjør det nødvendig å legge til rette for opplæring og kursvirksomhet for alle medlemmer av kontrollutvalget. Kunnskap om kontrollutvalgets rolle, oppgaver og lovverk er nødvendig for å utføre de oppgaver som fremgår av lov og forskrift. Slik opplæring og kursvirksomhet kan skje lokalt eller gjennom sentrale tilbud. Kontrollutvalget inviteres blant annet årlig til landskonferanse for kontrollutvalget i regi av Norges kommunerevisorforbund i februar måned. Dette er en viktig samling for å tilføre kontrollutvalgets medlemmer ny kunnskap, og er en arena der kontrollutvalgsmedlemmer fra hele landet møtes og drøfter saker og arbeidsmetoder. Kontrollutvalget ønsker i fremtiden å sette fokus på opplæringstiltak, og ser nødvendigheten av å avsette midler til kurs for valgte medlemmer. 1 Side 18

19 Generelle oppgaver Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og instruks avgi uttalelse overfor kommunestyret i regnskapssaken. I tillegg kan utvalget behandle saker som blir oversendt fra kommunestyret eller gi uttalelse i saker fra enkeltmedlemmer av utvalg/kommunestyre dersom utvalget finner grunn til det. Kontrollutvalget kan på eget initiativ iverksette granskning eller undersøkelser, eller vedta at revisjonen skal utføre konkrete oppgaver. Kontrollutvalget fører tilsyn med revisjonens arbeid. Kontrollutvalget er ikke et ankeorgan for enkeltpersoner, medlemmer av kommunestyret eller politiske utvalg og partier. Om forvaltningsrevisjon Kommunal- og regionaldepartementet har med hjemmel i kommuneloven fastsatt ny forskrift for kontrollutvalg med ikrafttreden med merknader. Av forskriften går det frem at kommunestyret skal fastsette plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i valgperioden. Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon er omtalt i forskriften kapittel 5. De aktuelle paragrafer gjengis her: 9 Forvaltnin srevis'on Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. 10 Plan or 'ennom rin av orvaltnin srevis'on Kontrollutvalget skal minst d.ngang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget åforeta endringer i planperioden. Planen skal baserespå en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 11 Rapportering om forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i planen for gjennomføring avforvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse,jfr. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner I in av orvaltnin srevis'onsra orter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Revisjonen la frem overordnet analyse for Gjerstad kommune for kontrollutvalget den Analysen formål var å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter i kommunen. Kontrollutvalget behandlet plan for forvaltningsrevisjon for perioden den og planen ble godkjent i kommunestyret Gjerstad kommune har en ramme på 2 prosjekter i valgperioden, noe avhengig av størrelsen på de ulike prosjektene. 2 Side19

20 Følgende prosjekt er i henhold til planen og utføres av distriktsrevisjonen: Tilpasset opplæring og spesialundervisning Sosialtjenester 6. Merknader til de prioriterte oppgaver Forvaltningsrevisjonsprosjektet "Tilpasset opplæring og spesialundervisning" vil ha som formål å kartlegge årsakene til kommunens betydelige bruk av ressurser på spesialundervisning. Gjennomføringen vil i hovedsak basere seg på en vurdering av om kommunens håndtering av vedtak om spesialundervisning er i henhold til formålsbeskrivelsene, i tillegg til å se på kommunens praktisering av tilpasset opplæring i undervisningen. Prosjektet vil bli ferdigstilt fra revisjonens side i 2013 og kommer til behandling i kontrollutvalget på første møte i Forvaltningsrevisjonsprosjektet "Sosialtjenester" har som formål å kartlegge om saksbehandling og rutiner ved sosialtjenesten i Gjerstad kommune er tilfredsstillende. I tillegg vil det rettes fokus på ressursbruk og måloppnåelse. Prosjektet forutsettes gjennomført i I tillegg til ordinære prosjekter, ønsker kontrollutvalget å ha fokus på kommunens økonomi ved en generell oppfølging og orientering i kontrollutvalgets møter. 7. Om selskapskontroll I den nye forskriften for kontrollutvalg er selskapskontroll tatt med som ny oppgave. KRD pålegger kontrollutvalget i medhold av kommunelovens 80 å sørge for å utarbeide en plan for selskapskontroll og å påse at det føres kontroll med eierinteressene i selskaper. Planen skal utarbeides i løpet av det første året i valgperioden. Det er ikke noe til hinder for at kommunestyret/fylkestinget vedtar at det skal utarbeides slike planer oftere. Det er gitt merknader til paragrafene i forskriften. Der er det henvist til bestemmelsene i kommunelovens 80 om innsynsrett for kontrollutvalg og revisor. Denne hjemmelen omfatter først og fremst interkommunale selskaper (IKS-er) og aksjeselskaper der en kommune/fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner/fylkeskommuner eier alle aksjene, og i heleide datterselskaper av slike selskaper. Kommuneloven åpner også for at det kan utføres forvaltningsrevisjon i slike selskaper. Ved endring i loven er det åpnet adgang til å foreta selskapskontroll i interkommunalt samarbeid etter KL 27 som egne juridiske enheter. Kommunestyret har tidligere fastsatt en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Kontrollutvalget vedtar hvilke selskapskontroller som skal gjennomføres med utgangspunkt i denne planen. Selskapskontrollen er omtalt i forskriften kapittel 6. De aktuelle paragrafer gjengis her: 13 Selska skontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll medforvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst èn gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget sely som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 14 Selska skontrollens innhold Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med 3 Side20

21 kommunestyrets/fylkestingets vedtak ogforutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollenkan ogsåomfatte forvaltningsrevisjon, jfr. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap Ra orterin om selska skontrollen Kontrollutvalget fastsetter selvhvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skalha. Etselskapsom er omfattet avselskapskontrollen, og densom utøver kommunens eierfunksjon, skalalltid gisanledning til å gi uttrykk for sitt synpå deforhold som omtales i rapporten. Eventuellekommentarer skalfremgå av rapporten. Med utgangspunkt iplanen for gjennomføring avselskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke kontroller som ergjennomført samt om resultatene av disse. Kommunen har eierinteresser i følgende selskaper: Risør og Tvedestrand Avfallsselskap AS (RTA) Lisand Industrier AS Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS Arendal Revisjonsdistrikt IKS Etter avtale med kontrollutvalget er det i forrige valgperiode gjennomført utvidet selskapskontroll av følgende selskaper: RTAAS og Lisanden Industrier AS. Det er utarbeidet en ny plan for selskapskontroll i henhold til forskriftens 13 for inneværende valgperiode. Denne planen ble behandlet i kontrollutvalget og ventes behandlet i kommunestyret høsten Sekretariatsordningen for kontrollutvalget Fra og med har sekretærhjelp og saksforberedelse til kontrollutvalget vært kjøpt fra Aust- Agder fylkesrevisjon. Dette har sammenheng med at forskrift for kontrollutvalg ble endret, med den følge at kommunens utøvende revisor ikke lenger kunne være sekretær for utvalget. Ordningen er iht. anbudsprosess i 2011 og vedtak i bystyret forlenget fram til En arbeidsgruppe oppnevnt av KSAgder har levert en rapport med anbefaling om å søke om å bli eier i Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKSfra Arbeidsfordeling 1kontrollutvalget For år 2014 vil kontrollutvalget opprettholde den praksis at utvalgets medlemmer følger opp de aktuelle organer etter følgende fordeling: Kommunestyret : Alle medlemmer Formannskapet : Alle medlemmer Administrasjonsutvalget : Leder Videre behandling Planfor forvaltningsrevisjon ogplan for selskapskontroll forutsettes lagt fram for behandling som egnesaker i2013. Gjerstad, 27. november 2013 Else Uyar leder 4 Side 21

22 Gjerstad kommune Administrasjonsenheten Saksfremlegg Dato: Arkivref: / / 033 Kai Høgbråt kai.hogbrat@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 14/6 Kommunestyret Lasse Fosse - søknad om fritak fra politiske verv Rådmannens innstilling: Med virkning fra og med 1. mars 2014 og for resten av valgperioden fritas Lasse Fosse fra vervet som kommunestyremedlem, som leder av klagenemnda, varamedlem til barnevernssamarbeidet i østregionen, vararepresentant til samarbeidsutvalget ved Abel ungdomsskole og som leder av skatteutvalget Tanja Øverland rykker opp som fast medlem av kommunestyret. Varamedlemmene på Arbeiderpartiets liste rykker opp. Som leder av klagenemnda velges.. Som varamedlem til barnevernssamarbeidet i østregionen velges.. Som vararepresentant til samarbeidsutvalget ved Abel ungdomsskole velges.. Som leder av skatteutvalget velges.. Vedlegg: Saksdokumenter: Søknad om fritak fra politiske verv fra Lasse Fosse. Kommunelova Lov om likestilling Kommunestyresaker om valg av styrer, råd og utvalg Saksopplysninger: Lasse Fosse ble valgt inn på Arbeiderpartiets liste i forbindelse med kommunestyrevalget høsten Videre ble Fosse valgt inn i en del andre verv. Da stillingen som enhetsleder administrasjonsenheten ble ledig, søkte Fosse på denne og ble tilsatt i stillingen. Lasse Fosse skriver så følgende i brev av 9. desember 2013: Side22

23 Jeg søker med dette fritak fra mine politiske verv i Gjerstad kommune fra og med førstkommende kommunestyremøte den 18. desember 2013 og ut gjeldende valgperiode. Dette begrunnes med at jeg skal tiltre som enhetsleder for administrasjon i kommunen, og finner det derfor vanskelig å kombinere rollen som politiker og ansatt på toppledernivå. Kommunelovas 15, 2 sier følgende om uttreden/suspensjon: Kommunestyret og fylkestinget kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet. Kommunestyret har i to tilsvarende saker (08/09 og 12/62) innvilget fritak fra politiske verv i forbindelse med ansettelse som enhetsleder. Likestillingsmessige konsekvenser: Kommunestyret må følge lov om likestilling. Rådmannens vurdering/merknader: Det skal forholdsvis gode grunner til å bli fritatt fra politiske verv, og kombinasjonen enhetsleder/kommunestyremedlem er i seg selv ingen fritaksgrunn. Enhetsledere er valgbare etter loven, men rollen som folkevalgt og kommunal leder kan oppleves forskjellig og for enkelte kan det oppleves som noe problematisk å inneha disse to funksjoner samtidig. Enhetsleder som er medlem av kommunestyret vil dessuten klart være inhabile i en del saker, f.eks. ved behandling av Handlingsprogram/årsbudsjett. Dersom Lasse Fosse blir fritatt for sine politiske verv, sier kommunelovens 16, 2. avsnitt at varamedlemmer fra den gruppe de er valgt trer inn i deres sted i den nummerorden de er valgt. Fosse skriver i søknaden at det er ønskelig med fritak fra og med Siden Fosse ikke tiltrer stillingen før 1. mars, mener rådmannen at fritaket ikke bør gjelde før han har tiltrådt stillingen. Melding om vedtak sendes til: Lasse Fosse Tanja Øverland Varamedlemmer Nyvalgte medlemmer og varamedlemmer Side23

24 Gjerstad kommune Administrasjonsenheten Saksfremlegg Dato: Arkivref: / / 033 Kai Høgbråt kai.hogbrat@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 14/7 Kommunestyret Valg av nytt medlem til Gjerstad sparebanks representantskap Rådmannens innstilling: Kommunestyret fritar Birger Westlund fra vervene som medlem av forstanderskapet i Gjerstad sparebank og vervet som leder av sakkyndig ankenemnd. Som nytt medlem til forstanderskapet i Gjerstad sparebank velges Som ny leder i sakkyndig ankenemnd velges.. Vedlegg: Ingen. Saksdokumenter: Kommunestyresak 12/62 Søknad fra Birger Westlund om fritak E-post fra Gjerstad sparebank Kommunelova Lov om likestilling Saksopplysninger: I kommunestyresak 12/62 ble Birger Westlund fritatt fra bl.a. vervet som kommunestyremedlem pga. tilsetting som enhetsleder ved Abel ungdomsskole. Westlund beholdt imidlertid vervene i Gjerstad sparebank og sakkyndig ankenemnd. I epost fra Birger Westlund av heter det bl.a.: Da undertegnede nå skal tiltre ny stilling og på sikt flytte fra kommunen søkes fritak for følgende to verv: - Medlem av representantskapet i Gjerstad sparebank - Medlem av sakkyndig ankenemnd for eiendomsskatt. Gjerstad sparebank opplyser følgende i e-post av 15.1.d.å.: Side24

25 Bankens valgkomitè er nå i gang med sitt arbeid og skal bl.a. foreslå en ny leder i Representantskapet. Birger har vært leder i flere år. Med bakgrunn i forestående valg i banken vil det trolig være greit om fritaket og oppnevning av nye representer gis virkning umiddelbart. Kommunelovas 15,1 sier følgende om fritak pga. flytting: Den som taper valgbarheten til et folkevalgt organ i valgperioden, trer endelig ut av dette. Hvis tap av valgbarhet skyldes registrert utflytting fra kommunen eller fylkeskommunen for to år eller mindre, trer vedkommende ut av vervet for den tid utflyttingen varer. Videre heter det i 16.3: Dersom et medlem av et annet folkevalgt organ enn kommunestyre og fylkesting, kommunestyrekomité og fylkestingskomité trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Organet skal suppleres fra den samme gruppe som den uttredende tilhørte. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i organet, skal det så langt det er mulig velges nytt medlem fra det underrepresenterte kjønn. Valgte representanter til representantskapet i Gjerstad sparebank er slik: Representanter: Birger Westlund Knut Erik Ulltveit Tonje Berger Ausland Tone Vestøl Bråten vararepresentanter: 1.Tanja Øverland 2. Ragnhild Løvdal Representantskapet velger selv leder. Sammensetningen av sakkyndig ankenemnd er slik: Representant personlig vararepresentant Birger Westlund, leder Elise Aasbø Brit Brendalsmo, nestleder Håkon Sundsli Hans Martin Ulltveit Tor Arne Nøst Rådmannens vurdering/merknader: Rådmannen mener saken er kurant og har ingen spesielle kommentarer utover saksopplysningene. Melding om vedtak sendes til: Birger Westlund Gjerstad sparebank Valgte representanter Side25

26 PS14/8Eventuelt Side26