Arrangørhåndbok 2016 EIKER O-LAG

Transkript

1 Arrangørhåndbok 2016 Eiker o-lag hadde tidligere ei mer omfattende arrangørhåndbok for klubben. Teknisk utvalg har funnet det mest hensiktmessig for våre ordinære løp å ha ei håndbok i mer stikkordsform slik at den blir noenlunde håndterlig og ikke for omfattende - og lettere å ajourføre. Håndboka og nummerering av ansvarsområder er basert på standard organisering av våre ordinære løp. fra de siste årene er notert stikkordsmessig sist under hver seksjon/område. Denne utgaven er ajourført pr Men det er nok fortsatt punkter som ikke er helt ajourført, så vi må være åpne for justeringer. Etter Eikerløpet hadde Teknisk utvalg en oppsummering etter løpet, samt at løpsleder gjorde noen betraktninger i forbindelse med innlegg i klubbavisa (innlegget følger som vedlegg).. Det kommer noen vedlegg senere, som omfatter: 1) Standard organisering oversiktsskjema 2) Standard utstyrsliste som arenaansvarlig (400) har med av utstyr 3) Skisse organisering start 4) Skisse organisering mål 5) Salg liste utstyr og varer 6) Planskjema (oversikt klasser/løyper startende premier/premieutdeling m.m.) /hrb Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side - 1

2 Hovedoversikt ansvarsområder. Nr ANSVARSOMRÅDER 100 LØPSLEDER Overordnet ansvar for planlegging, organisering, fremdrift, gjennomføring og rapportering for arrangementet. Ansvar for etablering av hovedkomite Ansvar for møter hovedkomite 110 ORGANISERING, FUNKSJONÆRER Ansvar for funksjonærer til arrangementet i sammen med seksjonsledere Samle inn informasjon om mannskapsbehov Sette opp bemanningsmatriser for hele arrangementet Sette opp bemanningsforslag til alle funksjoner Følge opp bemanning og justere bemanningsplaner Fungere som bemanningskoordinator løpsdagene Ansvar for informasjon til funksjonærer Ansvar for felles informasjon/opplæring 120 INNBYDELSE, PM Ansvar for utarbeidelse av innbydelse og PM til arrangementer, og sørge for at dette blir publisert på klubbens hjemmeside. 130 INFORMASJON, EKSTERN, INTERN, HJEMMESIDE, PRESSEKONTAKT - FACEBOOK Ansvar for utarbeidelse av internt informasjonsopplegg Ansvar for ekstern informasjon (henvendelser) før arrangementet Ansvar for informasjon/oppdatering av hjemmeside Informasjon til presse før, under og etter arrangementet. Bistå pressen på løpsdagen... prate noe mer med folk. Infomøte hva tjener vi Eikerløpet er vår dugnad. Info på Facebook starte prosessen noe tidligere 140 KONTAKT MED KONTROLLØRER/TD/JURY Hovedansvar for kontakt med kontrollørertd/jury. Evt sjekke med o- kretsen om det er oppnevnt kontrollør. Hovedansvar for å tilrettelegge informasjon og sørge for at kontrollørene får utført sine jobber. Hovedansvar for å ta opp aktuelle saker og spørsmål for avklaring med kontrollører. Tilrettelegge for kontrollørenes opphold og oppgaver under arrangementet. Sjekke oppnevnelse av TD på tidlig tidspunkt Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side - 2

3 150 KONTAKT MED AKTUELLE MYNDIGHETER Evt kontakter med kommune, politi og andre offentlige myndigheter 160 TILLATELSER ARENA (KONTAKT OG AVTALER MED GRUNNEIERE OG VDG- INTERESSER) Hovedansvar for kontakt med grunneiere til arena og andre områder til bruk under arrangementet. Hovedansvar for kontakt med VDG-interesser, jfr dog ØKONOMI Ansvar for arrangementets økonomi og budsjett. Regnskap for arrangementet føres av lagets kasserer. Ansvarlig for all fakturering og oppfølgning utestående, som gjøres av lagets kasserer. Lagets kasserer ansvarlig for alle rutiner/kassefunksjoner og vekslepenger Ansvarlig for å deponere kassabeholdning gjennom arrangementet - Bankene tar seg godt betalt for å levere ut skillemynt, så det har jeg løst ved å ha en tilstrekkelig sum vekslepenger privat. For meg er det ok, men ved skifte av kasserer er det noe en bør tenke på. Etter erfaring har jeg utarbeidet et lite regneark med vekslepengebehov for salg, småtroll og ev. parkering hvor det er tatt hensyn til priser på varer/tjenester. De sist årene har det fungert bra. - Vedr oppgjør fra salg bør nok ansvaret for kassa og opptellingen tydeliggjøres. Dagens salg må telles opp av to personer som begge må skrive under på oppgjørsskjema. Etter min menig bør ansvarlig for området på forhånd sørge for at det er to personer som har dette som oppgave. Helga P. 180 RAPPORTER Ansvar for utarbeidelse av løpsrapport til NOF, o-krets og evt andre lagets kasserer betaler løpsavgift. Løpsrapportering skjer via Eventor - og beregning samt innbetaling av løpsavgifter Informasjon for dårlig - Nye funksjonærer, grundigere gjennomgang av deres oppgaver - Få med de aktive til å lære arrangement - Gjennomgå og vurdere nærmere antall funksjonærer i hver gruppe Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side - 3

4 200 KART- OG LØYPER 210 KART 220 LØYPELEGGING Sammen med løpsleder og teknisk seksjon ansvar for klasse-/løypeoppsett. Spesielt sjekke sammensetning av klasser i de enkelte løyper. Løyper alle klasse/løyper alle dager, også direkteløyper og N-løyper. Være spesielt oppmerksom på at det ikke legges strekk med mulige veivalg gjennom målområde/samlingsplass. Ansvar for oversikt spesielle terrenghensyn/-restriksjoner Sammen med aktuelle seksjoner vurdere start, poster og forbipasseringer/publikumsposter i tilknytning til arena Ansvar for løypetraseer til Småtroll alle dager Kontroll og merking av postdetaljer i terrenget Utsetting av alle poster fra og med startpost, til sistepost Merking fra start til startpost, og eventuell merking i terrenget Ansvar for plassering av meldeposter og væskeposter (ikke betjening) Ansvar for spredningsmetode i stafett Ansvar for leie av postutstyr (postenheter start, poster, mål) Ta inn poster og merking i terrenget 230 LØYPETRYKK/FERDIGGJØRING LØPSKART Ansvar for all løypetrykk og ferdiggjøring av kart. Produsere underlag for kartproduksjon/løpskart til småtroll (530) Tegne alle løyper og definere postbeskrivelser (Ocad) Lage og kopiere opp postbeskrivelser for aktuelle klasser Ansvar for reservekarter. 240 KART- OG LØYPEKONTROLL Ansvar for kontakt med kart- og løypekontrollører, jfr også 140. All internkontroll av poster, postplassering og løyper Testing av alle poster og løyper i samarbeid med teknisk seksjon Løypekontroll av filer for postbeskrivelser (Ocad) Kontroll av trykte løyper, koder, spredninger stafett og ferdigpreparerte kart. Post- og løypekoder til dataansvarlig (320) til registrering i datasystem Kart (3 eks) med alle poster til sanitet (560) Kart til oppslag på infotavler (310) Vakter ved eventuelle veipasseringer i terrenget 250 PRØVELØPING Prøveløping av alle løyper/poster løpsdagen. Alle poster og postbrikker må sjekkes på løpsdagen om de er "i live". Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side - 4

5 260 VDG/VILTUTDRIVING Har sammen med løpsleder med VDG-interesser Viltutdriving der det er nødvendig Kontrollrutiner sjekke kart og postbeskrivelser for alle løyper, også løse postbeskrivelser - «en database» for løyper for å unngå feile beskrivelser/koder - Alle postenheter må testes for å unngå døde enheter - Alle klasser D/H 50- og eldre skal ha kart i målestokk 1: Huske kart til salg og kart til oppslag LØPSAVVIKLING Sammen med løpsleder og løypelegger ansvarlig for klasse-/løypetilbud/- oppsett Ansvar for utarbeidelse og oppfølgning av planskjema for løpet, herunder tidsplan for premieutdeling. Ansvar for å spesifisere rigging på samlingsplass for mål og data, og for start, enten på samlingsplass eller ute i skogen Sammen med løpsleder og speaker holde kontakt med pressen, og sørge for at lister og annet blir gitt videre Endring 2016 Etter erfaringer fra bl.a. fra tidligere år er det gjort endringer vedr etteranmelding for Det er muligheter for etteranmelding innen kl dagen før løpsdagen. Ingen etteranmelding løpsdagen, kun N-åpen og «Direkte-klasser». 310 SEKRETARIAT Definere innhold i lagsposer, pakke disse samt forestå utdeling (motta kart fra løypelegger) Etteranmelding N-åpen og direkte klasser/løyper. Informasjonskontor på løpsdagen Organisere informasjons- og resultattavler (herunder rigging) Motta/skaffe informasjon fra andre funksjoner og plassere denne på tavler, herunder PM, kartoppslag. Motta startlister fra data og plassere disse på tavler Motta alle resultatlister fra data og plassere disse på tavler Gjennomføre rigging/nedrigging lokalt i sekretariatet Ansvarlig for anskaffelse startnummer. Motta evt klager fra løpere og bringe disse videre til data. Ansvarlig for avlesing/utlevering strekktider. NB. Strekktider skal organiseres mellom mål og før løperdrikke. - Sjekke klasseskilter for resultater til oppslagstavler før løpsdagen Nytt oppheng-system/klasseoversikter fra Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side - 5

6 Bemanningen på 3 har vært den samme i flere år og fungerer etter min mening veldig bra. - Lagsposer pakker vi kvelden før. Når kart, PM og startlister pr klubb er klare går jobben greit unna når vi er 2 personer. 1 legger i poser og 1 kontrollerer. - Løpsdagen er det nødvendig å være 3 personer i perioden før start. Kort vei til datafolka er et pluss. Det er mange endringer og ikke alle er like enkle, derfor er det kjekt med nærhet til data for å avklare om vi kan etterkomme enkelte ønsker. - 1 person har vært dedikert til oppgaven med resultatlister - veldig bra. - 2 personer har passet avlesing av strekktider. 1 person er tilstrekkelig i perioder, men 2 bør være tilgjengelig for oppgaven. Sekretariatet håndterer både etteranmelding, endringer i forhold til brikker, løyper etc. og stekktider. Under årets løp så vi at strekktider bør være en separat funksjon. Det er helt greit at funksjonen er en del av sekretariatet, men i praksis bør det organiseres slik at folk som er ferdig med løpet henvender seg ett sted. Det fungerer dårlig når folk etteranmelder seg samtidig som folk kommer i mål og vil ha stekktider. Vi kan f.eks. ha ett bord på den ene siden av teltet der folk etteranmelder seg osv., og et bord på en annen side der folk får stekktider. Det eneste jeg kunne tenke meg var at Strekktider til løperne ble plassert sammen med Mål, og ikke helt borte ved sekretariatet. Slik at vi i mål ikke må fortelle halvpartene av løperne hvor de får strekktidene. 320 DATA/RESULTATER Organisere, anskaffe alt av datautstyr. Teste datautstyr og programvare, supplere mangler Etablere og åpne for påmeldinger på påmeldingssystem. Motta påmeldinger og etteranmeldinger på mail og mobil Lage databaseoppsett for løpet (klasser, løyper, klubber, løpere, postkontroll, premieoppsett), må innhentes fra 240. Registrere løpere inn i databasen, manuelt og import fra påmeldingssystem. Informasjon til teknisk leder, løypelegger og premieansvarlig om antall påmeldte Trekke og lage alle startlister, samt produsere lister for oppslag. Legge startlister ut på hjemmeside. Skrive ut startlister for lagsposer Løse brikkelapper skal være ved på start. Lage endringsskjema og påmeldingsskjema N-løyper og direkte påmelding. Rigge datautstyr i nettverk med PCer, skriver og målklokke. Rutiner for backup. Registrere etteranmelding N-løpere og direkte-løyper. Foreta endringer og korreksjoner Synkronisere startklokke, målklokke og PCer Registrere løpere i mål med postkontroll, diskkontroll Produsere resultatlister og premielister Publisere resultater på hjemmesiden Rigge ned datautstyr og bringe dette til lager. Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side - 6

7 2013 Produsere starterlister til start (330) per min per startsted. - Endre koder i datasystemet, burde ajourføre automatisk aktuelle løyper i systemet - Gjennomgå og teste relevant rutiner når løpere diskes - Feilsituasjoner, hva kan gå galt, og hva gjør vi planlegges og testes på forhånd med alle aktuelle funksjonærer - Påmeldingsopplegget fungerte greit To tilbakemelding fra data-operatør :-) 1. Det var litt forvirring om når en klasse var "ferdig nok" til at man kan ha premieutdeling. Vi fant etterhvert ut at hvis man legger inn "reglene" for premiering på forhånd, så kan man se på fargekodene dataaystemet gir klassene om de er klarte til premieutdeling (om alle plasseringene som skal ha premie i denne klassen er avklart). Det er derfor greit om man sørger for at premieringsreglene blir lagt inn når man legger inn annen info om løpet og løperne så det er klart. 2. Kommunikasjonsproblemer. Vi hadde litt trøbbel med nettverket til speaker. Det var lang kabel dit. Og denne var av type UTP (unshielded twisted pair). Nettverkskabler som er over et par meter MÅ være skjermet - altså av type STP (shilded twisted pair). 330 START Organisere og gjennomføre alle starter, inkl direkte løyper, unntatt Småtroll. Organisere i forhold til løyper med fri start. Om aktuelt ha "to startbord" for kontroll. Definere utstyrsbehov for alle starter Sørge for transport av utstyr og karter til alle starter Sørge for at det er blanke brikkelapper på start (jfr 320). Motta synkroniserte startklokker (fra 320). NB. Nye digitale startklokker. Rigging av alle starter Organisere innsamling av tøy fra løpere, og bringe tilbake til samlingsplass Nedrigging av alt utstyr i forbindelse med start, inkludert startposter Oppheng av startnummer dersom det benyttes. Ha evt reservekart ved start for klasser/løyper som har dette utlevert i lagspose. Sørge for løse postbeskrivelser er til stede på start, og at disse er hengt opp på tilfredsstillende måte Foreta siste kontrollsjekk av alle løyper/karter på start, og samsvar mellom karter og løse postbeskrivelser Sjekke klasseskilter for oppslag på start før løpsdagen - Løse postbeskrivelser kan henges på oppslagstavle med spiker e.l. - To bord + lister på start fungerte bra, starterliste må kunne skrives ut per bord - 9 per start i min på det meste, fungerte greit med to startbord Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side - 7

8 Trenger egen informasjonstjeneste på start til de som kommer for sent, endret starttidspunkt, trenger hjelp til startprosedyre med mer (to personer). Ved såpass stor deltakelse trengs muligens tre sluser for kontroll av brikke nummer etc, med tydeligere merking hvor løper skal gå (Det er her trøkket er, men infotjenester start vil avlaste dette). Alltid startlister på start. Starten gikk veldig greit, men til tider litt mye stress for de to som sjekket brikkenummer. Foreslår at det neste år brukes to mann aller først, som sørger for at bare de som skal starte på aktuell tid slipper fram til bordet for kontroll av brikkenummer. Da kan de som kommer for sent eller for tidlig, de som har feil brikke eller bare lurer på noe, hjelpes uten å belaste de som allerede har en travel jobb. Organisert ved at ordinære klasser var delt i 2 hoved båser. I tillegg var det eget start--- sted for N---åpen og de som kom for seint til start. Fungerte greit med ett unntak --- og det var behovet for en ekstra bås før list---sjekk. Det ble mange henvendelser til de som satt i første rekke og skulle krysse av for løpere som startet. Starten fungerte forholdsvis greit i årets Eikerløp, men det er jo alltid noe som kan bli bedre: -Det er litt for mye press på de 2 som sjekker brikkenummer og starttid. Ved å gi alle N- og C- klasser fri starttid og lede dem ut på samme sted som N-åpen tror jeg dette kan bli bedre. -Vi har stadig problemer med folk som kommer for sent til start. De skaper litt irritasjon når det ikke er ledig starttid og de blir sendt ut samtidig med andre i samme klasse eller løype. Her bør vi kanskje være strengere? -Startsjefen hadde glemt at det var noe som het backuplapper og hadde derfor ingen -Samme person hadde også glemt at vi skulle ha oppsamling av tøy fra start. Det eneste par tingene jeg registrerte som små glipper var manglende backuplapper på start og en klasse som manglet på plakat kartesker ved start. 340 MÅL Organisere og gjennomføre målfunksjonen Gjennomføre rigging lokalt i målområdet Gjennomføre testing av utstyr og rutiner sammen med sekretariat og data Ansvarlig for nedrigging av lokalt utstyr i målområdet NB. Strekktider skal organiseres mellom mål og før løperdrikke. Synes det fungerte bra i målområdet. At vi tok tak i alle med disk, død brikke og feil brikkenr i målteltet var en forbedring. Vet ikke om vi har behov for backup-avlesingen lenger. Ville heller hatt utskrift av tidene i samme måltelt så vi slapp i fortelle alle at tida får du 2 telt lenger bort. Var sjelden noe kø i mål, så det hadde gått bra. Fungerte greit, med eget bord og bemanning for ikke godkjent målgang umiddelbart etter stempling på mål---pc. Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side - 8

9 Det eneste jeg kunne tenke meg var at Strekktider til løperne ble plassert sammen med Mål, og ikke helt borte ved sekretariatet. Slik at vi i mål ikke må fortelle halvpartene av løperne hvor de får strekktidene. 350 SPEAKER- OG MELDETJENESTE Ansvar planlegging og gjennomføring av speakertjeneste Ansvarlig for planlegging og gjennomføring av meldetjeneste Ansvar for etablering alt speaker og kommunikasjonsutstyr i samarbeid med PREMIER OG PREMIEUTDELING Ansvar for utarbeidelse av premieprofil og premienivå Ansvar for anskaffelse og avtaler om premier. Ansvar for planlegging av alle premieutdelinger, (herunder tidsplaner sammen med teknisk leder) Motta oversikter fra data vedr antall påmeldte. Ansvar for gjennomføring av alle premieutdelinger. Ha egen høyttaler ved utdeling av premier. Høyttaler for premieutdeling skal koordineres med speaker slik at det er kun ett høyttaleranlegg. - Rutiner på hvem som skal slå opp nødvendig informasjon på 2013 forhånd, dvs kart, PM, innbydelse m.m. Kun noen små forbedringspunkter hva gjelder speaker og premier: 1. Speaker PC. Programmet virket ikke som det skulle. Ingen kunne fikse det. 2. Premiespeaker må få lister hvor antall premier i klassen er spesifisert. En ting kan kanskje nevnes, de/den som skal levere lister til oss, trenger ikke vente til det blir flere lister. Det er best å komme i gang med en gang, slik at det ikke hoper seg opp. Blir hektisk nok etterhvert. Egen person i mål som hadde ansvar for å følge opp, kontrollere og levere lister til premieutdeling etter oppsatt plan. 400 ARENA - SAMLINGSPLASS 410 ETABLERING, DRIFT OG NEDRIGGING ARENA Ansvar for kontakt med utleiere av arealer til arena og parkering Ansvar for alle nødvendige forberedende arbeider på arena Ansvar fremskaffelse og drift av all nødvendig strøm/tele Planlegge samlingsplass i samarbeid med øvrige seksjonsledere Rigging av alle anlegg/telt/boder på arena Ansvarlig for generelt vakthold på samlingsplass Ansvarlig for nedrigging av alle anlegg Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side - 9

10 MÅ HA MINST 6-7 BILTILHENGERE Det er en god del forarbeid og planlegging som må til. Riggingen skjer som vanlig dagen i forveien, men utstyret kommer ikke på plass av seg selv. Første store etappe er at arenasjef har sørget for at alt riggeutstyr er på plass. Det krever noen kjøreturer med henger og utstyr fra lageret på Ormåsen. Det var veldig fint fremmøte og hjelp onsdag ettermiddag/kveld for selve riggingen på samlingsplass. Nedriggingen gikk også veldig bra, etter min klokke var alt plassert på tilhengere kl , og det som også var veldig fint, var mange nok tilhengere slik at ingen behøvde å kjøre flere turer for å få utstyret på plass igjen på lageret på Ormåsen, 6-7 tilhengere var på plass, og det holdt denne gangen. 420 UTSTYR OG MATERIELL TIL ARENA Ansvar for å fremskaffe og koordinere behov for utstyr og materiell fra alle seksjoner Ansvar for å inngå avtaler om leie av utstyr og materiell Transport av alt fast utstyr (arrangementsmateriell) til og fra samlingsplass 430 SANITÆRE FORHOLD, DUSJ OG VANN Ansvar for å beregne nødvendige kapasiteter for sanitære innretninger Ansvar for evt leie og etablering av toaletter og dusjer Ansvar for toaletter ved start Ansvar for tømming av toaletter 440 SKILTING/MERKING TIL/FRA ARENA Ansvar for utarbeidelse av total skilt- og merkeplan. Ansvaret omfatter all skilting til o-camp, innkvartering, arena. Ansvaret for merking på arena, parkeringsarealer. Ansvar for merking til startsteder og fra siste post til mål Ansvar for merking ved forbipasseringer arena (samarbeid løypeansvarlige) Ansvarlig for å fjerne merking etter arrangementet NB. Plassering av skjermer i vegkryss må henges opp på veien like etter krysset... Vær spesielt nøye med at skilter/piler peker i riktig retning. Det eneste jeg la merke til var at kjøremønsteret til/fra parkering ikke fungerte etter planen. Det var antakelig ingen info om at det skulle fortsettes ned Kåsaveien når løpet var slutt (går ut fra at det var meningen). Mange snudde i veien og kjørte tilbake der de var kommet fra. Tror ikke det skapte noe stort problem, men hvis enveiskjøring var planlagt, fungerte det ikke helt. 441 SKILTING/MERKING PÅ ARENA Denne funksjon ble spesielt etablert i, og er foreløpig ikke spesifisert godt nok. Må derfor gjennomgås og beskrives nærmere. Lage en plan for skilting/merking. Må koordineres med stikkord for ansvar under pkt 440. Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side - 10

11 450 PARKERING Ansvar for beregning av parkeringsbehov/-kapasitet Erfaring tilsier i snitt 2,13 personer per bil i forhold til deltakerantall! Ansvar for all parkering i tilknytning til arena Ansvarlig for alle arealer som benyttes til parkering Ansvarlig for å innkreving av evt parkeringsavgift. Ansvar for planlegging og avvikling av all trafikk til og fra arena Ansvar for kontakt og alle nødvendige tillatelser fra politi og øvrige vegmyndigheter Ansvar for alle nødvendige private kontakter for trafikkavviklingen Det var vel totalt ca. 350 parkerte biler. Vi hadde nok folk og radiokommunikasjon er nødvendig for å organisere når det står på som verst. Merking fra parkering til samlingsplass ble kommentert fra oss, men vi opplevde at de som kom for å merke i starten ikke forstod problemet. Det ble merket i krysset, men vi kunne nok ha merket godt forbi gårdsysteriet. Vi spurte han som eier eiendommen på vestsiden av krysset og fikk lov til å parkere der også. Dette gjorde at vi fikk kapasitet til ca. 50 flere biler enn hva vi i utgangspunktet hadde. Det var bra! Kan ikke huske at vi fikk noe kritikk ut over spørsmålene om merking til samlingsplass (dette var ikke mange, men dog noen). Jeg var plassert på parkering. Parkeringa gikk helt greit. Ole (sjefparkering) hadde orientert seg på forhånd og tegnet opp hvordan bilene best kunne stå. Vi ble greit fordelt i grupper. Det eneste som må passes på til neste gang er at den som står først av parkeringsvaktene må ha radio. 460 HØYTTALERANLEGG Ansvar for anskaffelse, rigge og teste høyttaleranlegg. "Aktive" høyttalere fungerer erfaringsmessig best. Har kjøpt nytt høyttaleranlegg i med 20 m lange kabler, kombinert strøm og lydkabler. 480 STRØMTILFØRSEL Ansvar for strøm på arena, enten aggregat eller stille strøm 500 SALG OG ANDRE AKTIVITETER 510 SALG Ansvar for beregning av varebehov og vareutvalg (menyliste) Fastsetting av priser og ajourførte prislister. Ansvar for innkjøp av løperdrikke (unntatt vann) og til væskestasjoner Ansvar for organisering og planlegging av medlemmers varer/kaker til kiosksalg ( kakebakeliste ) Ansvar for å definere og gjøre avtaler om alt utstyr og materiell for salgsvirksomheten Rigging av lokalt utstyr for salg Mannskapsfordeling under arrangementet Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side - 11

12 For : Vurdere priser i salget. Kaker forventes! Transport og oppbevaring av varer under arrangementet Gjennomføre alt salg Levere opptalt kassabeholdning til regnskapsansvarlig hver løpsdag Nedrigging og rydde opp i salgsområdet etter arrangementet Jeg var i salg - og i år gikk vi tom for kaker. Tror ikke vi hadde færre kaker enn tidligere, men det var jo flere løpere. Mine vurderinger: - sende ut forespørsel til rekruttforeldre om kaker (overhørte dette forslaget i salgsboden) - sette opp noen av prisene - f.eks. på pølser. Mange kunder kommenterte lave priser. - bemanning helt ok - jevnt trykk nesten hele dagen. - ide: for noen år siden solgte vi små skåler med oppskjært frukt - veldig populært. Dette er arbeidskrevende, så det må vurderes.. Vil tro at det hadde vært mulig at Bama hadde sponset frukt. - Det bør være mer presisert at det ønskes mange kaker til arrangementet. Kanskje en egen info.lapp om dette. Det var mange fra Eiker som var der, men som ikke leverte kaker. Det må opplyses til alle rekruttforeldre, at kake forventes. Vi så mange som var på løpet, men som ikke hadde med kake. Informasjonen i forkant var helt ok. Arbeidsbelastning: Det var i utgangspunktet satt opp 8 til å betjene salg - av disse var det to som ikke kunne. Siden det var så stor deltakelse, ble det forholdsvis hektisk en periode. Men vi fikk god hjelp! Johanne Flaten tok ei "vaffeløkt", Kristin Viken og Inger Isnes hjalp til på salg - det kan ha vært flere. Frammøtetider - ok Antall kaker: Det strømmet inn med kaker - og målet med 30 kaker + mange boller ble nådd. I tillegg kom det inn noe underveis. Pølser + Frodes vafler er populære. Ved forrige Eikerløp gikk vi tom for kaker, i år gikk vi omtrent i 0 - hvilket betyr at det var mange flere som leverte i år! Vi gikk litt ned på kakestørrelse og litt opp i pris på brus og pølser. En veldig positiv ting: Marit (Pål) sponset oss med Smoothi - det gikk unna utover dagen! Ja, jeg sjekket arrangørhåndboka - veldig nyttig og en god påminning om å huske alle detaljer. En flott gjeng som jobbet i Salg - alt går på skinner - og alle bidrar med rydding. Fikk ikke takket alle godt nok, for mange hadde reist mens Hilde og jeg telte opp pengene. Hilde (Berlin) er en kjemperessurs. Hun tar med pølsekokere og vaffeljern + mer og sørger for at dette blir vasket! 520 LØPERDRIKKE NB. Løperdrikke skal plasseres etter avlesing strekktider. Ansvar for løperdrikke ved mål og alle væskestasjoner Ansvar for beregning av behov ved mål og på væskestasjoner Ansvar for vanntanker (vedlikehold og dessinfeksjon) til løperdrikke og vann til salg Transportere nødvendig utstyr til væskestasjoner Blanding og utdeling av løperdrikke på samlingsplass og væskestasjoner Nedrigging og opprydding av løperdrikke på samlingsplass Nedrigging og opprydding på væskestasjonene Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side - 12

13 Sett med sekretariatets øyne var årets Eikerløp veldig godt gjennomført. Det eneste vi kunne ønsket oss annerledes var plassering av løperdrikke nærmere målområdet. (men i den store sammenhengen er det blåbær) En annen tilbakemelding: Saft og vann bør ligge nærmere mål. Vi fikk flere spørsmål om hvor det lå. Folk var veldig tørste i varmen. 530 SMÅTROLL Ansvar for planlegging og gjennomføring av Småtroll Definere utstyrsbehov for Småtroll Planlegge og legge løyper for småtroll innenfor definerte traseer Ansvar for løypetrykk Småtroll Ferdiggjøring av løpskart etter trykking. Rigging av lokalt utstyr til småtroll Føre deltakerlister Ansvar for anskaffelse og utdeling av premier Småtroll Rigge ned lokalt utstyr til småtroll Nb. Prisen på Småtroll er satt til kr 30 for 2016 Småtroll går bra. Siri tar seg av kartet. Jeg legger løype og kjøper premier og merker løypa dagen før. Lise setter ut postene ved 9 tiden. og ca halv ti er vi klare. Alt funker veldig bra. Kristine og Lise er perfekte til å håndtere barn. Tilslutt var det 122 barn som gikk småtroll. Fikk skryt for både premier og løype. Så vi var fornøyde vi. Jeg var på Småtroll, trolig den største "klassen", og der gikk det greit. Marit hadde gjort det meste klart på forhånd. Selv om Småtroll var en stor klasse, hadde vi plass til mange flere, og ønsket oss mer SMÅTROLL over høyttaleren. Småtroll går bra det. Som medhjelpere er det greit med 2 stykker i tillegg til meg og Siri (som bare lager kart). Har sjekka litt på andre klubber Kongsberg, o-festivalen, Sturla, Østmarka, Fossekallen alle kjører nå med 30,- Klarte å holde premier i år på 10,-. Men det er vanskeligere å finne noe under 20,- Fortsetter gjerne med denne jobben. mvh Marit 540 BARNEPARKERING Ansvar for planlegging og drift av barneparkering Definere utstyrsbehov for barneparkering (inkludert startnummer!) Rigging av utstyr lokalt i barneparkering Føre deltakerliste Rigge ned lokalt utstyr 550 AKTIVITETER PÅ SAMLINGSPLASS Ansvar for planlegg, etablering og gjennomføring av ulike aktiviteter på samlingsplass dersom dette skal gis som et tilbud. 560 SANITET Ansvar for planlegging og opplegg for sanitet- og legetjeneste Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side - 13

14 Inngå evt avtaler med hjelpekorps Inngå evt avtale med lege Definere hjelpestasjoner i terrenget og på samlingsplass Motta kart (3 eks) med alle poster (fra 240) Bør ha hjertestarter tilgjengelig. 570 ANSVAR EGNE LØPERE Ansvar for bistand til egne yngre løpere som får anledning til å være med i løpet. Jeg er veldig godt fornøyd med årets Eikerløp. Informasjon og organisering av min oppgave var jo veldig greit. Denne oppgaven har jeg hatt i flere år, så da går det meste på skinner. Jeg kan godt ta denne oppgaven neste år også. 585 OVERNATTING Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side - 14

15 EIKERLØPET BETRAKTNINGER Løpsleder har gjort følgende betraktninger som innlegg i klubbavis (nr 2/): «Selv om årets løp gikk greit, er det nok enkelte endringer vi får ta opp igjen til diskusjon. Først og fremst gjelder dette om vi skal ha etteranmeldinger på selve løpsdagen, eller sette siste frist til kl dagen før, og så kun ha «direkteløyper» i tillegg. Rolf Lunde som dataansvarlig er nok den som føler mest for ku nå ha direkteløyper som alternativ for de som ikke har klart å melde seg på før løpsdagen. Reglementet sier at enten skal du ha etteranmelding på løpsdagen, eller så skal du ha direkteløyper som et alternativ, unntak far dette er klasse N-åpen. Utfordringen med etteranmelding på løpsdagen er at ved oppsett av startlister så må en sette inn ledig plass for etteranmeldte. Ved direkteløyper behøves ikke dette. De siste årene har vi hatt etteranmelding frem til kl kvelden i forveien, og så lagt ut startlistene på hjemmeside/eventor. Så har en gjerne ajourført disse listene med etteranmeldte på løpsdagen og skrevet ut lister for selve starten (starterlister). Ved direkteløyper på løpsdagen starter løperne fritt innenfor angitt tidsrom (f.eks. mellom kl ). En annen ting å vurdere i forhold til starttider er om alle N og C-klasser skal ha fri start, flere arrangører gjennomfører dette med hell. Selv om det er mange erfarne funksjonærer innen klubben bli vi aldri utlært og feilfrie, og det er stadig justeringer som krever endringer. Foran neste Eikerløp bør vi ha en samling for alle seksjons-/gruppansvarlige for å gå gjennom detaljer og samordning av ulik art. Arrangørhåndboka er et godt grunnlag for de enkelte funksjoner under løpet og hvordan disse skal utføres, men likevel kreves det ytterligere kommunikasjon og samordning.» Teknisk utvalg oppsummerte følgende: Seksjon Sende ut henvendelse til funksjonærer hvor de anmodes om å komme med tilbakemeldinger, innen Ha koordineringsmøte 2-3 uker for løpet - Invitere/info presse: husk lokalpressen Seksjon Behov for ny sveisemaskin - Ha med sveisemaskin på løpet - Veldig greit at Morten var koordinator for seksjon - Drøftet hva vi må oppbevare/arkivere av kart etter løp: ha et sett av alle løyper som arkiveres på papir + digitalt, resten kasserers, med mindre de er aktuelle til treningsbruk, spesielt Ormåsen. Seksjon Vurdere direkteløyper - Behøver ikke legge ekstra løyper, bruke aktuelle løyper - Ta avgjørelse på dette til høsten Seksjon Kjøpe flere dobøtter (for å kunne bytte ut under løpet) - Merking på samlingsplass, må inngå som en del av planlegginga på forhånd Seksjon Ikke drøftet 3.7. Arrangørhåndbok stikkord beskrivelse ansvarsområder side - 15