Retningslinjer for klart og tydeleg språk i Statens vegvesen

Transkript

1 Retningslinjer for klart og tydeleg språk i Statens vegvesen vegvesen.no

2 EIN KLAR TEKST Slik skriv vi klare og tydelege tekstar: 1. Vi sørgjer for at lesarane får den informasjonen dei treng ikkje meir, ikkje mindre. 2. Vi startar tekstane med den informasjonen som er viktigast for lesarane. 3. Vi gjer tekstane oversiktlege ved å bruke overskrifter, underoverskrifter og punktlister. 4. Vi skriv i ein imøtekommande tone. 5. Vi vender oss direkte til dei vi skriv til, ved å bruke du og de. 6. Vi får fram kven som har ansvar for kva, ved å bruke aktive verb. 7. Vi bruker ord som lesarane forstår. Når vi må bruke faguttrykk, forklarer vi dei. 8. Vi skaper god flyt i teksten ved å variere mellom korte og litt lengre setningar. 9. Vi les alltid gjennom teksten til slutt og får gjerne ein kollega til å lese gjennom han. 10. Vi slår opp i ordbøker og bruker språksidene på Vegveven. Brett ut og les meir! rt! Eg vil skrive kla Terje Moe Gustavsen, vegdirektør Foto: Knut Opeide Vil du?

3 EIN KLAR TEKST Slik skriv vi klare og tydelege tekstar: 1. Vi sørgjer for at lesarane får den informasjonen dei treng ikkje meir, ikkje mindre. Om vi klarer å gi lesarane våre akkurat den informasjonen dei treng, unngår vi misforståingar, telefonførespurnader og purringar. Derfor skal målet alltid vere å gi nok informasjon til at lesarane får med seg kvifor vi skriv til dei. Somme gonger ønskjer vi at dei skal gjere noko, andre gonger orienterer vi dei berre. Vi må også vise til kvar dei eventuelt kan finne meir informasjon. Somme gonger er det freistande å skrive for langt, og då kan den viktigaste informasjonen lett forsvinne i alle orda og avsnitta. Andre gonger er det lett å gløyme vesentleg informasjon som lesarane har bruk for. Sjå eksempel på retningslinje 1 i bruk 2. Vi startar tekstane med den informasjonen som er viktigast for lesarane. Lesarane skal sleppe å leite etter den viktige informasjonen. Lesarane er ofte mest interesserte i konklusjonen eller konsekvensane som gjeld dei, og derfor bør det komme tidleg i teksten. Startar vi teksten med den informasjonen som er mest relevant for lesarane, er det større sjanse for at dei får med seg det vi har å seie. Sjå eksempel på retningslinje 2 i bruk 3. Vi gjer tekstane oversiktlege ved å bruke overskrifter, underoverskrifter og punktlister. Ein oversiktleg struktur gjer tekstane lesarvennlege og aukar sjansane for at kommunikasjonen blir effektiv. Anten dei er vane med å lese mykje eller lite, set både kollegaer og brukarar pris på oversiktlege tekstar som er enkle å orientere seg i. Alle tekstar skal, så langt det er mogleg, ha ei tydeleg overskrift. Ei god overskrift fortel kva som er temaet, eller får fram hovudpoenget i teksten. Det er viktigare at ei overskrift inneheld nok informasjon, enn at ho er kort. Tekstar på meir enn ei halv side bør ha informative underoverskrifter. Som regel treng vi meir enn eitt stikkord for å få fram poenget vårt fleire ord, ei setning eller eit spørsmål er gode alternativ. Bruk gjerne underoverskriftene til å få fram kva lesarane skal gjere, til å framheve fristar eller til å oppklare vanlege misforståingar. Punktlister bruker vi gjerne der det passar. Punktlister er effektive når vi skal ramse opp ulike vilkår, gi rettleiing eller setje opp ei hugseliste. Sjå eksempel på retningslinje 3 i bruk

4 Retningslinje 2: Vi startar tekstane med den informasjonen som er viktigast for lesarane. Retningslinje 3: Vi gjer tekstane oversiktlege ved å bruke overskrifter, underoverskrifter og punktlister. Retningslinje 1: Vi sørgjer for at lesarane får den informasjonen dei treng ikkje meir, ikkje mindre. Mange har ikkje fått med seg at dei no må sjekke fristen for EU-kontrollen sjølv. Når vi minner om det her, blir det enklare for lesarane å gjere det som er riktig.

5 4. Vi skriv i ein imøtekommande tone. Brukarane våre skal oppleve oss som ein open og brukarvennleg etat også gjennom måten vi skriv på. Ulike tekstar har ulike formål og ulike lesarar, men vi skal i alle høve strekkje oss for å yte god service gjennom det vi skriv. Somme gonger passar det med ein hyggeleg frase eller ei lykkønsking, men vel så ofte handlar den gode servicen om å føre opp kontaktinformasjon eller å informere om klageretten på ein sakleg og forståeleg måte. Eksempel på imøtekommande tone Dersom du treng meir informasjon, kan du ringje oss på telefon Har du spørsmål, svarer vi deg gjerne på firmapost-midt@vegvesen.no. Vi ønskjer ein god dialog med dykk som blir påverka av planprosessen. Ta derfor kontakt med oss allereie no dersom de har synspunkt eller opplysningar vi bør vite om. Vi ønskjer lykke til med drifta av trafikkskulen og håpar på eit godt samarbeid. Gratulerer med gjennomført trafikalt grunnkurs! 5. Vi vender oss direkte til dei vi skriv til, ved å bruke du og de. Det blir enklare for lesarane våre å skjønne kva som gjeld dei, dersom vi vender oss direkte til dei. Derfor skal vi ikkje snakke over hovudet på lesarane våre ved å omtale dei i tredje person (grunneigar, søkjar eller eigar av køyretøyet), men skrive du eller de. Unngå å skrive om lesarane eller å bruke De Søkjar pliktar å fjerne eller dekkje til skiltet i dei delane av året der staden ikkje er i drift. Eigar av køyretøyet må sjølv avtale tid for kontroll. Vi rår trafikkskulen til å setje seg nøye inn i forskrift om trafikkopplæring og førarprøve m.m. Ein kan i dette tilfellet byggje ny avkøyrsel dersom vilkåra nedanfor er oppfylte. Ein viser til brev datert 3. september 2011 der De søkjer om å få setje opp eit privat skilt. Skriv til lesarane bruk du eller de De må sørgje for at skiltet blir dekt til i dei delane av året staden er stengd. Du må bestille time hos eit godkjent kontrollorgan så snart som mogleg. Godkjende kontrollorgan er blant anna NAFs teststasjonar og mange bilverkstader. Vi rår dykk til å setje dykk nøye inn i forskrift om trafikkopplæring og førarprøve m.m. Du kan få byggje ny avkøyrsel. Føresetnaden er at du oppfyller vilkåra nedanfor. Vi viser til brev datert 3. september 2011 der du søkjer om å få setje opp eit privat skilt. 6. Vi får fram kven som har ansvar for kva, ved å bruke aktive verb. Ein god tekst skal gjere det klart kva den som skriv, forventar av den som les. Bruker vi aktive verb, blir teksten klarare og enklare å lese. Eit tips når vi skal skrive aktivt, er å bruke ord som du og de, vi eller Statens vegvesen då får vi tydeleg fram kven som skal gjere kva. Passive formuleringar som gjer ansvar og roller mindre tydelege Det må søkjast om nytt løyve når avkøyrsla oppfyller krava. Det er føresett at skiltet blir teke ned dersom verksemda ikkje er i drift i delar av året. Papirkopiar kan sendast dersom dette er ønskt. Vegområdet skal etter arbeidet setjast i stand. Vedtaket kan klagast inn. Aktive formuleringar Du må søkje om nytt løyve når avkøyrsla oppfyller krava. Vi føreset at de tek ned skiltet dersom verksemda ikkje er i drift i delar av året. Ta kontakt på tlf. XX XX XX XX dersom du ønskjer at vi skal sende deg papirkopiar. De har ansvaret for å setje vegområdet i stand når de er ferdige med arbeidet. Du har rett til å klage på vedtaket.

6 7. Vi bruker ord som lesarane forstår. Når vi må bruke faguttrykk, forklarer vi dei. Internt i Vegvesenet har vi mange formuleringar og ord som ikkje er kjende for alle lesarane våre. Somme av dei er henta frå regelverket, andre er fagomgrep eller forkortingar. Skriv vi til ein kollega innanfor same fagfelt, er dei presise fagomgrepa nyttige. Er vi ikkje heilt sikre på at lesarane våre kjenner til definisjonen av omgrepa, må vi byte ut ordet, forklare det eller gi eksempel som kan gjere det enklare å skjønne kva vi meiner. Målet er alltid å skrive så klart og tydeleg som mogleg utan å forenkle for mykje. Formuleringar som ikkje alle er kjende med Det skal givast økonomisk kompensasjon for permanent erverv av areal. Du har no rett til å køyre, jf. trafikkopplæringsforskrifta 2-1, føresett at du oppfyller krava. Før utbodet av ladbare køyretøy er tilfredsstillande, kan ladbare køyretøy kjøpast inn med krav som følgjer nedanfor. Faktura for eigendelen skal sendast i eigen ekspedisjon frå rekneskapsavdelinga. Formuleringar som gjer det lettare for lesarane å sjå korleis informasjonen gjeld dei De skal få økonomisk kompensasjon for den delen av eigedommen de må gi frå dykk. Har du fylt 15 år, kan du no øvingskøyre med moped, lett motorsykkel, traktor og snøscooter. Har du fylt 16 år, kan du no øvingskøyre med mellomtung motorsykkel og personbil. Før tilbodet av el-bilar er tilfredsstillande, kan Statens vegvesen kjøpe inn el-bilar som møter krava vi listar opp nedanfor. Rekneskapsavdelinga vil sende dykk ein faktura for eigendelen. 8. Vi skaper god flyt i teksten ved å variere mellom korte og litt lengre setningar. Teksten blir klar og forståeleg når vi presenterer innhaldet i passelege porsjonar. Derfor skal vi hugse på å setje punktum ofte. Samtidig bør ikkje alle setningane vere korte språket flyt best når vi vekslar mellom korte og litt lengre setningar. Ver spesielt på vakt mot stive formuleringar som gjer innhaldet vanskelegare enn nødvendig. Setning med for mykje informasjon På denne bakgrunnen kan køyretøyet omregistrerast dersom De møter opp på ein trafikkstasjon med dette vedtaksbrevet og alle krav elles for å omregistrere køyretøyet er oppfylte jf. forskrift av 25. januar 1990 nr. 92 om bruk av køyretøy. Oppdraget med å utføre skiltinga blir bestilt så snart vi har motteke di stadfesting på vedlagde avtaledokument om at eigendelen vil bli betalt innan gitt tidsfrist. Med grunnlag i dette og for å spare ressursar ved behandlinga av årlege søknader, finn vi på vilkår nemnde nedanfor å kunne gi fleirårig løyve til omsøkte skilting gjeldande fram til og med 2016, dvs. fem år. Formuleringar der poenget blir tydelegare Vi kan omregistrere kjøretøyet dersom du møter opp på ein trafikkstasjon med dette vedtaksbrevet. Alle dei andre krava for å kunne omregistrere køyretøyet må også vere oppfylte (jf. forskrift av 25. januar 1990 nr. 92 om bruk av køyretøy). Vi ber deg sende oss det vedlagde avtaledokumentet som stadfesting på at du vil betale eigendelen innan fristen. Så snart vi har motteke avtalen, vil vi kontakte ein av leverandørane våre og bestille oppdraget med å setje opp skiltet. Vår konklusjon er at de kan få eit løyve som gjeld til og med Vilkåra for avtalen finn de nedanfor. 9. Vi les alltid gjennom teksten til slutt og får gjerne ein kollega til å lese gjennom han. Det er alltid ein god idé å lese gjennom teksten til slutt for å sjå at språket flyt godt, og at heilskapen har blitt slik du hadde tenkt. Bruk gjerne spørsmåla under Ein klar tanke for å sjekke at du har tenkt på det viktigaste. Få ein kollega til å lese gjennom teksten og komme med innspel ofte kan det vere nyttig med litt hjelp til å sjå kva som kan bli betre. 10. Vi slår opp i ordbøker og bruker språksidene på Vegveven. På Vegveven > støttefunksjonar > dokumentasjon > klart språk finn du fleire tips om språk og skriving. Her har vi også samla ordbøker og andre oppslagsverk som kan vere nyttige når du skriv. Lykke til med skrivinga!

7 Vi skriv så folk forstår EIN KLAR TANKE Før du begynner med sjølve skrivinga, kan det vere lurt å tenkje gjennom desse spørsmåla: Kven skriv du til? Skriv du til ein kollega eller til ein av brukarane våre? Set deg i lesarane sin stad før du tek til å skrive. Tenk for eksempel gjennom kva føresetnader lesarane har for å forstå teksten, og kor godt dei kjenner saka. Hugs at brukarane våre som regel ikkje kjenner til regelverket eller dei fagomgrepa vi bruker. Derfor må vi i mange tilfelle forklare fagord og regelverk på ein måte som folk flest forstår. Når vi forklarer lover og forskrifter med eigne ord, må vi forsikre oss om at viktige nyansar ikkje blir borte, samtidig som vi sørgjer for at innhaldet er forståeleg for lesarane. Kvifor skriv du? Dersom siktemålet er at lesarane skal gjere noko etter å ha lese teksten, bør det komme tydeleg fram i overskrifta, i innleiinga og i underoverskriftene. Det er for eksempel lurt å utheve fristar. Kva treng lesarane å vite? Lesarane skal få svar på det dei lurer på verken meir eller mindre. Den viktigaste informasjonen bør stå i overskrifta, i underoverskriftene og tidleg i teksten. Korleis kan du hjelpe lesarane å gjere det som er riktig? Få tydeleg fram kva lesarane skal gjere, kva fristar dei må ta omsyn til, og korleis dei kan få meir informasjon. Bruk gjerne punktlister dersom lesarane skal hugse fleire ting, eller dersom dei skal følgje ein gitt framgangsmåte. Hugs at du må bruke aktive formuleringar og du/de for å plassere ansvar på ein tydeleg måte. Sidsel Sandelien, regionvegsjef, Region aust Foto: Flemming Støldal a g n i r e t De tje e s å m a sk m punktu.

8 Hei! Eg er spent på å sjå resultatet av at du bruker retningslinjene for klart og tydeleg språk! Treng du fleire tips, eller vil du ha inspirasjon? På Vegveven > støttefunksjonar > dokumentasjon > klart språk finn du verktøy, ordlister, testar og kurstilbod. På bloggen vår, Vegvesenspråket, fortel vi om arbeidet vårt til andre som jobbar med klart og tydeleg språk. Du finn bloggen på: På kan du lese om erfaringar frå andre som har liknande prosjekt, og også her finn du inspirasjon til vidare arbeid. Treng du vidare hjelp, ta kontakt med meg eller nokon i kommunikasjonsmiljøet nær deg. Det er viktig for alle brukargruppene til Vegvesenet at dei får klar og tydeleg informasjon frå oss. Dette greier vi saman! Helsing Sissel Faller kommunikasjonsdirektør grafisk.senter@vegvesen.no Illusrtasjonar: Colourbox.com Trykk: Kai Hansen, Stavanger vegvesen.no