Lier kommune. Eier/styreseminar. - aktiv eierstyring krever riktig styringsdata og selskapsrapportering. 20. september 2012.

Transkript

1 Lier kommune Eier/styreseminar - aktiv eierstyring krever riktig styringsdata og selskapsrapportering 20. september 2012 Deloitte AS

2 Deloitte Hva er Deloitte? Revisjon og rådgivning, konsulenttjenester, lederutvikling, juridiske tjenester, transaksjonsrådgivning og corporate financetjenester. Samarbeidsform: Vi bidrar til å skape resultater for våre kunder gjennom en strategisk tilnærming til utfordringer, men også gjennom praktiske handlinger og gjennomføringsevne.

3 Kontaktinformasjon Deloitte AS Karenslyst allé Postboks 347 Skøyen 0213 Oslo Norge Trond Julin Director Tel: Consulting Mobile: Member of Deloitte Touche Tohmatsu

4 Disposisjon Politiske vedtak i Lier kommune knyttet til eierstyringen (rammeverket) Rådmannens og selskapenes oppgaver i eierstyringen (hva forventes) Hvorfor bør det rapporteres på sentrale nøkkeltall Hva bør vektlegges i selskapsrapporteringen - 3 -

5 Politiske vedtak i Lier kommune i sak 68/2009 om eierskap og selskapsstyring Hvordan vi har organisert oss Formannskapet skal være Lier kommunes eierorgan Vedtektene i selskapene skal utformes slik at tilstrekkelig eierstyring sikres Det skal utarbeides retningslinjer for informasjonsutveksling mellom eierorganet og eierorganets representant Det skal være klar og presis eierstrategi for hvert enkelt selskap, godt forankret hos det enkelte styremedlem Utøvelsen av kommunenes eierskap skal vurderes hvert år av eierorganet med utgangspunkt i kommunens mål mv. for selskapene Det skal opprettes hensiktsmessige kontroll- og evalueringssystemer for selskapene og selskapenes styrer Kommunalt eide selskaper skal legge til rette for åpenhet Informasjon fra selskap til eier skal skje gjennom selskapsledelsen Eierskap skal være godt forankret i kommunestyret gjennom vedtak og meldinger Rådmannen er eierorganets rådgiver i spørsmål knyttet til gjennomføring av eierskapspolitikken 4

6 Disposisjon Politiske vedtak i Lier kommune knyttet til eierstyringen (rammeverket) Rådmannens og selskapenes oppgaver i eierstyringen (hva forventes) Hvorfor bør det rapporteres på sentrale nøkkeltall Hva bør vektlegges i selskapsrapporteringen - 5 -

7 Noen hovedpunkter i rapporteringen som kommunestyret har pekt på For det enkelte selskap skal det foreligge en eierstrategi der flg. hovedpunkter bør vurderes: Måloppnåelse, krav til kvalitet og kostnadseffektivitet Mål for egenkapital Oppfølgings- og investeringsbehov, herunder økonomisk risiko. Virksomhetsområdets betydning for eierskapet Lønnsomhetskrav Samfunnsansvar (miljø, etikk, antikorrupsjon etc.) Rutiner for informasjon mellom selskap og eierorgan Rutiner ved valg av selskapsrevisor 6

8 Måloppnåelse, krav til kvalitet og kostnadseffektivitet Samhandlingsreformen Kommunen ønsker å være en tydelig eier som setter mål og stiller krav Målene som stilles må tilpasses formålet med eierskapet i det enkelte selskap Styret har det fulle ansvar for forvaltningen av selskapet og derved også ansvaret for å realisere eierens målsetninger 7

9 Mål for egenkapital Lier kommune ser på utbytte fra aksjeselskapene som et viktig bidrag til å finansiere kommunens primæroppgaver. Kommunen har derfor forventing til enkelte selskaper om god og forutsigbare utbytter som del av avkastningen på investert kapital. - Kommunen bør signalisere dette tydelig til det aktuelle selskap som evner å utdele utbytte. - Størrelsen på utbytte må fastsettes og tilpasse selskapenes virksomhet, behov for egenkapital, investeringsplaner, lånekapasitet, likviditet m.m. Kapitalstrukturen i et aksjeselskap må tilpasses formålet med eierskapet og selskapets finansielle situasjon. Med kapitalstruktur menes i hvilken grad selskapet blir finansiert med gjeld og egenkapital. Oppfølging av investeringsplaner, avdragsstruktur, garantier mv. 8

10 Lønnsomhetskrav For selskaper der kommunen har sektorpolitiske formål med sitt eierskap kan kommunen også stille krav om effektiv drift, og at driften av disse selskapene skjer etter bedriftsøkonomiske prinsipper - Kommunen kan legge inn andre mål/krav til disse selskapene, eksempelvis produksjons, produktivitet- eller kvalitetsmål - Det kan skje gjennom bruk av ulike styringsvirkemidler som eksempelvis vilkår i avtaler om tjenestekjøp, eller tildelingsbrev til selskaper som mottar tilskudd fra Lier kommune Driftsavtaler Presise mål med eierskapet gjør det også enklere å vurdere om kommunens kapital blir effektivt anvendt og om kommunen oppnår tilfredsstillende avkastning i forhold til alternative kapitalplasseringer, herunder lønnsomhetskrav

11 Samfunnsansvar /Etikk De senere år har en rekke hendelser bidratt til å rette søkelyset på god eierstyring og selskapsledelse. Dette har skjerpet behovet for at selskapenes beslutningsprosesser er transparente og at det bygges tillit mellom eiere, styre og daglig leder til at de store verdiene i f.eks. kraftselskapene forvaltes på best mulig måte. God eierstyring og selskapsledelse skal bidra til varig verdiskapning for eierne, økt tillit til selskapene gjennom en åpen bedriftskultur og godt omdømme. En løpende og god dialog mellom eiere, styre og daglig ledelse er en forutsetning for å få dette til. Lier kommune ønsker at selskapene som kommunen har eierskap i skal vise samfunnsansvar. Kjerneverdier innen samfunnsansvaret er bl.a. å verne om miljøet og sikre gode sosiale forhold. Målet er at selskapene skal ivareta et godt omdømme. Samfunnsmessige spørsmål, noe som antas både å ha en egenverdi, men også virke positivt inn på selskapenes forretningsmessige resultater. Hva er viktig for Lier kommune på området samfunnsansvar/etikk?

12 Noen sentrale oppgaver for rådmannen Samhandlingsreformen: Saksutredning og innstilling ovenfor kommunestyret vedr. generelle styringsdokumenter for foretak, for aksjeselskaper noe mer begrenset. Det forutsettes at rådmannen legger til rette for den politiske eierstyringen av selskapene, f.eks. gjennom utarbeidelse av eiermelding Rådmannen har et selvstendig ansvar ved at han skal påse at saker som legges frem for folkevalgte organer er forsvarlig utredet og at vedtakene blir iverksatt jfr. kommunelovens 23 andre ledd Rådmannen skal ha oversikt over selskaper mht. vedtekter, avtaler, mv. Etablere kontaktrutiner med adm. i selskapene Yte sekretær bistand og være rådgiver til eierutvalget i spørsmål knyttet til utøvelsen/gjennomføringen av eierskapspolitikken 11

13 Hva må rådmannen ellers ha fokus på? Risiko for at alle kommunens investeringer (kostpris) ikke er reflektert i kommunens årsregnskap Risiko for at avkastning på investeringene (utbytte, gevinst ved salg etc) ikke er behandlet riktig i kommunens drifts- og investeringsregnskap. Risiko for feil behandling av nærstående transaksjoner mellom kommunen og selskaper. Risikoen vil ofte være knyttet til feil pris som settes i transaksjonen (kjøps- og salgstransaksjoner, lån og fordringer), slik at det kan foreligge skjulte utbytter og overføringer mellom enheter som kommunen kontrollerer på begge sider av transaksjonen. Risiko for at kommunen ikke har forstått kjøpsavtalen med hensyn på hvilke innskuddsforpliktelser (nåværende og fremtidige) som følger investeringen. Risiko for at kommunen kommer i erstatningsansvar som følge av manglende overholdelse av aksjeloven og kommuneloven Risiko for at kommunen ikke har verdsatt investeringen riktig ved utgangen av regnskapsåret (nedskrivninger, tapsføringer etc). Kommunal garantier

14 Hva må kommunestyret/rådmannen ha fokus på? Omdømmerisiko (det har vært eksempler hvor selskaper med kommunalt eierskap havner i uheldige saker mv.) Habilitetskonflikter/Rolleblanding Manglende forståelse for lov-/regelverk som regulerer de ulike eierformene (AS, IKS, etc) Selskapenes forvaltning (ofte forretningsorientert) har interessekonflikter mot politiske ambisjoner/politiske styringssignaler Manglende kontroll og oversyn over selskapenes drift (manglende rapportering/manglende oppfølging), herunder om selskapenes disponeringer er i tråd med regelverk for offentlig eide selskaper

15 Hvordan bør eierstyringen i Lier kommune være? Hvilken kjøreregler ønsker Lier kommune etablert i forhold til rådmannen og selskapenes oppfølging av kommunestyrets vedtak? Skal det legges opp til en rapporteringsprosess slik at en i størst mulig grad sikrer at selskapene drives i tråd med de forventninger og mål som kommunestyret har lagt til grunn. Bør denne rapporteringen samkjøres med kommunens årshjul interne styringssystem? Eller bør den håndteres i en egen prosess? For å få til dette er det viktig å få etablert en god og tillitsfull dialog mellom selskapene og eiere, styremedlemmer og eiere

16 Hva menes med aktivt eierskap? Et aktivt eierskap betyr at de folkevalgte gis en mulighet til å utøve eierstyring. For å oppnå god eierstyring er det f.eks. nødvendig med en tverrpolitisk forståelse for hvorfor Lier kommune eier aksjer i selskaper, deltar i IKS og har etablert kommunale foretak. Eierskapspolitikk er de overordnende premisser som kommunen legger til grunn for forvaltning av sine selskaper eller eierandeler. Kort sagt hvilke krav stiller kommunen til seg selv som eier. Eierstrategier er de prioriteringer, tiltak og resultatkrav kommunen har ovenfor det enkelte selskap for å sikre at selskapet ivaretar de målsetninger som eieren har satt. Oppfølging for eksempel knyttet til rapportering

17 Gode råd fra KS FOU rapport om kommunalt eierskap Sørge for god forankring av prosessen Bruke god tid Sørge for nødvendig kompetanse Skille mellom eierskapspolitikk og eierstrategi Etablere gode rutiner for evaluering og rapportering Koordinere arbeidet med samarbeidskommuner

18 Disposisjon Politiske vedtak i Lier kommune knyttet til eierstyringen (rammeverket) Rådmannens og selskapenes oppgaver i eierstyringen (hva forventes) Hvorfor bør det rapporteres på sentrale nøkkeltall Hva bør vektlegges i selskapsrapporteringen

19 Hvorfor bør det rapporteres på sentrale nøkkeltall?

20 Innholdet skal være fokusert og rettet til hva rapporten skal brukes til og hvem som er mottager bruk av økonomiske nøkkeltall Hva skal rapporten brukes til? Hvilken informasjon trenger vi da? Hvor får vi informasjonen fra? Unngå informasjons overflod Fokuser på å sikre kvaliteten i de beslutningsrelaterte informasjonselementene, ikke fyllmassen

21 Disposisjon Politiske vedtak i Lier kommune knyttet til eierstyringen (rammeverket) Rådmannens og selskapenes oppgaver i eierstyringen (hva forventes) Hvorfor bør det rapporteres på sentrale nøkkeltall Hva bør vektlegges i selskapsrapporteringen

22 Noen sentrale forhold investeringer Når det gjelder selskapenes investeringsplaner og lånebehov, så bør det avklares nærmere i hvilken grad og for eventuelt hvilke selskap dette skal rapporteres særskilt til eier. Dette har med økonomisk risiko å gjøre og behovet for eier å være løpende orientert om selskapenes utvikling. Om det skal stilles krav om f.eks. gjeldsgrad, obligatorisk utarbeiding av kontantstrømanalyser i forbindelse med selskapenes investeringsbeslutninger bør også avklares nærmere. Kommunestyret har vedtatt at det hver høst skal forelegges en melding om resultatene eierskapet det foregående år. 21 Deloitte

23 Noen sentrale forhold - virksomhetsområdets betydning for eierskapet Noen områder er viktigere enn andre for Lier kommunes økonomi. De selskapene der Lier kommune har aksjemajoritet, er i en særstilling. For disse selskapene har formannskapet vedtatt en særskilt rapportering blant annet knyttet til styreevaluering. Det er ikke unaturlig at disse selskapene bør rapportere noe hyppigere og underligges en annen rapportering enn andre selskaper. Størrelsen på kommunes eierandel i aksjeselskapene har betydning for kommunens eierinnflytelse. Aksjeloven har regler for hva en eier kan oppnå av innflytelse i et selskap. Loven har også forbud mot misbruk av eiermakt på bekostning av andre aksjonærer. I heleide aksjeselskaper har kommunen full eierkontroll. Hvis kommunen ønsker det kan den bruke eierstyringen aktivt til å oppnå ulike mål, - både forretningsmessige og andre mål

24 Rutiner for informasjon mellom selskap og eierorgan Kommunestyret i Lier har vedtatt at det skal utarbeides retningslinjer for informasjonsutveksling mellom eierorganet og eierorganets representant. De kommunalt eide selskapene skal legge til rette for åpenhet om sitt selskap i alle forhold, som av konkurransemessig hensyn ikke er unntatt offentligheten. Lier kommune følger aksjelovens system om at eierbeslutninger gjøres i eierforumet som er generalforsamlingen. Lier kommune har vedtatt at formannskapet er kommunens eierorgan. På den måten sikrer kommunen en ryddig rollefordeling mellom eier og selskapets organer. Det skal være klare ansvarsforhold mellom styret og eier og dokumentasjon i forhold til vedtak og beslutninger som fattes. Kommunestyret har også vedtatt at informasjon fra selskap til eier skal skje gjennom selskapsledelsen. Begrunnelsen for dette prinsippet er at kommunen vil unngå at det utvikles en praksis med instruksjon utenom eierforumet. Slik praksis kan skape en uryddig ansvars- og rollefordeling mellom kommunen og selskapets organer (styre). Like viktig er mangelen på dokumentasjon i slike styringskanaler. Manglende dokumentasjon i form av protokoller mv. kan medføre uklarhet om ansvarsforholdene i forhold til beslutninger som fattes

25 Videre arbeid med nøkkeltall og selskapsrapportering Oppnevn f.eks. arbeidsgruppe som gis et tydelig mandat og tidsfrist for sitt arbeid av formannskapet. Formannskapet som Lier kommunes eierorgan bør være oppdragsgiver for dette arbeidet. Arbeidsgruppen bør komme med forslag til hvordan kommunestyret vedtak i sak om eierskap og selskapsstyring bør følges opp. Det vil være behov for både generell og selskapsspesifikk rapportering som innebærer at en ikke kan legge en felles mal for oppfølging av alle selskapene. Arbeidsgruppen bør belyse dette tema noe nærmere med eksempler på generelle og selskapskritiske forhold som bør vektlegges i det som bør rapporteres

26 Eiermeldingen eksempler på innhold En ajourført oversikt over kommunens eierportefølje Oversikt over kommunens eierskapspolitikk, herunder roller og retningslinjer for den administrative og politisk eieroppfølging Kommunens overordnede prinsipper for eierstyring Retningslinjer for eierstyring og selskapsledelse Forventninger til selskapenes virksomhet

27 Omtale av det enkelte selskap i eiermeldingen - selskapsrapportering Sammendrag av sentrale moment i selskapets årsberetning Sentrale nøkkeltall fra årsregnskapet Rammene for selskapets organisering og virksomhet (sentrale styringsdokument) Sammendrag av eierstrategien for det enkelte selskap Redegjøre for selskapenes økonomiske utvikling

28 About Deloitte Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 140 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 169,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. Copyright 2012 Deloitte AS. All rights reserved.