«Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens

Transkript

1 Egg] Dukid;1?00123$t17f414-1) i.. KONTROLL UTVAL GEFS E FORSE. AG Til. PLAN FOR åel EKAPSKONTROLL INKL. Mona Nilssen OVElaoRDMErANNYSE _. _ Fra: Tor Henning Jørgensen Sendt: 8. februar :24 Til: Mona Nilssen Emne: VS: Kontrollutvalgets forslag til plan for selskapskontroll inkl. overordnet Vedlegg: analyse S/ERUTSKRIFT FRA PROTOKOLL sak pdf; Vedlegg 1 sak J,";t' 201fip F jonen f Hei! H w: Kan du være så snill og registrere denne i ESA? q, 9 l? Rådmann som saksansvarlig. Kopi til ordfører, kommunalsjef 1og kommunalsjef'z. ' " " Tor Henning gato («DIG l Gmdennq ill jr MWM ? Til/litan Fra: Tobias Langseth Sendt: 24. november :38 Til: Tor Henning Jørgensen Emne: Kontrollutvalgets forslag til plan for selskapskontroll inkl. overordnet analyse Til adm. sjef 13 i forskrift om kontrollutvalg sier følgende om selskapskontroll: «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risikoog vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll.» *** Vedlagt følger kontrollutvalgets forslag til plan for selskapskontroll i form av særutskrift fra protokoll. Vedlagt følger også plan for selskapskontroll utarbeidet av kommunens revisor. Dokumentet inneholder også overordnet analyse. Kontrollutvalgets forslag behandles av kommunestyret, som selv vedtar planen. Det understrekes for ordens skyld at planforslaget inneholder selskapskontrollprosjekter i uprioritert rekkefølge, slik det fremgår av vedtakets ordlyd. 1

2 Videre nevner vi at det bes om at kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden, slik det også fremgår av vedtakets ordlyd. Det er fint dersom det gis tilbakemelding hit om når det tas sikte på å behandle saken i kommunestyret. Ta gjerne kontakt dersom det skulle være spørsmål. Med vennlig hilsen SE-KON Postboks Sandnessjøen Tobias Langseth Sekretariatsleder Tel:

3 SERUTSKRIFI' FRA PROTOKOLL MØTE I KONTROLLUTVALGET DØNNA KOMMUNE Sak 11/ Plan for selskapskontroll Vedtak: Kontrollutvalget hari møte behandlet overordnet analyse og forslag til plan for selskapskontroll utarbeidet av kommunens revisor. Kontrollutvalget legger frem følgende forslag til uprioritert plan for gjennomføring av selskapskontroll: 1. Dønna ASVO AS Har kommunens en eierstrategi som er forankret i selskapets formålsparagraf og vedtekter? 2. Helgelandskraft AS Kommunen eier 4,36 % av selskapet. Revisor mener det kan være hensiktsmessig å samkjøre en selskapskontroll i Helgelandskraft AS på vegne av flere av eierkommunene. Også problemstillingen med hensyn til selskapets overgang til konsernmodell kan være relevant å få belyst. 3. Helgeland Havn IKS Hvordan er kommunestyrets behov for kontroll og tilsyn ivaretatt i forbindelse med etableringen av selskapet? For ytterligere informasjon henviser kontrollutvalget til overordnet analyse samt forslag til plan utarbeidet av kommunens revisor, som følger vedlagt. *** Planen vedtas av kommunestyret selv. Kontrollutvalget ber om at kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden, slik at utvalget selv kan foreta de prioriteringer utvalget finner nødvendig for gjennomføring av kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kommunestyrets delegeringsadgang fremgår av forskrift om kontrollutvalg 13 annet ledd. Rett utskrift bekreftes: Sandnessjøen Tobias Langseth (sign.) sekretariatsleder Side 1 av 1

4 YTRE HELGELAND KOMMUNEREVISION Dønna kommune Plan for selskapskontroll YHK

5 Innhold 1 Innledning Innholdet i selskapskontrollen Formål Retningslinjer Typer av kontroll Planlegging av selskapskontroll: Kommunenes eierskapsstrategi/eierskapsmelding og overordnet analyse Kommunens eierinteresser etter kommunelovens Gjennomføring av selskapskontroller Prioritering Forslag til selskapskontroll Gjennomføring Rapportering Delegering til kontrollutvalget... 8 Side 1 av 8

6 1 Innledning Dønna kommune har eierandeler i flere selskaper. Kommuneloven 77, 5. ledd sier at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Hvilke selskap kontrollen rettes inn i mot er videre regulert i kommunelovens 80: «I interkommunale selskaper etter lov om 29. januar 1999nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. lden utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser iselskapet». Selskapskontrollen er knyttet til å kontrollere at den som utøver kommunens eierinteresser, utøver denne myndighet på det vis som er fastsatt i det aktuelle lovverk, først og fremst aksjeloven og lov om interkommunale selskaper. lkontrollen inngår også en vurdering av om den som utøver eierinteressene, gjør dette i samsvar med kommunes sine vedtak og forutsetninger for forvaltningen av kommunens eierinteresser. lsiste instans er det kommunestyret som har det overordnede ansvaret for at kommunen har en forsvarlig selska psforvaltning. Selskapskontroll kan i prinsippet gjennomføres i alle typer selskaper, men omfanget av selskapskontrollen påvirkes av eierforholdene i selskapene. lnnsyns og undersøkelsesretten til kontrollutvalget, og/eller revisor, er forbeholdt følgende selskaper: ' Interkommunale styrer etter kommunelovens 27, som eget rettssubjekt ' Interkommunalt selskap etter IKS-loven. ' Heleide kommunale aksjeselskap kommunen eier alene eller sammen med andre kommuner. ' Heleide datterselskaper til slike selskaper. Som nevnt ovenfor, med henvisning til kommunelovens 80, har kommunens kontrollutvalg og revisor rett til å innhente de opplysninger de finner påkrevd. Dersom kontrollutvalget ønsker å gjennomføre selskapskontroll i andre selskaper, der eierskapet er delt med private aktører eller staten, må kontrollen basere seg på offentlige tilgjengelig informasjon.1 Selskapsorganisering kan gi styringsmessige utfordringer for kommunestyret som er den øverste beslutningstaker. ltillegg reiser det spørsmål iforhold til tilsyn og kontroll med organisering av virksomhet utenfor kommunens organisasjon. Det faktum at en oppgave som tidligere lå innenfor forvaltningen er organisert inn i et utenforliggende selskap, bør ikke i seg selv føre til mindre tilsyn og oppfølging av kontroll- og tilsynsorganet i kommunen. 1 Kontrollutvalgshåndboken, KMD 2015 (side 63) Side 2 av 8

7 Tvert om, det kan være nødvendig med en økning i oppfølging og koordinering da den ligger utenfor det tradisjonelle forvaltningsorganet. Som følge av endringene i kommuneloven om tilsyn og kontroll, gjeldende fra 1. juli 2004, ble kontrollutvalget sine oppgaver konkretisert og til dels utvidet i forhold til tidligere. Kontroll og tilsyn med kommunalt og fylkeskommunalt eide selskaper ble igjen en prioritert oppgave, og det ble tatt inn egne regler om selskapskontrollen, både i kommuneloven 77 og 80, og i reviderte forskrifter for kontrollutvalg, jf. 13, 14 og 15. Selskapskontroll er nå en av de pålagte oppgavene til kontrollutvalget og er et viktig virkemiddel for å sikre at selskapene underlegges folkevalgt styring og kontroll. 2 Innholdet i selskapskontrollen 2.1 Formål Formålet med selskapskontrollen er som omtalt å kontrollere om den som utøver kommunen eierinteresser utøver denne myndighet på den måten som er fastsatt i virksomhetens lovverk, og at kommunens representant ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunes vedtak og forutsetninger. 2.2 Retningslinjer Kapittel 6 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets sine oppgaver i forbindelse med selskapskontroll ledd omhandler plan for gjennomføring av selskapskontroll: «Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontrollen. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden.» 3. ledd sier videre: «Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på deres vegne skal gjennomføre selskapskontrollen.» Det er kommunen sitt kontrollutvalg og revisor som har rett til å kreve opplysninger som de mener er påkrevd for deres kontroll. Det er opp til kontrollutvalget å avgjøre hvem som på deres vegne skal utføre selskapskontrollen. Krav til selskapskontrollens innhold er omhandlet i 14: «Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av en slik kontroll, herunder & kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresseri Side 3 av 8

8 selskapet gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3.» 15 omhandler rapportering av selskapskontrollen: «Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kon trol/utvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke kon troller som er gjennomført samt resultatene av disse.» lplanen for selskapskontrollen kan følgende fremgå:. Hvor ofte kontrollutvalget skal rapportere resultatene av selskapskontrollen.. Hvordan selskapskontrollen skal foregå for det enkelte selskap, herunder om det er kun en ordinær eierskapskontroll og eventuelt forvaltningsrevisjon.. Hvilke dokument selskapet skal sende kontrollutvalget og revisor. 2.3 Typer av kontroll Som det fremgår i tabellen nedenfor, kan selskapskontroll deles inn i en obligatorisk del og en frivillig del: Selskapskontroll Kommuneloven 77 nr. 5 (hjemmel) og 80 (innsynsrett) Forskrift om kontrollutvalg kapittel 6 Eierskapskontroll Forvaltningsrevisjon Kontroll med forvaltningen av kommunen sine Systematisk vurdering av økonomi, produktivitet, eierinteresser i selskapet. måloppnåelse og virkning ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Obligatorisk Valgfri Utfører: Sekretariatet, revisjonen eller andre. Kvalifisert og uavhengig revisor. Omfatter kommunalt eierskap i: IKS er, aksjeselskaper og interkommunalt samarbeid som er egne rettssubjekter. MEN innsynsretten i 80 kan kun benyttes ovenfor selskaper som fult ut direkte eller indirekte er eid av kommunen. Kilde: Selskapskontroll fra A til Å, NKRF 2010 Side 4 av 8

9 Obligatorisk eierskapskontroll består av følgende deler:. Kontroll med at virksomheten drives innenfor rammene av kommunen sine vedtak og forutsetninger, og i henhold til lover og regler. ' Vurdering av den enkelte virksomhet sett fra et eierperspektiv, herunder eventuelle krav til egenkapital og avkastning, overordnet regnskapsanalyse og gjennomgang av budsjett.. Andre forhold som vedrører eier som rapportering, opplæring, administrativ oppfølging osv. Dersom kommunen har oppnevnt medlemmer til styret i selskapet, kan det også være aktuelt å vurdere hva slags rolle disse har for å sikre at selskapet drives innenfor kommunestyrets forutsetninger og engasjement i selskapet. Forvaltningsrevisjon er valgfri og således ikke en obligatorisk del av selskapskontrollen. lde tilfeller der deter nødvendig å gjennomføre en forvaltningsrevisjon, er hensikten å gi kommunestyret relevant informasjon om økonomistyringen i selskapet. Eierskapskontrollen er altså obligatorisk og forholdsvis bundet i sin form, det vil si å kontrollere hvordan kommunen som eier utøver sitt eierskap. Når det gjelder den valgfrie forvaltningsrevisjonen i selskapet, står kontrollutvalget friere til å velge problemstilling. Revisor er imidlertid avhengig av å finne revisjonskriterier som selskapet kan vurderes opp mot. Alternativt kan revisor gi kontrollutvalget informasjon i et beskrivende kapittel, som rent formelt ikke er en forvaltningsrevisjon. 3 Planlegging av selskapskontroll: Kommunenes eierskapsstrategi/eierskapsmelding og overordnet analyse Eierskapsstrategi og/eller eierskapsmelding skal gi en oversikt over hva kommunen eier, hva som er formålet med de ulike eierpostene og hvordan kommunen skal opptre som eier. En slik strategi og/eller melding vil etter revisors vurdering være til stor hjelp for utøvelse av kommunenes eierskap. Videre burde planen for selskapskontroll ha vært bygget på grunnlag av en slik strategi/melding i tillegg til en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko og vesentlighetsvurderinger. Dette med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll med de ulike selskapene. Det anbefales at kommunen starter opp arbeidet med en eierskapsstrategi og/eller melding og at revisor følger opp bestillingen fra kontrollutvalget og får utarbeidet en overordnet analyse for selskapskontroll. Dette bør være på plass i løpet av denne valgperioden slik at men ved neste rullering av denne planen har et bedre grunnlag for anbefalte kontroller. Side 5 av 8

10 4- Kommunens eierinteresser etter kommunelovens 80 Oversikt over kommunens selskaper som omfattes av selskapskontrollen fremkommer normalt i en kommunens eiermelding. ltabell nedenfor vises kommunens selskaper, selskapenes formål og kommunenes eierandeler. Selskap Helgeland Kraft AS Dønna ASVO AS Dønna Boligselskap AS Helgeland Industrier AS Helgeland Veiutvikling AS Helgeland Reiseliv AS Ut i Øyan AS Helgeland Havn IKS Søndre Helgeland Miljøverk IKS Helgeland Regionråd IKS Formål Produserer miljøvennlig energi, å omsette energi, å overføre energi og å drive annen virksomhet med naturlig tilknytning, herunder eie andeler i selskaper som driver forannevnte virksomhet. Arbeidssamvirke for funksjonshemmede. Investering i og utleie/ salg av leiligheter og boliger. Gjennom forretningsmessig virksomhet med produksjon og salg av varer og tjenester å drive yrkesmessig attføring av yrkeshemmede. I samarbeid med Staten å stå for prosjektering og finansiering av vegprosjekter på Helgeland. (m.m.) Utvikle og markedsføre Helgeland som et foretrukket reisemål, og derigjennom skape merverdi for næringsaktørene og lokalsamfunnene, samt hva hermed står i forbindelse. Selskapets virksomhet er utvikling av reiselivsnæringen i regionen, og annet som naturlig faller sammen med dette. Selskapet skal også kunne yte administrative tjenester, markedsføringstjenester og andre oppgaver ovenfor aksjonærer og andre oppdragsgivere Havneselskapet kan ivareta de administrative og forvaltningsmessige oppgaver som etter havne- og farvannsloven og annen lovgivning som gjelder havnesektoren, påhviler de samarbeidende kommunene. (m.m.,) Selskapets formål er på vegne av eierkommunene å drive innsamling, transport, behandling og omsetning av avfall og alt som naturlig hører med til dette i eierkommunene, samt delta i eller etablere andre selskaper til utøvelse av virksomheten innenfor denne formålsangivelse. (m.m.) Å ivareta økonomiske og administrative oppgaver for det politiske samarbeidsorganet Helgeland Regionråd etter egen avtale. (m.m.) Eierandel 4,36 % 100 % 3,68 % 1,20 % L99% 2J9% 9,09 % 17, 00 % 4,00 % 14,28 % Side 6 av 8

11 5 Gjennomføring av selskapskontroller Etter forskrift om kontrollutvalg 13, skal det utarbeides en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Kravet til utarbeidelse av plandokumentet er minimum en gang i valgperioden. Planen som nå legges frem vil gjelde for fire år. 5.1 Prioritering ldenne planen for selskapskontrollen prioriterer kontrollutvalget selskaper, og kontroll med disse, ut fra følgende relevante kriterier: ' Selskap der kommunen har betydelig eierinteresser; i antall aksjeandeler og/eller av stor økonomisk verdi. I Selskap som er heleide av kommunen. ' Selskap som er viktig med hensyn til kommunens næringsaktivitet og/eller tjenesteproduksjon. 5.2 Forslag til selskapskontroll 1. Dønna ASVO AS: Har kommunens en eierstrategi som er forankret i selskapets formålsparagraf og vedtekter? 2. Helgelandskraft AS: Kommunen eier 4,36 % av selskapet. Revisor mener det kan være hensiktsmessig å samkjøre en selskapskontroll i Helgelandskraft AS på vegne av flere av eierkommunene. Også problemstillingen med hensyn til selskapets overgang til konsernmodell kan være relevant å få belyst. 3. Helgeland Havn IKS: Hvordan er kommunestyrets behov for kontroll og tilsyn ivaretatt i forbindelse med etableringen av selskapet? 5.3 Gjennomføring Det planlegges med å gjennomføre fortløpende eierskapskontroll i prioritert rekkefølge for selskapene i planperioden. Det er ikke stilt krav i forskriften til at det skal gjennomføres årlige kontroller for selskapene. Kontrollutvalget kan innhente informasjon, dokumenter og annet som et ledd i eierskapskontrollen av et selskap. Hjemmelen for å kunne kreve denne informasjonen/dokumentasjonen går fram av kommuneloven 80: «... har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Kommunestyret eller fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalget og revisors kontroll med forvaltning av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder Side 7 av 8

12 fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens ellerfylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens ellerfylkeskommunens revisor skal varsles og ha rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskapet og tilsvarende organ.» 5.4 Rapportering Det er som beskrevet ovenfor kontrollutvalget selv som avgjør hvor ofte kontrollutvalget skal rapportere om gjennomført selskapskontroll til kommunestyret. Generelt vil rapportering fra kontrollutvalget til kommunestyret skje gjennom en årlig rapport som kalles «Årsrapport for kontrollutvalget». I denne årlige rapporten vises kontrollutvalgets aktivitetsnivå, revisjonens rapporteringer, resultater av forvaitningsrevisjonsprosjekter og eierskapskontroller. Kontrollutvalget avgjør selv hvilke eierskapskontroller som fortløpende skal rapporteres til kommunestyret. 5.5 Delegering til kontrollutvalget Plan for gjennomføring av selskapskontroll skal etter forskrift om kontrollutvalg 9 13,2 vedtas av kommunestyret. Etter samme paragraf kan kommunestyret delegere til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. Side 8 av 8