Naturhistorisk museum Universitetet i Oslo

Transkript

1 Naturhistorisk museum Universitetet i Oslo Til: Styret for Naturhistorisk museum Sakstype: Vedtak Saksnr.: 3/12 Journalnr.: 2012/558 Møtedato: 9. februar 2012 Saksansvarlige: Rogstad, Vollelv Sakstittel: Årsregnskap 2011 og virksomhetsrapportering 1 Innledning NHMs resultat pr årsslutt 2011 viser et overskudd på basis på 4,8 mill. kroner. Dette er 1,1 mill. bedre enn prognosen ved 2. tertial, og det er 5,8 mill. bedre enn budsjett. Hovedårsakene til det gode resultatet er en tilleggsbevilgning på 2 mill. på tampen av året som ikke var budsjettert, forsinket aktivitet i forbindelse med fornyelse av utstillingene samt et par prosjektavslutninger i løpet av året med store overskudd. Vi ser at prognosene etter hvert har blitt bedre. 2 Basisvirksomhet 2.1 Inntekter Inntektene til NHM ble totalt bare 0,8 mill. høyere enn budsjett. Dette på tross av at NHM i desember mottok en ekstrabevilgning på 2 mill. fra KD og at butikkinntektene ble 1,3 mill. bedre enn forventet. Avvik mot budsjett har sin årsak i underbudsjettering av både overheadinntekter og egenandel, samt at det i budsjettet ligger en forventet refusjon av mva på 1 mill. som vi ennå ikke har mottatt. I tillegg føres investeringer som en reduksjon av inntekt, og utgjør 1 mill. mer enn budsjett. Ser vi på prognosen, er den i god overensstemmelse med regnskapet. Naturhistorisk museum Postadr.: Postboks 1172 Blindern, 0318 Oslo Kontoradr.: Sars gate 1, Tøyen, 0562 Oslo Telefon: Telefaks: postmottak@nhm.uio.no Org.nr.:

2 2 2.2 Kostnader Lønn avviker lite mot budsjett. Seksjonsvis ser vi avvik som skyldes at trygderefusjoner er budsjettert på administrasjonen, men er blitt ført seksjonsvis. Dermed ser vi et overforbruk på lønn på administrasjonen, mens de fleste andre seksjoner har et underforbruk på lønn. Vareinnkjøp til butikken viser et overforbruk. Ellers er det et kraftig underforbruk på drift, hovedsakelig knyttet til forsinket aktivitet med fornyelse av utstillingene i forhold til opprinnelige planer. To store prosjekter har blitt avsluttet med nesten 2 mill. i overskudd på seksjon for forskning og samlinger. Dette var med i prognosen, men ikke i budsjettet. 2.3 Seksjonsvise tabeller

3 3 3 Eksternt finansiert virksomhet Resultatet viser et overskudd på 17,6 mill. Dette er 4 mill. bedre enn budsjett og 2 mill. bedre enn prognosen. Generelt underbudsjetterer vi kraftig på inntekter. Vi utfakturerer også mye på slutten av året 2011 som har forpliktelser i 2012, fordi bidragsyter ønsker å betale ut midlene før årsslutt. Vi underbudsjetterer også på både lønn og drift, men her ser vi at prognosene blir stadig bedre.

4 4 En mer utfyllende rapport vil bli presentert på styremøtet. Forslag til vedtak Økonomirapporten og virksomhetsrapporten tas til etterretning Vedlegg: Virksomhetsrapportering, inklusive ledelseskommentar Seksjonenes rapport om måloppnåelse 2011 blir ettersendt

5 Universitetet i Oslo Rapporterende enhet: 28 NHM Rapportert av: Arne Bjørlykke Periode: T Ledelsesvurdering 1. Innledning NHM har generelt en meget stram økonomisk situasjon hvor hovedutfordringene knytter seg til et betydelig etterslep over flere år når det gjelder manglende fornying av utstillinger, oppgradering av magasiner og bevaring av samlinger, samt generelt vedlikehold knyttet til bygningsmassen. Situasjonen er bl.a. utførlig beskrevet i Stortingsmeldingen; Tingenes Tale og i Riksrevisjonens undersøkelse av bevaringen og sikringen av samlingene ved statlige museer. I budsjettildelingen for 2011 vedtok universitetsstyret å gi museene en budsjettstyrking på kr 10 millioner årlig, hvorav kr 7 millioner ble gitt til NHM. Sammen med øremerkede bevilgninger knyttet til REVITA og innsparinger som følge av innføringen av ordningen med MVA refusjon for museumsvirksomheten, har dette gitt museet en styrket økonomi og et reelt handlingsrom for å kunne prioritere og iverksette tiltak for å gradvis redusere dette etterslepet. Manglende magasiner har lenge ført til manglende progresjon i Revita arbeidet. 2. Vurdering av status a. Vurdering av status for oppnådde resultater/gjennomført aktivitet NHM har gjennom året fulgt opp ambisjonene i strategi og årsplaner, og planlagte aktiviteter er i hovedsak iverksatt og gjennomført som forutsatt. På forskningsområdet har det vært betydelig aktivitet og antall publikasjoner ligger på et stabilt nivå, men museet har i det siste likevel hatt en svak nedgang i publikasjonspoeng som vil følges opp videre. Det ble i løpet av 2011 utarbeidet og sendt søknad om å etablere et Senter for fremragende forskning (SFF) innen naturmangfoldsforskning med utgangspunkt i Nasjonalt senter for biosystematikk (NCB) og NHMs fagmiljøer innen paleontologi og naturmangfoldmodellering (IMN). I høst forelå også resultatet av geo og biofagevalueringene, og disse gir et godt grunnlag for den videre utvikling av disse fagområdene ved museet. NHM har fortsatt en positiv utvikling når det gjelder antall besøkende til museet og hagen. Doktor Proktor utstillingen og den nye Ida utstillingen har trukket mye folk, men vi har også hatt bra besøk på basisutstillingene. Det er i tillegg laget en egen barnebok om IDA og en egen guidebok om Botanisk hage som ble lansert i september. Ved hjelp av den økte bevilgningen for 2011 har vi kunnet ansette en egen prosjektleder for REVITA arbeidet, og overflyttingen av samlingsmateriale til våre nye lokaler på Økern er i god rute. Det er i tillegg utarbeidet en egen samlingsplan for samlingsforvaltningen ved NHM som ble vedtatt av museumsstyret rett før sommeren. Status på bedre synliggjøring av universitetsmuseene inkl. sikring og bevaring av samlingene Fornyelse av basisutstillingene; Det er gjennomført to skisseprosjekter for nye basisutstillinger i Robert Collets hus (zoologisk museum) og Waldemar C. Brøggers hus (geologisk museum) med hjelp fra Kristin Mal for ledelsesvurdering ifm virksomhetsrapporteringen

6 2 Jarmund arkitekter AS. Grunnet begrenset kapasitet så er arbeidet med basisutstillingene blitt litt forskjøvet mens vi arbeidet med utstillingen om Apejenta Ida. For å øke utstillingsarealet så arbeides det nå med å ta i bruk en ny etasje i Brøggerhuset (geologisk museum). I tillegg er det utlyst en egen stilling som prosjektleder for fornyelse av basisutstillingene, som vi anser som helt nødvendig i prosessen med å nå målet om fornyelse av basisutstillingene innen fastsatt frist Digitalisering og sikring av samlingene; NHMs samlinger teller over 6 millioner objekter og omfatter 65 % av landets totale naturhistoriske samlinger. I tillegg kommer de levende plantesamlingene i Botanisk hage (ca taksa). Til sammen er 2,8 millioner objekter og observasjoner digitalisert, eller om lag 27 % av samlingene. Digitalisering består i hovedsak å legge etikett eller journalopplysninger inn i databaser. I tillegg til tekst, kan databasene inneholde fotografier, eksterne linker osv. NHM har i 2011 utarbeidet en plan for samlingsforvaltning. I samlingsforvaltningsplanen for NHM er samlingene delt inn i prioriteringskategorier. Digitaliseringen skal følge disse prioriteringene. Digitaliseringen vil bli gitt ytterligere fokus i De fleste basene er tilgjengelige via GBIF portalen, men mange ligger også direkte tilgjengelig på NHMs nettsider. Hagedatabasen Iris, med foto av hagens mange tusen planter, ble lagt ut våren Gjennom lengre tid har det pågått et utviklingsarbeid for en ny felles databaseplattform for de naturhistoriske samlingene i regi av Musit. Arbeidet går langsomt fremover, og karplantesamlingene er den første som går inn i den nye databasen. I tillegg har Musit utviklet en foto gjenstandsdatabase som er tatt i bruk på eksternmagasinet på Økern. Innflyttingen på Økern vil pågå gjennom hele 2011 og Arbeidet er tid og ressurskrevende, men resultatet blir veldig bra. Magasinet dekker noen få prosent av museets samlede behov, og vi regner med at plassen på Økern er fylt opp ved utgangen av Oppgradering av bygningene på Tøyen samt bygging av nye utstillinger, vil medføre behov for ytterligere ekstern magasinplass. Det er nå tegnet ny kontrakt med eierne av lokaler på Økern om en utvidelse av arealet på 2800m2. Disse lokalene vil bli tilgjenglig i 2013/2014. Digitalisering og bedrede arbeids og lagringsforhold medfører økt bruk av samlingene. Dette gjør seg utslag i stadig økt utlånsetterspørsel. b. Status for den økonomiske situasjonen Finansregnskapet for museets basisvirksomhet viser ved utgangen av 2011 et samlet positivt akkumulert resultat på vel 4,8 mill kr. Dette innebærer et betydelig mindreforbruk/resultatforbedring sammenlignet med opprinnelig budsjett, og har hovedsakelig sammenheng med forsinket og utsatt aktivitet knyttet til arbeidet med fornyelse av basisutstillingene samt en tilleggsbevilgning på kr 2 mill. knyttet til REVITA som kom helt på tampen av året. I tillegg kommer også lavere regnskapsførte kostnader fra juni måned som følge av innføring av ordningen med direkte mva fradrag for museumsvirksomheten. Når det gjelder museets prosjektvirksomhet (dvs. bidrags og oppdragsfinansierte virksomhet), så viser regnskapet for 2011 et samlet akkumulert resultat på kr 17,6 mill. Dette er 4 mill. bedre enn budsjettert og 2 mill. bedre enn siste prognose. Generelt sett har det vært en tendens til at vi underbudsjetterer og

7 3 undervurderer inntektssiden når det gjelder tilgang på nye prosjekter, men prognosene blir stadig bedre. Totaløkonomien til museet vurderes å være sunn og god ved utgangen av 2011 og langtidsbudsjettet viser en positiv balanse i Det er i løpet av året arbeidet målrettet med å øke presisjonen og kvaliteten i det interne budsjett og prognosearbeidet. Dette arbeidet vil ha fortsatt høy fokus fremover. Spesielt gjelder dette i forhold til budsjettering, styring og oppfølging av totalkostnadsføring på eksterne prosjekter som utgjør en betydelig del av totaløkonomien for museet. c. Vurdering av vesentlige usikkerhetsfaktorer Det er etter museumsledelsens oppfatning ingen vesentlige usikkerhetsmomenter knyttet til regnskapet for Når det gjelder gjennomføring av strategiplanen og langtidsbudsjettet så er det imidlertid risiko og betydelig usikkerhet knyttet til «flaskehalseffekter» og forsinkelser med hensyn til gjennomføring av planlagt aktivitet grunnet logistikkmessige utfordringer forbundet med bl.a. mangel på egnede lokaler og nok areal for midlertidig og permanent lagring knyttet til fornyelse av utstillingene og bevaring av samlingene. Den nye kontorbrakka som ble innflyttingsklar fra oktober løste en praktisk flaskehals når det gjaldt akutt behov for kontorplass. Den største usikkerheten i dag er knyttet til oppstart av Veksthuset og rehabiliteringen av Geologisk museum (Waldemar C. Brøggers hus) Arne Bjørlykke (s) Dato Signatur

8 VEILEDNING TIL MUSEENES RAPPORTERING DEL I: RESULTAT- OG AMBISJONSNIVÅRAPPORTERING Det er fem ark i dette regneark: - Oversikt rapporteringskrav - Fire ark for rapportering av resultater for 2011 og ambisjonsnivå for 2012 I alle arkene fylles det inn resultater og ambisjonsnivå i feltene markert med grønt. Eventuelle kommentarer til resultatet eller ambisjonsniveåt noteres i kommentarfeltet. Tidligere rapporte resultater og ambisjonsnivå for 2011 er fylt inn - dette skal IKKE endres på. 1. Sikring: Det rapporteres resultater for 2011 og ambisjonsnivå for Bevaring: Det skal rapporteres resultater for 2011 og ambisjonsnivå for Formidling: Det rapporteres resultater for 2011 og ambisjonsnivå for Annen rapportering: Resultatrapportering 2011 DEL II: TEKSTLIG INNSPILL STATUS OG OPPNÅDDE RESULTATER I tillegg bes museene om å gi et kort (1-2 sider) tekstlig innspill på følgende: a. Status og oppnådde resultater for sikring og digitalisering samt en vurdering av risikoen knyttet til nåværende sikring b. Status og oppnådde resultater for samlinger og tilvekst og hvordan dette kan ses i sammenheng med museets ambisjonsnivå og prioritering c. Status og oppnådde resultater på arbeidet med bedre synliggjøring av universitetsmuseene Dette leveres som en del av ledelsesvurderingen.

9 357502_READONLY[1].XLS/Oversikt rapporteringskrav Oversikt over indikatorer for museene eksisterende og mulige nye Indikator KD Ny målstruktur 2012 KD Rapporteringskrav (brev av ) KD Andre spørsmål Innspill fra museene 1 Andel magasinlokaler med tilfredsstillende standard for sikkerhet Ja Ja KHM 2 Andel magasinlokaler med tilfredsstillende standard for bevaring Ja Ja KHM 3 Andel av samlingene som er digitalisert (elektronisk tilgjengelig) Ja 4 Andel av samlingene som er tilgjengelig på WEB Ja 5 Publikumsbesøk antall personer Ja 6 Antall undervisningsopplegg for skoleklasser (antall undervisningsopplegg) Ja NHM (antall klassetimer) 7 Antall omvisninger totalt Ja 8 Antall faste utstillinger Ja 9 Antall midlertidige utstillinger Ja 10 Utlånssaker antall saker og antall objekter Ja KHM (saker) 11 Omfanget av arkeologiske utgravninger som en del av Ja KHM kulturminneforvaltningen (antall, årsverk og regnskapstall) (årsverk) 12 Antall objekter som blir digitalisert NHM

10 Virksomhetsmål 5.1 Andel av samlingene og objektene som er tilfredsstillende sikret Navn på museum: Kulturhistorisk Museum 2011 Resultat/ambisjonsnivå i % av totalen 2012 Indikatorer: Resultat Ambisjonsnivå Ambisjonsnivå Ev. kommentar Skallsikring 95 % Tyverisikring 100 % Brannsikring 100 % Vannskaderisiko 100 % Rutiner og beredskap 93 % Totalt magasinareal (m2) 5152 m2 Navn på museum: Naturhistorisk museum 2011 Resultat/ambisjonsnivå i % av totalen 2012 Indikatorer: Resultat Ambisjonsnivå Ambisjonsnivå Ev. kommentar Skallsikring 100 % 100 % Tyverisikring 80 % 80 % Brannsikring 100 % 100 % Vannskaderisiko 20 % 20 % Rutiner og beredskap 33 % 33 % Totalt magasinareal (m2) 7029 m m2 Avhenger av om det blir etablert mer midlertidig eksternlagerkapasitet Når det gjelder sikring, skal museene rapportere prosentvis magasinareal av det totale arealet som har en tilfredsstillende grad sikring ut fra de fastsatte kriteriene i tabellen. De skal også rapportere prosentandel av det totale antallet objekter eller samlinger som har en tilfredsstillende grad av bevaring ut fra de fastsatte kriteriene i tabellen. For eksempel skal museene rapporterer prosentvis hvor stort magasinareal som har tilfredsstillende standard når det gjelder kriteriet skallsikring. Den resterende prosentandelen vil dermed være ikke tilfredsstillende. Forklaring: I denne tabellen rapporteres ambisjonsnivået for prosentandelen av objektene og samlingene som for 2011 for de ulike indikatorene anses som tilfredsstillende sikret. Areal: Netto kvadratmeter gulvareal i magasinarealer. Magasin: Alle oppbevaringssteder for museenes samlinger. Et magasin kan inneholde flere samlinger. Objekt: Objekter er originale gjenstander, herbarieark, insektspreparat, mineralprøver m.v. Et stort antall beinrester med en logisk relevans vil kunne regnes som ett objekt. Samling: En samling er et større antall logisk relaterte objekter. Sikring: Knyttet til selve rommet hvor det oppbevares samling. Vurderes etter tilfredsstillende standard ut fra kriteriene: skallsikring, tyverisikring, brannsikring, vannskaderisiko og rutiner og beredskap, se for øvrig under definisjonen tilfredsstillende. Tilfredsstillende: I forhold til sikring av magasin. Dette vurderes ut fra en skjønnsmessig vurdering opp mot kriteriene: skallsikring (er for eksempel veggene tette?) tyverisikring (er det for eksempel installert videoovervåkning, alarmsikring med varsling?) brannsikring (er det for eksempel brann-/røykvarslere med automatisk varsling til brannsentral, automatisk brannslukkingsanlegg, lokalt brannslukkingsutstyr?) vannskaderisiko (er det for eksempel rørføringer i oppbevaringsstedet, fare for oversvømmeløser/lekkasjer, tåler gjenstandene i magasinet vann fra eventuelt sprinkelanlegg?) rutiner og beredskap (er det for eksempel evakueringsforhold?) Dette er ikke en uttømmende liste, og universitetsmuseene kan også vurdere magasinarealene etter andre kriterier, men de fastsatte kriteriene i tabellene skal allikevel være med i vurderingen.

11 Virksomhetsmål 5.1 Andel av samlingene/objektene som er tilfredsstillende bevart Navn på museum: Kulturhistorisk Museum Resultat/ambisjonsnivå i % av totalen Angi rapporteringsform Indikatorer: Objekt eller hele Ev. kommentar Resultat Resultat Resultat Ambisjonsnivå Ambisjonsnivå samling (O/S) Luftfuktighet og temperatur O 99 % Lysforhold O 100 % Aktiv konservering O _ Preventiv konservering O _ Andel digitalisering av objektene/samlingene S 90 % 84 % 84 % Nedgangen fra 2009 til 2010 for KHM fra 90% til 84% skyldes ny og mer nøyaktig gjennomgang. Andel av objektene/samlingene som er tilgjengelige på WEB S 40 % 60 % 75 % Totalt antall objekter/samlinger O Navn på museum: Naturhistorisk museum Resultat/ambisjonsnivå i % av totalen Angi rapporteringsform Indikatorer: Objekt eller hele samling (O/S) Resultat Resultat Resultat Ambisjonsnivå Ambisjonsnivå Luftfuktighet og temperatur (O/S) 27 % 27 % 30 % Lysforhold (O/S) 96 % 96 % 96 % Aktiv konservering (O/S) 61 % 61 % 61 % Preventiv konservering (O/S) 50 % 50 % 60 % Andel digitalisering av objektene/samlingene S 25 % 27 % 28 % 27 % 35 % Andel av objektene/samlingene som er tilgjengelige på WEB S 23 % 24 % 24 % 24 % 30 % Totalt antall objekter/samlinger (O/S) O: O: S: Ev. kommentar Når det gjelder rapporteringen på bevaring, kan museene velge om de, etter en hensiktsmessighetsvurdering, vil rapportere i forhold til det totale antall objekter eller samlinger. Forklaring: I denne tabellen rapporteres ambisjonsnivået for prosentandelen av objektene eller samlingene som for 2011 for de ulike indikatorene anses som tilfredsstillende bevart. I kolonnen "Objekt eller samling" registreres det hvorvidt vurderingen er for en samling eller for objekter, med verdiene O for objekter og S for samling. Bevaring: Knyttet til ivaretakelsen av objektet/samlingen og i hvilken tilstand dette er i. Vurderes etter tilfredsstillende standard ut fra kriteriene luftfuktighet og temperatur, lysforhold, aktiv konservering og preventiv konservering, se for øvrig under definisjonen tilfredsstillende. Digitalisering: Registrering i database mht. faglig beskrevet gjenstandspresentasjon. Tilgjengelig på WEB: Andel av databasene, jf. punktet om digitalisering, tilgjengelig over internett. Tilfredsstillende: I forhold til bevaring av objekt eller samling. Dette vurderes ut fra en skjønnsmessig vurdering opp mot kriteriene: luftfuktighet og temperatur (er det aktivt stabilisert når det gjelder samlingens bevaringskrav?) lysforhold (er det tilpasset samlingens bevaringskrav?) aktiv konservering (hvor stor andel av samling er ferdig konservert?) preventiv konservering (hvor stor andel av samling er ferdig pakket/emballert, herunder rutiner og kompetanse?) Dette er ikke en uttømmende liste, og universitetsmuseene kan også vurdere objektene eller samlingene etter andre kriterier, men de fastsatte kriteriene i tabellene skal allikevel være med i vurderingen.

12 Annen rapportering Utlånssaker og arkeologiske utgravinger Navn på museum: Kulturhistorisk museum Indikatorer: Resultat Resultat Resultat Ev. kommentar Utlånssaker antall saker 8 8 Utlånssaker antall objekter Ved KHM har det vært et flere enkeltutlån med stort antall objekter i 2010, blant annet ett utlån med 1432 objekter, derfor en økning i antall objekter. Omfanget av arkeologiske utgravninger som en del av kulturminneforvaltningen (kun KHM) - antall årsverk regnskapstall (i 1000 kr,) Navn på museum: Naturhistorisk museum Indikatorer: Resultat Resultat Resultat Ev. kommentar Utlånssaker antall saker Utlånssaker antall objekter

13 NHM Tre «høydepunkter» fra Den nye store utstillingen i 2011 var Apejenta Ida en utstilling for hele familien om Ida, den lille tøffe jenta som ble til et av verdens mest berømte fossiler. Utstillingen var basert på den rikt illustrerte barneboken Ida som også forteller om forskningen på henne. Naturhistoriske utstillinger appellerer ofte til gutter, men i utformingen av denne prøvde vi spesielt å henvende oss til jenter. Utstillingen ble også laget med tanke på at den skal vandre etter å ha vært vist hos oss. Utstillingen vil nå bli sendt til Stavanger og den vil bli tilbudt andre museer som en vandreutstilling. 2. NHM v/utad er med i det treårige EUprosjektet INQUIRE. På norsk heter prosjektet UTFORSK og det fokuserer på utforskingsbasert naturfagundervisning. 17 partnere i 11 europeiske land er involvert. Prosjektet finansieres av EU under det 7. rammeprogrammet. 14 botaniske hager er engasjert i prosjektet. Ved NHM startet vi opp kurset UTFORSK i september og det går over skoleåret 2011/2012. Kurset har 15 deltakere: 12 lærere på barnetrinnet og 3 naturpedagoger. I 2011 har prosjektet hatt tre felleskonferanser (i Bryssel, Bremen og Wakehurst) hvor prosjektleder Kristina Bjureke representerte NHM. I juni var tre personer fra NHM (Anne Birkeland, Anders Wollan og Kristina Bjureke) på INQUIRE s Train the trainers kurs i Østerrike. Det er etablert en referansegruppe for kurset med representanter for Naturfagsenteret, Høyskolen i Oslo, lærerutdanningen og Utdanningsetaten i Oslo. 3. Nye eksternmagasiner på Økern ble tatt i bruk. I løpet av 2011 ble titusenvis av objekter flyttet over i disse flotte lokalene. De nye magasinene har banet vei for opprydding i samlingene og gitt plass for kuratering og digitalisering. Nye digitaliseringsverktøy er samtidig utviklet for samlingene, og arbeidet med videre utvikling fortsetter i Dette danner grunnlag for storsatsning innen massedigitalisering i årene fremover. Det er nå tegnet kontrakt med utleierne på Økern hvor NHMs magasinareal vil øke fra 1000 til 3800 kvadratmeter fra årsskiftet 2013 til 2014.