Austevoll kommune Plan for forvaltningsrevisjon

Transkript

1 Austevoll kommune Plan for forvaltningsrevisjon

2 Føreord Kontrollutvalet har i møte den valt KPMG til å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon i Austevoll kommune. Planen skal vere fundert i ein overordna analyse av risiko- og vesentlegheit på tilhøva i kommunen. I kontrollutvalsmøtet vart det skissert ein prosess der KPMG laga eit utkast for plan og overordna analyse. Det blir her lagt fram plan for forvaltningsrevisjon med vedlegg for overordna analyse. Planen skal bli vedteken av kommunestyret. Føremålet med planen er å peike ut område innanfor verksemda til Austevoll kommune som skal prioriterast med tanke på forvaltningsrevisjon. Dette er ein plan for perioden I planen er det foreslått retningslinjer for forvaltningsrevisjon, som mellom anna inneberer at kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å foreta endringar og omprioriteringar i planen. Slik tilgong til å delegere går fram av forskrift om kontrollutval Kontrollutvalet har vurdert moglege område for forvaltningsrevisjon og har for plan perioden føreteke fylgjande prioritering: Prioritert område for forvaltningsrevisjon Revisjon planlagt gjennomført Vedlikehald av kommunale bygg/eigedommar 2012 Plan for Austevollskulen (Iverksetting av tiltak og oppfylling av mål) 2013 Einskiltvedtak på spesialundervisning 2014 Kommuneøkonomien 2015 Oppbygging av plandokumentet I kapittel 1 er ein innleiing til planen, som skildrar bakgrunn, føremål og metode som er nytta. I kapittel 2 er det kort gjort greie for føremålet med forvaltningsrevisjon, lov- og forskriftskrav til forvaltningsrevisjon og ulike typar av forvaltningsrevisjon. I kapittel 3 er framlegg til prioritering av område for forvaltningsrevisjon i perioden og framlegg til gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Bergen Harald Sylta Partner 1 Forskrift av 15. juni 2007 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, med heimel i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). 2

3 Innhald Føreord... 2 Innhald Innleiing Bakgrunn for utarbeiding av planen Føremål med planen Metode for utarbeiding av planen Om forvaltningsrevisjon Føremål med forvaltningsrevisjon Lov- og forskriftskrav til forvaltningsrevisjon Kommuneloven Forskrift om revisjon og forskrift om kontrollutval Ulike typar av forvaltningsrevisjon Analysetypar Forvaltningsrevisjon i Austevoll kommune; plan for Oversyn over identifiserte område for forvaltningsrevisjon Omsyn i prioriteringa av område for forvaltningsrevisjon Framlegg til kommunestyret si prioritering av område for forvaltningsrevisjon Framlegg til retningslinjer for forvaltningsrevisjon i planperioden Vedlegg 1: Overordna analyse Bakgrunn og føremål Bakgrunn Føremål Framgangsmåte og involvering Innsamling av data Teoretisk fundament og vesentlege omsyn Identifiserte område Offentlege innkjøp Vedlikehald av kommunale bygg/eigedomar Internkontroll og risikostyring Informasjon om planar, og kontraktar Oppfølging av politiske vedtak

4 3.6 Barnevern Plan for Austevollskulen Einskilt vedtak på spesialundervisning Kontantstøtte til 2-åringer Konkurranseutsetjing av reinhaldstenesta i kommunen Konkurranseutsetjing av helsetenester i kommunen Tenesteyting i helse- og sosialetaten Bruk av tvang innan helse og omsorg Fysioterapitenesta ROBEK-registeret Kommuneøkonomien Budsjettrapportering Sjølvkostprinsippet Brukarrettighetar Drift av IKT Løna permisjonar/bruk av vikarar/frikjøp av tillitsvalte Tekniske tenester mv Oppsummerande risikovurdering

5 1 Innleiing 1.1 Bakgrunn for utarbeiding av planen Kommuneloven 77 nr. 4 pålegg kontrollutvalet å sjå til at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon. Kommunen si verksemd skal årleg vere gjenstand for forvaltningsrevisjon. 2 Det skal lagast ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 3. Planen må utarbeidast innan utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, dvs. innan utgangen av Planen skal vedtakast av kommunestyret. I kontrollutvalet sitt møte den vart KPMG vald til å utarbeide framlegg til plan for forvaltningsrevisjon for i Austevoll kommune. Planen er basert på ein overordna analyse av risiko - og vesentlegheitsvurderingar av den kommunale verksemda. Analysen er vedlagt denne planen. 1.2 Føremål med planen Føremålet med plan for forvaltningsrevisjon er å prioritere område som kan vere aktuelle for forvaltningsrevisjon i planperioden , og gje retningsliner for gjennomføring av forvaltningsrevisjonen. Planen for forvaltningsrevisjon gjer greie for: Føremålet med forvaltningsrevisjon. Kva reglar som gjelder for forvaltningsrevisjon. Ulike typar av forvaltningsrevisjon. Kva område som er prioritert for forvaltningsrevisjon. Retningslinjer for forvaltningsrevisjon. 1.3 Metode for utarbeiding av planen I kontrollutvalsmøtet vart det skissert ein prosess der KPMG laga til eit utkast til overordna analyse av risiko- og vesentlegheitsvurderingar knytt til ulike område i kommunen og framlegg til plan for forvaltningsrevisjon Framgangsmåte for utarbeiding av analyse og plan er nedfelt i ein prosjektplan, som er godkjent av kontrollutvalet. Framlegg til analysen utgjer grunnlaget for planframlegget og både analyse og plan vart handsama i kontrollutvalet I møtet vurderte kontrollutvalet risiko, prioriterte og valte ut områder som kan vere aktuelle for forvaltningsrevisjon i planperioden. Som det går fram av 10 skal planen vere basert på vesentlegheit og risikovurderingar. Desse omgrepa er av KPMG definert slik: 2 Forskrift om kontrollutval 9. 3 Forskrift om kontrollutval 10.

6 Vesentlegheit handlar om å identifisere dei viktige/sentrale områda for kommunen (og der igjennom viktige område for forvaltningsrevisjon). Identifiseringa har skjedd gjennom filtrering ved hjelp av ulike kriteria, mellom anna: KOSTRA benchmarking brukarperspektiv økonomi aktualitet Risiko handlar om å identifisere kor sannsynleg det er at den kommunale verksemda ikkje vert utøvd på den måten den skal bli utført på. Med andre ord risiko for mangelfull verksemd og tenestetilbod. Måten verksemda skal utførast på, er mellom anna styrt av: lovverk føremål og målsettingar organisering planverk og strategiar budsjett 2 Om forvaltningsrevisjon 2.1 Føremål med forvaltningsrevisjon Føremålet med forvaltningsrevisjon er å gjennomføre systematiske undersøkingar av den kommunale verksemda retta mot økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnader. Forvaltningsrevisjon skal gi kommunestyret relevant informasjon om verknader av offentlege tiltak. Forvaltningsrevisjonen skal bidra til å gi kommunestyret eit betre grunnlag for å treffe vedtak, eventuelt endre tidligare vedtak, samt bidra til ei betre og meir effektiv forvaltning. 2.2 Lov- og forskriftskrav til forvaltningsrevisjon Krav til forvaltningsrevisjon er lovheimla i kommunelova og utdjupa i forskrift om revisjon og forskrift om kontrollutval Kommuneloven Kommuneloven 77 nr. 4 pålegg kontrollutvalet å sjå til at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon. Reglen omhandler kontrollutvalet sitt ansvar og oppgåver, og lyder: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 6

7 I førearbeida 4 til kommuneloven går fram at kontrollutvalget utfører forvaltningsrevisjon, på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget har ansvar for å påse at kommunen blir gjenstand for forvaltningsrevisjon Forskrift om revisjon og forskrift om kontrollutval Forskrift om revisjon regulerer nærmare innhaldet i forvaltningsrevisjon. Forskrifta har reglar om: Plikt til utføre forvaltningsrevisjon, 6. Innhald i forvaltningsrevisjon, i 7. Rapportering om forvaltningsrevisjon, 8. Plikt til å utføre forvaltningsrevisjon Kommunen si verksemd skal vere gjenstand for forvaltningsrevisjon og forvaltningsrevisjon skal skje på den måten som er fastset i forskrift om revisjon kapittel 3. Forvaltningsrevisjon kan utføres den som er ansvarlig for revisjon av kommunen sitt årsrekneskap. KPMG er kommunen sin revisor og kan gjennomføre forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalet. Dersom eit revisjonsselskap/anna føretak/selskap utfører forvaltningsrevisjon skal ansvarleg forvaltningsrevisor utpeikast for kvart oppdrag (oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor). Innhald i forvaltningsrevisjonen Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinga av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sitt vedtak og føresetnadar. Dette omfattar undersøking av om: a) forvaltninga bruker ressursar til å løyse oppgåver som samsvarer med kommunestyret sine vedtak og føresetnadar, b) forvaltninga si ressursbruk og verkemiddel er effektive i forhold til måla som er på området, c) regelverket vert etterlevd d) forvaltninga sitt styringsverktøy og verkemiddel er tenlege. e) beslutningsgrunnlaget frå administrasjonen til dei politiske organa samsvarer med offentlege utredningskrav, f) resultata i tenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyret sine føresetnadar og/eller om resultata for verksemda er nådd. Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i høve til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standardar på området (NKRF sin RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon) og det skal etablerast revisjonskriterium for det enkelte prosjekt. Rapportering om forvaltningsrevisjon Revisor skal fortløpande rapportere til kontrollutvalet om resultata av gjennomførte forvaltningsrevisjonar. Det er viktig at administrasjonssjefen får høve til å gi uttrykk for sitt syn på dei forhold som går fram av rapporten. Administrasjonssjefen kommentarar skal går fram av rapporten, slik at desse vert kjent for kontrollutvalet og kommunestyret. Dette bidreg til saksopplysning og verifisering av det datagrunnlaget rapporten bygger sine vurderingar og konklusjonar på. Dersom eit kommunalt føretak er gjenstand for forvaltningsrevisjon, skal styret og dagleg leiar bli gitt anledning til å gi uttrykk for sitt syn på dei forholda som går fram av rapporten. 4 Ot.prp.nr.70 ( ) 7

8 Forskrift om kontrollutval kapittel 5 fastset kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon. Forskrifta har mellom anna reglar om: Årlege forvaltningsrevisjonar, 9 Rapportar om forvaltningsrevisjon, 11. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapportar, 12 Årlege forvaltningsrevisjonar Kontrollutvalet skal påse at kommunens eller fylkeskommunens verksemd årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Rapportar om forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet skal med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, avgi rapport til kommunestyret om kva forvaltningsrevisjonar som er gjennomført og om resultata av desse. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapportar Kontrollutvalet skal sjå til at kommunestyret sine vedtak i tilknyting til handsaming av rapporter om forvaltningsrevisjon vert fylgt opp. Kontrollutvalet skal gi rapport til kommunestyret om korleis kommunestyret sine merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er fylgt opp. Det viktig at kontrollutvalet fylgjer opp korleis administrasjonen har gjennomført kommunestyret sine merknader, dette og for at kontrollutvalet skal kunne ta i vare plikta som kontrollutvalet har til å rapportera om tidlegare saker som etter utvalet si meining ikkje er fylgt opp på ein tilfredsstillande måte. 2.3 Ulike typar av forvaltningsrevisjon Analysetypar Forvaltningsrevisjon kan vinklast ut frå ein eller fleire analysetypar. Val av problemstillingar og revisjonskriteria bør sjåast i samanheng med kva analysetypar som vert valt i forvaltningsrevisjonsprosjekt. Døme på ulike analysar er: Analysetype Mål- og resultatanalysar System- og prosessanalysar Produktivitet og effektivitetsanalysar Compliance analyser Induktive analyser Skildring Med fokus m.a. på effektar og verknader (outcome) av verksemd sett i forhold til formål og målsettingar. Med fokus m.a. på internkontroll, sikkerheitsaspekt, prosessuelle rutinar og prosedyrar (throughput); om desse er tilfredsstillande sett i forhold til krav som gjeld. Med fokus m.a. på forholdet mellom input og output; forholdet mellom innsatsfaktorar og resultat. Analysar med spesielt fokus på samsvar mellom de facto utførelse og pålagte krav/rammevilkår. Analysar med spesielt fokus på opplevde eller potensielle problemområde. 8

9 Forvaltningsrevisjon kan gjennomførast på alle sektorar i den kommunale verksemda; skule, barnevern, helsesektoren, administrasjon mv. Forvaltningsrevisjon er eit eigna verkemiddel for å undersøke alle sider ved kommunal verksemd, herunder vurdere effektivitet i høve til prosessar, kostnader, produktivitet og måloppnåing. Dette er illustrert i figuren under: Kommunal verksemd Formål Input Prosess/ Output Outcome throughput Kostnadseff. / produktivitet Føremålseffektivitet Forvaltningsrevisjon Val av analysetype heng og saman med kva perspektiv som vert lagt til grunn for forvaltningsrevisjonen. Ulike perspektiv for forvaltningsrevisjon kan t.d.vere: Vedtaksperspektiv Resultatperspektiv Brukerperspektiv Økonomisk - perspektiv Regeletterlevelse Ledelsesperspektiv Styringsperspektiv Forvaltningsrevisjon Produktivetets - og effektivtetsperspektiv Figuren syner perspektiv som kan ligge til grunn for det enkelte forvaltningsrevisjonsprosjekt - åleine eller i kombinasjon med fleire perspektiv. Til dømes vil brukarperspektiv vere sentralt i ein forvaltningsrevisjon av tenestetilbodet i pleie- og omsorgssektoren, medan vedtaksperspektivet vil vere sentralt i ein forvaltningsrevisjon retta mot oppfølging av politiske vedtak. 9

10 Perspektiv vil vere styrande for gjennomføringa av forvaltningsrevisjon, herunder val av føremål, problemstillingar, revisjonskriteria og metodikkar for innsamling av data mv. Kva perspektiv som vert vektlagt avheng av føringar frå kontrollutvalet. 3 Forvaltningsrevisjon i Austevoll kommune; plan for Oversyn over identifiserte område for forvaltningsrevisjon Den overordna analysen, som er vedlagt planen, gir eit oversyn over identifiserte og mulige område for forvaltningsrevisjon. Desse områda har kontrollutvalet teke utgangspunkt i ved prioritering og val av område for forvaltningsrevisjon Omsyn i prioriteringa av område for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet har prioritert dei identifiserte områda for forvaltningsrevisjon som ligg i den overordna analysen. Prioriteringa er mellom anna gjort ut frå fire overordna omsyn: liv og helse sikring av verdiar brukarrettar - oppfylling og kvalitet prioritert risiko frå gjennomgangen i kommunen I tillegg har kontrollutvalet vektlagt følgjande kriterium: forbetringspotensiale føremålseffektivitet kostnadseffektivitet/produktivitet politisk aktualitet 3.3 Framlegg til kommunestyret si prioritering av område for forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i den overordna analysen prioriterer kommunestyret fylgjande område for forvaltningsrevisjon i perioden : Prioritert område for forvaltningsrevisjon Vedlikehald av kommunale bygg/eigedommar Oversikt over moglege forvaltningsrevisjonsprosjekt Om kommunale bygg etterlev krav i regelverket (arbeidsmiljølova, opplæringslova osb) I kva grad det er eit etterslep på vedlikehaldet, samt i kva grad kommunen har ei oversikt over dette. Revisjon planlagt gjennomført Plan for Austevollskulen Undersøkje om tiltak i planen vert sett i verk, Jamfør forskrift om kontrollutval 9. 10

11 Prioritert område for Oversikt over moglege forvaltningsrevisjon forvaltningsrevisjonsprosjekt 2020 og om mål i planen vert nådd. Revisjon planlagt gjennomført 5 Einskilt vedtak på spesialundervisning Kommuneøkonomien Vurdering av prosedyrar og forsvarlege system, i samband med spesialundervisning og gjeldande lovverk. Vurdere ressurs- og timebruk i samband med einskildvedtak og effekten av tiltaka. Sjå på om intern rapportering, oppfølging av budsjett, system og rutinar fungerer optimalt. Undersøke mogleiken for prosessforbetringar i økonomifunksjonen I retningslinjene for forvaltningsrevisjon (kapittel 3.4) er det framlegg om at kommunestyret delegere til kontrollutvalet mynde til og gjere endringar i plan for forvaltningsrevisjon i planperioden , slik som det vart gjort for planperioden Med slik delegert mynde vil kontrollutvalet ha moglegheit til å velje å gjennomføre forvaltningsrevisjonar i ei anna rekkefølje enn den som går fram av tabellen, til å velje forvaltningsrevisjonar innanfor alle identifiserte område lista i vedlegg 1 Overordna analyse og til å sette i verk forvaltningsrevisjonar på andre område enn dei som er inkludert i overordna analyse, t.d. fordi risikotilhøva i kommunen endrast vesentleg. 3.4 Framlegg til retningslinjer for forvaltningsrevisjon i planperioden Kontrollutvalet rår til at kommunen etablerer retningsliner for kontroll av forvaltningsrevisjon Retningslinene skal avklare ansvar og sikre ein effektiv og tenleg forvaltningsrevisjon frå kommunen si side. Kontrollutvalet foreslår følgjande retningsliner 6 : 1) Kontrollutvalet initierer dei forvaltningsrevisjonsprosjekt, som utvalet finn naudsynt for å ta i vare sitt tilsynsansvar. 2) Når kontrollutvalet initierer forvaltningsrevisjonsprosjekt, vel kontrollutvalet kven som utfører prosjekta på utvalet sine vegne. KPMG er kommunen sin revisor og kan gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjekt på vegne av kontrollutvalet. 3) Kontrollutvalet vil, med utgangspunkt i denne planen, tinga forvaltningsrevisjonsprosjekt. 4) Forvaltningsrevisjon skal gjennomførast etter kommuneloven, forskrift om revisjon, forskrift om kontrollutval og i samsvar med RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. 5) Revisor skal rapportere resultata av gjennomført forvaltningsrevisjon etter kvart forvaltningsrevisjonsprosjekt til kontrollutvalet. 6) Forvaltningsrevisjonsrapportar vert handsama i kontrollutvalet og kommunestyret, med kontrollutvalet som innstillande instans. 6 Framlegg til retningslinjer bygger fullt ut på kommuneloven og tilhøyrande forskrifter som gjelder for forvaltningsrevisjon, samt er ein kodifisering av gjeldande praksis i Austevoll kommune, og samsvarer med praksis for forvaltningsrevisjon i andre kommunar. 11

12 7) Kontrollutvalet rapporterer fortløpande til kommunestyret om gjennomføring av forvaltningsrevisjon, når rapport etter forvaltningsrevisjon føreligg, og utførte forvaltningsrevisjonar inkluderast i kontrollutvalet si årsmelding. 8) Kontrollutvalet fylgjer opp kommunen si oppfølging av kommunestyret sine vedtak og merknader til forvaltningsrevisjonsrapporter som er handsama i kommunestyret, og rapporterer til kommunestyret dersom kommunestyrets vedtak ikkje er fylgt opp. Slik rapportering kan skje fortløpande eller i ei samla årleg rapportering. 9) Kontrollutvalet får etter forskrift om kontrollutval 10 delegert mynde til kontrollutvalet til å gjere endringar i plan for forvaltningsrevisjon i planperioden. 7 10) Kontrollutvalet vurderer i løpet av planperioden behovet for rullering av plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet kan initiere og gjennomføre rullering av planen. Framlegg til rullert plan skal vedtakst av kommunestyret. 7 Forskrift om kontrollutval 10 gir adgang til slik delegasjon. 12

13 Kontakt oss Harald Sylta Kari Hesjdedal kpmg.no 2012 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. The information contained herein is of a general nature and is not intended to address the circumstances of any particular individual or entity. Although we endeavour to provide accurate and timely information, there can be no guarantee that such information is accurate as of the date it is received or that it will continue to be accurate in the future. No one should act on such information without appropriate professional advice after a thorough examination of the particular situation. The KPMG name, logo and cutting through complexity are registered trademarks or trademarks of KPMG International Cooperative ( KPMG International ).

14 Vedlegg 1: Overordna analyse 1 Bakgrunn og føremål 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalet har tinga ein overordna analyse av risiko og vesentlegheitsvurderingar, som grunnlag for å prioritere område i kommunal verksemd som kan være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden Føremål Føremålet med analysen er å identifisere behov i Austevoll kommune for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Analysen er grunnlaget for plan for forvaltningsrevisjon for Planen skal vere basert på vesentlegheit og risikovurderingar. Desse omgrepa er av KPMG definert slik: Vesentlegheit handlar om å identifisere dei viktige/sentrale områda for kommunen (og der igjennom viktige område for forvaltningsrevisjon). Identifiseringa har skjedd gjennom filtrering ved hjelp av ulike kriteria, mellom anna: KOSTRA Benchmarking Brukarperspektivet Økonomi Aktualitet Risiko handlar om å identifisere kor sannsynleg det er at den kommunale verksemda ikkje vert utøvd på den måten den skal bli utført. Med andre ord risiko for mangelfull verksemd og tenestetilbod. Måten verksemda skal utførast på, er mellom anna styrt av: Lovverk Føremål og målsettingar Organisering Planverk og strategiar Budsjett Den overordna analysen identifiserer vesentlege områder i den kommunale verksemda kor risikoen for feil/manglar er tilstades, og analysen dannar grunnlaget for kontrollutvalet si prioritering av område som kan vere gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden. 14

15 2 Framgangsmåte og involvering Kapittel 2 har eit oversyn over metode som er nytta for å samle inn data, teoretisk fundament og vesenlege omsyn som har vore nytta i risikovurderinga. 2.1 Innsamling av data For gjennomføring av analysen er det lagt opp til ein framgangsmåte som sikrar brei involvering, både frå kommuneadministrasjonen og politiske nivå i kommunen. For gjennomføring av analysen har fylgjande teknikkar vore brukt for å samle inn data: Dokumentanalyse KPMG har innhenta og gjennomgått dokumentasjon frå kommunen, mellom anna årsmelding, budsjett, kommuneplan og kommunedelplanar, økonomiplan, interim revisjonsrapport mv. KOSTRA nøkkeltal er gjennomgått for Austevoll kommune, og kommunen er samanlikna med andre kommunar og gjennomsnittet av kommunar i Hordaland. Nøkkeltala dekker områder som barnvern, skule, helse, pleie og omsorg, samferdsel mv. Spørjeundersøking Alle einingsleiarar/avdelingsleiarar i kommunen fekk førespurnad om å delta i ein spørjeundersøking. Føremålet var å gi dei moglegheit til å vurdere ulike delar av kommunen si verksemd gjennom 27 spørsmål. Nokre av spørsmåla var opne, der respondentane kunne svare fritt ut i frå eigne oppfatningar. Resten av spørsmåla var retta inn mot særskilde tema. Svarprosenten var på 67%. Intervju KPMG har invitert samtlege av kommunen sine politiske gruppeleiarar i kommunen til intervju, og har gjennomført intervju med ein gruppeleiarar. Ein gruppeleiar fekk etter eiga ynskjer spørsmål per e-post. I tillegg har det vore intervju med ordførar og rådmann. Etatsleiarar vart førespurt om intervju. Rådmannen drøfta før intervjuet med KPMG mulege områder for forvaltningsrevisjon med leiargruppa i kommunen og gav ei samla oppsummering av innspela frå den administrative kommuneleiinga. Intervju er gjort for å få synspunkt og innspel til aktuelle områder for forvaltningsrevisjon i valperioden. Referat frå intervju er oversendt respondentane for verifisert dvs. at respondentane har fått lese igjennom referata og høve til å gjere eventuelle korrigeringar. 15

16 2.2 Teoretisk fundament og vesentlege omsyn KPMG har utvikla ein eigen modell for å identifisere dei mest relevante områda for revisjon. Teoretisk er modellen forankra i statsvitenskap, organisasjonsteori og COSO ERM 8 og den tek utgangspunkt i kommunal verksemd og tenestetilbod. Skjematisk vil val av forvaltningsrevisjonsprosjekt bli eit resultat av vurderingar knytt til vesentlegheit og risiko ved verksemda og tenestetilbodet - vurderingar som "silar" ut prosjekt i 4 overordna steg. Dette kan illustrerast slik: Overordna vurderingar av risiko- og vesentlegheit Risikovurdering av vesentlege område Prioritering av risikoområde Val av prosjekt For vurdering og prioritering av dei identifiserte områda for forvaltningsrevisjon er fylgjande overordna omsyn nytta: liv og helse sikring av verdiar brukarrettar - oppfylling og kvalitet prioritert risiko frå gjennomgangen i kommunen I tillegg har kontrollutvalet vektlagt følgjande kriterium: forbetringspotensiale føremålseffektivitet kostnadseffektivitet/produktivitet politisk aktualitet Figuren under syner samanheng mellom vesentlegheit, risikovurdering, prioritering av risikoområde og val av område for forvaltningsrevisjon, samt kva kriterium som er nytta: 8 The Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. ERM Enterprise Risk Managment. Dette er en internasjonalt innarbeid standard for beste praksis innan området internkontroll og risikohandtering i verksemder. 16

17 Eit grovkorna døme på denne tilnærminga kan knytast til skulesektoren. Kommunen har ansvaret for grunnskulen. Opplæringslova inneheld både føremål og krav; krav til kva kommunen pliktar og elevane sine rettar og kva som er føremålet med skuleopplæringa. Dette gjev føringar som den einskilde kommune må ta inn over seg. For å etterleve desse føringane, må kommunen setje inn fleire former for input; t.d. ressursar, planlegging, organisering og eigne målsettingar. Dette for å kunne ta elevane gjennom skulegangen og utruste den einskilde slik mål og føremål for sluttproduktet tilseier. I heile denne prosessen vil det liggje risiko for at mål og føremål ikkje kan overhaldast. Risiko handlar her om å identifisere sannsynet for at skuleaktivitet ikkje vert utøvd på den måten den skal utøvast på, mellom anna i samsvar med lovverk, planar, strategiar og budsjett. Med andre ord risiko for mangelfull verksemd og tenestetilbod. Den skisserte tilnærminga er knytt til å finne dei vesentlege områda innanfor kommunen der risikoen for mangelfull verksemd og tenestetilbod i størst grad er til stades. Dette kan illustrerast slik: 17

18 Risiko Risiko Risiko Risiko Kjerneverksemd Formål Input Prosess/ Output Outcome throughput Kostnadseff / produktivitet Føremålseffektivitet Forvaltningsrevisjon Endeleg prioritering av områda for forvaltningsrevisjon skjer etter ei vurdering av risiko i høve til sannsynlegheit for inntreffing av manglar/feil og konsekvens av manglar/feil: Høg Prioriterte område for forvaltningsrevisjon Sannsynleghet x x x Låg Konsekvens av manglar Høg For kontrollutvalet og KPMG har det vore vektlagt at modellen tar høgde for område og forvaltningsrevisjonsprosjekt som har ein førebyggjande karakter. Det vil seie at eit revisjonsprosjekt ikkje berre ser tilbake på kva som har skjedd, men at ein kan gå inn på område der det potensielt ligg fare for at verksemda og tenestetilbodet ikkje er tilfredsstillande. 18

19 3 Identifiserte område Dei identifiserte områda er nummerert. Nummereringa er ikkje knytt til noko form for rangering eller prioritering av områda. 3.1 Offentlege innkjøp Kommunen er underlagt lov om offentlige anskaffingar 9. Dette er eit komplisert regelverk og Klagenemnda for offentlege anskaffingar har svært mange saker der ein part hevdar regelbrot. Eit siktemål med lova er at innkjøp skal vere underlagt konkurranse, mellom anna for at innkjøp skal bli prismessig gunstig. Fleire stader i landet har kommunar samarbeid kring innkjøp, mellom anna av omsyn til handtering og administrasjon av innkjøp samt tru på at auka kvanta kan gje betre vilkår for kjøp. Austevoll kommune er med i eit innkjøpssamarbeid med utspring i Bergen kommune. I 2010 kjøpte kommunen varer og tenester som inngår i tenesteproduksjonen for 34 millionar, og kjøp av tenester som erstattar tenesteproduksjon utgjorde 6,22 millionar. Og i fylgje årsmeldinga 2010 investerte kommunen 44.4 millionar kroner. Fleire leiarar i kommunen førestår og innkjøp, t.d. ved bruk av rammeavtalar kommunen er med i. I spørjeundersøkinga var det mange leiarar som gav uttrykk for lite kunnskap om kommunens anskaffingar skjer på rett måte, då bortimot 80 prosent svarte at dei ikkje veit om kommunen bryt regelverket for offentlige anskaffingar ved innkjøp. Interne rutinar i kommunen, effektivitet og faktisk etterleving av regelverket vil kunne vere eit tema for forvaltningsrevisjon. Dette området var del av planen for førre periode, men det ble ikkje føretatt ein forvaltningsrevisjon på området da. 3.2 Vedlikehald av kommunale bygg/eigedomar I spørjeundersøking er det mange som trekker fram veldikehald av kommunale bygg som eit område med størst forbetringspotensiale. Og av årsmeldinga for 2010 går det fram at kommunen over fleire år hatt eit for lågt vedlikehaldsbudsjett. Dette har medført at bygningar, vegar og kommunal eigedom har forfalle. Eit stort eller vaksande etterslep på vedlikehald aukar moglegheita for at bygningar som nyttas til skular, arbeidsstader og liknande ikkje føl lovpålagte krav. Manglande vedlikehald av skulebygningar og andre bygg som nyttast til arbeidsplassar kan og ha innverknad på lærings- og arbeidsmiljø. Manglande vedlikehald kan gjere det meir sannsynleg at kommunen får pålegg ved tilsyn, For å oppfylle pålegg må ressursar gjerne omprioriteras. Dersom kommunen ikkje etterlev pålegg innan dei fastsette fristane, kan kommunen risikera tyngande økonomiske sanksjonar til dømes i form av dagsbøter. Også tal frå KOSTRA underbygger dette problemet. Her ser det ut til at Austevoll jamt over ligger over snitt på driftsutgifter, men har blant dei lågaste utgiftene knytt til vedlikehald, samanlikna med gjennomsnittet i Hordaland og kommunegruppa som Austevoll tilhøyrer. Område for forvaltningsrevisjon kan vere om kommunale bygg etterlev krav i regelverket (arbeidsmiljølova, opplæringslova osb),i kva grad det er eit etterslep på vedlikehaldet, samt i kva grad kommunen har ei oversikt over dette. 9 Lov 16. Juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 19

20 Dette området var del av planen for førre periode, men det ble ikkje føretatt ein forvaltningsrevisjon på området da. I denne runden har det kome kommentarar knyta til vedlikehald i spørjeundersøkinga 3.3 Internkontroll og risikostyring I spørjeundersøkinga blei internkontrollrutinar nemnt som eit område i kommunen som med fordel kan forbetrast. Avvikshandtering og kvalitetssikring er mellom anna stikkord som vert nemnt. Vidare i spørjeundersøkinga svarer over halvparten at kvalitetssikring og avvikshandtering er i middels eller liten grad vektlagt. Få ressursar kombinert med stor oppgåvemengde vert gjennomgåande nemnd som årsak. Austevoll kommune har eit svært stor mangfald av oppgåver og krav som kvilar på seg. Inn under dette fell den trend at statlege styresmakter pålegg kommunane pliktar, gjev innbyggjarar rettar samstundes som kommunen opplev ikkje å få tilført naudsynte ressursar for å ta i vare dette. God internkontroll er eit virkemiddel for å sikre at mål blir nådd og krav etterlevd, mellom anna at innbyggjarane blir tilbydt dei teneste som dei har krav på. I andre nærliggjande kommunar ser ein utfordringa i høve til klimatiske tilhøve og i høve til grunnleggjande tenester som straumforsyning, telefonnett, drikkevatn, kloakk mv Ytre risikofaktorar kan true kommunen si verksemd og tilbod. I dette perspektivet kan det vere tenleg med revisjon av administrasjonen si risikohandtering, dvs. ei systematisk vurdering av korleis leiinga styrer risiko for å sikre kommunen si måloppnåing og etterleving av krav og plikter, herunder om det fins planar for handtering av risiko og tiltak som kan settas inn. Elles er det mange områder som kan vere aktuelle for forvaltningsrevisjon. Herunder kvalitetssikring, avvikshandtering og risikohandtering. Ein kan sjå på enkeltområde, eller undersøkje korleis internkontrollen vert organisert blant kommuneleiinga. Det blei gjort ein forvaltningsrevisjon i kommunen i 2011 som omhandla kvalitetssikring. Konklusjonen var då at kommunen har rutinar, men manglar eit heilskapleg og formalisert system for internkontroll. 3.4 Informasjon om planar, og kontraktar Det er viktig at planar som kommunen skal ha vert laga og at planar er tilgjengelige, herunder at rullering av planar vert føretatt. Kommunen har ikkje ein oversiktlig presentasjon av kva planar kommunen har, og planane er ikkje lett tilgjengelig på kommunen sine heimesider på internett. Det same gjeld informasjon om avtalar. Døme på saker som er blitt etterlyst er ruspolitisk handlingsplan og avløpsplan. Det er kome fram synspunkt om at kommunikasjonen frå administrasjonen kan bli betre 3.5 Oppfølging av politiske vedtak Ei sentral oppgåve for kommuneadministrasjonen er å setje i verk politiske vedtak. Administrasjonen i Austevoll føretek normalt ein årleg gjennomgang av om politiske vedtak er fylgt opp av kommunen. Det har kome innspel om at dersom kommunen har saker under behandling, burde det vere mulig å opprett ein oversikt over status og framdriftsplan for iverksetting av politiske vedtak. Kommunen burde også kome med ei mangelliste, og forventa ferdigstilling. I forvaltningsrevisjon i 2011 kom fram at administrasjonen har velfungerande rutinar for å førebu og følgje opp gjennomføringa av politiske vedtak, samt for rapportering til politisk nivå. I spørjeundersøkinga meinte bortimot 90% av respondentane at politiske vedtak i stor eller svært stor grad vert fylgt. 20

21 3.6 Barnevern Av årsmeldinga 2010 går det fram at barnevernstenesta har hatt 70% tidsoverskridingar av undersøkingane i Årsaka er krevjande og vanskelege saker. Kommunen har søkt om midlar for å auke bemanninga. Bemanninga auka i 2010 frå 2,1 til 2,7% stilling. Tal frå KOSTRA viser at netto driftsutgifter per innbyggjar innan barnevern var på kr i 2010, og ligger under gjennomsnittet for heile landet og fylket, som er høvesvis kr. 5971,- og 6132,-. I følgje årsmeldinga kan dei låge kostnadane kome av at kommunen nyttar færre ressursar enn resten av landet på barnevern. I kva grad kommunen har hensiktsmessige mål, planar og rutinar for å rekruttera og behalda kvalifisert personell og om måla vert etterlevd kan vere eit mogleg område for revisjon. Det kan sjåast på om tenestene er kostnadseffektive. Forvaltningsrevisjon kan og gjerast i høve til om kommunen har gode rutinar for -å etterleve barnevernloven 10, og om lova vert fylgt. Dette området var del av planen for førre periode, men det ble ikkje føretatt ein forvaltningsrevisjon på området da. I denne runden har det ikkje kome nokre kommentarar knyta til barnevernet i intervjurunden eller spørjeundersøkinga. 3.7 Plan for Austevollskulen Planen har overordna mål knytt til: Kompetanse Ressursar Læringsmiljø Kvalitet i opplæringa Austevollskulen skal i perioden vidareutvikla kompetansen innafor fylgjande innsatsområde: Tidleg innsats o Tilpassa opplæring og spesialpedagogisk hjelp Samarbeid heim / skule Overgong barnehage / skule / ungdomsskule IKT Fleirspråklege elevar Høgare utdanning/ samarbeid med næringslivet Kompetanseheving av lærarar SFO Rektor som leiar For kvart område er det lista opp delmål og nye tiltak. Kommunen skal evaluere måloppnåing innan tre år. Ein aktuelle forvaltningsrevisjon kan vere å undersøkje om desse måla/tiltake er blitt iverksett. 3.8 Einskilt vedtak på spesialundervisning Kommunen plikter å tilby spesialundervisning til elever som har rett og behov for det i grunnskulen. Denne plikta til å yte spesialundervisning fylgjer av opplæringslova, og spesialundervisning er ein viktig rett for elevar, som har trong for det, dette for å meistre skulen. 10 Lov 17. juli 1992 nr. 100 om barneverntjenester (barnevernloven). 21

22 På dette området kan det vere aktuelt å kome med ein vurdering av prosedyrar og forsvarlege system, i samband med spesialundervisning og gjeldande lovverk. Samt vurdere ressurs- og timebruk i samband med einskildvedtak og effekten av tiltaka. Her ynskjer kommuneleiinga fyrst å arbeide med dette området sjølv, og at ein eventuell forvaltningsrevisjon til dømes skjer midtvegs i planperioden. 3.9 Kontantstøtte til 2-åringer Austevoll kommunestyre har vedtatt eit prøveprosjekt for lokal kontantstøtte til 2-åringer. Satsen er satt til 5000 per månad, og er gjeldande frå 1. februar Ein forvaltningsrevisjon kan nyttast for å sjå nærare på om iverksettinga av prosjektet skjer i samsvar med politiske mål, føringar og rammer Konkurranseutsetjing av reinhaldstenesta i kommunen Tidleg i 2012 skal forslaget om konkurranseutsetting av reinhaldstenesta i kommunen vurderast, med eventuell oppstart hausten Også her kan det i denne planperioden vere aktuelt med ein revisjon, t.d. for å vurderer om vedtaket vert fulgt opp i samsvar med politiske føringar, om formålet med prosjektet vert oppnådd, og om konkurranseutsetjinga har vore økonomisk gunstig for kommunen Konkurranseutsetjing av helsetenester i kommunen Kommunestyret skal vurdere konkurranseutsetting av heile pleie og omsorgssektoren tidleg i 2012 for eventuell oppstart hausten Her kan det etter kvart bli aktuelt med ein forvaltningsrevisjon, for å vurdere om formålet med prosjektet er oppnådd, om konkurranseutsetjinga har vore økonomisk gunstig for kommunen, samt effektar av konkurranseutsettinga i høve tiltilbodet til brukar, tenestekvalitet mv. I intervjurunden blei bestillar- utførar modellen tatt opp som eit aktuelt tema for forvaltningsrevisjon, med grunnlag i at det er viktig at alle personar får likt tilbod, uavhengig av kven som behandlar sakene, samt at tenestene blir utført i samsvar med bestillinga Tenesteyting i helse- og sosialetaten I kommuneplanen er det fastsett fylgjande mål for helse og sosialetaten i Austevoll kommune: Helse - og sosialetaten skal gje innbyggjarane best moglege helsetenester og sosialtenester innanfor dei økonomiske og personellmessige ressursrammene som kommunestyret fastset. Tenestetilbodet skal vera på eit forsvarleg nivå ut frå gjeldande reglar i lover forskrifter og overordna målsetjingar. For å kunne yta gode helse- og sosialtenester er kommunen avhengig av tilstrekkeleg kvalifisert personell. Rekruttering av helsepersonell vert difor ei viktig oppgåve i planperioden. Helse og sosialtilbodet er såleis ei viktig og prioritert oppgåve. Innhaldet i og kvaliteten på helse- og sosialtenester er viktig for brukarane og pårørande av dette tenestetilbodet. 11 I kommunestyremøtet i desember blei det lagt fram forslag om å endre startdatoen frå til

23 Det går fram av årsmeldinga at helse- og sosialetaten opplev eit auka behov for ulike tenester, og samtidig møter dei strengare krav til standard og kvalitet. Når dei attpåtil slit med avgrensa økonomiske og personellmessige ressursar, kan det verta ei utfordring å møte alle behov og krav på ein tilfredstillande måte. Ein forvaltningsrevisjon kan sjå på om kommunen sine mål vert oppfylgt, mellom annan om tenestene ytes på ein effektiv måte i høve til dei ressursar helse- og sosialetaten rår over. Ein kan sjå på om innhaldet i tenestetilbodet tilfredstillar krav i regelverket eller om strukturen i kommunen går ut over innhaldet i tenestetilbodet. Ein kan og sjå på om etaten har tenlege mål, planar og rutinar for å rekruttere og behalda kvalifisert personell og om rutinane faktisk vert etterlevd? I spørjeundersøkinga var det fleire som trakk fram helse- og omsorgstenestene i kommunen som eit velfungerande område. Eininga har, etter respondentane si meining, høg fagleg kompetanse og fornøyde brukarar Bruk av tvang innan helse og omsorg Ein rapport frå Helsetilsynet, som omhandlar tilsyn med rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming i Austevoll kommune, presenterer fylgjande avvik: Avvik: Austevoll kommune sikrar ikkje at tenester etter sosialtenestelova 4-2 bokstav a-d til personar med utviklingshemming er i samsvar med reglane i sosialtenestelova kapittel 4A. Avvik frå: Lov om sosiale tenester 4A-4 jf 2-1 andre ledd og forskrift om internkontroll i sosial og helsetenesta 4. Kommentar: Av lov om sosiale tenester 4A-4 går det fram at kommunen plikter å sørgje for at forholda vert lagt til rette for minst mulig bruk av tvang. Det er presisert at tenesteytarane skal sikrast nødvendig opplæring og fagleg rettleiing. Av 2-1 følgjer det at kommunen skal føre internkontroll for å sikre at krav gjeve i medhald av kapittel 4A vert halde, og kontrollere at desse tiltaka er tilstrekkelege. Avviket byggjer på følgjande observasjonar: Det er tidlegare gjennomført opplæring i reglane i sosialtenestelova kap 4A for tilsette i kommunen. Det er opplyst i fleire intervju at denne opplæringa ikkje er tilstrekkeleg, mellom anna fordi det er fleire tilsette som ikkje har delteke på opplæringa. Støttekontaktar har ikkje fått opplæring i reglane om bruk av tvang etter sosialtenestelova. Tilsette er usikre på reglane om bruk av tvang, både når det gjeld kva situasjonar regelverket gjeld for og korleis ein skal fylle ut skjema for bruk av tvang. Det er opplyst at det ikkje har vore tid til å gjennomføre nødvendig opplæring. Overordna fagleg ansvarleg har kjennskap til manglande kompetanse i tenestene, men det har ikkje vore sett i verk tiltak for å auke kompetansen. Av rutineskriv med informasjon om sosialtenestelova kap 4A til nytilsette og vikarar går det frem at einskildmeldingar om bruk av tvang skal fyllast ut når det vert nytta tvang i naudsituasjonar. Det er opplyst i fleire intervju at det er nytta tvang utan at dette har vore handtert i samsvar med reglane i kap 4A. Overordna fagleg ansvarleg har vore klar over at det har vore underrapportering av tvang utan at det har vore sett i verk tiltak for å rette dette. Her kan det vere aktuelt med gjennomgong av rutinar innanfor denne sektoren, for å sikre opplæring, at eventuell bruk av tvang skjer i samsvar med krava og at det er rutinar for å handtere avvik som fungerer. 23

24 3.14 Fysioterapitenesta I årsmeldinga 2010 går det fram at ei av utfordringane i 2010 var å rekruttere vikarar i fysioterapitenesta i samband med permisjonar. Dette førte til at tilbodet med fysioterapitenesta ein periode vart redusert, noko som svekka tilbodet, og førte til ventelister. Frå hausten vart tenesta fullt operativ med vikarar tilsett i dei ledige stillingane. I referatet frå kommunestyremøtet i desember 2011 blei det bedt om ein gjennomgong av fysioterapitenesta. Dette området var del av planen for førre periode, men det ble ikkje føretatt ein forvaltningsrevisjon på området da. I denne runden har det ikkje kome kommentarar knyta fysioterapitenesta i intervju eller i spørjeundersøkinga 3.15 ROBEK-registeret 12 Kommunen har stått i ROBEK- registeret i fleire år. I fylgje årsmeldinga for 2010 har kommunen i fleire år arbeid for å få kommune ut av dette registeret. Tiltak som er sett i verk er omorganisering og reduksjon i talet på stillingar, samt innføring av inntektsskatt på alle eigedomar. Spørsmål som kan reisast her er i kva grad tiltak som kommunen har gjennomført har vore tenlege for å komme ut av ROBEK- registeret, og i kva grad tiltak som vert planlangt vert gjennomført og i kva grad tiltak som vert sette i verk verkar inn på tenestetilbodet til kommunane? Det presiserast at politiske vurderingar ikkje vil vere gjenstand for revisjon. Dette området var del av planen for førre periode, men det ble ikkje føretatt ein forvaltningsrevisjon på området da. Det har kome kommentarar knyta til kommuneøkonomien i intervju og i spørjeundersøkinga 3.16 Kommuneøkonomien Ordføraren trekker fram kommuneøkonomien og økonomifunksjonen i kommunen som det mest aktuelle område å utføre ein forvaltningsrevisjon på. Ordføraren understrekar at det er viktig at alle områda knyta til økonomien i kommunen fungerer. I spørjeundersøkinga gav om lag halvparten av respondentane uttrykk for at det berre er middels sannsynleg at vedtatt budsjett vert fylgt. Som årsak vert det mellom anna nemnt at budsjettet ikkje tar høgde for utforutsette utgifter. Ein forvaltningsrevisjon kan sjå på intern rapportering, etterleving av budsjett, om system og rutinar fungerer optimalt mv. Og det kan også vere aktuelt å undersøke mogleiken for prosessforbetringar i økonomifunksjonen Budsjettrapportering Kommunen har innført månadlege budsjettrapporteringar frå einingane/avdelingane. Månadlege budsjettrapporteringar har hausten 2011 stoppa litt opp pga sjukefråvær, og er fylgjeleg blitt ein risikofaktor i høve til kontroll og styring med budsjettforbruket i kommunen. Alle avdelingsleiarar skal rapportere budsjettforbruk. Utfordringa er og å fylgje opp eventuelle avvik og problem som dukkar opp i rapportane. I førre valperiode var dette området gjenstand for forvaltningsrevisjon (budsjettrapportering innan helse og sosial), og forvaltningsrevisjonen viste forbetringspotensial i høve til opplæring, kompetanse 12 ROBEK er eit register over kommunar og fylkeskommunar som må ha godkjenning frå Kommunal- og regionaldepartementet for å kunne føreta gyldige vedtak om låneopptak og langsiktige leieavtalar. 24

25 og system/rutine for budsjettrapportering, inklusive oppfølging av at rutinane for rapportering vart fylgt. Det kan vere aktuelt å undersøkje om føresetnadane for rapporteringa og oppfølginga av rapportane er til stades og gode nok, mellom anna i høve til kompetanse og system for rapportering Sjølvkostprinsippet Frå ulike hald har det kome fram at sjølvkostprinsippet bør undersøkjast frå eit brukarperspektiv, og ein bør sjå på måten kommunen byggjer opp gebyra på. Gebyra er mellom anna basert på ein skjønsmessig vurdering av kostnader som går med til tenesteproduksjon. Gebyra skal dekke totalkostnadene og grunnlaget for å fastsette gebyra er viktig å ha kontroll på. Utfordringar i høve til gebyr og sjølvkost er også tatt opp i KPMG sin Revisjonsrapport nr. 11 til kommunen. Det finnes ufråvikelige reglar på sjølvkostområdet, blant anna med renteberekning på fond, samt krav om dokumentasjon for utrekna sjølvkost for tenestene, og tilhøyrande justering av satsar dersom ufakturerte gebyr er for høge. Sjølvkostområdet er noko kommunen må sørgje for ein god oppfølging på dei neste åra, og særlig bør det leggjast noko innsats i dokumentasjon av sjølvkostsatsane. I ein forvaltningsrevisjon kan ein gå i gjennom grunnlaget for å fastsette gebyra, og etterprøve om krav til gebyrfastsetting vert fylgt, herunder om kommunen har tilstrekkelege rutinar for gebyrfastsetting. Ein kan og undersøke prisutviklinga til gebyra, som til dømes kva ein eventuell prisauke byggjar på Brukarrettighetar Det er viktig at kommunen gir god informasjon og rettleiing til sine innbyggjarar om kva for nokre muligheiter innbyggjarane har i forhold til sine rettigheitar som brukar. Dette bør bli gjort på ein god og eksplisitt måte, slik at innbyggjarane på best mulig måte kan i vareta sine rettighetar og behov i enkeltsaker. Lovpålagte reglar bør alltid fylgjast, og brukarar bør få den hjelpa dei har rett på i samband med ein søknadsprosess. Dette har og samanheng med service frå kommunen overfor sine innbyggarar. I spørjeundersøkinga svarte 75 % at det er i middels eller stor grad fare for feil i sakshandsaminga. Dei meinte vidare at tidspress og låg bemanning - som kan føre til at kvantitet kjem framfor kvalitet - kan vere blant årsakene til at sakshandsaminga ikkje fungerer optimalt. At dei som foretar sakshandsaminga ikkje har den kompetansen som trengs til å utøve slike arbeidsoppgåver kan også vere ei årsak Drift av IKT Drifta av IKT er tidlegare blitt konkurranseutsett, med unntak av IKT i forbindelse med undervisning. Avtalen kommunen har i dag går snart ut, og det kan vere aktuelt å sjå på kva kommunen bør gjere vidare, herunder om konkurranseutsettinga har fungert i samsvar med mål og føresetnader, om avtaler er fylgt opp og om det er økonomisk hensiktsmessig å konkurranseutsette IKT tenester. Her kan ein forvaltningsrevisjon vere tenleg. 25

26 3.21 Løna permisjonar/bruk av vikarar/frikjøp av tillitsvalte Løna permisjonar, bruk av vikarar og frikjøp av tillitsvalte er område som kommunen bruker mykje pengar på. Kommunen har mellom anna hatt eit høgt overforbruk av vikarar i nokre sektorar, mellom anna fordi tilsette er ute i permisjonar. Det vert frå rådmannen stilt spørsmålet om kommunen etterlever krava som fins, eller om praksis i kommunen er for snill i høve til krava, samt om slike saker vert handsama likt på tvers av etatar og avdelingar i kommunen. Ein forvaltningsrevisjon kan undersøke personalrutinar og praksis i kommunen, og kome me eventuelle tiltak viss det er forbetringsmoglegheiter Tekniske tenester mv. I kontrollutvalsperioden har administrasjonen ved fleire høve gjort greie for ulike problemstillingar og saker i kontrollutvalet, herunder mellom anna saker knytt til tekniske tenester, plan og bygning, sakshandsaming, gebyr, mm. I 2011 vart det gjennomført ein forvaltningsrevisjon retta mot rutinar for tilsyn og sakshandsaming og dokumentasjon av habilitetsvurderingar. Revisjonen synte at det var forbetringspotensial i høve til tilsyn med ferdigstilte byggverk og dokumentasjon av habilitetsvurderingar. Dette, i tillegg til at analysen har synt risiko for manglar knytt til vedlikehald og fokus på gebyrsatsar, kan samla tilseie at området for tekniske tenester, plan og bygning mv. også vert gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden Dette punktet vart tatt med av kontrollutvalet på slutten av møtet