REGNSKAPSREVISJON 2016 DRANGEDAL KOMMUNE

Transkript

1 OVERORDNET REVISJONSSTRATEGI FOR REGNSKAPSREVISJON 2016 DRANGEDAL KOMMUNE TELEF AARK KOMMUNEREVISJON IKS

2 Kommuneloven av med forskrifter Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. av Internasjonale revisjonsstandarder (International Standards on Auditing og har avtale om å levere disse tjenestene for kommunen. bestemmelser revisor skal følge er i hovedsak: Kommunerevisor skal følge lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i revisjonsarbeidet. De regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Telemark kommunerevisjon IKS er valgt som revisor Revisjon av kommunen utgjør i henhold til forskrift om revisjon to hovedoppgaver; ISA) 1. Innledning Regnskapsrevisjonen og attestasjoner blir gjennomført løpende gjennom året. Årsoppgjørsrevisjonen starter når regnskapet er avlagt (frist 15. februar) og varer fram til forvaltningsrevisjon, med utarbeidelse av overordnet analyse og plan for attestasjoner/uttalelser møteplikt og tilstedeværelse i politiske utvalg, blant annet kontrollutvalget og rådgivning kommunestyret forvaltningsrevisjon (omtales ikke videre i dette dokumentet) Revisors totale ressurser til Drangedal kommune skal hovedsakelig fordeles på: sees da spesielt på den administrative oppbygningen, kompetansen, eventuelle skifte av økonomisystem mv. I dette ligger også en vurdering av risiko og vesentlighet. Alt dette totalt nøkkelpersonell, omorganisering, sentral/desentral regnskapsføring og endringer av har betydning for de ressursene vi planlegger å bruke på revisjon av oppdraget. Ved planlegging av revisjonsoppdraget skal revisor vurdere kontrollmiljøet i kommunen. Det revisjonsåret 2016 skal fakturaene spesifisere tydeligere enn før hva som inngår i revisjonsarbeidet. Noe av honoraret skal trekkes ut fra grunnfakturaen for revisjon av kommunens regnskap og faktureres særskilt. Høsten 2014 ble det inngått reviderte avtaler med kommunen om revisjonstjenester. Fra 2. Bruk av revisors ressurser innen regnskapsrevisjon. Dette dokumentet er også en hjelp til å oppfylle kontrollutvalgets skriftlige rapporteringer, dekker kravene som stilles til dokumentasjon av våre prioriteringer tilsyns- og påseansvar. Planlegging av revisjon av et regnskap ligger til grunn for dette dokumentet. og effektive revisjonshandlinger for regnskapsrevisjon. Revisjonsstandarden SA 300 regnskapsrevisjon. Formålet med overordnet revisjonsstrategi er å dokumentere tilstrekkelige Overordnet revisjonsstrategi er det overordnede planleggingsdokumentet for gjennomføring av Overordnet revisjonsstrategi 2016 Drangedal kommune Vi mener denne overordnede revisjonsstrategien, sammen med våre øvrige muntlige og regnskapsrevisjon av kommunen og kommunale foretak Telemark kommunerevisjon IKS Side 2 av 8

3 Overordnet revisjonsstrategi 2016 Orangedal kommune avleggelse av revisjonsberetningen. Revisjonsberetningen skal skrives så snart revisjonen er ferdig og senest 15. april. I tillegg til oppgavene nevnt i kulepunktene over, reviderer Telemark kommunerevisjon IKS også andre regnskaper med nær tilknytning til kommunen. Dette er for eksempel regnskap for kirkelig fellesråd som det ved lov eller forskrift er lagt til kommunerevisjonen å revidere. For revisjon av dette regnskapene vil det bli utarbeidet egen revisjonsstrategi og revisjonsplan, og for disse regnskapet gjelder særskilte lover, forskrifter og instrukser. Kontrollutvalget har ingen rolle i revisjon av dette regnskapet. Etter særskilt bestilling påtar Telemark kommunerevisjon IKS seg også å utarbeide plan for selskapskontroll og utføre selskapskontroll knyttet til selskap der kommunen har eierinteresser. 3. Formålet med regnskapsrevisjon Formålet med regnskapsrevisjonen er å bekrefte at årsregnskapet er utarbeidet i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk. Vi følger internasjonale revisjonsstandarder, som krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. Revisors konklusjoner om årsregnskapet framkommer i revisors beretning. I revisors beretning uttaler revisor at: årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Drangedal kommune per 31. desember, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av kommunens regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Hvis det er vesentlige mangler ved noen av disse punktene vil dette komme fram som merknader i revisjonsberetningen. Kontrollutvalget vil i slike tilfeller få brev med beskjed, såkalt nummerert brev fra revisor. I tillegg til revisors beretning, lager revisor en rapport til kontrollutvalget. Denne rapporten er en oppsummering av regnskapsåret. Her tar revisor opp forskjellige forhold som ikke er så alvorlige og vesentlige at de tas med i revisjonsberetningen. Utover dette rapporterer revisor om revisjonsarbeidet gjennom året muntlig i hvert kontrollutvalgsmøte. Ved saker av mer alvorlig karakter gjennom året, skjer rapporteringen til kontrollutvalget skriftlig. Telemark kommunerevisjon IKS Side 3 av 8

4 Overordnet revisjonsstrategi 2016 Drangedal kommune Revisor må også vurdere om innhentet informasjon kan tyde på at det foreligger misligheter, og skal gjennom revisjonen bidra til å forebygge og avdekke misligheter. Begrepet misligheter benyttes oftest om tilsiktede handlinger. Det er særlig to typer tilsiktede handlinger som er relevante for revisor; uredelig regnskapsrapportering og underslag av eiendeler. Dersom revisor konstaterer misligheter, skal det straks sendes en skriftlig foreløpig innberetning til kontrollutvalget. Når saksforholdet er avklart, skal kontrollutvalget ha endelig innberetning. Rådmann skal ha kopi av disse innberetningene. 4. Risikovurdering Revisjonsstandarden ISA 315 Identifisering og vurdering av risikoene for vesentlig feilinformasjon gjennom forståelse av enheten og dens omgivelser inneholder krav for hvilke handlinger revisor skal utføre for å skaffe seg et grunnlag for å identifisere og anslå risikoer for vesentlig feilinformasjon i regnskapet. Revisor gjennomfører risikoanalyser av kommunen for å kartlegge om det er områder hvor det foreligger risiko som kan medføre vesentlige feil i regnskapet. Gjennom risikoanalysene vurderes risiko på ulike områder, og resultatet av analysene avgjør omfanget og valget av revisjonshandlinger som revisor skal utføre. Kommunene er stabile virksomheter, med faste oppgaver som skal løses innenfor budsjettets rammer. Rammene for kommunens drift er avhengig av nivået på overføringer fra statsbudsjettet og skatteinntektene. Den kommunale virksomheten må forholde seg til mange lover, for5krifter og rundskriv. Regelverket er omfattende og det vil foreligge en risiko for at ikke alle regler etterleves. Kommunens Økonomi Prioriteringene som kommunen vedtar i det årlige budsjettet er forankret i kommunens handlingsplan og økonomiplan, som vedtas for en fireårsperiode. Kommunen har vedtatt 4 hovedstrategier i sin samfunnsdel av kommuneplanen for På bakgrunn av disse er det nedfelt satsningsområder som blir prioritert gjennom ulike tiltak i økonomiplanen. Det er et mål å opprettholde befolkningsveksten ved å legge til rette for arbeidspendling og skape gode, trygge bo- og oppvekstmiljøer, men også legge til rette for etablering av 30 fritidsboliger pr. år. Kommunen har tradisjonelt hatt en stram, men ryddig økonomi. Kommunens lånegjeld har økt kraftig siste årene og utgjør nå over kr pr innbygger. Kommunens høye lånegjeld vil slå ut i kommunens drift og kommunen er sårbar for rentesvingninger. Det bør gjøres grundige vurderinger ved opptak/refinansiering av langsiktig gjeld slik at kommunen ikke får vesentlige renteøkninger eller vesentlig refinansieringsrisiko. Men her ligger det også føringer i finansreglementet pkt Drift: Mindreforbruket for år 2014 er avsatt og regnskapet for år 2015 viser mindreforbruk på 5,1 mill. kr. Driften av kommunens virksomheter er hovedsakelig i balanse og resultatet bygger i stor grad på merinntekter som kommunen ikke styrer. Resultatene for år 2015 viser at Helse og omsorg har de største utfordringene rent økonomisk. Denne virksomheten hadde isolert sett et merforbruk på 2,5 mill. kr. i Telemark kommunerevisjon IKS Side 4 av 8

5 Overordnet revisjonsstrategi 2016 Drangedal kommune En del av kommunens merinntekter i 2015 i forhold til budsjett kom fra skatteinntekter. Drangedal kommunes netto driftsresultat er avhengig av at svingninger i premleavvik på pensjon ikke blir store og at rentekostnadene er stabile. Dette gjør kommunen sårbar og kommunen trenger å bygge opp sine frie driftsfond. I budsjettet for 2016 er netto driftsresultat negativt og utgjør ca. 1,2% av driftsinntektene. Selv om vår erfaring er at kommunen budsjetterer sine inntekter nøkternt, er det svært viktig at driftsutgiftene ikke øker ut over det som er budsjettert. Det som ikke blir dekket av driftsinntekter eller finansinntekter, må dermed dekkes av frie driftsfond. I budsjettet for 2016 ser vi at kommunen legger opp til å bruke ca. kr 4, mill. av frie driftsfond. En kommunes netto driftsresultat bør ligge på 1,75 %, iht. anbefalinger om sunt kommuneregnskap. Dette er anbefalinger om sunt kommuneregnskap fra Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU), på vegne av Kommunal og moderniseringsdepartementet. Investeringer: Kommunen har 2016 budsjettert med kr 25,8 mill, i investeringer, hvorav kr 18,6 mill. skal finansieres med låneopptak. Det er blant annet budsjettert kr 1,4 mill. til kirker og kirkegårder, kr 2,6 mill. til veier og kr 11,6 mill. til vann og avløp. Det er ingen store enkeltprosjekter eller planlagt økte investeringer i økonomiplanperioden. Gield og likviditet: Netto lånegjeld pr innbygger (langsiktig gjeld korrigert for pensjon, utlån og ubrukte lånemidler) har økt kraftig de siste årene på grunn av høy investeringsaktivitet i kommunen. Lånegjelden er den høyeste i Telemark og en del høyere enn snittet i kostragruppe 2. Årets låneopptak er noe lavere enn budsjettert avdrag og netto lånegjeld pr innbygger bør således flate ut. Dagens rentenivå er historisk lavt, noe som gjør gjelda lett å bære. Dersom den lave renten fortsetter over lang tid, kan rentenivået etter en tid oppfattes som normal. I det ligger det en risiko for å ta opp mer gjeld enn hva kommunens drift vil tåle når renta stiger. En del av den gjelden som står i kommunens balanse tilhører E-verket, dvs, ca. 7 % av total langsiktig gjeld eksklusive pensjonsforpliktelser. Denne gjelden skal betales av E-verket selv, men mottatte avdrag på utlån i investeringsbudsjettet har ikke økt vesentlig. Det bør foreligge en avtale mellom E-verket og kommunen som klargjør avdrags- og renteprofil for lånet. Kommunen praktiserer konsernkonto. Det gjør at både kommunen og foretakene har bedre tilgang til likvide midler. Likviditeten pr for kommunen isolert sett er svakere enn i 2014, blant annet fordi ubrukte lånemidler er ubetydelige. Drangedal kommunes disposisjonsfond utgjorde 2,1% av brutto driftsinntekter i 2015 og er økt med 0,4 % fra Til sammenligning for kostragruppe 2 utgjorde disposisjonsfond 5 % av brutto driftsinntekter, mens snittet i Telemark var 4%. Kommunen har ikke satt noe mål for størrelsen på kommunens disposisjonsfond. Det er viktig at kommunen vurderer hvor stort disposisjonsfondet bør være for å ha økonomisk handlingsrom. Telemark kommunerevisjon IKS Side 5 av 8

6 Overordnet revisjonsstrategi 2016 Drangedal kommune Kommunens internkontroll Revisor skal opparbeide seg en forståelse av den økonomiske internkontrollen som er relevant for revisjonen. Ansvaret for internkontrollen er definert i kommuneloven og omtales der som betryggende kontroll, I praksis kan en si at internkontroll er formaliseringer, dokumenter og rutiner som utarbeides, vedlikeholdes, kontrolleres og følges opp. Dette gjøres for å sikre at kommunen har den ønskede utvikling, at lover og regler overholdes, at det er kvalitet og effektivitet i tjenestene og at kommunens omdømme og legitimitet ikke svekkes. Den interne kontrollen kan igjen deles i følgende komponenter: Kontrollmiljø Kommunens risikovurderingsprosess Informasjonssystemet Kontrollaktiviteter Overvåking av kontroller Drangedal kommune har etablert interne kontrollrutiner på en rekke områder. Revisjonen gjennomgår disse løpende gjennom året i revisjonsarbeidet. Vesentlige rutiner for vårt arbeid er kommunens interne regelverk, regnskaps- og budsjettoppfølging og rutiner rundt attestasjon og anvisning. Vårt inntrykk er at kommunen ikke har hatt en systematisk tilnærming til etablering av rutiner og kontroller. Enkelte rutiner er kun muntlige og det er ikke utarbeidet et økonomireglement eller en økonomihåndbok. Kontrollrutinene oppleves fragmentert. Manglende økonomireglement i seg selv er en risiko ved utskifting av personell. I forslag til ny kommunelov er det forslag om at kommunene skal ha økonomireglement. Kommunestyret har vedtatt halvårlige økonomiske rapporter. Dette er i strid med forskrift om årsbudsjett 10. Det kommer fram av merknaden til paragrafen at uttrykkene ((gjennom året» og «rapporter» angir at slik rapportering skal skje jevnlig og (<minimum to ganger pr år». For politikerne er det mulig å følge med på den økonomiske utviklingen gjennom året via BMS (Balansestyrt målstyring) i kommunen. Dog kan ikke BMS anses som rapportering i samsvar med regelverket. Noe av hensikten med den økonomiske rapporteringen er at kommunestyret skal vedta tiltak som får regnskapet i balanse eller gi tilleggsbevilgning dersom det er behov for det. Kommunale foretak: Kommunen har 2 kommunale foretak, Drangedal Energi KE og Drangedal Kraft KF. Det første selskapet distribuerer og produserer kraft, mens det andre selskapet har ansvaret for omsetningen. Telemark kommunerevisjon IKS kjøper tjenester av Revisorteam Vest Telemark AS for revisjon av foretakene. Energiselskapet må forholde seg til eget regelverk for nettvirksomheten, bl.a. ved at NVE beregner hvor mye kundene skal betale i nettleie. 5. Vurdering av vesentlighet Revisor er ikke opptatt av bagatellmessige forhold, og vil planlegge og utføre revisjonen med sikte på å avdekke eventuelle vesentlige feil eller mangler. Det følger av revisjonsstandarden ISA 320 Vesentlighet ved planlegging og gjennomføring av en revisjon at revisor ved utarbeidelse av den overordnede revisjonsstrategien skal fastsette en vesentlighetsgrense for regnskapet totalt sett. Telemark kommunerevisjon 11<5 Side 6 av 8

7 Overordnet revisjonsstrategi 2016 Drangedal kommune Vesentlighetsbegrepet brukes av revisor både ved planlegging og utførelse av revisjon. Begrepet er også sentralt når revisor skal ta stilling til hvilken virkning identifisert feilinformasjon skal ha for revisjonen og av eventuell ikke-korrigert feilinformasjon på regnskapet. Vesentlighetsgrensen er sentral når revisor skal utarbeide konklusjonen i revisjonsberetningen. I tilfeller hvor vi avdekker feil vi vurderer som vesentlige får det konsekvenser for revisjonsberetningen i form av en merknad, jf. avsnitt 3. I en normal revisjonsberetningen sier revisor at årsregnskapet avgitt i samsvar med lov ogforskrifter og gir idet alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til ABC kommune per 31. desember 20X1, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Vesentlighetsgrensen for regnskapet totalt sett fastsettes med bakgrunn i risikoanalysen, revisors profesjonelle skjønn og den generelle kunnskapen revisor har om Drangedal kommune. I tillegg vurderes blant annet følgende momenter: - Kommunens byggeaktivitet - Bemanningssituasjonen og kompetansen innenfor økonomiavdelingen - Økonomistyring i Drangedal kommune - Kommunens regnskaps- og budsjettoppfølging og økonomirapportering - Størrelsen på de kommunale virksomhetene - Politikernes og medias oppmerksomhet for kommunens økonomiske disposisjoner - Kommunens økonomi- og lønnssystem - Oppfølging innenfor delegasjon og desentraliserte økonomiløsninger - Skifte av nøkkelpersonell - Kommunens interne regelverk 6. Revisjonsplan Med basis i overordnet revisjonsstrategi utarbeider revisor planer for hvert enkelt revisjonsoppdrag. Revisjonsplanene angir de enkelte revisjonshandlinger som revisor skal utføre. Revisjonsplanene er revisjonens interne arbeidspapirer og skal ikke behandles politisk, men vi vil her gjengi hovedområdene av det vi har bestemt å se på i 2016 med bakgrunn i risikovurderingen. Generelt: - Merverdiavgift og momskompensasjon er områder som er beheftet med stor risiko. Revisjonen bruker mye tid til å følge opp dette, blant annet ved at vi attesterer terminoppgaver til skatteetaten for momskompensasjon. Revisor deltar også i møter og bidrar med forskjellige vurderinger om momsspørsmål, særlig innenfor investeringer, hvor det er et komplisert regelverk. - Noe av kommunens drift kan være i konkurranse med andre aktører i et marked. I så fall kan kommunen miste fradraget for momskompensasjon. Kommunen bør derfor ha rutiner som fanger opp når kommunen eventuelt kommer i en kon ku rransesitu asjon. - Rapportering og budsjettoppfølging. - Offentlig støtte og lov om offentlige anskaffelser. Telemark kommunerevisjon IKS Side 7 av 8

8 - Kartlegge rutiner og kontroller for fakturering av egenbetaling for omsorgstjenester - Kartlegge avstemmingsrutiner og oppfølging av kundefordringer - Kontroll av fakturering innen selvkostområdet vann, avløp, renovasjon og feiing - Kontroll av pensjonsinnberetning og lønn - Kartlegge rutiner og kontroller forbindelse i med økonomisk sosialhjelp - Kontroll av forsikringsavtaler Investering: Drift: oppdragsrevisor Marianne Rogn temark ko unerevisjon IKS Skien, 19. august 2016 revisjonsstrategien. Vesentlige endringer i revisjonsstrategien skal dokumenteres og kontrollutvalget informeres om disse. Det videre arbeidet med regnskapsrevisjon kan avdekke forhold som kan medføre endringer i foreløpig vurdering av bi.a. erfaring, historisk regnskapsmateriell og den interne kontroll som foreligger i kommunen. Den overordnede revisjonsstrategiens risiko- og vesentlighetsvurderinger bygger på en 7. Avslutning kommunen. Overordnet revisjonsstrategi 2016 Drangedal kommune - Kontroll av utlån til kommunale foretak, rente-/avdragsavtaler. - Kontroll av skillet mellom drift og investering, særlig på grunn av svakere økonomi i ri ig revisor Telemark kommunerevisjon IKS Side 8 av 8