MØTEINNKALLING. Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: KARLSØY OMSORGSSENTER VINTERHAGEN - HANSNES Møtedato: Tid: 0900 SAKSLISTE

Transkript

1 Karlsøy kommune MØTEINNKALLING Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: KARLSØY OMSORGSSENTER VINTERHAGEN - HANSNES Møtedato: Tid: 9 Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/3 3/23 GODKJENNING AV PROTOKOLL 2/3 2/658 FRAMTIDSBILDE ÅR 22 FOR KARLSØY KOMMUNE PETROLEUMSVIRKSOMHET OG KYSTBEREDSKAP 3/3 2/1129 FLERBRUKSHUS VANNØYA 4/3 2/332 PLANLEGGING/OMBYGGING AV ADMINISTRASJONSBYGG 5/3 2/1958 LIGGEPLASSER FOR FISKEFLÅTEN I TORSVÅG UTLEIEALTERNATIVER 6/3 2/188 BUDSJETT 23 OG ØKONOMIPLAN /3 3/47 OMORGANISERING AV KOMMUNAL REVISJON 8/3 3/17 NAVN PÅ KOMMUNAL VEG TIL KARLSØY OMSORGSENTER 9/3 3/212 HANDLINGSPLANEN FOR ELDREOMSORGEN /3 2/654 NYTT AVGIFTSREGULATIV KOMMUNALE KAIANLEGG

2 11/3 2/1892 FRITAK FOR VERV 12/3 2/242 DELEGERING AV MYNDIGHET I FORBINDELSE MED BRANN- OG EKSPLOSJONS- VERNLOVEN 13/3 3/24 REFERAT SAKER Sted, dato Hansnes, Hanny Ditlefsen ordfører

3 Sak 1/3 GODKJENNING AV PROTOKOLL Saksbehandler: Gunn Marit Andersen Opsal Arkiv: Arkivsaksnr.: 3/23 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/3 Kommunestyret Rådmannens innstilling: Protokollen fra møtet godkjennes. Saksutredning: Protokollen er sendt ut tidligere og legges nå fram for godkjenning. Side 3 av 93

4 Sak 2/3 FRAMTIDSBILDE ÅR 22 FOR KARLSØY KOMMUNE PETROLEUMSVIRKSOMHET OG KYSTBEREDSKAP Saksbehandler: Gunn Marit Andersen Opsal Arkiv: 26 Arkivsaksnr.: 2/658 Saksnr.: Utvalg Møtedato 57/2 Formannskapet /3 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak: VEDTAK I FORMANNSKAPET DEN SAK 57/2 Følgende gruppe velges til å arbeide med å få lagt statlige arbeidsplasser til Karlsøy: Hanny Ditlefsen leder, Bård Eilertsen, Gunn Marit Opsal, ekstern hjelp Fiskeri inkl. marine: Bent Gabrielsen leder, May Jorunn Corneliussen, Frank Dalan, Per Åsmund Pettersen, - vara: Hanny Ditlefsen Petroleum: Thor Tøllefsen leder, Alf Mikkelsen, Jan Hugo Sørensen Kommunikasjon, utdanning og trivsel: Svein Egil Haugen leder, Tove Rydningen, Alf Lorentsen og Harald Myreng Mandat: Arbeidsgruppene skal løpende legge fram skisseforslag til Karlsøy kommunes framtidige satsing innenfor sine områder, med minimum 12 års-perspektiver. Det bevilges kr 5.,- til hver gruppe, med mulighet til å søke om tilleggsmidler senere. Beløpet kr 2.,- belastes næringsfondet konto og utgiftsføres gruppen, konto , jfr. vedlagte budsjettreguleringsskjema nr. 3. Saksutredning: SAKSUTREDNING TIL KOMMUNESTYRET DEN Formannskapet har tidligere nedsatt flere arbeidsgrupper som skal arbeide med kommuneplanen. Kommuneplanen har et langsiktig perspektiv, minst 12 år. Formannskapet har derfor vedtatt at arbeidsgruppene skal arbeide under overskriften Framtidsbilde år 22 for Karlsøy kommune. Petroleumsutvalget består av Thor Tøllefsen (leder), Alf Mikkelsen (medlem) og rådmannen (sekretær). Side 4 av 93

5 Sak 2/3 Utvalget har hatt møter , , , , og Utvalget har engasjert Norut, Tromsø og Barlindhaug A/S i denne saken. Videre har utvalget vært på befaring på Vannøya sammen med representanter fra Fiskeridepartementet og Barlindhaug A/S. Utvalget (Tøllefsen og Mikkelsen) har også vært representert på kyst-/havnekonferanse i Tromsø i sakens anledning. Petroleumsutvalget vil avholde møte , og forslag i saken vil bli fremlagt i kommunestyrets møte SAKSUTREDNING TIL FORMANNSKAPETS MØTE FRAMTIDSBILDE ÅR 22 FOR KARLSØY KOMMUNE Denne siste uka har formannskapet deltatt i to møter som hver for seg har drøftet framtidige visjoner for Karlsøy kommune. Først var det arbeidsmøtet på Vannøy Sjøcamping 4.3.2, hvor det deltok representanter fra næringsliv, forskning, utdanning, administrasjon og det politiske liv. Dette møtet drøftet framtidige utfordringer med hensyn til nye arbeidsplasser i Karlsøy innenfor statlig sektor, nye marine arter og fiskerinæringen forøvrig. I møtet og arbeidsgruppene ble det etablert nye nettverk og det framkom mange gode forslag som kan være med å sikre framtiden i Karlsøy. Deretter var det formannskapsmøte på Skjervøy, herunder fellesmøte med Skjervøy formannskap. Dette møtet drøftet framtidig samarbeid mellom Karlsøy og Skjervøy, og Karlsøys forhold til Nord-Troms regionen. Under besøket på Skjervøy fikk vi et godt innblikk i en kommune som er i sterk vekst og som samler seg om et felles framtidsbilde. Møtene den siste uken har vært med å sette et mer langsiktig fokus på hvordan det bør se ut i Karlsøy om 1-2 år. Dette arbeidet blir derved en del av prosessen med å utarbeide en kommuneplan for Karlsøy kommune, hvor den langsiktige delen skal gjelde for de nærmeste 12 årene. Kommuneplanen, med tekstdel og kartdel, er nå intensivert i administrasjonen, og vi håper det ikke skal gå så lang tid før vi kan legge fram forslaget til behandling i kommunestyret. Rådmannen ønsker nå at formannskapet så snart som mulig drøfter videre oppfølging av de forslag og tiltak som har vært tema den siste uken. En del av disse forslagene listes opp nedenfor. Side 5 av 93

6 Sak 2/3 Karlsøy kommune og medlemskap i Nord-Troms Regionråd Skjervøy kommune og Nord-Troms regionråd ønsker Karlsøy kommune som det sjuende medlem i regionrådet. Et medlemskap vil etter rådmannens syn gi mange fordeler: 1. Vi kan innlede et nært og likeverdig samarbeid med de 6 andre Nord-Troms kommunene på administrativt og politisk plan. 2. Vi kan delta i interkommunalt samarbeid med hensyn til aktuelle tjenester til befolkningen. 3. Vi kan søke medlemskap i Nord-Troms Museum. 4. Vi blir fullverdig medlem av Nord-Troms og Finnmark-sonen, ikke bare geografisk som i dag, men også i offentlige definisjoner. 5. Vi sikrer oss at vi ikke mister tilgangen på de fordeler vi har som medlem av tiltakssonen Nord-Troms og Finnmark. 6. Vi øker mulighetene for at vi blir fullverdig medlem i virkemiddelsonen Nord- Troms og Finnmark. 7. Vi øker mulighetene for at vi (sammen med Storfjord kommune) gjennom inntektssystemet får et regionaltilskudd basert på virkeområde A. I 22 ville dette utgjøre kr ,- i økt regionaltilskudd, fra 3,6 millioner kr til 8,3 millioner kr. 8. Vi kan, sammen med de øvrige Nord-Troms kommunene, starte arbeidet med å få et Nord-Norgetilskudd (inntektssystemet) basert på satsene som Finnmarkkommunene får. I 22 ville dette utgjøre 8,5 millioner kr i økt tilskudd (satsen i dag er kr 2.365,- pr.innbygger for Troms-kommunene og kr 5.78,- pr. innbygger for Finnmark-kommunene). 9. Nord-Troms og Finnmark har et mye større fokus på nasjonalt nivå når man utarbeider disktriktspolitiske virkemidler, herunder satsing på kommuneøkonomi, samferdsel, fiskeri, landbruk og andre næringer. Også på regionalpolitisk plan, eksempelvis ved utarbeidelse av fylkesplanen, så har Nord-Troms større oppmerksomhet enn omlandet til Tromsø. 1. Det nasjonale og regionale fokus på Tromsø-regionen resulterer vanligvis i at det er Tromsø kommune som får de fleste etableringene, og det er sjelden at Karlsøy og Balsfjord nyter godt av dette fokus. 11. Et tett samarbeid med Skjervøy og Nord-Troms vil resultere i at vi får gode støttespillere til den planlagte ytre kystriksvei Side 6 av 93

7 Sak 2/3 12. Et medlemskap i Nord-Troms Regionråd vil ikke bety at vi mister noen av de fordeler vi i dag har som nærmeste nabo til landsdelshovedstaden Tromsø. Tvert i mot vil dette sannsynligvis resultere i at Tromsø kommune erkjenner at de må satse sterkere på sitt omland, ikke bare i skrift og tale, men de må vise dette i praksis. Rådmannen vil anbefale at Karlsøy snarest søker medlemskap i Nord-Troms Regionråd. Videre vil jeg anbefale at vi opprettholder vårt medlemskap i Balsfjord, Karlsøy og Tromsø regionråd. På denne måten vil kommunen samarbeide med likeverdige kommuner i Nord-Troms, samtidig som vi viderefører samarbeidet med Tromsø og Balsfjord. Verneplanen Forslaget til verneplan for Troms omfatter betydelige deler av kystområdene i Karlsøy kommune. Omlag en fjerdedel av kommunens landareal er foreslått vernet eller fredet, med betydelige restriksjoner for ferdsel og virksomhet på land og sjø. Begrunnelsen for forslagene er at disse områdene har nasjonal verdi. Vi må anta at miljø- og vernehensyn i framtiden vil resultere i ytterligere innskrenkninger i ferdsel og virksomhet i tilstøtende sjøarealer. Særlig vil dette kunne ha betydning for fiskerne, oppdrettere og satsingen på nye marine arter. Karlsøy kommune skal særskilt behandle denne saken og gi sin uttalelse til forslaget. I et langsiktig perspektiv er det selvsagt viktig å verne om slike områder, men kommunen må nøye vurdere forslagene. Etter rådmannens syn vil det også være riktig av kommunen å kreve en form for framtidig kompensasjon for at vi stiller betydelige deler av våre kystarealer til disposisjon. Langsund- og Vannøy-forbindelsen Kommunestyret vedtok i desember 21 at kommunen skal satse på fastlandsforbindelse både til Reinøya og Vannøya. Ved siste prioritering av veiplanen oppnådde Langsundforbindelsen høy prioritet, og skal være neste riksveiprosjekt når tunnelene i Berg og Torsken er fullført. Planleggingen av Langsundforbindelsen er ennå ikke startet, mens detaljplanleggingen av Rya-forbindelsen nå er i full gang. Dette kan bety at når neste bevilgning til tunnelprosjekt i Troms kommer, så er ikke Langsundforbindelsen aktuell på grunn av manglende detaljplaner. Formannskap og kommunestyre bør nå drøfte hvordan man skal håndtere denne situasjonen. Side 7 av 93

8 Sak 2/3 Fartøyplan og fartøyfond Siste formannskap drøftet disse sakene. Også på arbeidsmøtet på Vannøy Sjøcamping framkom det sterke bekymringer fra fiskeindustrien og fiskere for at vi mangler større kystbåter. Situasjonen er kritisk, og det er viktig at vi snarest makter å etablere et fartøyfond som kan være med på å sikre nye, større kystfartøyer til Karlsøy. Klassifisering av veinettet Det ligger nå forslag fra sentrale myndigheter om at veinettet i framtiden skal fordeles på staten og kommunene. Dette betyr at flere hundre kilometer med fylkesvei i Karlsøy kan bli overført til kommunen. Det vil selvsagt følge med penger fra staten, men med den standard fylkesveiene er i, og de erfaringer vi har med rammeoverføringer fra staten for nye oppgaver, så er rådmannen sterkt bekymret for forslaget. Fylkeskommunene har vist at de ikke har evnet å vedlikeholde fylkesveiene på en skikkelig måte. Rådmannen vil derfor anbefale formannskap og kommunestyre at staten overtar samtlige fylkesveier, og at det i løpet av en 5-årsperiode blir lagt fast dekke på alle disse veiene. Olje- og gassvirksomheten utenfor kysten vår Stortinget har denne uka gitt klarsignal for utvinning av gass fra Snøhvit-feltet, like nord for Karlsøy. Vi må anta at det i løpet av få år vil bli åpnet for leting og utvinning av gass og olje utenfor kysten av Karlsøy. Det er nå viktig at vi i Karlsøy drøfter framtidige strategier for denne virksomheten. Etter rådmannens syn er det viktig at vi legger an en offensiv holdning til disse spørsmålene, selv om de kan være problematiske med hensyn til miljø- og fiskeriinteressene. En framtidig petroleumsvirksomhet kan, hvis vi ønsker det, bety en rivende utvikling for Karlsøy-samfunnet. Dette krever imidlertid at vi bruker tid til å drøfte ulike strategier, og penger til å iverksette nødvendig planlegging. Tidsperspektivet er usikkert, men vi kan forvente slik aktivitet i løpet av 1-15 år. Gode planer og prosjekter fra kommunens side kan bety at vi skaper optimisme og håp for framtiden ute på øyene, samtidig som vi posisjonerer oss i forhold til andre aktuelle lokaliseringssteder (Hammerfest, Skjervøy, Tromsø, Harstad m. fl.). Side 8 av 93

9 Sak 2/3 Forøvrig vises til de uformelle drøftelsene i formannskapet 7.3.2, hvor det framkom konkrete forslag i saken. Videre vises til arbeidsmøtet som også var innom dette emnet. Rådmannen vil anbefale at formannskap og kommunestyre drøfter hvilken strategi vi skal legge med hensyn til framtidig olje- og gassvirksomhet utenfor kysten vår. Herunder bør det vurderes om det skal bevilges penger til videre planlegging. Markedsføring av Karlsøy kommune Karlsøy har nå vært medlem i tiltakssonen Nord-Troms og Finnmark i flere år. Utvilsomt har dette gitt mange fordeler for kommunens befolkning, og det har blitt mer attraktivt å etablere seg i kommunen. Imidlertid kan vi markedsføringsmessig utnytte disse fordelene i enda sterkere grad, ved hjelp av profesjonelle krefter. Bladet "Dine Penger" viste i sitt siste nummer (2/22) at en familie kan tjene opptil kr 1.,- ved å flytte til Nord-Troms/Finnmark, jfr. vedlegg. Slike personrettede tiltak viser seg å ha stor betydning, og dette bekreftes også av vedlagte reportasje i Verdens Gang (Aremark kommune). Rådmannen vil foreslå at formannskapet bevilger midler til markedsføring av Karlsøy kommune og alle våre fortrinn. Det marine Norge 22 De siste par årene har det fra flere hold vært spådd en eventyrlig utvikling innenfor nye marine arter. ECON Senter for økonomisk analyse har i januar 22 presentert "Det marine Norge 22", som viser ulike scenarier for kystens framtid. I visjonen om det marine eventyret anno 22 har de marine næringene fiske, fiskeoppdrett, marin bioteknologi og relaterte næringer gitt Norge et stort antall nye, lønnsomme arbeidsplasser, skapt levedyktige kystsamfunn og gitt opphav til sterk vekst i verdiskapingen langs kysten. Eksporten av sjømat forventes økt fra 35 milliarder kroner årlig til omlag 15 milliarder kroner i år 22, regnet i faste priser. ECON slår fast at det er følgende drivere som vil påvirke utviklingen: * Kunnskap (miljø, teknologi og kompetanse) * Globaliseringen (globalt marked, eierskap, arbeidskraft og kapital) * Villskap (nærhet til naturen, sunne produkter m.m.) Analysen fra ECON opererer med 3 ulike scenarier for utviklingen fram til år 22: I - Ambisjon Side 9 av 93

10 Sak 2/3 Norge har lykkes teknologisk, men ikke kommersielt. Kunnskap og kompetanse har vært ledestjernene. I bestrebelse ne for å bygge opp en forskningsbasert og høyteknologisk marin sektor, overså man nødvendigheten av sterke eiermiljøer for å sikre kommersiell utnyttelse av ny kunnskap i Norge. Vi har i 22 noen få sentraliserte, men sårbare marine næringsmiljøer. De står i fare for å miste kjerneaktiviteter som lett kan flagges ut eller absorberes av større, internasjonale konserner. II - Kraftsentrum Norskekysten er blitt kraftsenteret i den globale oppdrettsindustrien. Visjonen om en marin sektor som skulle fylle verdiskapingsgapet etter oljen er langt på vei blitt virkelighet. Men medaljen har baksider: Det var bare kampen om produksjonen vi vant. Forvaltningen måtte slippe grepet om næringen, og forskningen lukkes inne i de globale konsernenes systemer, og foregår på deres premisser. III - Natur og kultur Vill norsk natur selger og trekker folk. "Annerledeskysten" er en realitet. Kysten lever og kulturen blomstrer. Kyst- og fjordfiskere, oppdrettere og skjelldyrkere lever i symbiose med turistnæringen og annet næringsliv. Nøkkelen har vært mange små og store nettverk som sikrer markedskontakt og kanaler for salg av alle nisjeproduktene som lages. Men visjonene om "den store vekstnæringen" er for lengst glemt. Arbeidsmøtet på Vannøy Sjøcamping drøftet utviklingen av de nye marine arter. Karlsøy kommune har omlag 4 % av kystlinjen i Troms fylke, og vi har mange fortrinn som skulle gjøre det mulig for oss å delta i dette eventyret. Formannskapet bør nå legge en strategi for vår satsing på denne næringen. Forslag og tiltak drøftet på arbeidsmøtet (STAUT) Arbeidsmøtet drøftet ulike forslag innenfor følgende områder: 1. Nye statlige arbeidsplasser til Karlsøy 2. Satsing på det marine eventyret i Karlsøy 3. Vindkraft i Karlsøy 4. Bølgekraft i Karlsøy 5. Fartøyplan og fartøyfond 6. Råstofftilgangen for fiskeindustrien i Karlsøy Side 1 av 93

11 Sak 2/3 7. Satsing på fiskeriutdanning 8. Satsing på reiselivsnæringen i Karlsøy 9. Kystberedskapsskole og -stasjon i Karlsøy Formannskapet bør nå drøfte hvordan man politisk skal følge opp dette arbeidet. Side 11 av 93

12 Sak 3/3 FLERBRUKSHUS VANNØYA Saksbehandler: Jan-Hugo Sørensen Arkiv: 614 Arkivsaksnr.: 2/1129 Saksnr.: Utvalg Møtedato 48/2 Kommunestyret /2 Formannskapet /2 Kommunestyret /2 Kommunestyret /2 Kommunestyret /3 Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Flerbrukshusets funksjon, romprogram, kostnadsramme og framdriftsplan endres slik: a. Flerbrukshus Vannøy endres til helsehus for Vannøy b. Det føres opp et nybygg i Skåningsbukt på eiendommen gnr. 48, bnr bnr parsell av bnr. 3 c. Kostnadsrammen settes til 2,5 millioner kroner, inkl. kjøp av tomter 2. Kommunen opptar forhandlinger med sikte på kjøp av forretningsbygget i Vannvåg a. Maksimal kostnadsramme for kjøpet og mindre tilpasninger av bygget settes til 2,5 millioner kroner 3. Kostnadene til bygging av helsehus i Skåningsbukt og kjøp av forretningsbygget i Vannvåg, samlet 5 millioner kroner, finansieres slik: a. Salg av kommunale boliger kr 2..,- b. Bruk av kapitalfondet kr 1..,- c. Låneopptak kr 2..,- 4. Bygging av helsehus i Skåningsbukt og kjøp av forretningsbygget i Vannvåg innarbeides i budsjett 23 og realiseres snarest mulig Vedtak i Kommunestyret den sak 48/2 1. Det opprettes en felles plankomite for servicebygg/helsestasjon på Vannøya. 2. Komiteen skal bestå av 3 faste medemmer og 2 varamedlemmer. 3. Det avsettes kr 2.,- til planlegging. Kostnadene belastes ubunden kapitalfond. 4. Valg av medlemmer og varamedlemmer. Medlem Freddy Mikkelsen Medlem Marit Sørensen Medlem Bent Gabrielsen 1. varamedlem Tove Rydningen 2. varamedlem Andreas Mortensen 5. Komiteen konstituerer seg selv. Ordfører kaller inn til første møte. Side 12 av 93

13 Sak 3/3 Vedtak i Formannskapet den sak 146/2 1. Karlsøy kommune erverver om lag 6.7 m2 tomt av eiendommen gnr. 48, bnr i Karlsøy. Kjøpesum kr 1.,-. Kommunen dekker i tillegg fradelingsomkostninger, tinglysinger m.v. 2. Karlsøy kommune opptar forhandlinger med sikte på kjøp av eiendommen gnr. 48, bnr. 12 i Karlsøy med påstående bygning. Formannskapet får fullmakt til å godkjenne kjøpesum. 3. Kostnadene til disse eiendomservervene dekkes over bevilgning kr 2.,- som ble avsatt til prosjektering og planlegging, jfr. vedtak i kommunestyret Vedtak i Kommunestyret den sak 7/2 1. Karlsøy kommune erverver om lag 6.7 m2 tomt av eiendommen gnr. 48, bnr i Karlsøy. Kjøpesum kr 1.,-. Kommunen dekker i tillegg fradelingsomkostninger, tinglysinger m.v. 2. Karlsøy kommune opptar forhandlinger med sikte på kjøp av eiendommen gnr. 48, bnr. 12 i Karlsøy med påstående bygning. Formannskapet får fullmakt til å godkjenne kjøpesum. 3. Kostnadene til disse eiendomservervene dekkes over bevilgning kr 2.,- som ble avsatt til prosjektering og planlegging, jfr. vedtak i kommunestyret Administrasjonen får i oppdrag å utrede effektiviseringsgevinsten ved å samle servicefunksjonen innen helse, teknisk, m.m. til midt på øya Skåningsbukt. Vedtak i Kommunestyret den sak 83/2 Vedtak: Saken utsettes. Vedtak i Kommunestyret den sak 89/2 1. Kommunestyret tar administrasjonens økonomiberegninger til orientering 2. Kommunestyret gir plankomiteen i oppdrag å utarbeide forslag til romprogram og planløsninger for planlagt flerbrukshus, innenfor en ramme på 4 kvadratmeter og kostnadsramme på 5 millioner kroner 3. Endelig behandling av romprogram og prosjektløsning, herunder byggestart, avklares i forbindelse med behandlingen av budsjett 23 og økonomiplan Tilbud fra Tak & Metall Eiendom AS vedrørende kjøp av eiendommen gnr. 48, bnr. 12 i Karlsøy aksepteres. Kjøpesummen kr. 145.,- + omkostninger bevilges med overføring fra ubundne kapitalfond. Side 13 av 93

14 Sak 3/3 SAKSUTREDNING TIL KOMMUNESTYRET DEN Vedlegg: Referat fra møte Referat fra møte Flerbrukshus Vannøy Kommunestyret vedtok i sitt møte i desember 22 at Plan- og byggekomiteen skulle utarbeide forslag til romprogram for det planlagte flerbrukshuset i Skåningsbukt. Romprogrammet skulle ta utgangspunkt i et areal på 4 kvadratmeter og maksimal kostnad 5 millioner kroner. Plankomiteen har hatt møte 5.2.3, og skal i sitt møte drøfte romprogrammet. Foreløpige beregninger fra ing. Torgeir Bøe ved Anleggskontoret viser at et flerbrukshus på 512 kvadratmeter, som ble drøftet i Plan- og byggekomiteens møte 5.2.3, vil koste om lag 9,8 millioner kroner. Byggeprisen vil da utgjøre kr 19.14,- pr kvadratmeter. I økonomiplanen for har man hittil operert med en kostnadsramme på 5 millioner kroner, og dette vil årlig belaste driftsbudsjettet med 566.,- kroner. Formannskapets første forslag til økonomiplan for perioden 23 26, jfr. møte , prioriterte Flerbrukshus Vannøy med oppstart i år 25. I den endelige behandlingen i formannskapsmøte ble det vedtatt at Formannskapet ønsker at i økonomiplanen skal pkt. 8 Flerbrukshus Vannøy bli ført opp i økonomiplanen for 23. Administrasjonen får i oppdrag å innpasse dette i økonomiplanen. Kommunestyret har tidligere godkjent kjøp av 3 eiendommer i Skåningsbukt som skal brukes til tomteområde. En av disse eiendommene, gnr. 48, bnr 12 med påstående bygning (tidligere butikk), er allerede overskjøtet til kommunen. De to andre eiendommene vil bli overskjøtet straks fradelingen er godkjent. Rådmannen har ikke funnet det mulig å innarbeide Flerbrukshus Vannøy, med kostnadsramme 1 millioner kroner, i økonomiplanen med oppstart i 23. Både årsbudsjett 23 og økonomiplanen for har så stramme rammer at dette ikke har vært mulig. Den eneste muligheten som gjenstår, hvis man ønsker realisering i 23, er etter rådmannens vurderinger følgende: 1. Flerbrukshusets funksjon, romprogram, kostnadsramme og framdriftsplan endres slik: a. Flerbrukshus Vannøy endres til helsehus for Vannøy b. Det føres opp et nybygg i Skåningsbukt på eiendommen gnr. 48, bnr bnr parsell av bnr. 3 c. Byggestart juni 23 med ferdigstillelse oktober 23 d. Kostnadsrammen settes til 2,5 millioner kroner, inkl. kjøp av tomter Side 14 av 93

15 Sak 3/3 e. Romprogram utarbeides innenfor et areal på om lag 1 kvadratmeter, men innenfor budsjettert kostnadsramme f. Legekontorene i Vannvåg og på Vannareid legges ned pr. oktober 23, samtidig med åpning av nybygget i Skåningsbukt g. Tannlegekontoret på Vannareid opprettholdes inntil videre i eksisterende lokaler 2. Kommunen opptar forhandlinger med sikte på kjøp av forretningsbygget i Vannvåg a. Maksimal kostnadsramme for kjøpet og mindre tilpasninger av bygget settes til 2,5 millioner kroner b. Teknisk lager/personalrom for Vannøy plasseres i forretningsbygget, og eksisterende leieavtale med Jan Håheim avsluttes c. Brannstasjonen for Vannøy plasseres i forretningsbygget d. Bygning for eksisterende brannstasjon i Vannvåg vurderes solgt eller stilt til rådighet for Vannvåg skole e. Eksisterende brannstasjon på Vannareid opprettholdes som lager for brannpumpe og utstyr f. Brannmannskapene på Vannøy organiseres i et samlet team. Det inngåes nye ansettelsesavtaler som sikrer større tilgjengelighet for de frivillige brannmannskapene g. Ledige arealer i forretningsbygget leies ut til privat virksomhet, til markedspris h. Ambulansestasjonen i Vannvåg tilbys leie av lokaler i forretningsbygget i. Eksisterende leiekontrakt med Fiskeridirektoratet videreføres 3. Kostnadene til bygging av helsehus i Skåningsbukt og kjøp av forretningsbygget i Vannvåg, samlet 5 millioner kroner, finansieres slik: a. Salg av kommunale boliger kr 2..,- b. Bruk av kapitalfondet kr 1..,- c. Låneopptak kr 2..,- 4. Bygging av helsehus i Skåningsbukt og kjøp av forretningsbygget i Vannvåg innarbeides i budsjett 23 og realiseres snarest mulig 5. Plan- og byggekomiteen får i oppdrag å utarbeide romprogram for helsehuset i Skåningsbukt. Formannskapet får fullmakt til å godkjenne dette innenfor de rammer kommunestyret her har satt. Videre får formannskapet fullmakt til å godkjenne mindre justeringer av kostnads- og finansieringsplan 6. Det opptaes forhandlinger med eierne av Vannvåg Forretningsbygg med sikte på kjøp. Formannskapet får fullmakt til å godkjenne eventuelt kjøp, innenfor de rammer som kommunestyret her har satt 7. Driftskonsekvensene av finansieringen utgjør om lag kr 448.,-. Til fradrag kommer leieutgifter teknisk lager Vannvåg, rasjonalisering drift legekontorer, rasjonalisering drift brannstasjoner, rasjonalisering drift hjemmetjenesten og helsestasjon m.v. Netto driftskonsekvens, om lag kr 3.,- vil belastes budsjett 24, og må innarbeides i økonomiplanen Side 15 av 93

16 Sak 3/3 Saksutredning til kommunestyrets møte Historikk Kommunestyret vedtok i møte , K-sak 6/1, at planene med å etablere et flerbrukshus i Skåningsbukt skulle fortsette, innenfor en ramme på 5 millioner kroner. Ved kommunestyrets behandling av økonomiplanen for 22 25, i desember 21, ble prosjektet innarbeidet i 23 med 4 millioner kroner. I møte valgte kommunestyret plankomite for bygget (servicebygg/helsestasjon), og det ble dessuten avsatt kr 2.,- til planleggingsutgifter. Videre godkjente kommunestyret i møte , K-sak 7/2, at man skulle erverve nødvendige tomtearealer i Skåningsbukt, og det ble bevilget midler til dette. I samme møtet ba kommunestyret administrasjonen å utrede effektiv iseringsgevinsten ved å samle servicefunksjonene innenfor teknisk, helse m.m. til midt på øya Skåningsbukt. Vi vil nå urede nærmere økonomien i prosjektet. Økonomien i prosjektet Rådmannen viser til saksutredningen til kommunestyrets møter og , herunder saksutredning datert Rådmannen mener at man bør samle følgende kommunale funksjoner i flerbrukshuset i Skåningsbukt: Dagens legekontor på Vannareid Dagens legekontor i leide lokaler i Vannvåg Dagens tannklinikk på Vannareid Dagens tekniske utelager i leide lokaler i Vannvåg Fysioterapivirksomheten som drives i privat regi i Vannvåg Helsesøstervirksomheten som drives både på Vannareid og i Vannvåg Base for hjemmetjenesten, som i dag drives både på Vannareid og i Vannvåg Rådmannen vil anbefale at brannstasjonen i Vannvåg fungerer som brannstasjon for hele øya, jfr. vedtak i formannskapet i forbindelse med behandling av budsjett 23. De økonomiske konsekvenser av et flerbrukshus i Skåningsbukt blir slik: Kapitalkostnader, investering 5 mill kr kr 65.,- Driftskostnader kr 15., Sum årlige kostnader kr 8.,- Besparelser innenfor helse- og sosialetaten kr 144.,- Besparelser leie + drift av teknisk lager i Vannvåg kr 9., Sum årlige besparelser kr 234.,- Side 16 av 93

17 Sak 3/3 Årlige merkostnader ved etablering av flerbrukshuset i Skåningsbukt blir derved kr 566.,- årlig. Dette er en økning i forhold til kommunestyrebehandlingen i 2/21, hvor vi opererte med en økning på om lag kr 3.,- årlig. Årsaken til denne økningen skyldes følgende forhold: Kommunen har inngått fastlegeavtale med lege som bor på Vannøya, og tidligere budsjettert innsparing kr 1.,- bortfaller Effektiviseringsgevinsten av helse- og sosialtjenester blir noe lavere enn tidligere beregnet Leie av kommunalt utekontor Vannvåg er allerede bortfalt Innsparing 1 brannstasjon er allerede lagt inn i budsjett 23 I våre beregninger har vi forutsatt at investeringen på kr 5 millioner skal inkludere innkjøp av inventar og utstyr. Erverv av tomtearealer Administrasjonen har sendt kontraktsutkast til familien Schjølberg, som skal selge tomtearealer til kommunen, jfr. kommunestyrets vedtak Videre har administrasjonen hatt flere samtaler med Tak & Metall A/S, som eier tomt med påstående bygning (tidl. butikk), hvor vi har drøftet kommunens interesse for å overta dette. Pr. d.d. foreligger det ikke noen avklaringer i dette tomteervervet. Forslag til romprogram Kommunen har tidligere fått utarbeidet tegningsforslag til flerbrukshuset. Forslaget opererer med et samlet areal på 464 kvadratmeter. Kostnadsberegningen på dette prosjektet utgjorde kr ,-, pr I økonomiplanen for er det lagt inn 4 millioner kroner til prosjektet. Hvis vi øker denne summen til 5 millioner kroner, så vil dette dekke opp for prisstigning, planlegging, erverv tomtearealer, inventar og utstyr m.v. Behandlingen så langt i plankomiteen tyder på at forslag til romprogram vil ligge på om lag 4 kvadratmeter. Plankomiteen er ikke fornøyd med det opprinnelige skisseprosjekt, og tar sikte på å utarbeide nye forslag basert på samlet kostnadsramme og antydet romprogram. Rådmannens anbefaling Rådmannen vil foreslå at kommunestyret gir plankomiteen i mandat å utarbeide et forslag til romprogram med maksimalt areal på 4 kvadratmeter, og innenfor en kostnadsramme på 5 millioner kroner Vedlegg: Referat fra plankomiteens møte Side 17 av 93

18 Sak 4/3 PLANLEGGING/OMBYGGING AV ADMINISTRASJONSBYGG Saksbehandler: Jan-Hugo Sørensen Arkiv: 612 Arkivsaksnr.: 2/332 Saksnr.: Utvalg Møtedato 13/2 Kommunestyret /3 Kommunestyret Plan- og byggekomiteens forslag til vedtak: 1. Karlsøy kommunestyre vedtar å bygge om det gamle sykehjemmet til administrasjonsbygg som skal inneholde både kommunale og ikke-kommunale organer. Det skal i samarbeide mellom kommunale og ikke-kommunale offentlige organer opprettes Offentlig Servicekontor i bygget. Ombyggingen skal gjennomføres i henhold til det framlagte forprosjekt med følgende endringer: K a p ita l D rift T as med E n d in g e r i forhold til alternativ A F R A DRAG T ILLEGG S U M 1 R edusert inngangsparti 1. etg T a bort kantineutbygg T a bort innvendig trapp mot nord T a bort ny innvendig hovedtrapp T a bort ny heis E k s is te rende panelovner benyttes A n legg for sentral driftskontroll tas ut E tablere varmepumpeanlegg B enytte gammelt sanitærutstyr T a ut him ling i alle kontorer B eholde alle eksisterende vinduer B eholde 23 V el-anlegg Ik k e pusse opp 2.etg - rom som ikke berøres E n k le re utomhus opparbeidelse In sta lle re vannbåret varm eanlegg F je rn e brannalarmanlegg F je rn e nødlysanlegg F je rn e spesialinstallasjoner el lege/tannlege B enytte wire-heis i stedet for hydraulisk Ombyggingen skal gjennomføres innenfor en total kostnadsramme på kr Ombyggingen skal finansieres ved Låneopptak, stort kr Tilskudd 551 kr. 27. Salg av eiendommer kr 4.. MVA-kompensasjon, beregnet til 1,25 mill kr, disponeres til reduksjon av låneopptaket. 3. Rådmannen innarbeider prosjektet i Økonomiplanen for Det forutsettes at låneutgiftene finansieres av leieinntekter og nedbemanning. Side 18 av 93

19 Sak 4/3 4. Plan- og byggekomiteen bemyndiges å gjennomføre prosjektet for Karlsøy Servicesenter innenfor en total kostnadsramme på 22 mill kr. Arbeidene skal utføres i henhold til tidligere vedtatt prosjektorganisering og delegasjoner. 5. Rådmannen bemyndiges å gjennomføre prosjektet i henhold til de vedtak plan- og byggekomiteen gjør. Vedtak i Kommunestyret den sak 13/2 1. Karlsøy kommunestyre vedtar å planlegge ombygging av det gamle sykehjemmet til administrasjonsbygg som skal inneholde både kommunale og ikke-kommunale organer. Det skal i samarbeide mellom kommunale og ikke-kommunale offentlige organer opprettes Offentlig Servicekontor i bygget. Ombyggingen skal gjennomføres i henhold til det framlagte skisseprosjekt Alternativ A med følgende endringer: Kapital Drift Tas med Kapital Endinger i forhold til alternativ A ANNUITET MULIGHET SUM DRIFTSKONS 1 Redusert inngangsparti 1. etg kr 2 Ta bort kantineutbygg kr 3 Ta bort innvendig trapp mot nord kr 4 Ta bort ny innvendig hovedtrapp kr 5 Ta bort ny heis kr 6 Eksisterende panelovner benyttes kr 7 Anlegg for sentral driftskontroll tas ut kr 8 Etablere varmepumpeanlegg kr 9 Benytte gammelt sanitærutstyr kr Ta ut himling i alle kontorer kr Beholde alle eksisterende vinduer kr Beholde 23 V el-anlegg kr 13 Ikke pusse opp 2.etg - rom som ikke berøres kr kr kr kr Ombyggingen skal gjennomføres innenfor en total kostnadsramme på kr Kommunestyret tar stilling til realiteten i utbyggingen under behandling av økonomiplan for 23-26, etter at forprosjekt er framlagt. 3. Det skal foreligge intensjonsavtaler med aktuelle leietagere før forprosjektet framlegges for kommunestyret til behandling. 4. Ombyggingen skal finansieres ved Låneopptak, stort kr Tilskudd 551 kr. 27. Salg av eiendommer kr Plan- og byggekomiteen bemyndiges å kontrahere forprosjekt for Karlsøy Administrasjonssenter innenfor en total kostnadsramme på 1,5 mill kr. Kostnadene belastes konto. Arbeidene skal utføres i henhold til tidligere vedtatt prosjektorganisering og delegasjoner. Side 19 av 93

20 Sak 4/3 6. Karlsøy kommunestyre vedtar å ta opp byggelån til prosjektet, stort kr Lånets løpetid : 3 år Rentebetingelser: Maks 9% 7. Rådmannen bemyndiges å gjennomføre forprosjektet i henhold til de vedtak plan- og byggekomiteen gjør. 8. Rådmannen bemyndiges å forhandle fram leieavtaler for de ikke-kommunale organer som forutsettes lokalisert i Karlsøy Administrasjonssenter. 9. Karlsøy kommunestyre forutsetter at det under planlegging ivaretas maksimal gjenbruk av inventar, utstyr og bygningsmessige elementer. 1. Rådmannen bes forberede særskilt sak for kommunestyret vedrørende salg av de gamle administrasjonsbygg, Banktun, Haugjord og Bakkum. 11. Plan og byggekomiteens forslag vedtas i pkt. 1 til 1 med endringer i pkt Endringene skal gi en virkning på økonomiplanen som gir en gevinst i driftsbudsjettet på + 2.,- kr/år. 13. Det tillegges Plan og byggekomiteen å tilpasse prosjektet heretter. SAKSUTREDNING TIL KOMMUNESTYREMØTET DEN Nedenfor følger Plan- og byggekomiteens behandling i møte Kommunen har nå inngått skriftlige intensjonsavtaler/leieavtaler med følgende eksterne leietaker: Lensmanns-/politietaten Trygdeetaten Fylkestannklinikken Ligningskontoret Kirkelig Fellesråd Videre har man forhandlet med legene og fysioterapeutene med hensyn til justering av avtaleforhold. Kommunestyret vedtok i sitt møte at justerte planer for det nte administrasjonsbygget/osk bør gi enårlig gevinst på kr 2.,- i driftsbudsjettet. Vedlagt beregninger som var lagt fram for Plan- og byggekomiteens møte viser at man omtrent kommer i balanse. Etter behandlingen i komiteen har rentenivået blitt redusert med ytterligere,5 % p.a. Side 2 av 93

21 Sak 4/3 Nye beregninger viser at man ved 6 % rente på låneopptakene vil komme i pluss allerede i 24, og at man i hovedsak vil innfri de forutsetninger som ble lagt i K-sak 13/2 i møte I tidligere økonomiplaner og økonomiske beregninger har vi forutsatt at de 3 gamle administrasjonsbyggene skal selges for 4 millioner kroner. Vi har nå i januar 23 fått utarbeidet takster på disse byggene, med følgende resultater: Banktun 2,3 mill kr Haugjord 1, mill kr Bakkum 1,6 mill kr SUM 4,9 mill kr Saken legges med dette fram for behandling i kommunestyret. KARLSØY ADMINISTRASJ ONSSENTER. Møte: Møtetid, -sted: Møte i Plan- og byggekomiteen. Tirsdag 3/1-23 kl 9 på Banktun Innkalles: Hanny Ditlefsen Formann Plan- og Byggekomiteen Thor Tøllefsen Laila B Johansen Liv Marit Edvardsen forfall Ann Ellen Johansen Sekretær Jan Hugo Sørensen Alf Lorentzen Terje Hanssen Rådmann Helse og sosialsjef Norconsult AS (PL) Kopi til: Kommentarer: Protokoll sendes medlemmene kun på e-post. Neste møte: Sak nr: Sak: Ansvar/fris t 1/23 A Godkjenning av protokoll Protokoll fra møte 21/5-2er tidligere sendt møtedeltagerne på e-post. vedtak: Side 21 av 93

22 Sak 4/3 Enstemmig. 1. Protokoll fra Plan- og byggekomiteens møte 21/5-22 godkjennes. 2/23 A Økonomi og framdrift. Vedlagt innkallingen følger hovedsammenstilling for økonomi for prosjektet. Forprosjekt ble lagt fram fra arkitekten 7/9-22 i henhold til avtale. Prosjektet er tidligere presentert for komiteen. I tiden etter forprosjektet ble lagt fram har rådmannen arbeidet med verifisering av utforming og intensjonsavtaler for eksterne leietagere. Intensjonsavtaler er inngått med politiet, tannhelsetjenesten, kirkelig fellesråd, ligningskontoret, trygdekontoret og fysioterapeut. Konsekvenser for legedelen vil bli behandlet i forhandlinger om fastlegeavtalen som vil foregå i løpet av januar 23. Rådmannen viser for øvrig til vedlagte saksutredning for behandling av forprosjektet. Inngåtte leieavtaler ble gjennomgått i møtet. Enstemmig. vedtak: 1. Plan- og byggekomiteen tar rådmannens redegjørelse til orientering. 3/23 A Forprosjekt. Rådmannen har på oppdrag fra Plan- og byggekomiteen utarbeidet forprosjekt, og inngått intensjonsavtaler for eksterne leietagere til Karlsøy Servicesenter. I vedlagte saksutredning presenterer rådmannen forprosjektet og de økonomiske forhold rundt dette. På grunnlag av vedlagte saksutredning og drøftinger vedtar plan- og byggekomiteen at saken legges fram for kommunestyret med slik innstilling: Side 22 av 93

23 Sak 4/3 1. Karlsøy kommunestyre vedtar å bygge om det gamle sykehjemmet til administrasjonsbygg som skal inneholde både kommunale og ikke-kommunale organer. Det skal i samarbeide mellom kommunale og ikke-kommunale offentlige organer opprettes Offentlig Servicekontor i bygget. Ombyggingen skal gjennomføres i henhold til det framlagte forprosjekt med følgende K a p ital D rift T as med E n d in g e r i forhold til alternativ A F R A DRAG T ILLEGG S U M 1 R edusert inngangsparti 1. etg T a bort kantineutbygg T a bort innvendig trapp mot nord T a bort ny innvendig hovedtrapp T a bort ny heis E k s is te rende panelovner benyttes A n legg for sentral driftskontroll tas ut E tablere varmepumpeanlegg B enytte gammelt sanitærutstyr T a ut him ling i alle kontorer B eholde alle eksisterende vinduer B eholde 23 V el-anlegg Ik k e pusse opp 2.etg - rom som ikke berøres E n k le re utomhus opparbeidelse In sta llere vannbåret varm eanlegg F je rn e brannalarmanlegg F je rn e nødlysanlegg F je rn e spesialinstallasjoner el lege/tannlege B enytte wire-heis i stedet for hydraulisk endringer: Ombyggingen skal gjennomføres innenfor en total kostnadsramme på kr Ombyggingen skal finansieres ved Låneopptak, stort kr Tilskudd 551 kr. 27. Salg av eiendommer kr 4.. MVA-kompensasjon, beregnet til 1,25 mill kr, disponeres til reduksjon av låneopptaket. 3. Rådmannen innarbeider prosjektet i Økonomiplanen for Det forutsettes at låneutgiftene finansieres av leieinntekter og nedbemanning. 4. Plan- og byggekomiteen bemyndiges å gjennomføre prosjektet for Karlsøy Servicesenter innenfor en total kostnadsramme på 22 mill kr. Arbeidene skal utføres i henhold til tidligere vedtatt prosjektorganisering og delegasjoner. 5. Rådmannen bemyndiges å gjennomføre prosjektet i henhold til de vedtak planog byggekomiteen gjør. Enstemmig. Representanten Thor Tøllefsen fremmet følgende protokolltilførsel "Under forutsetning av at bindende avtaler inngås med de parter som er nevnt i innstillingen, samt at salget av ledige kommunale kontorer selges for den prisen som er antydet i innstillingen. Dette for at kommunen skal få dekket kapitalutgifter i forbindelse med ombygging av Side det 23 gamle av 93 sykehjemmet til rådhus."

24 Sak 4/3 antydet i innstillingen. Dette for at kommunen skal få dekket kapitalutgifter i forbindelse med ombygging av det gamle sykehjemmet til rådhus." Thor Tøllefsen (sign) Orginal protokolltilførsel oversendt Karlsøy kommune for arkiv. 4/23 A Tilskudd til Offentlige Servicekontor. Rådmannen har utarbeidet søknad om tilskudd til prosjektet i henhold til brev fra KAD. Rådmannen har fått avslag på søknad om tilskudd. Enstemmig. vedtak: 1. Plan- og byggekomiteen tar til orientering at søknaden er avslått. Side 24 av 93

25 Sak 4/3 Saksutredning Karlsøy servicesenter - Forprosjekt Viser til kommunestyrets vedtak i sak 13/2 av 21/ Planlegging / ombygging av administrasjonsbygg hvor det ble fattet slikt vedtak: 1. Karlsøy kommunestyre vedtar å bygge om det gamle sykehjemmet til administrasjonsbygg som skal inneholde både kommunale og ikke-kommunale organer. Det skal i samarbeide mellom kommunale og ikke-kommunale offentlige organer opprettes Offentlig Servicekontor i bygget. Ombyggingen skal gjennomføres i Kapital Drift Tas med Kapital Endinger i forhold til alternativ A ANNUITET MULIGHET SUM DRIFTSKONS 1 Redusert inngangsparti 1. etg kr 2 Ta bort kantineutbygg kr 3 Ta bort innvendig trapp mot nord kr 4 Ta bort ny innvendig hovedtrapp kr 5 Ta bort ny heis kr 6 Eksisterende panelovner benyttes kr 7 Anlegg for sentral driftskontroll tas ut kr 8 Etablere varmepumpeanlegg kr 9 Benytte gammelt sanitærutstyr kr Ta ut himling i alle kontorer kr Beholde alle eksisterende vinduer kr Beholde 23 V el-anlegg kr 13 Ikke pusse opp 2.etg - rom som ikke berøres kr kr kr kr henhold til det framlagte skisseprosjekt Alternativ A med følgende endringer: Ombyggingen skal gjennomføres innenfor en total kostnadsramme på kr Kommunestyret tar stilling til realiteten i utbyggingen under behandling av økonomiplan for 23-26, etter at forprosjekt er framlagt. 3. Det skal foreligge intensjonsavtaler med aktuelle leietagere før forprosjektet framlegges for kommunestyret til behandling. 4. Ombyggingen finansieres ved Låneopptak, stort kr Tilskudd 551 kr. 27. Salg av eiendommer Kr Plan- og byggekomiteen bemyndiges å kontrahere forprosjekt for Karlsøy Administrasjonssenter innenfor en total kostnadsramme på 1,5 mill kr. Kostnadene belastes konto. Arbeidene skal utføres i henhold til tidligere vedtat t prosjektorganisering og delegasjoner. 6. Karlsøy kommunestyre vedtar å ta opp byggelån til prosjektet, stort kr Lånets løpetid : 3 år Rentebetingelser: Maks 9% Side 25 av 93

26 Sak 4/3 7. Rådmannen bemyndiges å gjennomføre forprosjektet i henhold til de vedtak plan- og byggekomiteen gjør. 8. Rådmannen bemyndiges å forhandle fram leieavtaler for de ikke-kommunale organer som forutsettes lokalisert i Karlsøy Administrasjonssenter. 9. Karlsøy kommunestyre forutsetter at det under planlegging ivaretas maksimal gjenbruk av inventar, utstyr og bygningsmessige elementer. 1. Rådmannen bes forberede særskilt sak for kommunestyret vedrørende salg av de gamle administrasjonsbygg, Banktun, Haugjord og Bakkum. 11. Plan- og byggekomiteen forslag vedtas i pkt 1-1 med endringer i punkt Endringene skal gi en virkning på økonomiplanen som gir en gevinst i driftsbudsjettet på +2.,- kr/år. 13. Det tillegges Plan- og byggekomiteen å tilpasse prosjektet heretter. Forprosjekt Det er utarbeidet forprosjekt for ombyggingen. Forprosjektet et utarbeidet av Espen Aursand Arkitektkontor AS. Forprosjektet ble levert i henhold til avtale, 7/9-22. Forprosjektet vedlegges. I forhold til kommunestyrets vedtak i sak 13/2 har det vært rådmannens hovedutfordring å verifisere prosjektets kostnader og utforming verifisere eksterne leietagere til prosjektet tilpasse prosjektet til de økonomiske rammer som framkommer av kommunestyrets vedtak Forprosjektet har medført en klarere tilpassing av arealene til potensielle leietagere og kommunale brukere. Prosjektets økonomiske rammer er ikke endret vesentlig fra skisseprosjektet. Vedlagt saksutredningen følger en økonomisk sammenstilling av forprosjektet med en del elementer som av kommunestyret kan velges ut eller inn i prosjektet, med tilhørende økonomiske konsekvenser. Rådmannen har etter en gjennomgang med ansatteutvalg og eksterne leietagere foreslått et sett av tiltak i bygget for å tilfredsstille byggets brukere, og i størst mulig utstrekning tilfredsstille kommunestyrets vedtak i sak 13/2. En del mindre endringer vil bli gjort på tegningene på grunnlag av drøftingene etter at forprosjektet var lagt fram, og de endringer som vil følge av kommunestyrets vedtak i denne sak. Side 26 av 93

27 Sak 4/3 Eksterne leietagere / Karlsøy Offentlige Servicekontor Formålet med etablering av offentlig servicekontorer er samling av så mange offentlige tjenester som mulig på ett sted for å gi bedre og mer samlet tjenesteyting til kommunens innbyggere, og gi mer effektivt samarbeide mellom de ulike offentlige organer. Sentrale myndigheter har lagt sterke føringer for at det skal etableres OSK i alle kommuner. Statlige organer er pålagt deltagelse dersom tilretteleggingen fra kommunene er hensiktsmessig. Siterer fra St.prp nr 1 (21 22) Døgnåpen forvaltning-reformen Reformen skal gi større åpenhet og økt tilgjengelighet til offentlig forvaltning. Reformen omfatter to hovedsatsinger: Offentlig informasjon og tjenester på Internett. Offentlige servicekontor (OSK) i alle kommuner. Regjeringen vil understøtte kommunenes arbeid med etablering av offentlige servicekontor for å realisere målsetningen om tilstedeværelse i alle kommuner. Videre vil det bevilges midler for å styrke samordningen og koordineringen av den tverrsektorielle utviklingen av elektroniske tjenester på Internett. Statlige myndigheter har etablert en målsetting om at det skal være etablert offentlige servicekontorer i alle kommuner i løpet av to år (Arbeids- og administrasjonsdepartementet) Rådmannen har gjennom arbeidene med forprosjektet hatt drøftinger med følgende organer utenfor Karlsøy kommunes administrasjon: 1. Lensmann 2. Ligningsetaten 3. Trygdeetaten 4. Fiskerietaten 5. AETAT 6. Fylkestannklinikken 7. Karlsøy kirkelige fellesråd 8. Legesenter 9. Fysioterapi Alle de aktuelle organer, med unntak av AETAT, som ikke har avklaret internt i hvilken form representasjon i Karlsøy skal være, har gitt positiv tilbakemelding på interesse for videre deltagelse og planlegging av OSK i det gamle sykehjemmet. Etter at skisseprosjektet ble behandlet av kommunestyret har rådmannen kontinuerlig arbeidet med tilrettelegging for eksterne leietagere og interne brukere. Av de eksterne leietagere er det oppnådd enighet om intensjonsavtale med følgende leietagere: Politiet Tannhelsetjenesten Side 27 av 93

28 Sak 4/3 Trygdekontoret Kirkelig fellesråd Ligningskontoret Dette representerer et samlet areal på 75m2. I tillegg er det oppnådd enighet med fysioterapeut om leie av deres lokaler. Forholdene knyttet til legesentret må tas opp i forbindelse med forhandlinger om fastlegeordningen. Samlet er det fra lege/fysioterapeut forventet et leievolum i størrelsesorden 13. kr/år Samlede leieinntekter fra de eksterne leietagere ventes på bakgrunn av intensjonsavtalene å utgjøre 78. kr/år. Fiskerietaten er etter skisseprosjektet ble utarbeidet vedtatt nedlagt i Karlsøy. AETAT ønsker representasjon i servicekontoret, men ønsker ikke å leie egne lokaler. Dette medfører at alle organer det er ført drøftinger med, og som fortsatt skal ha representasjon i Karlsøy, har inngått intensjonsavtale om leie av arealer i Karlsøy servicesenter. Etablering av et aktivt Offentlig Servicekontor har vært et vesentlig grunnlag for etatenes beslutninger. På dette grunnlag har rådmannen i samarbeide med interne og eksterne brukere etablert et arbeidsutvalg for å tilpasse OSK til interne og eksterne brukere. Det er i den økonomiske sammenstillingen ikke medtatt inntekter fra OSK. Det forventes at det vil bli inntekter herfra, men volumet av disse er uklart da drøftinger fortsatt pågår for utvikling av disse tjenester. Rådmannens forslag til tiltak for å redusere utbyggingskostnadene er gjort på grunnlag av drøftinger både med interne og eksterne brukere. Arealbruk Romprogrammet som er framkommet gjennom de forberedende arbeider, og bearbeidet i forprosjektet, er basert på en fordeling mellom kommunale og ikke-kommunale organer med ca 2/3 til kommunale og 1/3 til ikke-kommunale organer. Ved å se på fordelingen mellom kommunal administrasjon og kurative tjenester (inkludert helse, sosial og andre kurative tjenester fås følgende arealfordeling: AREALFORDELING Karlsøy Administrasjonssenter m2 % Kommunal administrasjon inkl bibliotek % Legesenter og fysioterapi % Eksterne leietagere 85 3 % Fellesarealer (servicektr, kantine, venterom, garderober, arkiv etc ) % SUM % Side 28 av 93

29 Sak 4/3 Sammenstillingen vil ikke alltid være enkel å framstille, da det er fellesbruk av mange av byggets arealer. Behov for etablering av nytt administrasjonssenter Karlsøy kommunes administrasjon er i dag spredt over 4 bygg. Dette gir en uhensiktsmessig tjenesteproduksjon både for kommunens innbyggere som må henvende seg flere ulike steder for å få gjennomført sine ærender i forhold til administrasjonen og for administrasjonen som har en uhensiktsmessig og fordyrende organisering/lokalisering. De pågående arbeider med omorganisering av Karlsøy kommunes administrasjon peker mot en organisering med færre enheter og en sterkere fokusering på et servicekontor som felles henvendelsespunkt for alle administrative henvendelser. Gjennom denne organisering forventer administrasjonen at tjenesteproduksjonen skal kunne bli bedre for den enkelte innbygger og at kostnadene ved tjenesteproduksjonen kan reduseres vesentlig. Det er forutsatt en bemanningsreduksjon i størrelsesorden 8 årsverk i perioden Det forventes at dersom en samlokalisering i administrasjonssenter ikke gjennomføres vil det være meget vanskelig å foreta en ytterligere nedbemanning av administrasjonen. De 4 årsverk som er knyttet til samlokaliseringen utgjør en årlig driftskostnad på ca 1,4 mill kr. Dette er basert på en gjennomsnittlig kostnad pr årsverk på 35. kr inkludert sosiale kostnader og andre kostnader knyttet til bemanning. Den nye organiseringen forutsetter for å kunne gi den forventede effekt at administrasjonen kan samles for å etablere fellesfunksjoner, som i dag i stor utstrekning er bygget opp i den enkelte enhet. Ny administrativ organisasjonsplan og nedbemanning Den nye administrative organisasjonsplan som ble vedtatt av kommunestyret 16/1-22 forutsatte en nedbemanning på 8 årsverk i perioden Pr desember 22 er det nedbemannet 5,5 årsverk Pr juni 23 vil det være ytterligere ett årsverk nedbemannet (boligsekretær). Det gjenstår da 1,5 årsverk i forhold til det opprinnelige målet. Situasjonen har vært drøftet i ledergruppa som er inneforstått med at den nødvendige reduksjon i bemanning kan gjennomføres etter samlokalisering i nytt servicebygg. Kostnader / virkninger på økonomiplan I henhold til forprosjektet er det en økonomisk ramme for basisprosjektet på kr 3,6 mill kr, inkludert prisstigning, byggelånsrenter og marginer. Se vedlagte økonomiske beregninger. Som alle beregninger i planstadier er kostnader beheftet med usikkerhet. Normalt er det ca 15% usikkerhet på forprosjektnivå. Imidlertid vil prisstigning og det generelle press i markedet kunne påvirke tallene vesentlig i begge retninger. Side 29 av 93