KONSULENTER I FORSVARSBYGG. Foto: Tine Poppe

Transkript

1 KONSULENTER I FORSVARSBYGG Foto: Tine Poppe

2 VELKOMMEN SOM KONSULENT I FORSVARSBYGG Forsvarsbygg er Norges største offentlig eiendomsaktør som bygger, forvalter og selger eiendom for Forsvaret. Som innleid konsulent er det viktig å være bevisst sin rolle og de krav som følger av forsvarlig forvaltning i offentlig sektor. Denne brosjyren omtaler overordnede retningslinjer som gjelder for innleide konsulenter. Det er viktig at konsulenten gjør seg kjent med retningslinjene og opptrer i tråd med dem. Vi ser frem mot et godt samarbeid med gjensidig kunnskaps- og erfaringsdeling. Lykke til med oppdraget! Frode Sjursen Administrerende direktør Forsvarsbygg

3 Oppstart Ved oppstart av oppdraget vil Forsvarsbygg avholde et møte med konsulenten for å gjennomgå formelle rammer, inkludert Forsvarsbyggs etiske retningslinjer, og forutsetninger for gjennomføring av oppdraget. Det skrives referat fra møtet som begge parter underskriver. Den inngåtte kontrakten mellom konsulenten og Forsvarsbygg vil være styrende for hvilke oppgaver som gis og omfanget av disse. Konsulenten gis normalt ikke eget adgangskort eller fast kontorplass i Forsvarsbyggs lokaler. Tilgang til intern informasjon Forsvarsbygg vil ved oppstart gi konsulenten tilgang til elektroniske arkivsystemer, fysiske arkiver og deltakelser i møter som er nødvendig for en forsvarlig gjennomføring av oppdraget. Økonomiske fullmakter Konsulenten har ingen økonomiske fullmakter til å forplikte Forsvarsbygg og har ikke rett til å inngå kontrakter eller bestille endrings- /tilleggsarbeider. Dette innebærer likevel ingen begrensninger i standardfullmaktene som følger av kontrakten for oppdraget (for eksempel NS 8402). Dersom en av oppgavene er å kontrollere rettmessigheten av innkomne fakturaer, skal disse i tillegg attesteres og anvises av ansatt i Forsvarsbygg.

4 Saksbehandlingsrutiner Forsvarsbyggs maler og grafiske profil benyttes ved intern og ekstern kommunikasjon. Innleide konsulenter skal ikke benytte Forsvarsbyggs e-postadresse i andre sammenhenger enn avtalte oppdrag. Ved bruk av brevpapir og e-postadresse fra Forsvarsbygg, skal det fremgå av signaturen at avsender er innleid konsulent. Benytt malen for e-postsignaturen nedenfor: Med vennlig hilsen Navn Navnesen Innleid konsulent Forsvarsbygg Mobil: Internett: Konsulenter bør ikke stille alene på møter hvor det forutsettes at Forsvarsbygg skal kunne forplikte seg økonomisk. I den grad det likevel er nødvendig, må den andre part på forhånd orienteres om konsulentens manglende fullmakter. Forespørsel om innsyn i dokumenter (innsynsbegjæringer) videresendes umiddelbart til prosjektleder eller kontaktperson i Forsvarsbygg. Uttalelser til mediene Mediehenvendelser skal henvises til prosjektleder eller kontaktperson i Forsvarsbygg. Innleid konsulent skal som hovedregel ikke uttale seg på vegne av Forsvarsbygg. Dersom en uttalelse likevel må gis, skal dette på forhånd godkjennes av Forsvarsbyggs ledelse.

5 Etikk og rolle Forsvarsbyggs virksomhet er basert på kjerneverdiene fokusert, nytenkende, helhetlig mangfold og gjensidig tillit og respekt. Forsvarsbygg har etablert etiske retningslinjer for våre ansatte og samarbeidspartnere som reflekterer disse verdiene. Konsulenten plikter å sette seg inn i og etterleve retningslinjene. Se Habilitet og aktsomhet Alle ansatte og innleide konsulenter er omfattet av habilitetsregler. Vær spesielt aktsom i saker som vedgår familie, slekt, venner eller andre relasjoner som kan sette spørsmålstegn ved egen habilitet. Det må utvises spesiell aktsomhet knyttet til påskjønnelser som for eksempel gaver, invitasjoner til lunsjer/middager og arrangementer. Søk råd hos prosjektleder eller utpekt kontaktperson i Forsvarsbygg. Aktsomheten gjelder også omtale av oppdraget i privat sammenheng og sosiale medier. På bygge- og anleggsplass skal nødvendig verneutstyr benyttes. Bruk hjelm med Forsvarsbyggs logo. Det forventes at det utvises et godt skjønn slik at samfunnet opprettholder tilliten til Forsvarsbygg som en profesjonell virksomhet.

6