Retningslinjer for utarbeiding av lokale varslingsrutinar i staten

Transkript

1 DET KONGELEGE FORNYINGS OG ADMINISTRASJONSDEPARTEMENT Retningslinjer Retningslinjer for utarbeiding av lokale varslingsrutinar i staten

2

3 DET KONGELEGE FORNYINGS OG ADMINISTRASJONSDEPARTEMENT Retningslinjer Retningslinjer for utarbeiding av lokale varslingsrutinar i staten September 2007 i Nasjonalbiblioteket Oepotbiblioteket

4

5 Innhald Forord Side 3 1. Tilhøvet mellom ytringsfridom og varsling " 5 Korleis oppnå eit godt ytringsklima? " 5 2. Arbeidsmiljølova sine føresegner om varslingsretten " 6 Presisering av nokre sentrale omgrep " 6 Varslingsplikt " 6 Rapporteringsplikt " 7 Krav til forsvarleg varsling " 7 Anonym varsling " 8 Vern mot gjengjelding " 8 Vern ved såkalla "framtidig varsling" " 9 Varsling i strid med arbeidsmiljølova 2-4 " 9 3. Varslingsrutinar i statstenesta " 10 Korleis legge til rette for varsling av kritikkverdige tilhøve? Kven kan varsle? " Kva skal det varslast om? 11 Kven skal det varslast til? 11 Nærare om kven ein kan varsle til 11 Anonym varsling 12 Kva bør varslet innehalde? 12 Handsaminga ved intern varsling 13 Fortruleg handsaming 13 Teieplikt 13 Gjengjelding 14 Omsyn til den det vert varsla om 14 Tilbakemelding til varslaren 14 Tilhøvet til personopplysningslova Hugseliste til bruk for utarbeiding av lokale varslingsrutinar i statstenesta Kjeldehenvisningar 21

6

7 Forord I samband med dei nye reglane i arbeidsmiljølova som pålegg arbeidsgjevaren å utarbeide rutinar eller setje i verk andre tiltak som legg tilhøva til rette for intern varsling, har Fornyings- og administrasjonsdepartementet utarbeidd desse retningslinjene. Retningslinjene er primært berekna på statlege arbeidsgjevarar. Arbeids- og inkluderingsdepartementet ved Arbeidstilsynet har utgitt ein generell rettleiar for varsling; "Varsling om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen". Arbeidstilsynets generelle rettleiar omhandlar ikkje dei særskilte spørsmåla som er knytte til den statlege forvaltningas eigenart, som mellom anna tilhøvet til forvaltningslova og offentleglova. Fornyings- og administrasjonsdepartementet sine retningslinjer er meint som eit supplement til Arbeidstilsynets rettleiar for varsling, og omhandlar særskilde problemstillingar knytte til statsforvaltningas særpreg. Sjølv om retningslinjene først og fremst er berekna på statlege arbeidsgjevarar, trur Fornyings- og administrasjonsdepartementet at tillitsvalde og tilsette og vil ha utbytte av å lese retningslinjene. Fornyings- og administrasjonsdepartementet føreset at kvar enkelt statleg verksemd utarbeider eigne rutinar for varsling, baserte på verksemda sine behov og eigenart. Retningslinjene er delt inn i fire punkt. Punkt 1 gjeld tilhøvet mellom ytringsfridom og varsling. Punktet tar utgangspunkt i at arbeidet med rutinar for varsling i verksemda bør starte med ein gjennomgang av det generelle klimaet for ytring, og korleis kritiske ytringar generelt vert motteke i verksemda. Under punkt 2 vert arbeidsmiljølova sine reglar om varsling omtala. Punkt 3 omhandlar dei særskilte rutinane for varsling som skal gjelde for statstenesta. Under dette punktet vert utrykka "intern varsling", "ekstern varsling" og "anonym varsling" presiserte, og reglar for handsaming av intern varsling vert presenterte. Personopplysingslova får og særskilt omtale. I punkt 4 er det laga ei hugseliste til bruk for utarbeiding av lokale rutinar for varsling i statstenesta. Varsling er å seie frå om kritikkverdige tilhøve på arbeidsplassen, og er ei form for ytring. Det er difor naturleg å ta utgangspunkt i Grunnlova 100. "Etiske retningslinjer for statstenesta" omhandlar dei tilsettes tilhøve til ytringsfridom i punkt 3.3. Vi siterer: " Ytringsfridomen er ein grunnleggjande menneskerett som kviler på tungtvegande omsyn til samfunnet og kvar enkelt. Statstilsette er omfatta av den same grunnleggjande ytringsfridomen som alle andre innbyggjarar, jf. Grunnlova 100. Det gjeld også på felt som har direkte tilknyting til verksemda den statstilsette arbeider i. Av omsyn til at ålmenta har krav på innsyn og informasjon, er det viktig at statstilsette med sin sakkunnskap har høve til å formidle eit kritisk og kompetent perspektiv i samfunnsdebatten. Statstilsette må dg ha høve til å uttale seg på sine eigne fagfelt, sjølv om lojalitetsplikta til verksemda her kan setje noko snevrare grenserfor ytringsfridomen.^ Arbeidsmiljølova 2-4 slår fast at arbeidstakar har rett til å varsle om kritikkverdige tilhøve i verksemda. Retten til å varsle om slike tilhøve må likevel avvegast mot den lojalitetsplikta som følgjer av arbeidstilhøvet. For ei nærare utgreiing av tilhøvet mellom ulovfesta arbeidsrettsleg lojalitetsplikt, ytringsfridom og varslingsrett, sjå "Om lov om endringer i arbeidsmiljøloven (varsling) Ot.prp. nr. 84 ( )", side 15 fig. Det vil vere i verksemda si interesse at det vert varsla om kritikkverdige tilhøve på arbeidsplassen. Dette vil kunne føre til at problema kan løysast og hindre at dei utviklar seg vidare. I nokre tilhøve vil arbeidstakar difor ikkje berre ha rett, men og plikt til å varsle, for eksempel om trakassering på arbeidsplassen, jf. arbeidsmiljølova arbeidsmiljølova 2-5 er det gitt reglar som forbyr arbeidsgjevar å møte forsvarleg varsling med gjengjelding. 3

8 Arbeidsmiljølova 3-1 "Krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid" pålegg arbeidsgjevar å sørgje for at det vert utført systematisk helse-, miljø- og tryggleiksarbeid på alle plan i verksemda. Arbeidet med utforming av verksemda sine rutinar for varsling skal difor gjerast i samarbeid med dei tilsette og deira tillitsvalde. Arbeidsgjevar har, i samband med lovfestinga av retten til å varsle, fått ei plikt til å leggje tilhøva til rette for varsling om tilhøva i verksemda ligg til rette før det jf. arbeidsmiljølova 3-6. Regelen pålegg arbeidsgjevarar å arbeide for eit godt ytringsklima i verksemda. Dette er ei presisering av at det er arbeidsgjevar som har ansvaret for ytringsklimaet, jf. arbeidsgjevars plikt til å sørgje for eit fullt forsvarleg psykososialt arbeidsmiljø i verksemda (arbeidsmiljølova 4-3 jf. 2-1). Openheit og god intern kommunikasjon må fremjast. Dette kan gjere det enklare og mindre belastande å seie ifrå om kritikkverdige tilhøve og hevde kontroversielle synspunkt. På denne måten kan ein unngå vanskelege og konfliktfylde varslarsaker, som er ei stor belastning både for verksemda, arbeidsmiljøet og den som varslar. Openheit kan medverke til å unngå at kritikkverdige tilhøve oppstår, minske terskelen for intern kritikk og avdekkje kritikkverdig praksis. God handtering av intern kritikk vil kunne medverke til å få ein slutt på dei kritikkverdige tilhøva. Dette vil igjen kunne føre til at ein reduserer dei tilsettes behov for å varsle offentleg. Eit godt ytringsklima, vil blant anna verne varslarar mot sanksjonar. Arbeidsmiljølova sine reglar om varsling gjeld i arbeidstilhøve. Personar som ikkje har eit arbeidstilhøve i verksemda kan difor ikkje nytte verksemda sine interne rutinar for varsling. Det er likevel viktig at ein er open kring alle kritikkverdige tilhøve. Dei interne rutinar bør difor omtale korleis verksemda og dei tilsette skal handtere varsel frå personar som ikkje er tilsette der, for eksempel innleidde konsulentar, forretningskontaktar og andre. Varslingsrutinen skal ikkje innskrenke, men presisere den varslingsretten som følgjer av lova. Rutinane skal difor presisere at tilsette alltid har rett til å varsle om kritikkverdige tilhøve i samsvar med interne rutinar, til tilsynsmyndigheiter og til overordna myndigheit. Tilsette har og lov til å varsle anonymt. Arbeidsgjevar skal ikkje halde seg passiv til eit anonymt varsel om kritikkverdige tilhøve i verksemda. Varslingsrutinen skal difor ha reglar for behandling av anonyme varsel. Vidare må det gå klart fram av verksemda sine rutinar at arbeidsgjevar ikkje har lov å møte forsvarleg varsling med gjengjelding. Varslingsrutinen må beskrive til kven og korleis tilsette kan varsle. Vidare må rutinen innehalde handsamingsreglar for handtering av eit varsel om kritikkverdige tilhøve. Rutinen skal og seie noko om at både den som varslar og den det eventuelt vert varsla om, har krav på fortrulegskap. Den som har varsla, og den det er varsla om, har og krav på å få tilbakemelding om utfallet av saka. "Fortrulegskap" inneber i denne samanheng at så få som moglig skal kjenne identiteten til varslar og den/dei det er varsla om. Når det vert varsla om enkeltpersonar, vil varslet innehalde personopplysningar. Krava i personopplysningslova til behandling og oppbevaring av personopplysningar må difor overhaldast. 4

9 1 Tilhøvet mellom ytringsfridom og varsling. Til statlege verksemder gjeld det særlege krav til open og gjennomsynleg handsaming. Statstenesta er sette til å forvalte viktige fellesverdiar. Allmennheita skal kunne sjå kva som skjer i forvaltninga og føre kontroll med verksemda. Ytringsfridom er ein grunnleggjande rett for tilsette i statstenesta. Høve til å fremje sakleg og konstruktiv kritikk er viktige føresetnader for eit godt arbeidsmiljø. Retten dei tilsette har til å varsle om kritikkverdige tilhøve i verksemda må difor sjåast både som eit arbeidsmiljøfremjande tiltak og, i eit vidare perspektiv, som eit tiltak for auka innsyn og openheit i forvaltninga. Les meir om ytringsfridom i "Etiske retningslinjer for statstenesta" her: Uforminga av varslingsrutinar i verksemda bør difor starte med ein gjennomgang av ytringsklimaet, og korleis kritiske ytringar generelt vert mottekne i verksemda. Varslingsrutinen er eit tillegg til dei kommunikasjonskanalane som allereie finst, det vil seie "linja", tillitsvalde, verneombod og arbeidsmiljøutval. Med varsling i "linja" meiner ein varsling til t.d. næraste leiar, avdelingsleiar eller verksemdsleiar. Korleis oppnå eit godt ytringsklima? Leiinga for verksemda har det overordna ansvaret for eit godt ytringsklima. Leiinga må difor ta initiativ til gode rutinar for varsling i verksemda. Fokus for rutinane må vere korleis varsle om dei kritikkverdige tilhøva - ikkje på den som varslar, sjølv om varslinga på kort sikt kan skade omdømmet til verksemda og tilliten til enkeltpersonar. Leiarane. Leiarane må vise at dei ønskjer kritiske tilbakemeldingar. Dette gjeld tilbakemeldingar generelt og rapportering av kritikkverdige tilhøve spesielt. Leiarkurs og leiartrening bør dg leggje vekt på open og konstruktiv kritikk og alles ansvar for å seie frå om kritikkverdige tilhøve i verksemda. Leiarane bør vere rollemodellar her. Tilsette. I verksemder der dei tilsette har ulik utdanning, alder, kjønn og etnisk bakgrunn, kan mangfaldet medverke til større openheit og fremje nytenking og god dynamikk. Verdsetjing av fagleg integritet og ansvarskjensle vil kunne medverke til å fokusere på kvalitet både i prosessar og resultat. Minsk terskelen for å seie i frå. Rapportering og oppfølging av avvik på viktige område for verksemda, kan medverke til å minske terskelen for å seie i frå om kritikkverdige tilhøve. Openheit byggjer på tryggleik. Ein føresetnad for ein open kultur i verksemda, er at dei tilsette har tillit til sine leiarar. Dei må vere sikre på at deira ytringar vert høyrde og vurderte. Vidare må dei og kjenne seg trygge på at dei ikkje vil verte møtte med sanksjonar når dei tek opp tilhøve som etter deira meining er kritikkverdige. Varsling er viktig. Retten til å varsle vil både kunne medverke til å avdekkje eksisterande kritikkverdige tilhøve og hindre at nye oppstår. På denne måten kan ein unngå vanskelege varslarsaker. Varsling i tråd med verksemda sine rutinar vil vere til fordel for både verksemda og arbeidsmiljøet. For at varsling skal kunne skje i tråd med rutinane, må desse vere så enkle og tydelege som mogleg. 5

10 2 Arbeidsmiljølova sine føresegner om varslingsretten 2-4. Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten (1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. (2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varsiingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i henhold til varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. (3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelse Vern mot gjengjeldelse ved varsling (1) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiver sannsynliggjør noe annet. (2) Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysningen (3) Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under omsyn til partenes forhold og omstendighetene forøvrig. Erstatning for økonomisk tap kan kreves etter alminnelige regler. Presisering av nokre sentrale omgrep Retten til varsling i 2-4 er knytt til "kritikkverdige forhold i virksomheten". Arbeidsgjevar skal etter 3-6 legge til rette for varsling av "kritikkverdige forhold i virksomheten". Omgrepet "verksemd" vil i varslingsrutinane innebera det same som etter Hovudavtalen i staten 40. Her heiter det: "Med virksomhet menes hver statsetat/institusjon. Etter dette vil f. eks. et departement, en etat og hvert enkelt universitet bli å betrakte som en virksomhet." Fleire verksemder kan likevel einast om at deira tilsette f.eks. kan varsle til ei felles intern varslingseining om dei finn det tenleg, jf. arbeidsmiljølova 3-6. Ekstern varsling i denne samanheng vil vere all varsling til adressat utanfor verksemda, anten det er varsling til overordna organ, varsling til tilsynsmyndigheit eller varsling til allmenta. Omgrepet "kritikkverdige forhold" femnar relativt vidt. Både lovbrot og brot på etiske normer, reknas som kritikkverdige tilhøve. Eit kritikkverdig tilhøve kan mellom anna vere økonomisk kriminalitet, miljøkriminalitet, korrupsjon, tilhøve som set eller kan setje personars liv eller helse i fare, mobbing eller trakassering og liknande. Kvar verksemd bør vurdere om det i sine interne rutinar er formålstenleg å spesifisere kva som i tillegg skal reknast som kritikkverdige tilhøve. Varslingsplikt Det vil vere rettmessig å varsle i samsvar med ei varslingsplikt som er nedfelt i lov, instruks eller reglement. Eit eksempel på varslingsplikt i medhald av lov, er arbeidsmiljølova 2-3. Brot på varslingsplikt må reknast som tenesteforsømming og vil, etter omstenda, kunne føre til tenestemannsrettslege reaksjonar, jf. tenestemannslova 14. 6

11 Rapporteringsplikt Rapporteringsplikt byggjer på lov, instruks eller reglement, jf. for eksempel helsepersonellova 17. Paragraf 17 pålegg helsepersonell av eige tiltak å gi tilsynsmyndigheitene informasjon om tilhøve som kan medføre fare for tryggleiken til pasientar. Slik rapportering er og omfatta av varslingsreglane i lova. Ein særlov som pålegg rapporteringsplikt kan ha eigne reglar om framgangsmåten ved rapportering og reglar som avgrensar kva det kan rapporterast om. Desse vil gå føre dei generelle reglane i arbeidsmiljølova. Det vil difor i særleg grad vere reglane om vern mot gjengjelding som vil vere aktuelle ved lovbestemt rapporteringsplikt. Ein arbeidstakar som rapporterer i tråd med ei pålagd plikt vil alltid opptre lojalt i tilhøve til arbeidsgjevaren sin. Arbeidstakar har rett til å rapportere og skal difor ikkje utsetjast for noka form for gjengjelding frå arbeidsgjevaren. Verksemda må identifisere eventuelle lovføresegner, reglement eller instruks som pålegg tilsette ei rapporteringsplikt. Krav til forsvarleg varsling Lova stiller krav til at varslinga skal skje på ein forsvarleg måte. Kravet til forsvarleg varsling må ikkje tolkast strengt. Det vil seie at det som utgangspunkt skal vere ein låg terskel for å varsle. Kravet til forsvarleg framgangsmåte vil særleg avhenge av kven ein tilsett varslar til. Lova tek ikkje stilling til kven ein tilsett skal varsle til, men seier at ein tilsett som varslar i tråd med interne rutinar alltid vil ha varsla på ein forsvarleg måte. Vidare vil ein tilsett alltid ha rett til å varsle til tilsynsmyndigheiter eller andre offentlege organ. Arbeidsgjevaren kan ikkje avgrense arbeidstakarens høve til å varsle. Kva som er ein forsvarleg framgangsmåte, avheng av ei konkret og skjønnsmessig heilskapsvurdering. Når det vert varsla internt, vil vurderingstemaet i hovudsak vere om arbeidstakar har teke tilbørleg omsyn til arbeidsgjevars og verksemda sine legitime interesser med omsyn til måten det vert varsla på. Dersom det er varsla eksternt, må arbeidstakaren og ha tilstrekkelig sakleg grunnlag for kritikken. Det avgjerande er om arbeidstakaren har vore i aktsam god tru om sanninga i det som vert sett fram. Dersom arbeidstakaren har gjort det han eller ho kan for å bringe riktige fakta på bordet, er det tilstrekkeleg, sjølv om informasjonen i ettertid viser seg å ikkje vere korrekt. Krava til aktsemd vil variere med karakteren av opplysningane, stillinga til arbeidstakaren og den situasjonen opplysningane er gitte i. Eksempelvis vil det stillast strengare krav til aktsemd ved varsling til allmenta enn ved varsling internt eller til tilsynsmyndigheiter. Ein må og her vurdere fare- eller skadegraden om arbeidstakaren ikkje hadde varsla, basert på det vedkommande la til grunn på varslingstidspunktet. Arbeidsgjevar har bevisbyrda for at det er varsla på ein uforsvarleg måte. Eit minstekrav i samband med dette, er at varslinga har skadd eller medført ein ikkje uvesentleg risiko for skade på verksemda sine interesser. Nærare om kravet til forsvarleg varsling ved: Intern varsling Arbeidstakar som går tenesteveg eller seier i frå til andre i verksemda som har ansvar eller høve til påverknad i tilhøve til det spørsmålet gjeld, vil opptre i samsvar med lova. Arbeidstakar som varslar i tråd med interne rutinar må difor opptre på ein ryddig og ordentleg måte. Dette inneber blant anna at det ikkje skal varslast på ein måte som er trakasserande, unødig sårande eller belastande for enkeltpersonar eller arbeidsmiljøet, eller at ein mot betre vitande set fram grunnlause påstandar. 7

12 Ekstern varsling Varslar til offentlege organ med tilsyns- eller kontrollmyndigheit - Arbeidstakar vil alltid ha rett til å varsle i samsvar med plikt som følgjer av lov, forskrift, avtale, instruks med vidare. Varsling til overordna myndigheit, som direktorat eller departement, må og reknast som ekstern varsling. Det vil gjelde dei same krava til forsvarleg framferd her som ved intern varsling. Varsling til allmenta - Arbeidstakar som varslar nyheitsmedia, bloggar eller tek kontakt med liknande medium, bør som utgangspunkt først ha prøvt å varsle internt i verksemda, til overordna myndigheit eller til tilsyns- eller kontrollmyndigheiter. Moglegheita for å påføre verksemda og/eller tilsette skade er vanlegvis mykje større ved varsling til allmenta. Terskelen for varsling til allmenta er difor høgare enn ved intern og ekstern varsling. Den tilsette bør difor vurdere følgjande tre tilhøve spesielt nøye ved varsling til allmenta: > Er det grunn til å tru at det faktisk føreligg kritikkverdige tilhøve? Varslaren bør undersøkje dei faktiske omstenda så grundig det let seg gjere. > Vurdere om intern varsling, varsling til overordna myndigheit eller varsling til offentleg tilsyns- eller kontrollmyndigheiter er mogleg eller formålstenleg. > Vurdere om andre utanfor verksemda har ei rettmessig interesse iå få vite om tilhøva. Anonym varsling Arbeidsmiljølova regulerer ikkje anonym varsling, men set heller ikkje noko forbod mot at varslaren skjuler identiteten sin for den som mottek varselet. Sjå nærare om dette på side 12. Vern mot gjengjelding Arbeidsmiljølova 2-5 forbyr gjengjelding mot arbeidstakar som har varsla i samsvar med 2-4. Arbeidsgjevar kan difor ikkje svare på ei forsvarleg varsling med oppseiing, suspensjon eller avskjed. Utstøyting, fråtaking av - eller endring i - arbeidsoppgåver eller andre reaksjonar som har karakter av straff eller sanksjon, vil heller ikkje vere lovleg. Saklege motargument og motbevis kan ikkje reknast som gjengjelding. Arbeidsgjevar har bevisbyrda dersom han/ho meiner at ein tilsett har varsla i strid med reglane i 2-4. Det er viktig å merke seg at ein tilsett er verna mot reaksjonar og sanksjonar frå arbeidsgjevar for sine ytringar og utanfor dei reine varslingssituasjonane. Ein viser her til arbeidsmiljølova 13-9 som har tilsvarande føresegner. Ved vurdering om det har skjedd ulovlig gjengjelding mot ein varslar, gjeld såkalla delt bevisbyrde. Dersom det er grunn til å tru at gjengjelding har skjedd, er det arbeidsgjevar som må godtgjere at den tilsette likevel ikkje har vore utsett for gjengjelding. Arbeidsgjevar kan difor lett få ansvar for å godtgjere at ein reaksjon mot ein varslar ikkje var ulovleg. Ulovleg gjengjelding mot ein varslar, gjer varslaren krav på oppreising frå arbeidsgjevar, uavhengig av om arbeidsgjevar er å klandre. Oppreising er ein økonomisk kompensasjon for den krenkinga gjengjeldinga utgjorde. Dersom arbeidstakar har lidt eit økonomisk tap på grunn av gjengjelding, kan varslaren krevje det økonomiske tapet erstatta av arbeidsgjevar etter vanlege erstatningsrettslege reglar 8

13 Lova inneheld enkelte særreglar om vern mot gjengjelding ved varsling. Likestillingslova 3 femte ledd og diskrimineringslova 9 sett forbod mot å gjengjelde for den som klager på diskriminering på grunn av kjønn, etnisk opphav eller religion med vidare. Desse reglane gjeld og utanfor arbeidstilhøve. Vern ved såkalla "framtidig varsling" Arbeidsgjevar kan heller ikkje setje i verk noka form for gjengjelding overfor arbeidstakar som samlar inn opplysningar eller skaffar til veg materiale til bruk ved ei eventuell framtidig varsling, for eksempel ved kopiering av dokument. Arbeidstakar må likevel nytte lovlege arbeidsmetodar i sine førebuande tiltak. Interne rutinar bør understreke at slik lovleg innsamling av opplysningar og/eller materiale må reknast som ein del av varslingsretten. Varsling i strid med arbeidsmiljølova 2-4 Dersom framgangsmåten ved varsling ikkje er forsvarleg, er den tilsette ikkje verna av forbodet mot gjengjelding. Arbeidsgjevars reaksjon må i slike høve likevel stå i eit rimeleg tilhøve til brotet på kravet til forsvarleg varsling og må i alle høve fylle dei alminnelege krava om at tenestlege reaksjonar skal vere saklege. Forbodet mot gjengjelding vernar ikkje ein tilsett mot tenestlege reaksjonar av andre grunnar enn varsling. Ei oppseiing av ein tilsett som tidlegare har varsla vil likevel kunne utløyse ein påstand om at oppseiinga er ei gjengjelding frå arbeidsgjevar. I eit slikt høve må arbeidsgjevaren gjere sannsynleg at oppseiinga ikkje er ei gjengjelding. 9

14 3 Varslingsrutinar i statstenesta 3-6. Plikt til å legge fonotdene til rette for varsling Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutine for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det. Rutinar for varsling er arbeidsgjevars ansvar. Arbeidsmiljølova 3-6 pålegg alle verksemder, inklusive dei statlege verksemda å vurdere behovet for varslingsrutinar eller andre eigna tiltak i eiga verksemd. Dette arbeidet er ein del av det systematiske helse-, miljø- og tryggleiksarbeidet, sjå Arbeidstilsynets rettleiar side 15 fig. Gode rutinar for varsling vil her vere til hjelp både for tilsatt og arbeidsgjevar. Verksemda sine eigne etiske retningslinjer og "Etiske retningslinjer for statstenesta" bør vere utgangspunktet for verksemda sitt arbeid med varslingsrutinar og det generelle arbeidet med etiske problemstillingar. Arbeidsgjevar, tillitsvalde og tilsette bør alle delta i ein brei prosess ved utarbeidinga av rutinar for varsling. Arbeidsgjevar skal sikre at rutinen er lett tilgjengeleg og kjend for alle tilsette. Tilsette har rett til å varsle om kritikkverdige tilhøve i verksemda, og det gjeld alle tilsette i alle typar stillingar. Varslinga skal vere forsvarleg både i tilhøve til verksemda sine og dei tilsette sine behov. Den må likevel ikkje stride mot andre lovføresegner som for eksempel reglar om teieplikt og ærekrenking. Arbeidsgjevar vil ha bevisbyrda for at varsling var uforsvarleg. Arbeidsgjevar har ikkje lov å møte forsvarleg varsling med gjengjelding. Korleis legge til rette for varsling av kritikkverdige tilhøve? Ein gjennomgang av behovet for varslingsrutinar bør starte med ein gjennomgang av ytringsklimaet, og korleis kritiske ytringar generelt vert handtert i verksemda. Kven kan varsle? Arbeidsmiljølova regulerar varsling i arbeidstilhøve. Alle tilsette i staten har rett til å varsle. Det vil likevel ikkje vere avgjørande om det er ein tilsett som varslar. Dette gjeld særleg dersom varslet avdekkjer alvorlege kritikkverdige tilhøve som skader verksemda, tilsette eller samfunnet. Verksemda sine varslingsrutinar vil i slike tilhøve måtte takast i bruk så langt dei passar. Ved varsling frå personar som ikkje er tilsett i verksemda som for eksempel handverkarar, salsrepresentantar, innleidde konsulentar og andre, må ein ta omsyn til at vedkommande som regel vil ha avgrensa kjennskap til verksemda, dei tilsette og verksemda sine ulike rutinar. På den andre sida vil personar som ikkje har eit ordinært tilsetjingstilhøve i nokre høve kunne oppdage kritikkverdige tilhøve lettare enn verksemda sine eigne tilsette. Deira varsling må difor takast alvorleg. 10

15 Kva skal det varslast om? Generelt ska, det varslast om lovbrot som f.eks. korrupsjon, tilhøve av økonomisk utruskap og brot på føresegnene til arbeidsmiljølova som mobbing eller trakassering. Andre tilhøve som det bør varslast om, er brot på verksemda sitt etiske regelverk og anna internt regelverk. Verksemda kan gi nærare reglar om avviksrapportering og meir spesifiserte varslingstema i sine rutinar. Eksempla ovanfor er ikkje meint å vere uttømmande. Kven skal det varslast til? Ei verksemd må ha gode varslingsrutinar slik at dei tilsette veit korleis dei kan gå fram i ein varslingssituasjon. Når ein står overfor ein varslingssituasjon, bør utgangspunktet vere å varsle i lina. Ein kan og varsle gjennom andre kanalar som verneombod, arbeidsmiljøutval og tillitsvalapparatet. Rutinar for varsling skal ikkje erstatte, men vere eit supplement til dei ordinære kanalane og rutinane. Det må vere klåre rutinar for kven som skal ta imot varsel, og det må og finnast alternative varslingsvegar. Arbeidsgjevar kan ikkje påleggje arbeidstakarane å varsle på ein bestemt måte. Arbeidsmiljølova 3-6 gjeld berre rutinar for intern varsling, men verksemda sine rutinar for varsling bør og omtale retten til ekstern varsling og dei skjerpa krava til forsvarleg varsling som gjeld her. Verksemda bør i tillegg ha handsamingsreglar for anonym varsling. Likearta og/eller landsomfattande verksemder kan vurdere å opprette ei felles eining for varsling. Det kan vere lettare for ein varslar å vende seg til ei ekstern eining enn til personar i verksemda, og varslaren kan føle seg trygg på at ei ekstern eining held identiteten til vedkommande fortruleg. Verksemda bør i sine interne rutinar leggje til rette for at varsling kan skje på fleire alternative måtar; ved brev, e-post, telefon, ved å vende seg munnleg direkte til verksemda eller eventuelt til ei ekstern eining. Nærare om kven ein kan varsle til: Intern varsling er varsling innanfor verksemda jf verksemdsomgrepet i Hovudavtalen 40. Utgangspunktet bør vere at ein varslar i linja, det vil seie til næraste overordna eller til den person eller eining som har myndigheit til å gjere noko med problemet. Dersom det ikkje er formålstenleg å gå til næraste føresette, kan den tilsette gå vidare i linja. Alternativt kan det etablerast ei eiga eining i verksemda som tek imot varsel om kritikkverdige tilhøve. Det kan og etablerast ein instans utanfor verksemda som har denne funksjonen; for eksempel eit advokatkontor eller ei eining som fleire verksemder går saman om. Ei slik eining kan og vere godt eigna til å handtere anonyme varsel. Å seie frå til verneombod eller tillitsvald vert og rekna som intern varsling. Ekstern varsling er varsling til tilsyns- eller kontrollmyndigheiter, som for eksempel politi, Mattilsynet, Datatilsynet, Arbeidstilsynet, Likestillings- og diskrimineringsombodet, Sivilombodsmannen, Riksrevisjonen eller liknande instansar. Sjølv om utgangspunktet i rutinane er intern varsling, vil tilsette alltid ha rett til å varsle til tilsyns- eller kontrollmyndigheiter. I situasjonar der den tilsette ikkje veit kven som kan vere involvert i dei kritikkverdige tilhøva, kan intern varsling vere lite tenleg. Arbeidstakaren kan då ha behov for å varsle eksternt. Varsling til overordna myndigheit er 11

16 ikkje omtalt som eit alternativ i lova og forarbeida, og høvet til slik varsling må omtalast i dei interne rutinane då dette vert rekna som ekstern varsling. Dei interne rutinane skal slå fast kva som vert rekna som overordna organ. Er varsling til allmenta som aviser, radio, TV, blogging på Internett eller liknande. Som tidlegare sagt vil tilsette alltid kunne varsle internt i samsvar med verksemda sine rutinar eller eksternt til tilsyns- og kontrollmyndigheit. Men lova gir ikkje tilsette ein tilsvarande rett til varsling til allmenta. Spørsmålet om varslinga har vore forsvarleg vil særleg verte aktualisert ved varsling til allmenta, då skadepotensialet i slike saker kan vere stort. Verksemda sine rutinar bør difor omtale den særlege aktsemda som bør visast når ein tilsett vurderer å varsle til aviser eller andre media. Anonym varsling Med anonym varsling meiner ein varsling utan at identiteten til varslaren er kjend for den som mottek varslet. Anonym varsling bør berre nyttast reint unntaksvis, ettersom det vil vere vanskelig for verksemda å følgje opp varslinga på ein ordentleg måte. Anonym varsling kan og medverke til ei uheldig belastning for arbeidsmiljøet. Dei som er uskyldig skulda kan få ein urettmessig mistanke hengjande ved seg. På den andre sida kan anonym varsling gjere det lettare å ta opp kritikkverdige tilhøve dersom ein tilsett ikkje føler seg trygg i ein varslingssituasjon. Arbeidsgjevar kan ikkje halde seg passiv til eit anonymt varsel om kritikkverdige tilhøve i verksemda. Varslingsrutinane skal difor ha reglar for handtering av anonyme varsel. Ved melding til Arbeidstilsynet om trakassering etter arbeidsmiljølova 2-3, skal Arbeidstilsynet halde namnet på meldaren hemmeleg, jf Kva bør varslet innehalde? Det kan ikkje setjast formelle krav til innhaldet i eit varsel. Det gjeld anten varslet vert gitt munnleg eller skriftleg, opent eller anonymt. Arbeidsgjevarens evne til å følgje opp varslet og setje ein stoppar for dei kritikkverdige tilhøva heng likevel saman med kor utfyllande varslet er. Jo meir utfyllande eit varsel er med omsyn til arten av det kritikkverdige tilhøvet, tid, stad, kva som vart gjort, kven som var til stades, kven varslar ser på som ansvarleg og så vidare, jo lettare og raskare kan arbeidsgjevar reagere. Det bør blant anna stillast strengare krav til opplysningar om fakta ved anonyme varsel enn ved anna varsling. Dersom varslet ikkje er tilstrekkeleg utfyllande, vil det kunne gå lang tid og viktige sider av det kritikkverdige tilhøvet kan vere utelatne. I dei interne rutinane bør difor arbeidsgjevar oppfordre varslarar til å vere så presise som mogleg med omsyn til fakta i saka, tid og stad, kven som er involvert, kven som vert rekna som ansvarleg osb. Desse momenta bør spesielt understrekast i tilhøve til anonyme varsel, då det her ikkje er mogleg å be om ytterlegare opplysningar frå varslaren. 12

17 Handsaminga ved intern varsling Utgangspunktet må vere at det vert varsla om reelle tilhøve og at verksemda ønskjer å få slutt på dei kritikkverdige tilhøva. På denne bakgrunnen må varslaren takast alvorleg og få høve til å leggje fram sitt syn for den instansen som har moglegheit til å gjere noko med tilhøva. Kva handsamingsreglar som skal gjelde ved varsling, vil avhenge av situasjonen. Ofte kan ein samtale med næraste leiar eller verneombod løyse saka på ein enkel måte. Gjeld saka meir alvorlege kritikkverdige tilhøve, skal den personen eller det organet som tek imot varslet sørgje for å dokumentere tid, stad, kven som har varsla og kva saka dreier seg om. Dokumentasjon er spesielt viktig i saker som kan resultere i ansvar for enkeltpersonar. Den som har varsla, bør i slike høve attestere at dokumentasjonen gjengir det som det er varsla om på ein riktig måte. Den personen eller det organet som mottek varslet, må vurdere om det skal opprettast ei sak på grunnlag av varslet. Dersom det vert oppretta ei sak, skal den journalførast i tråd med verksemda sine gjeldande arkivrutinar og arkivlova med forskrifter. For dei personar saka gjeld, vil det vere naturleg å gi dei tilsvarande rett til innsyn i dokument i tråd med forvaltningslova 18, jf. 19. Innsyn for allmenta må vurderast etter dei alminnelege reglane i offentleglova. I denne samanheng er det viktig å vere merksam på unntaka for personlege opplysningar og reglane i personopplysningslova. Dersom konklusjonen frå varslingssaka er at det har skjedd ei tenesteforsømming, skal ei eventuell personalsak registrerast som ei eiga sak, slik at handsamingsreglane for tenestemannssaker følgjast. Ein viser her til tenestemannslova 18 og handsamingsreglane i forvaltningslova. Fortruleg handsaming Identiteten til varslaren skal ikkje vere kjend av fleire enn det som er absolutt naudsynt for den vidare handsaminga. Rutinane skal seie klart frå om kven som skal kjenne identiteten til varslaren og at andre ikkje vil få vite kven som har varsla. Rutinane skal opplyse om at det kan verte naudsynt å gjere identiteten kjend for dei personar som vil ta del i den nærare undersøkinga av saka. Teieplikt Forvaltningslova 13 første ledd nr. 1 pålegg teieplikt om personlege tilhøve. Som personleg høve reknar ein mellom anna opplysningar om fysisk og psykisk helse, karakter og kjensleliv og visse opplysningar om familie- og heimeforhold. Derimot vil opplysningar om straffbare handlingar eller andre lovbrot gjorde i nærings- eller forretningsforhold, i utgangspunktet ikkje vere omfatta av teiepliktreglane. Opplysningar om at det er gjort lovbrot eller andre misgjerningar i tenesta og kva dette består i, vil det dermed som utgangspunkt ikkje vere teieplikt for. Meir detaljerte opplysningar om tilhøvet kan det likevel vere teieplikt for, t.d. opplysningar om sjukdom, sosiale eller personlege problem. Reglar om teieplikt og reglar om varsling kjem inn på retten til å ytre seg. Utgangspunktet er at reglane om teieplikt i dei fleste høve sett grenser for retten til å varsle. Fornyings- og administrasjonsdepartementet er av den meining at ein ved tolking av lovføresegner om teieplikt i konkrete høve må nytte Grunnlova 100 som bakgrunn og rettesnor. Det kan vere at ein i konkrete tilhøve finn det aktuelt å tolke lovføresegner om teieplikt snevert eller innskrenkande, slik at føresegna ikkje vil forhindre at det vert varsla. 13

18 Det kan reistast spørsmål om teieplikt kan vere til hinder for at ein tilsett varslar om mogleg korrupsjon. I offentleg forvaltning kan opplysningar om korrupsjon tenkjast å gå inn under reglane om forvaltningslova 13 første ledd nr. 2 om teieplikt for forretningsløyndommar. Reglane om teieplikt har ikkje som formål å gi vern for korrupsjon. Tilhøvet til teieplikta kan vere meir problematisk dersom det ligg føre opplysningar som kan tyde på mogleg korrupsjon. Sjølv om opplysningar er omfatta av teieplikt, opnar forvaltningslova 13 bokstav b første ledd nr. 5 og 6 for å melde tilhøvet til påtalemyndigheit eller kontrollmyndigheit. Gjengjelding Det er i strid med arbeidsmiljølova å reagere negativt mot ein tilsett som varslar om kritikkverdige tilhøve på ein forsvarleg måte. Som gjengjelding i ein slik samanheng må reknast: At vedkommande vert fråteken arbeidsoppgåver eller vert forbigått i tilhøve til moglegheiter for fagleg utvikling og lønnsutvikling. Mobbing eller trakassering. Elles alle negative sanksjonar som er ei følgje av varslinga. Arbeidsgjevar har ansvaret for at varslaren ikkje vert møtt med negative reaksjonar, verken frå leiarar eller medarbeidarar. Arbeidsgjevar har og bevisbyrda dersom den tilsette legg fram opplysningar som gir grunn til å tru at det har skjedd ei gjengjelding, jf. arbeidsmiljølova 2-5. Omsynet til den det vert varsla om Når eit varsel involverer ein eller fleire av verksemda sine tilsette, bør arbeidsgjevar først undersøke om det er truleg at påstandane i varslet er rette. Om varslet viser seg å ikkje vere riktig, bør arbeidsgjevar nøye vurdere om den eller dei påstått involverte skal underrettast om varslet. Det er ikkje gitt at arbeidsmiljøet og/eller dei påstått involverte vil vere tente med å få vite om varslet. Ei uriktig varsling kan skuldast at varslar har vore i god tru, men har teke feil av fakta i saka eller andre vesentlege omstende. Viss arbeidsgjevaren bestemmer seg for å forfølgje saka, skal den det vert varsla om, i utgangspunktet gjerast kjend med varslet og med kva opplysningar som er gitte. På denne måten får vedkommande høve til å komme med sin versjon av saka. Det må likevel takast eit atterhald i saker der det, av omsyn til den vidare etterforskinga, er viktig at vedkommande ikkje vert gjord kjend med varslet. Kven varslaren er, skal i utgangspunktet ikkje gjerast kjend for den det er varsla om. Det kan likevel verte naudsynt å gjere identiteten til varslaren kjend for dei personar som vil ta del i den nærare undersøkinga av saka. Om den det er varsla om ber om innsyn i saka si etter reglane i forvaltningslova, vil personen som hovudregel ha krav på å få vite identiteten til varslar. Når saka er ferdig behandla, skal den det er varsla om straks ha melding, same kva utfallet av behandlinga vart. Dersom utfallet av saka viser at det ikkje har skjedd noko kritikkverdig, er det viktig at dei involverte i saka får tilbakemelding om at saka er ute av verda. Tilbakemelding til varslaren Den som har varsla, skal ha melding om utfallet av varslinga. Dersom det vil ta lang tid å handsame saka, bør det setjast ein rimeleg frist for å melde frå til varslaren om at saka vert følgd opp. Det er viktig at varslaren får ei fyllestgjerande tilbakemelding, også der det viser seg å ikkje liggje føre noko kritikkverdig, slik at vedkommande kan akseptere at saka ikkje treng ytterlegare oppfølging. Varslaren bør få informasjon om kven som kjenner identiteten til han/henne og på kva nivå saka vert behandla, men har 14

19 ikkje krav på å få nærare innsyn i handsaminga eller kva vurderingar som vert gjorde i saka. Dreier saka seg om personalmessige tilhøve eller andre tilhøve som leiinga har teieplikt om, må ein likevel gi informasjon til varslaren utan at det vert røpt opplysningar det er lagt teieplikt på. Tilhøvet til personopplysningslova Dersom det kjem fram opplysningar om at nokon er "mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for ein straffbar handling" ved innsamling av opplysningar i samband med varsling, er dette å rekne som sensitive opplysningar etter personopplysningslova 2 nr. 8 b). Varslingsrutinane må difor utformast slik at krava til kvalitet på opplysningane er i samsvar med personopplysningslova. Det er spesielt krava i personopplysningsforskrifta kap. 2 som er viktige her. Verksemda sine bruk av personopplysningar til varslingsrutinar og varslingstiltak i tråd med krava i arbeidsmiljølova 3-6 har heimel i lov, og har dermed oppfylt kravet til rettsleg grunnlag i personopplysningslova Bog 9.1 denne samanheng er bruken av personopplysningar også unnateken frå konsesjonsplikt etter personopplysningsforskrifta Bruk av personopplysningar i samband med varslingsrutinar og varslingstiltak vil dermed berre vere meldepliktig. Informasjonstryggleik og internkontroll Informasjonstryggleik - Den som er ansvarleg for handsaminga må kunne dokumentere tilfredsstillande informasjonstryggleik med omsyn til "konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet" for handtering av personopplysningar, jf. personopplysningsforskrifta kap. 2. Rutinane skal vere tilgjengelege for alle det måtte vedkoma. Det vil seie at alle tilsette i verksemda må kjenne til rutinane eller lett kunne skaffe seg kjennskap til dei. Eit varsel kan ha eit høgt vernebehov for konfidensialitet ettersom informasjonen vil kunne ha store konsekvensar for dei involverte om informasjonen kjem på avvegar. Informasjonen skal sikrast ved at uvedkommande ikkje får tilgang. Interne medarbeidarar som ikkje har behov for informasjonen vert rekna som uvedkommande i denne samanheng. Varsla må krypterast ved kommunikasjon utanfor verksemda sitt informasjonssystem. Sikring av tilkomst omfattar både sikring av at varslingstenesta er tilgjengeleg (dersom denne vert gjort elektronisk) og at informasjonen som ligg i varslet er tilgjengeleg. Brukarane må sikrast reell tilkomst. Elektronisk lagra informasjon må sikrast ved tryggingskopiar. Ein må vere spesielt merksam på å sikre seg mot uønskt sletting av varsel. Alle det gjeld har interesse av at informasjonen som finst i ein varslingsprosess er truverdig, og integriteten til informasjonen må difor sikrast. Dette gjeld sikring av at informasjon vert halden intakt, slik den ein gong vart gitt, at registrerte tidspunkt er korrekte og at registrerte handlingar er knytte opp mot rett person. Signering og tidsstempling av dokument og handlingar kan vere formålstenlege tiltak i denne samanheng. Kvar enkelt verksemd må etter føresegna i personopplysningslova vurdere kva tiltak som gir tilstrekkeleg informasjonstryggleik generelt og for varslingsopplysningar spesielt. 15

20 Internkontroll - Personopplysningslova 14 stiller krav til at det ligg føre eit internkontrollsystem hos den verksemda som er ansvarleg for handsaminga, jf. personopplysningslova kap. 3. Det er konkret behov for at det vert gjort overordna val for korleis varslaren skal handterast i verksemda. Vidare må det vere gode nok rutinar for dei som varslar og dei som handterer prosessen vidare. Spesiell vekt bør det leggjast på korleis tilhøvet til tredjepartar vert handtert med omsyn til informasjon. Gode rutinar for varsling og handtering av varsel gjer det mogleg for alle partar å føreseie kva som kjem til å skje. Varslingsrutinane skal inngå som ein del av den internkontrollen verksemda allereie har. Det vert stilt eit dokumentasjonskrav både i personopplysningslova 13 og 14 jf personopplysningsforskrifta kap. 2 og kap. 3. Den behandlingsansvarlege og databehandlaren skal mellom anna dokumentere informasjonssystemet og tryggingstiltaka. Informasjonsplikt - Ein viser her til punktet "Omsynet til den det vert varsla om" på side dei tilhøve der verksemda samlar inn nye opplysningar i samband med varslingstiltak, skal verksemda av eige tiltak informere vedkommande ein samlar inn opplysningar om. Dersom verksemda for eksempel meiner det er påkravd å gjere unntak frå informasjonsplikta etter personopplysningslova 23 i samband med varslingstiltak, må dette vurderast konkret for kvar enkelt varslingssak. Dei unntak som kan vere aktuelle her vil i første rekkje vere bokstav b); opplysningar som det er påkravd å hemmeleghalde av omsyn til førebygging, etterforsking, avsløring og rettsleg forfølging av straffbare handlingar. Opplysningar med teieplikt og omsynet til openberre private eller offentlege interesser, irekna omsynet til den registrerte sjølv, kan vere eit grunnlag for unntak frå informasjonsplikta, jf. bokstavane d) og f). Rett til innsyn - Kvar og ein som er registrert har rett til innsyn i dei personopplysningar som vert handtert i tilknyting til varslinga, jf. personopplysningslova 18. Retten til innsyn er svært viktig for at den enkelte skal kunne ta vare på rettane sine, både etter personopplysningslova og anna lov- og regelverk. Dersom verksemda meiner det er behov for unntak, må dette vurderast konkret for kvar enkelt person og kvar enkelt sak, jf. føregåande punkt. I samband med ei varslingssak kan det verte registrert opplysningar om fleire personar enn den det vert varsla om. Desse personane vil og som utgangspunkt ha krav på innsyn i dei opplysningar som er registrerte om dei. Sletting av personopplysningar - Personopplysningane må slettast når dei ikkje lenger er naudsynte ut frå formålet med handsaminga, jf. personopplysningslova 11 første ledd bokstav a). Verksemdene må vurdere konkret i kvart enkelt høve kor lang tid ein treng å lagre opplysningane. Lagring i to månader etter at undersøkingane knytte til varslet er avslutta, bør vere ein maksimumsfrist i dei fleste samanhengar. Personopplysningar som vert vurderte som ugrunna, bør slettast umiddelbart. Oppbevaring av personopplysningane i lengre tid må ha ei sakleg grunngiving. Utlevering av data - All handtering av personopplysningar, irekna utlevering krev eit gyldig behandlingsgrunnlag etter personopplysningslova 8 og 9, jf. 16

21 11. Det vil normalt ikkje vere behov for utlevering av data i samband med ei varslingssak, med mindre det dreier seg om utlevering til politiet og nokon spesielle, offentlege instansar. Eksempel på eit gyldig behandlingsgrunnlag kan vere arbeidsgjevars rettslege forplikting til å sørgje for at arbeidstakarar ikkje vert utsette for vald, truslar og uheldige belastningar som følgje av kontakt med andre, jf. arbeidsmiljølova 4-2 fjerde ledd. I eit slikt høve kan overføring av data til Arbeidstilsynet eller politiet vere aktuelt. 17

22 4. Hugseliste til bruk for utarbeiding av lokale varslingsrutinar i statstenesta Kva er varsling? Kva er meint med kritikkverdige tilhøve? Varsling er å seie frå om kritikkverdige tilhøve i verksemda. Varslingsreglane i arbeidsmiljølova omfattar alle høve der arbeidstakarar seier frå om tilhøve som arbeidstakaren vert kjend med gjennom arbeidstilhøvet og som er eller kan vere i strid med: Lover og reglar Verksemda sine retningslinje og instruksar Alminneleg oppfatning av kva som er forsvarleg eller etisk akseptabelt Med kritikkverdige tilhøve er meint brot på lovreglar, interne reglar eller etiske normer, f.eks. mobbing, trakassering, diskriminering, rusmisbruk, dårleg arbeidsmiljø, tilhøve som er fare for personars liv og helse, farlege produkt, underslag, korrupsjon, tjuveri, bedrageri og økonomisk utruskap i tenesta m.m. Kven kan varsle? Retningslinjeßetningslinene gjeld som utgangspunkt alle som har eit tilsetjingstilhøve i statstenesta. Eksterne personar utan tilknyting til statstenesta kan og varsle om alle slags kritikkverdige tilhøve i verksemda, særleg dersom desse er knytte til bruken av tilskotsmidlar på budsjett. For denne gruppa personar gjeld retningslinje så langt dei høver. Ei verksemd som tek imot eit varsel, same frå kven, må teke varselet på alvor. Har eg rett til å varsle? Kvifor bør eg varsle? Til kven skal eg varsle? (Intern varsling) Varslingsplikt! Om kva og til kven har eg plikt til å varsle? Som arbeidstakar har du rett til å varsle om kritikkverdige tilhøve i verksemda, jf. aml. 2-4 nr. 1. Du vert oppfordra til å varsle slik at leiinga for verksemda får kjennskap om tilhøva og såleis høve til å setje i verk naudsynte tiltak. Du vert oppfordra til å varsle internt i linja. dvs. til din næraste leiar eller til leiarar høgare opp i linja, og i samsvar med føresegnene om varslingsplikt. Du kan og varsle internt til leiinga indirekte via tillitsvald, verneombod, kollega, advokat, annan rådgjevar eller andre varslingskanalar som er oppretta i tillegg til dei ordinære kanalane. Du har plikt til straks å underrette arbeidsgjevar og verneombodet og i naudsynt utstrekning andre arbeidstakarar om feil eller manglar som kan føre til fare for liv eller helse om du ikkje sjølv kan rette på tilhøvet, jf. aml. 2-3 nr. 2, bokstav b. Du har plikt til å underrette arbeidsgjevar eller verneombodet om trakassering (mobbing) og diskriminering på arbeidsplassen, jf. aml. 2-3 nr. 2, bokstav d. Du har plikt til å melde frå til arbeidsgjevar dersom ein arbeidstakar vert skadd i arbeidet eller pådrar seg sjukdom som du meiner har sin grunn i arbeidet eller tilhøva på arbeidsstaden, jf. aml. 2-3 nr. 2, bokstav e. Du har plikt til å melde frå til arbeidsgjevar om tilhøve som kan påføre arbeidsgjevar, tilsette eller omgivnadene tap eller skade. jf. Etiske retningslinjer for statstenesta punkt 2.2. Har eg ei særskilt varslingsplikt som verneombod? Verneombod har ei særskilt varslingsplikt etter aml. 6-2 tredje ledd. Vert eit verneombod kjend med tilhøve som kan medføre ulykkes- eller helsefare, skal verneombodet straks melde frå til arbeidstakarane på staden og til arbeidsgjevaren. Er det ikkje innan rimeleg tid teke omsyn til meldinga, skal verneombodet underrette Arbeidstilsynet eller arbeidsmiljøutvalet. 18

23 Når skal eg varsle? Korleis varslar eg? Kva bør varslinga innehalde? Kva krav stiller ein til varsling? Dersom du har varslingsplikt, må du varsle straks/så snart du har vorte merksam på/kjent med tilhøvet, jf. aml. 2-3 nr. 2, bokstav b og d. Elles er det du som bestemmer om og når du ønskjer å varsle om kritikkverdige tilhøve. Varsling kan gjerast skriftleg eller munnleg, f.eks. per telefon, e-post, i brev eller ved personleg frammøte. Ei varsling bør ha med: o Fullt namn (Kan vere anonym) o Varslarens tenestestad (Kan vere anonymt) o Dato for rapportering o Tidsrom, eventuelt dato og klokkeslett for observasjonen o Konkret kva ein har observert o Stad for handlinga o Andre vitne o Eventuell kjennskap til tidlegare saker Framgangsmåten ved varsling skal vere forsvarleg, jf. aml. 2-4 nr. 2, første punktum, jf. Innstillinga frå arbeids- og sosialkomiteen Innst. O nr. 6 ( ) side 10 fig. Kva som er ein forsvarleg framgangsmåte vil avhenge av ei konkret og skjønnsmessig heilskapsvurdering der vurderingstemaet i hovudsak vil vere om du har forsvarleg grunnlag for kritikken og om du har teke tilbørleg omsyn til arbeidsgjevarens saklege interesser med omsyn til måten det vert varsla på. Du har i alle høve alltid rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller verksemda sine rutinar for varsling, jf. aml. 2-4 nr. 2, andre punktum. Du har i alle høve og alltid rett til å varsle til tilsynsmyndigheiter eller andre offentlege myndigheiter (f.eks. Arbeidstilsynet, Datatilsynet, politi el.). Kan eg varsle til allmenta? (offentleg varsling) Ved varsling til allmenta bør du som utgangspunkt først ha prøvt å varsle internt i verksemda, til overordna myndigheit eller til tilsyns-/ kontrollmyndigheiter. Sjansen for å påføre verksemda og/eller tilsette skade er vanlegvis mykje større ved varsling til allmenta. Terskelen for varsling til allmenta er difor høgare enn ved intern og ekstern varsling. Du bør difor vurdere følgjande tre tilhøve spesielt nøye ved varsling til allmenta: Er det grunn til å tru at det faktisk ligg føre kritikkverdige tilhøve? Undersøkje dei faktiske omstenda så grundig det let seg gjere. Vurdere om intern varsling, varsling til overordna myndigheit eller varsling til offentleg tilsyns- eller kontrollmyndigheit er mogleg eller formålstenleg. Vurdere om andre utanfor verksemda har ei rettkommen interesse i å få vite om tilhøva. Kva prinsipp gjeld for handtering av varslingssaker? o o o o o o o o Alle meldingar/klagar skal takast alvorleg Alle meldingar/klagar skal ein ta tak i med ein gong Anonymitet er mogleg Anonyme kjelder kan vere like mye verde som opne kjelder Dei ulike metodane for varsling skal verdsetjast likt Konfidensiell handsaming Varslingssystemet skal kunne brukast utan frykt for konsekvensar Varslaren skal få tilbakemelding innan rimeleg tid Kven handterer varslinga? Får eg noka tilbakemelding? Arbeidsgjevaren må gjere ei konkret vurdering av kven som skal involverast i den vidare handteringa av saka og kva tiltak som skal setjast i verk, alt etter kva type sak og kven varslinga er retta mot. Personkrinsen bør avgrensast til ei så snever gruppe som mogleg. Saker som ein vel å forfølgje skal arkiverast/journalførast og elles handterast i samsvar med det regelverket som gjeld til ein kvar tid. Du skal ha ei stadfesting av at varslinga er motteken. Elles vil spørsmål om innsyn vere regulert i m.a. offentleglova, forvaltningslova, personopplysningslova mm. 19

24 Gjeld det avgrensingar for varsling? Tek eg nokon risiko ved å varsle? Fortruleg handsaming Omsynet til den det vert varsla om Reglar om teieplikt, ærekrenkingar m.m. gjeld utan omsyn til retten til å varsle etter aml Ved tolking av lovføresegner om teieplikt i konkrete høve må ein nytte Grunnlova 100 som bakgrunn og rettesnor. Det kan vere at ein i denne samanheng finn det aktuelt å tolke lovføresegner om teieplikt snevert eller innskrenkande, slik at føresegnene ikkje vil hindra at det vert varsla, sjå rettleiinga side 13 fig. Gjengjelding mot arbeidstakar som varslar er forbode, jf. aml. 2-5 nr. 1, første punktum. Identiteten til varslaren er ei fortruleg opplysning. I saker der arbeidsgjevaren bestemmer seg for å forfølgje saka, skal den det vert varsla om, i utgangspunktet gjerast kjend med varslet og med kva opplysningar som er gitte. På denne måten får vedkommande høve til å komme med sin versjon av saka. Når saka er ferdig handsama, skal den det er varsla om straks ha beskjed, utan omsyn til utfallet av handsaminga. 20

25 Om lov om endringer i arbeidsmiljøloven (varsling) Otprp. nr.b4 ( ) Innstilling fra arbeids- og sosialkomiteen Innst. O. nr.6 ( ) "Arbeidstakeres varsling om kritikkverdige forhold. Nye regler i arbeidsmiljøloven" av Seniorrådgiver Dr. Juris Elisabeth Vigerust - Arbeidsrett Nr Etiske retningslinjer for statstjenesten kan bestilles fra Departementenes Servicesenter, publikasjonsnr. P og brosivrer/2005/etiske retningslinier-for-statstienesten.html?id=bbl64 Arbeidstilsynets veileder: "Varsling om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen" Brosjyren kan bestilles fra Departementenes Servicesenter, Bestillingsnr. A-0016 B. 21

26

27

28 Depotbiblioteket Retningslinjer for utarbeiding av lokale 085d18454 Utgitt av Fornyings- og administrasjonsdepartementet Offentlege institusjonar kan tinge fleire eksemplar av denne publikasjonen frå: Servicesenteret for departementa E-post: Telefaks: Oppgi publikasjonskode: P-0939 N Trykk: Servicesenteret for departementa - 09/